UNIVERSIDAD GALILEO IDEA CEI CENTRAL Licenciatura en Mercadotecnia Automatizaciones de Procesos Administrativos III Curso a Distancia

Investigacin Manuales de Procedimientos

Ana Beatriz Velsquez Marroqun Carne: 0610442 Fecha: 11/08/2012

NDICE
Caratula__________________________________________________pg. 1 ndice___________________________________________________ Pg. 2 Introduccin______________________________________________ Pg. 3 Objetivos_________________________________________________ Pg. 9 Manual de procedimientos___________________________________Pg. 4 Dificultades que pueden presentarse__________________________Pg. 5 Sndrome del puente_______________________________________ Pg. 6 Tabla de contenido________________________________________ Pg. 7 Justificacin_____________________________________________ Pg. 10 Conclusiones_____________________________________________ Pg. 11

INTRODUCCION Las actividades diarias en los procesos de las empresas se transforman en

rutinas que con el paso del tiempo se van modificando en el desempeo mismo dichas actividades, como consecuencia de la divisin del trabajo, se hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. As pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, as mismo ayudan en la reduccin de errores, en la observancia de las polticas de la organizacin, facilitan la capacitacin de nuevo personal, etc. El manual de procedimientos se orienta a especificar ciertos detalles de las

actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la misma, a recuperar la informacin de la forma ms adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la informacin para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

En la siguiente investigacin presentamos como elaborar, implementar, identificar las dificultades, contenido y los objetivos para la elaboracin de un Manual de Procedimientos.

Manual de Procedimientos

El manual de procedimientos es un instrumento administrativo de comunicacin, de carcter tcnico, que contiene informacin acerca de la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones para la realizacin de una funcin, actividad o tareas especifica en una organizacin. Tambin se conoce con el nombre de Manual de normas y procedimientos debido a que en ocasiones incluyen, adems de los procedimientos, las normas y los mtodos o guas de trabajo. Tambin recibe el nombre de Manual de operaciones, de Practicas estndar, de Instrucciones sobre el Trabajo. Es un documento que indica como hacer el trabajo. Adems, debe identificar quienes participan en el proceso, en cuanto tiempo debe realizarse y en donde se lleva a cabo. Los nombres dados al manual nos proveen una idea acerca de su funcin. Es un documento que indica cmo hacer el trabajo. Adems, debe identifica quienes participan en el proceso, en cuanto tiempo debe realizarse, y en donde se lleva a cabo. Un manual de procedimientos puede ser tanto administrativo como operativo. El manual de procedimientos administrativos permite conocer los lineamientos para una actividad de carcter administrativo, sus responsabilidades, objetivos y los participantes en la misma. Un manual de procedimientos operativos indica en detalle los pasos que deben llevarse a cabo para realizar un trabajo operativo.
Implementacin de manuales de procedimientos La implementacin de los manuales de procedimientos es un trabajo arduo para su redaccin y que se adecuen a la realidad actual de la empresa. se debe conformar un grupo de trabajo compuesto por profesionales de buen conocimiento en el tema y los jefes de grupo o de rea. Este grupo integrado de esta manera deben describir con claridad los procesos mas comunes en la empresa y otros que posiblemente falten pero que se hacen necesarios para las labores que se realizan. Adems de los procesos, se debe determinar la informacin tcnica o administrativa que requiere la empresa para su base de datos e informacin y sus respectivos formatos. Es clave que para la descripcin de los procesos, la informacin requerida por la empresa y el diseo de los formatos se trabaje conjuntamente con los clientes que de una u otra manera participan en cada uno de los procesos involucrados. Aunque en el mercado existen ya muchos formatos que posiblemente se pueden utilizar en una empresa, no se debe perder de vista que cada empresa es diferente y como tal, existen algunas actividades propias e importantes para el

