TALLER DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA Prof. Mario Armando Cejas In . Ver!

ni"a Grossi
"Nuestra sociedad es una sociedad organizacional. Nacemos dentro de organizaciones, somos educados por ellas y la mayor parte de nosotros consumimos buena parte de nuestra vida trabajando para organizaciones. Empleamos gran parte de nuestro tiempo libre gastando, jugando y rezando en organizaciones. La mayora de nosotros morir dentro de una organizacin, y cuando llegue el da del entierro la organizacin ms grande de todas -el Estado- deber otorgar su permiso o icial. A. Etzioni Organizaciones Modernas La mayor parte de la vida la pasamos todos como miembros de alguna organizacin: el colegio, un equipo deportivo, la iglesia o un negocio. Sin lugar a dudas sern diferentes una de otras pero cualesquiera sean las diferencias que las distingan todas tienen cierta cosa en comn. Tal vez el elemento comn ms obvio ser que tienen un ob etivo. Sin in ob etivo, ninguna organizacin tendr!a razn de e"istir. Sin algn plan de lo que se debe #acer, ninguna organizacin ser!a muy efectiva. $ por consiguiente todas deben tener lideres o gerentes sobre los cuales pese la responsabilidad de contribuir a alcanzar sus metas. %ntonces el propsito ser, cmo se administran las organizaciones, o ms espec!ficamente, en que forma los integrantes pueden ayudar a me orar sus organizaciones a fi ar y alcanzar sus ob etivos y sus metas. Que es administrar? Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de una organizacin, y utilizar todos los dems recursos para alcanzar los objeti os y las metas propuestas. &ien analicemos palabra por palabras el concepto dado. 'lanificar implica que se deben pensar los ob etivos y acciones para alcanzarlos, ya sea en forma e"plicita o impl!cita. %s conveniente que las acciones se basen en algn m(todo, plan o lgica, ms bien que una corazonada. )rganizar significa que la coordinacin de recursos, materiales e integrantes. La efectividad de una empresa depende de su capacidad para poner sus recursos al servicio de los ob etivos. *irigir describe como el personal de mayor erarqu!a orienta al con unto de personas que integran la organizacin #acia la concrecin de los ob etivos. +inalmente la administracin implica el con unto de acciones que se desarrollan en la organizacin para la concrecin de los ob etivos propuestos. % emplo: *e ob etivos que distinguen distintos tipos de organizacin:

%n una escuela ser la formacin de los estudiantes. %n un equipo de ftbol profesional ser obtener campeonatos. -ualesquiera sean esas metas, la administracin es el proceso por el cual se alcanzan estos ob etivos. -oncepto de organizaciones: Que es una organizacin? La organizacin es una institucin social cuyos miembros, en procura de determinados fines, realiza tareas en forma conciente y coordinada, relacionndose mediante una estructura relativamente estable Su comportamiento, caracter!sticas y ob etivos estn profundamente influidos por el medio al !ue pertenecen, influencia !ue es reciproca. -aracter!sticas +inalidad e"istente y conocida por todos los miembros del grupo. *istribucin de roles y tareas. *ivisin de la autoridad y el poder. *uracin .limitada o ilimitada/ en funcin del ob etivo. Sistema de comunicaciones y coordinacin preestablecido. Se puede diferenciar dos grandes grupos de organizaciones que conviven e interactan, que son: La Organizacin Formal: %s una estructura proyectada .definida a priori/ que contiene: 0na distribucin de tareas y autoridad. 0na descripcin escrita de tareas y obligaciones. 0na delimitacin de partes o reas de traba o y la identificacin de sus responsables .unidades organizativas/ y la forma en que debern vincularse o relacionarse. %s relativamente fi a y predecible. -umple con normativas escritas .leyes, decretos, ordenanzas etc./ La Organizacin Informal: La organizacin informal es la estructura social que constituye el ncleo vivo de la organizacin, es dinmica y menos predecible. Se caracteriza por: 1elaciones que no se encuentran 2legalizadas3 o previstas por las normas que rigen la estructura formal o estn pro#ibidas por estas4 e em. %l padre es el propietario y controla las tareas del #i o dentro de una empresa -on unto de contactos personales que se ale an de la forma idealizada por la estructura4 e em. 5o respetar la v!a errquica por ser amigos del efe. %structuras establecidas espontneamente por los integrantes de la organizacin en razn de intereses sociales comunes4 e em. equipo de ftbol. 6

