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________________________________________________ UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTIN INFORMTICA INVITACIN PBLICA A COTIZAR 5460-2014-001
PLIEGO DE CONDICIONES
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP ERP PARA LA GESTIN DEL MACROPROCESO DE GESTIN DEL FINANCIAMIENTO, CONTRATACIN Y COMPRAS EN LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
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_________________________________________________ UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ENERO 2014 _________________________________________________
Direccin de Desarrollo Institucional - Gestin Informtica
Tabla de Contenido
1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 ANTECEDENTES .................................................................................................................... 5 Plan de Desarrollo Institucional 2006-2016 ........................................................................ 6 Plan de Accin 2012-2015 ................................................................................................... 6 Estrategias para el desarrollo de las Tecnologas de Informacin ...................................... 7 Proyecto Transformacin Organizacional ........................................................................... 7 Acreditacin Institucional ................................................................................................... 8
2. 3. 4.
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................. 9 DESCRIPCIN GENERAL DEL PROYECTO .............................................................................. 9 PLAZO DE EJECUCIN ........................................................................................................ 10
5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.6
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO ............................................................................ 10 Condiciones para participar en este proceso .................................................................... 10 Rgimen Contractual ......................................................................................................... 12 Capacidad de Contratacin y Requisitos Financieros ....................................................... 12 Indicadores ........................................................................................................................ 12 ndice de Liquidez .............................................................................................................. 12 Endeudamiento ................................................................................................................. 13 Factores de Calificacin ..................................................................................................... 13 Factor Proveedor (20 puntos) ............................................................................................ 14 Factor Equipo Tcnico (30 puntos) .................................................................................... 16 Factor Servicios (30 puntos) .............................................................................................. 18 Factor Econmico (20 puntos) ........................................................................................... 20 Criterios de desempate ..................................................................................................... 21
6. 7. 8.
MODALIDAD DE ADJUDICACIN........................................................................................ 22 PRESENTACIN Y PREPARACIN DE LA PROPUESTA ........................................................ 22 PRESUPUESTO OFICIAL ...................................................................................................... 24

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IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP- ERP Enero 2014
9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
PROPUESTA ECONMICA .................................................................................................. 24 FECHAS DE APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO ................................................................. 24 OBLIGACIN DEL PROPONENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES ........................... 25 ACLARACIONES .................................................................................................................. 25 DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA ................................................ 26 RETIRO DE LAS PROPUESTAS ............................................................................................. 27 GARANTA NICA............................................................................................................... 28 EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS.................................................................................... 28 PLAZO DE ADJUDICACIN .................................................................................................. 28 DECLARACIN DE DESIERTO EL PROCESO ......................................................................... 28 RECHAZO Y ELIMINACIN DE LAS PROPUESTAS ............................................................... 29 INTERVENTORA ................................................................................................................. 29
21. 21.1 21.2 21.3 21.4 21.4.1 21.4.2 21.5 21.6 21.6.1 21.6.2 21.6.3 21.6.4 21.7 21.7.1 21.7.2
ESPECIFICACIONES TCNICAS PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP - ERP .............................................................................. 29 Descripcin de la Solucin................................................................................................. 29 Caractersticas funcionales requeridas ............................................................................. 29 Otros Componentes de la Arquitectura para la implementacin del ERP ........................ 29 Procesos que Soporta........................................................................................................ 30 Macroproceso: Gestin del Financiamiento MP GF ....................................................... 34 Macroproceso: Gestin Logstica y de Infraestructura MP GLI ...................................... 39 Derechos de propiedad intelectual ................................................................................... 43 Requisitos tcnicos mnimos de participacin .................................................................. 43 Calidad del proponente ..................................................................................................... 44 Requerimientos mnimos funcionales ............................................................................... 48 Infraestructura tecnolgica para el desarrollo del proyecto ............................................. 52 Plan General de Ejecucin del Contrato ............................................................................ 52 Servicios objeto de la contratacin ................................................................................... 55 Implementacin ................................................................................................................. 55 Gestin del Cambio ............................................................................................................ 55
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21.7.3 21.7.4 21.7.5 21.7.6 21.7.7 21.7.8 21.7.9
Aseguramiento de Calidad ................................................................................................. 57 Soporte postproductivo ..................................................................................................... 58 Carga inicial de datos ......................................................................................................... 58 Aseguramiento del paso de ambiente de desarrollo a produccin .................................. 58 Administracin de las contingencias del proyecto ............................................................ 58 Administracin de la seguridad ......................................................................................... 59 Interfaces ........................................................................................................................... 59
22.
CONDICIONES ECONMICAS Y FINANCIERAS ................................................................... 60
GLOSARIO .......................................................................................................................................... 71
INDICE DE FIGURAS
Figura 1. Justificacin del ERP desde los diferentes mbitos de direccionamiento estratgico ......................... 5 Figura 2. Mapa Orgnico de Procesos MOP- de la Universidad de Antioquia................................................. 32 Figura 3. Detalle de los macroprocesos y lneas decisionales impactadas por el ERP ...................................... 33 Figura 4. Enfoque del modelo financiero asociado con el Macroproceso Gestin del Financiamiento ........... 34 Figura 5. Estructura interna del Macroproceso Gestin del Financiamiento .................................................... 35 Figura 6. Enfoque del modelo financiero asociado con el Macroproceso Gestin Logstica y de Infraestructura .................................................................................................................................. 39 Figura 7. Estructura interna del Macroproceso Gestin Logstica y de Infraestructura .................................. 40
INDICE DE TABLAS Tabla 1. Factores de Calificacin ....................................................................................................... 13 Tabla 2. Factores Proveedor ............................................................................................................. 14 Tabla 3. Factores Equipo Tcnico ...................................................................................................... 16 Tabla 4. Factores Servicio .................................................................................................................. 18 Tabla 5. Factor Econmico ................................................................................................................ 20 Tabla 6. Descripcin columnas archivo de Respuestas ..................................................................... 23 Tabla 7. Actividades del proceso de invitacin ................................................................................. 25
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1.
ANTECEDENTES
La Universidad de Antioquia ha venido realizando un esfuerzo permanente por desarrollar, e impulsar el uso de la informtica en su gestin acadmica y administrativa; con este propsito, la Institucin ha ejecutado diversos proyectos para adoptar en sus labores administrativas, actividades de docencia, investigacin y extensin, las tecnologas de la informacin y las comunicaciones. En el diagnstico del Plan de Desarrollo 2006 2016, en el acpite Modernizacin Administrativa se plantean como retos centrales: asumir la modernizacin de la estructura acadmico administrativa, definir las directrices e implementar acciones para ampliar la capacidad logstica (infraestructura fsica y tecnolgica). Para facilitar el entendimiento de la necesidad que tiene la Universidad de Antioquia para la definicin de este proyecto es importante identificar los elementos que desde el Direccionamiento Estratgico de la Institucin justifican ampliamente la ejecucin de un proyecto institucional en respuesta a las necesidades identificadas en los escenarios de planeacin de largo, mediano y corto plazo. En ese orden presentamos los fundamentos ms relevantes expuestos en cada uno de ellos.
Figura 1. Justificacin del ERP desde los diferentes mbitos de direccionamiento estratgico
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1.1
Plan de Desarrollo Institucional 2006-2016
En la actualidad el Alma Mter se rige por un Plan de Desarrollo Institucional 2006 2016 donde la Universidad reitera su compromiso con el proyecto de convertir la Institucin en Una universidad investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del pas Teniendo en cuenta los desafos planteados a la educacin superior desde el contexto global, nacional y regional, las nuevas dinmicas del entorno exigen que la Universidad se cuestione sobre tres aspectos relevantes: pertinencia y calidad, modelos de gestin y estrategias de financiamiento. El proyecto que se est consolidando hace parte de uno de estos aspectos mencionados anteriormente y que apunta hacia la: Modernizacin de la gestin Las restricciones financieras, entre otros aspectos, estn obligando a los sistemas de educacin superior a mejorar los procesos acadmicos y administrativos y a incrementar la eficiencia y la eficacia. Para tal efecto, es preciso implementar reformas educativas, organizativas y de gestin financiera; desarrollar sistemas de rendicin de cuentas; adoptar herramientas gerenciales (planificacin estratgica, evaluacin de proyectos, direccin por objetivos, gestin por competencias, calidad total y evaluacin institucional), e introducir nuevas tecnologas de informacin a los procesos de gestin. En esta materia se han logrado avances en lo relacionado con los procesos de planeacin, evaluacin y control del desempeo, en la gestin del personal y en el desarrollo de una cultura de servicio al pblico. Para el logro de los retos planteados en torno a los modelos de gestin ms eficientes se encuentran inscritas todas las iniciativas relacionadas con sistemas integrados que garanticen la consecucin oportuna de la informacin consolidada. 1.2 Plan de Accin 2012-2015
El Plan de Accin Institucional para el trienio materializa la ejecucin en el mediano plazo del Plan de Desarrollo Institucional 2006-2016 Una universidad investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del pas. En este se concreta, mediante contribuciones especficas de las distintas unidades administrativas universitarias, las directrices estratgicas que orientan la transformacin de la Universidad para la dcada, considerando el cierre de brechas por asuntos dbilmente atendidos en el pasado trienio y potenciar la capacidad instalada para acometer los retos del desarrollo propuestos a 2016. Como una medida para contribuir al mejoramiento de los sistemas de informacin, se incluy en el Plan de Accin Institucional 2012-2015, aprobado por el Consejo Superior Universitario, dentro del programa de Fortalecimiento de TIC, la iniciativa de un proyecto de adquisicin e implementacin de un mdulo financiero como parte de un Sistema Integrado de informacin (ERP) para la Universidad.
Consulte informacin adicional en: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/a.InformacionInstitucional/b.DireccionamientoEstrategi co/D.planesInstitucionales
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1.3
Estrategias para el desarrollo de las Tecnologas de Informacin
La Institucin ha venido realizando, a travs de espacios participativos con representantes de los niveles directivos de la organizacin y los diferentes estamentos que integran la comunidad educativa, diversos ejercicios de identificacin de las acciones estratgicas ms relevantes para el desarrollo de la organizacin. Iniciativas como Cocreacin y la planeacin estratgica de las tecnologas de informacin, han permitido la formulacin y ejecucin programada de proyectos, tendientes al desarrollo de las capacidades institucionales necesarias, para atender los retos ampliamente descritos en los escenarios de direccionamiento estratgico y que requieren de una clara visin de avance en los sistemas de informacin actuales y futuros, como el medio para potenciar los cambios esperados. El desarrollo tecnolgico de la Institucin tiene como una de sus lneas de accin, la atencin a la necesidad de contar con informacin oportuna, confiable e integral de todos sus procesos. Por esta razn, el proyecto de implementacin de un sistema de informacin integrado es el medio imprescindible para lograrlo y que permitir la incorporacin de aprendizajes tanto en los procesos como en los equipos de trabajo que seguirn aportando en las ejecuciones de nuevos proyectos. 1.4 Proyecto Transformacin Organizacional
La Universidad de Antioquia proyect en su plan de desarrollo 2006-2016 la adopcin de un modelo de gestin integral basado en procesos, para ello se ha desarrollado un proyecto de Transformacin Organizacional que inici desde 2007, con la estructuracin de un proceso de transformacin encaminado a que los diferentes actores universitarios desarrollen un rol de diseadores y constructores de un nuevo modelo de organizacin: basada en conocimiento, centrada en las personas, con procesos integrados y con orientacin al logro de la estrategia. En el marco de este proceso se evidencia la necesidad de instrumentar tecnolgicamente el diseo de prcticas propuesto en algunas UBM (Unidades Bsicas de Manejo), especialmente de los macroprocesos habilitadores: Gestin del Financiamiento y Gestin Logstica de Infraestructura, este ltimo en los temas relativos a adquisicin de bienes y servicios (en todas sus modalidades incluyendo contratacin) y gestin de bienes. Se considera prioritario este proyecto de ERP para la entrada en operacin de estas UBM en las condiciones en que estn diseadas. Los avances realizados en el proceso de adopcin del nuevo modelo de gestin integrado bajo el Modelo Orgnico de Procesos de la Institucin MOP -, servirn de base para la definicin de las necesidades estratgicas que el proyecto deber entrar a atender y que se desarrollarn a lo largo de las diferentes etapas que comprende la implementacin del Sistema de Informacin Integrado.
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1.5
Acreditacin Institucional
En el ao 2003, la Universidad de Antioquia fue la primera institucin universitaria del pas en obtener la Acreditacin Institucional por parte del Ministerio de Educacin Nacional por nueve aos que da cuenta de su alta calidad para seguir cumpliendo con la misin de formar profesionales y expertos en diferentes reas del conocimiento. Para obtener esta distincin se realiza un proceso de autoevaluacin institucional con un modelo que ofrece el Ministerio de Educacin Nacional, a travs del Consejo Nacional de Acreditacin CNA. La renovacin de la acreditacin en el ao 2012, es la evidencia del reconocimiento que el Ministerio hace a la calidad de la Universidad, la cual a travs de la bsqueda de la excelencia principio rector expresado en el Estatuto General- ha demostrado que la evaluacin constante de sus programas, procesos y servicios, le aporta informacin clave para autorregularse y planear su futuro y, que todos los universitarios son responsables de participar en la autoevaluacin. El Informe de autoevaluacin del ao 2012 muestra que tenemos otra Universidad comprometida histricamente con las exigencias de la sociedad en la que est inmersa, persistente por mantener y fortalecer la docencia, la investigacin y la extensin, adems de la gestin administrativa y financiera, la presencia de la Universidad en las regiones y el bienestar institucional.
http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/a.InformacionInstitucional/c.Autoevaluacion/B.autoeval uacionAcreditacion
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2. OBJETIVO GENERAL Implementacin de una solucin tecnolgica tipo ERP (Enterprise Resource Planning) de SAP que permita la administracin integral y centralizada todos los procesos financieros, de adquisicin de bienes y servicios y gestin de activos fijos bajo el modelo de gestin por procesos en la Universidad de Antioquia. 3. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROYECTO El Proyecto de Implementacin de un Sistema de Informacin Integrado en la Universidad de Antioquia, ha sido inicialmente propuesto en su primera fase con un alcance sobre los procesos relacionados con la gestin de los recursos financieros, que se hace extensivo a los macroprocesos habilitadores integrados bajo el Modelo Orgnico de Procesos de la Institucin buscando dar respuesta a las necesidades expuestas a lo largo de los diferentes escenarios de planeacin y direccionamiento estratgico que tiene la Universidad. El reto de este proyecto ser aportar la plataforma de operacin con un Sistema de Informacin Integrado en el marco de lo que ofrecen los modelos de Planeacin de Recursos Empresariales * ERP (Enterprise Resource Planning), basados en el uso de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, que permitirn la concrecin de un modelo de gestin integral basado en procesos que involucra a toda la organizacin y que impactar el modelo de gestin actual en todos sus componentes operativos, tcticos y estratgicos, alineados con las iniciativas propuestas en los diferentes planes institucionales de corto, mediano y largo plazo. La Universidad de Antioquia define como una necesidad de primer orden, la total integracin de la informacin, y en ese sentido est abierta a que la solucin elegida, est conformada por un solo sistema con varios mdulos y que los aplicativos existentes que no hagan parte del sistema central puedan integrarse para garantizar el cumplimiento de esta necesidad vital. Es por esto que la Institucin se encuentra interesada en la implementacin del producto SAP Business Suite. El alcance del proyecto est concebido por fases, teniendo en cuenta que en la primera implementacin se dar respuesta a las siguientes caractersticas funcionales contenidas en el ERP: Costos, Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Facturacin, Compras y Contratacin y Administracin de Inventarios, incluyendo las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos. Igualmente, la Institucin requiere dar cumplimiento a las normas internacionales referentes a la gestin financiera. La implementacin a realizar incluye todas las fases del proyecto segn la metodologa oficial de implementacin ASAP: Preparacin del proyecto, Business Blue Print, Realizacin, Preparacin Final, Salida en vivo y soporte. Igualmente, la capacitacin, estabilizacin, soporte post-productivo, gestin del cambio y aseguramiento de la calidad de los diferentes mdulos requeridos para soportar los procesos descritos en el alcance, incluyendo las integraciones necesarias con otros sistemas de informacin de la Institucin.
El detalle del alcance se encuentra definido en el numeral 21 de este documento, el cual contiene todas las especificaciones y condiciones tcnicas. Para el cumplimiento del objeto, el proponente o contratista deber contar con los recursos suficientes, la logstica, y el personal idneo que garanticen la calidad y oportunidad de los servicios a contratar. El cubrimiento de las necesidades de los procesos involucrados deber prestarse teniendo en cuenta las mejores prcticas incorporadas en el producto SAP - ERP y las mejores prcticas en la implementacin. 4. PLAZO DE EJECUCIN El plazo de ejecucin por parte del proponente para este proyecto ser de 12 meses. Se tiene en cuenta que se deben incluir tres (3) meses de soporte en sitio, segn lo requerido en el numeral 21.7.4 Soporte postproductivo. La fecha de salida en vivo definida por la Institucin es enero de 2015, para lo cual se debern disponer los planes de trabajo y cronogramas de actividades en las diferentes etapas de la metodologa de implementacin para el cumplimiento de esta condicin.
5. INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 5.1 Condiciones para participar en este proceso
Podrn participar con sus ofertas en este proceso, las personas jurdicas que no tengan inhabilidades, ni incompatibilidades para contratar segn lo establecido en la Constitucin Nacional, la Ley y por el Estatuto General de Contratacin de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996) que estn radicadas en Colombia, dedicadas al servicio de consultora informtica y cumplan con los requisitos sealados en la Invitacin a Cotizar 5460-2014001 y que se encuentren debidamente registradas en la Cmara de Comercio de su domicilio antes de la fecha de apertura de la invitacin. Las personas jurdicas deben haberse constituido por lo menos sesenta meses antes de la fecha de apertura de este proceso y debern acreditar, que el trmino de duracin de la sociedad no ser inferior al mximo plazo de cumplimiento de las garantas. Las firmas proponentes no debern encontrarse en alguna de estas situaciones: Cesacin de pagos, Concurso de acreedores o embargos judiciales, liquidacin y cualquier otra circunstancia que justificadamente permita a la Universidad presumir incapacidad o imposibilidad jurdica, econmica, moral o tcnica del proponente para cumplir el objeto del contrato en forma independiente. Tampoco podrn aparecer en el Boletn de Responsables Fiscales de la Contralora General de la Repblica (Artculo 85 de la Ley 42 de 1993 y Artculo 60 de la Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contraloras) lo
cual ser verificado directamente por la Universidad. Los proponentes debern estar inscritos, clasificados y calificados en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio de su domicilio principal, as: - Quienes realizaron la inscripcin y/o renovacin vigente, en vigencia Decreto 1464 de 2010 (Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relacin con la verificacin de las condiciones de los proponentes y su acreditacin para el Registro nico de Proponentes a cargo de las Cmaras de Comercio y se dictan otras disposiciones), debern acreditar la inscripcin como proveedores en la especialidad 33 Sistemas de Informacin y Tecnologas de la Informacin, Grupos 03 - Software. - Quienes realizaron la inscripcin y/o renovacin vigente, a partir de la entrada en vigencia Decreto 734 de 2012 (Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones), debern acreditar la inscripcin, en el cdigo CIIU Cdigo Industrial Internacional Uniforme, en la Divisin 62, Grupo 620, en alguna de las siguientes clases: - 6201 - Actividades de desarrollo de sistemas informticos (planificacin, anlisis, diseo, programacin, pruebas) - 6202 - Actividades de consultora informtica y actividades de administracin de instalaciones informticas. - 6209 Otras actividades de Tecnologas de Informacin y Actividades de Servicios Informticos. - La inscripcin y/o renovacin del proponente en el RUP, debe ser anterior a la fecha de cierre, y el certificado se debe aportar con fecha de expedicin no superior a treinta (30) das antes del cierre de la presente convocatoria. - La inscripcin debe estar vigente y el certificado deber haber sido expedido con fecha no mayor a treinta (30) das anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de seleccin. En este proceso no se permite la participacin de consorcios o uniones temporales. Podrn tambin participar empresas extranjeras, debidamente constituidas e inscritas ante las autoridades competentes de su pas, para lo cual debern anexar los documentos respectivos, autenticados o debidamente apostillados segn corresponda en el pas de origen del proponente, para que tengan validez en Colombia (Consultar requisitos en http://www.cancilleria.gov.co/servicios/exterior/apostilla/legalization) por el Consulado Colombiano en la ciudad de origen del proponente. Las empresas extranjeras que participen, deben nombrar un representante legal en Colombia para atender todas las obligaciones que se deriven del contrato que se suscriba por esta negociacin; representante que deber cumplir todas las exigencias y condiciones presentes en este pliego.
Para la verificacin de lo anterior, se debe anexar registro expedido por las autoridades
competentes del respectivo pas, con fecha de expedicin no mayor a dos (2) meses con relacin a la fecha de presentacin de la propuesta y documento donde se acredite el nombramiento del representante en Colombia. 5.2 Rgimen Contractual
La Universidad en el presente proceso se rige por el derecho privado. Para conocimiento de los proponentes se transcribe el artculo 2 del Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996, Estatuto General de Contratacin de la Universidad de Antioquia. "Artculo 2 REGIMEN ESPECIAL. En virtud de la autonoma universitaria y del carcter de la Institucin como Ente Universitario Autnomo, consagrados en la Ley, y en el Acuerdo Superior 1 de 1994, los contratos que suscriba la Universidad de Antioquia para el cumplimiento de su misin se rigen por las normas del derecho privado, y sus efectos estarn sujetos a las normas civiles y comerciales, segn la naturaleza de los contratos, salvo lo dispuesto en este Estatuto...". As las cosas, la Universidad en sus procesos contractuales no se rige por el Estatuto General de Contratacin Administrativa (Ley 80 de 1993) y sus decretos reglamentarios, sino por el derecho privado. 5.3 Capacidad de Contratacin y Requisitos Financieros
Los documentos que conforman este numeral son verificables y como tal se constituyen en un requisito habilitante para la participacin en este proceso de seleccin La verificacin financiera se efectuar con base en la capacidad financiera presentada en el Registro nico de Proponentes, teniendo en cuenta los indicadores sealados a continuacin. La revisin de dicho documento para la verificacin de la capacidad financiera no otorgar puntaje alguno, solamente determinar si la propuesta cumple o no con lo requerido en el presente pliego de condiciones. Las propuestas cuyo Certificado de Registro nico de Proponentes aportado no se encuentre en firme a la fecha del cierre del proceso, no sern objeto de evaluacin. 5.4 5.4.1 Indicadores ndice de Liquidez
Capacidad del proponente para cumplir con el pago de las deudas de corto plazo (pasivo corriente) a partir de los recursos disponibles y circulantes (activo corriente), se requiere un ndice de liquidez mnimo del 1.1, por lo tanto la propuesta cuyo ndice de liquidez sea igual o superior a 1.1 ser HABILITADA financieramente para participar en el proceso, si por el contrario el indicador mencionado es inferior a 1.1 ser INHABILITADADO financieramente y su propuesta ser rechazada.
5.4.2
Endeudamiento
Representa el grado en que se encuentran comprometidos los activos del proponente (corriente y no corriente) para cubrir la totalidad de las deudas reveladas en sus estados financieros, se requiere un nivel de endeudamiento mximo del 70,00%, por lo tanto la propuesta cuyo resultado sea inferior o igual al 70,00% ser HABILITADA financieramente para participar en el proceso, si por el contrario el resultado del indicador es mayor al 70,00%, ser INHABILITADO financieramente y su propuesta ser rechazada. ndice de liquidez solicitado >=1.1 Nivel de endeudamiento solicitado <=70% 5.5 Factores de Calificacin
En la evaluacin de las propuestas se tendrn en cuenta los siguientes cuatro factores con su correspondiente puntaje (sobre una base de 100 puntos): Factor Proveedor (20 Puntos) Factor Equipo Tcnico (30 Puntos) Factor Servicios (30 Puntos) Factor Econmico (20 Puntos)
Factor 1. Proveedor Criterio 1.1 Permanencia en el Mercado 1.2 Experiencia Adicional 2.1 Gerente de Proyecto 2.2 Lideres de Mdulo 2.3 Especialistas y Analistas 3.1 Valores agregados 3.2 Gestin del Cambio 3.4 Aseguramiento de la Calidad Puntaje por criterio 10 10 10 10 10 10 10 10 Puntaje Total 20
2. Equipo Tcnico
30
3. Servicios 4. Econmico TOTAL
30 20 100
Tabla 1. Factores de Calificacin
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5.5.1
Factor Proveedor (20 puntos)

