Unidad 1

UNIDAD 1
1.
INTRODUCCIN AL MS PROJECT 2010 1.1 GENERALIDADES
En esta seccin, exploraremos las bases del entorno de MS Project 2010, utilizando la cinta de herramientas, navegando por el Diagrama de Gantt y por la Escala de Tiempo, que aparecen por defecto. Tmese un tiempo para observar los elementos de la vista por defecto de MS Project 2010:
Al hacer clic en la pestaa Archivo, podr acceder a la vista Backstage (FIGURA 2), donde podr abrir, guardar, imprimir y establecer opciones de configuracin. Adems, encontrar la opcin Administrar Cuentas de Project Server y la opcin Organizador, que permite mover elementos como vistas personalizadas, tablas, campos o calendarios de un proyecto a otro al tener ambos archivos abiertos.
Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 1
Adicionalmente tambin encontramos el Backstage Opciones de Configuracin:
Donde se pueden encontrar las siguientes opciones:
OPCIN GENERAL,
En la opcin GENERAL, nos permite seleccionar algunas caractersticas que se mostrarn cuando iniciemos un nuevo archivo MS Project. - En Opciones de la interfaz de usuario, En Combinacin de colores podr tambin cambiar los colores de la interfaz de acuerdo al gusto de su eleccin, los colores a elegir son: negro, azul y plateado. En Estilo de informacin en pantalla, por defecto viene marcado Mostrar descripciones de caractersticas en informacin en pantalla, el cual deber dejar marcado pues es una ayuda adicional de informacin cuando estemos ingresando y administrando datos en MS Project. - En Vista del Proyecto, se recomienda mantener los datos que salen por defecto a menos que usted desee cambiar el Formato de fecha y la Vista predeterminada, en cuanto a la Vista predeterminada, es solo referencial pues a medida que usted trabaje su proyecto, usted cambiar de Vista dependiendo de lo que est realizando. - En Personalizar la copia de Microsoft Office podr ponerle un nombre de usuario a su proyecto a la vez de una inicial para que sea fcilmente reconocido de otros proyectos que este manejando paralelamente.
OPCIN MOSTRAR
En la opcin MOSTRAR nos permite seleccionar algunas caractersticas que se mostrarn cuando iniciemos un nuevo archivo MS Project. - En Calendario, por defecto se marca Calendario Gregoriano, que es el estndar en todo el mundo. - En Opciones de moneda para este Proyecto, deber elegir aquella moneda con la cual quiera trabajar su proyecto, MS Project le brinda una lista larga de monedas para su eleccin, tambin puede sealar con cuantos dgitos desea ver la moneda. - En Mostrar indicadores y botones de opciones de, por defecto todas las opciones estn marcadas y debern mantenerse as, pues esas opciones les ser til en su manejo del proyecto. - En Mostrar estos elementos, es til habilitarla esta opcin para permitir que aparezca una barra as:
OPCIN PROGRAMACION
En la opcin de PROGRAMACIN, tenemos los siguientes grupos: En la opcin Opciones de calendario para este proyecto, MS Project por defecto nos muestra los valores que figuran en la grfica, para el desarrollo de nuestros casos prcticos utilizaremos esa configuracin, pues para cualquier modificacin elaboraremos un calendario de proyecto o de recurso. Si se desea se puede asignar determinados valores, de acuerdo a los calendarios de trabajo que se tenga en la empresa. En la opcin Programacin: - Mostrar mensajes de programacin, da una advertencia ante cualquier variacin del cronograma, especialmente cuando hay dependencia de tareas y restricciones en las fechas. Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 5
En la opcin Opciones de Programacin de este proyecto para Todos los proyectos nuevos: - Programar cuando ser el inicio por defecto de las tareas nuevas. - Programar la unidad con la cual se visualizar por defecto la duracin y trabajo, estas pueden modificarse de acuerdo a la longitud de los proyectos que se realice. Las dems opciones las dejaremos seleccionadas. Adems de no marcar las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo y Mantener la tarea en el da laborable ms cercano al cambiar al modo de programacin automtica. En la opcin Opciones de Programacin de alertas para Todos los proyectos nuevos: Se deber marcar Mostrar advertencias de programacin de tareas para tener una gua ayuda cuando estemos ingresando valores en el proyecto. En la opcin Clculo se deber marcar Activado para que despus de cada modificacin por defecto se vuelva a recalcular los nuevos valores ingresados y en Opciones de clculo para este proyecto se deber marcar las tres opciones pero principalmente en Acumulacin de costos fijos predeterminada deber elegirse Prorrateo para que los costos fijos se dividan equitativamente entre todos los recursos. OPCIN REVISIN
En la opcin de REVISIN, podr cambiar la forma en que MS Project corrige y da formato al texto, por defecto Ms Project tiene la opcin de autocorreccin automtico. En esta opcin tambin se encuentran las funciones de correccin de ortografa, la cual usted deber manejar segn sus criterios, si bien es cierto deber activar opciones en espaol tambin puede usar cualquier otro idioma segn sea su conveniencia. Por defecto tambin se marcan todos los campos para comprobar la ortografa, se sugiere no cambiar ni desmarcar nada de estos Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 6
