ARTICULO DEL MES

Ms all del PMBOK. Gestin de Tesorera

Vctor Lerga Bezunartea ITT, MBA, PMP Introduccin El PMBOK es la mejor gua de gestin de proyectos, que incluye recomendaciones sobre las reas de conocimiento ms comunes en Project Management. Pero no todos los procesos que realizamos durante un proyecto estn recogidos en sus recomendaciones. Dependiendo de los sectores profesionales o las circunstancias del negocio, hay ciertos procesos cuasi estandarizados y de amplia aplicacin, que no aparecen en PMBOK. Por suerte o desgracia muchos de nosotros (Directores de proyectos), vivimos de vender proyectos. Es decir, nuestros proyectos pasan de ser un Centro de Coste (contablemente hablando) a ser un centro de beneficios; el resultado financiero del proyecto incide directamente en la cuenta de resultado de la organizacin. Esto implica que obligatoriamente nos veremos implicados en ciertos procesos financieros, como el referido a cobros. Probablemente, tambin los resultados, sern evaluados en nuestros objetivos profesionales. La gestin adecuada del cobro es clave para obtener unos correctos resultados financieros, en especial durante tiempos de crisis en los que la morosidad y la deuda ahogan a las empresas. El presente artculo intenta realizar una aproximacin a la definicin de los procesos asociados a esta rea de conocimiento. No pretende cerrar un modelo, sino aportar una base para que cada Director de Proyectos desarrolle su propia metodologa. Pero realmente el Director de proyecto debe involucrarse en la gestin de estos procesos financieros o administrativos? La respuesta es categricamente SI, cuando el proyecto tiene relaciones de venta de productos o servicios. Estudiando el proceso Administer Procurement, podemos observar que el Director de proyecto gestiona los pagos a los proveedores, mediante la aprobacin del trabajo realizado y la autorizacin del pago, segn indique los procedimientos de la organizacin (OPAs). Igualmente, el Director de proyecto deber encargarse del proceso de Gestin de Tesorera para que el cobro de la venta se haga efectivo. No olvidemos que el Project Manager (PM) es el primer contacto del cliente con la organizacin, y quien debe monitorizar y conocer el avance real del proyecto. En estos casos, el Proyecto suele vincularse directamente a un contrato y el PM se convierte tambin en el director de dicho contrato. Muchas veces, estos procesos se encargan ntegramente a los departamentos de Administracin y finanzas, pero el desconocimiento particular que stos tienen del cliente, hace que se produzcan ineficacias, retrasos en los cobros y en definitiva un aumento de necesidades de circulante para la empresa.

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Un ejemplo sencillo y muy habitual en el mundo empresarial: Las grandes compaas suelen tener un da de pago al mes en el cual se liberan facturas a los proveedores. El simple hecho de vigilar la fecha concreta de emisin de facturas, puede ahorrar 30 das en el proceso de cobro. Es decir, existen mltiples circunstancias en las que implicar al equipo del proyecto en procesos financieros (como el cobro), redunda en eficiencia para la organizacin. Entre otras razones para implantar un proceso de Gestin de Tesorera podemos encontrar: El PM es el primer punto de contacto del cliente con nuestra organizacin. Conoce los procesos y las personas clave de los clientes. Es responsable de la ejecucin del contrato y conoce los trminos y condiciones del mismo. Conoce el avance del proyecto, el alcance verificado y los hitos facturables. Conoce las circunstancias y acuerdos alcanzados durante la ejecucin del proyecto y las modificaciones que se hubieran aprobado. Monitoriza los riesgos del proyecto, incluidos los financieros respecto a la tesorera.

Hemos denominado a esta rea de conocimiento como Gestin de Tesorera. No se ha querido nombrar como Gestin financiera, para no interferir en lo ya estandarizado en PMBOK, dado que tambin podemos considerar Gestin de Costes como un proceso financiero. En el artculo desarrolla todas las tareas necesarias para obtener de forma efectiva los ingresos del proyecto y tratar las implicaciones en la cuenta de resultados del proyecto, como el clculo y gestin de cash-flows y mrgenes operativos.

