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AGENDA SEMANA 02
La Organizacin como Sistema Estructura organizacional Organigramas clsicos Caso de estudio Ejercicio.
19/10/2013
Competencias + Valores
Sinergia
Conocimiento Saberes
Habilidades Haceres-Cuerpo
Actitud Predisposicin
Valores tica
Qu es un Sistema?
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia.
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ENTRADAS
Datos Dinero Energa Materiales
Feeback
SISTEMA FINANCIERO
SISTEMA PRODUCTIVO
SISTEMA COMERCIAL
SISTEMA LOGSTICO
SISTEMA DE INFORMACIN
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Potenciales
Empresa
Competidores
Aliados
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
El Individuo
Motivacin Percepcin del trabajo Habilidades
El Grupo
Trabajo en equipo Comunicacin
La Estructura
Cultura Clima Diseo Organizacional
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COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
PROCESOS INDIVIDUALES Personalidad y Actitudes. Percepcin y atribucin. Aprendizaje y reforzamiento. Motivacin en el ambiente de trabajo. Motivacin del desempeo: Establecimiento de metas y sistema de recompensas. Estrs en el trabajo.
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
PROCESOS DE GRUPOS E INTERPERSONALES Comportamiento de grupo y equipo. Poder y comportamiento poltico. Liderazgo. Conflicto y negociacin. Comunicacin interpersonal.
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COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
PROCESOS ORGANIZACIONALES Toma de decisiones. Diseo del puesto. Diseo organizacional. Cultura organizacional. Cambio organizacional.
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DECLIVE ORGANIZACIONAL
Define la condicin en la cual una disminucin absoluta y sustancial en la base de recursos de una organizacin ocurre durante un tiempo Muchas veces esta asociado con la cada del entorno
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Estructura Organizacional
Es el marco formal mediante el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan.
Diseo Organizacional
Desarrollo o modificacin de la estructura organizacional. Implica tomar decisiones acerca de: Especializacin del trabajo. Departamentalizacin Cadena de mando Amplitud del control Centralizacin y descentralizacin Formalizacin
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1. Crear un Modelo de Estructura Orgnica que facilite que los jefes influyan en las personas para que realicen sus labores especficas. 2. Lograr un sistema de colaboracin entre las personas, imprescindible para el resultado exitoso.. 3. Crear una organizacin cuyos costos (de estructura orgnica) sean slidamente competitivos.
PRINCIPIOS BSICOS
JERARQUA AUTORIDAD
PRINCIPIOS DERIVADOS
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Es el grado en que las tareas de una organizacin estn divididas en trabajos separados. Las habilidades de los empleados mejoran con el tiempo. Se vuelven especialistas en determinada labor. Se pierde menos tiempo en la preparacin de la siguiente actividad. Capacitacin localizada y especifica.
DEPARTAMENTALIZACIN
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CADENA DE MANDO
Lnea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles superiores de la organizacin hasta los niveles inferiores. Aclara quin le deber rendir cuentas a quin. Concepto de autoridad, responsabilidad, unidad de mando.
AMPLITUD DE CONTROL
Se refiere a cuantos subordinados puede supervisar un gerente de manera eficiente y eficaz.
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Mecnicas Relaciones Jerrquicas rgidas Deberes fijos. Alta formalizacin. Canales de comunicacin formalizados. Autoridad de decisin centralizada.
Orgnicas Colaboracin (tanto vertical como horizontal) Deberes adaptables. Baja Formalizacin. Comunicacin Informal. Autoridad de decisin descentralizada.
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Estrategia-Estructura: A medida que las empresas se van desarrollando sus estrategias tambin lo hacen por lo que se modifican las estructuras. Tamao - Estructura: A mayor tamao ms posibilidad de caer en una estructura mecnica. Tecnologa-Estructura: A mayor rutina de procesos tecnolgicos ms acercamiento a empresas mecnicas. Entorno-estructura: Mientras ms estable el entorno ms mecnica es la organizacin.
