El estudio es de tipo prospectivo en virtud de que toda la informacin se obtuvo despus de su planeacin, transversal debido a que las variables

se midieron una sola vez para implantar la metodologa 5S, descriptivo dado que slo se cont con una poblacin en la cual se describi el grupo de variables, y observacional debido a que slo se describi el fenmeno que se estudi (Mndez R. I. 1990). El diseo de estudio aplicado en este proyecto corresponde a una investigacin descriptiva ya que tuvo como finalidad identificar todo el contexto bajo el que se desarrollan los principales procesos y actividades realizadas en el departamento de rea de archivos histricos de la SEDATU, las cuales son clave en el buen funcionamiento de la misma. A continuacin se describe el mtodo general utilizado. En este caso, y para el propsito de la investigacin se aplic un cuestionario diagnstico para determinar el grado del ambiente laboral en el departamento de archivos histricos (Anexo 6). Este cuestionario sirvi para partir de un anlisis organizacional ya que se dio la restructuracin del departamento de archivos histricos, este cuestionario fue adoptado de una tesis de clima organizacional (Berra, 2004). El cual fue validado en el software Minita 14. El instrumento de medicin estuvo subdividido en cinco variables (motivacin, comunicacin, estructura, liderazgo y servicio) como se observa en el (Anexo 7). En esta tabla se muestra la distribucin de los diferentes aspectos cuestionados y su integracin a cada una de las cinco etapas sealadas; as mismo, se menciona la escala de anlisis utilizado. Se implementa la Metodologa 5S en el departamento de cobranza. Por todo esto se propone la metodologa 5S como a continuacin se detalla. Paso 1. Implantacin de clasificacin: Se identificaron y se separaron todos aquellos elementos necesarios de los innecesarios dentro del rea de archivos histricos. El propsito de clasificar significa retirar de las reas de trabajo todos los elementos que no son necesarios de acuerdo al rea para distinguir los archivos, objetos, equipo de cmputo, de proyeccin que utilicen y desechar lo que ya no se utilice. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la accin, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar, posteriormente enlistar los elementos innecesarios: esta lista se debe disear y ensear durante la fase de preparacin. Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicacin cantidad encontrada, posible causa y accin sugerida para su eliminacin. Esta lista es complementada por el observador durante el tiempo en que se ha decidido realizar la clasificacin de dichos elementos. Para realizar el primer paso se utilizaron tarjetas de color: Este tipo de tarjeta permite marcar o denunciar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario, como son cajas, flderes, mquinas de escribir, impresoras, equipos de cmputo, sillas u cualquier otro objeto y que se debe tomar una accin correctiva. Plan de accin para retirar los elementos, una vez visualizados y marcados con tarjetas los elementos innecesarios, se tendr que hacer las siguientes consultas: 1) mover el elemento a una nueva ubicacin o al archivo de concentracin, almacenar el archivo muerto y relacionado en bitcoras fuera del rea de trabajo y eliminar el elemento. Se pretende dirigir las actividades del proceso de aprendizaje a una primera etapa de sensibilizacin y asimilacin para el cambio de hbitos en el personal (Anexo 11).

Paso 2. Despus de implementar la primera tcnica, continua Seiton=ordenar, acomodar cada cosa en su lugar, es decir, establecer un lugar a cada elemento que se selecciona como necesario y que no se desech, posteriormente se clasificaron segn su utilidad, se etiquetaron y acomodaron en su sitio o se determinar un lugar donde est al alcance del personal y as evitar demoras en la bsqueda de informacin para as contrarrestar los tiempos muertos en cada proceso; aprovechar bien los espacios disponibles en el rea. Lo cual va a permitir la ubicacin de la informacin requerida de forma rpida, mejora la imagen del departamento, da la impresin de que las cosas se hacen bien, mejora la coordinacin para la ejecucin de trabajos. Se tiene como objetivo; establecer la forma en que se deben ubicarse e identificarse todos los elementos dentro del rea de tal manera que sean fciles de encontrar. El orden es la esencia de la estandarizacin, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarizacin. Se reuni al personal para informacin del tema determinado el tiempo que se le dedicar a dicha actividad, se presenta un ideal de organizacin por rea de trabajo, para esto se acudi a cada una de las sitios del rea de cobranza para observar las reas y definir cmo podran verse organizadas. Se formaron equipos de trabajo y se encomendaron tareas a realizar por persona y departamento. Se llevaron a cabo controles visuales los cuales fueron utilizados para informar de una manera fcil entre otros los siguientes temas: Sitio donde se encuentra clasificados los expedientes de los distintos municipios, sitio donde se debe ubicarse los expedientes. donde ubicar la papelera, maquinaria y equipo de oficina. El observador registr todas sus observaciones en una minuta. Con esta actividad se pretende incrementar la productividad eliminando desperdicios al tratar de localizar la informacin (expedientes) en el menor tiempo. Paso 3. Una vez implementadas las dos primeras Ss, se implementa la tercera que es Seiso=limpieza, crear un entorno y ambiente limpio, agradable para el personal, es decir, mantener el lugar limpio contrarrestando o eliminando las fuentes que generan la suciedad. Como por ejemplo, eliminar el polvo, etc. Adems de motivar al personal y hacer conciencia que nuestro lugar de trabajo debe de estar limpio y no slo por un rato. Se identificaron y eliminaron las fuentes de suciedad de todos los elementos de un lugar de trabajo, asegurando que los elementos que integran el rea de proceso y entorno, se encuentran en condiciones de higiene. Se llevara a cabo limpieza la que se considera como un buen inicio y preparacin para la prctica de la limpieza permanente. La limpieza ayuda a obtener un estndar dela forma como deben estar los equipos de oficina permanentemente. Como evento motivacional ayuda a comprometer a los empleados en el proceso de implantacin seguro de la 5s. Para poder planificar el mantenimiento. Se inform a los empleados en que consiste limpieza y la manera de cmo 55 se va a aplicar, conceptos tcnicos y enfatizar la importancia de la limpieza con la finalidad de sensibilizar al personal. Con los empleados de trabajo para llevar a cabo la limpieza, se retir polvo, basura, se hizo la limpieza de la suciedad del suelo, cajones, mobiliario y equipo de oficina etc.

