Curso Ofimtica

Excel 2007

Contenido
. Introducci!n a "icrosoft Excel 2007 ......................................................................... # $. Ingreso a Excel 2007 ......................................................................................... $ $.2 %alir del Excel 2007 .......................................................................................... $ $.& Caracter'sticas Generales ................................................................................. ( 2 2. 2.2 2.& 2.# 2.$ & &. &.2 &.& &.# &.$ &.( &.7 &.7 &.+ &. )efiniciones *sicas................................................................................................ + ,i-ro ................................................................................................................ + .o/a de Clculo. ............................................................................................... + Celda. .............................................................................................................. + 0untero de Celda. ........................................................................................... 0 Eti1uetas. ...................................................................................................... 0 )es2la5amiento del 0untero de Celda ............................................................... 2 )es2la5amiento en las .o/as ........................................................................... 2 %eleccionar varias .o/as ................................................................................. 2 )es2la5arse 2or las .o/as ................................................................................ & Insertar .o/as ................................................................................................ & Eliminar .o/as ................................................................................................ # Cam-iar 6om-re de .o/as ............................................................................... # "over o Co2iar .o/as ...................................................................................... $ %elecci!n de Celdas ........................................................................................ $ Introducir el mismo valor en todo el rango ......................................................... 7

)escri2ci!n del 3rea de 4ra-a/o .............................................................................. 0

&. 0 Introducir los datos en un rango ....................................................................... 7 &. 2 4i2os de datos ................................................................................................ 7 &. & O2eradores .................................................................................................... + &. # "odificar datos .............................................................................................. 2 &. $ O2eraciones con ,i-ros ................................................................................... 22 # #. #.2 #.& #.# #.$ $ $. $.2 O2eraciones -sicas con las Celdas ........................................................................ 2$ Controlador de 8elleno .................................................................................... 2$ O2eraciones con las celdas ............................................................................. 2( Co2iar9 Cortar : 0egar datos ............................................................................ 27 "over un -lo1ue de celdas con el "ouse .......................................................... 27 6om-rar un 8ango .......................................................................................... &2 ;ormato ......................................................................................................... && Colocar *ordes a las celdas ............................................................................. &$
Ing. Jos Guevara

;ormato de Celdas ................................................................................................. &&

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$.& $.# $.$ ( (. (.2 (.& (.# 7 7. 7.2 7 7. 7.2 7.& 7.# 7.$ 7.( 7.7 7.7 + +. +.2 +.& +.# +.$ +.( 0 2 2.

Insertar Comentarios ...................................................................................... &7 ;ormato Condicional ....................................................................................... &7 Estilos de 4a-las ............................................................................................. &7 ;!rmulas........................................................................................................ &+ O2eraciones con f!rmulas ............................................................................... #0 8eferencias de Celdas..................................................................................... #2 %umar un rango de celdas automticamente ..................................................... #& Es1uema de una funci!n ................................................................................. ## <sistente de funciones .................................................................................... #$ ;unci!n %uma ................................................................................................ #( ;unci!n 0romedio ........................................................................................... #7 ;unci!n Contar ............................................................................................... #7 ;unci!n Contara ............................................................................................. #7 ;unci!n Contar *lancos .................................................................................. #+ ;unci!n Contar. %I .......................................................................................... #+ ;unci!n "ax ................................................................................................... $0 ;unci!n "in ................................................................................................... $0 ;unci!n Entero ............................................................................................... $ ;unci!n 8edondear ......................................................................................... $2 ;unci!n 0otencia ............................................................................................ $2 ;unci!n 8a'5................................................................................................... $& ;unci!n %umar. %I........................................................................................... $& ;unci!n %uma.cuadrados ................................................................................ $# ;unciones de ;ec=a ............................................................................................ $# ;unciones de 4exto ............................................................................................. $$ ;unciones ,!gicas .............................................................................................. $( ;unci!n %i ...................................................................................................... $(

"ane/o de ;!rmulas ............................................................................................... &+

;unciones ............................................................................................................. ##

;unciones Estad'sticas........................................................................................... #(

;unciones "atemticas ......................................................................................... $

2.2 ;unci!n > ....................................................................................................... $7 2.& ;unci!n O....................................................................................................... $+ & &. # ;unciones de *?s1ueda : 8eferencia ................................................................... ( ;unci!n *uscar@ ............................................................................................. ( Im2resi!n .......................................................................................................... (#
Ing. Jos Guevara

&.2 ;unci!n *uscar ............................................................................................. (2

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#.

@isuali5aci!n e Im2resi!n ................................................................................ (#

#.2 Configurar 2gina ........................................................................................... (7 #.& ;ic=a Enca-e5ado : 2ie de 2gina .................................................................... (7 #.# Im2rimir ......................................................................................................... 7 $ $. Grficos ............................................................................................................ 72 Grficos r2idos ............................................................................................. 72 $.2 Crear un Grfico ............................................................................................. 7& $.& )iseAo del Grfico .......................................................................................... 7# $.# 0resentaci!n del Grfico ................................................................................. 7( $.$ ;ormato del Grfico ........................................................................................ 7+

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1. Introduccin a Microsoft Excel 2007

Excel 2007 es una aplicacin de Microsoft Office diseado para realizar y clculos, anlisis y grficos de datos en distintas disciplinas. El espacio de trabajo de Microsoft Excel es una tabla con celdas que forman filas y columnas. Cada celda puede contener un dato y estar relacionada con otras celdas.

Excel es una aplicacin altamente flexible y verstil que ofrece la posibilidad de realizar multitud de operaciones distintas. Por un lado, el usuario puede limitarse a operaciones tan sencillas como la simple introduccin de texto, la copia de datos numricos o la creacin de un listado; mientras que por otro lado, puede utilizar el programa para realizar los clculos financieros o la contabilidad de la empresa, para mostrar y analizar los datos y estadsticas de un estudio con sus respectivos grficos. Y todo ello sin la necesidad de tener grandes conocimientos matemticos.

Uno de los elementos ms fciles de crear y ms prctico de Excel, sobre todo en el mbito personal, son los listados. Gracias a ello podemos crear hojas de clculo en la que nicamente figure texto y alguna que otra suma. As, podemos crear la lista de compra, la lista de los gastos mensuales, el men de la semana, la lista de tareas, etc.

Otra de las ventajas de Excel es la gran variedad de opciones que presenta para todas sus operaciones. As, existen muchos tipos de grficos distintos: columnas, barras, lneas, circular, radial, piramidal, etc. gran cantidad de funciones: financieras, de texto, estadsticas, lgicas, matemticas, de bsqueda, etc. Una gran variedad de formatos para los datos de cada celda: nmero, moneda, porcentaje, texto, fecha, hora, etc. y multitud de opciones para configurar el aspecto de cada hoja de clculo: fuente, alineacin, bordes, alto o ancho de filas y columnas.

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15.1 Ingreso a Excel 2007

Vamos a ver dos formas bsicas de iniciar Excel 2007.