negocio que implica que la informacin debe ser recogida y discriminada de una manera en especial para asegurar su calidad y facilitar su anlisis. La implementacin del manual de procedimientos, se debe hacer una divulgacin de los mismos a todo nivel de la empresa para asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que involucra, los clientes objetivos del proceso y los beneficios que tendr la empresa en su implementacin. No est de mas escuchar las sugerencias que puedan hacer los trabajadores acerca de un proceso, pues en muchas ocasiones en la etapa de introduccin se pueden presentar sugerencias muy efectivas para ajustar cualquiera de los componentes del proceso que hagan de su implementacin un xito. Es de responsabilidad de cada uno de los jefes de seccin o de rea dar a conocer los nuevos procesos, velar porque se ejecuten los nuevos procesos, se diligencien adecuadamente sus formatos y que la informacin fluya rpidamente por cada seccin de la empresa. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de trabajo se le de la importancia necesaria a cada uno de los procesos para que se vuelvan parte de la cotidianidad y la cultura de la empresa.
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Que dificultades pueden presentarse:

El Sndrome de Goliat: En el caso de una empresa con un alto nmero de personal, o empresas grandes en general es de vital importancia que todos estos documentos existan, sean de comn conocimiento y manejo por los empleados de la empresa. Cuando en una empresa grande ya se tiene implementado estos documentos, lo nico que se requiere es que la dependencia encargada de recursos humanos, este pendiente de actualizar y adecuar los diferentes documentos a la realidad de la empresa, bien sea modificando, adicionando o retirando procesos, normas y formatos que ya no sean necesarios. Estas modificaciones deben ser publicadas y mantener una constante divulgacin efectiva de los mismos al interior de la empresa. Uno de los problemas mas comunes en las empresas grandes y que dificultan la circulacin gil de los procesos, uso de formatos y normas es que los empleados no sienten pertenencia por la empresa y se tiende a politizar los cargos aun a costa de los intereses de la empresa. A este problema le llamo el sndrome de Goliat. Algunas empresas son tan grandes y tienen tantas secciones, o tantas lneas de negocio y tan diferentes que el personal rivaliza entre las mismas lneas de negocio o secciones como si fueran empresas diferentes, o mas aun cuando los empleados entre diferentes secciones se sienten como si pertenecieran a otro mundo o grupo de trabajo independiente y autosuficiente. Cuando se presentan este tipo de problemas es muy comn que se generen procedimientos, normas y formatos propios de cada seccin y la informacin que se requiere rescatar se encuentra parcializada, dispersa, duplicada y obviamente de muy mala calidad, ya que se tiende a generar cada seccin su propia base de datos. Para poder organizar en este tipo de empresas se deben o dividir por lnea de negocio en independizar su base de datos, o tener una seccin especializada donde se maneje sistemticamente toda la informacin de la empresa (preferiblemente con software especializado), donde
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se generen los formatos, mtodos y procedimientos nicos para toda la empresa e integrando en este trabajo los lderes de todas las secciones. Este centro de documentacin se debe encargar de la recoleccin de la base de datos, clasificacin y organizacin estadstica de la informacin y distribucin final de la misma.
El Sndrome del Puente: En el caso de empresas pequeas y medianas, se tiene que trabajar arduamente para ir Redactando, publicando y ajustando las diferentes normas, procedimientos y formatos. Es de recalcar la importancia que tiene toda esta documentacin en la organizacin de las actividades de una empresa. En el caso de las empresas pequeas, medianas y en especial las de origen familiar se presentan constantes contratiempos en la distribucin de cargas laborales y el permanente desconocimiento de la importancia de estos documentos que ayudan enormemente a la organizacin de la empresa. Lo cierto es que estos manuales no tienen ninguna utilidad si la cpula de la organizacin donde en ocasiones se encuentran los mismos dueos, no le prestan la importancia que tienen, o desconocen las normas y los procedimientos y no las cumplen, no se podr esperar resultados efectivos alguno en el resto de la organizacin y as mismo seguirn presentndose los comunes cuellos de botella en cabeza de los mximos directivos o los mismos dueos de la compaa porque por ellos tendr que pasar desde la autorizacin de la compara de un lpiz hasta la decisin de un proyecto de inversin con base en el presupuesto los dividendos. En estas ltimas empresas lo mas difcil siempre radica en culturizar al personal, y en especial a la cpula de la organizacin, pues se tiende a que todo debe pasar por ellos y es as como los empleados a todo nivel, independientemente que tengan personal o presupuesto a cargo, se acostumbran a tener que consultar o pedir autorizacin para tomar cualquier tipo decisin. A este problema cultural que se presenta en este tipo de organizaciones le denomino como el sndrome del puente. Este sndrome se refleja cuando la mayora de las actividades que debe realizar la empresa deben pasar por la aprobacin de una persona o muy pocas personas. De esta forma, se tiende a no delegar y peor aun, que esa persona o ese grupo reducido de personas deben llevarle seguimiento a todo lo que ocurre en la empresa a todo nivel (tarea de superhroes) y uno de los tantos problemas que generan es que los empleados de la empresa no se acostumbran a responsabilizarse de su cargo, pues bajo de dichas condiciones, los nicos responsables siempre sern aquel grupo de autorizadores o aprobadores que son el puente del desarrollo de la empresa y por lo tanto el cuello de botella. Otro de los graves problemas que se generan es que bajo este ambiente no se estimula la creatividad y el crecimiento del personal, punto este clave para el desarrollo.