ORGANIGRAMAS CLSICOS
Para que un Organigrama sea eficaz y eficiente en su diseo y aplicacin, deber reunir los siguientes requisitos: Ser actual. Fcil de entender. Ser uniforme Ser preciso Ser equilibrado.
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
Ventajas de su correcta aplicacin: Es una fuente de informacin clara, objetiva y directa. Permite ubicar con rapidez y facilidad la unidad orgnica que se encarga de desarrollar alguna funcin especializada. Es el complemento de la Planeacin, le da consistencia al proceso administrativo. Es una fuente de apoyo para detectar oportunidades de mejora.
ORGANIGRAMAS CLSICOS
UNIDADES ORGNICAS Son los elementos dentro de la organizacin que conforman la estructura de la misma (quienes realizan los procesos). Unidades de Direccin: Estn en la cspide de la Organizacin y ejercen el poder y las principales tomas de decisiones. Unidades de Lnea: Son quienes ejecutan las operaciones propias de la Organizacin. Unidades de Apoyo: Sirven de soporte a las anteriores, administrando los recursos humanos, materiales y financieros.
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
UNIDADES ORGNICAS
ORGANIGRAMAS CLSICOS
UNIDADES ORGNICAS
Unidades de Control
Unidades de Direccin
Unidades Consultivas
Unidades de Lnea
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
NOMENCLATURA Es la denominacin de la unidad orgnica que nos clarifica el rango jerrquico que posee esta y nos hace diferenciarla de las dems, en toda la estructura organizacional. Unidad Orgnica
Presidencia Vicepresidencia Gerencia General Presidente Vicepresidente Gerente General
Responsable
Jefatura de Departamento
Jefe de Departamento
ORGANIGRAMAS CLSICOS
NOMENCLATURA
Unid. Asesora/apoyo y control
Alta Direccin Despacho Ministerial Despacho Viceministerial Jefatura Presidencia Regional Alcalda Rectorado
Unidades de Lnea Direccin/Gerencia General Direccin/gerencia Ejecutiva Direccin/Gerencia Subdireccin/Subgerencia Divisin Departamento
Oficina General
Oficina General Adjunta Oficina Unidad Equipo
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
ELEMENTOS: Las formas o figuras:
Se debe mantener una uniformidad en todo el organigrama, es decir, todas las unidades orgnicas deben de mantener el mismo tipo de figura. Estas pueden ser de diversa forma como. Cuadrados, rectngulos, crculos , elipse. Deben mantener el mismo tamao. Es recomendable no resaltar los bordes de la figura. Las figuras que representan las unidades orgnicas no debern estar coloreadas, independientemente del nivel jerrquico. Para identificar la denominacin de las unidades orgnicas, es recomendable no utilizar siglas o iniciales, por ejemplo, no se debe consignar Gerencia de RR.HH. Sino Gerencia de Recursos Humanos.
ORGANIGRAMAS CLSICOS
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
Cuando varias unidades orgnicas tienen las mismas caractersticas, como funciones, jerarqua, slo se coloca una de ellas pero se coloca un rectngulo indicando el nmero de unidades orgnicas similares.
ORGANIGRAMAS CLSICOS
Los bordes de las figuras con lneas punteadas representan la temporalidad de dicha unidad orgnica, pueden estar en proyecto de creacin o ser externas a la institucin.
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
Gerencia General
Gerencia de RR.HH.
Gerencia de Finanzas
ORGANIGRAMAS CLSICOS
Las dependencias cuyas labores son preponderantemente de apoyo o de servicio se grafican por lo general bajo las siguientes pautas: Se localizan hacia el lado izquierdo de la lnea de autoridad de la unidad mayor a la que sirve. Si tienen autoridad funcional sobre las unidades dependientes, se ligan a la lnea de autoridad por la parte superior de los respectivos rectngulos que los representen.
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
o
Si el rea de apoyo o servicio no cuenta con autoridad funcional, se vincular a la lnea de autoridad a que se sujeta, por el lado derecho del rectngulo respectivo.
La unidad N es de apoyo y servicio, pero no cuenta con jurisdiccin funcional sobre las dependencias B y C.
