A Dios Que siempre estuvo y estar siempre a mi lado
A mis Padres Por la comprensin y cario que demostraron as como la espera que origin el desarrollo de este trabajo.
A CHP Por su ayuda tiempo y cario en los momentos difciles en las que me daba por vencida para el desarrollo de este trabajo...Gracias mi amor.
A mis Hermanos Por estar a mi lado cuando los necesite
A mis amigos Por su ayuda para obtener la informacin a veces muy difcil de encontrar
A mi Asesor C.P. Javier Gmez Lpez, por su ayuda, paciencia, comprensin y sobre todo por sus conocimientos transmitidos.
SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE EN EL FUTURO
INDICE GENERAL Pgina DICTAMEN.
INTRODUCCIN.
CAPITULO 1. EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.
1.1. Antecedentes Histricos de la Informtica. 1.2. Evolucin de las Computadoras. 1.2.1. Tipos de Computadoras. 1.2.2. Categora de las Computadoras 1.2.3. Generacin de las Computadoras 1.3. Anlisis de los Sistemas de Informacin 1.4. Sistemas de Informacin Electrnico 1.5. Por qu el contador debe saber de Sistemas de Informacin?. 1.6. Tecnologas de la Informacin que debe conocer el Contador
CAPITULO 2. EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD
2.1. Antecedentes Histricos de la Contabilidad 2.2. Evolucin de la Contabilidad 2.3. Actividad Contable Bsica 2.4. Evolucin de los Programas de Contabilidad 2.5. Impacto de las Tecnologas
10 11 11 12 13 18 22 24
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31 31 38 40 44
CAPITULO 3. LA CONTABILIDAD EN EL FUTURO
3.1. La Contabilidad Futurista 3.2. Tendencias en Tecnologas de Informacin 3.3. Posibilidades de Internet para presentar la Informacin Contable 3.4. Tecnologas para analizar la Informacin Contable 3.5. El contexto de la Globalizacin 3.6. Requisitos que debe reunir un contador para las organizaciones futuras.
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFA
48 51 73
74 76 79
82
84
DICTAMEN Nombre del Tesista: ERIKA RODRIGUEZ RODRIGUEZ
Nombre de la Tesis: SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE EN EL FUTURO
Titulo a Recibir: LICENCIADO EN CONTADURIA
Fecha: Coatzacoalcos a xx de xxxxxxx del 2002.
El que suscribe acreditado por la Facultad de Contadura y Administracin de la Universidad Veracruzana como asesor de tesis DICTAMINA que la tesis arriba mencionada, cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la normatividad de la Universidad Veracruzana para optar por el grado de Licenciatura. Se autoriza al alumno presentarla ante dicha direccin para su acreditacin.
A T E N T A M E N T E
JAVIER GMEZ LPEZ INTRODUCCIN
La tecnologa avanza da con da en todos los mbitos inherentes a la misma, y los sistemas electrnicos auxiliares en el registro de la contabilidad no son la excepcin.
Cada vez son ms los sistemas que facilitan la labor del contador para un perfecto registro y control de todas y cada una de las operaciones necesarias en todo ente econmico. Debido a esto es indispensable que todos los que ejercen la profesin contable se actualicen continuamente, no solo en las cuestiones fiscales y de registro, sino tambin en las caractersticas y potencialidades de los diferentes software que surgen en el mercado tecnolgico para el agilizamiento y eficiencia de sus labores.
Ahora bien, la labor del contador publico es constante y esto impide que se pueda estar al tanto de todas las mejoras existentes en el ramo tecnolgico, adems de que frecuentemente se tiene ya un programa contable y se mantiene como base para los registros de determinada organizacin.
Pero aun aquellas empresas que ya tienen un sistema de registro establecido para el control de sus operaciones, ignoran los verdaderos alcances de dicho sistema, utilizando nicamente una parte de los mismos ya que por desconocimiento de la potencialidad del sistema limitan su utilidad.
Estamos en una Era en el que el Conocimiento significa mucho para la profesin contable y en este trabajo veremos los retos que tendr que afrontar la Contabilidad en cuanto a la Tecnologa, teniendo como principales objetivos los siguientes:
De entre todas las novedades tecnolgicas que trae el nuevo milenio, analizar cuales van a tener mayor impacto en la Contabilidad. Discutir sobre las necesidades de informacin que tienen los usuarios de la Contabilidad y conocer los cambios que experimenta para satisfacerlas.
Este trabajo se divide en tres captulos para su mayor compresin:
El primer captulo trata acerca de la evolucin de los sistemas de informacin; en el cual como antecedentes tenemos la evolucin de las computadoras generacin tras generacin hasta nuestros das, las categoras en que esta dividida, adems de que se hace un breve anlisis de los sistemas de informacin y del porqu el Contador debe de estar preparado para estas nuevas tecnologas.
El segundo capitulo trata acerca de la evolucin de la contabilidad apoyado en sistemas informticos; donde se muestran los antecedentes histricos y la evolucin de la contabilidad a travs de los aos, as mismo la evolucin que han tenido los sistemas de contabilidad y el impacto de estas nuevas tecnologas en el Contador.
El futuro del Contador debe de desarrollarse tomando en cuenta las actualizaciones de cada una de sus leyes y normas, as como tambin el avance tecnolgico; esto es de lo que trata el tercer capitulo.
Aqu se mencionan las tendencias de tecnologas de informacin y el impacto que causa en el desarrollo del Contador a travs del tiempo, tanto personal como profesionalmente, las posibilidades de presentar la informacin contable a travs de la Red Internet y lo mas importante el conocimiento de los principales requisitos que deben tomar en cuenta los Contadores para estar siempre a la vanguardia de las nuevas tecnologas y as poder lograr un buen futuro.
CAPITULO 1.
EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Este captulo trata de la evolucin tanto de la informtica como de los sistemas de informacin, ya que es muy importante conocer los orgenes de lo que actualmente utilizamos en nuestro aprendizaje da con da.
1.1. ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA INFORMATICA
El verdadero desarrollo de la Informtica se inici despus de la Segunda Guerra Mundial. No obstante, antes de llegar hasta donde hoy se conoce acerca del tratamiento automtico de la informacin se haban utilizado el Abaco, la Pascalina (llamada as por su inventor Blaise Pascal 1623-1662) y el Ingls Charles Babbage (1792-1871) haba inventado una calculadora, que nunca se fabric, para ejecutar una serie de operaciones con datos previamente registrados en tarjetas perforadas. El sueo de Babbage hubiera incluido una entrada por tarjetas perforadas, una unidad de memoria o almacn, una unidad aritmtica, o molino, la impresin automtica de salida, el control secuencial por programa y una exactitud. El norteamericano Hermann Hollrerith (1860-1929) construy en 1885 las primeras mquinas que funcionaban con esas tarjetas y el sistema empleado fue perfeccionado por su compatriota Legrand Powers y por el ingeniero noruego Frederick Bull (1882-1925). El primer ordenador destinado a efectuar largas y complicadas series de operaciones sin intervencin humana estaba basado en la calculadora antes mencionada y constaba de componentes electromecnicos. Fue concebido en 1937 por el profesor de la Universidad de Harvard Howark Aihken, n. En 1900, y fue bautizado con el nombre Mark 1. 1
1 Larousse Enciclopedia Cientfica en Color, Informtica, p.212
1.2. EVOLUCIN DE LAS COMPUTADORAS
La computadora es una mquina que efecta una secuencia de operaciones mediante un programa, de manera que realiza un procesamiento sobre un conjunto de datos de entrada, obteniendo otro conjunto de datos de salida 2
La computadora es capaz de cumplir los deseos de rapidez y eficiencia en el clculo y la organizacin de grandes masas de datos, y por eso es importante saber acerca del origen de la misma. 1.2.1 TIPOS DE COMPUTADORAS 3
Hoy en da existen variadas clasificaciones de las computadoras, de las cuales se pueden distinguir las siguientes: Computadora Anloga.- Trabaja con variables que son medidas a lo largo de una escala continua y que son almacenadas con cierto grado de veracidad. Este tipo de computadoras no computan directamente con 10 nmeros, ms bien son usadas en el control de procesos. Computadora Digital.- Estas trabajan con datos discretos, que se obtienen como resultado de un contador, operan directamente con cmputos de nmeros o dgitos que representan letras, nmeros y smbolos especiales.
Computadora Hbrida.- Este tipo de computadora es el resultado de la combinacin de la computadora digital con la anloga.
2 La Historia de la computacin. www.geocities.com/dpairpke/hiscomp.htm. 14-11-01 3 Curso de Introduccin a las Computadoras. Coqui.lce.org/cadiaz/Intro/Clasific.html.
Computadora de Uso General.- Almacenan diferentes tipos de programas y pueden ser usadas en diferentes aplicaciones. La veracidad de este sistema es limitada por la imaginacin humana (idealmente). Computadora de Uso especial.- Diseada para trabajar un problema especfico. Las instrucciones son almacenadas en la mquina. Trabajan los problemas con rapidez y eficiencia.
1.2.2. CATEGORA DE LAS COMPUTADORAS 4
Supercomputadoras (Parallel).- Estas son diseadas para aplicaciones cientficas, procesos complejos y son los sistemas ms grandes, rpidos y costosos del mundo de las computadoras.
Mainframe.- Estas ofrecen mayor velocidad en el procesamiento y mayor capacidad de almacenaje que una mini computadora tpica.
4 Curso de Introduccin a las Computadoras. op. cit. Mini computadoras.- Al igual que las micros son de propsitos generales, pero son ms costosas y ms poderosas. Lo que varia es el tamao.
Server (Workstation).- Estas estn diseadas para apoyar una red de computadoras, que permiten a los usuarios el compartir archivos, programas de aplicaciones y hardware.
Microcomputadoras.- Estas son sistemas de pequeos propsitos generales, pueden ejecutar las mismas operaciones y usar las mismas instrucciones de muchos sistemas grandes. Ejemplo: Hand-held, Palmtop, Notebook, Laptop, Pen Computers, PDA (Personal Digital Assistant), Desktop, Tower.
