Google Drive:acceda a sus archivos y organcelos

Use Google Drive para almacenar sus archivos, carpetas y documentos de Google Docs y acceder a ellos, est donde est. Modifique un archivo en la Web, su computadora o su dispositivo mvil, y este se actualizar en todos los dispositivos donde haya instalado Google Drive. Contar siempre con la versin ms actualizada de sus archivos y documentos de Google Docs. Lea, edite y comparta sus archivos y colabore en ellos, est donde est. Nota: Es posible que Google Drive an no est disponible para su organizacin, pero no se preocupe; pronto estar disponible. Hasta ese momento, puede seguir usando su lista dedocumentos para organizar y encontrar sus documentos de Google Docs.

Configurar Google Drive

1. En su navegador, vaya a drive.google.com/start. 2. Haga clic en Comenzar. Si no ve el botn Comenzar, es posible que tenga que unirse a una lista de espera breve para acceder a Google Drive. Haga clic en el botn azul Notificarme para recibir un correo electrnico cuando se le d acceso. Si, por el contrario, ve un mensaje que le indica que Google Drive an no est habilitado para su dominio, le pedimos que tenga un poco ms de paciencia. El administrador de su sistema puede informarle cuando est listo (o vuelva a consultar ms adelante). 3. Una vez que tenga acceso, puede acceder a Google Drive desde la Web en drive.google.com:

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4. Descargue e instaleGoogle Drive para su Mac o PC. Esto le permite sincronizar los archivos de su computadora con Google Drive en la Web, lo que le da la posibilidad de acceder a ellos con cualquier dispositivo y cuando lo desee. La sincronizacin est incorporada, as que no debe configurar nada: lo nico que debe hacer es conectarse a Internet. Nota: Es posible que el vnculo para descargar Google Drive para su Mac o PC est inhabilitado para su organizacin. Aunque no est disponible o usted elija no instalarlo, Google Drive proporciona acceso web a todos sus documentos de Google Docs y a los archivos que suba manualmente, como los de la lista de documentos que quizs ya est utilizando. Una vez instalado, puede encontrar Google Drive para su Mac o PC en la bandeja del sistema de Windows o en la barra de men de su Mac. As se ve en la bandeja del sistema de Windows:

Haga clic en el cono para ver el estado de sincronizacin, acceder a la carpeta de Google Drive en su computadora o en la Web, pausar la sincronizacin, configurar sus preferencias y ms. As se ve en una Mac:

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Sugerencia: Tambin puede acceder a los archivos de Google Drive en su dispositivo con iOS o Android. Consulte GoogleDriveenundispositivomvil para obtener ms informacin.

Conozca su unidad
Hay varias formas de ver en la Web sus archivos, carpetas y documentos de Google Docs en Google Drive. Echemos un vistazo. Sugerencia: Est actualizndose a Google Drive desde la lista de documentos de Google Docs? Mire estevideo para saber qu ha cambiado o vea GoogleDrivecomparado consulista dedocumentos.

Mi unidad
Cuando obtenga Google Drive en la Web por primera vez, los archivos y las carpetas que haya subido y sus documentos de Google Docs estarn disponibles en la seccin Mi unidad:

Si instal Google Drive para su Mac o PC, el contenido de Mi unidad se sincronizar con el contenido de una carpeta llamada Google Drive en su computadora. Solo se sincroniza el contenido de Mi unidad. (Puede mover los archivos que se hayan compartido con usted a Mi unidad si desea que estos se sincronicen con su computadora y sus dispositivos mviles).
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Compartido conmigo
Compartido conmigo es el lugar donde encontrar los archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs que otros hayan compartido con usted:

] Compartido conmigo solo muestra los elementos compartidos con usted de forma explcita. Aqu no encontrar archivos compartidos con el "Pblico" o "Cualquiera que tenga el vnculo". (Puede encontrar esos elementos buscando en la vista Todos los elementos). Sugerencia: Est buscando una carpeta que alguien ha compartido con usted? Haga clic en Ordenar > Ttulo en la vista Compartido conmigo para ver en primer lugar todas las carpetas que otros hayan compartido con usted, como en la imagen anterior.