ASPECTOS PROVEEDOR
CRITERIOS DE EVALUACIN Permanencia en el mercado
DESCRIPCIN Solidez del proveedor: evolucin histrica. Cantidad de implementaciones adicionales a la habilitante
Puntos 10
OBSERVACIONES Mayor a 10 aos en el mercado obtendr 10 puntos - Entre 5 y 10 aos en el mercado 5 puntos. Implementaciones SAP ERP en el sector gobierno. Implementaciones SAP ERP en Colombia. Otros proyectos de implementacin similares.
Experiencia adicional
6 2 2
TOTAL
20
Tabla 2. Factores Proveedor
5.5.1.1 Permanencia en el mercado El proponente deber certificar la trayectoria de la empresa en el mercado segn lo indicado. Se asignarn 10 puntos para una permanencia superior a los 10 aos y 5 puntos para el rango entre 5 y 10 aos. Se entiende que las dems empresas que tienen una permanencia inferior a 5 aos no estn habilitadas para ser calificadas ya que hay una condicin requerida de haberse constituido por lo menos sesenta meses antes de la fecha de apertura de este proceso.
5.5.1.2 Experiencia adicional Adicional a los requisitos mnimos exigidos en el numeral 21.6.1.2 Experiencia del proponente, el proponente podr anexar otras certificaciones de experiencia adicionales. En caso de anexar ms de dos (2) certificaciones en cualquiera de las categoras que aplica, se valorarn las dos (2) primeras para cada una de las categoras, en el orden en el que se encuentren presentadas en la propuesta. Las siguientes condiciones aplican a las certificaciones a valorar: Para certificar la experiencia el proponente deber allegar las respectivas certificaciones de ejecucin del cumplimiento de contratos con los siguientes requisitos: Valor del contrato: Monto mnimo para cada uno de los contratos igual o superior al 50% del valor del presupuesto definido para el presente proceso de contratacin, asignados para la implementacin de los servicios en evaluacin.
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Objeto y Alcance del Contrato. El objeto y alcance del contrato debe incluir los servicios de implementacin del sistema financiero y administrativo, o implementacin de solucin ERP, o implementacin de actualizacin (nueva versin o upgrade), o implementacin de nuevos mdulos en el sistema ERP, incluyendo desarrollos e integraciones a la medida, asociados a la solucin ofertada. En caso de ERP es obligatorio que al menos dos certificaciones se relacionen con la implementacin del mdulo financiero. Contratos de implementacin ejecutados o que estn en proceso de ejecucin. Para los contratos que no hayan terminado, se tomar el valor ejecutado hasta la fecha de certificacin (valor facturado y cancelado). Para estos efectos la fecha de inicio del contrato se tomar como la fecha del Acta de Inicio. Se aceptar mximo una certificacin de proyecto en ejecucin. En las certificaciones presentadas solamente se tendr en cuenta la parte del valor del contrato que efectivamente corresponda a implementacin del sistema financiero y administrativo o implementacin de solucin ERP. De esta forma, si el objeto y alcance del contrato incluye otro tipo de bienes o servicios no relacionados directamente con el objeto del presente pliego, se deber discriminar claramente en la certificacin el valor asignado a los servicios en evaluacin. Si el contrato fue desarrollado en consorcio o unin temporal o cualquier otra forma de asociacin, se tendr en cuenta solamente el porcentaje de participacin correspondiente. Las certificaciones presentadas sern vlidas siempre y cuando correspondan al oferente que las presente, y ste sea quien ejecute para la presente invitacin a cotizar, las actividades correspondientes a la experiencia acreditada en las mismas.
Las certificaciones presentadas por el oferente deben ser de la misma solucin ofrecida dentro del objeto de esta invitacin a cotizar. Calidad de la implementacin. La certificacin debe indicar que la calidad de la implementacin de la solucin fue buena o excelente. Nmero de empleados de la empresa cliente. La certificacin debe indicar el nmero de empleados total de la empresa al momento de finalizar la ejecucin del contrato.
No se tendrn en cuenta documentos como simples copias de contratos o actas, ni certificados que no sean calificados como buenos o excelentes La Universidad podr solicitar durante la evaluacin y hasta la adjudicacin, copias y aclaraciones de las certificaciones presentadas. NOTA: Las certificaciones deben ser expedidas por la entidad contratante.
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El oferente debe diligenciar el formato de certificacin de experiencia adicional (Anexo No. 5) adjuntando certificacin de la empresa cliente que contenga la informacin requerida enunciada en este numeral; en este caso el formato lo firma el representante legal del oferente y se soporta con la certificacin firmada por la empresa cliente.
Criterios de Evaluacin Puntos
Cada certificacin adicional que indique que se realiz una implementacin de ERP en el sector gobierno, obtendr 3 puntos. Mximo dos certificaciones adicionales, para un mximo de 6 puntos. Cada certificacin adicional que indique que la implementacin de ERP se realiz en Colombia, obtendr 1 punto. Mximo dos certificaciones adicionales, para un mximo de 2 puntos Cada certificacin adicional que se considera como proyecto similar, obtendr un punto. Un proyecto similar cumple para los siguientes casos: Implementacin de actualizacin (nueva versin o upgrade), o implementacin de nuevos mdulos en el sistema ERP, incluyendo desarrollos e integraciones a la medida, asociados a la solucin ofertada o actualizaciones realizadas a cualquiera de los mdulos que integran el ERP. Mximo dos certificaciones adicionales, para un mximo de 2 puntos
Puntaje total certificaciones de experiencia adicional
10
5.5.2
Factor Equipo Tcnico (30 puntos)

ASPECTOS EQUIPO TCNICO
No. 1
CRITERIOS DE EVALUACIN Gerente de Proyecto
DESCRIPCIN Formacin certificada y experiencia adicional: proyectos de implementacin adicionales a obligatorios
Puntos 5 5 10 10
OBSERVACIONES Certificacin PMP 10 puntos Proyectos de implementacin gerenciados. Suma de la experiencia adicional de los lderes de mdulos Suma de la experiencia adicional de los especialistas y analistas
2 3
Lderes por Mdulo Especialistas y analistas
TOTAL
30
Tabla 3. Factores Equipo Tcnico
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5.5.2.1 Calificaciones del gerente de proyecto Se ponderar si tiene certificacin PMP otorgada por el PMI y los proyectos de implementacin de ERP adicionales a los habilitantes, que haya gerenciado.
Certificacin PMP del PMI. Proyectos de implementacin adicionales a los habilitantes que haya gerenciado: - 1 proyecto: 1 puntos - 2 proyectos: 3 puntos - 3 ms proyectos: 5 puntos. Puntaje Total Gerente del Proyecto 5 5
10
5.5.2.2 Calificaciones de lderes de mdulo Se sumarn los proyectos adicionales a los habilitantes, de todos los lderes de mdulo para asignar el puntaje.
Criterios de Evaluacin Mximo puntjae
Suma de proyectos en sector gobierno adicionales a los habilitantes, del grupo de lderes de mdulos: - 4 proyectos: 2 puntos - 8 proyectos: 4 puntos - 10 ms proyectos: 6 puntos. Suma de proyectos en sectores distintos a Gobierno, adicionales a los habilitantes, del grupo de lderes de mdulos: - 4 proyectos: 2 puntos - 8 proyectos o ms : 4 puntos Puntaje total experiencia adicional lderes de mdulo
10
La evaluacin en el nmero de proyectos se realiza segn la sumatoria de todos los proyectos adicionales a los obligatorios de todos los lderes de mdulo. Debido a que los criterios de evaluacin son excluyentes, un mismo lder puede puntuar en proyectos de gobierno y proyectos se sectores distintos a gobierno.
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5.5.2.3 Calificaciones de especialistas y analistas Se sumarn los proyectos en que hayan participado el grupo de especialistas y analistas para asignar el puntaje.
Criterios de Evaluacin Mximo puntjae
Suma de proyectos en sector gobierno, del grupo de especialistas y analistas: - 4 proyectos: 2 puntos - 8 o ms proyectos: 5 puntos Suma de proyectos en sectores distintos a Gobierno, grupo de especialistas y analistas: - 4 proyectos: 2 puntos - 8 o ms proyectos: 5 puntos. Puntaje total experiencia adicional de especialistas y analistas
5 5
10
La evaluacin en el nmero de proyectos se realiza segn la sumatoria de todos los proyectos adicionales a los obligatorios, de todos los especialistas y analistas. Debido a que los criterios de evaluacin son excluyentes, un mismo especialista y/o analista puede puntuar en proyectos de gobierno y proyectos de sectores distintos a gobierno.
5.5.3
Factor Servicios (30 puntos)