1.2.3. GENERACIN DE LAS COMPUTADORAS El desarrollo de las computadoras se divide por generaciones, aunque no se sabe el criterio para determinar el cambio de generacin a generacin. Pero deben cumplirse al menos los siguientes requisitos: 1. La forma en que estn construidas.- que hayan tenido cambios sustanciales. 2. Forma en que el ser humano se comunica con ellas.- que haya experimentado progresos importantes. PRIMERA GENERACIN Generacin en la que haba un gran desconocimiento de las capacidades de las computadoras, ya que solo las usaban los cientficos debido a lo difcil de su manejo y a los altos costos. Esta generacin abarc la dcada de los 50s. Estaban construidas por medio de tubos al vaco, mejor conocidos como vlvulas electrnicas, y estaban programadas en lenguaje mquina, a travs de una yuxtaposicin de largo bits o cadenas de ceros y unos, adems de ser grandes y costosas. En 1951 aparece la UNIVAC (Universal Computer), y fue la primera computadora comercial, que dispona de mil palabras de memoria central y podan leer cintas magnticas. En las dos primeras generaciones, las unidades de entrada utilizaban tarjetas perforadas, retomadas por Herman Hollerith (1860 - 1929), quien adems fund una compaa que con el paso del tiempo se conocera como IBM (International Bussines Machines). La computadora ms exitosa de la primera generacin fue la IBM 650, de la cual se produjeron varios cientos. Esta computadora que usaba un esquema de memoria secundaria llamado tambor magntico, que es el antecesor de los discos actuales, el cul recoga y memorizaba los datos y los programas que se le suministraban mediante tarjetas. SEGUNDA GENERACIN Cerca de la dcada de 1960, las computadoras seguan evolucionando, se reduca su tamao y creca su capacidad de procesamiento. Tambin en esta poca se empez a definir la forma de comunicarse con las computadoras, que reciba el nombre de programacin de sistemas. En sta generacin las computadoras estaban construidas con circuitos de transistores, se programaban en nuevos lenguajes llamados lenguajes de alto nivel, tenan un menor costo y algunas se programaban con cintas perforadas y otras ms por medio de cableado en un tablero. Los programas eran hechos a la medida por un equipo de expertos: analistas, diseadores, programadores y operadores que se manejaban como una orquesta para resolver los problemas y clculos solicitados por la administracin. El usuario final de la informacin no tena contacto directo con las computadoras. Esta situacin en un principio se produjo en las primeras computadoras personales, pues se requera saberlas programar para obtener resultados; por lo tanto su uso estaba limitado a aquellos audaces pioneros que gustaran de pasar un buen nmero de horas escribiendo instrucciones, corriendo el programa resultante y verificando y corrigiendo los errores o bugs que aparecieran. Para no perder el programa resultante haba que almacenarlo en una grabadora de astte, pues en esa poca no haba discos flexibles y mucho menos discos duros para las PC. TERCERA GENERACIN Esta generacin destaca con la fabricacin electrnica basada en circuitos integrados, se inaugura con la IBM 360 en abril de 1964 y su manejo es por medio de los lenguajes de control de los sistemas operativos. Las computadoras utilizaban tcnicas especiales del procesador, unidades de cinta de nueve canales, paquetes de discos magnticos y otras caractersticas que ahora son estndares (no todos los modelos usaban estas tcnicas, sino que estaba dividido por aplicaciones). El sistema operativo de la serie 360, se llam OS que contaba con varias configuraciones, inclua un conjunto de tcnicas de manejo de memoria y del procesador que pronto se convirtieron en estndares. Tambin en esta generacin se introdujeron computadoras con mucha ms velocidad. A mediados de la dcada de 1970, aparecen en el mercado las computadoras de tamao mediano, o mini computadoras que no son tan costosas como las grandes (llamadas tambin como mainframes que significa gran sistema), pero disponen de gran capacidad de procesamiento. CUARTA GENERACIN Generacin en la que aparecen los microprocesadores que es un gran adelanto de la microelectrnica, y son circuitos integrados de alta densidad y con una velocidad impresionante. Las microcomputadoras con base en estos circuitos son extremadamente pequeas y baratas, por lo que su uso se extiende al mercado industrial. Aqu nacen las computadoras personales que han adquirido proporciones enormes y que han influido en la sociedad en general sobre la llamada "revolucin informtica". En 1976 Steve Wozniak y Steve Jobs inventan la primera microcomputadora de uso masivo y ms tarde forman la compaa conocida como la Apple que fue la segunda compaa ms grande del mundo, antecedida tan solo por IBM; y esta por su parte es an de las cinco compaas ms grandes del mundo. Con el surgimiento de las computadoras personales, el software y los sistemas que con ellas se manejan han tenido un considerable avance, porque han hecho ms interactiva la comunicacin con el usuario. Tambin surgen otras aplicaciones como los procesadores de palabra, las hojas electrnicas de clculo, paquetes grficos, etc. No solo las microcomputadoras siguen su desarrollo, por supuesto, las mini computadoras y los grandes sistemas continan con este proceso. De hecho las mquinas pequeas rebasaban por mucho la capacidad de los grandes sistemas de 10 o 15 aos antes, que requeran de instalaciones costosas y especiales, pero sera equivocado suponer que las grandes computadoras han desaparecido; por el contrario, su presencia era ya ineludible en prcticamente todas las esferas de control gubernamental, militar y de la gran industria. QUINTA GENERACIN
Debido a la acelerada marcha de la microelectrnica, la sociedad industrial se ha dado a la tarea de poner tambin a esa altura el desarrollo del software y los sistemas con que se manejan las computadoras.
Hay una gran competencia internacional por el dominio del mercado de la computacin, donde el objetivo es lograr la capacidad de comunicarse con la computadora en un lenguaje ms cotidiano y no a travs de cdigos o lenguajes de control especializados. Japn lanz en 1983 el llamado "programa de la quinta generacin de computadoras", con los objetivos explcitos de producir mquinas con innovaciones reales. En los Estados Unidos se encuentra un programa en desarrollo que persigue objetivos semejantes, donde se busca un procesamiento en Paralelo mediante arquitecturas, diseos especiales y circuitos de gran velocidad, manejo de lenguaje natural y sistemas de inteligencia artificial.
El futuro previsible de la computacin es muy interesante, y se puede esperar que esta ciencia siga siendo objeto de atencin prioritaria de gobiernos y de la sociedad en conjunto.
1.3. ANLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION.
La puerta de acceso a la Gran Pirmide de Egipto simboliza la entrada en el sistema de informacin de la empresa
1) Qu se va a estudiar? Representar el sistema de informacin de la empresa por una pirmide y estudiar sus partes.
2) La puerta de entrada
La puerta de acceso a la pirmide presenta la Contabilidad integrada en el sistema informativo empresarial. La Era del Conocimiento plantea nuevas necesidades informativas y la Contabilidad debe adaptarse para dar la oportuna respuesta a estas nuevas necesidades de los usuarios.
3) Los 3 cimientos
Una vez que se ha introducido en la pirmide, empezaremos por los cimientos de la pirmide, que son las tecnologas de la informacin, con la clsica divisin en equipos informticos y programas de cmputo y las tecnologas de la comunicacin.
3.1) El ordenador Est plenamente justificado su estudio porque el contador utiliza diariamente en su trabajo el ordenador o computadora. Los contadores deben ser capaces de identificar los diferentes componentes de los equipos informticos y conocer su funcin. Han de ser capaces de participar en las decisiones de compra o renovacin de equipos informticos y programas que le afecten, para ello tienen que estar al da con los cambios tecnolgicos que peridicamente surgen. 3.2) Los programas El software o programas informticos formados por conjuntos de instrucciones forman el alma del sistema de informacin. Qu futuro tiene un contador que no sepa usar una hoja de clculo? El contador debe manejar los programas de Contabilidad y tener tambin conocimientos bsicos de Microsoft Windows, adems de los programas ligados a la oficina, como hojas de clculo y procesadores de texto y gestionar bases de datos. Las estrategias bsicas para disponer del software son comprar un paquete "llave en mano", desarrollado por tcnicos especializados en ello o desarrollar una aplicacin informtica a medida de las necesidades de la empresa en cuestin. La empresa tambin puede optar por contratar externamente servicios de contabilidad, que consiste en que actividades que tradicionalmente se realizan en el departamento de contabilidad las realicen proveedores de la empresa. 3.3) Las telecomunicaciones
Las herramientas que utiliza el profesional de la contabilidad estn cada vez ms ligadas a las telecomunicaciones, lo que obliga al estudio de las nuevas tecnologas de la comunicacin, que estn provocando una nueva revolucin informtica. La Contabilidad, como disciplina ligada al proceso de generacin y transmisin de informacin econmica, comienza a recibir un notable impacto y el contador debe conocer y hasta dominar estas herramientas informticas, con Internet como pieza clave.
4) El intercambio electrnico de datos (EDI) Por su impacto en la Contabilidad, el contador debe conocer el intercambio electrnico de datos (EDI), que bsicamente consiste en transmitir electrnicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informticas, en un formato normalizado. Las nuevas aplicaciones informticas de contabilidad incorporan la posibilidad de que los pedidos, albaranes, facturas, y todos los documentos contables viajen a travs de estas redes de ordenadores, evitando el uso del papel. El EDI es la puerta del comercio electrnico, nuevo marco en el que se realizan los negocios y que afecta a todas las funciones de la empresa: al departamento de recursos humanos con el tele trabajo, al de marketing con la publicidad en Internet, al departamento de sistemas con las Intranet, y al departamento de contabilidad con el EDI.
5) El interior de la pirmide
La informatizacin de un proceso o actividad es una de las decisiones importantes que toman las empresas, no slo porque puede proporcionar importantes ahorros econmicos sino porque es una oportunidad excepcional para mejorar dicho proceso o incluso permite redisear la estructura organizativa de la empresa. Se exponen tambin los riesgos que hay que considerar en la informatizacin y las medidas a adoptar para minimizarlos.
6) Cmo disear pirmides? Posteriormente se sientan las bases de la planificacin y construccin de las pirmides que se corresponde con el anlisis y diseo de sistemas de informacin. Los contadores pueden participar en su anlisis y diseo como asesores. Se estudian las metodologas que permiten transformar los datos en informacin y sta en conocimiento. Un paso previo para disear un sistema de informacin integrado es conocer las necesidades de informacin entre los diferentes departamentos que integran la empresa. 7) Los niveles de la pirmide Tambin hay que analizar los niveles de la pirmide, que se corresponden con los subsistemas de informacin en la empresa. Se profundiza en los subsistemas de informacin en la empresa: sistema informativo contable (SIC), sistema de informacin para la gestin (MIS) y sistema de informacin para la direccin (EIS).
Existen flujos e intercambios de informacin entre los subsistemas y entre los departamentos, con un papel predominante para el contador, ya que el sistema informativo contable es el mayor suministrador de informacin para la gerencia. 8) La esfinge vigilante Cualquier problema en los sistemas de informacin repercute instantneamente en la totalidad de la empresa y afecta al funcionamiento normal de tareas que dependen del ordenador como la contabilidad financiera. La esfinge vigilante representa en forma metafrica la auditoria y control de los sistemas de informacin, revisin detallada de todos los elementos de que dispone una empresa en el rea de los sistemas de informacin. La auditoria, tanto interna como externa, es una de las salidas profesionales clsicas de los contadores, y en este contexto trata de disponer del sistema de informacin contable ms apropiado, reducir al mximo los riesgos derivados de la falta de seguridad informtica y lograr una utilizacin eficiente de los recursos asignados. 1.4. SISTEMAS DE INFORMACION ELECTRNICO
Qu es un sistema? Muchas veces se hace esa pregunta, a la hora de hacer un trabajo, de capturar datos, y muchos otros factores, y se usa la computadora sin saber su verdadero significado y para entender todo este mundo de informacin veamos lo que es un sistema.
Sistema (para el usuario de computadoras): Conjunto de partes que estn integradas con el propsito de lograr un objetivo. Teniendo como caractersticas fundamentales las siguientes: 1. Conjunto de partes: Un sistema tiene ms de un elemento. 2. Partes integradas: Debe existir una relacin lgica entre las partes de un sistema. 3. Propsito de lograr un objetivo comn: El sistema esta diseado para alcanzar uno o ms objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema.
Y una computadora es un grupo de partes integradas que tiene el objetivo comn de llevar a cabo las operaciones que indica el programa que se est ejecutando, entra dentro de la definicin de sistema.
Los sistemas de informacin electrnicos nos permiten tener un manejo ms rpido y seguro en el proceso de organizacin y control, en aspectos operativos, fiscales y contables de las empresas. La informacin que se ingresa en las computadoras es la que se podr procesar y aprovechar para obtener resultados financieros precisos que, de otra, manera, tomara mucho ms tiempo en lograr.
Estos tipos de informacin permiten tener integridad en la informacin con sencillos procedimientos, con los que se puede ejecutar con el teclado o con la ayuda del ratn.
Se puede comparar la informacin de diversos periodos al abrir al mismo tiempo y combinar diferentes ventanas. Estos sistemas estn pensados de manera que se pueda confirmar cada uno de los registros, poder borrarlos o modificarlos.
Debido a la naturaleza de la informtica electrnica, se debe de proteger la informacin, con un respaldo que se haga peridicamente, as como darle mantenimiento a los datos para evitar que estos archivos se lleguen a daar. Estos sistemas son el mejor aliado para aminorar la carga de trabajo y minimizar la posibilidad de errores
1.5 POR QU EL CONTADOR DEBE SABER DE SISTEMAS DE INFORMACIN?
1) Qu es un sistema de informacin?
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en informacin, que almacena y posteriormente distribuye a sus usuarios. Como todo sistema, incluye tambin un ciclo de retroalimentacin que es un mecanismo de control. En toda empresa conviven varios sistemas -o mejor dicho, subsistemas- de informacin, como el de marketing o produccin.
Figura: La empresa como sistema de informacin
2) La Contabilidad es un sistema de informacin
Tambin la Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular de dato, la informacin financiera, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. Aunque en las empresas hay sistemas de informacin que son informales y no estn informatizados -como las redes de circulacin de rumores en una oficina-, el sistema informativo contable actual se basa en los ordenadores como pieza clave del mismo. EL CONTADOR SE HACE DOS PREGUNTAS...