Vistas Destacados y Recientes

Haga clic en Destacados para ver todos los elementos que haya destacado con una estrella. Para destacar un elemento, solo tiene que hacer clic en la estrella que est a su izquierda. Las estrellas son como los "marcadores" o los "favoritos" en un navegador, que sirven para marcar sitios web a los que desea acceder con frecuencia. Use la vista Recientes para ver los archivos privados y compartidos que haya abierto, en orden cronolgico inverso. Esta es una muy buena forma de encontrar rpidamente su contenido ms actual.

Actividad y Todos los elementos

Haga clic en Ms en la columna izquierda para ver otras vistas:

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Las vistas Actividad y Todos los elementos son muy similares. Ambas incluyen los elementos compartidos con todos los miembros de su organizacin (no solo con usted de forma explcita), as que aqu probablemente encontrar cosas que an no conoca. Actividadmuestra todo lo que se edit recientemente. Hay muchos elementos en su lista Actividad? Marque los elementos que no quiera ver all y luego haga clic en Eliminar de Actividad:

Nota: Este botn solo aparece en la vista Actividad. En las otras vistas, haga clic en Ms > No mostrar en la lista Actividad. Todos los elementos muestra todo lo que hay en Google Drive, excepto los elementos que estn en su Papelera. No puede quitar elementos de esta vista (excepto eliminndolos), as que este es el mejor lugar para buscar los elementos que no pueda encontrar.

Vista Papelera
Papelera contiene todos los elementos que elimin. Para eliminar un elemento, mrquelo y haga clic en el cono de la papelera que aparece:

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Nota: Solo puede eliminar los elementos que sean de su propiedad. En el caso de los elementos de los que no sea propietario, haga clic en Ms > Eliminar para quitarlos de Google Drive sin eliminarlos para todos los dems usuarios. Su papelera nunca se vaca automticamente, as que deber limpiarla manualmente de vez en cuando. Los elementos de su Papelera se contabilizan en su cuota de almacenamiento, as que vaciarla ayudar a liberar un poco de espacio. Para vaciarla: En la vista Papelera, haga clic en Vaciar papelera para eliminar todos los elementos de forma definitiva:

O marque los elementos uno por uno y haga clic en Eliminar definitivamente:

Sugerencia:Note que despus de seleccionar elementos en la papelera, tambin puede elegir restaurarlos.

Previsualizar u obtener informacin sobre un archivo

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Hasta ahora hemos visto cmo se ven los archivos en Google Drive con la opcin de visualizacin predeterminada "Lista". Esta es la forma ms compacta de ver sus archivos. Si prefiere obtener una vista previa de cada archivo en Google Drive, haga clic en el cono Cambiar a cuadrcula que ve en la esquina superior derecha de Google Drive en la Web:

Ahora los archivos se muestran en una cuadrcula de vistas previas en miniatura. Eso es muy til para localizar un archivo sin necesidad de abrir cada uno:

Para volver al modo Lista, haga clic en el cono Cambiar a Lista:

Si bien el modo Cuadrcula ofrece una vista previa visual, el modo Lista ofrece descripciones de texto de sus archivos: 1. En el modo Lista, seleccione un solo archivo, documento de Google Docs o una sola carpeta. 2. Haga clic en el cono Obtener vista previa que aparece cuando hay un solo elemento seleccionado:

Se muestra informacin acerca del elemento seleccionado:

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3. Si desea cambiar la configuracin de uso compartido, la descripcin o la ubicacin del elemento, haga clic en uno de los conos de edicin (lpiz):

Ordenar sus archivos

Si tiene muchos archivos, puede ser complicado darles seguimiento. Una forma de simplificar la bsqueda de archivos es ordenarlos. Haga clic en el men Ordenar para ver sus opciones:

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Las opciones de orden anteriores estn disponibles en la mayora de las vistas de Google Drive. Sin embargo, la vista Actividad se ordena automticamente por la fecha de ltima modificacin de los archivos, as que all no ver el men Ordenar. En la vista Recientes, puede ordenar los elementos por la fecha en que los abri o los edit por ltima vez. Estas son algunas sugerencias para ordenar los elementos:

Ordene por ltima modificacin para ver los elementos que cualquiera haya modificado recientemente (no solo usted). Esto podra ayudarlo a dar seguimiento a los elementos que sus colaboradores han modificado recientemente. Use ltimos abiertos por m para encontrar elementos que haya abierto recientemente, independientemente de si los modific o no. Esta es una muy buena forma de volver a los elementos que estaba mirando recientemente, en caso de cerrar por accidente una pestaa en su navegador o de haber olvidado agregar algo a sus marcadores. Ordene por Ttulo si conoce el nombre de un elemento y desea buscarlo en una lista ordenada alfabticamente. Esto coloca todas las carpetas en Mi unidad y en Compartido conmigo en primer lugar, as que tambin es una muy buena forma de encontrar carpetas. Ordene por Cuota utilizada para ver qu elementos estn usando la mayor cantidad de espacio de almacenamiento. Para liberar espacio de almacenamiento, puede eliminar archivos movindolos a la Papelera, pero no olvide eliminarlos definitivamente de la vista Papelera si necesita ms espacio de almacenamiento. Tenga en cuenta que solo los archivos sincronizados y subidos utilizan espacio de almacenamiento. Los archivos compartidos con usted y los documentos de Google Docs (p. ej., un documento o una hoja de clculo de Google Docs) no utilizan espacio de almacenamiento. Los elementos que no se contabilizan en el espacio de almacenamiento aparecen como "---" en Google Drive:

Sugerencia: Necesita ms espacio de almacenamiento? Puede comprarmsespacio de almacenamiento, pero primero consulte con el administrador de su sistema. Quizs su organizacin lo haga por usted.

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Encontrar un archivo
Escriba una palabra o una frase en el cuadro de bsqueda de Google Drive para buscar un archivo, una carpeta o un documento de Google Docs especfico:

Restringir su bsqueda
1. En el cuadro de bsqueda, haga clic en la flecha hacia abajo para ver las opciones de bsqueda avanzada:

2. Haga clic en alguna de las opciones de bsqueda para restringirla. Puede repetir los pasos 1 y 2 varias veces para filtrar an ms los resultados. Por ejemplo, quizs sepa que el archivo que desea es una hoja de clculo que no es de su propiedad. Haga clic en esas opciones y el cuadro de bsqueda se ver as:

Sugerencia: Haga clic en la x de una opcin para quitar ese filtro o en la X grande de la derecha para borrar la bsqueda por completo.

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3. En este momento quizs ya vea lo que est buscando. De lo contrario, escriba una consulta de bsqueda y haga clic en el botn azul Buscar.

Organizar sus archivos

Probablemente tenga muchos archivos en Mi unidad o los tendr pronto. Use carpetas para organizar el contenido, igual que en una computadora.

Crear una carpeta en Google Drive en la Web

1. Haga clic en el botn Crear y luego seleccione Carpeta:

2. Asigne un nombre a la carpeta y haga clic en Aceptar. Se crear su nueva carpeta en Mi unidad:

Sugerencia: Si est mostrando Mi unidad (o una carpeta dentro de Mi unidad), tambin puede hacer clic en el cono Nueva carpeta para crear una carpeta en su ubicacin actual:

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Mover archivos a una carpeta

1. Marque la casilla de verificacin que est al lado del elemento (o los elementos) que desea mover. 2. Haga clic en el cono de la carpeta:

3. En el cuadro de dilogo Organizar, marque la carpeta adonde desea mover los elementos:

Sugerencia: Desea almacenar su(s) archivo(s) en varias carpetas? Use la tecla Ctrl o Comando para marcar todos los lugares donde desea encontrar los elementos. 4. Haga clic en Aplicar cambios.
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Compartir una carpeta

En la imagen anterior, notar que la carpeta "Asistencia" tiene la imagen de una persona. Eso significa que la carpeta est compartida con otros usuarios. Puede compartir un archivo o una carpeta como comparte sus documentos de Google Docs. Es muy fcil: 1. Marque la casilla de verificacin que est al lado del archivo o la carpeta que desea compartir. 2. Haga clic en el cono Compartir:

Consulte Colaboracin y uso compartido de documentos de Google Docs para obtener informacin sobre las opciones de uso compartido.

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