Las superposiciones La organizacin formal e informal conviven en forma natural dentro de las organizaciones, pero cuando se cruzan los intereses, actividades y7u ob etivos de la organizacin por encima de los de la organizacin formal, se denominan superposiciones entre las que se pueden nombrar las siguientes: S)-8)9:T18-; 1elaciones informales que se producen por razones de amistad, parentesco, afecto y otros tipos de atraccin o repulsin en los contactos de 2'%1S)5;S ; '%1S)5;S3, que producen relaciones de origen sociom(tricos no definidos en la estructura formal +05-8)5;L Los contactos o relaciones no previstos de tipo funcional se producen en aquellas reas o puntos donde se necesita informacin especializada, 21%L;-8<5 '%1S)5;= +05-8)53 ')*%1 %s la que se produce cuando una persona determinada, en base a una situacin informal tiene mayor autoridad que la que emana de su posicin formal. *ebe tenerse en cuenta la diferencia entre autoridad y poder. ;utoridad: +acultad de mando y decisin otorgadas por la estructura formal. 'oder: +acultad de mando y decisin proveniente de la organizacin informal. *% -)9058-;-8<5 -omple os canales o relaciones informales por donde se transmite informacin en todas la organizacin. Las relaciones informales pueden ser de todo tipo .#orizontal, vertical, transversal/ Principios Sobre la Organizacin Son un con unto de reglas prcticas que sirven como gu!a a quienes tienen que planificar y mantener la organizacin. Los principios clsicos definidos por >icente 'erl .profesor y autor argentino/ son: 058*;* *% 9;5*)

'or cada grupo de traba o o departamento debe #aber un slo responsable o autoridad. 'ara que e"ista unidad de mando debe conocerse el orden errquico. -ada autoridad debe saber ante quienes puede e ercerla y ante quien es responsable. -ada persona debe recibir directivas u orientaciones de una sola autoridad. %n caso de recibir directivas contradictorias de distintos superiores deber cumplir con las de su inmediato superior. ?

;L-;5-% *%L -)5T1)L

%l control que el responsable de cada rea puede e ercer sobre las personas a su cargo tiene un determinado alcance, un l!mite. %ste alcance o l!mite est marcado por la capacidad t(cnica o profesional que posee .in#erente a su rea y a su cargo/. @)9)A%5%8*;* )'%1;T8>;

Las funciones o tareas asignadas a cada autoridad o responsable deben ser afines u #omog(neas. ;l actuar u operar, ningn responsable debe invadir urisdicciones o funciones que no le son propias. *%L%A;-8<5 %+%-T8>;

La delegacin de funciones implican que el cumplimiento de dic#as actividades deben ser e ecutadas por otros, los cuales deben tener poder de decisin. Slo se puede delegar funciones, nunca responsabilidades, o sea, la persona que cumple una funcin por delegacin nuestra slo es responsable de dic#a tarea ante nosotros y a su vez nosotros seguimos siendo responsables ante los superiores. Clases de Organizaciones Las clasificaciones son categorizaciones que no siempre se dan en forma pura en la realidad, se encuadran dentro de una u otra cuando mayor es el peso de alguna de las categor!as en una organizacin. Los e emplos son generalizaciones pero puede ser que uno conozca alguno que en realidad se lo deber!a encuadrar en otra categor!a, puede #aber escuelas que sean #orizontales y otras que sean verticales etc. "erticales y #orizontales >erticales son aquellas en las cuales el peso de la autoridad, la disciplina y la erarqu!a es sustancial a la vida y funcin de la misma. % em. el % (rcito, la 'olic!a etc. @orizontales son aquellas en las que el peso de la participacin y deliberacin de los individuos que la conforman es muy importante. % em. 'artidos 'ol!ticos, Bibutz etc. $ntuiti a y %ient&ficas 8ntuitivas son aquellas que se van estructurando sobre la marc#a a partir de las necesidades que va planteando el crecimiento de la organizacin, sobre la base del sentido comn o la capacidad natural de las personas o grupos que tienen la propiedad o la responsabilidad de la misma. -ient!ficas son aquellas que responden a una planificacin previa sobre la base del 2desempeCo profesional3 de un especialista. 'ormales e $nformales +ormales son las que responden a una divisin clara y precisa de funciones, as! como a cursos de accin predefinidos, sobre la base de estructuras organizacionales adoptada. 8nformales la distribucin de los traba os, tareas o funciones, se realiza sin una direccin fi a, ms sobre la base de la buena voluntad y entusiasmo de los su etos D

intervinientes. %n estos casos suele e"istir: superposiciones de funciones, retrasos, colisiones, etc. (ermanentes y )ransitorias Transitorias son aquellas que es preciso montar para #acer frente a un evento. % em. un baile, un quiosco para la fiesta del 9ilagro etc. 'ermanentes son aquellas de tipo institucionales, que se montan o e"isten para llevar adelante un proyecto con permanencia en el tiempo. % em. 8nstituciones %ducativas etc. Liderazgos en la Administracin 'ara conducir cualquier organizacin es deseable que la autoridad formal, este acompaCada por un liderazgo de los conductores formales. EFue es el liderazgoG %s el proceso de conducir a un grupo de personas en una determinada direccin por medio no coercitivos.