1) qu informacin demandan los usuarios? En cada periodo histrico, la Contabilidad como sistema de informacin se ha adaptado a las necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos tecnolgicos. Es decir, el contador se plantea una primera pregunta: en esta empresa y momento del tiempo qu informacin demandan los usuarios? Un rasgo que hace que el sistema de informacin contable sea peculiar es la existencia de usuarios internos -como el gerente- y externos -como las autoridades tributarias- que demandan informacin contable. 2) Con la tecnologa actual, qu informacin se les puede dar? Hace cincuenta aos aunque los directivos demandaran un balance mensual, era muy costoso obtenerlo con una contabilidad manual: hoy en da cualquier programa de permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como se ve, es muy importante para el contador conocer el estado de la tecnologa en cada momento. 1.6 TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN QUE DEBE CONOCER EL CONTADOR
1) Multidisciplinar As como cualquier profesional de la Contabilidad debe conocer disciplinas como las Matemticas o las Ciencias de la Empresa, tambin debe incluir en su curriculum el conocimiento de las tecnologas y sistemas de la informacin o, ms claro, nociones de Informtica. 2) Hasta en la definicin de Contabilidad aparece la palabra informacin La informacin aparece ya en la propia definicin de Contabilidad como ciencia que elabora y estudia la informacin econmica. 3) Aunque tampoco somos los nicos Porque la informacin es objeto de estudio de mltiples disciplinas, es la materia prima bsica de ciencias tan dispares como la Lingstica, la Ingeniera de Telecomunicaciones, las Ciencias de la Informacin o la Contabilidad. 4) Nivel de Usuario Para IFAC, durante la etapa de de aprendizaje previa al mundo laboral todos los futuros contadores deben obtener un conocimiento general de tecnologas de la informacin y habilidades prcticas y el conocimiento correspondiente al nivel de usuario. 5) Conocimientos Tericos En cuanto a los conocimientos tericos se refiere, el contador necesita unos requisitos de educacin general (conceptos de tecnologas de la informacin, equipamiento informtico, programas de sistema y aplicacin, organizacin de datos, redes y aplicaciones de contabilidad, control interno, seguridad, el papel de la informacin en las organizaciones y aspectos ticos y legales) y el suficiente conocimiento y familiaridad con conceptos de sistemas de informacin que le permitan tomar decisiones razonables sobre identificacin de necesidades de un sistema de informacin sencillo, identificar alternativas, decidir si adquirir un paquete "llave en mano", desarrollarlo utilizando hojas de clculo o bases de datos, o encargarlo a un consultor externo, seleccionar los equipos y programas apropiados. 6) La Prctica Desde un punto de vista prctico, lo mnimo que un profesional de la contabilidad al nivel de usuario debe manejar es un programa procesador de textos, una hoja de clculo, un programa de correo electrnico y navegador de Internet, una base de datos y, al menos, un paquete de contabilidad bsico. 7) Uno de los tres roles Adems, para IFAC como parte de su educacin de precualificacin, todos los contadores deben concentrarse en, al menos, uno de los otros tres roles: administrador de sistemas de informacin, diseador de sistemas de negocio y evaluador de sistemas de informacin. 8) Administrador de Sistemas El profesional de la contabilidad puede tener responsabilidades compartidas sobre la administracin de sistemas de informacin de una pequea y mediana empresa. Los contenidos tericos que debe conocer el contador que se identifique con este papel son relativos a las consideraciones estratgicas del desarrollo de tecnologas de informacin, aspectos administrativos, control financiero de las tecnologas, aspectos operativos, de seguridad, backup y recuperacin, gestin de adquisicin, desarrollo e implementacin de sistemas, gestin de cambio y mantenimiento de sistemas y gestin de computacin de usuario final. 9) Diseador de Sistemas
En el caso del diseador de sistemas, los contadores desde siempre han estado involucrados en el diseo de sistemas de informacin contables, antes cuando eran manuales, pero hoy tambin se espera que continen proporcionado dichos servicios, como parte de un equipo multidisciplinar. Los conocimientos que se espera que tenga estn relacionados con el papel de la informacin en el comportamiento y diseo de la organizacin, anlisis de sistemas, las fases, tareas y prcticas de desarrollo del ciclo de vida de los sistemas de informacin, en particular sobre los controles necesarios.
10) Como evaluador, es decir, Auditor
El papel del contador como evaluador de sistemas est relacionado con la auditoria tanto interna como externa. Los conocimientos que debe poseer se relacionan con los aspectos normativos referidos a legalidad, tica, auditoria y control relativos a las tecnologas de la informacin. En concreto se refieren a la evaluacin de la eficacia, eficiencia y economicidad del uso de las tecnologas de la informacin, evaluacin de su conformidad con poltica de gestin, evaluacin de los controles internos en sistemas informatizados y evaluacin de la imparcialidad de la imagen financiera, la veracidad e integridad de los registros contables.
CAPITULO 2.
EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD APOYADO EN SISTEMAS INFORMATICOS
Este segundo captulo es de gran importancia para nuestro mbito, ya que habla acerca de los antecedentes histricos de la contabilidad usando los sistemas de informacin y de cmo se fue dando el desarrollo a travs de los periodos histricos.
2.1 ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA CONTABILIDAD 5
Los italianos del Renacimiento (XIV al XVI siglo) son reconocidos ampliamente por ser los padres de la contabilidad moderna. Elevaron el comercio a nuevos niveles, y buscaron mejores mtodos para determinar sus ganancias. Aunque los nmeros arbigos fueron introducidos mucho tiempo antes del renacimiento, fue durante este periodo donde los italianos llegaron a usarlos regularmente para la contabilidad en las empresas. Lograron muchas cosas en cuanto a los negocios, como el uso del capital y crdito en una escala grande de desarrollo. La tendencia evolutiva de la contabilidad estaba pasando.
2.2 EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD 6
1) Las Grandes Civilizaciones Desde hace miles de aos la Contabilidad se ha adaptado a las necesidades informativas de las unidades econmicas en las que opera. En la rudimentaria contabilidad de la cultura egipcia, donde slo era necesario un sistema contable basado en la partida simple, anotando en un papiro los activos y las obligaciones.
5 A virtual History http://www.geocities.com/lucapaccioli.html 6 http://www.5campus.org 2) El inicio del comercio Los posteriores sistemas econmicos basados en la agricultura poco ms necesitaron, hasta que el creciente comercio y posteriormente la Revolucin Industrial, demandaron unas necesidades de informacin mucho mayores, que se apoyaron en la partida doble, desarrollada por pioneros de la Contabilidad como Luca Pacioli. En la evolucin histrica de la Contabilidad, es la poca de la tenedura de libros, que se caracteriza por la mera conservacin de los registros. El padre de la contabilidad Luca Bartolom Pacioli naci aproximadamente en 1445 en Borgo San Sepulcro en Tuscany. Fue un "hombre del Renacimiento" en el sentido verdadero de la expresin, adquiri un conocimiento asombroso de diversos asuntos tcnicos como la religin, negocio, ciencia militar, matemtica, medicina, arte, msica, leyes e idiomas. El crea en las interrelaciones de estas disciplinas y especialmente en las matemticas y contabilidad, las cuales muestran armona y equilibrio. Fue un Monje Franciscano, y es usualmente llamado El padre de la Contabilidad, ms no invent el sistema, en cambio l simplemente describi un mtodo usado por los comerciantes en Venecia durante el periodo del Renacimiento. Su sistema inclua ms sobre el ciclo de la contabilidad como es conocido en la actualidad por todos los contadores. El describi el uso de la partida doble, donde a todo cargo corresponde un abono.Es interesante que nos preguntemos cuales son los cambios fundamentales que han experimentado los sistemas empresariales desde que Luca Pacioli escribiera su obra? As comienza el ttulo noveno, tratado XI de la obra "De las Cuentas y las Escrituras" escrita por Luca Pacioli en 1494... "Como es bien sabido, quien desee dedicarse al comercio y operar con la debida eficacia, necesita fundamentalmente tres cosas..." "La principal de ellas es el dinero..." "...la segunda cosa que se precisa para el trfico mercantil es ser un buen contador y saber hacer las cuentas con gran rapidez..." "...la tercera y ltima cosa necesaria es la de registrar y anotar todos los negocios de manera ordenada, a fin de que se pueda tener noticia de cada uno de ellos con rapidez...". Dos son los cambios fundamentales que se han producido en el comercio desde que Pacioli escribiera su tratado. En primer lugar los negocios son cada da ms complejos, y en los tiempos de Pacioli no estaban desarrollados el leasing, el factoring o los mercados de opciones y futuros. Por lo tanto han cambiado las necesidades de informacin de los usuarios de la Contabilidad. En segundo lugar han cambiado las herramientas que posibilitan la labor del contador: la Estadstica, la Investigacin de Operaciones, etc. y ms recientemente las tecnologas de la informacin y comunicacin. Donde Pacioli demanda "saber hacer las cuentas con gran rapidez", -hasta hace relativamente poco se exiga en las ofertas de empleo para contadores "tener buena letra"- hoy exigiramos "manejo fluido de programas de contabilidad", y donde dice "anotar todos los negocios de manera ordenada" hoy aadiramos "conocimientos de informtica al nivel de usuario".
