Fundamentos de la normalizacin

La normalizacin es el proceso de organizar los datos de una base de datos. Se incluye la creacin de tablas y el establecimiento de relaciones entre ellas segn reglas diseadas tanto para proteger los datos como para hacer que la base de datos sea ms flexible al eliminar la redundancia y las dependencias incoherentes. Los datos redundantes desperdician el espacio de disco y crean problemas de mantenimiento. Si hay que cambiar datos que existen en ms de un lugar, se deben cambiar de la misma forma exactamente en todas sus ubicaciones. Un cambio en la direccin de un cliente es mucho ms fcil de implementar si los datos slo se almacenan en la tabla Clientes y no en algn otro lugar de la base de datos. Qu es una "dependencia incoherente"? Aunque es intuitivo para un usuario mirar en la tabla Clientes para buscar la direccin de un cliente en particular, puede no tener sentido mirar all el salario del empleado que llama a ese cliente. El salario del empleado est relacionado con el empleado, o depende de l, y por lo tanto se debera pasar a la tabla Empleados. Las dependencias incoherentes pueden dificultar el acceso porque la ruta para encontrar los datos puede no estar o estar interrumpida. Hay algunas reglas en la normalizacin de una base de datos. Cada regla se denomina una "forma normal". Si se cumple la primera regla, se dice que la base de datos est en la "primera forma normal". Si se cumplen las tres primeras reglas, la base de datos se considera que est en la "tercera forma normal". Aunque son posibles otros niveles de normalizacin, la tercera forma normal se considera el mximo nivel necesario para la mayor parte de las aplicaciones. Al igual que con otras muchas reglas y especificaciones formales, en los escenarios reales no siempre se cumplen los estndares de forma perfecta. En general, la normalizacin requiere tablas adicionales y algunos clientes consideran ste un trabajo considerable. Si decide infringir una de las tres primeras reglas de la normalizacin, asegrese de que su aplicacin se anticipa a los problemas que puedan aparecer, como la existencia de datos redundantes y de dependencias incoherentes. En las descripciones siguientes se incluyen ejemplos.

Primera forma normal

Elimine los grupos repetidos de las tablas individuales. Cree una tabla independiente para cada conjunto de datos relacionados. Identifique cada conjunto de datos relacionados con una clave principal. No use varios campos en una sola tabla para almacenar datos similares. Por ejemplo, para realizar el seguimiento de un elemento del inventario que proviene de dos orgenes posibles, un registro del inventario puede contener campos para el Cdigo de proveedor 1 y para el Cdigo de proveedor 2. Qu ocurre cuando se agrega un tercer proveedor? Agregar un campo no es la respuesta, requiere modificaciones en las tablas y el programa, y no admite fcilmente un nmero variable de

proveedores. En su lugar, coloque toda la informacin de los proveedores en una tabla independiente denominada Proveedores y despus vincule el inventario a los proveedores con el nmero de elemento como clave, o los proveedores al inventario con el cdigo de proveedor como clave.

Segunda forma normal

Cree tablas independientes para conjuntos de valores que se apliquen a varios registros. Relacione estas tablas con una clave externa. Los registros no deben depender de nada que no sea una clave principal de una tabla, una clave compuesta si es necesario. Por ejemplo, considere la direccin de un cliente en un sistema de contabilidad. La direccin se necesita en la tabla Clientes, pero tambin en las tablas Pedidos, Envos, Facturas, Cuentas por cobrar y Colecciones. En lugar de almacenar la direccin de un cliente como una entrada independiente en cada una de estas tablas, almacnela en un lugar, ya sea en la tabla Clientes o en una tabla Direcciones independiente.