1) Desde el botn Inicio

Situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacer clic sobre el botn Inicio; Al desplegarse el men, colocar el puntero sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en su computador; Seleccionar Microsoft Office y hacer clic sobre Microsoft Excel 2007.

2) Desde el icono de acceso directo del Excel 2007

Se puede crear un acceso directo sobre el escritorio para ingresar en forma rpida y directa al programa Excel.

15.2 Salir del Excel 2007

Para cerrar Excel 2007, puede usar cualquiera de las siguientes opciones

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1) Hacer clic en el botn cerrar 2) Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. 3) Hacer clic sobre el Botn de Office y elegir la opcin Salir de Excel

15.3 Caractersticas Generales

Entre las principales caractersticas del nuevo Excel 2007 se encuentran:

1. Una nueva Interfaz de Usuario, que contiene una Cinta de opciones, que reemplaza a la barra de Men de las versiones anteriores, y est formada por fichas y grupos donde se encuentran los comandos mas frecuentemente utilizados segn la accin que se desea realizar.

2. Mas Filas y Columnas y otros lmites nuevos Cada hoja de clculo tiene ahora 1'048,576 filas y 16,384 columnas Un nmero ilimitado de tipos de formatos y de referencia de celdas Clculos ms rpidos en hojas grandes que tengan muchas frmulas

3. Formatos rpidos, aplicando Temas y Estilos predefinidos para dar un aspecto profesional a las tablas, Grficos, Diagramas, etc.

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4. Formato Condicional, para presentar, analizar o resaltar los datos de una hoja que cumplan ciertas condiciones.

5. Fcil escritura de Frmulas, usando la funcin autocompletar, las referencias a rangos con nombres, y ms fcil acceso a las funciones

6. Ordenacin y Filtros mejorados,

Se puede ordenar los

datos por color

y hasta un mximo de 64 niveles.

Se puede filtrar por color, fechas o seleccionar por varios elementos.

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7. Nuevo aspecto de los Grficos, se puede usar numerosos estilos y diseos para dar al grfico un aspecto profesional.

8. Tablas dinmicas fciles de usar, con la nueva interfaz puede ver la informacin deseada haciendo unos cuantos clics en la tabla dinmica.

9. Mejoras en la Impresin, Usando la vista Diseo de pgina puede crear una hoja de clculo mientras observa el aspecto que tendr cuando se imprima.

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efiniciones !"sicas.

Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, que es un libro, una hoja de clculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto estar en disposicin de empezar a crear hojas de clculo.

2.1 #i$ro

Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio Excel le da la extensin .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en funcin de la memoria disponible (el nmero predeterminado es 3)

2.2 %o&a de C"lculo.

Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1'048,576 filas. Es aqu donde se colocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer referencias.

2.3 Celda.

Es la interseccin de una Columna con una fila. La celda almacena informacin, la cual puede ser un texto, un nmero, una fecha, una hora, una frmula, una funcin, o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican por su Direccin, la cual consta de una letra (columna) y un nmero (fila). En la grfica la celda activa es C6.

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2.' (untero de Celda.

Es el rectngulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos. Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series.

2.5 Eti)uetas.

Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En la imagen la hoja activa es la Hoja 1.

escri*cin del +rea de ,ra$a&o

Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla como sta, vamos a ver sus componentes principales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ve en su computador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento.

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En donde:

a. Barra de Herramientas de Acceso Rpido b. Barra de Ttulo, incluye el nombre del libro abierto. c. Botones minimizar, maximizar o restaurar y cerrar.

d. Cinta de Opciones. Es una de las nuevas caractersticas en Office 2007. Se divide en varias fichas: Inicio, Insertar, Diseo de Pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista. Con un doble clic sobre cualquiera de las fichas se ocultan las herramientas. e. Grupos: Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En la figura se ven los Grupos incorporados en la ficha "Inicio". f. Columnas de la hoja de Excel.

g. Filas de la hoja de Excel. h. Celda activa. i. j. k. Cuadro de nombres, Indica la celda activa Insertar Funcin. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos

rpidamente por las hojas del libro. l. Barra de desplazamiento horizontal

m. Zoom. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de "zoom" de forma rpida y precisa.

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n. Barra de estado. Muestra informacin referente a lo que se est realizando. Por ejemplo, si se selecciona un conjunto de nmeros, muestra la cantidad, promedio y suma de dichos nmeros.

3.1

es*la-a.iento del (untero de Celda

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en un momento dado. Para moverse por la Hoja rpidamente, las teclas que podemos usar son:

3.2

es*la-a.iento en las %o&as

Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.

3.3 Seleccionar /arias %o&as

Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultneamente, como podra ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.

Para seleccionar varias hojas:

1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja

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2. Mantener pulsada la tecla Ctrl 3. Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.

O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic en la ltima hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas.

3.'

es*la-arse *or las %o&as

Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta. La hoja activa se mostrar en negrita.

Si el Libro posee muchas hojas, la manera ms sencilla de desplazarse es utilizando los botones de desplazamiento, como se muestra en la siguiente figura:

Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la ltima (d) hoja del libro.

3.5 Insertar %o&as

Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad mxima de hojas vendr limitada tan slo por la memoria disponible.

Para insertar ms hojas a un libro utilice uno de los siguientes mtodos:

Hacer clic en el icono "Insertar hoja de clculo" situado a la derecha de la ltima hoja del

libro. Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar --> Insertar Hoja

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Teclado:

Shift + F11

Men contextual en la etiqueta --> Insertar

Automticamente se insertar una nueva hoja, con un nuevo nmero.

3.0 Eli.inar %o&as

Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes mtodos: Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar --> Eliminar Hoja Men contextual en la etiqueta --> Eliminar

3.7 Ca.$iar 1o.$re de %o&as

Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno de los siguientes mtodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Formato -> Cambiar el nombre de la Hoja Men contextual en la etiqueta -> Cambiar nombre

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla.

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3.2 Mo/er o Co*iar %o&as

Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y se arrastra a la posicin deseada. Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar

Tambin se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la etiqueta utilizando el Men contextual en la etiqueta o a travs de la Ficha Inicio, Grupo Celdas, opcin Formato y eligiendo la opcin deseada.

3.3 Seleccin de Celdas

Utilizando el teclado:

Posicionar el puntero en la celda inicial Pulsar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango

Utilizando el Mouse:

Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.

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Seleccionar celdas no contiguas

Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios

Seleccin de una columna o fila

Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.

Seleccionar celdas de una hoja entera

Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el encabezado de la columna A y el de la fila 1.

Ingreso de datos

Excel permite introducir textos o valores en cualquier celda. Para ello solo tiene que escribir el dato en la celda y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales.

Nota: Los nmeros, fechas, horas y frmulas son considerados por Excel como valores.

Por defecto, Excel alinea los datos de tipo texto hacia la izquierda de la celda, mientras que los valores los alinea hacia la derecha.