3) La Revolucin Industrial Esta poca domin desde el inicio de la comercializacin hasta la Era Industrial. Desde el punto de vista de necesidades de los usuarios es la poca del beneficio, pues se caracterizaba por la medicin de activos e ingresos. Producto de las necesidades de la Revolucin Industrial, esta poca condujo al desarrollo de los estados financieros, siendo el beneficio neto el documento de informacin ms importante que preparaban tanto para usuarios internos como externos. 4) Los primeros microordenadores (1960). En la segunda mitad del siglo XX se va a producir un acontecimiento muy importante, la invencin de los primeros ordenadores y su posterior aplicacin a la Contabilidad. Son los inicios de la Era de la Informacin, caracterizada por el uso de macrocomputadoras. Esta fue la primera revolucin en la tecnologa de la informacin en la cual un ordenador centralizado era compartido por muchos usuarios que se conectaban al mismo con terminales. En sus inicios, estos primitivos sistemas informatizados se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales, es decir, repetan el mismo procedimiento pero con ordenador. Se recoga la misma informacin, se generaban los mismos informes, que se enviaban al mismo destinatario y se mantena la misma organizacin departamental. Naturalmente, la mayor velocidad del ordenador hizo ms eficientes a los sistemas computarizados. 5) El ordenador personal (1981) El siguiente paso en la evolucin del ordenador se corresponde con el desarrollo de la computacin personal descentralizada, caracterizada por un ratio de una persona para un computador. Desde 1981, con el nacimiento del primer ordenador personal IBM, la tecnologa de la informacin progres hasta el punto en el que cada individuo poda tener un ordenador. Esto gener el efecto de descentralizar el uso del ordenador y la creacin de un mercado para el desarrollo de una cantidad asombrosa de equipos y programas nuevos a precios asequibles. 6) Siglo XXI
a) Cambian las necesidades de informacin. Hoy en da, nos encontramos en una nueva poca en la que las necesidades de informacin han cambiado: ms all de las rgidas normas contables, los directivos e inversores manifiestan nuevas necesidades de informacin ligadas, por ejemplo, a la valoracin de activos intangibles como el conocimiento o la satisfaccin de la clientela. Hay necesidades de informacin que no estn cubiertas por los estados contables tradicionales: informacin sobre los riesgos a que est sometida la empresa, el impacto medioambiental, la gestin del capital intelectual, la capacidad de innovacin, el grado de satisfaccin de los clientes, la capacidad de aprendizaje y motivacin de los empleados y un largo etctera. b) El papel del contador La experiencia y habilidades del contador y las tcnicas de la Contabilidad han de desarrollar una metodologa que permita valorar y registrar estos activos intangibles de las empresas. Para los contadores es un desafo y oportunidad identificar y valorar el capital intelectual de las empresas, para desarrollar la planificacin, control, informacin y auditoria. La contabilidad del capital intelectual requerir la invencin de nuevos conceptos y prcticas contables. Es razonable asumir que la nueva Era del Conocimiento en la que nos encontramos utilice nuevas tcnicas contables, que todava no han emergido. Los contadores deben estar preparados para aceptar el reto que supone manejar conceptos nuevos, nuevos indicadores, ratios e informes, porque aunque queda mucho camino por recorrer, cada da ms empresas informarn de sus activos ocultos. c) Tecnolgicamente: la revolucin de las telecomunicaciones Desde el punto de vista de la tecnologa nos encontramos en la tercera revolucin informtica, la de las comunicaciones, caracterizada por un ratio de una persona con muchos ordenadores. La utilizacin intensiva de herramientas ligadas al sector de las telecomunicaciones introducir cambios importantes en muchas de las actividades tpicas del contador. d) Internet Las aplicaciones de Internet como el World Wide Web, el correo electrnico, las listas de distribucin, los boletines de noticias, el acceso remoto a cualquier ordenador de Internet, los sistemas para transferir ficheros, la utilizacin de agentes informticos para realizar informes que combinen informacin interna y externa, las charlas interactivas y las videoconferencias son algunas de las tecnologas con gran impacto en las actividades tpicas del contador. e) Compartir conocimiento El contador dispone de nuevas herramientas informticas que tratan de administrar, compartir y canalizar tanto la informacin real como el conocimiento intangible de la empresa de forma que este fluya en la organizacin integrado en aplicaciones como las Intranet, Groupware, Data Mining, Knowledge Data Base, gestin de documentos, etc., aunque de entre todas ellas destaca el Intercambio Electrnico de Datos o EDI. Cuando el EDI est perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informticas, la mayora de los asientos se realizaran de forma automtica. Actividades como la facturacin o el control de las existencias, con el EDI son automticas. Ser el fin de la imagen del contador rodeado de papeles, como pedidos, albaranes y facturas. En el siguiente esquema se muestra la evolucin de la cual se ha estado mencionando. PERIODO HISTORICO NECESIDADES INFORMATIVAS POSIBILIDADES TECNOLOGICAS RESPUESTA DE LA CONTABILIDAD Las Grandes Civilizaciones Conocer los Ingresos y Gastos Papiro, Escritura Cuneiforme Utilizar la Partida Doble El Inicio del Comercio Registrar cada Movimiento Papel Surge la Partida Doble, Primeros Libros Contables La Revolucin Industrial Importancia de los Activos y conocer el beneficio Papel, Imprenta Se perfecciona la partida doble, Estados Financieros 1960 Manejo de ms Informacin y con ms rapidez Los primeros ordenadores, muchos usuarios para un equipo Se automatizan los sistemas contables manuales 1981 Obtener informacin financiera til para la toma de decisiones Ordenador personal, la informtica se populariza Sistemas de Informacin contables integrados en base de datos, informes, ratios grficos. Siglo XXI Informacin en tiempo real, Comercio Electrnico, Medicin de activos intangibles para gestionar el conocimiento. Ordenadores en red, Internet, Tecnologas de la Comunicacin Intercambio electrnico de documentos, el Papel es utilizado muy poco. LA EMPRESA LOS DESTINATARIOS AUDITORES INDEPENDIENTES ANALISIS E INTERPRETACION TRATAMIENTO DE LA INFORMACION CONTABLE AUDITORIA Informe COMUNICACIN ELABORACIN Identificacin Valoracin Registro Divulgacin Preparacin De los Estados Contables LA EMPRESA LOS DESTINATARIOS AUDITORES INDEPENDIENTES ANALISIS E INTERPRETACION TRATAMIENTO DE LA INFORMACION CONTABLE AUDITORIA Informe COMUNICACIN ELABORACIN Identificacin Valoracin Registro ELABORACIN Identificacin Valoracin Identificacin Valoracin Registro Divulgacin Preparacin De los Estados Contables 2.3 ACTIVIDAD CONTABLE BASICA Como es conocido por los contadores la principal actividad que desempean es la de analizar las actividades financieras diarias, y con esto recabar datos y transformarlos en informacin.
En la actividad contable nos encontramos con la elaboracin de la informacin que incluye tres fases: La identificacin de los hechos que van a registrarse en la contabilidad. Valoracin en unidades monetarias de las consecuencias de los diferentes acontecimientos econmicos. Registro de los acontecimientos que afectan econmicamente a la empresa.
Despus de haber concluido con la elaboracin de informacin sigue la comunicacin de la misma y esta consta de dos fases:
La preparacin de los estados contables, donde se ordenan de forma sinttica los registros contables. La divulgacin de los estados contables, utilizando para ello diferentes tipos de documentos, como el Balance General, la Balanza de Comprobacin, El Estado de Resultados y otros.
La auditoria es la verificacin de la informacin, y es realizada por profesionales independientes, donde manifiestan su opinin que les merecen los estados contables de la empresa.
Una vez que la informacin contable ha llegado a sus destinatarios, stos podrn tomar las decisiones ms adecuadas de acuerdo con sus intereses y es esto a lo que llamamos el anlisis e interpretacin de la informacin contable. Para realizar este proceso los contadores deben de tomar en cuenta segn la Federacin Internacional de Contadores de acuerdo con la Gua Internacional de Educacin N 9, "Educacin de Precalificacin, Valoracin de la Competencia Profesional y Requerimientos de Experiencia de Contables Profesionales", el conocimiento que los aspirantes a trabajar como contadores deben adquirir, se asienta en cuatro componentes: a) Conocimiento en Contabilidad: que proporciona el trasfondo tcnico esencial. b) Conocimiento general: que cubre un amplio rango de temas en las artes, ciencias y las humanidades. c) Conocimiento organizacional y de negocios: que es el contexto en el que trabajan los contadores. d) Conocimiento en tecnologa de la informacin
2.4 EVOLUCION DE LOS PROGRAMAS DE CONTABILIDAD 1) Historia Reciente En la primera poca de la informtica, los sistemas informatizados se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales. Mantenan controles e informes similares, es decir, repetan el mismo procedimiento pero con ordenador. Se recoga la misma informacin, se generaban los mismos informes, que se enviaban al mismo destinatario y se mantena la misma organizacin departamental. El entorno de trabajo era poco amigable y la aplicacin poco flexible pero, an as, supuso un avance espectacular la posibilidad de obtener los estados contables a partir de los datos del diario.
2) Programas en ordenador personal El siguiente paso en la evolucin del ordenador se corresponde con el desarrollo de la computacin personal descentralizada, caracterizada por un ratio de una persona para un ordenador. A partir de 1980, la tecnologa de la informacin progres hasta el punto en el que cada individuo poda tener un ordenador. Esto gener el efecto de descentralizar el uso del ordenador y la creacin de un mercado para el desarrollo de una cantidad asombrosa de equipos y programas de contabilidad a precios asequibles. Aunque el entorno de trabajo, marcado por el sistema operativo MSDOS era ms amigable, los programas carecan de la flexibilidad necesaria. 3) El entorno Windows El siguiente paso en la evolucin de estos programas es la popularizacin del entorno Windows. A pesar de que muchos programas operan en MS-DOS, lo cierto es que con el entorno grfico se consiguen mejoras en productividad: a) Uso del ratn b) Recursos como copiar y pegar o arrastrar y soltar c) Mantener varias ventanas abiertas d) Exportar e importar datos de la hoja de clculo y procesadores de textos e) Uso de mens sencillos f) Capacidad de profundizar en una cuenta a partir del mayor. 4) La revolucin de las Telecomunicaciones El siguiente motor del cambio en los programas de contabilidad es la revolucin en las tecnologas de la comunicacin, y especialmente Internet, el Intercambio Electrnico de Datos, la banca electrnica y la conexin con las administraciones pblicas -Hacienda, Seguridad Social y Registros-. a) Internet.- En cuanto a Internet, el impacto en los programas de Contabilidad se tiene que notar no slo en aspectos perifricos como la posibilidad de acceder a las pginas Web del fabricante para el servicio postventa o la ayuda del programa, sino a temas clave del programa. Un ejemplo sera la posibilidad de publicar en Internet un catlogo con los productos y los precios y recibir a travs de este medio los pedidos. Esta es una opcin disponible en paquetes como el que utiliza la empresa Bridgestone Firestone. b) Acceso Remoto.- Algunos otros programas permiten introducir datos desde PC remotos, con ello la introduccin de apuntes se realiza desde la empresa y luego la revisin y verificacin la realizan los asesores de la empresa desde su despacho. c) El Intercambio Electrnico de Datos.- Cada vez ms paquetes incluyen la posibilidad de intercambiar pedidos o facturas en este formato universal. El EDI consiste en transmitir electrnicamente documentos contables entre aplicaciones informticas en un formato normalizado. Si la empresa dispone de algn sistema de intercambio electrnico de datos, la captura de datos puede mecanizarse en buena parte, ya que los datos se introducen solamente una vez en el sistema de informacin del cliente al realizar un pedido y de ah pasan automticamente al sistema de informacin del proveedor. d) Banca Electrnica.- La conexin con banca electrnica permite realizar muchas operaciones sin desplazarse a la oficina, por ejemplo la elaboracin de remesas de cobros y pagos, acceso a los saldos de las cuentas, gestin de tesorera, rdenes de cobro y pago mediante firma digital, conciliacin automtica de los extractos que se generan en el banco con los datos de la contabilidad propia. e) Administraciones Pblicas.- La posibilidad de cambiar datos va mdem con administraciones pblicas como la Agencia Tributaria, La Seguridad Social y los Registros Mercantiles es muy deseable pues evita desplazamientos a las oficinas. d) Contabilidad Online.- Nuevos programas de contabilidad online, que permiten acceder a los datos desde cualquier lugar del mundo, como: Netledger, Netaccount, Cyberaccount, Biztone, Contaplus. Estos programas son de bajos precios y se paga una tarifa mensual, se acceden con el navegador de Internet. La ventaja de estos programas es que el usuario dispone siempre de la ltima versin y no necesita instalar el programa en su equipo y si surgen problemas los soluciona el fabricante. 5) Seleccionar el Programas ms adecuado. a) Cuestionarios on-line.- Varias pginas Web ofrecen cuestionarios interactivos en las que a partir de los datos de nuestra empresa recomiendan determinados paquetes de Contabilidad. b) Requisitos de los programas.- CONTABILIDAD FACTURACIN NOMINAS Trabajo en entorno de red Trabajo en entorno de red Trabajo en entorno de red Presentacin telemtica de las cuentas anuales Posibilidad de realizar documentos en cualquier divisa Enlace con sistema RED de la TGSS Posibilidad de definir un plan contable personalizado Generar informes a medida Generacin del CSB 34 para pago de nminas Impresin en papel blanco y en papel oficial de los modelos de IVA. Enlace automtico con soluciones de comercio electrnico ( tienda virtual) Imagen e impresin de los contratos en formato oficial del INEM Generar informes a medida Configuracin personalizada de documentos Impresin de nminas en papel blanco Soporte multibanco norma CSB 34 y 43 Soporte multibanco norma CSB 19 34 y 58 Configuracin personalizada del recibo de salarios Conciliacin Bancaria Posibilidad de elegir modulo de fabricacin o de gestin de ticket (TPV) Gestin de RR.HH CONTABILIDAD FACTURACIN NOMINAS Adaptado al euro Compatibilidad con perifricos de diferentes marcas Enlace con contabilidad Asientos en moneda extranjera y clculo automtico de las diferencias de redondeo Actualizacin automtica del P.V.P. en funcin del precio de coste Generar informes a medida Memoria y cuadro de financiacin Solicitud automtica de pedidos al proveedor Reclculo de nminas y TCs ya existentes Importacin y exportacin de asientos y subcuentas a un fichero Enlace con contabilidad Clculo automtico del IRPF
2.5 IMPACTO DE LAS TECNOLOGAS En cuanto al conocimiento en tecnologa de la informacin, es desarrollado en la Gua Internacional de Educacin N 11, "Tecnologa de la Informacin en el currculum de Contabilidad" revisada en junio de 1998. Para IFAC, el profesional de la Contabilidad no slo tiene que usar los sistemas de informacin, sino que tambin desempea un papel importante en el diseo, administracin y evaluacin de tales sistemas.