Generalmente es una tarea difcil el implementar estos procesos en empresas que en poco tiempo dejan de ser pequeas para ser medianas o grandes y que aun sus dueos o accionistas siguen con la inercia de seguirla tratando como si fuera aun una empresa pequea. El cambio cultural que implica entender que deben cambiar de la actitud donde todo debe pasar por ellos a una actitud de empresario o inversionista. Es comn en estos casos que vean solo importante lo que genere
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dinero a corto plazo y no ven que la organizacin de la empresa, aunque genera un gasto, le puede asegurar la permanencia de la empresa en el tiempo incluso despus de que se hayan ido de este mundo. Mientras los dueos y accionistas fundadores superan esta etapa, frenan el desarrollo y movimiento de la compaa, no hay autonoma a ningn nivel de la empresa, contina demasiado lenta para el mercado en el que compite y es as como muchas de estas compaas vuelven a ser pequeas despus de pasar por una corta poca dorada, o como muchas otras el mercado les cobra implacablemente su lentitud llevndolas a la quiebra y solo de estas se escuchan las historias de lo que pudo haber sido y no fue. Contenido a utilizar en la elaboracin del manual de procedimiento

Contenido 1. Identificacin

Descripcin Identificaciones de la corporacin, organizacin o unidad administrativa en la que tiene aplicacin el manual. ndice del contenido del manual para que el lector pueda ir directamente al contenido de su inters. Definir el alcance del manual, objetivos que se persiguen, forma sugerida de lectura y aplicacin. Definir las polticas que rigen la actuacin de la organizacin. Describir causas que originaron el manual, que cambios ha tenido el mismo a travs de la historia de la organizacin. Se sugiere incluir leyes, reglamentos, etc. Que den la base legar para la empresa

2. Tabla de contenido

3. Introduccin

4. Polticas

5. Antecedentes y propsito


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Los objetivos del manual de procedimiento son 7:

Establecer una secuencia lgica para el trabajo a desarrollar Normar las acciones interrelacionada del proceso Definir las funciones en forma especifica Sustituir instrucciones verbales por instrucciones escritas Apoyar la capacitacin y la supervisin del personal Unificar las operaciones y evitar duplicidades de esfuerzo Establecer las bases para los cambios en la organizacin

OBJETIVO GENERAL El estudio, aplicacin y comprensin de la importancia y el alcance de los Manuales de Procedimiento. OBJETIVO ESPECIFICO Establecer los puntos y manual. Identificar los riesgos para su elaboracin dependiendo la empresa Conocer los objetivos del mismo. el contenido necesario para la elaboracin del

JUSTIFICACION Debido a la importancia de establecer los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL, el Manual de

Procedimientos tiene una gran importancia cuyos objetivos principales son el establecer una secuencia lgica para el desarrollo de tareas, normar las acciones del proceso, definir las funciones de manera especfica, proporcionar instrucciones escritas, apoyar la capacitacin y la supervisin del personal, unificar las operaciones y establecer bases para los cambios en la organizacin.

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CONCLUSIONES Podemos decir que los manuales de procedimiento son fundamentales para los procesos de una empresa, ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos.

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