¿Qué es EXCEL?

Es un programa para la creación de hojas de cálculo, cuyas posibilidades de trabajo, cálculo

y presentación son amplias. Permite la creación de gráficos que se modificarán automáticamente al
modificar los datos en su hoja de cálculo. Permite también el trabajo con bases de datos.

Excel trabaja con hojas de cálculo que están agrupadas en libros de trabajo. Un libro de
trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos.

Ingreso a EXCEL
Para ingresar a Excel, realice los siguientes pasos:
 Clic en Inicio

1
  Clic en Todos los programas. Seleccione
Microsoft Office y seleccione Microsoft Office Excel

Conceptos Generales
La hoja de trabajo cuenta con un tamaño máximo de 16,384 columnas y 1,048,576 filas.

Se pueden insertar y eliminar hojas de cálculo, moverlas, copiarlas y cambiarles el nombre

simplemente haciendo un clic con el botón derecho del mouse cuando esté colocado encima de una
etiqueta de hoja de cálculo. De ésta forma, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como sean
necesarias y podremos llamarlas con el nombre que
decidamos.

2
Celda

Es la unidad básica de Excel. Cada celda está identificada por una coordenada única, la cual
está formada por la intersección de la columna y la fila donde se encuentra dicha celda.

Rango

Conjunto de celdas contiguas que forman un rectángulo y con las que se puede trabajar
como si fueran una unidad y puede ser una fila o una columna completa o un conjunto de filas y
columnas.

Movimiento del cursor en la hoja de trabajo

←, →, ↑, ↓ Permiten movernos a la celda izquierda, derecha, arriba o abajo.

<Tab> Celda a la derecha

Shift-Tab Celda a la izquierda

<Inicio> Primera celda de la fila

Ctrl + Inicio Primera celda de la hoja de trabajo (A1). Sólo funciona cuando la hoja contiene datos

Ctrl + Fin Ultima celda ocupada de la hoja

<AvPag> Pantalla siguiente

<RePag> Pantalla anterior

3
Ctrl + AvPag Siguiente hoja

Ctrl + RePag Hoja anterior

F5 Celda o rango específico

Ingreso de datos
Para ingresar datos dentro de las celdas, posiciónese en la celda (con las teclas de
movimiento o haciendo clic en ella) donde desea introducir el texto y escríbalo. Cuando escribe este
texto, además de aparecer en la celda, puede verlo en la barra de fórmulas.

En esta barra aparecen también: el cuadro de cancelación, el cuadro de introducción y el

asistente para funciones. Haga clic en el cuadro (o botón) de Introducción o presione sencillamente
<Enter> y el texto se introducirá en la celda. Si se equivoca o desea anular la introducción de datos,
haga clic en el cuadro de cancelación.

4
Guardar información
Cuando termine de elaborar su hoja de trabajo, es conveniente guardarla para poder
utilizarla cada vez que la necesite. De esta forma, se grabarán todas las hojas que conforman el libro
de trabajo.

Para guardarla siga los siguientes pasos:

 Haga clic en el Botón de Office, seleccione Guardar como. Y seleccionar la opción
Libro de Excel

 Aparecerá un cuadro de diálogo y en él se seleccionará el directorio donde desee

guardar el archivo, así como el nombre que desea darle, cuya extensión será .XLS.
Finalmente presione <Enter> para aceptar.

5
Insertar
columnas

 Seleccione la columna en cuya posición desea insertar una nueva

 Clic derecho en Insertar

6
Llenado automático de datos
 Colóquese en la celda donde está el texto
 Haga clic en el cuadro de llenado y muévalo hacia abajo, hasta marcar el resto de celdas
que desea utilizar
 Suelte el botón y observe el resultado

7
Guardar modificaciones en el libro de trabajo

 Clic en el Botón de Office

 Seleccionar Guardar

Cerrar archivos o libros de trabajo

 Clic en (cerrar)

8
Abrir un archivo o libros de trabajo
 Clic en el Botón de Office
 Seleccionar Abrir
 Aparecerá una cuadro de dialogo en el cual debe seleccionar el directorio donde está el
fichero que desea abrir
 Seleccione el archivo y Aceptar