1) Son el motor del cambio El impacto de la tecnologa en la profesin contable est fuera de toda duda. Las tecnologas de la informacin operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de informacin. Elliot (1992) llega a reivindicar el nacimiento de un nuevo paradigma en la Contabilidad: el provocado por el impacto de las tecnologas de la informacin. El itinerario lgico que argumenta Elliot para justificar su postura es sencillo: las tecnologas de la informacin estn cambiando todo. Son el motor del cambio que conduce a una nueva era postindustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse. 2) Tambin la Contabilidad cambia Dado el objetivo de la Contabilidad de suministrar informacin til para la toma de decisiones a la gerencia de la empresa, es natural que tambin cambie la Contabilidad. En cuanto al impacto de las tecnologas de la informacin en las prcticas y sistemas de informacin contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que slo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos mtodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten disear nuevos sistemas de informacin. 3) Mejoras cuantitativas Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informtico para obtener los balances o la posibilidad de depositar las cuentas en los registros mercantiles o liquidar los impuestos a travs de procedimientos de intercambio electrnico de informacin. Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios metodolgicos. 4) No todo es cuestin de velocidad Pero las tecnologas de la informacin pueden producir tambin cambios en el diseo de sistemas de informacin. Por ejemplo, mediante tecnologas de la comunicacin podemos acceder a los sistemas informativos contables de los clientes de la empresa y disponer de informacin en tiempo real sobre las ventas de sus productos que nos afectan y as mejorar la planificacin de nuestra produccin. 5) Por ejemplo, Microsoft ( C I T A ) Microsoft: el "sistema nervioso digital" y la Contabilidad. En un artculo publicado por Scott M. Bogges, Director de corporativo de Microsoft, en mayo de 1999 en el Peridico de Contadores, comenta que hace cinco ao, a Microsoft le costaba dos semanas de cada mes cerrar sus libros y ahora cuatro das. El objetivo previsto es lograr un cierre de libros, continuo y diario, 350000 copias en papel de informes de gestin han sido reemplazadas por documentos on-line, hoy no generan ni una hoja de papel. Ninguna de la tecnologa que ellos usan est fuera del alcance de una empresa, grande o pequea, utilizan una intranet, llamada Microsoft Finweb (Financial Information Network) un almacn de datos que extrae informacin del diario y la pone accesible en una base de datos de Microsoft Acces. Otras herramientas son tablas dinmicas de Excel (Pvot Table) que permite profundizar en los detalles de cada divisin, producto, mercado, etc., que se complementa con consultas SQL mediante una herramienta llamada MS Report. En Mxico la empresa PEMEX tambin utiliza este tipo de mtodo, una base de datos a travs de una intranet. 6) Cisco Systems
Cisco Systems el fabricante lder en Internet de componentes, redes, etc. cierra sus libros de Contabilidad en 1 da! y publica los resultados en Internet seis das despus.
CAPITULO 3 LA CONTABILIDAD EN EL FUTURO
Este captulo trata de los cambios ms importantes que para nuestra profesin como contadores han sido significantes, ya que los avances tecnolgicos tambin los debemos de tomar en cuenta para el futuro de nuestro carrera. 3.1 LA CONTABILIDAD FUTURISTA En diferentes ocasiones se ha tratado sobre cmo los actuales mecanismos contables pueden que no sean adecuados en una era en la que reinan los intangibles ms que los activos fsicos. Todo el movimiento del "capital intelectual" va justamente en la direccin de buscar mecanismos para medir "intangibles" en las organizaciones, con el objetivo, generalmente, de confeccionar un balance de las mismas en la que se tenga en cuenta dnde est realmente el valor. La contabilidad tradicional falla porque su planteamiento principal ya no sirve: la contabilidad est basada en la idea de "historia de la empresa", o sea, lo que ha hecho hasta ahora, su valor acumulado (y as, normalmente lo que se valoran son sus activos -lo que posee- y sus beneficios -lo que gana). Pero en la era en la que actualmente vivimos, lo que cuenta no es lo que "has hecho", sino lo que "puedes hacer". As, hay muchos emprendedores que "tienen" hoy en su cuenta bancaria unos 1000 dlares (y, por tanto, son "tangiblemente pobres"...) mientras que su proyecto, en el que estn invirtiendo todo lo que tienen, est valorado en un milln de dlares (y, por tanto, son "intangiblemente ricos"). 7
Obviamente, las cosas estn cambiando, y hay muchos expertos en finanzas que ya aplican nuevos mecanismos para la valoracin de empresas, especialmente en el campo de Internet.
7 La contabilidad en el Futuro.- http://www.infonomia.com
La contabilidad tradicional trabaj generalmente con ciclos cronolgicos retrospectivos (histricos); la nueva contabilidad debe mirar el futuro, por tanto ser prospectiva; como su futuro es incierto, por los cambios sucesivos y emergentes del contexto, su planteamiento debe ser estratgico, el cual consiste en establecer metas flexibles y adaptables a los cambios, teniendo como base la vida del producto y los costos deben evaluar esos ciclos de vida: en esta forma los costos se anticipan a las crisis y a la discontinuidad del tiempo, convirtindose en "Costos Target". El costo Target es el costo que demanda la implementacin de la infraestructura necesaria para alcanzar las metas propuestas por el planeamiento estratgico, en lugar de costos histricos. 8
Los nuevos cambios en el contexto de la misin de la contabilidad y las nuevas necesidades evolutivas de las empresas implican reorientar la misin contable. Los dos grandes ejes de esta evolucin son: a. Los sistemas de informacin como base del anlisis de las "relaciones causales". b. La intervencin del contador como miembro participante del equipo de gestin y por tanto en la toma de decisiones. Por ltimo el Contador Gerencial del futuro tendr que desempear nuevos roles tales como: a. Contribuir a concebir la organizacin y b. Participar dentro del funcionamiento de la ejecucin de la organizacin.
8 La misin de la Contabilidad de Gestin y Cambios de su contexto.- http://cpn.mef.gob.pe/cpn/articulos/mi sion_cgestin.htm Con todos estos cambios, se ha dado el surgimiento de operaciones financieras y de intercambio comercial cada vez ms sofisticadas, presentando la exigencia de la armonizacin y de la mejor calidad en la informacin contable, ya que como sabemos, la Contabilidad, histricamente, ha sido el instrumento fundamental, tanto al nivel de Gobierno como al nivel de empresa, para dar cuenta del manejo patrimonial y de las responsabilidades derivadas de ese manejo. En el caso concreto del Mundo Contemporneo, la informacin acerca del manejo y control patrimonial, que es el objeto de la Contabilidad, sirve de base para que los agentes econmicos, tales como: Inversionistas, empresarios, accionistas, entidades financieras, gobiernos, etc., tomen decisiones acertadas en sus operaciones y tomen las previsiones para su planeamiento estratgico. Los recursos tcnicos que hoy posee la Contabilidad, no son suficientes para responder al reto de la informacin que nos demanda el Mundo Contemporneo, por tanto es necesario replantear los atributos de la informacin contable con nuevos enfoques tericos que permitan un desarrollo Tecnolgico Contable y por ende ampliar los enfoques y modelos que permitan una mejor visin y comprensin de los fenmenos patrimoniales surgidos de la globalizacin de la economa y de la Internacionalizacin del Comercio y la Industria, estos nuevos enfoques slo sern posibles desarrollando la investigacin cientfica y tecnolgica de la contabilidad. Para realizar la investigacin cientfica y tecnolgica en el campo contable, el gremio contable debe cambiar sus paradigmas tradicionales antes expuestos, y enfocar a la contabilidad como una ciencia, ya que es la nica forma de hacer investigacin cientfica, dejando en segundo plano lo que ha venido haciendo el contador: cmo se hace contabilidad, (proceso) y el uso histrico de la informacin contable slo en el rea financiera. 3.2 TENDENCIAS EN TECNOLOGAS DE INFORMACIN I) Lo que dice la Federacin Internacional de Contadores 9
Las tecnologas de la informacin estn cambiando la forma en que los contadores trabajan y el marco en el que se desarrollan sus actividades, porque han cambiando la forma en que las empresas se organizan y gestionan. De acuerdo con IFAC, son particularmente dignas de mencin las siguientes tendencias en Tecnologas de la Informacin (TI): 1) La amplia disponibilidad de potentes pero econmicos equipos informticos. 2) La amplia disponibilidad de programas de ordenadores potentes, econmicos y relativamente sencillos de usar con interfaces de usuario grficas. 3) El paso de adquirir sistemas informticos a medida a utilizar software "llave en mano". 4) El paso de grandes equipos centralizados o "mainframes" a ordenadores personales, utilizados solos o como parte de redes. 5) La disponibilidad creciente de datos informatizados a los que se accede en tiempo real o diferido, mediante acceso local o remoto, incluido va Internet. 6) Las nuevas tecnologas de captura de datos y almacenamiento llevan a la informatizacin de datos e informacin en formato de texto, grficos, audio y video y enfatizan el gestionar, presentar y comunicar informacin utilizando tcnicas multimedia.
9 Tendencias en la Tecnologa de la Comunicacin.- http://ciberconta.unizar.es/Leccin/Introduc/340.htm 7) La convergencia de las tecnologas de la informacin y la comunicacin, que afecta a cmo las personas trabajan y compran. 8) El uso creciente de redes que conectan a los individuos y a las empresas -intraempresas e interempresas- con sistemas como el correo electrnico e Internet, incluyendo el World Wide Web (www). 9) El uso creciente de Internet para el comercio entre empresas y la venta de productos finales a un consumidor, va sistemas de comercio electrnico como el Intercambio Electrnico de Datos (EDI) y sistemas de transferencia electrnica de fondos 10 (EFTS). 10) El marketing y la distribucin masiva de productos de tecnologas de la informacin y servicios tales como ordenadores, programas informticos "llave en mano", servicios de recuperacin de datos on-line, correo electrnico y servicios financieros. 11) La reduccin de barreras al uso de sistemas, la prometedora y ms amplia incorporacin de sistemas de informacin en organizaciones lucrativas y no lucrativas de todo tipo para temas de contabilidad, de gestin y estratgicas y el uso creciente de la informtica de usuario final. 12) Amplia penetracin de tecnologas de la informacin como diseo y manufactura asistidos por ordenador (CAD/CAM), sistemas de informacin para la direccin (EIS o executive information systems) y sistemas de reunin electrnica (EMS o electronic meeting systems) 13) Las nuevas tcnicas de desarrollo de sistemas basadas en tecnologas de informacin como las herramientas de ingeniera del software (CASE u computer-assisted software engineering), programacin orientada a objetos y tecnologas work-flow.
