Administracin del Tiempo

1.- Qu es el tiempo? 2.- Un Acontecimiento 3.- El control de los acontecimientos 4.- Lo Urgente y lo mportante !.- "atri# de Administraci$n del %iempo &.- 'ono#ca a los ladrones de su tiempo (.- )rgan*#ate y distri+uye tu tiempo.
Que es un da? Imagnese que todas las maanas un banco deposita en su cuenta US$86,400 !o lle"a el saldo de un da pa#a ot#o $ada noc%e, el banco %ace desapa#ece# todo lo que pudie#a queda# en la cuenta & que no se utili'( du#ante el da Qu) %a#a? *+eti#a# %asta el ,ltimo centa"o, po# supuesto- $ada uno de nosot#os tiene un banco as Se llama .I/012 .odas las maanas le deposita 86,400 segundos 3 todas las noc%es %ace desapa#ece#, como p)#dida, todo lo que de4( de in"e#ti# pa#a un buen 5in !o lle"a el saldo de un da pa#a ot#o !o pe#mite sob#egi#os $ada da ab#e una cuenta nue"a pa#a uno $ada noc%e %ace desapa#ece# lo que pudie#a queda# del da Si no cumple con utili'a# el dep(sito del da, uno es quien pie#de !o %a& mane#a de #et#ocede# .ampoco puede %ace# #eti#os del 6maana6 .iene que "i"i# en el p#esente, con los dep(sitos del da *In"i)#talos pa#a obtene# el m78imo #endimiento en salud, 5elicidad & )8ito- /l #elo4 sigue a"an'ando 9p#o"ec%e el da al m78imo 1a#a da#se cuenta del "alo# de U! 9:2, pdale su opini(n a un colegial que #epiti( el ao 1a#a da#se cuenta del "alo# de U! 0/S, p#eg,ntale a la mad#e que tu"o un beb) p#ematu#o 1a#a da#se cuenta del "alo# de U!9 S/09!9, con"e#se con el edito# de un semana#io 1a#a ap#ecia# el "alo# de U!9 ;2+9, p#eg,ntales a los enamo#ados que est7n espe#ando pa#a encont#a#se 1a#a comp#ende# el "alo# de U! 0I!U.2, p#eg,ntele a quien pe#di( el t#en 1a#a da#se cuenta del "alo# de U! S/<U!=2, p#eg,ntele a quien acaba de escapa# de un accidente 1a#a ap#ecia# el "alo# de U! 0I>IS/<U!=2, p#eg,ntele a quien gan( una medalla de plata en las 2limpiadas *9teso#e cada momento que tenga- 3 ates(#elo m7s po#que lo compa#ti( con alguien especial, tan especial como pa#a que le %a&a dado su tiempo 3 #ecue#de que el tiempo no espe#a a nadie 9&e# es %isto#ia 0aana es miste#io ;o& es un #egalo *1o# eso se llama p#esente-

%ues bien, si hacemos un breve repaso hist!rico, &saac Ne'ton afirmaba ue el tiempo era al#o absoluto, ue e(ist"a tanto si el Universo e(ist"a como tal, como si no$ %ero fue Albert Einstein el ue rompi! este %aradi#ma, afirmando ue el tiempo ) los acontecimientos est*n estrechamente vinculados$ Einstein di+o ue el tiempo es la sucesi!n secuencial de los acontecimientos e introdu+o el concepto de acontecimientos simult*neos$ Es decir, el avi!n no despe#a a las cinco, lo hace en el mismo momento en el ue las manecillas del relo+ se-alan las cinco$ Son dos acontecimientos simult*neos$ De$inici%n del Diccion rio& %roceso continuo en el cual se suceden acontecimientos ue vienen del pasado, pasan por el presente, ) van hacia el futuro$ Si leemos la definici!n del diccionario encontramos ue el tiempo es .Un proceso continuo en el cual se suceden acontecimientos ue vienen del pasado, pasan por el presente ) van hacia el futuro/$ De esta definici!n claramente podemos concluir ue el elementos b*sico del tiempo son los 0Acontecimientos1$ Nuestra vida se compone de una sucesi!n de acontecimientos$ Cuando nos hemos levantado esta ma-ana ha sido un acontecimiento, cuando nos hemos cepillado los dientes ha sido otro acontecimiento, cuando