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3.10 Introducir los datos en un rango

Si desea ingresar un conjunto de datos en un rango vertical, siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar las Celdas 2. Escribir el dato en la primera celda 3. Presionar Enter 4. Continuar ingresando los dems datos

3.11 Introducir el .is.o /alor en todo el rango

Si desea escribir un mismo dato en varias celdas, siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar las Celdas 2. Escribir el dato en la primera celda 3. Presionar Ctrl + Enter

3.12 ,i*os de datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros, fechas, horas o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern:

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Texto

Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de direccin para ingresar el dato en la celda. La barra de frmulas mostrar el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta.

Nmeros

Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de direccin para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra de frmulas mostrar el nmero ingresado. Para valores decimales, utilice el punto del teclado numrico. Para que un nmero se considere texto, utilice un apstrofe como primer carcter.

Fechas y Horas

Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 27-2-2009 o 18 Enero 1958 ser considerado como fecha y 10:34 o 4:15 PM ser considerado como horas.

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Las fechas y horas son tratados como los nmeros por lo tanto se podrn sumar, restar o aadir a otras.

Frmulas

Toda frmula debe iniciarse con el signo igual (=) Puede contener constantes y/o direcciones de celda La barra de frmulas muestra la expresin matemtica, la celda muestra el Resultado

3.13 4*eradores

Los Operadores son utilizados en la cracin de frmulas. Existen cuatro tipos de operadores:

Aritmticos:

Este tipo de operadores sirven para realizar operaciones matemticas elementales, como son:

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Por ejemplo, la frmula =10A2*10% dar como resultado 10 (indica que el nmero 10 se eleva al cuadrado y el resultado se multiplica por 0.10).

De texto:

Los operadores de este tipo sirven para unir cadenas de texto, creando un solo valor de texto.

De Comparacin:

Este tipo de operadores sirven para comparar dos valores, devolviendo un resultado de tipo lgico, como VERDADERO si se cumple la comparacin y FALSO si no se cumple la comparacin). Por ejemplo, si A1 contiene el valor 7 y B1 el valor 5, entonces:

De referencia:

No provocan cambio en los resultados de la celda, sino que controlan la forma en que se agrupan

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las celdas para calcular una frmula.

Cuando se tienen varios operadores en una frmula, Excel 2007 sigue las siguientes reglas fijas:

Los parntesis, se realizan primero. Los operadores de igual prioridad se evalan se izquierda a derecha.

3.1' Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda mientras se est escribiendo o despus de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda que contiene el dato 2. Pulse la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de frmulas 3. Modifique la informacin. 4. Pulsar Enter o haga clic sobre el Botn Introducir.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se

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escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Borrar datos

La operacin de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido.

1. Ubicar puntero en la celda que desea borrar 2. Pulsar la tecla Supr o Botn derecho del mouse -> Borrar contenido

Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o formato de las celdas, debe utilizar el botn Borrar:

Deshacer una Orden

A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado y nos quedamos sin saber que hacer. Para solucionar este problema, inmediatamente despus de haber cometido el error, realice una de las siguientes rdenes:

Pulse el botn: Deshacer Pulse las teclas: CTRL + Z

3.15 4*eraciones con #i$ros

En esta nueva versin de Excel los comandos para Crear, Guardar y Abrir un libro se encuentran alojados en un men que se despliega al hacer clic sobre el botn de Microsoft Office localizado en el vrtice superior izquierdo de la pantalla.

Al hacer clic en este botn se despliega el siguiente men:

En donde: a. Crea un nuevo libro en blanco b. Abre un libro existente c. Guarda el libro actual

d. Lista de ltimos libros utilizados.

Tambin pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido:

Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra ubicacin elija la opcin: Botn del Office -> Guardar Como.

Elija Libro de Excel si desea guardar el libro en la versin 2007 Elija Libro de Excel 97-2003 si desea guardarlo como una versin anterior.

Asigne un nombre para identificar al Archivo y pulse el botn Guardar

Si desea Imprimir el libro: Botn de Office Imprimir

Si desea Cerrar el Libro: Botn de Office - Cerrar

' 4*eraciones $"sicas con las Celdas

'.1 Controlador de 5elleno

Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial, la proporciona el Controlador de Relleno Por ejemplo, podra digitarse el nombre del primer mes, y luego

generar la lista de los meses siguientes. Tambin se emplea para copiar el contenido de una celda, en las celdas adyacentes.

La secuencia de acciones es la siguiente:

1. Digitar el "valor inicial" de la serie (nmero, texto o frmula) 2. Arrastrar el controlador de de relleno hasta completar la cantidad de elementos necesarios.

Para generar nmeros correlativos, pulse Ctrl mientras arrastra el controlador de relleno; o abrir la etiqueta inteligente y elegir rellenar serie.

Series

Para rellenar celdas con valores de una serie:

1. Seleccione la celda donde desea comenzar la serie. La celda debe contener el primer valor de la serie. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Rellenar y, a continuacin, en Series. 3. Para rellenar la serie a lo largo de la hoja, haga clic en Columnas. 4. Para rellenar la serie a lo ancho de la hoja, haga clic en Filas. 5. En el cuadro Incremento, escriba el valor en que desea incrementar la serie. 6. En Tipo, haga clic en Lineal o Geomtrica. 7. En el cuadro Lmite, escriba el valor en que desea detener la serie. En muchas ocasiones necesitaremos efectuar una operacin con un grupo de celdas, para ello tenemos que seleccionar las celdas deseadas.

'.2 4*eraciones con las celdas

En muchas ocasiones necesitaremos efectuar una operacin con un grupo de celdas, para ello tenemos que seleccionar las celdas deseadas.

Una vez seleccionado el conjunto de celdas podemos:

Copiarlo a otro lugar con la opcin Edicin-Copiar, desplazndonos a la nueva posicin y eligiendo Edicin-Pegar. Moverlo a otro lugar con las opciones Edicin-Cortar, desplazndonos a la nueva posicin y eligiendo Edicin-Pegar. Borrarlo pulsando la tecla <Supr>

'.3 Co*iar6 Cortar 7 (egar datos

Copiar

1. Seleccionar las celdas que se desean copiar 2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes Hacer clic en el botn Copiar Teclado: Ctrl + C

Men Contextual -> Copiar 3. Situar el cursor en la celda destino 4. Pegar

Cortar 1. Seleccionar las celdas que se desean mover 2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes Hacer clic en el botn Cortar Teclado: Ctrl + X

Men Contextual -> Cortar 3. Situar el cursor en la celda destino 4. Pegar

Pegar

1. Ejecutar algunas de las acciones siguientes: 2. Hacer clic en el botn Pegar 3. Teclado: Ctrl + V

4. Men Contextual - Pegar

'.' Mo/er un $lo)ue de celdas con el Mouse

1. Seleccionar el bloque a mover 2. Posicionar el puntero del Mouse en uno de los "bordes" del bloque seleccionado (el cursor cambia de cruz blanca a flecha). 3. Arrastrar el bloque hasta su posicin final, y soltar.

Copiar un bloque de celdas con el Mouse

1. Seleccionar el bloque a mover 2. Posicionar el puntero de Mouse en uno de los "bordes" del bloque seleccionado y mantenga presionada la tecla Ctrl (el cursor cambia a flecha con un signo +). 3. Arrastrar el bloque hasta su posicin final, y soltar.