10 Transferencia Electrnica de Fondos.- http://www.bb.com.mx/article/articleview/38/1/7 14) Desarrollo continuado de sistemas de ayuda inteligentes que incorporan sistemas expertos, redes neuronales, agentes inteligentes y otras tcnicas de resolucin de problemas. 15) Nuevas metodologas de reingeniera de negocios basadas en la integracin efectiva de tecnologas de informacin y procesos de negocio. II Tecnologas ms relevantes para The American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). 11
1) Tecnologas Se refiere a las 10 innovaciones en hardware o software que ms impacto puede tener en la Contabilidad. a) Tecnologas relativas a la seguridad de los sistemas de informacin Es bien conocida la importancia de los aspectos de seguridad. Los medios de comunicacin informan peridicamente de casos ms o menos espectaculares de sabotajes, desastres, etc.... aunque la mayora permanecen ocultos. Errores humanos Fallos equipos Robo Virus Sabotaje Fraude Desastres naturales
11 Tendencias en la Tecnologa de la Comunicacin.- http://ciberconta.unizar.es/Leccin/Introduc/350.htm Y para hacer frente, disponemos de numerosas tecnologas, como sistemas de cifrado de informacin, antivirus, cortafuegos.. b) XML (Extensible Markup Language) Para hacer pginas web se utiliza el lenguaje HTML, muy til para las presentaciones, formatos, colores, etc. El HTML ha logrado que Internet se convierta en una enorme coleccin de documentos. Pero para desarrollar el comercio electrnico, intercambio de documentos mercantiles, cuentas anuales, se queda corto. Es ms apropiado su hermano XML, que puede lograr que Internet se convierta en una gigantesca base de datos. c) Tecnologas de la comunicacin. Ancho de banda. El ancho de banda es la mxima cantidad de datos que pueden pasar por un medio de comunicacin en un momento dado, medido en segundos. Cuanto mayor sea el ancho de banda, ms datos podrn circular por la red. Numerosas aplicaciones requieren gran ancho de banda: Uso de Redes en Educacin a Distancia, Transmisin de Video y Conferencias, Gestin remota, Almacenamiento Distribudo de los datos, Manejo de Imgenes , herramientas de trabajo en grupo, Realidad Virtual, etc. d) Tecnologas mviles Los telfonos mviles con WAP o UMTS, ordenadores porttiles, ordenadores que caben en la palma de la mano estn llamados a ser una de las tecnologas clave en el futuro prximo, con muchas aplicaciones para que los auditores, asesores, contables puedan trabajar o dar servicio a los clientes. Favorecen la oficina mvil, permiten acceso a Internet e Intranets, a bases de datos corporativas, videoconferencia, transferencia de ficheros, etc.
e) Wireless Technologies (includes wireless networks) Esta tecnologa trata de facilitar la comunicacin entre dispositivos sin la utilizacin de cables aprovechando la movilidad de los dispositivos inalmbricos Imagine que se encuentra en una reunin con su porttil y de repente aparece un icono que informa que ha recibido nuevo e-mail... el ordenador no esta conectada a ningn lado, el mvil esta en la cartera debajo de la mesa, pero esta recibiendo el e-mail sobre una red inalmbrica. f) Verificacin electrnica Uno de los aspectos claves del comercio electrnico: Cmo se yo que tu eres quien dices ser? Muchas tecnologas pretender resolver esta cuestin: desde el uso de passwords, reconocimiento de voz o entidades de certificacin, que permiten la verificacin de identidad de una persona o entidad que quiere utilizar la firma electrnica, o la autenticacin de servidores de comercio electrnico. g) Encriptacin Suponga que se quiere que un colega enve un documento confidencial por correo electrnico. Se sabe que cuando se recibe un correo ordinario es un trozo de texto que, en principio, puede ser detectado por cualquier hacker que disponga de un programa especializado. Para evitarlo se puede transformar ese mensaje usando una clave o algoritmo, es decir, un medio de traducir los signos de un mensaje a otro sistema de signos cuya lectura no tenga ningn sentido para un desconocido que los intercepte. A ese proceso se le denomina encriptar el mensaje. h) Autorizacin electrnica Son soluciones tcnicas que permiten que muchas tareas se aprueben electrnicamente, desde contratos a rdenes de compra. Un ejemplo interesante es la "Autorizacin Electrnica para Viajar" a Australia, que sustituye al visado. Es totalmente electrnica. No se necesita rellenar un formulario de solicitud, ni sellar ni enviar el pasaporte y se procesa en cuestin de minutos. 12
i) Herramientas de conectividad remota Son tecnologas que permiten el acceso y control remoto de ordenadores. Un profesional puede acceder a un ordenador remoto desde su despacho o desde su casa y ejecutar un programa de gestin, contabilidad, etc. j) Bases de Datos Una tecnologa clsica que sin embargo ha sido incluida en las de mayor impacto. En las primeras epocas de la informtica, la prioridad era el desarrollo de los programas, no el manejo de datos Con el paso de los aos se hizo evidente que surgan numerosos problemas: Los datos estaban desperdigados en diferentes formatos y archivos. Los datos no podian compartirse entre programas diferentes. Los datos no estaban seguros.
12 Visados e Inmigracin a Australia.- http://www.spain.embassy.gov.au/visados/index.html Si se modificaba la forma en que se almacenaban los datos era necesario modificar el programa. Esto ocasionaba que los datos no estuvieran actualizados. Los diseadores de sistemas empezaron a buscar diversas formas de consolidar las actividades utilizando bases de datos. Hoy en da el aspecto clave es mantener las bases de datos con informacin relevante y actualizada. 2) Tecnologas Emergentes Se refiere a la 5 innovaciones en hardware o software ms futuristas que no hay que perder de vista. a) Regulaciones gubernamentales que tratan sobre tecnologa La regulacin de la privacidad , la polmica derivada del uso de programas como el espa "Carnivore" del FBI, la proteccin de los nios ante Internet, empresas que operan en Internet aprovechando vacos legales tipo Napster, la fiscalidad en Internet... son temas importantes. b) Business Service Providers (BSP) Es un paso ms alla del ASP. El ASP alquila software a las empresas. En el BSP, tambien llamado Business Solution Provider se realizan todas las actividades de una funcin empresarial. Por ejemplo una empresa decide que toda la formacin de sus empleados se haga a travs de uno de estos BSP. 13
13 Programas de Certificacin.- http://www.acron.com.ar/ACRONCOM/AcronSites/AcronArgentina/UsuarioAnonimo/Universidad/Pr ogramas%20de%20Certificacion/ProgCertificaPart.asp c) E-Learning Nuevas metodologas didcticas: cursos en Web, CD Rom multimedia. Todo el mundo, incluidos los ejecutivos, tiene que aprender las utilidades de escritorio: no vale ya pedir a un empleado que le imprima el correo electrnico y dictarle la repuesta. d) Evidencia Electrnica Imagine que el programa que gestiona las existencias detecta que falta un material y automticamente hace un pedido al proveedor, quien tambin automticamente da la orden de servir los productos al almacn y enva una factura electrnica as como la orden de pago va banca electrnica. Todo el mundo est emocionado por la eficacia y ahorro de costos... excepto los auditores, que estn poco acostumbrados a trabajar "sin papeles". Cada vez es ms necesario utilizar paquetes de auditoria por ordenador como ACL, AUDAP e IDEA3, AUTO AUDIT 2000, ESCUAPLUS, GESIA 2000,... Para detectar el fraude se analizan los ficheros .log (que registran todo lo que pasa en el ordenador, quien accede, a qu hora, que ficheros se han enviado, etc.) y se buscan "cosas raras".
Figura 1: Incluso en nuestro Windows se generan muchos ficheros.log
Figura2: Ejemplo de un fichero.log por dentro, en este caso muestra los accesos al servidor FTP, quin se ha llevado fichero, etc.
En el caso de la auditora se: buscan facturas duplicadas transferencias bancarias electrnicas a empleados transferencias con el mismo nmero de banco y diferente nombre de receptor transferencias con diferente nmero de banco y misma empresa se cruzan nombres de proveedores contra archivos maestros de personal empleados duplicados, etc. ACL puede usarse eficazmente para: 14
Identificar tendencias, sealar excepciones y destacar reas que requieren atencin Localizar errores y fraudes potenciales, mediante la comparacin y el anlisis de archivos segn los criterios especificados por el usuario Volver a calcular y verificar saldos Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas
14 Uso de ACL para la deteccin de fraudes.- http://www.acl.com/es/traini/traini_classe_fraudd.asp Analizar y determinar la antigedad de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar u otras transacciones a las que afecta el tiempo transcurrido Recuperar gastos o ingresos perdidos, detectando pagos duplicados, secuencias numricas incompletas en la facturacin o servicios no facturados Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores... e) M-Commerce (comercio mvil) Se define el M-commerce como el uso de la tecnologa de comunicaciones mviles para comunicar, formar, informar, realizar transacciones y operar en las actividades personales y de negocios. Aunque queda mucho por avanzar y las tecnologas actuales, como el WAP que permite navegar por Internet, hacer algunas compras, etc. no estn resultando del todo satisfactorias. Hay depositadas bastantes esperanzas en los medios de pago a travs del mvil. 3) Aplicaciones Se refiere a las 10 aplicaciones, entendidas como oportunidades de negocio que utilizan una o varias tecnologas que ms impacto pueden tener en la Contabilidad. a) Aplicaciones basadas en el Web (Web-Based) Internet, y en concreto el WWW es una de las invenciones ms importantes, con gran impacto en la vida de las personas y de los contables que pueden hacer un pedido en cualquier parte del mundo, pagarlo y recibirlo por correo electrnico. Es tan importante que combina o integra casi todas las tecnologas de la lista. Surge una nueva generacin de software que permite al usuario interactuar con los datos simplemente navegando. Por ejemplo, el correo electrnico que se lee desde pgina web, pero tambin programas de gestin, contabilidad, etc. Soluciones como la que propone Eality (XXXXXXXX) permiten que las empresas utilicen estas tecnologas basadas en web sin que tenga que hacer frente a grandes desembolsos o disponer de un departamento de sistemas de informacin propia que elabore este software. Un ejemplo, es el programa de contabilidad CDI (http://www.cdi.com.co/cyber_info_principal.html) b) Gestin del conocimiento 15
Los sistemas para gestionar el conocimiento incluyen aplicaciones de programas diseadas para optimizar el trabajo en grupos. Abordan desde las videoconferencias a travs de Internet, las audioconferencias, la comparticin de pantallas o los programas de charlas. Pero tambin otras herramientas que permiten gestionar agendas, organizar reuniones, organizar documentos y presentaciones en pantalla. Lotus Notes es el software de groupware ms conocido. Aborda la gestin del conocimiento y puede trabajar en grupo utilizando las posibilidades de las tecnologas de telecomunicaciones como las descritas es fundamental. Podemos ver una aplicacin en el servidor Moncayo de la Universidad de Zaragoza.