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GESTIN de TESORERA Gestin de Tesorera, incluye todos procesos implicados en la planificacin de cobros y pagos del proyecto para obtener la estimacin del cash-flow y la cuenta de resultados del proyecto, la liberacin de facturas al cliente y monitorizacin de la deuda. Todos estos procesos estn ntimamente relacionados con las reas de Administracin y Finanzas de la empresa (Tesorera, Fiscal, Contabilidad, Facturacin, Cobros, etc..). Dado que suelen ser estas reas las que tienen capacidad legal de actuacin, el Equipo de Proyecto aportar informacin adecuada para que ejecuten su cometido, ayudando a mejorar la eficiencia de la organizacin. Los procesos incluidos en esta rea son Planificacin: Planificar Tesorera: En el plan de gestin de proyecto se incluir un apartado que defina el plan financiero del proyecto. Para ello, se generar un plan de facturacin y se evaluar el Cash flow en conjuncin con la lnea base de coste y el margen esperado al cierre del proyecto. Tambin deber planificarse la emisin y/o renovacin de cualquier tipo de documentacin financiera que se requiera durante la ejecucin del proyecto, como Seguros de cambio, Avales, etc.

Ejecucin Gestionar documentacin financiera: Este proceso incluye todo lo relativo a la emisin de documentacin financiera como Facturas, Avales, etc.. Dicha documentacin es emitida habitualmente por el rea de Administracin y Finanzas, que debe autorizar y presentar el documento legal (factura) al cliente. Por ello el proceso contempla los trabajos relativos a: o o Solicitud de emisin de facturas al rea de administracin. Solicitud de emisin de Avales, certificados y cualquier otra informacin financiera a travs del departamento de Administracin o segn indiquen los procedimientos de la compaa. La documentacin puede ser de la compaa (facturas, provisiones), solicitudes a entidades bancarias (avales) o a la Administracin del Estado (certificados de pagos fiscales, etc.) La entrega de la documentacin financiera al cliente (Facturas, avales, certificados fiscales y toda la que requiera el proyecto).

Monitorizacin y Control Monitorizar deuda: Apoyados en la planificacin, ser preciso comprobar los cobros recibidos y realizar las previsiones que permitan actualizar el cash-flow y la cuenta de resultados esperada. Para que el cliente emita los pagos, ser preciso que cuente con la documentacin financiera que exija el contrato, con lo cual es preciso supervisar y comprobar que el cliente ha recibido todos los datos actualizados y en vigor. A travs de este proceso, se emitir al rea de Finanzas la actualizacin de los informes pertinentes, en especial, cuando se detecten cambios significativos a lo establecido en el plan.

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El proceso de Gestin de Tesorera, como hemos dicho, tiene un alto componente legal-contable y por tanto una alta interaccin con la gestin administrativa de la empresa. Es decir, los Procedimientos (OPAs) resp ecto a facturacin y cobros utilizados en la empresa, y tambin los que contemple el cliente (datos a reflejar en facturas, como el nmero de pedido o contrato, la direccin y/o persona a quien va dirigida,..) es decir de coordinacin entre el proyecto, la Administracin de la empresa y el cliente.

Gestin de Tesorera Overview

Planificar Tesorera
1.- Inputs Contrato Procedimientos organizacionales (OPAs) Factores ambientales de la empresa (EFFs) Lnea de base de Costes Lnea de base de programacin
2.- Tools & Techniques Juicio de expertos Tcnicas de Estimacin

Gestionar documentacin financiera

1.- Inputs Contrato Cambios aprobados Procedimientos organizacionales (OPAs) Factores ambientales de la empresa (EFFs) Plan de facturacin Entregables aceptados y/o avance de trabajos
2.- Tools & Techniques Juicio de expertos Sistemas de informacin de la empresa Reuniones de facturacin con el cliente

Monitorizar deuda
1.- Inputs Facturas emitidas Plan de facturacin y cash-flow OPAs EFFs Requisitos de financiacin del proyecto 2.- Tools & Techniques Sistemas de informacin de la empresa Reuniones con cliente 3.- Outputs Actualizacin del plan de cash-flow y facturacin Emisin de informes a Administracin Emisin de notificaciones al cliente

3.- Outputs Plan de facturacin Plan de cash-flow Clculo variables financieras (Margen, VNA, TIR) Actualizacin de requisitos de financiacin

3.- Outputs Solicitud de facturacin Solicitud de avales Solicitud de Seguros de cambio Certificaciones

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Planificar la Tesorera

Planificar la Tesorera, es en definitiva estimar el cash-flow, el indicador ms importante de la gestin financiera del proyecto. Para simplificar, siempre nos referimos al cash-flow operativo del proyecto, o sea, diferencias entre cobros y pagos, sin tener en cuenta cargas fiscales o financieras ni la amortizacin de activos.