Copiar un bloque de celdas con el Mouse

1. Seleccionar el bloque a mover 2. Posicionar el puntero de Mouse en uno de los "bordes" del bloque seleccionado y mantenga presionada la tecla Ctrl (el cursor cambia a flecha con un signo +). 3. Arrastrar el bloque hasta su posicin final, y soltar.

Pegado especial

Una vez que ha dado la opcin copiar, se puede realizar un pegado especial, siguiendo los siguientes pasos: 1. En el Grupo Portapapeles, abrir el comando Pegar y elegir Pegado Especial. Tambin puede usar el Men contextual y elegir pegado especial. 2. Aparecer el siguiente Cuadro de dilogo:

3. Con estas opciones, Excel permite pegar no solo el contenido de las celdas, sino las frmulas, valores, formatos, comentarios o todo. Adems si las celdas origen y las de destino contienen nmeros se puede realizar una operacin se suma, resta, multiplicacin o divisin y automticamente se obtienen los nuevos valores. La casilla de saltar blancos no pega las celdas vacas, mientras que transponer cambia la orientacin de los datos colocando las filas en columnas y viceversa.

Insertar un bloque de celdas

En caso que desee aadir un conjunto de celdas dentro de ingresar nuevos datos, debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Ubicar el puntero en la celda donde desea insertar los nuevos datos 2. Seleccione la cantidad de celdas a insertar 3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar ->

Insertar celdas, o Men Contextual -> Insertar 4. Elegir hacia donde desea desplazar seleccin

(hacia la derecha o abajo).

Insertar Filas o Columnas

En ocasiones se necesita aadir filas o columnas a la hoja para poder ingresar nuevos datos. Para ello, seguir el procedimiento:

1. Ubicar el puntero en la fila o columna donde desea insertar 2. Seleccione la cantidad de filas o columnas a insertar 3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar >

Insertar Filas o Columnas de hoja o Men Contextual - Insertar toda una fila o toda una columna

Eliminar Filas o Columnas 1. Seleccionar la cantidad de filas o columnas a eliminar 2. Ficha incio, Grupo Celda, Eliminar

Eliminar filas o columnas de hoja O Men Contextual Toda la columna Eliminar Toda fila o

Ocultar Filas o Columnas 1. Seleccionar las filas o columnas que desea ocultar 2. Ficha Inicio, Grupo Celda, Formato

Ocultar y mostrar 3. Seleccionar Columnas opcin: Ocultar Filas u Ocultar

Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o columnas adyacentes y repetir el procedimiento anterior.

Cambiar el ancho de Columnas

Utilizando el Mouse:

1. Seleccionar la columna o columnas a modificar 2. Ubicar el puntero del Mouse en el borde derecho e la columna, el puntero cambia de cruz blanca a la flecha de doble sentido. 3. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar el ancho.

Utilizando la Cinta de Opciones: 1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato -> Ancho de Columna 2. Digitar el nuevo ancho

Ajustar la altura de las Filas

Utilizando el Mouse: 1. Seleccionar la fila o filas a modificar 2. Ubicar el puntero del Mouse en el borde inferior de la fila, notar que el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doble sentido. 3. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar la altura.

Utilizando el Men: 1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Alto de Fila 2. Digitar la nueva altura

Nota: Un mtodo rpido de ajustar el alto o ancho, es realizando un doble clic en la lnea divisoria de los encabezados.

'.5 1o.$rar un 5ango

Se puede asignar un nombre a una celda o a un rango para usarlos en las frmulas y de esa forma obtener hojas de clculo ms fciles de entender o modificar.

Una manera rpida de definir un nombre de rango es: 1. Seleccionar el rango de celdas a nombrar. Por ejemplo: A2:C7 2. Hacer clic en el Cuadro de Nombres 3. Escribir el nombre que desee asignar. Por ejemplo: Ventas 4. Presionar Enter para finalizar

Otra manera de definir nombres, modificar o eliminar es utilizando: La Ficha Frmulas Administrador de Nombres Nuevo

5 8or.ato de Celdas
5.1 8or.ato
En esta sesin vamos a ver cmo mejorar el aspecto de una hoja de trabajo, lo cual no solo hace ms agradable la lectura, sino que adems permite resaltar algunos resultados para llamar la atencin sobre ellos. Adems, se mostrar la forma de crear frmulas para realizar diversos tipos de clculos con los datos almacenados en la hoja.

Formato del Texto Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar 2. En la Ficha Inicio, Grupo Fuente y Alineacin hacer uso de los botones apropiados.

Formato de Nmeros Los Nmeros contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes maneras. Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar las celdas que contienen los nmeros 2. En la Ficha Inicio, Grupo Nmero hacer uso de los botones apropiados

Formato de Fechas y Horas Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:

Formatos Personalizados

Nmeros con "texto" Si desea mostrar unidades de medida en una celda con contenido numrico, y a la vez ste deba mostrar texto, sin perder su condicin de nmero, deber realizar lo siguiente:

1. Seleccionar la celda o celdas 2. Abrir el grupo de Nmero y elegir la categora Personalizada 3. Realice las acciones indicadas

Anteponer ceros Se tiene la concepcin general de que "cero a la izquierda no vale", pero se dan casos en que estos ceros tienen un valor significativo, por ejemplo, los cdigos numricos (001, 002,).

1. Seleccione la celda(s) 2. Abrir el grupo de Nmero y elegir la categora Personalizada 3. Realice las acciones indicadas

5.2 Colocar !ordes a las celdas

Para el trazado de bordes, seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar las celdas a las cuales desea aplicar los bordes 2. En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clic en el botn de Bordes. Se mostrarn las opciones de bordes. 3. Seleccionar el tipo de borde que desea aplicar. Por ejemplo: Todos los bordes

Nota: Tambin puede dibujar los bordes, seleccionando primero el color de lnea y el estilo de lnea y luego trazar con el "lpiz" (el cursor toma esta forma) el borde deseado sobre las celdas

Copiar Formato Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra ya existente, puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera:

1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado

2. En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en el botn Copiar Formato

3. Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el formato.

5.3 Insertar Co.entarios

Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o en alguna parte de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios nos permitirn documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar de dnde procede el dato, qu frmula se ha aplicado, etc., tal como lo apreciamos en la imagen.

1. Clic derecho en la celda que tendr el comentario 2. Opcin Insertar comentario 3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra celda (La esquina superior derecha de la celda, mostrar un marcador de color rojo).

Nota: El comentario se visualiza al "pasar" el mouse sobre la celda. Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda con comentario, y elegir opcin: modificar o eliminar comentario.