campos pues es mejor tener una revisin completa y minuciosa del proyecto a nivel ortogrfico. OPCIN GUARDAR
En la opcin de GUARDAR, tiene la posibilidad de guardar archivos con una extensin mpp. o con la extensin de MS Project 2000-2003-2007, segn sea su criterio. Existe tambin la posibilidad de Autoguardar, opcin que es muy recomendable pues de esa forma podr grabar cada cambio que realice en un tiempo predeterminado por usted. OPCIN IDIOMA
En la opcin de IDIOMA, no se har mayores cambios debido a que el MS Project por defecto Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 7
ya viene configurado en espaol a menos que usted desee utilizar otro idioma. OPCIN AVANZADO
En la opcin de AVANZADO, lo ms recomendable es dejar todas las opciones marcadas tal y Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 8
como el MS Project muestra por defecto. Si podemos cambiar algo en esta seccin seria Opciones generales para este proyecto, pues a los valores ingresados en los campos de Duracin y Trabajo, se les asignar la asignacin indicada y Opciones de Valor Acumulado para este proyecto, donde podr elegir entre el % completado o el Porcentaje fsico completado para la Lnea Base.
OPCIN PERSONALIZAR CINTA DE OPCIONES
En esta opcin usted podr agregar o quitar comandos segn sea su eleccin, por defecto MS Project brinda los comandos ms utilizados, pero si usted desea quitar o aadir algn otro comando lo podr hacer. OPCIN BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO
En esta opcin usted podr PERSONALIZAR la barra de herramientas de acceso rpido quitando o agregando comandos disponibles. De esta forma hacer ms fcil y accesible el uso de estos comandos que son usados de manera reiterativa a lo largo del proyecto.
1.2 CINTA DE HERRAMIENTAS Los comandos ahora estn colocados en agrupaciones lgicas mediante pestaas en la cinta de herramientas. Los botones hacen que el trabajo sea ms fcil que en las versiones anteriores. Tmese un tiempo para explorar los comandos y conocerlos. Barra de Herramientas de Acceso Rpido: Puede aadirle comandos haciendo clic derecho en el comando que desee incluir a la barra de acceso rpido. Luego, seleccionar Agregar a la Barra de Herramientas de Acceso Rpido.
Estas son las pestaas principales que organizan los comandos lgicamente para facilitar la
programacin.
La pestaa Archivo (acceso a vista Backstage) se utiliza para gestionar los archivos y configuraciones de opciones clave.
Al hacer clic en los botones de comandos, se ejecuta cada comando.
Estos son los grupos que organizan a los comandos lgicamente. Sus nombres siempre aparecern debajo de los comandos que pertenecen a ellos.
A travs de las pestaas principales: Tarea, Recurso, Proyecto, Vista, Formato se pueden encontrar grupos de comandos, as: PESTAA TAREA RECURSO PROYECTO VISTA Ver Tareas Ver Redistribuir Insertar Informes Vista de Tareas GRUPO DE COMANDOS Portapapeles Fuente Insertar Asignaciones Propiedades Propiedades Insertar
Programacin Edicin Propiedades
Programacin Estado Zoom Estilo de Diagrama de Gantt
Revisin Vistas de Recursos Dato Macros Estilos de Barra
Vista en dos paneles Ventana
FORMATO
Formato Mostrar u Ocultar
Columnas Dibujos
1.3 EXPLORANDO VISTAS
En MS Project 2010, el Diagrama de Gantt es la vista que se observa automticamente. Sin embargo, puede cambiar de vista con la parte inferior del botn Diagrama de Gantt, en la pestaa Tarea. Puede elegir una de las vistas de la lista que aparecer o hacer clic en Ms Vistas y escoger una vista adicional. Si se hace clic en la parte superior aparece el Diagrama de Gantt, pero si se da clic en la parte inferior aparece la lista de vistas.
Puede elegir una de las vistas de la lista que aparecer o hacer clic en Ms Vistas y escoger una vista adicional.
Ms vistas: Haga clic a la vista que desee para usarla (presionando Aplicar), modificarla (presionando Modificar) o exportarla a otro proyecto (presionando Organizador).
Tambin se puede cambiar de vista con el botn Organizador de Equipo en la pestaa Recurso.
Tambin podr cambiar vistas en la pestaa Vista, donde estn divididas por tipo (Tarea y Recurso). Las partes superiores lo llevan a la vista de ese tipo utilizada ms recientemente, mientras que la inferior muestra la lista de vistas de cada tipo. En Vistas de Tareas: se muestra el Diagrama de Gantt, Uso de Tareas, Diagrama de Red y Calendario.
En Vistas de Recursos: se muestra el Organizador del Equipo, Uso de Recursos, Hoja de Recursos y Grfico de Recursos.
En Vista en dos paneles: Permite ver al mismo tiempo una vista complementaria a la vista en la que est trabajando. Usted puede aplicar Vista en dos paneles, y en la pantalla aparecern dos vistas al mismo tiempo. Para ello, puede hacer clic a Detalles, que se encuentra en el grupo Vista en dos paneles, dentro de la pestaa Vista. Al costado de Detalles, Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 15
encontrar la lista de posibles vistas secundarias. Tambin se puede escoger ms vistas al hacer clic derecho en la vista secundaria.
1.4 EXPLORANDO TABLAS