9
Borrar datos de las celdas
 Colocar el cursor en la celda, y presionar la tecla Suprimir.

10
Sumar rangos de datos
 Coloque el cursor en la celda en la cual desea observar el resultado
 Seleccione la opción Suma del asistente para funciones o bien escriba =SUMA( .
 A continuación lleve el cursor a la celda A1 y manteniendo presionada la tecla Shift, utilice
las flechas para movimientos del cursor para marcar desde la celda A1 hasta la celda A4
 Al presionar la tecla Enter se desplegará el resultado de la suma

Insertar filas

11
  Seleccionar la fila en cuya posición quiere insertar una nueva
 Después clic derecho y seleccionar Insertar

Cambio de tipo/tamaño de texto

Para realizar éstos cambios, siga los siguientes pasos:

12
  Sombree el texto y seleccione la opción Fuente en la barra de herramientas y elija el tipo de
texto que desee

 Después, para cambiar el tamaño del texto, seleccione la opción Tamaño de Fuente. Y elija
el tamaño que desee

Centrar texto en varias celdas

 Sombrear el texto y las celdas donde se desea centrar
 Después seleccione la opción Combinar y Centrar

13
Centrar texto en
cada celda
 Seleccionar la opción
Centrar en Alineación

14
Formato de datos numéricos
Los números ingresados en Excel, se alinean a la derecha. La forma más rápida de cambiar
el formato a los valores numéricos, es utilizando los botones provistos para tal efecto en la barra de
herramientas de Número.

15
Impresión de la hoja de trabajo
 Clic en el Botón de Office
 Seleccionar Imprimir
 Y después seleccionar la opción de impresión que desee

16
Impresión de los datos sin formato
Cuando se desea imprimir los datos y/o información sin formato alguno, solamente se
imprimen así como se escribieron, sin editarlos, sin colocarles negrita y sin ninguno de los cambios
que se les puede hacer a los párrafos.

17
Formato impresión para la hoja de trabajo
Para darle formato a una hoja de trabajo en Excel al momento de imprimirla, es necesario
seguir el asistente de impresión.

18
En ésta ventana podrá elegir muchas opciones para imprimir el trabajo.

Creación de un libro nuevo

 Haga clic en el Botón de Office
 Después seleccione Nuevo
 Cuando ya haya seleccionado Nuevo, seleccione la opción En blanco

19
Cambio de nombre de las hojas de trabajo
 Clic derecho sobre el nombre de Hoja1
 Seleccionar Cambiar nombre
 Cuando ya se haya colocado otro nombre, presionar Enter

20
Copiar información
 Clic derecho en la celda de la información que se desea copiar, o con la combinación de
teclas Ctrl C

 Seleccionar la celda en donde se desea pegar la información. Clic derecho y Pegar

21
Vinculación de datos

 Sombreamos los datos que deseamos vincular. Después seleccionamos el ícono de Copiar
formato

 Después, en el lugar en donde deseemos la

vinculación de los datos, seleccionar el ícono
Pegar y en el pequeño triangulo seleccionar Pegar vínculos

 Cuando seleccionamos ésa opción nos aparecen los

datos vinculados, y se llaman vínculos porque cuando
cambiemos un dato del lugar de donde los pegamos,
cambian automáticamente en todos los lados en donde los vinculemos.

Concatenación de datos
Sirve para unir varios elementos de texto en uno solo. La fórmula que se utiliza es:

 =CONCATENAR(Gabriela;"";Lucía)
Ejemplo:

22
Funciones básicas de copiar, borrar o
mover datos
Copiar
 Clic derecho sobre la celda donde está el dato que se quiere copiar, o con la combinación de
teclas Ctrl C

Borrar
 Colocar el cursor en la celda donde se quiera eliminar los datos y presionar la tecla
Suprimir

23
Mover
 Clic derecho en la celda donde está el dato que se quiere mover, seleccionar Cortar
 Después, colocar el cursor en la celda donde se quiera mover el dato, y clic derecho Pegar
o con la combinación de teclas Ctrl V

Administración de las distintas hojas de

trabajo
Las hojas de trabajo en un libro de Microsoft Excel, están distribuidas en la parte inferior
por Hoja1, Hoja2, Hoja3 y así sucesivamente.

Las hojas se pueden seguir haciendo o creando con un ícono que aparece a la par de la
última hoja que se llama Insertar hoja de cálculo.

24
Funciones básicas de fecha
Excel cuenta con funciones para colocar la fecha de manera corta o larga. Depende de cómo
se quiera colocar, las opciones están en la barra de herramientas.