Los Organigramas Son diagramas que representan grficamente, la estructura formal de una organizacin, permiten identificar los distintos rganos y su interrelacin. Sirven como medio de comunicacin y anlisis. -omo medio de comunicacin 8nforman a cada miembro su posicin relativa, sus relaciones con el resto y su posibilidades de ascenso etc. 8nforman a cada miembro y a los terceros vinculados .bancos, entidades financieras, proveedores/ cul es la estructura de la organizacin. -omo medio de anlisis, permiten descubrir fcilmente las fallas de la estructuracin, como por e emplo: +alta de unidad de mando 1elaciones de dependencia confusa *epartamentalizacin inadecuada -onfusin acerca del tipo de autoridad que se e erce +allas de control La simbolog!a generalmente utilizada en los organigramas se componen bsicamente de tres elementos: L)S 1%-TH5A0L)S Se utilizan para representar funciones, cargos, categor!as o personas. *entro de ellos se indica la clase de cargo, funcin, cargos, categor!as o personas. I

5o es recomendable la utilizacin de distintos grosores en el trazado de los rectngulos, ni su sombreado o tamaCo desproporcionado para indicar erarqu!a ya que su ubicacin nos brinda esta informacin. L;S L85%;S -)5T850;S 8ndican relacin de autoridad. Son dibu adas en forma #orizontal y vertical siempre formando ngulos rectos. ;l igual que los rectngulos no es conveniente los distintos tipos de trazos, grosores y7o cambio de colores, tampoco deben cruzarse. %l trazo de las l!neas debe ser sobrio y de ser posible del mismo estilo que el trazo de las l!neas que componen los rectngulos. L;S L85%;S *8S-)5T850;S 8ndican relaciones de 2staff3 o sea de asesoramiento. 'arten por lo general de los costados de los rectngulos y los rectngulos que unen no indican relacin de erarqu!a o de autoridad. -on respecto a su trazado se #acen las mismas recomendaciones que para l!nea y rectngulos. Tipos de )rganigramas %"isten distintos tipos de organigramas responden al tipo de trazado, se pueden clasificar en: @orizontal >ertical -ircular Semicircular Solo veremos los 2>erticales3, ya que a los efectos de este curso resultan cmodos y suficientes: La mayor erarqu!a de la organizacin se encuentra en el nivel superior del grfico, se pueden utilizar los rectngulos en forma #orizontal o vertical. Los rectngulos de un mismo nivel errquico siempre deben ser del mismo tamaCo y si es posible todos los rectngulos deben ser iguales. Las Funciones de las Organizaciones y su Representacin Gr !ica %uando uno se encuentra inmerso en el proceso de Organizacin asigna funciones a los distintos rganos !ue la componen * una posible clasificacin de estas funciones es la siguiente+ 'unciones del ,rgano "oliti o Es a!uel donde reside la oluntad del grupo, el !ue fija los lineamientos generales y las metas de accin. Es el rgano soberano puesto !ue puede tomar decisiones seg-n su oluntad. %on la sola limitacin !ue le imponen los estatutos o normas legales !ue regulan a la organizacin. J