Una tabla es la distribucin de filas y columnas dentro del rea de texto de MS Project donde se puede ingresar datos. MS Project 2010 incluye muchas tablas predefinidas para planificar y monitorear informacin de proyectos, clasificadas como tablas de tareas y tablas de recursos. La tabla por defecto en el MS Project es la tabla Entrada.
1. Seleccione la pestaa Vista grupo Datos Tablas. 2. Seleccione alguna de las tablas de la lista. A medida que personalice tablas, la lista se dividir en tablas integradas (predefinidas en MS Project) y tablas personalizadas (que usted crear modificando las tablas predefinidas). 3. Escoja el tipo de tabla que desea: Tarea o Recurso Seleccione la vista que desee Aplicar. 4. Para regresar a la tabla por defecto, haga clic en Entrada dentro de la lista. En la parte inferior de la lista, podr regresar a la tabla por defecto, guardar tablas personalizadas o acceder a ms tablas.
Al aplicar tablas a las vistas, debe tener en cuenta que algunas vistas, por su naturaleza, no aceptan tablas. Se puede aplicar tablas en varios tipos de vista, sin embargo, no son aplicables en las vistas Calendario, Diagrama de Red, Diagrama de Red Descriptivo, Diagrama de Relaciones, Escala de Tiempo , Organizador de Equipo, Grfico de Recursos, Formulario de Tareas, Formulario Detalles de Tarea, Formulario de Recursos, Formulario Nombre de Recurso ni en Formulario Nombre de Tarea. Tablas Personalizadas MS Project incluye tablas de tareas y de recursos predefinidas, si ninguna ofrece informacin necesaria, puede crear una tabla personalizada para mostrar la
informacin requerida en los informes. Las tablas personalizadas pueden crearse a partir de cero o modificando una tabla existente. Para crear nueva tabla personalizada, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la pestaa Vista grupo Datos Tablas. 2. Seleccione la opcin Ms Tablas. 3. Escoja el tipo de tabla que desea: Tarea o Recurso seleccione la opcin Nueva. 4. En el campo Nombre asigne un nombre de identificacin a la Tabla. 5. Se deber activar la opcin Visible en el men, si desea mostrar el nombre de la tabla en la opcin Tabla personalizada. 6. Se definir el Nombre del campo, Alineacin, Ancho de la columna y Ttulo de la columna. 7. En la opcin Nombre de campo seleccione la informacin de datos que desea mostrar en la columna de la vista de tareas, luego haga clic en Aceptar.
1.5 CONOCIENDO LOS INFORMES