1.- QU ES EL TIEMPO? Descubriendo los conceptos cl !es p r Do"in r su recurso "#s ! lioso DECA SAN AGUSTN, cuando hablamos de l, entendemos sin dificultad el concepto de tiempo, pero si tuvisemos ue dar una definici!n, realmente nos resultar"a al#o complicado el hacerlo$

hemos reali2ado esa llamada telef!nica ha sido otro acontecimiento, el abrir este libro ha sido otro acontecimiento$ $ $ El elemento 3*sico del Tiempo es4 '.- U( )*O(TE*IMIE(TO Ah" tenemos una de las primeras claves para comen2ar a comprender realmente la base de la correcta #esti!n del tiempo$ Si el elemento clave del tiempo son los acontecimientos, podremos lle#ar a controlar el tiempo en nuestra vida en la medida en ue seamos capaces de .Controlar los Acontecimientos de nuestra vida/$ 5a clave para administrar el tiempo es4 +.- EL *O(T,OL DE LOS )*O(TE*IMIE(TOS Esa es la base de las teor"as tradicionales de la administraci!n del tiempo4 afirman ue la clave para administrar efica2mente el tiempo es .El control de los acontecimientos/$ 6 esto, en parte es correcto$ %ero e(iste un factor previo ue ha de tenerse en consideraci!n$7De u nos puede servir controlar los acontecimientos si no estamos avan2ando en la direcci!n ue deseamos8 7%ara u ueremos reali2ar m*s ) m*s tareas, si en el fondo sabemos ue no nos est*n acercando al lu#ar al ue ueremos lle#ar8 9a) un factor mucho m*s importante ) es definir primero u es lo realmente importante para nosotros$ Es, desde lue#o, una situaci!n harto frecuente el encontrarnos haciendo un mont!n de cosas todos los d"as para lue#o recapacitar ) darnos cuenta de ue no hemos avan2ado hacia nin#:n lu#ar$ Es como correr sobre una cinta el*stica permaneciendo en el mismo punto, pero terminando a#otados$ El futuro es al#o ue todos alcan2amos a un promedio de ;< minutos por hora, no importa lo ue ha#amos o uines seamos$ El concepto de control Como )a hemos comentado, uno de los conceptos claves a la hora de ser eficaces en la #esti!n de nuestro tiempo es el control$ &ma#inemos por un instante al#:n acontecimiento ue no podemos controlar$ %osiblemente nos vendr*n a la cabe2a acontecimientos del tipo de .el clima ue hace/, .el pa"s en el ue hemos nacido/, .el tr*fico ue nos encontraremos en una carretera/$ $ $) realmente son buenos e+emplos$ %ero si vamos a la esencia de la cuesti!n, nos daremos cuenta de ue ha) un tipo de acontecimientos ue nunca podemos controlar, ) son todos a uellos ue dependen de nuestro pr!+imo$ %odemos evidentemente influirlos, pero no controlarlos$ %or el contrario, e(isten acontecimientos ue podemos controlar totalmente, ) son a uellos ue dependen de nosotros mismos$ Es evidente ue todo a uello ue dependa de nosotros podemos lle#ar a controlarlo, aun ue en ocasiones pensemos ue escapa de nuestro control$ =bviamente para tomar el control de los acontecimientos de nuestra vida se re uiere pa#ar el precio de actuar con pro>actividad$ %ero vale la pena )a ue si pensamos en los sentimientos asociados a acontecimientos ue se escapan de nuestro control nos resultar* f*cil pensar en emociones como frustraci!n, eno+o, ira, ansiedad, estrs, $ $ $ mientras ue los acontecimientos ue controlamos nos acercan emociones como se#uridad, pa2, libertad,

tran uilidad, reali2aci!n$ $ $ $ $ 9a) realmente una diferencia enorme ) se hace evidente ue el control apropiado de los acontecimientos trae consi#o el sentirnos bien acerca de nosotros mismos ) el aumento de nuestra autoestima$ Solo ha) un tipo de acontecimientos ue podemos realmente controlar4 T=D=S A?UE55=S ?UE DE%ENDEN E@C5US&AABENTE DE N=S=TC=S B&SB=S )l-un s de l s c r cter.stic s del tie"po son& D %uede ser un enemi#o a vencer o un aliado si lo lo#ramos or#ani2ar$ D %uede ser un recurso escaso, si no se controla en funci!n de las prioridades ue se le asi#nen a las actividades diarias$ D %uede ser un ami#o o un enemi#o en el lo#ro de los ob+etivos ) metas ue se planteen$ D No se puede comprar$ D No se puede atrapar, detener o re#resar$ D Es un bien valioso, por lo ue ha) ue utili2arlo con el m*(imo #rado de efectividad$ D Se dice ue nadie tiene suficiente tiempo, sin embar#o todo el mundo tiene todo el tiempo ue ha)$ Esta es la #ran parado+a del tiempo$ Los proble" s "/s co"unes p r el tie"po son& d"inistr r