Develop Schedule

Lnea de base de programacin

Gestionar Tesorera

Plan de f acturacin Plan de cash-f low Clculo variables f inancieras (Margen, VNA, TIR) Actualizacin de requisitos de f inanciacin

Project Documents

Project Documents

Contrato

Planificar Tesorera
Actualizacin de requisitos de f inanciacin Monitorizar Deuda

Determine budget

Lnea de base de Costes Gestionar documentacin f inanciera

Estimate Cost

Enterprise/ Organization

Procedimientos organizacionales (OPAs) Factores ambientales de la empresa (EFFs)

El cash-flow se obtiene restando los cobros del proyecto de los pagos realizados. Este indicador, permite calcular la rentabilidad (VAN/ TIR) y las tensiones de tesorera que soportar el proyecto. Dependiendo del tipo de proyecto y las caractersticas y procedimientos de la empresa, ser necesario calcularlo mensual o anualmente.

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Ser necesario revisar el contrato del proyecto (y la oferta del mismo, que habitualmente forma parte del contrato). En l se suele establecer los trminos y condiciones de pago aceptadas por ambas partes, cliente y proveedor. Para la estimacin de pagos, se debe utilizar el presupuesto de costes y el cronograma. A travs del presupuesto de Costes se determinan los pagos a realizar, y con el cronograma se establece el flujo de los mismos, es decir cmo los costes son gastados e imputados en la cuenta de resultados durante la ejecucin del proyecto. La cuenta de pagos se suele agrupar por categoras, tales como pagos de material, personal o servicios externos. Para la estimacin de cobros, ser preciso contar tambin con el cronograma y el contrato. Hay que notar que el contrato determina la forma de facturar, que puede ser: Por hitos: Cada partida se factura de una sola vez o por partes, pero siempre ante la validacin de un hito significativo del proyecto, que puede ser la entrega de material, la superacin de pruebas, etc.. Por avance certificado. La facturacin se realiza peridicamente, una vez validado el avance de los trabajos entregados, es decir, se emite factura una vez que el responsable asignado del cliente certifica el nmero de unidades entregadas (p.ej. certificacin de obra, de los metros ejecutados, del nmero de material entregado, etc..). Por avance pre-definido: Cuando la certificacin de ciertos trabajos no puede verificarse objetivamente, se establecen hitos de certificacin peridicos, hasta cubrir el entregable. P.ej. Durante el desarrollo de un paquete software, se puede repartir el valor de esta partida durante los meses previstos para su ejecucin.

Normalmente, las tipologas de facturacin en un contrato suelen ser mixtas. As por ejemplo, en un contrato para el suministro de un sistema informtico, el hardware se podra factura por hitos (entregas), el desarrollo del sistema se repartira por meses previstos, y su puesta en servicio por verificacin de pruebas (hitos).

Una vez establecido el formato de la facturacin, se puede realizar el plan de facturacin, y dependiendo de los trminos del contrato la fecha de cobro de las mismas. La emisin de facturas debe tener en cuenta cuestiones como: Posibles deducciones por retorno de pagos adelantados. Retenciones a realizar Tipologa de fiscalidad a aplicar

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Gestionar Documentacin Financiera

Gestionar la documentacin financiera es el proceso que contempla las tareas a realizar para la emisin de facturas y otros documentos necesarios a fin que se cumplan los acuerdos contractuales y el cliente realice los pagos acordados. El objeto de este proceso, es asegurar que la empresa emite en tiempo y forma las facturas o cualquier documentacin que exija el contrato.