Todos los informes en MS Project 2010 tienen caractersticas comunes. Por ejemplo, puede imprimir cualquier informe o revisarlo en la pantalla. Estn divididos en categoras segn tema. Siga los siguientes pasos para visualizar los informes disponibles en cada categora: Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Informes Informes.
Se observan 6 categoras de informes:
Generales, Actividades Actuales , Costos, Asignaciones, Carga de trabajo o Personalizados
Informes generales
Se explica a continuacin cada tipo de informe general:
Informes de Actividades actuales:
Se explica a continuacin Informes de Actividades actuales:
Costos
Se explica a continuacin Informes de Costos:
Asignaciones
Se explica a continuacin Informes de Asignaciones:
Carga de Trabajo
Se explica a continuacin Informes de Carga de Trabajo:
Al Seleccionar el informe que desea ver Haga clic en Seleccionar. MS Project lo llevar a la vista Backstage, donde puede ver el informe y configurar sus opciones de impresin.
Configuracin de Impresin
Vista Previa de Informes
Informes Personalizados Se puede seleccionar la opcin de Usted seleccionar o personalizar el informe segn la informacin que desee comunicar.
Se pueden crear los informes a partir de cero, o se puede modificar un informe existente, o se puede crear un informe nuevo basndose en un filtro de informe con ciertos parmetros.

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INTRODUCCIN AL MS PROJECT 2010 1.1 GENERALIDADES

Adicionalmente tambin encontramos el Backstage Opciones de Configuracin:

Donde se pueden encontrar las siguientes opciones:

OPCIN PERSONALIZAR CINTA DE OPCIONES

Al hacer clic en los botones de comandos, se ejecuta cada comando.

Programacin Edicin Propiedades

Programacin Estado Zoom Estilo de Diagrama de Gantt

Revisin Vistas de Recursos Dato Macros Estilos de Barra

Vista en dos paneles Ventana

Formato Mostrar u Ocultar

1.3 EXPLORANDO VISTAS

1.4 EXPLORANDO TABLAS

1.5 CONOCIENDO LOS INFORMES

Se observan 6 categoras de informes:

Generales, Actividades Actuales , Costos, Asignaciones, Carga de trabajo o Personalizados

Se explica a continuacin cada tipo de informe general:

Informes de Actividades actuales:

Se explica a continuacin Informes de Actividades actuales:

Se explica a continuacin Informes de Costos:

Se explica a continuacin Informes de Asignaciones:

Se explica a continuacin Informes de Carga de Trabajo:

Vista Previa de Informes

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