ASPECTOS SERVICIOS
No. 1
CRITERIOS DE EVALUACIN Valores agregados
DESCRIPCIN Aspectos diferenciadores de su propuesta que ameritan ser calificados y son objeto de asignacin de puntaje
Puntos
OBSERVACIONES Disposicin de servicios de capacitacin adicionales ofrecidos Adicionales en Gestin del Cambio Puntos de control adicionales a los obligatorios
10 10 10
2 3
Gestin del Cambio Aseguramiento de la Calidad
TOTAL
30
Tabla 4. Factores Servicio
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5.5.3.1 Capacitacin Se asignarn hasta un mximo de 10 puntos, al valor agregado ofertado en la propuesta de la siguiente manera:
Requerimiento Mximo Puntaje
Cantidad de horas en cursos formales de capacitacin sobre los mdulos a implementar segn los requerimientos tcnicos (no se requiere certificacin oficial en la solucin o en parte de ella). Se darn hasta un mximo de 5 puntos a la empresa que oferte el mayor nmero de horas en cursos formales de capacitacin, el resto de los oferentes obtendr un puntaje proporcional. Se considera que un curso es formal cuando tiene la lista de los contenidos el resumen de los temas a ser cubiertos y al asistente se le entrega un certificado de asistencia al mismo y el respectivo material del curso en fsico y digital. Cantidad de horas en cursos formales de capacitacin sobre la administracin tcnica de la solucin (no se requiere certificacin oficial en la solucin o en parte de ella). Se darn hasta un mximo de 5 puntos a la empresa que oferte el mayor nmero de horas en cursos formales de capacitacin, el resto de los oferentes obtendr un puntaje proporcional. Se considera que un curso es formal cuando tiene la lista de los contenidos el resumen de los temas a ser cubiertos y al asistente se le entrega un certificado de asistencia al mismo y el respectivo material del curso en fsico y digital. Puntaje total capacitacin
10
Para el clculo del puntaje proporcional a asignar, de acuerdo con el nmero de horas, se aplicar la siguiente frmula: Pasig = (Hprop * PuntajeMax) / * NHmax Donde: Pasig: Puntaje a obtener por el proponente Hprop: Nmero de horas de capacitacin propuestas por el proponente PuntajeMax: Puntaje mximo otorgado en la categora NHmax: Nmero Mximo de horas ofrecidas
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5.5.3.2 Gestin del Cambio Para determinar el este factor se consideran el total de personas para la Gestin del Cambio que incluya el proponente, sin costo adicional, con respecto a los mnimos solicitados y se calificar de la siguiente manera:
Criterios de Evaluacin
Puntos
2 o ms personas adicionales. 1 persona adicional Puntaje total Gestin del Cambio
10 5
10
5.5.3.3
Aseguramiento de la Calidad
Para determinar el este factor se consideran el total de puntos de control que incluya el proponente, sin costo adicional, con respecto a los mnimos solicitadas
Si incluye 3 puntos de control en otras etapas del proceso de implementacin diferentes a las solicitadas como mnimas requeridas con el fabricante. Si incluye 2 puntos de control en otras etapas del proceso de implementacin diferentes a las solicitadas como mnimas requeridas con el fabricante. Si no incluye puntos de control adicionales Puntaje total aseguramiento de la calidad
10 5
0 10
5.5.4
Factor Econmico (20 puntos)

ASPECTO ECONMICO
No. 1
CRITERIOS DE EVALUACIN Oferta Econmica
DESCRIPCIN
Puntos 20 20
OBSERVACIONES
TOTAL
Tabla 5. Factor Econmico
Para la calificacin del precio, el proponente deber diligenciar el Anexo No. 2 Propuesta Econmica. En el formato de precios se debe indicar el precio total oferta y los precios de implementacin adicionales que son detallados claramente en el formato y que deben ser diligenciados en su totalidad, los cuales deben ser incluidos en el valor total de la oferta econmica que debe
discriminar el IVA, si aplica; si el mismo aplica y el proponente no lo discrimina, la Universidad asumir que dicho valor incluye este concepto. Dicho puntaje se determinar con la siguiente frmula: PEi = ( 20 x Pmin ) / Pi, donde: Pi: Precio propuesto por el oferente i. Pmin: Valor del menor de precio (mnimo de los Pi) dentro del rango de ofertas. PEi: Puntaje total Evaluacin Econmica oferta i. Para la evaluacin de la oferta econmica se efectuar el siguiente procedimiento: La Universidad efectuar la revisin y correccin aritmtica de las ofertas econmicas, durante la cual de ser necesario, se efectuarn los respectivos ajustes. La Universidad efectuar como correcciones aritmticas las originadas por todas las operaciones aritmticas a que haya lugar en el formulario, en particular las siguientes: La multiplicacin entre columnas. Las sumatorias parciales. La totalizacin de sumatorias. La liquidacin del valor del IVA. La suma del costo total de la oferta. El ajuste al peso. Realizada la correccin aritmtica y verificada los requisitos anteriores, se asignarn una calificacin de hasta 20 puntos de acuerdo con el procedimiento antes anotado. 5.6 Criterios de desempate
En caso de presentarse empate en la calificacin total entre varias propuestas, la Universidad seleccionar la mejor propuesta teniendo en cuenta los siguientes criterios en su orden: 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 En caso que se llegue a presentar un empate en el puntaje obtenido por las ofertas, se preferir la que obtenga el mayor puntaje en el factor tcnico. En caso de persistir el empate, se preferir la que obtenga el mayor puntaje en el factor econmico. En caso de persistir el empate, se preferir la que obtenga el mayor puntaje en el factor soporte-proveedor. En caso de persistir el empate, se realizara un sorteo con balota para seleccionar la oferta ganadora.
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6. MODALIDAD DE ADJUDICACIN La Universidad de Antioquia le dar validez a este proceso de seleccin y podr adjudicar esta negociacin de forma completa, independientemente del nmero de oferentes que participen en l, o del nmero de ellas que cumplan los requisitos exigidos, siempre y cuando favorezca los intereses de la Universidad. Se define un puntaje mnimo de adjudicacin de 70 puntos. En caso de que ninguno de los proponentes alcance esta condicin, no se realizara adjudicacin.
7. PRESENTACIN Y PREPARACIN DE LA PROPUESTA 7.1 Las propuestas deben presentarse personalmente, utilizando el modelo de carta de presentacin que se adjunta al presente pliego en el Anexo No. 1, escritas en computador, en idioma espaol, salvo los trminos tcnicos que usualmente se utilicen en ingls. Cada ejemplar en sobre cerrado y debidamente marcado con la razn social del proponente, su NIT, direccin, nmero de fax, e-mail y telfono, para efectos de recibir notificacin y envo de correspondencia. El proponente entregar obligatoriamente su propuesta totalmente numerada e indizada en original y dos copias, la cual incluir los tems solicitados. El proponente entregar obligatoriamente una copia de las respuestas a cada una de las condiciones del pliego, as como el Anexo No. 2 - Propuesta econmica en formato digital, con el fin de facilitar a la Universidad el anlisis y evaluacin de la misma. Es claro que la propuesta a considerar como documento oficial es el original impreso entregado en la ventanilla nica. Las respuestas a cada una de las condiciones obligatorias y deseables de este pliego de condiciones se desarrollarn estrictamente punto por punto, siguiendo la misma numeracin de este documento. Por lo tanto, no se aceptarn declaraciones generales sobre el cumplimiento o aceptacin de las condiciones de estas especificaciones, ni respuestas en un formato diferente al aqu solicitado. Por favor sea muy preciso en sus respuestas y no incluya en ellas datos que no se le estn solicitando, ni anexe documentos o folletos distintos a los catlogos de tipo tcnico, o los que explcitamente se hayan solicitado. Las caractersticas de los elementos fsicos y lgicos requeridos por la Universidad, se describen bajo tres connotaciones que deben ser tenidas en cuenta por el proveedor al elaborar su propuesta. Estas connotaciones son:
7.2
7.3
7.4
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7.4.1
Condiciones Obligatorias Son especificaciones mnimas que forzosamente deben satisfacerse para que la Universidad entre a considerar una propuesta. La Universidad no aceptar respuestas que vayan en detrimento de las condiciones que aqu se solicitan. De no cumplirse, la propuesta se considerar NO VALIDA para su evaluacin. Condiciones Deseables Son especificaciones que de cumplirlas el proponente, se le asignar un puntaje determinado. Informacin a suministrar Son datos que obligatoriamente debe suministrar el proponente en forma explcita y precisa, y que la Universidad necesita para el proceso de evaluacin y calificacin de cada propuesta. Las respuestas a cada uno de los numerales del presente pliego de condiciones, debern ser respondidas indicando para cada caso lo asociado con el tipo de condicin (Entendimiento, Aceptacin o Cumplimiento). En caso de no responder de esta manera alguno de los numerales, se asumir que la respuesta del numeral es NO CUMPLO y la propuesta podr ser descartada en el caso de las condiciones obligatorias. Las forma de responder se explica a continuacin:
Condiciones Entendimiento Cada uno de los numerales del pliego que deben ser respondidos. Se indica que el requerimiento solicitado es ENTENDIDO en su totalidad. SI NO Se indica que el requerimiento solicitado es ACEPTADO conforme a la propuesta. SI NO Se indica si el requerimiento es CUMPLIDO por el proponente as: CUMPLO NO CUMPLO Tabla 6. Descripcin columnas archivo de Respuestas
7.4.2
7.4.3
7.5
Aceptacin
Cumplimiento
7.6
Cuando en las condiciones e informaciones requeridas se hace alusin a una unidad de medida especfica, la respuesta debe expresarse con esa misma unidad de medida, de lo contrario la respuesta se da por descartada. La cotizacin o propuesta econmica, es necesario que venga desagregada, especificando el costo unitario y el costo total de cada componente que integra el servicio Queda entendido que el presente pliego de condiciones forma parte integral del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicacin.
Pg. 23 de 72
7.7
7.8
8. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial que la Universidad tiene estipulado para este proyecto es de: $2.800.000.000 Dos mil ochocientos millones de pesos incluidos todos los impuestos.
9. PROPUESTA ECONMICA El proponente debe realizar su propuesta incluyendo la totalidad de costos directos e indirectos en los cuales incurre para la prestacin del servicio objeto de la invitacin, discriminando el IVA, los valores agregados ofrecidos, la forma de pago que se propone, los descuentos comerciales y financieros ofrecidos teniendo en cuenta que la Universidad de Antioquia es una entidad pblica de Educacin Superior. En la propuesta se debe especificar detalladamente la forma de pago exigida por el proponente para el suministro, instalacin y ejecucin completa del proyecto. Mencionar adems, plazos, monto y fechas de pago. En la propuesta se debe indicar, las condiciones de la garanta que el proponente ofrece del servicio. La propuesta econmica se debe presentar utilizando el Anexo No. 2.
10. FECHAS DE APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO 10.1 La Universidad de Antioquia abre este proceso de invitacin pblica a las 08:00 horas del da 16 de enero de 2014 y mediante l, invita a presentar propuestas a personas jurdicas nacionales o que representen en Colombia a sociedades extranjeras. En este proyecto no se permite la participacin de consorcios o uniones temporales. Para la elaboracin de su propuesta, cada proponente deber "descargar" este pliego de condiciones desde el Portal de la Universidad (www.udea.edu.co), enlace contratacin y convocatorias. Las propuestas debidamente selladas y marcadas, debern ser entregadas personalmente por el proponente o su representante, en la siguiente direccin: Universidad de Antioquia Ventanilla nica de Gestin de Correspondencia Medelln, Calle 70 N 52-21 10.4 El cierre para la recepcin de propuestas se llevar a cabo en la direccin anteriormente citada, nicamente entre las 11:00 y las 11:30 horas del 14 de febrero de 2014 quedando constancia pblica por escrito de las propuestas recibidas.
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10.2
10.3
10.5
El plazo para presentar las propuestas podr ampliarse o prorrogarse por decisin unilateral de la Universidad. Si esto llegase a ocurrir, el nuevo plazo ser informado por Gestin Informtica a travs de una adenda que se publicar en el mismo Portal de la Universidad (www.udea.edu.co), enlace contratacin y convocatorias; por lo tanto, cada proponente ser responsable de monitorear durante el tiempo anterior al cierre, si la Universidad ha publicado adendas en el Portal.
10.6
FASES
Cronograma del proceso de invitacin pblica

