UNIDAD 5

ACTUALIZACIN DEL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO PARTE I ACTUALIZACIN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS Puede actualizar el progreso de las tareas introduciendo la informacin real a partir de los controles de programacin como el porcentaje completado, la duracin real y restante y las fechas reales de comienzo y fin. Para ello observe la Tabla de Seguimiento:

INTRODUCCIN DEL PORCENTAJE COMPLETADO Uno de los mtodos ms sencillos de hacer el seguimiento del progreso de las tareas es indicar el Porcentaje completado, que es la cantidad porcentual de avance de las tareas. Puede asignar un valor de Porcentaje completado a cualquier tarea para registrar el progreso de sta. El ingreso de un valor de Porcentaje completado tambin afecta a los valores de Duracin real y Duracin restante. Si registra cualquiera de estos valores, Project actualiza automticamente los otros.

Por ejemplo, el establecimiento de un valor de Porcentaje completado afecta su programacin de la siguiente manera: MS Project asigna una fecha de Comienzo real, a menos que haya ingresado una anteriormente.

MS Project calcula los valores de Duracin real y Duracin restante. MS Project calcula los valores de Costo real y Trabajo real, si establece sus opciones para que actualice recursos cuando actualice las tareas. Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 1

MS Project asigna la fecha de fin planeada a la columna Fin real, si ingresa 100 en la columna Porcentaje completado. Si la tarea no se ha terminado en la fecha que se est usando para ingresar hechos reales (fecha de estado da actual), no ingrese el valor del porcentaje completado; en lugar de eso, ingrese una fecha de Fin real utilizando la tcnica descrita en el tema Introduccin de las fechas reales de comienzo y fin, al final de esta sesin. El ingreso de un valor de Porcentaje completado tambin afecta a los valores de Duracin real y Duracin restante. Si registra cualquiera de estos valores, Project actualiza automticamente los otros. La parte ms difcil para ingresar el Porcentaje Completado es determinar el valor a Ingresar entre 0% y 100%, porque los miembros del equipo tienen diferentes ideas lo que significa 20%, 46%, 89%, etc. Por ejemplo, algunas personas actualizan sus tareas usando el mtodo 0 100 (slo 0% slo 100%). Si dicho mtodo no es suficiente, podra registrar el porcentaje completado mientras algunas tareas estn en progreso. Otro enfoque ms efectivo es usar slo 0%, 25%, 50%, 75%, y 100% como a continuacin se describe: 0% = No iniciado. 25% = Iniciado pero no completado a la mitad. 50% = Completado a la mitad. 75% = Ms de la mitad completado, pero no terminado. 100% = Completado A continuacin, se describen los diferentes mtodos de ingreso del Porcentaje Completado: Ingresando el Porcentaje Completado mediante la tarea

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Adicionando la columna Porcentaje completado a una vista

Dentro del Diagrama de Gantt o cualquier otra vista y en la tabla de Entrada haga clic en Agregar nueva Columna elegir % Completado

Cuando ingrese el Porcentaje completado al nivel de la tarea, el promedio ponderado es modificado hacia sus respectivas tareas resumen, incluyendo al porcentaje de la Tarea resumen de su proyecto. Project tambin permite ingresar el Porcentaje Completado a nivel de una tarea resumen y calcula el porcentaje completado para subtareas. Usando el Botn Porcentaje completado de la Cinta Dentro de cualquier vista de tareas, seleccione la Pestaa Tarea Grupo Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 3

Programacin Puede hacer clic en los botones 0%, 25%, 50%, 75% 100% para ingresar rpidamente el estado de una tarea o grupo de tareas.

Usando la divisin vista en dos paneles

INTRODUCCIN DE DURACIONES REALES Puede registrar informacin real ingresando la duracin real, que es la cantidad de tiempo que se necesit para completar una tarea. Puede utilizar el cuadro de dilogo Actualizar Tareas para registrar una duracin real. Siga estos pasos: 1. Dentro del Diagrama de Gantt (o cualquier vista que muestre tareas), haga clic en la tarea a la cual desee registrar una duracin real seleccione la pestaa Tarea grupo Programacin Haga clic en el cono Actualizar segn programacin, y seleccione la opcin Actualizar tareas. 2. En el Cuadro de Dilogo, escriba una cantidad de tiempo en el campo Duracin real, haga clic en Aceptar, notar que automticamente cambia el Campo de Porcentaje Completado y todos los campos que estn relacionados a l (Costo Real, Trabajo real, Fin real, Fin programado, Duracin real y Restante, etc.).

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Cuando establece una Duracin Real para una actividad o tarea, MS Project realiza los siguientes cambios:

Cuando establece una Duracin Real menor a la Duracin Planeada Duracin Programada, Project supone que la tarea est progresando conforme al programa, estableciendo la fecha de comienzo y fin en la fecha de comienzo planeada, y calculando el Porcentaje completado y la duracin restante de la tarea. Cuando establece una duracin real mayor a la duracin programada, Project supone que la tarea est terminada pero que tom ms tiempo de lo planeado. Project ajusta la Duracin programada con la Duracin real y modifica el campo Porcentaje completado al 100% y el campo Duracin restante a 0%. Cuando establece una Duracin real igual a la programada, Project supone que la tarea se termin de acuerdo con el programa y no realiza cambios en la duracin planeada, pero modifica el campo Porcentaje completado a 100% y el campo Duracin restante a 0%.

INTRODUCCION DE DURACIONES RESTANTES La Duracin Restante muestra cuanto tiempo necesitar usted para completar una tarea. Es ms fcil ingresar toda la informacin real en Project usando la vista Tabla de seguimiento, porque proporciona los datos necesarios para poder ingresar cualquier tipo de informacin de progreso utilizando dicha vista. Por ejemplo podr ingresar duraciones restantes en el campo Duracin restante usando la tabla de seguimiento. Para ingresar duraciones restantes siga el siguiente paso: 1. Dentro del Diagrama de Gantt (o cualquier vista que muestre tareas), dirjase a la pestaa Vista Grupo Datos Haga clic en el botn Tablas de la lista desplegable, elija Seguimiento.

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INTRODUCCION DE LAS FECHAS DE COMIENZO Y FIN Puede utilizar una vista combinada de la vista de Diagrama de Gantt y el Formulario detalles de tarea para ingresar y ver las fechas reales de comienzo y fin, compararlas con la Lnea Base y fechas actuales. Para ello siga estos pasos: 1. En la vista Diagrama de Gantt, seleccione pestaa Vista Grupo Vista en Dos paneles y marque la opcin detalles. Al costado derecho de Detalles d clic y se desglosar una lista de la cual deber seleccionar Mas vistas. 2. Del cuadro de dilogo Mas vistas, seleccione Formulario detalles de tarea Haga clic en Aplicar. 3. En el Panel superior, seleccione la tarea que desea registrar hechos reales, En el Panel inferior, seleccione la opcin Real introduzca una fecha en los campos comienzo y fin.

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