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PROBLEMTICA DEL GRUPO CONSULTOR ANDINO S.A.

MARIA PAULA CARANTN ALVAREZ

1102 JM

COLEGIO TECNICO MENORAH, I.E.D TECNOLOGIA E INFORMATICA AREA DE COMERCIO BOGOTA D.C. 2013

PROBLEMTICA DEL GRUPO CONSULTOR ANDINO S.A.

INFORME EXTENSO

MARIA PAULA CARANTN ALVAREZ

OLGA LUCIA DUEAS AVILA

COLEGIO TECNICO MENORAH, I.E.D TECNOLOGIA E INFORMATICA AREA DE COMERCIO BOGOTA D.C. 2013

CONTENIDO

Pg.

GLOSARIO INTRODUCCION 1. OBJETIVOS 1.1 Objetivos generales 1.2 Objetivos especficos 2. DESCRIPCION PROBLEMTICA 3. MANEJO DE LA SALUD OCUPACIONAL EN LA EMPRESA 4. COMO ES EL MANEJO DEL ARCHIVO GENERAL 5. FACTORES INFLUYENTES EN LA PROBLEMTICA DEL ARCHIVOGENERAL 5.1. Iluminacin 5.2 Espacio 5.3. Organizacin 5.4. Ventilacin 6. ANALISIS 6.1. Entrevista 6.2. Grafico 7. CONCLUSIONES Bibliografa

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GLOSARIO

Riesgo: donde existe un agente daino.

Salud Ocupacional: Es la disciplina que busca proteger y mejorar la salud fsica, mental y social de los trabajadores en sus puestos de trabajo, repercutiendo positivamente en la empresa.

Riesgo Profesional: los posibles factores que afectaran en un enfermedad o accidente a los empleados de una empresa

Archivo: Lugar donde son guardados permanente o temporalmente documentos

INTRODUCCION

Mediante este informe se explicara detalladamente cada uno de los temas que se generan en la problemtica principal de la empresa grupo consultor andino s.a., siguiendo un debido proceso de estudio detallado de los principales factores generadores de la problemtica respectiva.

El propsito de este trabajo es identificar que le archivo de la empresa grupo consultor andino es una de la mas importantes problemticas de all. Posteriormente se observa que la iluminacin, el espacio, la organizacin y la ventilacin son los principales causantes

1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVOS GENERALES 1.1.1. Indagar acerca de la problemtica que se vive diariamente en la empresa. 1.1.2. Analizar y diagnosticar la problemtica con los elementos de apoyo necesarios. 1.1.3. Realizar encuestas a los trabajadores de cmo les afecta esta problemtica en sus labores diarias 1.1.4. Elaborar resumen del proceso que se llevo a cabo para la construccin de posibles soluciones

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Con este trabajo se pretende estudiar una de las varias problemticas que sedan a diario en la empresa Ms concretamente, este trabajo se centra en la situacin actual que vive la empresa y los conflictos materiales que hay en el ambiente laboral .Se va a prestar especial inters al archivo general del Grupo Consultor Andino S.A., por la razn de que es uno de los lugares de mayor problemtica fsica de la instalacin. En este trabajo se pretende: 1.2.1 Recopilar la informacin disponible acerca del estado actual del archivo general, sobre el archivo general para partir de ella, un anlisis y diagnstico de la situacin del mismo 1.2.2. Determinar las problemticas ms preocupantes en el archivo general 1.2.3. Realizar un estudio de las problemticas destacadas 1.2.3. Determinar algunas de las soluciones posibles que se pueden considerar para la mejora del archivo general del Grupo Consultor Andino S.A.

2. DESCRIPCION PROBLEMTICA En el grupo consultor andino S.A, el archivo que se maneja es bastante amplio todo est organizado en gabinetes, pero la organizacin de la instalacin no es adecuada para la conservacin de los documentos. Tanto la falta de equipo como personal, causan consecuencias en los objetivos de la empresa, un obstculo que se ha ido presentando desde determinado tiempo en la empresa es el problema que hay con los equipos para llevar a cabo las funciones de asesora y cobro de cartera por parte de las diferentes dependencias. La falta de equipos o maquinaria en la entidad ha tenido varias consecuencias ya sea a nivel econmico o por la cifra descendiente de personal. Cada cartera debe cumplir con una cifra de recobros al final del da y muchas veces se ven afectados por el mismo problema y esto no los deja alcanzar su objetivo. Otro objetivo de vista es que la empresa contrato personal nuevo constantemente y los puestos a los que la gente est capacitada en asesora de cartera gestionando, al realizar esta operacin se necesita de quipos y por falta de uno, el personal queda sin actividad generando problemas y renuncias por parte de ellos. La inconformidad por parte de los funcionarios es muy continua ya que les aburre no tener un puesto de trabajo fijo y esto ocasiona que busquen una solucin fuera de la empresa.