5.' 8or.ato Condicional

En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin interesar el contenido de la celda o su procedencia. En el formato condicional, los atributos debern aplicarse de manera automtica, dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguiente caso:

1. Seleccionar las celdas C3:C6 2. Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional 3. Definir los criterios apropiados

5.5 Estilos de ,a$las

Es una herramienta que facilita el formato de tablas, al seleccionar modelos preestablecidos. Para ello seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar el puntero en el interior de la tabla 2. Ficha Inicio, Grupo Estilo, Dar formato como tabla

3. Elegir el Estilo de Tabla 4. En el cuadro de dilogo que aparece hacer clic en aceptar

5. El Rango se mostrar como una Tabla con el estilo seleccionado

0 Mane&o de 8r.ulas
0.1 8r.ulas
Las frmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de clculo y son su herramienta principal. Con ellas, su hoja de clculo se convierte en una potente calculadora, tanto para realizar operaciones sencillas tales como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, como para hacer complicados clculos financieros.

Escribir una frmula

Una frmula es una combinacin de valores con operadores, para realizar clculos, en base a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar constantes (=5+2) o puede hacer referencias a otras celdas, por ejemplo en la frmula =B5+2 sumar 2 al contenido de la celda B5 y cada vez que cambie el valor de la celda B5, volver a recalcularse la frmula.

1. Todas las frmulas en Excel deben empezar con el signo = 2. Puede digitar la frmula directamente en la celda o ir seleccionando con el mouse cada celda a utilizar e ir colocando los operadores respectivos 3. Para terminar, presionar Enter

En la celda aparecer el resultado de frmulas se apreciar la frmula tal y como se escribi.

Direcciones de Celdas

Al escribir una frmula se puede hacer referencia a celdas situadas:

1. En la misma hoja. Por ejemplo para sumar los valores contenidos en las celdas B5 y C7 de la misma hoja, se escribe: =B5+C7 2. A celdas de otras hojas del mismo libro. Por ejemplo: si se desea sumar 3 al valor contenido en la celda B5 de la hoja 2, se escribe: =Hoja2!B5+3 3. A celdas de otros libros. Para referirse a celdas de otros libros, escribir la frmula de la siguiente forma:

='Unidad:\Carpeta\[Nombre del libro] Nombre de la Hoja'! Celda

Por ejemplo, para obtener el contenido de la celda B8 de la Hoja 1 del Libro Notas.xlsx que se encuentra en la Carpeta Mis Documentos, escribir:

='C:\Documents and Settings\user\Mis documentos\[notas.xlsx]Hojal'!B8

4. A rangos que tienen nombres. Por ejemplo, si se tiene dos listas de nmeros con nombre, una Listal y otra lista llamada Lista2 y se desea sumar ambas, escribir:

=Suma(Lista1)+Suma(Lista2) o

=Suma(Lista1:Lista2)

0.2 4*eraciones con fr.ulas

En una Hoja de Clculo, se pueden realizar desde las operaciones bsicas, tales como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, o clculos mas complicados. Eso depender del problema a resolver.

Por ejemplo, en la siguiente tabla, se desea saber la cantidad de das vividos de cada profesor, sabiendo que un ao tiene 365 das.

Si nos fijamos en la frmula, en la celda B2 se encuentra la edad de Ramn, la cual al multiplicarse por 365 das, se obtendr en la celda C2 el resultado de los das vividos.

El siguiente ejemplo muestra cuanto ganar cada profesor, conociendo la cantidad de das trabajados y el pago por da.

El siguiente ejemplo nos muestra como sacar un promedio general de un alumno y sus materias.

Este ejemplo hace lo mismo que el anterior, permite sacar un promedio, con la diferencia de que aqu se emplea la Funcin Promedio.

El siguiente ejemplo muestra como sacar un porcentaje, sumar un porcentaje y restar un porcentaje a un valor determinado.

0.3 5eferencias de Celdas

Cuando se crea una frmula es necesario indicar la celda o celdas que se van a utilizar en la operacin, segn su localizacin en la hoja de clculo. Esta localizacin puede ser una referencia relativa, absoluta o mixta.

Referencia Relativa:

Significa que los valores empleados en una frmula cambian respecto a la celda activa. Es decir, si se copia una frmula en una fila o columna diferente, los parmetros de la frmula cambian de forma automtica. Observe las frmulas en el grafico de arriba (=B8+C8)

Referencia Absoluta:

Se utilizan para evitar que las direciones de celda cambien, cuando se copia una frmula en otra celda. La forma de indicar esto es colocando el smbolo de dlar ($) delante de la letra de la columna y del nmero de fila. Observe las frmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5)

Referencia Mixta:

Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la direccin de una columna ( $F5) o solo la direccin de la fila (F$5)

Cuando escriba una frmula es importante asegurarse del tipo de referencia de celda que va a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma incorrecta al ser copiada en otra celda. Puede usar la tecla F4 al momento de escribir o sealar la celda, para cambiar la referencia entre relativa (F5), absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).

0.' Su.ar un rango de celdas auto."tica.ente

Si se desea sumar en forma rpida y automtica, un rango de celdas que contienen nmeros, se puede hacer uso del botn Autosuma.

Por ejemplo, si deseamos sumar todos lo nmeros que se encuentran entre las celdas A1 y D5 y colocar el resultado en la celda C7, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda donde se desea obtener la suma (Celda C7). 2. Hacer clic en el botn Autosuma

3. El programa incluir el signo = y las referencias o rango que se sumar. 4. Si el rango no es el correcto, proceder a seleccionarlo con el mouse. 5. Para terminar pulsar la tecla Enter.

Una forma de comprobar si el resultado obtenido es el correcto, es seleccionar los nmeros que desea sumar y observar la barra de estado. En l se muestra el promedio, la cantidad de nmeros y su suma.

El siguiente ejemplo nos muestra como obtener la suma horizontal y vertical de un conjunto de

nmeros en una forma ms rpida y en un solo paso.

1. Seleccionar todos los nmeros a sumar mostrarn los totales, es decir de B2:F8 2. Presionar el botn Autosuma

7 8unciones
Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Adems Excel 2007 cuenta con funciones diversas, tales como: estadsticas, financieras, matemticas, etc., que resuelven las necesidades ms frecuentes de distintas disciplinas profesionales.

7.1 Es)ue.a de una funcin

Una Funcin debe tener la siguiente sintaxis:

=<Nombre_Funcin> (<Argumentos>)

El nmero y tipo de argumentos requeridos vara de una funcin a otra, los cuales pueden ser:

Nmeros Texto Valores lgicos Referencias Matrices

Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la direccin de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el smbolo de dos puntos (:) para separar la celda inicial y final.

Ejm. =SUMA(A5:A10)

Cuando una funcin posee ms de un argumento, stos deben ser separados por un punto y

coma (;) o coma (,).

Ejm

=SUMA(A1;A5;A10)

suma las tres celdas indicadas suma los dos rangos indicados.

=SUMA(C1:C5;B10:B20)

7.2 9sistente de funciones

En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parmetros que conforman una funcin, para ello, podemos acudir al asistente de funciones, el cual va solicitando los componentes correctos.

Las funciones se comportan como frmulas, se pueden agrupar con parntesis, se pueden hacer las combinaciones que ms convengan.

Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera:

1. Seleccionar la celda donde desee insertar la funcin 2. En la Ficha Frmulas, hacer clic en el botn Insertar Funcin

3. Aparece el siguiente cuadro de dilogo, seleccione las opciones adecuadas.

4. Luego, deber indicar los argumentos que conforman la funcin

5. Por ltimo, al pulsar Aceptar se tendr el resultado deseado.

2 8unciones Estadsticas
2.1 8uncin Su.a
Calcula la suma de los valores especificados.