Tercera forma normal

Elimine los campos que no dependan de la clave. Los valores de un registro que no sean parte de la clave de ese registro no pertenecen a la tabla. En general, siempre que el contenido de un grupo de campos pueda aplicarse a ms de un nico registro de la tabla, considere colocar estos campos en una tabla independiente. Por ejemplo, en una tabla Contratacin de empleados, puede incluirse el nombre de la universidad y la direccin de un candidato. Pero necesita una lista completa de universidades para enviar mensajes de correo electrnico en grupo. Si la informacin de las universidades se almacena en la tabla Candidatos, no hay forma de enumerar las universidades que no tengan candidatos en ese momento. Cree una tabla Universidades independiente y vinclela a la tabla Candidatos con el cdigo de universidad como clave. EXCEPCIN: cumplir la tercera forma normal, aunque en teora es deseable, no siempre es prctico. Si tiene una tabla Clientes y desea eliminar todas las dependencias posibles entre los campos, debe crear tablas independientes para las ciudades, cdigos postales, representantes de venta, clases de clientes y cualquier otro factor que pueda estar duplicado en varios registros. En teora, la normalizacin merece el trabajo que supone. Sin embargo, muchas tablas pequeas pueden degradar el rendimiento o superar la capacidad de memoria o de archivos abiertos. Puede ser ms factible aplicar la tercera forma normal slo a los datos que cambian con frecuencia. Si quedan algunos campos dependientes, disee la aplicacin para que pida al usuario que compruebe todos los campos relacionados cuando cambie alguno.

Otras formas de normalizacin

La cuarta forma normal, tambin llamada Forma normal de Boyce Codd (BCNF, Boyce Codd Normal Form), y la quinta forma normal existen, pero rara vez se consideran en un diseo real. Si no se aplican estas reglas, el diseo de la base de datos puede ser menos perfecto, pero no debera afectar a la funcionalidad.

Normalizar una tabla de ejemplo

Estos pasos demuestran el proceso de normalizacin de una tabla de alumnos ficticia. 1. Tabla sin normalizar:

N alumno Tutor 1022 4123

2.

Despacho-Tut Clase1 Clase2 Clase3 101-07 143-01 159-02 201-01 211-02 214-01

Garca 412 Daz 216

Primera forma normal: no hay grupos repetidos Las tablas slo deben tener dos dimensiones. Puesto que un alumno tiene varias clases, estas clases deben aparecer en una tabla independiente. Los campos Clase1, Clase2 y Clase3 de los registros anteriores son indicativos de un problema de diseo. Las hojas de clculo suelen usar la tercera dimensin, pero las tablas no deberan hacerlo. Otra forma de considerar ese problema es con una relacin de uno a varios y poner el lado de uno y el lado de varios en tablas distintas. En su lugar, cree otra tabla en la primera forma normal eliminando el grupo repetido (N clase), segn se muestra a continuacin:

N alumno Tutor 1022 1022 1022 4123 4123 4123

3.

Despacho-Tut N clase 101-07 143-01 159-02 201-01 211-02 214-01

Garca 412 Garca 412 Garca 412 Daz Daz Daz 216 216 216

Segunda forma normal: eliminar los datos redundantes Observe los diversos valores de N clase para cada valor de N alumno en la tabla anterior. N clase no depende funcionalmente de N alumno (la clave principal), de modo que la relacin no cumple la segunda forma normal. Las dos tablas siguientes demuestran la segunda forma normal: Alumnos:

N alumno Tutor 1022 4123

Despacho-Tut

Garca 412 Daz 216

Registro:

N alumno N clase 1022 1022 1022 4123 4123 4123

4.

101-07 143-01 159-02 201-01 211-02 214-01

Tercera forma normal: eliminar los datos no dependientes de la clave En el ltimo ejemplo, Despacho-Tut (el nmero de despacho del tutor) es funcionalmente dependiente del atributo Tutor. La solucin es pasar ese atributo de la tabla Alumnos a la tabla Personal, segn se muestra a continuacin: Alumnos:

N alumno Tutor 1022 4123 Garca Daz

Personal:

Nombre Habitacin Dept

Garca Daz

412 216

42 42

Las TIC como herramienta a la gestin empresarial

Las TIC?s estn cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan tecnologas de informacin cotidianamente mediante el uso de Internet, tarjetas de crdito, pago electrnico de la nmina de trabajadores, entre otras funciones; es por eso que la funcin de las TIC?s en los procesos empresariales, como manufactura y ventas, se han expandido grandemente.