eficientemente el tiempo, lle#ando tarde a reuniones ) en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias$ D 5a falta de la planeaci!n del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de #enerar alternativas de soluciones factibles ) la posibilidad de seleccionar la v"a de acci!n m*s efectiva D 9a) uienes se oponen al re#istro ) control del tiempo, )a ue lo consideran como una amena2a o se sienten inse#uros por ue nunca lo han intentado$

D 5os estimados de tiempo ue suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales ) son parte de los desperdiciadores de tiempo m*s comunes$ D 5a escase2 del tiempo #eneralmente resulta de una mala administraci!n o una car#a de traba+o mal planeada ) distribuida$ D Es frecuente ue se trata de hacer demasiado en un tiempo mu) corto$ D Tambin sucede ue se no sabe decir 0no1 a las distracciones e(ternas$ D Se confunden prioridades traba+ando en cosas de se#unda o tercera importancia de+ando lo ur#ente para despus$ D Se establecen metas diarias mu) por encima de la capacidad de cumplirlas$ D De+an las anotaciones del re#istro de como se va utili2ar el tiempo para el final del d"a o cuando ha)a un momento oportuno, lo cu*l no es funcional ni realista, )a ue la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e informaci!n ue se mane+an a diario$ D No se preocupan por re#istrar los compromisos ) actividades, lo ue impide administrar Principios b/sicos p r e$icienci el tie"po& d"inistr r con

D Una lista de las actividades de una semana completa facilita la utili2aci!n efectiva del tiempo$ D Esta comprobado ) es un principio fundamental de la planeaci!n del tiempo, ue tod 0or e"ple d en pl ne r e$ic 1"ente 0orr de tres cu tro 0or s de e2ecuci%n 3 produce "e2ores result dos. D Una tcnica recomendable para administrar me+or el tiempo, es utili2ar los :ltimos E< minutos de labores, en planear el d"a si#uiente$ D El tiempo rara ve2 se utili2a e(actamente como se planea$ %ero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades ) compromisos establecidos$

5ene$icios de l

d"inistr ci%n del tie"po

Nos #u"a siempre hacia ob+etivos, prioridades ) caminos ue nos conducen a esos ob+etivos$ Evita el estrs$ Hacilita la obtenci!n de resultados m*s eficaces, eficientes ) efectivos$ %odemos obtener m*s ) me+ores resultados en menor tiempo ) con menor #asto de recursos$ =r#ani2a me+or el traba+o ) las otras actividades$ A)uda al cumplimiento de pla2os$ Tenemos m*s tiempo para nuestros intereses$

6.-Lo Ur-ente 3 lo I"port nte

5a noci!n de o#gani'aci(n presupone un doble si#nificado4 %rimero, el ue identifica a un #rupo de personas ue voluntariamente se a#rupan para desarrollar tareas a travs de las cuales esperan transformar la realidad$ Se#undo, la propia distribuci!n ) coordinaci!n de esas tareas ) actividades$ Considerando este doble si#nificado, toda or#ani2aci!n debe tomar decisiones sobre E tipos de aspectos a los debe inte#rar en un permanente estado de e uilibrio$ Uno de esos aspectos es la atenci!n de lo U#gente$ 5o Ur#ente est* dado por las tareas ) actividades ue e(i#en de nosotros una atenci!n inmediata$ %odemos definir a la atenci!n de lo Ur#ente como toda tarea o actividad en la ue e+ercitamos nuestra capacidad de #espuesta actual a los desaf"os ue se nos presentan$ Esta capacidad se e(presa a travs de la producci!n de resultados cotidianos de una or#ani2aci!n$ El otro aspecto a inte#rar es la atenci!n de lo Impo#tante Definimos as" a las actividades ue se ocupan de atender lo ue da le da sentido a la e(istencia a lar#o pla2o a una or#ani2aci!n4 5o ue constitu)e la ra2!n de ser o 0isi(n$ Al i#ual de lo ue pasar"a en nuestro plano personal, la definici!n de lo ue resulta &mportante para una or#ani2aci!n, es lo ue nos permite trascender nuestra realidad actual pro)ect*ndonos hacia el futuro$ 5a atenci!n de lo &mportante es toda actividad ue se ocupa de desa##olla# nuest#a capacidad de #espuesta 5utu#a a los desaf"os del entorno$ Si asimilamos el mane+o del tiempo a una balan2a podr"amos decir ue el e uilibrio del sistema depender* del balance ue se lo#re entre la ener#"a asi#nada a atender lo Ur#ente ) lo &mportante$