ORGANIGRAMAS CLSICOS
o
Si el rea de apoyo o servicio no cuenta con autoridad funcional, se vincular a la lnea de autoridad a que se sujeta, por el lado derecho del rectngulo respectivo.
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
Las lneas:
Indican la relacin que se estableen entre las diferentes unidades orgnicas. La lnea de mando o direccin indica una relacin de subordinacin.
ORGANIGRAMAS CLSICOS
La lnea de mando asimtrica se utiliza para indicar que de una unidad orgnica superior depende una unidad orgnica de menor jerarqua pero de diferentes rango entre s. Suele encontrarse por debajo de las otras de igual rango.
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
La lnea de apoyo indica una relacin de soporte a las unidades orgnicas; por lo general est en subordinacin directa de la alta direccin. Generalmente se grafica al lado izquierdo de la unidad orgnica superior.
ORGANIGRAMAS CLSICOS
La lnea de asesora indica una relacin de consulta y orientacin en asuntos de experticia (profesionales). Generalmente se grafica al lado derecho de la unidad orgnica superior. Si la asesora no forma parte del personal de la empresa, su denominacin es Consultora Externa.
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
La lnea de control seala la relacin de la unidad orgnica de control interno de toda la organizacin. Indica un nexo directo con la Alta Direccin y tiene autonoma funcional Generalmente se grafica al lado derecho de la unidad orgnica superior. Puede graficarse de las dos formas, lo importante es que est por encima de las unidades de apoyo.
ORGANIGRAMAS CLSICOS
La lnea consultiva seala la relacin entre la alta direccin y las unidades consultivas (comits, etc), reconocidas en el medio e independientes de la organizacin. Pueden ser consejeros o asesores pero no estn subordinados ni forman parte de la planilla de la organizacin.
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ORGANIGRAMAS CLSICOS
La lnea de comisiones seala la relacin de grupos de trabajo constituidos con objetivos especficos adscritos a la unidad orgnica de la alta direccin. Estas pueden ser: Internas (si pertenecen a la Organizacin) y Externas (comisiones interinstitucionales).
ORGANIGRAMAS CLSICOS
La lnea de coordinacin seala la relacin operativa constante entre unidades orgnicas que no necesariamente guardan relacin entre las funciones que realizan.
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Informacin Proporcionada
Forma de Diseo
Gerencia Operaciones
Gerencia Marketing
Gerencia Finanzas
Departamento Logstica
Departamento Calidad
Departamento Tesorera
Departamento Contabilidad
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Gerencia Marketing
Gerencia Operaciones
. Disear productos. . Elaborar productos. . Controlar la calidad del producto.
Gerencia Finanzas
. Establecer polticas de cobranzas. . Control financiero. . Anlisis financiero.
Departamento Logstica
Departamento Calidad
Departamento Tesorera
Departamento Contabilidad
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Gerencia Operaciones 15
Gerencia Marketing 10
Gerencia Finanzas 12
Departamento Logstica 6
Departamento Calidad 9
Departamento Tesorera 4
Departamento Contabilidad 8
Departamento Logstica
Departamento Calidad
Departamento Tesorera
Departamento Contabilidad
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Gerencia Operaciones
Gerencia Marketing
Gerencia Finanzas
Departamento Logstica
Departamento Calidad
Departamento Tesorera
Departamento Contabilidad
Gerencia Finanzas
Departamento Tesorera
Gerencia General
Gerencia Marketing
Departamento Calidad
Gerencia Operaciones
Departamento Logstica
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EJEMPLO PRACTICO
GERENTE GENERAL GERENTE DE MARKETING JEFE DE CONTABILIDAD CORTAR PEGAR COSER ARMAR GERENTE DE FINANZAS VENTAS 1 ASESOR LEGAL CAJA LOGISTICA JEFE DE VENTAS COMPRAS ALMACENAJE DISTRIBUCION GERENTE DE PRODUCCION
PUBLICIDAD ASISTENTA DE GERENCIA SECRETARIA GENERAL SISTEMAS SEGURIDAD JEFE DE PRODUCCION VENTAS 2
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