La primera generacin de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeo operativo de la empresa, pero la informacin no era oportuna ya que el anlisis obtenido en un da determinado en realidad describa lo que haba pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la informacin en el momento que se genera, es decir, tener procesos en lnea. Este hecho no slo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo, sino que tambin ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten.

Utilizando eficientemente las TIC?s se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, as como disponer de cursos y recursos alternativos de accin para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes.

El sistema de informacin tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnologa puede proporcionar a los administradores una herramienta eficaz para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores. Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas just in time, que permiten producir una variedad ms amplia de productos a un precio ms bajo y en menor tiempo que la competencia.

Las TIC?s representan una herramienta importante en los negocios, sin embargo, el implementar un sistema de informacin no garantiza que sta obtenga resultados de manera automtica o a largo plazo.

En la implementacin de un sistema de informacin intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situacin de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeacin estratgica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. As como una investigacin preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.

SUS VENTAJAS EN LA ORGANIZACION

Las TIC?s son esenciales para mejorar la productividad de las empresas, la calidad, el control y facilitar la comunicacin entre otros beneficios, aunque su aplicacin debe llevarse a cabo de forma inteligente.

El mero hecho de introducir tecnologa en los procesos empresariales no es garanta de gozar de estas ventajas. Para que la implantacin de nueva tecnologa produzca efectos positivos hay que cumplir varios requisitos: tener un conocimiento profundo de los procesos de la empresa, planificar detalladamente las necesidades de tecnologa de la informacin e incorporar los sistemas tecnolgicos paulatinamente, empezando por los ms bsicos.

Antes de aadir un componente tecnolgico, hay que conocer bien la organizacin y/o empresa. Se ha investigado por qu fracasan algunos proyectos de implantacin de tecnologa de la informacin y se ha descubierto que el 90% de las veces el fracaso no es debido al software ni a los sistemas, sino al hecho de que la gente no tiene suficientes conocimientos sobre su propia empresa o sus procesos empresariales.

Otro aspecto importante a considerar es que las empresas que tienen una gran capacidad de beneficiarse de la tecnologa son organizaciones que, antes de aadir un componente tecnolgico, describen detalladamente cul ser la repercusin para su empresa. As pues, el objetivo debe ser que toda decisin relativa a la tecnologa ayude a mejorar la productividad de la empresa, la organizacin o de uno mismo.

Otras ventajas que se pueden mencionar son las siguientes:

- Apoyar a las PYMES y a los empresarios locales para presentar y vender sus productos a travs de Internet.

- Permitir el aprendizaje interactivo y la educacin a distancia para los empleados -Impartir nuevos conocimientos para la empleabilidad que requieren muchas competencias (integracin, trabajo en equipo, motivacin, disciplina, etc.). - Ofrecer nuevas formas de trabajo y de inclusin laboral, como teletrabajo - Dar acceso al flujo de conocimientos e informacin para empoderar y mejorar las vidas de las personas, facilidades, exactitud, menores riesgos, menores costos, etc.

Algunas Reflexiones

Todo cambio o innovacin trae consigo un ?rechazo? como tendencia natural del ser humano al enfrentarse a lo desconocido. Las TIC?s son un ejemplo concreto de este tipo de cambio, precisamente al interior de las organizaciones y/o empresas. Las ventajas reconocibles en torno a las relaciones existentes entre el incremento en la produccin y difusin de nuevas tecnologas y las posibilidades que las empresas tienen de acceder a conocerlas y utilizarlas y el conocimiento de los factores endgenos y exgenos que inciden en la apropiacin de las innovaciones tecnolgicas por parte de las organizaciones, trae a cuenta que los procesos de innovacin tecnolgica pueden ser entendidos como un proceso de innovacin social que moviliza las capacidades de la organizacin, constituyndose en una instancia de generacin de conocimiento que remite a los saberes que se recrean en diferentes reas de la empresa, saber ser, hacer, convivir en un proceso dinmico, continuo y acumulativo; que modifica y reelabora las competencias organizativas.

Por Cristian Salazar C.

Acadmico Instituto de Administracin. Universidad Austral de Chile