Sintaxis: =SUMA(nmero1, nmero2,....)

nmerol, nmero2... son de 1 a 255 argumentos cuyo suma desea obtener.

Ejemplo:

Hallar la suma de las cuotas de la siguiente tabla.

1. Ubicar el puntero en la celda donde desee obtener la suma (B10). 2. Escribir la Funcin: =suma( 3. Seleccionar los valores a sumar (B2:B8) 4. Dar Enter

El resultado obtenido es igual a 90 ya que las celdas vacas se consideran con un valor igual a 0.

2.2 8uncin (ro.edio

Permite calcular el promedio de los valores especificados

Sintaxis: =PROMEDIO(nmero1, nmero2,....)

nmerol, nmero2... pueden ser valores o expresiones numricas o referencias a celdas o rangos numricos.

Ejemplo:

Hallar el promedio de cada alumno.

2.3 8uncin Contar

Cuenta la cantidad de valores numricos que hay en un rango especificado.

Sintaxis: =CONTAR(rango1, rango2,....)

rangol, rango2... son rangos de una o mas celdas. La funcin admite hasta 255 argumentos y no cuenta las celdas vacas o que contengan textos.

Ejemplo:

Contar la cantidad de alumnos que tienen notas.

2.' 8uncin Contara

Cuenta las celdas no vacas que hay en un rango especificado.

Sintaxis: =CONTARA(rangol, rango2,....)

rangol, rango2. son rangos de una o mas celdas. La funcin admite hasta 255 argumentos. Los rangos pueden ser de cualquier tipo.

Ejemplo:

Contar la cantidad de alumnos.

2.5 8uncin Contar !lancos

Cuenta el nmero de celdas en blanco que hay en un rango especificado.

Sintaxis: =CONTAR.BLANCO(rango)

Rango : es el rango donde se desea contar el nmero de celdas en blanco.

Ejemplo:

Contar la cantidad de alumnos que no tienen la nota 2

2.0 8uncin Contar. SI

Cuenta las celdas que cumplan un criterio determinado.

Sintaxis: =CONTAR.SI(rango,criterio)

Rango : es el rango donde estan las celdas que sern contadas. Criterio: es la condicin que debe cumplirse.

Ejemplo:

Contar la cantidad de alumnos aprobados en cada examen.

2.7 8uncin Max

Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis: =MAX(numero1,numero2,...)

nmerol, nmero2... son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor mximo.

Ejemplo:

Hallar la mxima nota de cada examen tomado.

2.2 8uncin Min

Devuelve el mnimo valor de un conjunto de valores.

Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,...)

nmerol, nmero2... son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor mnimo.

Ejemplo:

Hallar la mnima nota de cada examen tomado.

3 8unciones Mate."ticas
3.1 8uncin Entero
Devuelve la parte entera del nmero que se especifica.

Sintaxis: =ENTERO(valor)

Valor es el nmero o una expresin numrica cualquiera

Ejemplo

La suma de los valores obtenidos mediante la funcin Entero es $12 ya que no suma ningn decimal. La suma de los valores obtenidos mediante el formato de celdas es $14 ya que suma los decimales existentes ocultos.

3.2 8uncin 5edondear

Redondea un nmero a una cantidad determinada de decimales.

Sintaxis: =REDONDEAR(numero, decimales)

Numero y decimales son nmeros o expresiones numricas cualesquiera

Ejemplo:

El valor de la celda A2 es 4.584596. Al aplicar la funcin Redondear con 2 decimales se obtiene 4.58 y con 4 decimales se obtiene 4.5846

3.3 8uncin (otencia

Eleva un nmero a una potencia especificada.

Sintaxis: =POTENCIA(numero,potencia)

numero :es el nmero base. Puede ser cualquier nmero real. potencia : es el exponente al que se desea elevar el nmero base.

Ejemplo:

Hallar el volumen de un cubo

La funcin Potencia tambin permite calcular races. Por ejemplo, para calcular una raz cbica,

se indica como exponente: 1/3.

3.' 8uncin 5aCalcula la raz cuadrada del nmero especificado

Sintaxis: =RAIZ(numero)

numero : Puede ser cualquier nmero real positivo.

Ejemplo: Hallar la raz cuadrada del nmero 144

La funcin Raiz devuelve siempre un nmero positivo. No se puede sacar raiz de numeros negativos.

3.5 8uncin Su.ar. SI

Calcula la suma de un rango considerando solamente aquellas celdas que satisfagan un criterio especificado.

Sintaxis: =SUMAR.SI(rango de criterio,criterio,rango a sumar)

rango de criterio :es el rango que contiene los valores a evaluar. criterio : es la condicin que deben de cumplir los valores. rango a sumar : es el rango que se sumar.

Ejemplo:

Calcular los totales por Editorial

En la columna F se calculan la suma de los importes por editorial.

3.0 8uncin Su.a.cuadrados

Calcula la suma de de los cuadrados de los valores especificados

Sintaxis: =SUMA.CUADRADOS(valor1,valor2,...)

Valor1, valor2,.. pueden ser nmeros o expresiones numricas

Ejemplo:

Hallar la suma de los cuadrados

La suma del cuadrado de 5, el cuadrado de 4 y el cuadrado de 6 es igual a 77.

10 8unciones de 8ec:a
En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Fecha.

Ao

Devuelve el ao correspondiente a una fecha Sintaxis: =Ao(fecha)

Mes

Devuelve el mes correspondiente a una fecha Sintaxis: =Mes (fecha)

Da

Devuelve el nmero de da correspondiente a una fecha Sintaxis: =Dia(fecha)

Diasem Devuelve el da de la semana correspondiente a una fecha Sintaxis: =Diasem (fecha) Hoy Devuelve la fecha actual del sistema Sintaxis: =Hoy() Ahora Devuelve la fecha y hora actual del sistema. Sintaxis: =Ahora() Sifecha Devuelve la diferencia entre dos fechas. Sintaxis: =Sifecha(fecha inicial, fecha final, tipo) Los valores de tipo pueden ser: "y" calcula el tiempo en aos "m" calcula el tiempo en meses "d" calcula el tiempo en dias

11 8unciones de ,exto
En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Texto

Mayusc

Convierte el texto a maysculas Sintaxis: =Mayusc(Texto)

Minusc

Convierte el texto a minsculas Sintaxis: =Minusc(Texto)

Largo

Devuelve la longitud de una cadena Sintaxis; =Largo(TextoJ

Derecha

Extrae caracteres del extremo derecho de un texto. Sintaxis: =Derecha(Texto, Num caracteres)

Izquierda

Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto. Sintaxis; =Izquierda(Texto, Num caracteres)

Extrae

Extrae un nmero de caracteres del texto. Sintaxis; =Extrae(Texto, Posic inic; Num caracteres)

Hallar

Devuelve la posicin inicial de un texto dentro de otro Sintaxis; =Hallarl(Texto1, Texto 2)

12 8unciones #gicas
12.1 8uncin Si
Devuelve un valor si el argumento Prueba_lgica (o condicin) es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Formato: Si(prueba_lgica, valor_si_verdadero, valor_si_falso) Donde: Prueba_lgica: Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero: Es el valor que se devolver si prueba_lgica es FALSO.