Paso 4. Implantacin de estandarizacin: En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado aplicando estndares a la prctica de las tres primeras S. Esta cuarta S est fuertemente relacionada con la creacin de los hbitos para conservar el lugar de trabajo en condiciones perfectas. Se reglamentaron los logros alcanzados con las tres primeras S, a travs de normar procedimientos y reglamentos, se reuni al personal para informacin del tema explicando al personal que entendemos por estandarizacin que consiste en tratar de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolucin de la limpieza, ratificando todo lo que se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexin acerca de los elementos encontrados para poder darle una solucin. Asignar trabajos y responsabilidades: Para mantenerlas condiciones de las tres primeras 5s, cada uno de los empleados debe conocer exactamente cules son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cundo, dnde y cmo hacerlo. Las ayudas que se emplean para la asignacin de responsabilidades son: Tabln de gestin visual donde se registre el avance de cada S implantada (Anexo 12). Ya que integra las acciones de clasificacin, orden y limpieza en los trabajos de rutina: El estndar de limpieza de mantenimiento autnomo facilita el seguimiento de las acciones de limpieza y control de elementos de ajuste y fijacin. Estos estndares ofrecen toda la informacin necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada da. Al realizar las actividades se espera lograr un ambiente de trabajo adecuado y perdurable basndose en las tres primeras fases. Paso 5. Implantacin de disciplina. La prctica de la disciplina pretende lograr el hbito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estndares y controles previamente desarrollados. En lo que se refiere a la implantacin de las 5S, la disciplina es importante porque sin ella, la implantacin de las cuatro primeras 5S, se deteriora rpidamente. Descripcin de los pasos de la implantacin. La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras 5s que se explicaron anteriormente. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la prctica de la disciplina. Es necesario educar e introducir el entrenamiento de aprender haciendo, de cada una de las 5S. El papel de la direccin: Para crear las condiciones que promueven o favorecen la implantacin de la disciplina, la direccin tiene las siguientes responsabilidades: Educar al personal sobre los principios y tcnicas de las 5S, y mantenimiento autnomo; crear un equipo promotor lder para la implantacin en todo el departamento de Delegacin Estatal de la SEDATU; suministrar los recursos para la implantacin de las 5S dentro del rea donde se vaya aplicar; motivar y participar directamente en la promocin de sus actividades; evaluar el progreso y evolucin de la implantacin en el departamento de archivos histricos de la Delegacin Estatal; participar en las auditorias de progreso; aplicar las 5S en su rea de trabajo; ensear con el ejemplo y demostrar su compromiso y el de la organizacin para la implantacin delas 5S. El papel de los empleados es comprometerse con el ejercicio y la prctica de esta metodologa, estar consiente que no es una moda, sino un estilo de vida, pues de no ser as se corre el riesgo de caer en la misma deficiencia con las que se tena al inicio. Se pretende motivar al personal hacia una cultura de calidad, observando los beneficios tanto a la organizacin como de manera individual. Despus de haber sido aplicada la metodologa se recomienda llevar acabo un mantenimiento de la misma donde se deben fortalecer los hbitos en

los empleados en la Delegacin Estatal de la SEDATU. La implantacin de la metodologa 5S se basa en el trabajo en equipo, ello permite involucrar a todos los trabajadores en el proceso de mejora desde su conocimiento del puesto de trabajo. Los trabajadores se comprometen en el momento que son valorados sus adaptaciones y sus conocimientos, esto es fundamental para conformar una cultura de mejora continua, lo que es tarea de todos.