c) Transmisin de informacin financiera
15 Gestin del Conocimiento.- http://www.gestiondelconocimiento.com/asociacion.htm Los nuevos estndares de Internet, como el citado XML permitirn preparar, publicar intercambiar y analizar informes financieros en una variedad de formatos. Nuevas posibilidades surgen para los contables. d) Aplicaciones Web-Enabled Sin llegar a ser aplicaciones "basadas en web", que sera un paso ms, es relativamente sencillo modificar programas y dejarlos listos para ser utilizados va Internet con el objetivo de obtener ms prestaciones. Un sencillo ejemplo permite ver la diferencia: el programa de contabilidad CDI est escrito en java y permite a los usuarios tras conectarse a dicha pgina utilizarlo online: es un web-based. El Contaplus, es un programa de contabilidad "normal" pero en las versiones ms reciente incluye cierta conectividad con Internet, ayuda online, etc. Es web-enabled. e) Deteccin de intrusos Desde la Moncloa hasta Microsoft son muchas las entidades que han visto como sus ordenadores sufran ataques procedentes de intrusos. Los intrusos entran a un sistema normalmente como invitados y tratan de explotar algn fallo del sistema para llegar a controlarlo. f) Data Mining 16
Data Mining, la extraccin de informacin oculta y predecible de grandes bases de datos, es una poderosa tecnologa nueva con gran potencial para ayudar a las compaas a concentrarse en la informacin ms importante de sus Bases de Informacin (Data Warehouse). Las herramientas de Data Mining predicen futuras tendencias y comportamientos,
16 Data Mining.- http://www.monografias.com/trabajos/datamining/datamining.shtml permitiendo en los negocios tomar decisiones proactivas y conducidas por un conocimiento acabado de la informacin (knowledge-driven). No es lo mismo gestionar una pequea base de datos de clientes que una con varios millones. Incluso un supermercado de tamao medio dispone de millones de datos si acumula las ventas diarias. Ah intervienen las tcnicas de minera de datos o Data Mining. El Data Mining consiste en explorar automticamente grandes bases de datos para extraer patrones de comportamiento, relaciones ocultas entre las variables, identificar dependencias. El data mining nos ayuda a encontrar qu clientes tienen ms probabilidad de responder al prximo mailing promocional, descubrir patrones de comportamiento en consumidores o encontrar cuales son los mejores y peores clientes de una compaa de seguros o un banco. g) Gestin de documentos La mayor parte de las empresas siguen imprimiendo casi todos los documentos que generan. Para la empresa supone un costo muy elevado crear, gestionar y distribuir documentos. Estas herramientas permiten publicar, distribuir y gestionar grandes cantidades de informacin en la empresa utilizando varias tecnologas. El objetivo de estas aplicaciones es que los empleados de la organizacin puedan encontrar la informacin que necesitan tanto en bases de datos como en correos electrnicos, faxes, cartas, documentos, recortes de prensa, etc. h) Auditoria contina Auditoria en tiempo real? Quiz sea lejana pero lo cierto es que la auditoria clsica de los estados financieros est perdiendo importancia ya que los usuarios reclaman informacin en tiempo real. En el nuevo marco que supone la publicacin de informacin online con una menor periodicidad surge la necesidad de desarrollar un modelo de auditoria continua. i) Aprovisionamiento electrnico El aprovisionamiento electrnico, o e-procurement, tiene como objetivo optimizar los procesos de aprovisionamiento de las empresas mediante la creacin de centros virtuales de compras personalizados para cada empresa, utilizando las ventajas que Internet ofrece en este tipo de transacciones. Las empresas pueden realizar todas sus compras (material de oficina, equipos informticos, piezas de recambio, servicios de impresin, viajes de empresa, etc.) de forma electrnica. Estn encontrando su campo inicial de utilizacin en aquellas funciones de compras que tradicionalmente han sido las ms complicadas y problemticas de gestionar, las llamadas MRO (Mantenimiento, Reparaciones, Operaciones), que no forman parte directa de la cadena de produccin, tales como material de oficina, equipos informticos, piezas de recambio, servicios de mantenimiento, servicios de impresin, viajes de empresa etc. Se incluyen dentro del epgrafe de compras generales y en algunos sectores llegan a suponer el 40%-60% del costo total del negocio. j) Depsito electrnico de documentos contables o fiscales La posibilidad de depositar las cuentas anuales en registros mercantiles o liquidar los impuestos va Internet. Vase EDGAR de la SEC. (http://www.sec.gov/). 4) Situaciones de negocio Se refiere a las 10 situaciones de negocio que resultan una vez que las aplicaciones o tecnologas se han implantado. a) Aspectos de seguridad y control de la informacin. Mantener la informacin segura en la Era de la Informacin se ha convertido en una prioridad. Hay amenazas desde el exterior y desde el interior de la organizacin: como virus, los hackers, competidores, los propios empleados, etc. El plan de seguridad de la informacin de una organizacin debe tratar todas estas amenazas y ms, amplificadas por Internet que exige nuevas tcnicas como certificados digitales, cifrado, y cortafuegos. b) Comercio electrnico El comercio electrnico es el nuevo marco de negocios en el que se desarrollan cada vez ms operaciones mercantiles. En el comercio electrnico convergen tecnologas que ya existan aisladamente tan dispares como el Intercambio Electrnico de Datos, el teletrabajo, la publicidad en Internet, las Intranet o las compras electrnicas, pero que tienen en comn el uso de las telecomunicaciones. c) La nueva economa y la informacin financiera Si el modelo contable actual es bastante criticado por poco til, en las nuevas empresas que utilizan Internet como parte central de sus negocios, es decir, lo que se denomina nueva economa mucho ms. Empresas que asumen nuevos riesgos, que tienen en sus activos intangibles un valor muy importante que no se refleja en la contabilidad, que nacen crecen y mueren a una velocidad increble... La contabilidad en la Era del Conocimiento debe adaptarse a las necesidades de los usuarios y este tipo de empresas es un ejemplo extremo. d) Privacidad
Es un requisito tanto como consumidores como empresas, que se ve afectado por el comercio electrnico. Las empresas tienen la responsabilidad de proteger los datos de los clientes. En Internet son muchas las amenazas que sufren los consumidores, tanto por las cookies (ficheros alojados en el disco duro que contienen informacin del usuario), el spam (correo no deseado), falta de garantas en el comercio electrnico, etc. e) Aprendizaje y tecnologa Para los contadores, la tecnologa est cambiando las formas en que se captura, procesa y distribuye la informacin financiera. Y los aspectos formativos son fundamentales. Muchas veces se dedica mucho esfuerzo a adquirir equipos y programas y poco a la formacin. No se saca partido a los programas y a las posibilidades de la tecnologa.
f) Recuperacin tras el desastre Disponer de un buen plan de recuperacin de desastre ante posibles eventualidades, har un negocio ms seguro. Se puede decir con irona que las empresas estn perfectamente preparadas para afrontar con xito la segunda vez que sufren un desastre. Disaster Recovery Journal, Drj es una buena direccin sobre este tema.
g) Personal calificado en Tecnologa de Informacin Al calor de esta tercera revolucin de la informtica, el personal especializado en tecnologas de la informacin es muy demandado. Las ofertas de empleo se canalizan cada vez ms va Internet, lo que se denomina E-recruiment. h) Calidad de servicio Cualquier problema en los sistemas de informacin repercute instantneamente en la totalidad de la empresa y afecta al funcionamiento normal. Es decir, tareas como por ejemplo la contabilidad financiera dependen de lo que pasa en el ordenador. Cuando una empresa decide instalar o poseer una infraestructura informtica, la gestin de tales recursos debe buscar el cumplimiento de tres objetivos. Disponer del nivel de servicio ms apropiado para que los usuarios desempeen adecuadamente sus responsabilidades. Por ejemplo, en una entidad financiera, que los cajeros tengan informacin en sus monitores de las cuentas corrientes, precios de de las divisas, etc. Reducir al mximo los riesgos derivados de la falta de seguridad y del uso inadecuado o fraudulento de la informacin. Por ejemplo, en la entidad financiera, que no se cuelgue la red de conexiones interbancarias, etc. Lograr una utilizacin eficiente de los recursos asignados a dicho centro de clculo mediante las oportunas medidas de control.
i) Auditoria en entornos de trabajo electrnicos Al desaparecer el papel, los contadores han de confiar en la evidencia electrnica para muchos propsitos. Algunos de los mtodos que estn disponibles validar y para autentificar evidencia incluyen firmas digitales, filigranas (watermarks) y certificados. j) Application Service Provider (ASP) Los contadores tienen que familiarizarse con estas tecnologas. 17
Una ASP es un servicio que alquila software a las empresas, desde un antivirus hasta un programa para desarrollar una base de datos, por medio de Internet, o una red de rea amplia (WAN). Las ASPs les permiten obtener software de alta calidad sin gastar demasiado dinero, a las pequeas empresas, o a las que estn en crecimiento y cuentan con pocas herramientas. Adems, las ASP usualmente proveen espacio de almacenamiento y soporte tcnico para las aplicaciones que alquilan. Si es parte de una compaa, grande o pequea, puede leer esta nota que le muestra una lista de aplicaciones online que arm LaCompu (http://www.lacompu.com), para ayudar a elegir la adecuada. Imagine una computadora sin programas, sin memoria y sin capacidad de almacenamiento. Casi no tiene valor en el mercado. Conctela, mediante una red de banda ancha, a un servidor cargado con aplicaciones de ltima generacin, con capacidad ilimitada de almacenamiento y cincuenta veces ms veloz que la mejor computadora de escritorio. El resultado es un ASP: un servidor que presta sus servicios a una computadora de escritorio a travs de una red -que incluso puede ser Internet-. Est transformando las aplicaciones tal como hizo Internet con los datos: las hace universalmente accesibles y facilita estar a la vanguardia de los desarrollos de software.
17 Aplicattion Service Provide.- http://www.lacompu.com/notas/asps/index.php3 III) Algunos avances tecnolgicos que pueden transformar la Contabilidad. 18
1) Las tecnologas ayudan al contable a hacer su trabajo Se han presentado algunas de las necesidades de informacin - tradicionales y nuevas- que plantean los usuarios de la Contabilidad y las tecnologas de mayor impacto en la Contabilidad. Estos avances tecnolgicos pueden ser valiosos para que el profesional de la contabilidad pueda satisfacer las necesidades de informacin de forma eficiente. 2) El proceso contable El proceso contable trata en primer lugar de: Identificar y registrar los hechos econmicos Valorarlos y procesarlos posteriormente Comunicar la informacin a los agentes econmicos, sirviendo como apoyo fundamental en la toma de decisiones en las empresas. La fase de anlisis, auditoria y control
18 Tendencias en la Tecnologa de la Comunicacin.- http://ciberconta.unizar.es/Leccin/Introduc/400.htm Como vemos, la Contabilidad es un proceso de anlisis sinttico. Es anlisis en cuanto percepcin de la realidad econmica que hay detrs de las operaciones empresariales. A la fase de anlisis sigue la de sintetizar muchos datos contables en diferentes documentos. 3) En todas las tareas, intervienen tecnologas de la informacin En todos estos aspectos, hoy en da, el procesamiento automtico de la informacin desempea un papel fundamental. A continuacin se ve cmo las tecnologas de la informacin pueden cambiar las formas en que se captura, almacena, procesa, distribuye y analiza la informacin financiera, vinculndolo a las nuevas necesidades de informacin de los usuarios. a) Automatizacin de la Informacin El sistema de informacin contable desempea un papel fundamental en la medicin de los resultados financieros. El procesamiento de los datos contables hoy en da est bastante automatizado en la mayor parte de las empresas, esto quiere decir que el impacto de la informtica ha abarcado en todos los aspectos de gestin de la contabilidad: diario, mayor, cuentas a cobrar y pagar, elaboracin de la nmina, obtencin de estados contables como el balance, la cuenta de prdidas y ganancias, el cuadro de financiacin o el estado de valor aadido proporcionan informacin contable cuantitativa. Debido a que la informacin cualitativa es ms difcil de tratar con las tecnologas actuales, documentos como la memoria no estn completamente automatizados. b) Informacin Estratgica Es necesario modificar los sistemas de informacin para dar cabida a la informacin del nivel estratgico que demanda la direccin de la empresa. Si seguimos el modelo de Ncleo Competitivo de Porter, los datos clave que se precisan en el nivel estratgico son relativos a: la competencia, los clientes, los proveedores, las barreras a la entrada de nuevos competidores y los productos sustitutos. Un sistema de informacin que no se limite a la informacin contable clsica, que de respuesta a las necesidades de informacin, que informe sobre el tiempo medio que cuesta poner en marcha un nuevo producto en el mercado desde que se tiene la idea, el grado de calidad que trasmiten al consumidor los productos frente a los de los competidores, ndices de concentracin del sector en el que opera la empresa, etc. c) Intranet y Groupware Se deben disear sistemas de informacin por los que fluya el conocimiento de la organizacin y que favorezcan que los activos intangibles se usen de forma eficiente y aumenten. Dos herramientas que posibilitan este uso son Intranet y Groupware. Intranet.- La Intranet consisten en aprovechar las herramientas de Internet para su utilizacin interna dentro de una empresa. Los empleados disponen de navegadores para acceder a los datos internos de la empresa, direcciones, datos, documentos internos de trabajo, correo electrnico interno, utilidades para enviar ficheros, realizar videoconferencias o reuniones electrnicas. Groupware.- Esta herramienta aborda la gestin del conocimiento y poder trabajar en grupo, utilizando las posibilidades de las tecnologas informticas y de telecomunicaciones es fundamental. Combina las capacidades de gestin y consulta de documentos, con correo electrnico, agenda, navegador Web, acceso a foros de noticias y videoconferencia. Muchos programas disponibles, alguno de ellos gratuitamente en Internet, realizan tareas de groupware, pero la aplicacin ms conocida y utilizada en las grandes empresas es Lotus Notes, que es capaz de integrar todas las prestaciones. d) Banca Electrnica Este concepto es cada vez ms utilizado en las empresas para hacer conocer los saldos, conciliacin o realizar transferencias. Una banca electrnica debe basarse en la conexin en tiempo real de sus usuarios con el ordenador central del banco, y poner a disposicin de sus clientes, de una forma integrada, una amplia gama de informacin tanto de sus propias operaciones bancarias, como de los mercados financieros. De esta forma, los factores que distinguiran unas bancas electrnicas de otras seran: Amplitud de horario, disponible las 24 horas del da. Pantalla cmoda, manejable y sencilla. Posibilidad de multimedia. Trasladar informacin de consulta a programas de hoja de clculo o correo. Estandarizacin de las comunicaciones. Ayuda interactiva. Transmisin rpida de ficheros. Posibilidad de acceso a Internet. Personalizacin de mens (carpeta de favoritos). Alta velocidad de transmisin.