FECHA LMITE 16 de enero de 2014 31 de enero de 2014 7 de febrero de 2014 14 de febrero de 2014
Invitacin a cotizar a travs la pgina Web del portal nico de contratacin Recepcin de solicitudes de aclaracin Respuesta/Aclaraciones a las observaciones de los proponentes hechas al pliego de condiciones Cierre de recepcin de propuestas
Tabla 7. Actividades del proceso de invitacin
11. OBLIGACIN DEL PROPONENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES 11.1 Los proponentes estn en la obligacin de informar a la Universidad cualquier error u omisin que encuentre en este pliego de condiciones, y estn en el derecho de pedir las aclaraciones pertinentes. Si en el desarrollo del contrato se encuentra que no se incluy un elemento o servicio indispensable para la ejecucin y buen funcionamiento del sistema, el Contratista deber suministrarlo, sin costo adicional para la Universidad. El hecho de que la Universidad no observe errores u omisiones en sus documentos, no libera al Contratista de su obligacin de dar cumplimiento al contrato y de realizar satisfactoriamente los trabajos en las fechas estipuladas.
11.2
11.3
12. ACLARACIONES 12.1 Slo se recibirn solicitudes de aclaracin relacionadas con el presente pliego de condiciones, en forma escrita, hasta las 12:00 m del 31 de Enero de 2014 Las consultas debern enviarse por correo electrnico, con anterioridad al cumplimiento del plazo estipulado, a la direccin de correo gestioninformatica@udea.edu.co.
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12.2
Las respuestas a las solicitudes de aclaracin, sern comunicadas por el mismo medio, a ms tardar, tres das hbiles antes de la fecha de cierre para la presentacin de propuestas. Una vez cumplido el plazo (fecha y hora) para solicitar aclaraciones, no se dar curso a ninguna aclaracin a este pliego de condiciones.
12.3
13. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA La propuesta debe incluir en cada ejemplar los documentos que a continuacin se relacionan, los cuales debern ser presentados en el mismo orden en que se encuentran enumerados: 13.1 Carta de presentacin de la oferta, suscrita por el Representante Legal de la Compaa, utilizando el modelo de carta de presentacin que se adjunta al presente pliego de condiciones en el Anexo No. 1 Certificado de existencia y representacin legal, expedido por la Cmara de Comercio de su domicilio; la fecha de expedicin de dicho certificado debe estar entre los dos meses que anteceden a la fecha de cierre para la recepcin de las propuestas. Las empresas extranjeras, debern anexar certificado de existencia y representacin legal expedido por las autoridades competentes del respectivo pas; la fecha de expedicin de este certificado debe estar entre los dos meses que anteceden a la fecha de cierre para la recepcin de las propuestas; documentos autenticados o debidamente apostillados segn corresponda en el pas de origen del proponente, para que tengan validez en Colombia (consultar requisitos en http://www.cancilleria.gov.co/servicios/exterior/apostilla/legalization). Deber anexar adems, el documento de nombramiento de su representante en Colombia para esta negociacin. 13.4 Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio de su domicilio, con fecha de expedicin no mayor a un mes a la fecha de cierre para la presentacin de propuestas, en el que se indique que el proponente se encuentra clasificado en las especialidades y grupos, exigidos en la invitacin. La inscripcin en el Registro debe ser anterior a la fecha de apertura de esta invitacin. Relacin con el fabricante del Software. El proponente debe contar con los derechos necesarios de representacin para vender e implementar la solucin ofertada, ya sea porque es la propia fbrica del software o porque es un canal autorizado por el fabricante para tal fin. Para tal efecto el proponente debe indicar el tipo de relacin, con los soportes respectivos. Poder del proponente o quien lo represente para los diferentes trmites relacionados con la negociacin, en caso de no hacerlo directamente su Representante Legal.
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13.2
13.3
13.5
13.6
13.7
Cuando el valor de la propuesta supere las facultades del Representante Legal, se debe adjuntar la certificacin en la que conste que est autorizado por la Junta Directiva u organismo competente para representarla y contratar como mnimo por el valor de la oferta. Constancia de no aparecer en el Boletn de Responsables Fiscales de la Contralora General de la Repblica, expedido por la Unidad de Acciones Fiscales de conformidad con el artculo 60 de la Ley 610 de 2000 (Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de las Contraloras). La fecha de expedicin de dicha constancia debe estar entre los dos meses que anteceden a la fecha de cierre para la recepcin de las propuestas. Consultar e imprimir el certificado directamente de http://186.116.129.20/siborinternet/index.asp. Certificacin expedida por el Revisor Fiscal o por el Representante Legal, donde acredite el pago de los aportes de los empleados del proponente y de los subcontratistas que utiliza para la ejecucin de las obras, a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje durante un lapso no inferior a seis (6) meses anteriores a la apertura de este proceso. Salvo de aquellos correspondientes a los empleados respecto de los cuales est exonerado del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, segn lo establecido por el Art. 8 del Decreto 862 del 26 de abril de 2013.
13.8
13.9
13.10 Pliza de seriedad de la oferta: por el diez por ciento (10%) del valor total de la propuesta principal y una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de cierre de presentacin de las propuestas. 13.11 Formato Certificacin Comercial (Anexo No. 3), para cada uno de los contratos de implementacin de soluciones SAP similares en alcance funcional, tcnico y de servicios a los aqu requeridos, cuya cuanta sea mayor o igual a quinientos mil dlares (USD 500.000), en un solo contrato, o haber sido ejecutado para un cliente que tuviese quinientos (500) o ms empleados al momento de finalizar la ejecucin del contrato. Este formato debe ser diligenciado por las empresas contratantes o en su defecto, podr presentarse un formato propio de stas que contenga toda la informacin solicitada por la Universidad. Los documentos deben ser diligenciados en papelera de la empresa contratante, estar suscritos por el interventor del contrato o por el representante legal de la empresa contratante. Los certificados que estn incompletos o cuya informacin no sea clara, no sern tenidos en cuenta. 14. RETIRO DE LAS PROPUESTAS Despus de entregada la propuesta a la Universidad, no se permitir el retiro total o parcial de los documentos que la componen; stas sern devueltas a solicitud del interesado, a los tres meses siguientes a la fecha de adjudicacin del contrato, excepto la del proponente favorecido.
15. GARANTA NICA El proponente a quien se adjudique el contrato de esta negociacin, se obliga a constituir a favor de la Universidad de Antioquia, garanta nica que ampare:
15.1
El cumplimiento del contrato: por el 15% del valor del mismo, con una vigencia igual a la duracin del contrato, ms dos meses. La calidad y correcto funcionamiento: por el 50% del valor total del contrato y una vigencia de cinco aos. Este plazo se cuenta a partir de la recepcin del objeto contractual a satisfaccin por parte de la Universidad. Amparo de salarios y prestaciones sociales: por el 5% del valor del contrato y una vigencia igual a la duracin del contrato, ms tres aos. Amparo de anticipo: por el 100% del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo y una vigencia igual a la duracin del contrato, ms dos meses.
15.2
15.3
15.4
16. EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS 16.1 Las reuniones de evaluacin tcnica y de negociacin se celebrarn en la sede principal de la Universidad de Antioquia en la ciudad de Medelln. Durante el estudio de las propuestas no se permitir injerencia alguna de los proponentes. Cualquier proponente que trate de incidir, influenciar o informarse individualmente sobre el anlisis de las ofertas, ser descalificado y su oferta no se tendr en cuenta.
16.2
17. PLAZO DE ADJUDICACIN La Universidad de Antioquia adjudicar el contrato referente a esta negociacin, dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de cierre para la recepcin de las ofertas, incluidas las prrrogas si las hubiere.
18. DECLARACIN DE DESIERTO EL PROCESO La Universidad de Antioquia podr declarar desierta esta negociacin, cuando existan motivos que impidan la escogencia del contratista, o por fuerza mayor o graves inconvenientes que impidan a la Universidad cumplir la obligacin contractual futura; la anterior circunstancia no dar derecho a los proponentes para solicitar indemnizacin.
19. RECHAZO Y ELIMINACIN DE LAS PROPUESTAS 19.1 19.2 19.3 19.4 Cuando sea extempornea. Cuando el proponente no cumpla con los requisitos para participar en la contratacin establecidos en el presente Pliego de Condiciones (numeral 5.1) Cuando el proponente presente o participe en ms de una propuesta correspondiente al mismo proceso de invitacin pblica. Cuando el proponente ejecute cualquier accin tendiente a impedir la libre participacin de otros proponentes, o a impedir el ejercicio de sus derechos o de la Universidad o cuando se conozca la existencia de colusin con otros proponentes. Cuando se descubran hechos o acuerdos previos realizados por el proponente tendientes a atentar contra las prerrogativas y derechos de la Universidad o de otros proponentes.
19.5
20. INTERVENTORA La interventora del contrato que se derive de la presente negociacin ser realizada por la Lnea Decisional de Gestin Informtica adscrita a la Direccin de Desarrollo Institucional de la Universidad de Antioquia.
21. ESPECIFICACIONES TCNICAS PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP - ERP 21.1 Descripcin de la Solucin Se tiene como objetivo la Implementacin de una solucin tecnolgica tipo ERP (Enterprise Resource Planning) de SAP que permita la administracin integral y centralizada todos los procesos financieros, de adquisicin de bienes y servicios y gestin de activos fijos bajo el modelo de gestin por procesos en la Universidad de Antioquia. 21.2 Caractersticas funcionales requeridas Se refiere al alcance funcional con relacin a los procesos de gestin que realizan las funciones de Costos, Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Facturacin, Compras e Inventarios incluyendo las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos . 21.3 Otros Componentes de la Arquitectura para la implementacin del ERP Descripcin de los componentes de la Arquitectura Tecnolgica de la Universidad de Antioquia que debern tenerse en cuenta en la implementacin pero que no hacen parte de la solucin a contratar:
Red digital. La Universidad de Antioquia est en proceso de actualizar su infraestructura de telecomunicaciones para voz y datos sobre IP. Plataforma de correo electrnico. La solucin acogida por la Universidad de Antioquia es Google Apps. Plataforma portal. La Universidad de Antioquia cuenta actualmente Web Logic 10.3.4 de Oracle, y tiene como proyecto realizar la migracin durante el primer semestre de 2014. Plataforma de Servidores y almacenamiento, y equipos de usuario final. En este pliego no se han incluido los servidores que requiere la solucin, y debern ser dimensionados por el proponente para que la Universidad de Antioquia provea las capacidades requeridas.
21.4 Procesos que Soporta Uno de los principales componentes del modelo de gestin integral planteado en el Plan de Desarrollo Institucional 2006- 2016, est asociado con la adopcin de un modelo de gestin por procesos, denominado Mapa Orgnico de Procesos (MOP)1 el cual busca integrar, a partir de una gestin cultural, operacional y de gobernabilidad, las capacidades de recursos, la estructura y las operaciones de la Universidad hacia el logro de su estrategia institucional2 y el cumplimiento de sus macrofunciones misionales de docencia, investigacin y extensin. El Mapa Orgnico de Procesos (MOP) es una representacin de la forma cmo se gestiona, interactan y cooperan los procesos organizacionales, para orientar sus esfuerzos en el logro de resultados que beneficien a sus usuarios, tanto internos como externos. Los procesos en cuestin, se denominan macroprocesos y se dividen en macroprocesos operacionales o misionales (responsables del despliegue y logro de la misin universitaria; son ellos: Macroproceso de Gestin de Relaciones, Macroproceso de Gestin del Ciclo de Vida Acadmica, Macroproceso de Cultura y Bienestar, Macroproceso de Investigacin, Desarrollo e Innovacin) y macroprocesos habilitadores (responsables del desarrollo de capacidades de recursos para el adecuado despliegue de los macroprocesos operacionales; son ellos: Macroproceso de Desarrollo Institucional, Macroproceso de Gestin del Financiamiento y Macroproceso de Gestin Logstica y de Infraestructura).
1 Aprobado por Acuerdo Superior 354 del 29 de abril de 2008 2 Universidad investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y el pas. PDI 2006-2016 IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP- ERP Enero 2014 Pg. 30 de 72
El alcance del presente proyecto es buscar una solucin informtica, que supla los requerimientos de un ERP integrado que realice toda la gestin financiera asociada a los macroprocesos habilitadores de: Gestin del Financiamiento Gestin de Logstica e Infraestructura* De este macroproceso no se tendr un alcance completo para la primera fase de implementacin. El alcance se encuentra delimitado para incluir los procesos de Adquisicin de Bienes y Servicios y Administracin de Bienes.
El Macroproceso de Desarrollo Institucional, aporta desde su misin con la generacin y aplicacin de las capacidades completas e integrales para que la Universidad responda a sus retos misionales, en este caso con la participacin de la Lnea Decisional de Gestin Informtica que tiene a cargo la direccin del proyecto e implementacin del sistema de informacin.
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MAPA ORGNICO DE PROCESOS MOP
http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/a.InformacionInstitucional/f.InformacionOrganizacional /transformacionOrganizacional/mapaOrganicoProcesos Figura 2. Mapa Orgnico de Procesos MOP- de la Universidad de Antioquia
A continuacin se enuncian los procesos que intervienen en el proyecto de implementacin y especficamente de los temas asociados a la gestin financiera que se deben incluir dentro de la solucin.
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MACROPROCESOS QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO DE IMPLEMENTACIN *Lneas Decisionales que requieren el sistema de informacin integrado
Figura 3. Detalle de los macroprocesos y lneas decisionales impactadas por el ERP
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21.4.1 Macroproceso: Gestin del Financiamiento MP GF Para comprender el enfoque del modelo financiero en el cual se desempear el macroproceso de Gestin del Financiamiento es necesario tener como referente la concepcin de los aspectos financieros en la actualidad de la Universidad, plasmados a partir del Estatuto Financiero. Se ha identificado como el proceso con mayor prioridad para la implementacin dado que es el que agrupa los componentes del proceso financiero que requieren de una mayor integracin para su eficiente funcionamiento.
Figura 4. Enfoque del modelo financiero asociado con el Macroproceso Gestin del Financiamiento
El modelo financiero comienza con una lectura de derecha a izquierda, estableciendo en primer lugar el entorno socioeconmico y poltico y en segundo lugar el entorno universitario. Se identifica las fuentes de financiacin y el destino de las mismas. De manera general el modelo contiene los siguientes aspectos: a) La Financiacin Universitaria Entorno Socio econmico y poltico Entorno Universitario Estrategias para la financiacin b) Macroproceso Gestin del Financiamiento c) Distribucin de los recursos d) Gestiones del Macroproceso (Recuadros) e) Relaciones con el entorno f) Gobernabilidad sobre el recurso financiero
21.4.1.1 Misin Mejorar la sostenibilidad financiera de la Universidad mediante la gestin de informacin, de la administracin de recursos, de los riesgos y del portafolio institucional de inversiones, con la generacin de capacidades financieras y polticas para la gobernabilidad del recurso, dirigidos a los procesos e instancias universitarias, al Estado y la sociedad. 21.4.1.2 Estructura interna del macroproceso Los macroprocesos contienen una estructura interna encargada de llevar a cabo las responsabilidades del mismo, esta estructura se compone de procesos, considerados de segundo nivel dentro de la arquitectura de procesos, con un nfasis en la focalizacin al usuario y denominados lneas decisionales. El Macroproceso de Gestin del Financiamiento (MP GF) integra un conjunto de procesos responsables de desarrollar la planificacin financiera, ejecucin de las operaciones financieras, registro y presentacin de resultados financieros y no financieros de la Institucin. El valor agregado que genera el macroproceso radica en la capacidad de incrementar la sensibilidad y confianza en los actores universitarios para dar respuesta en trminos tcnico-financieros del desempeo institucional, no slo para los activos financieros sino con alcance a los activos no financieros y a la responsabilidad social y ambiental.
Figura 5. Estructura interna del Macroproceso Gestin del Financiamiento
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21.4.1.3 Descripcin de sus componentes Segn el Mapa Orgnico de Procesos las actividades de gestin se agrupan en Unidades Bsicas de Manejo UBM que se relacionan en el siguiente cuadro con su respectiva definicin.
Lnea Decisional
Viabilizacin Financiera
Unidad Bsica - UBM
Definicin de la UBM
Programacin y cierre del Consiste en programar el proyecto de presupuesto, las fechas ciclo financiero de cumplimiento de las obligaciones tributarias y el flujo de caja; as como, elaborar los cierres financieros, teniendo en cuenta Habilitar al usuario recursos las normas, mtodos e instrumentos, que permitan su y soluciones que optimicen desarrollo en una vigencia dada. los flujos financieros, la Consiste en seleccionar y contratar al Agente para la identificacin de Administracin delegada de recursos, realizar seguimiento al requerimientos y oportunidades de aplicacin Colocacin de recursos en el objeto y ejecucin del contrato, analizar los resultados entregados por el Agente y presentar informes de seguimiento. de los mismos, para viabilizar sistema financiero Adems de la colocacin en el sistema financiero de los y analizar estratgica, tctica excedentes de Tesorera y las disponibilidades de los contratos y operativamente la gestin cuando as se requiera. universitaria, a travs de Identificar las fuentes de financiacin de la Universidad que talento humano cualificado y provienen de entidades pblicas y privadas, a nivel nacional e sistemas de gestin Gestin de recursos de internacional; gestionar la consecucin de los recursos ante integrados financiacin ellas y evaluar su aplicacin y resultados. Fortalecer y disear las herramientas para la aplicacin de las polticas de costeo, habilitar a los diferentes macroprocesos en el uso de dichas herramientas, realizar seguimiento, recopilacin de informacin y actualizacin permanente del modelo, generar reportes y analizar informacin arrojada. Identificacin de las partidas conciliatorias, entre saldos contables de los libros auxiliares de bancos y extractos de las cuentas de las entidades financieras, a travs de recopilacin de informacin, comparacin, anlisis, seguimiento, control para proponer ajustes pertinentes.
Gestin de costos
Conciliacin Bancaria
Consiste en la recepcin de los fondos, la facturacin y la validacin del recurso de acuerdo con el portafolio de servicios y productos institucional e implementacin de estrategias para Gestin de Ingresos y cartera la recuperacin y el saneamiento de la cartera. Generacin y anlisis de informacin para apoyar la toma de decisiones y realimentar el proceso. Viabilizar los recursos financieros necesarios para realizar las erogaciones que se requieren para atender la operacin Institucional; planificar y analizar las cuentas por pagar; ejecutar los pagos y desembolsos por recursos econmicos; y, tramitar las transferencias intrauniversitarias
Gestin de egresos
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Lnea Decisional
Gestin de Activos
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Definicin de la UBM
Diagnstico y anlisis Diagnstico y anlisis prospectivo de activos en financiero de activos proceso de donacin y/o dacin en pago de terceros a la Institucin; y anlisis de factibilidad en contratos Gestionar los activos tangibles e de leasing. intangibles de la Institucin, la valoracin socio-econmica del Administracin Financiera de Consiste en reconocer e identificar los componentes capital estructural generado, de Activos Tangibles constitutivos de los activos tangibles de la acuerdo a la planeacin financiera y universidad junto con su clasificacin, valoracin y consideracin del riesgo, en forma registro financiero. consistente con la estrategia Gestin financiera de activos Consiste en reconocer, identificar, valorar, institucional, con nfasis en los intangibles actualizar, amortizar y dar de baja los activos siguientes activos: sistemas de intangibles durante su ciclo de vida financiero . informacin de gestin de activos, metodologas de valoracin de Gestin y prestacin de Consiste en la prestacin de servicios de seguros activos de conocimiento y servicios de seguros mediante la identificacin, caracterizacin y metodologas de valoracin de cuantificacin de personas, bienes tangibles e activos de informacin intangibles susceptibles de asegurar, teniendo en cuenta procesos de licitacin, economa de escala y mantenimiento de las plizas con inclusiones, exclusiones y siniestralidad a las que haya lugar. Diseo, actualizacin y clculo de indicadores financieros, pasando por el anlisis de sus resultados y otras variables del entorno, para la elaboracin de recomendaciones y conclusiones pertinentes para la toma de decisiones institucionales. Identificacin, elaboracin, consolidacin, anlisis, presentacin y actualizacin de informes financieros institucionales a: los entes reguladores, DIAN, organismos de control, a la comunidad ( rendicin de cuentas ) a los directivos (informes gerenciales ) y sobre pedidos especficos. Incluye el diseo y evaluacin de metodologas, que permitan la estandarizacin de la informacin. Conciliacin y consolidacin de la informacin financiera generada por las diferentes fuentes y proponer ajustes para el mejoramiento de la calidad, con el fin de garantizar una informacin confiable, precisa y fidedigna Planeacin Financiera para el logro de los objetivos estratgicos de la Universidad de Antioquia. Planeacin Financiera Operativa de la Universidad de Antioquia.
Evaluacin de resultados financieros basada en Gestionar en el proceso informacin indicadores contable, tributaria y consolidada de la Universidad, para la identificacin de los requerimientos financieros y de Presentacin de informes las oportunidades de aplicacin de financieros recursos generados por la institucin y aportados por el Estado, mediante el anlisis de resultados financieros y la valoracin socio-econmica del capital estructural generado, con nfasis en los siguientes activos: sistemas integrados de informacin Validacin de la informacin financiera, sistemas integrados de financiera indicadores financieros y no financieros y sistemas especializados para evaluacin social y ambiental
Gestin de resultados integrales
Gestin de polticas financieras y Planeacin Financiera de riesgo:

Definir polticas financieras para la gestin y asignacin de recursos que sustenten la economa institucional, tomando como referente el anlisis de resultados financieros, la valuacin socio-econmica y la gestin de riesgos de la Universidad; mediante sistemas y herramientas de prospectiva financiera y simulacin de escenarios.
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21.4.1.4 Caractersticas funcionales requeridas Se refiere al alcance funcional con relacin a los procesos de gestin que realizan las funciones de Costos, Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Facturacin, Compras e Inventarios incluyendo las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos. La Institucin requiere dar cumplimiento a las normas internacionales referentes a la gestin financiera. Con relacin a los diferentes asuntos de trabajo que debe atender cada lnea decisional a travs del ciclo de proceso, se debe dar respuesta al siguiente alcance: 21.4.1.4.1 Lnea Decisional: Viabilizacin Financiera Programacin y cierre del ciclo financiero Colocacin de recursos en el sistema financiero Gestin de recursos de financiacin Gestin de costos Conciliacin Bancaria Gestin de Ingresos y cartera Gestin de egresos
21.4.1.4.2 Lnea Decisional: Gestin de Activos Diagnstico y anlisis financiero de activos Administracin Financiera de Activos Tangibles Gestin financiera de activos intangibles Gestin y prestacin de servicios de seguros
21.4.1.4.3 Lnea Decisional: Gestin de Resultados Integrales Evaluacin de resultados financieros basada en indicadores Presentacin de informes financieros Validacin de la informacin financiera
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21.4.2 Macroproceso: Gestin Logstica y de Infraestructura MP GLI El Macroproceso de Gestin Logstica y de Infraestructura (MP GLI) es el responsable de facilitar la disponibilidad programada y adecuada de los servicios logsticos y de recursos tangibles, equipos, bienes y espacios, entre otros, necesarios para el desarrollo de las actividades universitarias, en trminos de conformidad, tiempo, lugar, cantidad y condiciones de entrega. Tomando como referente los 4 tipos de logstica (logstica inversa, de distribucin, de produccin y de abastecimiento), la logstica Universitaria se enmarca en una logstica de abastecimiento; entendida sta como la responsable de proveer a la organizacin todos los recursos necesarios para su funcionamiento. Su valor agregado se fundamenta en abastecer la operacin universitaria en trminos de conformidad, tiempo (oportunidad), cantidad requerida o nivel, condiciones de entrega, costo ptimo y efectividad para el usuario final. Dada la naturaleza de este macroproceso de gran impacto en la Universidad, es importante resaltar que, en el ejercicio de definicin de alcance a la luz de los procesos que podran ser incluidos en un Sistema de Informacin Integrado, para la implementacin inicial que se est planteando en el marco de este proyecto, se incluirn los temas relacionados con: Adquisicin de Bienes y Servicios y Administracin de Bienes
Figura 6. Enfoque del modelo financiero asociado con el Macroproceso Gestin Logstica y de Infraestructura
21.4.2.1 Misin Desarrollo continuo de la inteligencia logstica para la gestin de los recursos, servicios y la infraestructura necesarios en la operacin de la Universidad; a partir del direccionamiento, el manejo integral de la informacin, la generacin de polticas para la gobernabilidad del recurso y el desarrollo de capacidades logsticas con valor agregado. 21.4.2.2 Estructura interna del macroproceso El macroproceso de Gestin Logstica y de Infraestructura est compuesto por cuatro lneas decisionales (procesos) desplegadas a lo largo de las fases o dominios.
Figura 7. Estructura interna del Macroproceso Gestin Logstica y de Infraestructura
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21.4.2.3 Descripcin de sus componentes Segn el Mapa Orgnico de Procesos las actividades de gestin se agrupan en Unidades Bsicas de Manejo UBM que se relacionan en el siguiente cuadro con su respectiva definicin. Ac se relacionan slo aquellas que se consideran estn incluidas en esta definicin inicial de alcance. Lnea Decisional
Gestin de soluciones logsticas y de Infraestructura Gestionar y transferir recursos, soluciones logsticas y de infraestructura, a travs del anlisis dinmico de las necesidades de las operaciones institucionales y la permanente realimentacin con los usuarios, en trminos de calidad, pertinencia, oportunidad y racionalizacin de los recursos
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Identificacin, registro y asignacin de los bienes muebles, inmuebles y otros de la Universidad; gestin de Gestin de bienes novedades y control de los mismos, incluyendo bienes en Institucionales comodato y por convenios. Comprende tambin la evaluacin y mejoramiento del proceso y del servicio. Gestiona los trmites para la adquisicin y transferencia de bienes y servicios con base en las demandas de los procesos Institucionales y el plan de compras Institucional. Comprende anlisis del contexto para la adquisicin de bienes y servicios, planificacin de las Gestin para la adquisicin de compras, transferencia y entrega de bienes y servicios y bienes y servicios evaluacin integral del proceso.
Asesora y habilitacin de las personas encargadas de Gestin de Complementadores Orientacin de interventoras interventoras de contratos y convenios. logsticos de contratos y convenios * Gestionar las relaciones con Complementadores, proveedores y aliados estratgicos, derivadas de la suscripcin, seguimiento y evaluacin de contratos y convenios, orientados al cumplimiento de los objetivos de la Institucin. * Inicialmente, se identifica un impacto parcial. Gestin para la contratacin de Disponer, ordenar, dirigir y tramitar el proceso Complementadores y contractual. proveedores * Establecimiento de relaciones con entidades pblicas y privadas, generando beneficio mutuo para el fortalecimiento de las instituciones, basados en el cumplimiento de las normas que las rigen.
Gestin de convenios
Implementar sistemas de evaluacin de desempeo de complementadores y satisfaccin de usuario frente a los Evaluacin del desempeo de productos y servicios prestados por complementadores, los complementadores y de la mediante parmetros de medicin. satisfaccin de usuario
Gestin de la informacin de complementadores
Identificar y preseleccionar los complementadores y proveedores que cumplan los requisitos de contratacin de la institucin. Mantener la informacin actualizada del sistema de complementadores y proveedores.
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Lnea Decisional
Gestin Logstica desarrollo cientfico para el
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Definicin de la UBM
Gestionar y transferir recursos y soluciones logsticas especializadas, a partir del anlisis dinmico de los requerimientos para la experimentacin y el desarrollo cientfico de la Institucin, en trminos de calidad, pertinencia, oportunidad y racionalizacin de los recursos
Generacin de soluciones para la experimentacin y el Adquisicin de bienes y desarrollo cientfico, en torno a: el apoyo en estudios de soluciones logsticas para la mercados para compras, la adquisicin de bienes experimentacin y el (insumos y equipamiento), la contratacin de servicios desarrollo cientfico especializados y la gestin de informacin de compras. Recibo, almacenamiento transitorio y distribucin de reactivos qumicos y biolgicos comprados para la Distribucin de reactivos experimentacin y desarrollo cientfico, a partir de la requeridos para gestin de plataformas de distribucin, el control de experimentacin y el insumos y bienes en trnsito, el almacenamiento de desarrollo cientfico reactivos y la entrega al usuario.
21.4.2.4 Caractersticas funcionales requeridas Con relacin a los diferentes asuntos de trabajo que debe atender cada lnea decisional a travs del ciclo de proceso, se debe dar respuesta al siguiente alcance: 21.4.2.4.1 Lnea Decisional: Gestin de Soluciones Logsticas e Infraestructura Gestin de bienes Institucionales Gestin para la adquisicin de bienes y servicios 21.4.2.4.2 Lnea Decisional: Gestin de Complementadores Logsticos Orientacin de interventoras de contratos y convenios Gestin para la contratacin de complementadores y proveedores Gestin de convenios Evaluacin del desempeo de los complementadores y de la satisfaccin de usuario Gestin de la informacin de complementadores
21.4.2.4.3 Lnea Decisional: Gestin Logstica para el Desarrollo Cientfico Adquisicin de bienes y soluciones logsticas para la experimentacin y el desarrollo cientfico Distribucin de reactivos requeridos para experimentacin y el desarrollo cientfico
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21.5 Derechos de propiedad intelectual Si el proponente para completar la solucin requerida utiliza software de terceros, deber demostrar que para este proceso de contratacin cuenta con el respaldo del fabricante de dicho software, anexando en el formulario correspondiente un certificado expedido directamente por la casa matriz, la sucursal o subsidiara de sta en Colombia, en la que conste que el proponente est en capacidad de instalar, soportar, mantener y cumplir con la garanta que acompaa sus productos y adems que cuenta con su apoyo total , compromiso ste que se cumplir durante toda la ejecucin del contrato. Los desarrollos de software e interfaces que se realicen para dar respuesta a las necesidades de este proyecto de implementacin quedarn como propiedad de la Universidad.
21.6 Requisitos tcnicos mnimos de participacin Los proponentes, debern acreditar mediante los formularios diseados para dicho propsito, experiencia, capacidad y cumplimiento para prestar, el servicio de soporte, mantenimiento, actualizacin y capacitacin del software licenciado y la implantacin de la solucin propuesta. La Universidad de Antioquia aceptar como experiencia vlida del proponente, la correspondiente a su matriz, sus filiales, subsidiarias, sucursales, subordinadas de su matriz, y en general a personas jurdicas pertenecientes a la misma organizacin empresarial, cualquiera que sea el vnculo que las une (econmico, administrativo, etc.), siempre y cuando se acredite debidamente la correspondiente relacin. Las compaas subordinadas (filiales o subsidiarias) o controladas (o integrantes de un proponente) podrn acreditar el cumplimiento y capacidad aportando la experiencia de las sucursales, subordinadas y controladas de su matriz, nica y Exclusivamente si en su oferta se presenta un Acuerdo de Asistencia Tcnica suscrito entre la subordinada proponente, integrante proponente o subcontratista de ste y la sociedad matriz o sociedad(es) controladas. As en dicho acuerdo debe constar: La compaa matriz se compromete a asesorar tcnicamente a la sucursal, subordinada o controlada proponente (o integrante o subcontratista de un proponente). Estar actualmente vigente. Prever renovaciones automticas por perodos mnimos de un ao. La ausencia del Acuerdo de Asistencia Tcnica ser insubsanable y ste no podr ser aportado durante la etapa de evaluacin de las ofertas.
En ausencia del Acuerdo de Asistencia Tcnica, La Universidad de Antioquia se abstendr de tener en cuenta, para la acreditacin de la experiencia mnima y/o de la que ser objeto de asignacin de puntaje, la experiencia de las sucursales, subordinadas o controladas de la compaa matriz de la(s) sociedad(es) controlada(s) de la persona jurdica proponente (o integrante de un proponente, o subcontratista de un proponente).
Cuando se refiera a requerimientos mnimos legales, funcionales, tcnicos, experiencia, equipo de trabajo, implantacin y financieros que debe acreditar el proponente, se aceptar que los mismos sean acreditados, bien por el proponente o bien por uno cualquiera de sus integrantes o bien por alguno (s) de los subcontratistas, excepto en los casos que se haga expresa excepcin. Si un contrato que se pretende acreditar como experiencia fue realizado por un Consorcio, Unin Temporal o una sociedad de objeto nico en la que particip el proponente o su subcontratista, en todo caso, quien pretenda acreditar la experiencia con dicho contrato deber aportar documentos con los cuales acredite los dos siguientes aspectos: Que tuvo una participacin no inferior al veinte por ciento (20%) en el Consorcio, Unin Temporal o sociedad de objeto nico que ejecut el contrato que aporta para la experiencia Que sus responsabilidades en el Consorcio, Unin Temporal o sociedad de objeto nico hayan correspondido a las actividades que se exigen para efectos de la experiencia a acreditar. Si ni en la propuesta ni en los formatos aparece informacin que permita encontrar datos relevantes para verificar la experiencia mnima requerida, la propuesta se considerar no elegible. Si no es clara la informacin aportada en los formatos o en la propuesta que se relacione con aquel, o existe confusin en cuanto a la misma, La Universidad de Antioquia podr solicitar la aclaracin de la propuesta. Si el proponente no enva las aclaraciones solicitadas dentro del trmino concedido para ello, cinco (5) das hbiles luego de realizada la solicitud, la propuesta se considerar no elegible. Una misma documentacin podr ser presentada para acreditar diferentes requisitos mnimos, siempre y cuando cumpla con las exigencias descritas para cada uno de ellos. En el evento en que dos o ms proponentes relacionen una misma informacin y sta presente inconsistencias, se solicitar la aclaracin respectiva a los proponentes; slo se tendr en cuenta aquella que est demostrada. 21.6.1 Calidad del proponente Para los efectos previstos en este numeral, slo contarn las firmas que cumplan los siguientes requisitos y presenten los documentos que sustenten cada uno de las condiciones requeridas.
21.6.1.1 Relacin con el fabricante Certificado por el fabricante del software como canal autorizado para la prestacin del servicio.
21.6.1.2 Experiencia del proponente Cada una con al menos dos (2) proyectos implantados exitosamente con el alcance funcional, tcnico y de servicios contemplados para esta contratacin.
Para que sea tenido en cuenta, cada contrato a acreditar debe reunir las siguientes caractersticas:
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Deben haberse implantado exitosamente mnimo los mdulos de Contabilidad, y de Presupuesto Pblico. Haber tenido un valor igual o superior a quinientos mil (US$500.000) dlares o haber sido ejecutado para un cliente que tuviese quinientos (500) o ms empleados al momento de finalizar la ejecucin del contrato.
EL proponente debe acreditar la ejecucin de mnimo uno (1) contrato que haya conllevado la ejecucin de las actividades correspondientes a Gestin del Cambio en desarrollo de una implementacin como la solucin propuesta. El proponente deber cumplir la experiencia mnima exigida aqu demostrando la ejecucin de contratos celebrados y ejecutados por l. No se aceptarn, para efectos del cumplimiento de la experiencia mnima exigida en los dos apartes anteriores, contratos ejecutados por subcontratistas del proponente. 21.6.1.3 Nivel tcnico del equipo de consultores Que tengan, al menos, 10 profesionales certificados en la solucin propuesta, que acrediten la participacin al menos en dos proyectos de implantacin con las caractersticas del objeto de esta contratacin, y debidamente vinculados por contrato laboral. El proponente que resulte favorecido debe ejecutar el proyecto con personas con calidades iguales o superiores a las valoradas en la propuesta.
21.6.1.4 Equipo mnimo de trabajo El proponente es libre de establecer el nmero de personas a utilizar en el desarrollo de los trabajos de acuerdo con el enfoque de organizacin que d a los mismos, sin embargo, deber contar como mnimo con el siguiente Equipo de Trabajo: Cargo Director del Proyecto Gerente del Proyecto Consultor Senior Financiero FI Consultor Senior Logstico MM Consultor Senior en Presupuesto Pblico ISPS - FM Consultor Senior en Business Intelligence Consultor Senior ABAP Consultor Senior BASIS Lder de Gestin del Cambio Lder de Planeacin y Aseguramiento de Calidad Total integrantes equipo mnimo de trabajo No. de Personas 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 10
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El proponente deber presentar las hojas de vida de las personas propuestas para la ejecucin del contrato, y diligenciar los formularios diseados para este propsito, indicando el personal de direccin que ofrece, las diez (10) personas ofrecidas, debern ser profesionales certificados en el caso del conocimiento tcnico, con habilidad en el manejo de recursos humanos y tcnicos, con dominio del castellano y con los perfiles descritos. Si en la oferta se ofrece un nmero mayor de profesionales al requerido para el Equipo Mnimo de Trabajo para ejecutar actividades correspondientes a un mismo cargo, se evaluar nicamente uno de ellos. El proponente, en caso de resultar favorecido con la adjudicacin, durante la ejecucin del contrato deber mantener el personal integrante del equipo mnimo de trabajo de acuerdo con lo indicado en el Plan General de Ejecucin del Contrato incluido en la oferta; no podr sustituirlo sin justa causa y sin la autorizacin previa, expresa, y escrita de La Universidad de Antioquia, en cualquier circunstancia no podr retirarse del proyecto el consultor a sustituir sin haber ingresado su reemplazo. Para que se autorice la sustitucin, el candidato debe cumplir con los requisitos mnimos establecidos en este pliego para el cargo a desempear, y obtener un puntaje mayor o igual que el de la persona a sustituir. El personal integrante del equipo mnimo de trabajo deber cumplir con todos y cada uno de los requisitos y exigencias (experiencia, caractersticas, etc.) establecidas en este Pliego para cada uno de los cargos a desempear. Deber ofrecerse un profesional para cada cargo; un mismo profesional no podr ofrecerse para desempear ms de uno de los cargos del equipo mnimo de trabajo. Si un profesional se ofrece para desempear ms de un cargo del equipo mnimo de trabajo, La Universidad de Antioquia slo lo tendr en cuenta para un cargo. Si durante la ejecucin del contrato, La Universidad de Antioquia encuentra que uno o varios de los integrantes del equipo mnimo de trabajo no hablan fluidamente el castellano, La Universidad de Antioquia podr: a) solicitar la sustitucin de la persona por otra que cumpla con los requisitos mnimos que exige este Pliego para cada cargo a ejercer, y que obtenga, de ser evaluado con estas bases, un puntaje igual o superior al obtenido por el miembro del equipo mnimo de trabajo a sustituir; o b) exigir al contratista que asuma los costos de la contratacin y remuneracin de los intrpretes requeridos, con dedicacin tiempo completo, a razn de uno por cada persona del equipo mnimo de trabajo que no hable fluidamente el castellano. Lo anterior, sin perjuicio de que La Universidad de Antioquia imponga al contratista las sanciones a que haya lugar de acuerdo con la minuta del contrato. El proponente debe consignar la informacin sobre el cumplimiento de los Requisitos Mnimos de su equipo mnimo de trabajo en los formatos diseados para tal fin, presentados en el Anexo No. 4 Equipo de Trabajo A continuacin se expresan los Requisitos Mnimos que deben cumplir los integrantes del equipo mnimo de trabajo, segn su cargo o rol:
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21.6.1.4.1 Director del Proyecto Experiencia General: Mnimo cinco (5) aos en la ejecucin de una o varias de las actividades correspondientes a: a) Experiencia Gerencial. A la fecha de presentacin de la oferta, debe estar desempeando cargos pertenecientes a la Alta Direccin de la empresa proponente. Dado que este requisito debe ser acreditado por la persona jurdica proponente o por uno de los integrantes del mismo, se advierte que con la presentacin de la oferta se entiende que el proponente certifica, bajo la gravedad del juramento, que la persona que se propone para Director del Proyecto ocupa un cargo perteneciente a la Alta Direccin del proponente.8
21.6.1.4.2 Gerente del Proyecto Experiencia General: El proponente deber presentar la hoja de vida del Gerente del Proyecto certificado por el Project Management Institute (PMI), con una experiencia de mnimo cinco (5) aos y con al menos tres (3) certificados de empresas. Experiencia Especfica: Debi haberse desempeado, al menos en dos (2) implantaciones, como Gerente de la Implementacin de Software SAP ERP. La Experiencia Especfica como Gerente de la Implementacin de Software para ERP debi obtenerse participando en la ejecucin de proyectos cuyo objeto hayan sido la implementacin de un Sistema de Informacin Integrado Financiero Contable con el software ofrecido. 21.6.1.4.3 Lderes funcionales: Consultores Senior Las caractersticas descritas a continuacin aplican para cada uno de los consultores requeridos en el equipo mnimo de trabajo como lderes funcionales: - Consultor Senior Financiero FI - Consultor Senior Logstico MM - Consultor Senior en Presupuesto Pblico - Consultor Senior BASIS - Consultor Senior Business Intelligence I - Consultor Senior ABAP Experiencia Especfica: Debi haberse desempeado, al menos en dos (2) implantaciones como Lder de la Implementacin de los procesos a cargo soportados en el Software de ERP ofrecido.
21.6.1.4.4 Lder de Gestin del Cambio Experiencia General: mnimo cinco (5) aos de experiencia en la planeacin, diseo y realizacin de actividades de Gestin del Cambio.
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Experiencia Especfica: Debi haberse desempeado como Lder de las actividades de Gestin del Cambio, como mnimo en dos (2) implantaciones y/o proyectos de actualizacin. Deber acreditar formacin en temas relacionados con la Gestin del Cambio.
21.6.1.4.5 Lder de Aseguramiento de Calidad Experiencia Especfica: Debi haberse desempeado, al menos en dos(2) implantaciones, como Lder de Planeacin o de Control de Proyectos, y debe acreditar al menos una certificacin en calidad
21.6.1.5 Conformacin del equipo de trabajo El proponente debe contar con personal altamente calificado y debe especificar la dedicacin de cada uno de los miembros del equipo que incluy en el Anexo No 4. El proponente debe presentar el Organigrama propuesto para el proyecto considerando el nmero de personas adecuado en cada uno de los roles que se requiere en proyectos de este tipo. El oferente puede emplear la configuracin de roles que mejor le parezca, pueden presentar una o ms personas en cada rol, dependiendo del caso y debe presentar las funciones de cada uno de los roles planteados para la implementacin. 21.6.2 Requerimientos mnimos funcionales La solucin que se quiere contratar de acuerdo con el Objeto de la presente Invitacin a Cotizar, integrar las operaciones financieras de manera que se reflejen las transacciones en todos los sistemas y soportes con oportunidad en la disposicin de la informacin, unicidad y calidad en los datos y su procesamiento, de acuerdo con las especificaciones definidas para cada componente de la solucin. La solucin requerida debe ser parametrizable, de tal manera que pueda acondicionarse a las mltiples configuraciones funcionales que puedan ser necesitadas por los cambios en la normatividad vigente. Esta configuracin funcional se refiere a que el sistema debe permitir establecer el conjunto de transacciones que se deseen automatizar, el flujo de trabajo y las caractersticas de informacin y condiciones de este flujo.
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21.6.2.1 Sistema de Informacin Integrado financiero contable Caractersticas generales -
Ser una solucin integrada. Permitir instalar la aplicacin por mdulos. Permitir conectividad con otras aplicaciones y canales en lnea y tiempo real y con los estndares de conectividad del mercado local. Debe tener un alto grado de parametrizacin, que permita la configuracin de reglas de negocio en sus diferentes mdulos y que permita adaptarse en forma rpida y flexible a los continuos cambios, originados al interior de la institucin o por parte de los entes de control. Debe permitir parametrizar y configurar el sistema en forma centralizada. La solucin debe permitir la operacin 365 das del ao. Procesar las transacciones en lnea y en tiempo real. La solucin debe ser un sistema multimoneda que permita el registro de transacciones en monedas diferentes a la de curso legal colombiano, conservando el registro en la moneda de origen, y convirtiendo el valor de la transaccin a moneda nacional automticamente, utilizando la tasa de cambio correspondiente. La solucin ofrecida debe ser multicompaa. Debe estar en posibilidad de interactuar con otros sistemas de los entes de control, clientes o proveedores haciendo uso de interfases estndar abiertas. Debe tener la posibilidad de manejar firmas digitales para aquellas transacciones que requieran autorizacin electrnica. Debe proporcionar herramientas con estndares y arquitectura abierta, los cuales puedan ser fcilmente desplegados en Internet, portales o arquitectura Web. Debe proporcionar herramientas de carga de archivos para el caso de tener que efectuar cargas masivas de datos. Debe tener la capacidad para restablecer un nivel especificado de funcionamiento y recuperar datos afectados directamente en el caso de una falla. Debe tener la capacidad de proveer tiempos adecuados de respuesta y proceso. Debe proveer textos de ayuda en lnea. Debe estar en espaol, tanto sus pantallas y campos como las ayudas ofrecidas. La solucin deber ser un sistema multilibros totalmente integrado, conformado por un sistema contable, sistema de control presupuestal, cuentas por pagar, facturacin, cuentas por cobrar, compras y contratacin, activos fijos, tesorera e inventarios. Permitir definir un catlogo de partidas o cuentas presupuestales de ingresos y gastos de fcil mantenimiento independiente del catlogo contable y relacionable a este ltimo.