Ejemplo

En la Hoja 1 de un libro nuevo. Escriba la siguiente informacin. La columna de observacin se hallar con la Funcin Si, donde la condicin es la siguiente: Si el promedio es mayor que 10 colocar Aprobado sino Desaprobado.

Solucin Paso1. Nombre a la hoja como Funciones_Lgicas Paso2. Haga clic en la celda C5 Paso3. Escribir lo siguiente:

Resultado Final:

12.2 8uncin ;
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve FALSO si uno o

ms argumentos son FALSOS.

Sintaxis: Y(valor_lgico1, valor_lgico2,...) Donde: Valor_lgico1,valor_lgico2,... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplo

En la Hoja 2 del libro anterior. Escriba la siguiente informacin:

En la columna Aprobado debemos evaluar si el alumno ha aprobado los dos cursos o no. Para ello las notas de ambos cursos deberemos compararlas con 10. Solucin: Paso1. Hacer clic en la celda D5 Paso2. Escribir la siguiente funcin:

Resultado final: El resultado de autollenar la frmula a las celdas restante es:

12.3 8uncin 4
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Sintaxis: O(valor_lgico1, valor_lgico2,...) Donde: Valor_lgico1. valor_lgico2,... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplo

Aada la siguiente informacin a la hoja anterior.

En la columna Aprob un curso, debemos evaluar si el alumno ha aprobado al menos un curso o no. Para ellos las notas de ambos cursos deberemos compararlas con 10. Veamos:

Paso1. Hacer clic en la celda D6 Paso2. Escribir la siguiente frmula: =O(B5>10,C5>10).

Resultado final: El resultado de autollenar la frmula a las celdas restantes es:

13 8unciones de !<s)ueda 7 5eferencia

13.1 8uncin !uscar=
Busca un valor especfico en la primera columna izquierda de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada.

Formato: BuscarV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)g Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Este valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparacin: Es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia a una rango o un nombre de rango, como por ejemplo Lista. Indicador_columnas: Es el nmero de columna (de la matriz) en el cual se encuentra lo que solicitamos devolver. Ordenado: Si este toma el valor de 1 indica a Excel que devuelva un valor aproximado. Si toma el valor de 0 slo devuelve un valor en caso de haber encontrado lo buscado, en caso contrario devuelve el cdigo de error #N/A.

Ejemplo:

Se tiene una relacin de trabajadores de la empresa Molical, cada trabajador tiene su cdigo y se desea obtener a que departamento pertenece cada trabajador, para ello tenemos una tabla con CODIGO-DEPARTAMENTO donde haremos la bsqueda respectiva segn cdigo del trabajador.

Paso1. Hacer clic en la celda E6 Paso2. Escribir el signo igual seguido por la funcin BuscarV(A6,A19:B25;2;0) Valor_buscado: Seleccionar la celda A6 Matriz_de_comparacin: Seleccionar de A19:B25 Indicador_de_columna: Es 2 porque es en la columna 2 de la tabal

CODIGO-DEPARTAMENTO donde se muestran los departamentos. Ordenado: Lo estableceremos en 0 para que en caso de no encontrar el cdigo al buscar no nos enve el cdigo de error #N/A.

13.2 8uncin !uscar %

Formato: (valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una

referencia a un rango o el nombre de un rango.

Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #REF!

Ordenado es un valor lgico que especifica si desea que el elemento buscado por la funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.

Ejemplo:

Escribir los siguientes datos

Deseo saber la cantidad de estudiantes inscritos en la carrera de Industrial en el mes de Mayo.

1' I.*resin
1'.1 =isuali-acin e I.*resin
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la vista diseo de Pgina, la vista preliminar para ver el documento antes de imprimir, la configuracin de las pginas a imprimir, y por supuesto la operacin de imprimir los datos.

Vista Diseo de Pgina

Permite ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina y el formato completo de la hoja.

Para visualizar la Vista de Diseo de pgina:

Ficha Vista -> Diseo de pgina.

En esta vista se puede cambiar el diseo y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal. Tambin puede utilizar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientacin de la pgina, agregar o cambiar los encabezados y pies de pgina, establecer los mrgenes para la impresin y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.

Vista Preliminar La vista preliminar es otra forma de visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Para ir a la vista preliminar, dar la orden: Botn del Office -> Sealar Imprimir -Vista preliminar bien, hacer clic sobre el botn Vista preliminar

Aparecer la siguiente ventana:

En el centro de la ventana aparecer una vista de nuestra hoja y en la parte inferior el nmero de pgina que se est visualizando. En caso de tener ms de una pgina, se puede usar los botones:

Para ir a la pgina anterior.

Para ir a la pgina siguiente.

Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina, estos botones estarn desactivados.

Al situarse sobre la hoja, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que se puede ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Esta operacin tambin se puede realizar haciendo clic sobre el botn Zoom

Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn imprimir, para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin

Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn Configurar pgina.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn: Cerrar Vista preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.

1'.2 Configurar *"gina

Permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel, y otros... Si desea modificar algunos de los factores ingresar a:

Vista preliminar

Configurar pgina...

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo con 4 fichas:

Ficha Pgina

Permite definir la orientacin del papel entre vertical u horizontal. El recuadro Ajuste de escala permite elegir el grado de ampliacin o reduccin de la hoja a imprimir. Tambin aqu se puede definir el tamao del papel y la calidad con que se imprimir la hoja.

Ficha Mrgenes

Desde aqu se puede indicar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin se puede indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se site. Si desea que la hoja aparezca centrada en el papel puede activar las casillas Horizontal y/o Verticalmente.

1'.3 8ic:a Enca$e-ado 7 *ie de *"gina

Permite definir un encabezado o pie de pgina con objeto de realzar la impresin del documento. Los encabezados van situados en la parte superior y los pies de pgina en la parte inferior de la misma.

En un encabezado normalmente se suele introducir el ttulo de la obra, el autor, la fecha de creacin del documento o de la impresin, y en un pie de pgina, el nmero de pgina y el autor. Tambin puede personalizar un encabezado o pie. Para ello, pulse el botn: Personalizar encabezado o pie que desea modificar.

Aparecer el cuadro de dilogo Encabezado o pie (segn sea lo escogido)

En este cuadro aparecen tres secciones, que corresponden a la zona izquierda, centro y derecha de la hoja de impresin. En cada seccin puede introducir cualquier texto con el formato deseado (fuente, estilo, tamao) y cualquier cdigo (nmero de pgina, fecha, hora, ruta del archivo, nombre del archivo, nombre de la hoja e imagen)

Ficha Hoja

En

esta

ficha

se

indica

lo

que

realmente

desea

imprimir.