3. MANEJO DE LA SALUD OCUPACIONAL EN LA EMPRESAL A salud ocupacional actualmente representa una de las ms importantes gestiones de una empresa debido a que ella afecta o favorece a los trabajadores, que son la fuente de desarrollo y produccin ms eficientes de la empresa. La empresa promueve y estimula en todo momento la cultura de seguridad y salud que esta sincronizada en los planes calidad. Una de sus principales preocupaciones es el control de los riegos que pueden afectar la salud de sus trabajadores y contra sus recursos materiales y financieros, la administracin y la gerencia en recursos humanos se encargan de velar por el bienestar de cada uno de sus trabajadores, para as mismo no intervenir las labores que ellos cumplen en su empresa. Para ejercer control sobre los posibles accidentes o enfermedades laborales, se les da a los trabajadores una capacitacin adecuada para mantener el control de los conflictos que se podran dar. La empresa grupo consultor andino s.a., es una empresa especialista en call center, los trabajadores siempre estn expuestos a las posibles enfermedades que se dan por la radiacin que emiten los computadores, al igual los problemas que existen en el archivo general de la empresa ya que este no es un lugar del todo iluminado ni ventilado ofrecera problemas si la utilizacin de este fuera constante.

4. COMO ES EL MANEJO DEL ARCHIVO GENERAL El archivo tiene una organizacin cuantitativa segn el numero de cedula de los clientes que se manejan a diario, cada cartera que maneja la empresa tiene su lugar asignado para la conservacin de sus documentos. Algunas carteras son responsables con su organizacin de documentos pero otras no realizar su trabajo con la debida indicacin para el fcil encuentro de documentos. El sistemas de archivo, estructura la informacin guardada en una unidad de almacenamiento de una computadora, que luego ser representada ya sea textual o grficamente utilizando un gestor de archivos. La mayora de los sistemas operativos poseen su propio sistema de archivos. La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su presentacin. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca.

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5. FACTORES INFLUYENTES EN LA PROBLEMTICA DEL ARCHIVO GENERAL 5.1. Iluminacin: El archivo general carece de iluminacin ya que lo nico que le da luz para la bsqueda de documentos son dos lmparas de luz blanca, que iluminan muy poco. La iluminacin del archivo no es adecuada este factor puede ocasionar que los trabajadores corran el riesgo de tener alguna enfermedad como la fatiga ocular, cansancio, dolor de cabeza y estrs. La bsqueda de documentos con poca luz les ocasionara daos en la vista a los trabajadores. Para controlar estos riesgos de enfermedades debe haber cantidad y calidad en la iluminacin que se utiliza para el cuarto de archivo. Algunas de las prevenciones que se deben tener en cuenta para la mejoradel cuarto de archivo son las siguientes: Utilizar en mayor parte la luz natural y la artificial solamente se utilizara para los espacios que ya sean demasiado oscuros. Colocar los bombillos o lmparas en el punto donde se distribuya mejor la cantidad de luz y que esta sea adecuada al lugar Evitar los deslumbramientos directos producidos por la luz solar o por las fuentes artificiales. Mantener los noveles y contrastes en el punto correcto Segn la ley indica que en los lugares donde se realizan labores realizadas por empleados debern: Tener una iluminacin natural, que debe complementarse con una iluminacin artificial cuando la natural por s sola no es suficiente

La iluminacin de los lugares de trabajo debe tener una distribucin y caracterstica acordes a la tarea que se ejecute. El archivo de la empresa solo cuenta con dos lmparas como se muestra en la imagen la luz que irradian no es suficiente para el cuarto del archivo, por esto sera recomendable que la empresa se interesara por la prevencin de las enfermedades que puede producir a sus trabajadores la baja iluminacin en el archivo.