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Permite definir cada una de las unidades u rganos que componen la institucin asignando responsables de la gestin de los mismos. Los datos maestros son independientes del ejercicio y permiten un mantenimiento sencillo con base en los cambios de normatividad u organizacionales. El sistema permite establecer estructuras jerrquicas tanto en las unidades organizativas como en el catlogo de cuentas presupuestales de tal forma que permita agregar o consolidar la informacin presupuestal en los diferentes niveles. El sistema permite adicin de datos maestros dentro de las estructuras jerrquicas correspondientes a niveles no considerados inicialmente dentro de la definicin. El sistema debe impedir el cambio de la definicin de una partida presupuestal que cambie el sentido financiero de la misma. Poder anular pasos desde cualquier punto del proceso en forma selectiva cuando en ella involucra varios documentos, quedando histrico. Permitir el manejo de workflow para automatizar y controlar el flujo de informacin correspondiente a registro de novedades, movimientos, registro de tiempos, entre otros. Contar con un sistema parametrizable, que permita combinacin de tablas en la generacin de informes, clculos y archivos planos. Poder hacer clculos matemticos con redondeo opcional. El sistema solo debe permitir la eliminacin de datos maestros, siempre y cuando estos no contengan movimientos u operaciones financieras y en caso de que esto sea necesario por cambios de normatividad u organizativos, el sistema debe posibilitar el archivado de la informacin la cual deber ser posible consultar en el momento requerido. Todos los datos maestros debe estar sujetos a autorizacin individualizada de uso, manteniendo as niveles adecuados de seguridad en ellos. Debe de contar con las interfaces necesarias para interactuar con otros sistemas de informacin necesarios para la institucin y que queden por fuera de la implementacin pero que comparten informacin que afecta el ciclo de vida del recurso financiero. Debe proveer herramientas necesarias para el efectivo manejo y control del medio en el cual se desarrollan las aplicaciones, entre ellos, los parmetros de inicializacin y cargas de datos a las tablas del sistema que permitan el inicio de la operacin en forma satisfactoria. Debe proveer flujos de aprobaciones de acuerdo a las polticas que establezca el modelo de gestin institucional. Debe ser modular y con integracin natural entre todos los mdulos y las soluciones especficas de procesos relacionados que estn por fuera del alcance integrado. Debe ser una solucin de amplia cobertura con mdulos para un posterior crecimiento. Debe estar diseado para manejar mltiples niveles de acumulacin de informacin: institucin, unidades acadmicas, cdigo de facultad, unidades administrativas, regionales, centro de costo, proyecto, tercero, etc.
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Debe garantizar la evolucin del producto ofrecido, tanto en funcionalidad como en arquitectura.
Normatividad El Sistema de Informacin Contable Financiero a implementar debe garantizar el cumplimiento por parte de nuestra entidad de las siguientes disposiciones de tipo legal: El Plan General de la Contabilidad Pblica (incluye Resoluciones, Circulares Externas, Cartas Circulares, Instructivos y Procedimientos expedidos por la Contadura General de la Nacin de obligatorio cumplimiento para el ente pblico). Las disposiciones de la Contralora General de la Nacin que regulan la rendicin informes para las entidades pblicas. Debe ajustarse a toda la normatividad de orden nacional y territorial vigente. Debe estar adecuado a normas contables internacionales: NIC, NIIF, IFRS. Atender a la normatividad interna de la Universidad y permitir el control para garantizar el cumplimiento de las reglas. El Estatuto Financiero y sus resoluciones reglamentarias. La normatividad referente al Plan de Desarrollo. de
Reportes Disponer de reportes estadsticos en los diferentes mdulos. Reportes dinmicos pre-definidos para la gestin institucional por proceso involucrado. Los reportes deben poder generarse en cualquier momento, desde el instante en que se haya ingresado informacin. Debe permitir aplicar diferentes filtros a cada reporte que se pueda generar. Debe facilitar opciones de salida a impresora, exportar a otros programas en diferentes formatos (Excel, texto, PDF, etc.) o enviar por correo electrnico.
Seguridad Debe ofrecer distintos niveles de seguridad para la administracin de usuarios. Proteccin de clave de acceso a la modificacin de la informacin considerada como crtica. Tener una base nica y centralizada de usuarios. Las bases de datos deben asegurar la integridad y confiabilidad de la informacin. Debe operar en un entorno que maneje una estricta seguridad de acceso a las aplicaciones, de acuerdo al perfil funcional de cada usuario. Las aplicaciones deben llevar registros de auditora, que permitan identificar las transacciones efectuadas incluyendo fecha, hora,
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datos modificados y la identificacin del responsable, haciendo posible realizar tareas de control.
21.6.3 Infraestructura tecnolgica para el desarrollo del proyecto La Universidad de Antioquia contar con la infraestructura tecnolgica correspondiente a los servidores y conectividad que se requieren para la implementacin y operacin en productivo de la solucin. Los servidores que requiere la solucin debern ser dimensionados por el proponente para que la Universidad de Antioquia provea las capacidades requeridas. Durante la primera fase de implantacin del proyecto, el proponente seleccionado instalar los ambientes tecnolgicos requeridos para la ejecucin del proyecto segn los parmetros de operacin relacionados con el software a implementar.
21.6.4 Plan General de Ejecucin del Contrato El proponente deber incluir en su oferta el Plan General de Ejecucin que utilizara para realizar el proyecto. Con la presentacin de la oferta, se obliga a acatarlo en el evento de resultar favorecido con la adjudicacin. El Plan de General de Ejecucin del Contrato deber contemplar y desarrollar los siguientes aspectos:
21.6.4.1 Estrategia de Ejecucin y Metodologa Descripcin de los objetivos, prioridades, secuencias, factores crticos de xito, estructura de trabajo e identificacin de las actividades a desarrollar con recursos propios y por terceros. Debe describirse la forma en que se ejecutaran las obligaciones emanadas del contrato, en el evento en que el proponente resultara favorecido con la adjudicacin del mismo. Incluir la estrategia de Implementacin considerando la descripcin del numeral 21. Especificaciones Tcnicas, 21.7 Servicios objeto de contratacin.
21.6.4.2 Plan de Trabajo El proponente deber especificar el Plan de Trabajo a ejecutar con base en la metodologa estndar requerida y su estrategia de implantacin, garantizando que se incluyan todas las actividades que sean necesarias para el xito del proyecto. El Plan de Trabajo deber presentar en un calendario el plan de ejecucin, identificando las distintas actividades requeridas para alcanzar los objetivos del contrato, los recursos requeridos y una relacin de los entregables o productos resultantes. El proponente deber establecer y presentar
un cronograma de trabajo para la implantacin de cada uno de los mdulos a implementar, teniendo presente que el tiempo mximo de ejecucin es de 12 meses, contados a partir de la fecha de acta de inicio del contrato. Para el cumplimiento del plazo establecido, El proponente debe considerar subplanes de trabajo simultneos para cada componente asegurando la integracin e integridad de la solucin completa. El Plan debe considerar la descripcin de lo indicado en las especificaciones tcnicas.
21.6.4.3 Organizacin del proponente El proponente deber indicar el nmero de personas que integrarn su Equipo de Trabajo para la ejecucin del contrato objeto de la presente Invitacin a Cotizar. El proponente deber presentar y describir su organizacin, la cual deber ser consistente con el Plan General de Ejecucin; ella deber contener: Un organigrama del equipo de trabajo y la estructura organizacional para el desarrollo del contrato. La descripcin organizacional del proponente y de su personal directivo para el desarrollo del contrato, incluyendo los recursos ofrecidos y su dedicacin al proyecto. Las funciones especficas del grupo, los roles y responsabilidades. Tiempo de dedicacin a la ejecucin del contrato en das hombre de cada uno de los integrantes del equipo mnimo de trabajo, especialistas y equipo de soporte, teniendo en cuenta que: Durante el plazo de ejecucin del contrato que se desprenda de esta contratacin, los integrantes del equipo mnimo de trabajo (Con excepcin del Director del proyecto) debern tener dedicacin exclusiva a la ejecucin del mismo.
Cada grupo de trabajo deber tener un Lder responsable de las actividades desarrolladas por ese grupo. Para el desarrollo de este requerimiento se debe tener en consideracin la descripcin del numeral 21. Especificaciones Tcnicas, 21.7 Servicios objeto de la Contratacin. En caso de requerirse desplazamientos del contratista, los costos requeridos para ello sern asumidos por el contratista. La Universidad de Antioquia suministrar al proponente, espacios de trabajo para el equipo del proyecto. Los equipos de cmputo requeridos por los consultores para el desempeo de sus funciones son responsabilidad del proponente. Todos los servicios de consultora requeridos para el desarrollo del objeto de este proyecto sern presenciales en la ciudad de Medelln.
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21.6.4.4 Oficina de Proyectos El proponente deber presentar para la ejecucin del proyecto, una oficina de control de proyecto, la cual se implementa como soporte y apoyo al desarrollo del mismo. En ella se lleva la coordinacin de las actividades de los participantes del proyecto, los informes de avance semanal, y mensual, las ayudas de memoria de los comits operativos y directivos, y los documentos legales del proyecto. La oficina de Control de Proyectos ser la responsable de llevar el manejo de la logstica del proyecto. Ser su responsabilidad la programacin y registro de los comits operativos y de seguimiento, y programacin, actualizacin, seguimiento y control de los planes de trabajo. As mismo, llevar los reportes de tiempo de los participantes, y el costo del proyecto en cuanto a honorarios y gastos, y el registro y control de todos los productos y entregables del proyecto, de acuerdo con la matriz de productos definida inicialmente. Igualmente, la consolidacin y control de todos los informes de avance del proyecto. Coordinar las diferentes acciones que se deben realizar con el Gerente del Proyecto de la Universidad, a quien deber reportar peridicamente la situacin del mismo.
21.6.4.5 Plan de Gestin del Cambio Deber incluirse en la oferta un Plan General de Gestin del Cambio a ejecutar por el proponente durante el desarrollo del contrato. El Plan General de Gestin del Cambio deber estar orientado de acuerdo con la descripcin presentada en el numeral 21. Especificaciones Tcnicas, 21.7.2 Gestin del Cambio.
21.6.4.6 Plan de Gestin de Calidad La Universidad de Antioquia, requiere que el proponente exponga cada uno de los estndares (documentacin) a utilizar en el proyecto, como requisito mnimo se exige al proponente que en la Propuesta desarrolle el Captulo de Aseguramiento de la Calidad donde explique las herramientas de gestin de la calidad descritas en el numeral 21. Especificaciones Tcnicas, 21.7.3 Aseguramiento de la Calidad.
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21.7 Servicios objeto de la contratacin 21.7.1 Implementacin El proponente debe detallar su metodologa y estrategia de implantacin para asegurar el xito de la ejecucin del proyecto. 21.7.2 Gestin del Cambio El proponente deber presentar en su Propuesta Tcnica Un Plan de Gestin del Cambio con la estrategia y la orientacin que ac se describe. El proponente para definir el Plan de Gestin del Cambio deber identificar la poblacin usuaria objetivo as como el plan de formacin, donde se determine qu tipo de entrenamiento deben recibir las personas de acuerdo con el rol a ejecutar en el proyecto, sus conocimientos y habilidades actuales. La Gestin de la Comunicacin y la formacin son uno de los componentes de Gestin del Cambio, y estn presentes a lo largo de todo el proyecto debido a que se considera pilar fundamental en el proceso, y juega un papel importante en cada una de las etapas de implantacin de nuevas aplicaciones que obligan a una reingeniera de procesos. Debe estar orientado a: Contribuir al cambio cultural en la institucin para facilitar el logro de los objetivos propuestos en el proyecto. Comunicar a los usuarios impactados, los beneficios de la ejecucin del contrato, con el fin de lograr el apoyo al proyecto y al proceso de cambio resultante en toda la institucin. Informar a los usuarios beneficiados los objetivos, los resultados esperados y obtenidos, el avance, las metas y los logros del proyecto. Definir estrategias y acciones para la formacin tcnica y los cambios de comportamiento de los usuarios beneficiados Disear la Estrategia de Comunicacin con base a las caractersticas propias de la Universidad de Antioquia. Definir estrategias y acciones necesarias para la transmisin de los conocimientos y habilidades que deben adquirir los usuarios beneficiados para el manejo adecuado de la solucin que se implementar en desarrollo del Contrato. Disear y desarrollar la estrategia para el manejo de las relaciones entre la Universidad de Antioquia y el equipo de trabajo del Contratista. Establecer los mecanismos de retroalimentacin de la comunicacin que recoja las inquietudes y expectativas de las personas involucradas que permitan dar las respuestas adecuadas durante todo el proceso de cambio.
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Reducir la eventual resistencia de los usuarios beneficiados al cambio (organizacional, de procesos y tecnolgico).
Debe por lo tanto incluir: 21.7.2.1 Plan de comunicaciones Propuesta de adecuacin organizacional resultante de la adopcin de las mejores prcticas para procesos que implica la implementacin de las nuevas aplicaciones de un Sistema de Informacin Integrado tipo ERP. El grupo de beneficiarios total de la Universidad de Antioquia: 1500 empleados no docentes a quienes debe llegar la informacin relacionada con el proyecto.
21.7.2.2 Plan de sensibilizacin. Describir las principales actividades a realizar para lograr la sensibilizacin y motivacin al cambio ocasionado por la Implementacin de la solucin objeto de esta Invitacin a Cotizar. Este plan debe incluir: El grupo de directivos que incluye el Comit Rectoral: Rector, Secretario General, Vicerrector General, Vicerrector Administrativo, Vicerrector de Docencia, Vicerrector de Investigacin, Vicerrector de Extensin, Director de Logstica y de Infraestructura, Directora de Bienestar Universitario, Director de Posgrados, Director de Relaciones Internacionales, Directora de Regionalizacin, Director de Desarrollo Institucional, Director Oficina Jurdica, Auditora Interna. El equipo del proyecto que se defina. El grupo de beneficiarios directos, al menos 200 usuarios de los 500 a licenciar.
21.7.2.3 Plan de Capacitacin y entrenamiento. El proponente debe incluir en la propuesta la capacitacin del personal de la Universidad de Antioquia que conforme el Equipo de Proyecto, en cada una de las reas, incluidas en el alcance de la presente Invitacin a Cotizar. El Proponente, al estructurar su oferta en materia de Formacin, Capacitacin y Entrenamiento, debe tener en cuenta que ninguno de los funcionarios de la Universidad de Antioquia tiene experiencia en la implementacin de ninguno de los componentes de SAP - ERP. Para la capacitacin al Equipo de Proyecto, el proponente debe detallar en la propuesta la descripcin de cada curso, la cantidad de sesiones que planifica dictar con la cantidad respectiva de Horas-Instructor por cada sesin de formacin en la ciudad de Medelln. Expresamente, se establece que la formacin a los usuarios finales ser parte de la Metodologa de la Implantacin, por lo que el equipo de instructores para la comunidad usuaria de la Universidad de Antioquia estar conformado por personal del mismo Equipo de Proyecto, tanto de la Universidad de Antioquia como del proponente.
Se debe especificar la formacin tcnica en los distintos componentes de la solucin, y en los procesos soportados por la solucin, para los ingenieros de apoyo tcnico, y para los usuarios funcionales, entrenadores internos y directivos. Describir las actividades que lo conforman, necesarias para generar el conocimiento y las habilidades requeridas para la correcta y exitosa operacin de la solucin garantizando un nivel adecuado de asimilacin.
21.7.3 Aseguramiento de Calidad La Universidad de Antioquia reconoce la importancia de la gestin de la calidad, consciente de los beneficios que se obtienen de su aplicacin a lo largo del proyecto. El proponente debe asegurar la participacin del fabricante del software SAP-ERP con un acompaamiento y auditora permanente a la instalacin de su producto, de tal manera que se garantice la normal ejecucin del proyecto, y asegurar la calidad de ste. El proponente debe explicar, en detalle, la metodologa de gestin y aseguramiento de la calidad que utilizar en el proyecto. La Universidad de Antioquia requiere que el proponente exponga cada uno de los estndares (documentacin) a utilizar en el proyecto, como requisito mnimo se exige al proponente que en la propuesta desarrolle el Captulo de Aseguramiento de la Calidad donde explique las siguientes herramientas de gestin de la calidad:
21.7.3.1 21.7.3.2 21.7.3.3 21.7.3.4 21.7.3.5 21.7.3.6 21.7.3.7
Plan de Calidad Gestin de proyecto Documentacin del proyecto Gestin de la configuracin Control de cambios Procedimientos de aceptacin Planeacin, ejecucin y documentacin de las pruebas
Los estndares antes citados, aseguran la Calidad Continua a lo largo de todo el ciclo de vida del Proyecto. Adems de la explicacin metodolgica y la forma de implantacin de las herramientas de aseguramiento de calidad, el proponente debe incluir en cada referencia de proyectos, la conformacin por parte del cliente del uso de herramientas de aseguramiento y gestin de la calidad en el proyecto. Como quiera que la Metodologa y Estrategia de Implantacin indicado en el captulo en cuestin implica el uso de los estndares de ASAP; la Universidad de Antioquia establece que al final de cada
una de las etapas debe realizarse un Control de Calidad, que permita que el Comit Directivo del Proyecto apruebe el cierre de las actividades finalizadas de cada etapa. Es pre-requisito para el inicio de una etapa el cierre y aprobacin de la etapa predecesora. La Universidad desea contar con un servicio de aseguramiento de la calidad realizado directamente por el fabricante del software el cual debe estar incluido en los costos del servicio ofrecidos por el proponente quien se encargar de la gestin de este componente.
21.7.4 Soporte postproductivo El proponente deber incluir en la propuesta tres (3) meses de soporte postproductivo en sitio, con un esquema de soporte de acuerdo con la Metodologa utilizada por el proponente. Para el sistema contable, se deber dar soporte y acompaamiento para los tres (3) primeros cierres contables.
21.7.5 Carga inicial de datos Una estrategia efectiva de depuracin y conversin de datos para la implementacin de sistemas de informacin debe permitir que el tipo, caracterstica, volumen y calidad de los datos iniciales que debern ser ingresados a los sistemas sean los adecuados. La Universidad de Antioquia informar a los proponentes, la cartera de aplicaciones actuales, de las cuales se deber obtener los datos maestros con los que se iniciar la operacin de la solucin en produccin, de igual manera el proponente debe tener en cuenta que parte de la data inicial no necesariamente se encuentre disponible en algunas de las aplicaciones actuales que la Universidad utiliza, por lo que la estrategia metodolgica de carga inicial debe prever tambin la recoleccin de los referidos datos. El alcance de responsabilidad del proponente expresamente excluye la extraccin de la data de los sistemas existentes o la recoleccin o digitacin en el caso en que los sistemas legados no provean la debida informacin, el proponente determinar el formato en el que se les debe entregar la informacin. 21.7.6 Aseguramiento del paso de ambiente de desarrollo a produccin Una vez se determine el momento de inicio en produccin, el contratista debe garantizar que el paso del ambiente de desarrollo al nuevo ambiente permitir a la Universidad de Antioquia operar normalmente. 21.7.7 Administracin de las contingencias del proyecto El proponente deber formular un procedimiento para la administracin de las contingencias del proyecto, orientado a detectar los principales riesgos, formular un plan de accin para las situaciones de riesgo detectadas y ejecutar el plan de accin cuando se presenten dichas situaciones, realizar el proceso de evaluacin permanente de los riesgos. El proponente prestar especial atencin al riesgo relacionado con situaciones y dificultades en el proyecto que impidan que se pueda generar la informacin y los informes que la Universidad de
Antioquia requiere y a ejecutar un plan de accin que garantice que la institucin no se quede sin informacin. 21.7.7.1 Diseo y pruebas del plan de contingencia para la operacin
Elaborar un plan de contingencias orientado al evento de que el sistema salga de operacin por alguna razn y de recuperacin ante desastres, de acuerdo con la poltica de seguridad informtica de la Universidad de Antioquia referente a la Poltica de Continuidad que se refiere a que todo sistema de informacin, conjunto de datos y plataforma tecnolgica debe poseer los planes de contingencias y recursos necesarios que aseguren la continuidad de los procesos del negocio, en un tiempo razonable para cada caso y contemplando como mnimo los riesgos ms probables de ocurrencia que afecten su continuidad. El contratista debe realizar una prueba del plan de contingencia estando el sistema en operacin, con el fin de verificar que el plan de contingencias es adecuado y funciona.
21.7.8 Administracin de la seguridad El contratista deber entregar un documento en copia impresa y en medio magntico que contenga todos los requisitos para la administracin de seguridad de la solucin objeto de contratacin, las recomendaciones para su implantacin y el esquema de seguridad operando bajo las polticas y enfoque de administracin de seguridad definidos por la Universidad de Antioquia. Se debern realizar todas las actividades necesarias para que la Universidad de Antioquia quede con pleno conocimiento y control para la adecuada gestin de la seguridad que requiere la operacin de solucin: creacin de roles, asignacin de perfiles, delimitacin de acceso a transacciones, y dems caractersticas para la autogestin de este proceso.
21.7.9 Interfaces El proponente debe incluir en el dimensionamiento del proyecto las actividades de anlisis, diseo, desarrollo e implantacin de las interfaces necesarias para interactuar con otros sistemas de informacin de la Universidad de Antioquia. El alcance de responsabilidad del proponente expresamente excluye la extraccin de la data de los sistemas existentes que se mantendrn en funcionamiento y que sern fuente de datos frecuente hacia las nuevas aplicaciones. La identificacin de los sistemas de informacin con los que se deber garantizar la integracin se detallar durante la fase de Business Blue Print. No obstante, y como informacin general, estos sistemas hacen referencia a las soluciones de:
Gestin de Personal y Talento Humano Gestin del Ciclo de Vida Acadmico