En el caso de las %ooperati as Escolares est representado por la asamblea, m.imo rgano de oluntad y decisin social !ue re-ne a todos los asociados en un emprendimiento. 'unciones del ,rgano /irecti o Es el encargado de administrar la Organizacin. En el caso de las %ooperati as se denomina %onsejo de Administracin algunas de sus funciones son+ /irigir las operaciones sociales y econmicas, con ocar a asamblea, preparar y presentar memoria y balances etc. 'unciones del ,rgano Ejecuti o Es el encargado de lle ar a cabo la accin material. En las %ooperati as Escolares est representado por las distintas comisiones de estudiantes !ue lle arn a cabo la ejecucin de una tarea determinada por ejem. produccin, enta, prestacin de ser icios etc. 'unciones del ,rgano de %ontrol )iene a cargo la funcin de super isin de las funciones directi as y ejecuti as. En las %ooperati as Escolares est a cargo de un s&ndico o tres y su funcin es elar por la buena marc0a del emprendimiento controlando las acti idades sociales y econmicas. 'unciones del ,rgano de Asesoramiento El rgano asesor cumple funciones de tipo staff y au.ilia a los otros rganos en di ersas especialidades+ asuntos legales, econmicos, laborales etc.. /entro de las organizaciones los asesores carecen de autoridad o mando. En las %ooperati as Escolares esta funcin est a cargo de las autoridades del establecimiento y1o los docentes gu&as. Que "acen los #ue deben conducir la organizacin Los administradores traba an con personas de todos los niveles, dentro y fuera de su propia organizacin para que puedan contribuir al logro de las metas organizacionales. Traba an en armon!a para suministrarse rec!procamente informacin, de esta manera acta como canal de comunicacin dentro y fuera de la organizacin. Son responsables de que se e ecuten las tareas se realicen en forma satisfactoria. Todos los miembros de una organizacin, inclusive los que no son gerentes, con responsables por su tarea espec!fica, la diferencia est en que los gerentes dse les responsabiliza no solamente por su propio traba o sino tambien por el de otras personas. *eben establecer un equilibrio entre las diversos ob etivos y metas y fi an las prioridades. -omo los recursos por lo general son limitados tienen que establecer un equilibrio entre las diversas metas y necesidades. *e esta forma deben disponer las actividades cada d!a en orden de prioridades y asignar el traba o a las personas ms adecuadas. *eben ser capaces de dividir los problemas en sus partes componentes, analizar cada una y luego producir una solucin viable. 'ero ms importante aun, es que sea un pensador conceptual, esto es, capaz de ver toda la tarea en abastracto y ponerla en relacin con otras tareas. -omo las en las organizaciones estn integradas por personas que como tales tienen intereses, costumbres y necesidades de las ms diversas lo que provocan rispideces y K

peleas. $ a su vez, esto a veces per udica la tarea, los administradores deben sumir el papel de mediadores y resolver las disputas antes de que sea demasiado tarde. Traba an como representantes oficiales de su unidad de traba o en las reuniones organizacionales como as! tambi(n con personas de otras organizaciones. *e los administradores se espera que presenten soluciones a los problemas ms dif!ciles y que propongan por obra sus decisiones an cuando no sean populares. 'or e emplo, despedir a un traba ador, etc. La capacidad de reconocer el papel adecuado que se debe adoptar y de cambiar con rapidez es caracter!stica de un administrador efectivo. %l gerente es lo que el gente #ace. $L %$&'O &O(&$ S$ &$S$()*$L)$( LOS A&%'('S+RA&OR$S %l ambiente e"terno se compone de los elementos actividades que estn fuera de la organizacin. Las organizaciones no son autosuficientes o aisladas, sino que tienen un permanente intercambio con el ambiente e"terno. %n el ambiente e"terno e"isten elementos que influyen tanto en forma directa como indirecta, la presente clasificacin no es necesariamente la nica, se toma las ms comunes y que se suponen necesarias a analizar a la #ora de realizar un diagnstico. Componentes de Accin directa. (ro eedores son aquellos que poseen los materias primas, servicios, energ!a, equipos y mano de obra que utiliza para elaborar su producto o restar un servicio. 2eneficiarios destinatarios de los bienes y7o servicios que procesan las organizaciones. Son los receptores de los destinos del sistema organizacional, estos pueden recibirlos en forma directa como por e emplo los consumidores o en forma indirecta. $nstituciones 'inancieras enti(ndase como aquellas capaces de proveer los fondos necesarios para que la organizacin cumpla con sus ob etivos, son necesarias cuando no se cuenta con los recursos necesarios. -omponentes de ;ccin 8ndirecta. "ariables )ecnolgicas son aquellas que interfieren desde el entorno, enti(ndase las mismas como no slo los componentes de tecnolog!a dura .maquinarias, computadores etc./ sino los 2saber como3 o sea procedimientos que diferencian una forma de traba o de otra. "ariables Econmicas toda organizacin se ven afectadas por las variables econmicas generadas desde los entes del ambiente y sensaciones del entrono. Las mismas condicionan accionares presentes y futuros. "ariables 3ocioculturales son aquellas in#erentes a los ambientes sociales culturales, la reaccin de los individuos, su escala social, su dinmica de ingresos, sus valores culturales y de familia, etc. "ariables (ol&tico4legales Son las emanadas por los entes gubernamentales y que subyacen en el desenvolvimiento de las organizaciones.