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Se debe realizar mejor mantenimiento y buscar la forma de encontrar mayor iluminacin natural, buscando un cuarto con ms capacidad de realizar nuevas entradas de luz natural como las ventanillas en la parte derecha e izquierda del cuarto del archivo.

Se debe realizar mejor mantenimiento y buscar la forma de encontrar mayor iluminacin natural, buscando un cuarto con ms capacidad de realizar nuevas entradas de luz natural como las ventanillas en la parte derecha e izquierda del cuarto del archivo.

Esta imagen nos muestra el tipo de lmparas que son utilizadas en el archivo de la empresa grupo consultor andino las cuales solo se encuentran dos en el mismo.

5.2. Espacio El archivo es el lugar donde se almacenan documentos que son maneja dos por cada uno de los asesores de la empresa. Este archivo costa de cinco gabinetes movibles los cuales realizan la tarea de ofrecen el espacio necesarios para entrar a cada uno de los gabinetes asignados de cada cartera que maneja la empresa para buscar informacin en la carpetas que manejan para cada uno de sus clientes.

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Ventajas: El espacio del archivo aunque es reducido logra contener la informacin necesaria en el. Desventajas: Solo hay espacio para un gabinete en el mismo tiempo, dos asesores no pueden entrar a diferentes gabinetes ya que el espacio es muy reducido y solo ser un gabinete al que se pueda acceder. Por ser el espacio tan reducido el espacio los documentos no estn exactamente en su lugar correspondiente.

Organizacin: El archivo tiene un gabinete por cada cartera, pero algunas carteras no llevan un orden debido esto hace que los documentos sean ms difciles de encontrar En el archivo se manejan tres principios fundamentales: Clasificar: Se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivar un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido. Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificacin ha sealado. Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado. En este sistema se utiliza la serie natural de los nmeros como elemento principal, asignndolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un nmero sin considerar ningn otro elemento. El sistema utilizado en el archivo de la empresa es el Sistema numrico consecutivo. La Clase de documentos que se archivan con frecuencia son de consulta de los clientes que cada asesor maneja.

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Procedimiento para archivar: Inspeccionar Clasificar Codificar Guardar 5.4 Ventilacin: En el archivo la ventilacin es completamente inadecuada debido a que solo hay una pequea ventanilla por donde sale y entra el aire, esto puede producir algunas concentraciones de contaminantes que no son expulsados por la falta de ventilacin constante.

Consecuencias: En todo lugar de trabajo se debe permanecer, por medios naturales o artificiales, una ventilacin que contribuya a proporcionar condiciones ambientales confortables y que no causen molestias o perjudiquen la salud del trabajador. De esta forma, si el lugar de trabajo no tiene la ventilacin necesaria permitiendo la produccin de contaminantes como, por ejemplo, humos, gases, vapores u otras emanaciones nocivas para el trabajador, el empleador se encuentra en la obligacin de tomar todas las medidas necesarias para solucionar el problema y de no hacerse se puede denunciar el hecho a la Inspeccin del Trabajo respectiva o al Servicio de Salud pertinente.

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6. ANALISIS

6.1. Entrevista: De acuerdo a la entrevista hay tres factores importantes que se debe manejan en el archivo como lo es la iluminacin, la ventilacin y la organizacin.

6.2. Grafico

5 4.5 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0

Malo Regular Exelente

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7. CONCLUSIONES

Necesario la ampliacin del espacio para el archivo. El archivo necesita de ms mantenimiento en la ventilacin e iluminacin para evitar riesgos profesionales. Son necesarias las capacitaciones para la utilizacin y organizacin de documentos. Hay una baja productividad, ya sea por parte de los funcionarios y la empresa por falta del equipo y personal necesario. Las actividades que no son estables para los funcionarios ocasiona inconformidad por parte de ellos y toman la decisin de dar a trmino su contrato. En la actualidad la capacitacin de los recursos humanos es la respuesta a la necesidad que tienen las empresas o instituciones de contar con un personal calificado y productivo.

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BIBLIOGRAFIA

http://www.wikipedia.com

http://wwwgrupoconsultorandino.com http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacionarchivos/gestion-organizacion-archivos2.shtml#ixzz2iaMJFntZ