Sus

opciones

son:

rea de impresin. Aqu se indica el rango que desea imprimir. Si desea imprimir celdas no consecutivas, seleccione las celdas en la hoja y luego en este recuadro escriba o seale las celdas o rangos separados por comas.

Imprimir Ttulos. Aqu puede seleccionar los ttulos de las filas o columnas, que se imprimirn tras las filas o columnas que las contienen. Por ejemplo: A1:B3,B6:B8.

Imprimir. Aqu podr activar cualquiera de las siguientes opciones:

Lneas de Divisin, para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja. Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro. Calidad de borrador, para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Encabezados de filas y columnas, para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. Comentarios, permite imprimir los comentarios o notas existentes.

Orden de las pginas. Aqu se controla el orden en que desea imprimir las pginas:

o o

Hacia abajo y luego hacia la derecha Hacia la derecha y luego hacia abajo.

1'.' I.*ri.ir
Una vez especificadas todas las opciones y vista previamente la hoja, procedemos a imprimirla. Para ello dar la orden:

Botn del Oficce -> Imprimir O bien, hacer clic sobre el botn Imprimir

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo, slo en caso de acceder mediante el botn del oficce, no con el botn de la barra de herramientas.

En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la que se supone que se va a imprimir. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir.

En el recuadro Intervalo de pginas, se indicar si desea imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango, especificndolo a continuacin. En el recuadro Imprimir, podr indicar si desea imprimir Todo el libro, o slo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.

En Copias, indicar el nmero de copias a realizar. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

15 Gr"ficos
Constituyen una manera eficaz de analizar y presentar la informacin, contenida en una hoja de clculo. Excel dispone de una gran variedad de tipos de grficos e incluso permite personalizarlo a su gusto.

15.1 Gr"ficos r"*idos

1. Dada la informacin en una tabla, ubicar cursor en el interior de la tabla (cualquier celda).

2. Pulsar la tecla de funcin F11.

3. El grfico creado es del tipo mostrado en la figura (de tipo columnas, en una hoja diferente)

15.2 Crear un Gr"fico

1. Ubicar cursor en la tabla 2. Ficha Insertar Grupo Gficos

Existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Haciendo clic en el tipo de grfico que le interese se despliega el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podr encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico...

Haciendo clic en esta opcin se despliega el cuadro de dilogo: Insertar Grfico que muestra todos los grficos disponibles. Lo mismo aparece al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha del Grupo Grficos.

Al elegir el tipo de grfico, ste se insertar en la Hoja con las caractersticas predeterminadas.

15.3

ise>o del Gr"fico

Al seleccionar un grfico, aparece en la cinta de opciones, las Herramientas de grficos, la cual contiene 3 fichas: Diseo, Presentacin y Formato.

En la Ficha de Diseo, aparecen las opciones:

Cambiar tipo de grfico:

Permite cambiar a un tipo diferente de Grfico

Guardar como plantilla: Guardar como una plantilla la forma y diseo del grfico para poderlo aplicar a futuros grficos.

Cambiar entre Filas y Columnas: Intercambia los datos de los ejes. Los datos colocados en el eje X se mostrarn como Leyenda y viceversa.

Seleccionar datos Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas. Agregar, editar o quitar Series y editar las Categoras del eje horizontal.

Diseos de Grfico: Permite elegir entre 10 diseos predefinidos para aplicarlo al grfico seleccionado.

Estilos de diseo: Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos

Mover grfico: Permite colocar el grfico en una Hoja nueva o como un objeto dentro de una hoja del libro.

15.' (resentacin del Gr"fico

Para modificar las caractersticas de un grfico, seleccionar el grfico y hacer clic en la ficha Presentacin. Se mostrar las siguientes opciones:

Insertar: Permite insertar imgenes desde archivo, formas (rectngulos, crculos, flechas, lneas, etc.) y cuadros de texto en cualquier parte del grfico.

Ttulo del grfico:

Permite colocar o quitar el ttulo del grfico.

Rtulos del eje:

Permite agregar, quitar y definir la posicin de los ttulos para cada eje.

Leyenda:

Permite agregar, quitar y definir la posicin de la leyenda del grfico

Etiquetas de datos:

Permite desactivar o mostrar los valores, nombres de series y nombres de categoras en el grfico.

Tabla de datos:

Agrega una tabla de datos al grfico.

Ejes: Permite quitar o cambiar el formato y diseo de cada eje.

Lneas de cuadrcula: Activa o desactiva la lnea de divisin principal o secundaria de cada eje.

rea de Trazado: Permite activar o desactivar el rea de trazado. Solo est disponible para grficos bidimensionales.

Cuadro grfico, plano inferior del grfico Modifican el aspecto de grficos tridimensionales con rellenos de color Giro 3D: Permite girar el grfico

15.5 8or.ato del Gr"fico

En la Ficha Formato se encuentra el grupo Estilos de forma con los cuales se puede mejorar la visualizacin del rea completa del grfico o de uno de sus componentes.

Para ello simplemente se selecciona el elemento del grfico al cual desea darle forma y hacer clic en el estilo que mas le agrade.

Tambin puede utilizar las opciones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aun ms el estilo del grfico.

Con los estilos de WordArt puede aplicar un efecto visual al texto (sombra, reflexin, resplandor), dar un color, ancho y estilo al contorno y rellenar el texto con colores, imgenes, degradado o textura.

Ejemplo 1.- Supongamos que desea crear un grfico como el mostrado en la siguiente imagen. Para ello, previamente debe tener las imgenes como archivo.

1. Crear un grfico de tipo Columna agrupada 2D 2. En la ficha Diseo, elegir la opcin Diseo 9 3. Ingresar ttulos al grfico y a los ejes 4. En el grfico, haga un clic en la serie que representar mediante una imagen

5. Ficha Formato Aplicar formato a la seleccin 6. Relleno Relleno con imagen o textura

7. Pulse el botn Archivo. Ubicar el archivo correspondiente. 8. Seleccionar la opcin Apilar y luego Cerrar. 9. Repetir el proceso para las otras series. 10. Dar Formato al grfico.

Ejemplo 2.- Supongamos que desea crear un grfico circular que represente las ventas de zapatillas en el pblico femenino.

1. Ubicar el puntero en el interior de la tabla

2. Ficha Insertar -> Seleccionar grfico circular 3D 3. Ficha Diseo Seleccionar Datos 4. Quitar la Serie: Hombres y aceptar

5. En la ficha Diseo, seleccionar el diseo 6. 6. En la ficha Presentacin, elegir etiquetas de datos, extremo externo

7. Dar formato al Grfico

Ejemplo 3.- Se desea crear un grfico de columnas 3D que represente las ventas para cada ao como muestra la siguiente tabla.

Se procede de la siguiente manera:

1. Ubicar el puntero en la tabla 2. Crear un grfico de Columnas Agrupadas 3D 3. En la ficha Diseo, elegir la opcin Seleccionar datos 4. Quitar la Serie Aos. 5. En las etiquetas del eje Horizontal, presionar el botn Editar 6. Seleccionar el rango donde estn los aos y aceptar 7. Dar Formato al Grfico.