* r cter.stic s de 4uienes d"inistr n e$iciente"ente el tie"po& D El F<G de los asuntos ue lle#an los mane+an en forma inmediata, los eliminan si no tiene nin#una utilidad, los dele#an si es el caso ) los toman ba+o su control si lo consideran necesario$ D Cecopilan toda la informaci!n e(istente sobre el tema en cuesti!n, e invitan a una mesa de traba+o a los involucrados ) e(pertos en la materia$ D Dele#an con claridad ) precisi!n para ase#urase ue se ha comprendido lo asi#nado$ D Establecen los ob+etivos de las decisiones ue se tomen$ D Establecen los posibles cursos de acci!n ue permitan alcan2ar los ob+etivos en el tiempo m*s corto$ D Definen alternativas de acci!n ) previenen posibles consecuencias positivas ) ne#ativas$ D Anali2an ) eli#en la ue parece la me+or opci!n en cada caso$ D 5levan un control de lo dele#ado, mediante informes sobre lo reali2ado, para ase#urase ue se est*n lo#rando los resultados planeados$

7.- M)T,I8 DE )DMI(IST,)*IO( DEL TIEMPO I$> Cepresentar las variables en una matri2 de doble entrada, facilitar* no s!lo la comprensi!n, sino ue adem*s nos brindar* una herramienta :til para lue#o JvivirJ el modelo propuesto$ *u dr nte 14 5lamaremos a este cuadrante >o U#gente e Impo#tante$ Caracteri2ado por ser actividades ue de no ser atendidas, ver"amos amena2ada nuestra e(istencia %o&? pro)ectos con fechas de cierre ) con tiempo l"mite, vencimientos, resoluci!n de problemas inmediatos, etc$ Toda actividad ue presiona sobre nosotros ) si#nifi ue una #esti!n orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc$ caracteri2a a este cuadrante$ *u dr nte '4 lo Impo#tante, !o U#gente Este cuadrante refiere a a uellas cuestiones ue si bien est*n m*s le+anas en cuanto a hori2onte de tiempo para su resoluci!n, son las ue permiten nuestro aprendi2a+e ) me+ora a futuro$ En al#una medida, aprender si#nifica sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una me+ora futura$ E+emplos son4 %lanificar me+oras, capacitar, prevenir ries#os, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de ue se transformen en crisis, descanso ) recuperaci!n de ener#"as personales, etc$ 5o Impo#tante, !o u#gente representa el desa##ollo de las capacidades para me+orar la respuesta a desaf"os futuros %ero adem*s este cuadrante ) lo ue colo uemos en l, determina a todos los dem*s4 Sin Impo#tante, no puede haber U#gente$ 1one# p#ime#o, lo p#ime#o Kes decir lo &mportanteL, ser* nuestra consi#na$ Como estas cuestiones est*n m*s le+anas en el tiempo para su resoluci!n, no