Project Documents

Contrato

Gestionar Tesorera

Planificar Tesorera
Plan de f acturacin Plan de cash-f low

Solicitud de f acturacin Solicitud de avales Solicitud de Seguros de cambio

Enterprise/ Organization

Procedimientos organizacionales (OPAs) Factores ambientales de la empresa (EFFs)

Gestionar documentacin f inanciera

Enterprise/ Organization

Monitorizar Deuda

Verif y Scope Entregables aceptados

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Con los planes de facturacin y cash-flow, y una vez aceptados los entregables, el PM deber realizar la solicitud para que la empresa emita formalmente las correspondientes facturas. Habitualmente, la emisin legal es realizada el rea de Administracin y finanzas. Para ello, la solicitud de emisin debe ir acompaada de datos como el concepto de la factura, el tipo impositivo, datos de cliente, cdigo de contrato y/o pedido y por su supuesto el importe. En los contratos con entidades pblicas, durante el proceso Verify Scope se emite un certificado del avance del proyecto, normalmente cada mes. Posteriormente se debe emitir el documento de Certificacin, que valora econmicamente dicho avance, segn el presupuesto y las condiciones del contrato. El proceso Gestionar documentacin financiera, se deber encargar de emitir la Certificacin al cliente y recibir su aprobacin y firma. En este proceso se prepara tambin cualquier tipo de documentacin que requiera el contrato. Por ejemplo, ciertos contratos exigen que en el momento de emisin de las facturas se presente documentacin para liberar pagos como: Certificados de estar al corriente de pagos de Hacienda y Seguridad Social. Avales en vigor. Seguros de responsabilidad.

Este proceso deber encargarse de recabar dicha informacin y transmitirla al cliente. Tambin, si la Planificacin de Tesorera lo ha estimado, deber gestionar la adquisicin y renovacin de productos financieros como p.ej. Seguros de Cambio. Una vez la organizacin haya emitido la factura, y dependiendo del proyecto, el equipo de proyecto puede trasladar el original al cliente. Es recomendable recabar el acuse de recibo, as como recibir la validacin de formato por parte del responsable en la empresa cliente, para que esta quede contabilizada en sus sistemas. Es cierto, que en pocas pasadas estas verificaciones no eran realizadas ni desde Administracin, ni por parte del proyecto, pero el aumento de la morosidad hace que cualquier medida sea eficiente para asegurar los cobros. Para la realizacin de todas estas tareas, se contar con los expertos de las reas de Administracin de la empresa, y los propios sistemas de informacin de las empresas (ERPs como SAP o herramientas de gestin de proyectos) que son la herramientas base para su ejecucin. Es conveniente que los trminos de las facturaciones parciales no contempladas en contrato, se acuerden y traten en reuniones de seguimiento o en las especficas de validacin de la certificacin.

Monitorizar Deuda El proceso de Monitorizar Deuda, tiene por objeto revisar el cumplimiento del plan de tesorera y en concreto del cash-flow con el fin de tomar acciones que lleven a la disminucin del riesgo de morosidad.

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 Procedimientos organizacionales (OPAs) Factores ambientales de la empresa (EFFs)

Gestionar Tesorera

Enterprise/ Organization

Planificar Tesorera

Gestionar documentacin f inanciera

Plan de f acturacin Plan de cash-f low Monitorizar Deuda Facturas emitidas Actualizacin Plan de cashf low

Notif icaciones la cliente Acciones jurdicas

Enterprise/ Organization

Project Documents

Mediante este proceso, se revisarn los cobros de las facturas emitidas, y se verificar que se reciben en el plazo establecido. A travs de los sistemas de informacin de la empresa, y acorde con el plan de cash-flow, se revisarn los cobros pendientes. En caso que hayan vencido los mismos, se deber notificar al cliente y solicitar nuevas estimaciones para la recepcin del cobro. Con todo ello, se deber actualizar el plan de cash-flow. Si la respuesta del cliente es insatisfactoria, ser necesario que los Servicios Jurdicos de la empresa notifiquen al cliente la reclamacin de la deuda y/o cualquier otra accin jurdica en derecho. Por supuesto, estas medidas pueden ser la ltima opcin. Antes de esto, lo habitual es renegociar los plazos de la deuda con el cliente. En definitiva, la monitorizacin de la deuda permite una deteccin temprana de cualquier problema en los ingresos del proyecto, y levantar banderas que lleven a tomar la acciones adecuadas para su solucin.

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