Adems de gestionar la informacin recibida, realizar operaciones bancarias, ordenar los pagos nacionales y extranjeros, efectuar los cobros de la empresa, adquirir y vender valores, tramitar la contratacin de activos, y muchos otros, que todo se pueda realizar en una forma sencilla y clara, desde el propio despacho. Mediante banca electrnica se gestionan y consultan saldos y movimientos de cuentas a la vista, tarjeta de crdito y fondos de inversin en tiempo real, depsitos a plazo, consultas de lmite y disponible en las tarjetas de crdito, avisos de devoluciones (recibos, efectos comerciales, crditos comerciales...), rdenes de traspaso y de transferencia, peticin de talonarios, anticipos de crdito, pago de nminas, etc. 3.3 POSIBILIDADES DE INTERNET PARA PRESENTAR LA INFORMACIN CONTABLE Ventajas Algunas de las ventajas de utilizar Internet para distribuir la informacin contable a travs de este medio son: Bajo costo que tiene para la empresa y para los usuarios Rapidez con la que se dispone de la informacin Capacidad para llegar a todos los pblicos al ser un nuevo medio de comunicacin de masas. Fabulosas posibilidades multimedia para presentar los datos, ya sea en grficos de tres dimensiones, video, hipertexto, etc. Acceso a un mayor nmero volumen o profundidad de datos simplemente utilizando las posibilidades hipertextuales de Internet. Posibilidad para el usuario de capturar los datos para analizarlos en su ordenador. Desventajas En ocasiones este tipo de presentacin de la informacin puede ser engaosa, o que haga falta la normalizacin en los formatos que utilizan las empresas que dificulta la comparacin. Posibilidades Para evitar estos inconvenientes, otra posibilidad de obtener informacin contable mediante Internet es acceder a los servidores de organizaciones pblicas.
3.4 TECNOLOGAS PARA ANALIZAR LA INFORMACIN CONTABLE Usuarios Internos y Externos A la fase de comunicar la informacin a los usuarios sigue la de anlisis, que involucra tanto a los agentes econmicos externos, como a los internos para apoyar la toma de decisiones en la empresa. Por ende, dos son las perspectivas bajo las que se contempla la distribucin de la informacin contable segn los usuarios tengan acceso o no a todos los datos que genera el proceso contable. Para tratar de satisfacer a todos los usuarios, el sistema informativo contable debe ser flexible. Cada usuario de la informacin contable: los inversores, la gerencia, el estado, los accionistas, acreedores, etc. tiene diferentes necesidades y distinto acceso a la informacin.
Agentes Informticos
Son aquellos que rastrean en las redes de ordenadores en busca de informacin, realizan informes o avisan al usuario con la frecuencia deseada, vigilan el entorno y cuando se produce una circunstancia avisan al usuario o toman alguna decisin.
Software estadstico en un PC El anlisis contable es una disciplina en constante evolucin que se alimenta de diferentes herramientas para cumplir el objetivo de convertir los datos contenidos en los estados econmico financiero en informacin til para la toma de decisiones. Esta disciplina ha evolucionado en cuanto a la utilizacin de los instrumentos tcnicos que emplea por el desarrollo de nuevas tecnologas de la informacin. Los avances en la electrnica han proporcionado elevadas prestaciones a los equipos informticos, que posibilitan tener en nuestra mesa ordenadores muy potentes y baratos capaces de ejecutar los ms avanzados programas estadsticos para el tratamiento de los datos que anteriormente estaban reservados para unos pocos.
3.5. EL CONTEXTO DE LA GLOBALIZACIN 19
La globalizacin forma parte de un proceso histrico de expansin e integracin que divide a la sociedad en dos grandes sectores (globalizadores y globalizados) cuyos intereses se contraponen (los globalizadores se expanden, mientras que los globalizados son integrados a esa expansin).
19 La globalizacin.- http://globalizacin.deamrica.net/?art=50
Los globalizadores, a lo largo de la historia, se han encargado de crear las condiciones que les permitan imponer sus intereses a los globalizados, y para ello se han valido de diversos medios de control y de dominio con los cuales han logrado desarticular cualquier forma de oposicin o resistencia.
El conocimiento de los mecanismos mediante los cuales los globalizadores logran integrar a los globalizados en un proyecto que les es adverso, nos permitir disear los antdotos necesarios para contrarrestar dicho mal. Sin embargo, antes de abordar cules son dichos mecanismos, es necesario identificar a las personas o grupos de personas que integran a cada uno de estos sectores en pugna. Los globalizadores estn representados por los empresarios que cada ao aparecen en la lista de los hombres ms ricos del mundo publicada por la revista estadunidense Forbes. Ellos son los dueos o los principales accionistas de las grandes empresas que actualmente se estn globalizando, para convertirse en las empresas mundiales que controlarn la mayor parte de la produccin de bienes y servicios en el planeta. Las empresas globales pertenecen, en la mayora de los casos, a los Estados Unidos de Amrica (E.U.A.) y en menor proporcin a las dems naciones que, junto con los E.U.A., conforman al grupo de los siete pases ms industrializados del mundo (Canad, Gran Bretaa, Francia, Alemania, Italia y Japn), tambin conocido como G-7, as como a otras naciones europeas (Suiza, Holanda, Suecia, Austria, Blgica, Dinamarca, Finlandia, Irlanda, Noruega, Portugal y Espaa), asiticas (Singapur y Hong Kong), y de Oceana (Australia y Nueva Zelanda). Las principales regiones en las que se estn expandiendo dichas empresas son: Europa Oriental, Asia, frica y Amrica Latina (Argentina, Brasil, Centro Amrica, Chile, Colombia, Mxico, Per y Venezuela), es decir, en todos aquellos pases que han sido considerados por los globalizadores y sus idelogos como atrasados, subdesarrollados, en vas de desarrollo, del tercer mundo, y ms recientemente como economas emergentes.
Pero el sector de los globalizados no solo se encuentra en las regiones o los pases donde las grandes empresas se estn expandiendo, sino tambin en las naciones a partir de las cuales se expanden, pues los globalizadores requieren de los globalizados en todas las regiones del planeta. La globalizacin posee una arista cientfico-tcnica. La actual revolucin cientfico-tecnolgica que permite disponer enormes volmenes de informacin, en los lugares aparentemente ms remotos, en cuestin de segundos est alterando el conocimiento y sus procedimientos: cambian los paradigmas cientficos y no existe certidumbre perdurable. Adems y sobre todo, ha puesto al valor conocimiento como factor determinante en los procesos productivos. 20
La globalizacin econmica, que entre otras manifestaciones se muestra en la integracin de bloques de pases con intereses comerciales comunes (casos concretos: la Unin Europea, el Tratado de Libre Comercio de Norteamrica, las reas de mercado comn de Sudamrica, Centroamrica y la Cuenca del Pacfico), significa para Mxico escenarios que obligan a revisar y modificar sus procesos de produccin y comercializacin, que a su vez exigen la reconversin laboral y por ende de los programas de formacin. Retos Impuestos para las Firmas.-
20 El contexto de la globalizacin.- http://www.uasnet.mx/centro/deptos/rectoria/pide_cap3.htm#3 El futuro se aproxima cada vez ms rapidamente debido al rtimo actual de los negocios, el cambio slo es relevante en la mdida que se sepa incorporar y dirigir en torno a las reas de recursos crticos, es decir en la reinversin de sus servicios, procesos, tecnologa, recursos humanos, y la propia visin y estrategia. Para centrar este asunto y su importancia, se podra recurrir a un sin nmero de fuentes dentro de las cuales sealan los siguientes retos que impone la globalizacin a la actividad realizada por la firma de contadores pblicos Mayor conocimiento y preparacin debido a la amplitud de las normativas legales que rigen los negocios, pasando de normas nacionales a normas internacionales, en el mbito contable, financiero y de derecho internacional. Redefinicin de su actividad ante la aparicin de nuevas formas de hacer negocios, nuevas estructuras de capital, de instrumentos financieros y diversidad de cambios de divisas. Establecer nuevas formas de enfrentarse a la competencia debido a la aparicin de competidores globales. Fortalecer los servicios prestados por las firmas e identificar nuevos servicios contables y financieros. Flexibilidad que permita adaptacin al cambio. Tener acceso a recursos tecnolgicos de informacin y comunicacin 3.6. REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN CONTADOR PARA LAS ORGANIZACIONES FUTURAS.
El contador debe reunir algunas caractersticas fundamentales, como valores, capacidades, integridad, objetivos, servicios y muchos otros ms.
Valores fundamentales.- La educacin continua y el estudio para toda la vida es muy importante para los contadores, ya que va ms all de una certificacin y es muy importante adquirir nuevas habilidades y conocimientos en un mundo cambiante. Para estos valores se necesitan los siguientes niveles de involucramiento en: El incremento de la firma y del negocio El crecimiento profesional individual Atraer nuevos profesionistas de calidad El incremento del entrenamiento y la capacitacin Promover la transformacin de los exmenes de certificacin para evaluar las nuevas competencias.
Competencias.- Los contadores deben ser capaces de realizar un trabajo de alta calidad en una forma eficiente y apropiada. Alto nivel de involucramiento en: Requerimiento de una amplia base de conocimientos e incrementar ms los servicios especializados Requerir un proyecto de competencia de todos los contadores considerando a la profesin como un todo. Lograr que el contador sea buscado por clientes y patrones Incremento de experiencia y aprendizaje. Integridad.- Los contadores se deben conducir con honestidad y la tica profesional Alto nivel de involucramiento en: Requerimiento de confianza Requerimiento de nuevas normas o directrices para los servicios que surgen Requiere tica incuestionable Influye en ventas, as como el alcance de los servicios para mantener la integridad Aumento el valor de empleados.
Ampliacin para amplias cuestiones de negocio.- Los contadores deben estar en armona con la realidad total del ambiente de negocio. Alto nivel de involucramiento en: Requerimiento de tecnologa avanzada Requerimiento de una alta perspectiva Fomentar una opinin favorable de la profesin Incremento de su cultura general Incremento de su relacin con otras profesiones.
Objetividad.- Los contadores deben ser capaces de tratar con la informacin sin distorsiones, la tendencia personal o conflictos de inters. Alto nivel de involucramiento en: Requerimiento de un enfoque claro Realizar la capacidad de proporcionar el valor nico a servicios corrientes y nuevos Requerir mantenimiento de independencia Incremento en las oportunidades de venta y expansin nimo sobre ms confianza en el mercado. Servicio.- El aseguramiento y la integridad de la informacin proporcionan una variedad de los servicios que mejoran y aseguran la calidad de la informacin o su contexto para el negocio. Alto nivel de involucramiento en: Amplia ocasin de trabajo y servicio Conocimiento a ms normas Incremento de legalidad.
CONCLUSIONES Este trabajo constituye el resultado de una investigacin a fondo lo que son los sistemas de informacin y las innovaciones que han significado mucho en el desarrollo del contador.
Se ha observado que la tecnologa a medida que avanza tambin se tiene que actualizar la informacin sobre lo que pueda afectar o beneficiar a los Contadores.
En la era actual tenemos por todos lados software nuevos, hardware nuevo, actualizaciones de informacin que en las empresas se pueden tomar en consideracin para no sufrir un atraso, sobre todo cuando se tiene mucha competencia.
Tomando en cuenta la cantidad de innovaciones en esta era los contadores aun no estn totalmente capacitados para desarrollarse dentro de este mbito preferentemente se abocan a lo que son las actualizaciones de leyes, normas, reglamentos y dejan a un lado las actualizaciones en cuanto a la tecnologa.
Hay empresas que utilizan sistemas muy antiguos para el registro de sus operaciones, en Mxico tenemos los sistemas de registros como el COI, NOI, SAC, CASA, estos software estn actualizados de acuerdo a las software Windows 2000, los cuales aun son desconocidos por algunas grandes empresas.
Si tomamos en cuenta que estos software aun son desconocidos, nos falta por recorrer camino en desarrollo, como para adoptar el EDI que es el intercambio electrnico de datos. No es difcil lograr desarrollo o actualizacin puesto que todos tenemos la capacidad de lograr este desarrollo, las empresas no se componen de mquinas, de muebles sino de personas capacitadas para lograr un trabajo en conjunto y cada quien pone un granito para el xito de su empresa.
Tomando en cuenta el desarrollo tecnolgico que se est dando, si los contadores no nos actualizamos en aprender y desenvolvernos en ese campo podemos caer en tener trabajo rezagado y quizs otras personas que no siendo contadores podrn desplazarnos utilizando solo el llenado de formatos sin tener que hacer clculos como lo hemos estado haciendo de pocas atrs.
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