presionan sobre nosotros$ Sino, ue nosotros debemos presionar sobre ellas$ Los 9,ob -tie"pos9 %ero tambin las personas invertimos tiempo en actividades ) tareas ue no corresponden a los Cuadrantes I o E$ 5lamaremos +oba@tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra ener#"a$ A los Coba> tiempos los ubicaremos en nuestro es uema en4 *u dr nte +& 5o U#gente, !o Impo#tante? componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc$ En #eneral, representan deseos ) necesidades de las dem*s personas ue se transforman en solicitudes e(pl"citas hacia nosotros ) nos distraen de las tareas de los Cuadrantes I ) E$ Ceder a estas solicitudes es una tentaci!n constante )a ue de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad ) aceptaci!n personal frente a las dem*s personas$ Aun ue podemos comprobar ue el costo de ceder, si#nifica poster#ar nuestros deseos ) aspiraciones$ En mis cursos e+emplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros4 JBe pas todo el d"a ocupado, pero siento ue no hice nada de lo importante ue ten"a previstoJ$ *u dr nte 6& 5o !o U#gente, !o Impo#tante? actividades de evasi!n, trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc Buchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsi!n ) preparaci!n adecuada para enfrentar nuestros problemas$ 5a indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante$

Ur-ente *u dr nte 1&

(o Ur-ente *u dr nte '&

I"port nte

*risis: Presi%n: 9)p - r Pl ni$ic ci%n: <isi%n: < lores: Incendios9: ;ec0 s L."ites: Prep r ci%n: ,ecre ci%n Proble" s )cuci ntes. !erd der .

*u dr nte 6& (o I"port nte *u dr nte +& Interrupciones < ri s: ,euniones I"pre!ist s: <isit s Inesper d s. )cti!id des de E! si%n: Tri!i lid des: P=rdid s de Tie"po.

Pri!ile-i r lo I"port nte: sobre lo Ur-ente Todas las personas >al i#ual ue las or#ani2aciones>, acabamos en ma)or medida, transform*ndonos en el ob+eto de nuestra atenci!n, recorriendo un tra)ecto de profec"a auto>cumplidora4 Si dedicamos la ma)or parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas ) mane+ar crisis, es probable ue s!lo por a2ar podamos nave#ar en a#uas calmas$ 6 esto es lo ue habitualmente sucede cuando no conse#uimos superar la tendencia a atender s!lo lo ur#ente ) enfocarnos sobretodo, en planificar ) atender lo importante$ %ara superar esta ries#osa tendencia, es necesario revisar primero al#unos es uemas de interpretaci!n de la realidad$ %articularmente, a uel ue entiende ue ocuparse de planificar el futuro es un privile#io reservado a personas Je(itosasJ ue atraviesan una circunstancia tal, ue les permite disponer de tiempo ) recursos suficientes para hacerlo$ SA$9>/ BU<2 9> .I/012 >.- *ono1c los L drones de su Tie"po %ero en verdad, este ra2onamiento invierte peli#rosamente los trminos$ %or ue el (ito de una persona u or#ani2aci!n no deriva de su circunstancia actual, sino ue m*s bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior$ 6 si observamos a uienes atraviesan ho) circunstancias e(itosas, veremos ue dedicaron a)er un espacio central para ocuparse de lo importante, adem*s de atender lo ur#ente$ %or lo tanto la prioridad de uien aspire a alcan2ar efectividad, es responsabili2arse por construir desde ho), los pilares de su futuro$ P r do2 & 9 Lo 4ue result !erd der "ente ur-ente: es ocup rse de lo i"port nte.9

E(isten EM ladrones de su tiempo, conocerlos lo a)udar* a combatirlos4 AL &mpuestos sobre Ud$4 IL &nterrupciones$ EL Esperar por respuestas$ NL &ndefinici!n del traba+o a reali2ar$ ML Traba+o e(cesivo$ OL Comunicaciones deficientes$ ;L Cambio continuo de prioridades$ PL %rocesos burocr*ticos$ FL Ceuniones innecesarias$ QL 3a+a moral en la empresa$ I<L Hallas frecuentes en los e uipos$ IIL Refe desor#ani2ado$ IEL %rioridades en conflicto$ 3L Autoimpuestos por Ud$ mismo4 INL &ncapacidad para dele#ar$ IML Desorden personal$ IOL Halta de concentraci!n$ I;L No saber escuchar$ IPL Halta de autodisciplina$ IFL No tomar decisiones$ IQL No completar las tareas )a iniciadas$ E<L %oster#ar frecuentemente las tareas$ EIL Hati#a$ EEL E(cesiva sociali2aci!n en el traba+o$ ENL Actitud ne#ativa hacia el traba+o$ EML No deshacerse r*pidamente de los documentos ue le lle#an$ 7A cu*ntos ladrones identific!8

=r#an"2ate ) distribu)e tu tiempo$

+ecopilado po#? $a#los dl+