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22.
CONDICIONES ECONMICAS Y FINANCIERAS
22.1 Condiciones obligatorias 22.1.1 Para todo efecto contractual o comercial, la sede de las operaciones derivadas de este proyecto ser la ciudad de Medelln. Si dentro de la propuesta se presentan precios unitarios diferentes para el mismo tem, se considerar para todos los efectos, el de menor valor como precio correcto. Si la discrepancia se presentare entre el original y la copia, se tendr en cuenta para todos los efectos, el original. Cuando a juicio de la Comisin Evaluadora se detecte la existencia de errores evidentes en cualquiera de las cifras, se solicitar la aclaracin respectiva por escrito sin que ello implique modificacin de la propuesta, enviando copia a los dems proponentes. El proponente deber responder dentro del primer da hbil siguiente al envo de la solicitud y su respuesta igualmente se dar a conocer a los restantes proponentes. En la propuesta deber indicarse en forma separada el impuesto al valor agregado (IVA). Si el proponente no aclara lo relacionado con este impuesto, la Universidad considerar que est incluido en los valores presentados.
22.1.2
22.1.3
22.1.4
22.1.5
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ANEXO N 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP - ERP , PARA LA GESTIN DEL MACROPROCESO DEL FINANCIAMIENTO, CONTRATACIN Y COMPRAS EN LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA INVITACIN A COTIZAR 5460-2014-001
Fecha Los suscritos: Declaramos que estamos interesados en la presentacin de esta propuesta y que por lo tanto, nos responsabilizamos plenamente de su contenido y de los compromisos que resulten de ella; adems, que para la elaboracin de la misma hemos tenido en cuenta todos los puntos respectivos de las especificaciones y dems documentos entregados a los proponentes, que hemos ledo completamente los trminos del documento de especificaciones y que lo conocemos en todas sus partes. As mismo, que no existe de nuestra parte observaciones que hacerle y que cualquier error u omisin debidos a mala interpretacin, ser de nuestro cargo. En el evento de resultar favorecidos con la adjudicacin, aceptamos cumplir el objeto de esta negociacin en los trminos y dentro de las condiciones establecidas, comprometindonos a suministrar lo solicitado en esta propuesta y dentro de las especificaciones, condiciones, plazos y garantas exigidas en el citado documento y a suscribir a nombre y completa satisfaccin de la Universidad, todas las garantas comerciales exigidas. Los suscritos fijamos como direccin de nuestra oficina, a donde puede dirigirse la correspondencia del caso, la siguiente, Direccin: Telfono: e-mail: Fax: Dirigirse a: _____________________________________________ (Nombres y apellidos completos)
Firma:
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ANEXO N 2
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP - ERP , PARA LA GESTIN DEL MACROPROCESO DEL FINANCIAMIENTO, CONTRATACIN Y COMPRAS EN LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA INVITACIN A COTIZAR 5460-2014-001
RESUMEN DE PROPUESTA ECONMICA Componente Implementacin del ERP Aseguramiento de la Calidad Gestin del Cambio Valor total de la Propuesta Valor en pesos Valor IVA Valor total en pesos
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ANEXO N 3 MODELO DE FORMATO PARA CERTIFICACIN COMERCIAL IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP- ERP , PARA LA GESTIN DEL MACROPROCESO DEL FINANCIAMIENTO, CONTRATACIN Y COMPRAS EN LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA INVITACIN A COTIZAR 5460-2014-001
I. Nombre Ciudad Contrato N II.
Empresa Contratista Telfono Valor del contrato Contrato Objeto
Fecha suscripcin Incluye Aseguramiento de la Calidad Efectuado por el Contratista (Si o No) Incluye Gestin del Cambio Efectuado por el Contratista (Si o No) Grado de satisfaccin Fecha de la certificacin III. Responsable expedicin certificado Nombre Completo Cargo Correo Electrnico Firma Responsable
El Grado de Satisfaccin corresponde a: Excelente = 5.0 Bueno = 4.0 Aceptable = 3.0 Regular = 2.0 Malo = 1.0
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ANEXO N 4 MODELO DE FORMATO PARA CERTIFICACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP- ERP , PARA LA GESTIN DEL MACROPROCESO DEL FINANCIAMIENTO, CONTRATACIN Y COMPRAS EN LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA INVITACIN A COTIZAR 5460-2014-001
I. Nombre Ciudad Tipo de Entidad (sector Pblico /Sector Privado /Economa Mixta) Contrato N
Empresa Contratista Telfono Nmero de Empleados de la Empresa Valor del contrato II. Contrato Objeto
Incluye Aseguramiento de la Calidad Efectuado por el Contratista (Si o No) Incluye Gestin del Cambio Efectuado por el Contratista (Si o No) Fecha suscripcin Nombre del Consultor Rol Desempeado Grado de satisfaccin Fecha de la certificacin III. Responsable expedicin certificado Nombre Completo Cargo Correo Electrnico Firma Responsable
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ANEXO N 5 MODELO DE FORMATO PARA CERTIFICACIN DE EXPERIENCIA ADICIONAL IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO SAP- ERP , PARA LA GESTIN DEL MACROPROCESO DEL FINANCIAMIENTO, CONTRATACIN Y COMPRAS EN LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA INVITACIN A COTIZAR 5460-2014-001
IV. Nombre Ciudad Tipo de Entidad (sector Pblico /Sector Privado /Economa Mixta) Contrato N
Empresa Contratista Telfono Nmero de Empleados de la Empresa Valor del contrato V. Contrato Objeto
Incluye Aseguramiento de la Calidad Efectuado por el Contratista (Si o No) Incluye Gestin del Cambio Efectuado por el Contratista (Si o No) Fecha suscripcin Grado de satisfaccin Fecha de la certificacin VI. Responsable expedicin certificado Nombre Completo Cargo Correo Electrnico Firma Responsable
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ANEXO N 6 MODELO DE MINUTA DEL CONTRATO A SUSCRIBIR CON EL PROVEEDOR ELEGIDO CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS ----------- DE 2014 CELEBRADO ENTRE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Y -----------. (NIT ---------) Entre los suscritos a saber, ----------, mayor de edad, con domicilio en la ciudad de Medelln, identificado con la cdula de ciudadana ---------, quien en su calidad de --------, designado mediante la ----------, debidamente facultado por el Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996, previa recomendacin de la Junta Asesora en Contratos en su sesin ------ del ---- de ---- de 2014, obra en nombre de LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA, ente universitario autnomo con rgimen especial, vinculado al Ministerio de Educacin Nacional, sin nimo de lucro, cuya creacin fue determinada por la Ley 71 de 1878 del Extinguido Estado Soberano de Antioquia, y con personera jurdica que deriva de la Ley 153 de 1887, regida por la Ley 30 de 1992 y dems disposiciones aplicables de acuerdo con su rgimen especial, quien en adelante se denominar LA UNIVERSIDAD, de una parte, y ------------, mayor de edad, con domicilio en -------, identificado con cdula de ciudadana -------- de -------, quien obra en su calidad de representante legal de -----------, quien en adelante se denominar LA CONTRATISTA, de otra parte, se ha celebrado el contrato de prestacin de servicios, que se regir por el Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y por las siguientes clusulas: PRIMERA. Objeto: LA CONTRATISTA se compromete a la prestacin de servicios de consultora para la Implementacin de la solucin tecnolgica tipo ERP (Enterprise Resource Planning) de SAP que permita la administracin integral y centralizada todos los procesos financieros, de adquisicin de bienes y servicios y gestin de activos fijos bajo el modelo de gestin por procesos en la Universidad de Antioquia As mismo, LA CONTRATISTA se compromete a suministrar todos los valores agregados ofrecidos en su propuesta, sin costo adicional para LA UNIVERSIDAD, de acuerdo con las cantidades y condiciones precisadas en la propuesta presentada por LA CONTRATISTA el --- de ----- de 2014, la cual hace parte integral del presente contrato. SEGUNDA. Duracin: La duracin del presente contrato ser de doce (12) meses, contados a partir del _______________ fecha en la que deber estar legalizado este contrato; este trmino podr ser prorrogado de mutuo acuerdo, mediante un acta suscrita por las partes antes del vencimiento del mismo. TERCERA. Valor y forma de pago: El valor total del presente contrato se fija en la suma de ---- Pesos Colombianos ($------), incluido el IVA, que sern pagados por LA UNIVERSIDAD a LA CONTRATISTA, (segn los plazos, fechas y montos descritos en la propuesta presentada por LA CONTRATISTA el --de ----- de 2014, la cual hace parte integral del presente contrato).
CUARTA. Obligaciones de LA UNIVERSIDAD: LA UNIVERSIDAD se obliga a:

a) Suministrar a LA CONTRATISTA, en forma oportuna, toda la documentacin e informacin requerida para la prestacin del servicio. b) Pagar el precio acordado en el presente contrato dentro del plazo fijado.
QUINTA. Obligaciones de LA CONTRATISTA: LA CONTRATISTA se obliga a: a) Seleccionar y contratar el personal idneo requerido por LA UNIVERSIDAD.
b) Asistir a las reuniones del comit o ente que se configure por las partes, a fin de hacer seguimiento y evaluacin del desarrollo del contrato. c) Elaborar y presentar por escrito a LA UNIVERSIDAD los informes que esta requiera.
d) Atender de manera oportuna las observaciones que le presente LA UNIVERSIDAD, relacionadas con el cambio de personal vinculado por EL CONTRATISTA, con respecto de los cuales exista justa causa comprobada e inmediata para el retiro, las cuales sern analizadas conjuntamente por las partes. e) Pagar los salarios y prestaciones sociales del personal directamente vinculado por EL CONTRATISTA que se emplee en el servicio, siendo de su responsabilidad el cumplimiento de todas las obligaciones laborales a que este contrato diere lugar. f) Cumplir con las obligaciones que tiene como empleador del personal que utilice en la ejecucin del contrato, frente al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Riesgos Profesionales y Pensiones) y Parafiscales (Cajas de Compensacin Familia, SENA e ICBF).
PARGRAFO. En caso de incumplimiento de la obligacin contenida en el literal f), y previa la verificacin de la liquidacin de la mora que efecte la entidad administradora respectiva, LA UNIVERSIDAD le impondr a EL CONTRATISTA multas sucesivas por un valor equivalente al uno por ciento (1%) del valor total del contrato cada vez que se impongan, sin perjuicio de realizar el informe de que trata el artculo 5 de la Ley 828 del 10 de julio de 2003. EL CONTRATISTA autoriza la deduccin de las multas que se impongan de las sumas que le adeude LA UNIVERSIDAD. No obstante lo anterior, si el incumplimiento persiste durante cuatro (4) meses, LA UNIVERSIDAD proceder de conformidad con la ley. SEXTA. Cesin del Contrato: LA CONTRATISTA no podr ceder o traspasar en todo o en parte el presente contrato a persona natural o jurdica y a ningn ttulo, sin la autorizacin previa y por escrito de LA UNIVERSIDAD. SPTIMA. Causas de terminacin: El presente contrato terminar:
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a)
Por llegar el plazo previsto en el presente contrato.
b) Por ceder o traspasar LA CONTRATISTA el presente contrato, sin autorizacin escrita de LA UNIVERSIDAD. a) Por fuerza mayor o caso fortuito.
d) Por decisin unilateral de LA UNIVERSIDAD, dando aviso a LA CONTRATISTA con quince (15) das hbiles de anticipacin, sin que ello genere indemnizacin alguna a cargo de LA UNIVERSIDAD. e) En los casos de la ley.
OCTAVA. Independencia laboral: Es entendido que el personal suministrado por LA CONTRATISTA son sus trabajadores por ser el empleador, respecto de los cuales est obligado mediante contrato de trabajo y por lo tanto, tiene la responsabilidad y los derechos propios del empleador contenidos en la Ley 50 de 1990 y dems normas laborales aplicables. En consecuencia, LA CONTRATISTA se sujetar a lo dispuesto por la ley para efectos del pago de salarios, prestaciones sociales, etc. NOVENA. Garantas: LA CONTRATISTA a fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones que en virtud del contrato adquiere, prestar garanta en favor de LA UNIVERSIDAD, que avale: a. El cumplimiento del contrato: por el 15% del valor del mismo, con una vigencia igual a la duracin del contrato, ms dos meses. b. La calidad y correcto funcionamiento: por el 50% del valor total del contrato y una vigencia de cinco aos. Este plazo se cuenta a partir de la recepcin del objeto contractual a satisfaccin por parte de la Universidad. c. Amparo de salarios y prestaciones sociales: por el 5% del valor del contrato y una vigencia igual a la duracin del contrato, ms tres aos. d. Amparo de anticipo: por el 100% del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo y una vigencia igual a la duracin del contrato, ms dos meses. DCIMA. Imputacin presupuestal: LA UNIVERSIDAD atender el pago del presente contrato con cargo a la Unidad Ejecutora 9216 Programa de Gestin Informtica, del Presupuesto General de la actual vigencia fiscal, CDP No XXX del XXXX de 2014. La entrega de las sumas de dinero a que se obliga LA UNIVERSIDAD, se subordina a las apropiaciones que de las mismas se hagan en su presupuesto. PARGRAFO: Para el pago de sumas de dinero en otras vigencias, LA UNIVERSIDAD se compromete a efectuar las respectivas reservas presupuestales.
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UNDCIMA. Interventora: La interventora del contrato estar a cargo de ---------, con cdula -------, o quien haga sus veces, el cual adems de cumplir las funciones sealadas en Resoluciones Rectorales 13843 del 2 de octubre de 2000 y 17115 del 18 de marzo de 2003, deber: a) b) c) Vigilar el cumplimiento del contrato. Resolver las dudas que tenga LA CONTRATISTA. Presentar las observaciones que juzgue convenientes.
d) Suministrar oportunamente la informacin que posea LA UNIVERSIDAD y que sirva a LA CONTRATISTA para el desarrollo del objeto contractual. e) Recibir y aprobar, de considerar que cumple con el objeto contratado, los informes presentados por LA CONTRATISTA. f) Certificar el cumplimiento del objeto contratado para proceder a los respectivos pagos.
g) Estar atento a la fecha de vencimiento del contrato, a fin de determinar, de acuerdo a las necesidades del servicio, la suscripcin de eventuales adiciones y prrrogas del mismo. h) Verificar el cumplimiento de las obligaciones de LA CONTRATISTA, durante toda la vigencia del contrato, frente a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. En el evento de aportes incompletos, el interventor deber informar a LA UNIVERSIDAD, para efectuar la correspondiente retencin de las sumas adeudadas al momento de la liquidacin, que sern giradas directamente a los respectivos regmenes, con prioridad al de Salud y Pensiones (Artculo 50 Ley 789 del 27 de diciembre de 2002). i) Las dems que se requieran para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.
DUODCIMA. Clusula penal: De conformidad con el artculo 1592 del Cdigo Civil Colombiano, el incumplimiento de LA CONTRATISTA de su obligacin, siempre y cuando no exista caso fortuito o fuerza mayor, generar a favor de LA UNIVERSIDAD a ttulo de indemnizacin el pago de una suma de dinero equivalente al 10% del valor del contrato, para lo cual LA CONTRATISTA manifiesta expresamente su autorizacin, renunciando a todo requerimiento judicial o extrajudicial para la constitucin en mora o para su declaracin, para el cobro de esta clusula penal. Este contrato, ms la prueba del incumplimiento por cualquier medio idneo, servir de ttulo ejecutivo. DCIMA TERCERA. Multas: LA UNIVERSIDAD podr imponer multas sucesivas a LA CONTRATISTA, en caso de mora, incumplimiento parcial o deficiencia en el cumplimiento de sus obligaciones, sin perjuicio de la aplicacin de la clusula penal o de la garanta de cumplimiento constituida. Estas multas equivaldrn al 5% del valor del contrato cada vez que se impongan. LA CONTRATISTA autoriza su deduccin de las sumas que LA UNIVERSIDAD, le adeude.
DCIMA CUARTA. Inhabilidades e incompatibilidades: LA CONTRATISTA afirma bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la firma del contrato, que no se encuentra incurso en las causales de la inhabilidad o incompatibilidad sealadas por la Constitucin, la Ley y el Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 (Estatuto General de Contratacin de la Universidad de Antioquia). DCIMA QUINTA. Documentos: Hacen parte integral del presente contrato, la propuesta presentada por LA CONTRATISTA el --- de ----- de 2014, la Invitacin a Cotizar 5460-2014-01, el certificado de existencia y representacin legal de LA CONTRATISTA, el registro presupuestal, el Acuerdo Superior 095 de 1996 (Estatuto de Contratacin de la Universidad de Antioquia) y la correspondencia cruzada entre las partes. DCIMA SEXTA. Solucin de Conflictos: Las partes acuerdan que de surgir diferencias en el desarrollo del presente contrato, buscarn soluciones giles y directas para afrontar dichas discrepancias. Para tal efecto, acudirn preferentemente, al empleo de los mecanismos de solucin directa de controversias contractuales, conforme a lo previsto en el artculo 55 del Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996, tales como la conciliacin extrajudicial, la amigable composicin y la transaccin. DCIMA SPTIMA. Publicacin: Una vez perfeccionado el presente contrato, este ser publicado por LA UNIVERSIDAD en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP a travs del Portal www.contratos.gov.co. DCIMA OCTAVA. Domicilio: Para todos los efectos se tendr como domicilio la ciudad de Medelln. DCIMA NOVENA. Perfeccionamiento: El presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes y para su ejecucin requerir la apropiacin presupuestal y la aprobacin de las plizas y la publicacin del contrato en el SECOP, por parte de LA UNIVERSIDAD. Para constancia, se firma en la ciudad de Medelln, el
-------------------------------------LA UNIVERSIDAD ------------------------------EL INTERVENTOR
-----------------------------------LA CONTRATISTA
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GLOSARIO ERP: La Sigla ERP (Enterprise Resource Planning) se aplica a la Planificacin de Recursos Empresariales. Los Sistemas del tipo ERP se han definido como sistemas globales de planificacin de los recursos y de gestin de la informacin que, de forma estructurada, pueden satisfacer la demanda de las necesidades de gestin de la empresa (Gallardo L.; Gonzlez C.; Tapia F). Son paquetes de software de clase mundial que permiten a las empresas evaluar, implementar, automatizar, integrar y gestionar, de forma eficiente las diferentes operaciones que se presentan en stasi. ASAP: Acelerated SAP. Es la metodologa estndar para guiar los proyectos de implementacin desarrollada por la empresa fabricante SAP AG para la ejecucin de proyectos de implementacin de sus soluciones de software. Constituye uno de los puntos clave para maximizar los tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de implantacin. La implementacin a realizar incluye todas las fases de la metodologa: Preparacin del proyecto, Business Blue Print, Realizacin, Preparacin Final, Salida en vivo y soporte. Mapa Orgnico de Procesos (MOP): Es un esquema o modelo que representa, de manera visual, la estructura e interaccin de los procesos estratgicos que integran el quehacer de una organizacin, refleja los flujos de informacin y la coordinacin esencial sin jerarquas, los activos estratgicos, los usuarios a los que van dirigidos los productos y servicios, los actores (empleados y socios estratgicos) que participan en la elaboracin de estos productos y/o servicios y el entorno en el cual se encuentra inmersa. Macroproceso: Red de procesos (o lneas decisionales) sistmicos orientados al desarrollo y logro de los propsitos de la institucin. Son tambin conocidos como procesos fundamentales o de primer nivel y dentro del mapa orgnico de procesos se representan como flechas Macroproceso operacional: Son aquellos macroprocesos que permiten hacer la transferencia hacia los usuarios de los productos y servicios de una organizacin, cumpliendo con la macro funcin institucional. Pueden surgir ya sea del anlisis de la misin, el enfoque estratgico y/o por requerimiento normativo. En la Universidad se identificaron cuatro macroprocesos operacionales: Gestin del ciclo de vida acadmica, Investigacin, Desarrollo e Innovacin, Cultura y Bienestar y Gestin de Relaciones. Macroproceso habilitador: Son aquellos macroprocesos que desarrollan todas las capacidades de los recursos que la organizacin requiere para gestionar su operacin, contribuyen con el direccionamiento estratgico de la institucin y administran diversos recursos para disponerlos para todos los procesos e instancias de la Universidad. En la Universidad se identificaron tres macroprocesos habilitadores: Desarrollo Institucional, Gestin del Financiamiento y Gestin Logstica y de Infraestructura.
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Prcticas: Son los modos o mtodos para desarrollar y aplicar, de manera continuada, las operaciones de una UBM y describir los conocimientos o reglas necesarios para el logro de sus resultados. Diseo de prcticas: Es una etapa del proceso de transformacin orientada a la adopcin de los procesos del mapa orgnico de la Universidad. Es una experiencia sistematizada y documentada que tiene como fundamento la identificacin y descripcin de los modos o mtodos para desarrollar, de manera continuada, las operaciones de una UBM y describir los conocimientos o reglas necesarios para el logro de sus resultados. Lnea decisional: Son procesos de segundo nivel dentro de la arquitectura de procesos, que tienen como principales caractersticas su capacidad de autogestin, pero tambin de autocontrol frente a sus asuntos de trabajo. Estn conformados por equipos de trabajo empoderados y facultados. Tambin puede definirse como un conjunto articulado de unidades bsicas de manejo que generan resultados y que juntas contribuyen con el logro de la misin de un macroproceso. Unidades bsicas de manejo (UBM): es un conjunto de acciones articuladas, que toman recursos de diversa ndole y les agregan valor, para la generacin de resultados o salidas destinados a usuarios y beneficiarios directos e indirectos; pudiendo ser estructuradas o no. Una UBM es estructurada cuando se tiene toda la informacin antes y durante de su ejecucin; es decir, se conocen todos los repertorios de ejecucin de la misma, por lo que puede documentarse por completo y establecer casi que reglas claras de ejecucin Una UBM es inestructurada cuando existe incertidumbre o desconocimiento sobre la forma de ejecutarla, parcial o totalmente, en un contexto determinado. Son aquellas para las cuales no se puede predeterminar el curso de accin pero una vez definido es posible establecer el medio para generar los resultados (aunque no garantiza que stos sean los deseados).
Estatuto Financiero Acuerdo Superior 350 de 2007. Constituye la norma para el manejo financiero de la UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA; en consecuencia, todas las disposiciones en materia financiera debern ceirse a las prescripciones contenidas en ste, el cual regula los procesos presupuestales, contables, de tesorera y todas las actividades de carcter financiero realizadas por la Universidad.
IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS ERP, SU IMPACTO EN LA GESTIN DE LA EMPRESA E INTEGRACIN CON OTRAS TIC NGELO BENVENUTO VERA Universidad de Concepcin Chile - 2006
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21.7.3 21.7.4 21.7.5 21.7.6 21.7.7 21.7.8 21.7.9

CONDICIONES ECONMICAS Y FINANCIERAS ................................................................... 60

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Plan de Desarrollo Institucional 2006-2016

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Estrategias para el desarrollo de las Tecnologas de Informacin

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3. Servicios 4. Econmico TOTAL

Tabla 1. Factores de Calificacin

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Factor Proveedor (20 puntos)

CRITERIOS DE EVALUACIN Permanencia en el mercado

Tabla 2. Factores Proveedor

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Factor Equipo Tcnico (30 puntos)

CRITERIOS DE EVALUACIN Gerente de Proyecto

DESCRIPCIN Formacin certificada y experiencia adicional: proyectos de implementacin adicionales a obligatorios

Lderes por Mdulo Especialistas y analistas

Tabla 3. Factores Equipo Tcnico

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Factor Servicios (30 puntos)

CRITERIOS DE EVALUACIN Valores agregados

Gestin del Cambio Aseguramiento de la Calidad

Tabla 4. Factores Servicio

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2 o ms personas adicionales. 1 persona adicional Puntaje total Gestin del Cambio

Factor Econmico (20 puntos)

CRITERIOS DE EVALUACIN Oferta Econmica

Tabla 5. Factor Econmico

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