 Colocar la fecha en la celda y después puede escoger cualquiera de las dos opciones que
ofrece Excel para colocar la fecha

25
Ejemplo de tarjeta de calificaciones

26
Sombrear títulos
Para sombrear:
 Se sombrea la palabra o palabras que se deseen
 Clic en éste ícono

 Y sombrear el texto

27
Líneas o bordes de celdas
Para colocarle borde a las celdas, siga los siguientes pasos:

 Clic derecho sobre la celda y seleccionar Formato de celdas

 Aparecerá ésta ventana, seleccione Bordes

28
  Después seleccionar el estilo de borde que se desee y Aceptar

Quitar líneas de división

 Buscar el siguiente cuadro en la barra de herramientas de Diseño de página

 Después, quitar el check que tiene en Ver del lado de Líneas de la cuadrícula

29
Eliminar valores decimales

 Se pueden agregar o quitar decimales utilizando éstos íconos:

 Los íconos se encuentran en la barra de herramientas, Número

30
Insertar imágenes
 Clic en Insertar
 Puede seleccionar solamente Imagen o Imagen prediseñada

Gráficas
 Clic en Insertar
 Puede seleccionar el gráfico que desee

31
Ordenamiento de datos
 Éste ordenamiento se hace dependiendo si se quieren ordenar datos tipo texto o datos
numéricos
 Si son datos tipo texto, se sombrean los datos y después se selecciona el siguiente ícono en
la barra de herramientas

 Si los datos son numéricos, se selecciona el mismo ícono solamente que en lugar de el
ordenamiento previsto, da sugerencias respecto a números

32
Fórmulas Básicas
Las fórmulas básicas son las que ya conocemos, tales como multiplicar, dividir, sumar y
restar.

SUMAR
Para aplicar ésta fórmula lo único que tenemos que hacer es lo siguiente:
 Escribir en la celda donde se quiera el resultado el signo =

 Después, seleccionar las dos celdas en donde se

encuentran los valores que se desean sumar colocándoles el signo + en medio y después
presionar Enter

33
Restar:
 Escribir en la celda en donde se desea el resultado el signo =

 Después seleccionar los valores de las celdas que se quieren restar colocándoles el signo –
en medio y presionar Enter

34
Multiplicar:
 Escribir en la celda en donde se desea el resultado el signo =

 Después seleccionar los valores que están en las celdas de arriba colocándoles el signo de
multiplicación en Excel que es * en medio y después presionar Enter

35
Dividir:
 Escribir en la celda en donde se desea el resultado el signo =

 Después seleccionar los números que se deseen dividir anteponiendo entre ellos el signo de
división en Excel que es / , después presionar Enter

36
F unciones

PROMEDIO
 Sombrear las cantidades

 Clic en Autosuma y seleccionar Promedio

37
FUNCION DE FECHA

 HOY()  aparece la fecha de hoy

 AHORA()  aparece la fecha de hoy y la hora
Fecha larga: viernes 28 de mayo de 2010
Fecha corta: 28/05/10

Sumar.si

 Seleccionar la opción “insertar función”

 Seleccionar Sumar.si

 Aparecerá un cuadro en donde tiene que llenar los requerimientos para que se realice la
función

Función MAX y MIN

38
 Para utilizar ésta función, solamente tiene que hacer lo siguiente:

 Escribir en la celda en donde se quiera el número el signo =

 Después colocar ya sea MAX o MIN y entre

paréntesis seleccionar las celdas. Cerrar paréntesis y presionar Enter

CONTAR.SI
Ejemplo de fórmula:
=CONTAR.SI(F2:F11,”<61”)

39
SI
Ejemplo de fórmula:
=SI(A1>60;”Aprobado”;”Reprobado”)

Y
Ejemplo de fórmula:
=SI(Y(B2>0,B2<=5000),B2*10%,SI(Y(B2>5000,B2<=10000),B2*15%,B2*20%))

GENERACION DE SUBTOTALES
 PRIMERO SELECCIONAMOS EL RANGO CON EL CUAL VAMOS A CREAR
SUBTATALES

40
  VISITAMOS EL MENU
DATOS
 SUBTOTALES
 ACEPTAR

“Eliminación de Subtotales”
- Sombree todo

- Vaya al Menú Datos

- Después vaya al icono subtotal, le aparecerá una ventana donde dirá Quitar Todo.

41
42