COMISION EUROPEA Europe Aid - Oficina de Cooperacin Asuntos Generales, Evaluacin Marzo de 2001

MANUAL GESTIN DEL CICLO DE PROYECTO

Universidad de Concepcin Departamento de Sociologa y Antropologa Formulacin y Evaluacin de Proyecto. Cdigo 900.712

Lionel E. Ziga F.

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INTRODUCCIN

Gestin de Ciclo de Proyecto (GCP), un conjunto de herramientas de diseo y de gestin de los proyectos, basadas en el Mtodo de Anlisis del Marco Lgico, ya utilizada ampliamente por muchos donantes, incluso los Estados miembros y preconizada por el Comit de Ayuda al Desarrollo (CAD) de la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmico. (OCDE.) El objetivo de la GCP es una mejor gestin de las acciones de todo tipo de proyectos y programas de cooperacin exterior teniendo ms en cuenta las cuestiones esenciales y las condiciones globales del diseo y de la ejecucin de los proyectos y programas:
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CUESTIONES ESENCIALES DE LOS PROYECTOS

1.

Objetivos claros y realista

1. 2. 3.

Distinguir los Objetivos de los Medios, Definir objetivos especficos para los destinatarios. Identificar riesgos e hiptesis

2.

Factores de calidad que garantizan los beneficios del proyecto a largo plazo.
1.

2.
3. 4. 5.

Marco de referencia de las polticas nacionales. Tecnologas apropiadas y respeto a valores sociales Capacidad de Gestin del ejecutor, Sostenibilidad econmica y financiera. Medio Ambiente y Gnero.
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3.

Coherencia con y contribucin a los objetivos polticos ms amplios de los proyectos y programas.
1.

2.

Reduccin de la pobreza. (T. Maastricht) Desarrollo sostenible, (crecimiento equitativo, la inversin, el empleo, el desarrollo social y humano, y la proteccin del medio ambiente) Integracin en la economa mundial, Democratizacin, los Derechos Humanos, el Estado de Derecho, la consecucin de la paz La Gestin del Ciclo de proyecto Los estudios de factibilidad, de instrucciones El monitoreo y la evaluacin y La toma de decisiones fundamentada
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GESTIN DEL CICLO DE PROYECTO

I. II.

Concepto del ciclo del proyecto ; El Enfoque de Marco Lgico, como instrumento de planificacin;
1.
2.

Etapa de Anlisis. Etapa de planificacin.

III.

IV.
V.

Los factores claves de calidad; Los calendarios de actividades y de recursos; Los formatos de base coherentes y estandarizados de los documentos tipos
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Unin Europea.

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II.- ENFOQUE DE MARCO LGICO.

Este mtodo implica la estructuracin de los resultados de un anlisis que permite presentar de forma sistemtica y lgica los objetivos de un proyecto o programa. Este ejercicio debe reflejar las relaciones de causalidad entre los diferentes niveles de objetivos, indicar cmo se puede verificar si se han alcanzado los objetivos y definir las hiptesis fuera del control del proyecto / programa que pueden influir en su xito. Los principales resultados de este proceso se resumen en una Matriz Marco Lgico que describe de forma lgica los aspectos ms importantes de un proyecto /programa.

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PRINCIPIOS DE GESTIN CONTROL DE PROYECTO

1.

2.

3. 4.

5.

Aplicar el Enfoque del Marco Lgico para analizar los problemas, y obtener una solucin vlida. Producir el o los documentos claves de buena calidad con respecto a cada fase para facilitar la toma de decisiones estructuradas y fundamentadas. Favorecer que se consulten e impliquen, desde el inicio, a todos los participantes del proyecto. Formular y focalizar el objetivo especfico de manera precisa en los beneficios sostenibles para los grupos metas Incorporar los mayores aspectos de calidad al diseo desde el principio.
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CONTINUACIN PRINCIPIOS

El enfoque de Marco Lgico se utiliza en todas las fases del ciclo de proyecto :

Durante la fase de preparacin (Identificacin), deber desarrollarse el marco lgico, en su expresin bsica. Ser en las etapas siguientes , Instruccin, Ejecucin y Evaluacin, cuando el marco lgico se complete .

En resumen, el marco lgico es el instrumento de gestin de cada fase del ciclo de proyecto y el instrumento maestro a partir del cual se elaboran otros instrumentos, el calendario de ejecucin y el plan de monitoreo
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1.- A.- ELABORACIN DEL ENFOQUE MARCO LGICO. 1. Etapa de Anlisis.

1. 2.

3.

4.

Anlisis de partes interesadas Anlisis de problemas (imagen de la realidad) Anlisis de objetivos (imagen del futuro y de una situacin mejor) Anlisis de estrategias (comparacin de diferentes alternativas en respuesta a una situacin precisa)

2.

Etapa de Planificacin.
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1.1.- ANLISIS DE LAS PARTES INTERESADAS

Estas puede ser cualquier individuo, grupo de personas, institucin o empresa susceptible de tener un vnculo con un proyecto o programa dado. Permite identificar cualquier parte susceptible de ser afectada (positiva o negativamente) por el proyecto y la manera en la que es o son afectada(s). Para optimizar los beneficios sociales e institucionales del proyecto o programa, y limitar estos impactos negativos Se insiste en que este se efecte al inicio de las fases de identificacin y de instruccin de un proyecto o programa teniendo en cuenta las cuestiones de gnero.
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1.2. EL ANLISIS DE LOS PROBLEMAS

Identifica los aspectos negativos de una situacin existente. Permite establecer las relaciones de causa y efecto entre el o los problemas existentes. Este procedimiento se divide en tres etapas : 1. Definir con precisin el marco y el tema del anlisis. 2. Identificar los problemas mayores de los grupos metas y de los beneficiarios. Cul es el problema o los problemas de ellos? Responde a 3. Visualizar los problemas en un diagrama, llamado rbol de problemas o jerarqua de problemas para establecer las relaciones causa-efecto.
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1.3. EL ANLISIS DE LOS OBJETIVOS

1.

2.
3.

Es un procedimiento metodolgico que permite: Describir la situacin futura que prevalecer una vez resueltos los problemas y es de carcter participativo de los interesados. Verificar la jerarqua de los objetivos, Visualizar en un diagrama las relaciones medio-fin. Los estados negativos del rbol de los problemas se convierten en soluciones, expresadas en forma de estados positivos o rbol de objetivos. Ejemplo: (-)la produccin agrcola es baja se convierte en (+)la produccin agrcola es mejorada.
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Todos los estados positivos son Objetivos y se presentan en un diagrama de objetivos que permiten tener una visin global y clara de la situacin positiva que se desea. En el diagrama suelen aparecer algunos objetivos que no pueden ser realizados por medio del proyecto previsto. Dichos objetivos deben formar parte de otros proyectos. Por otro lado, algunos objetivos podran resultar poco realistas, por lo que sera necesario encontrar otras soluciones al problema planteado, o bien renunciar a encontrar una alternativa.
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1.4. ANLISIS DE ESTRATEGIAS.

Este anlisis consiste en la seleccin de la (o las) estrategia(s) que se aplicar(n) para alcanzar los objetivos deseados. Se determinarn los objetivos a ejecutar del proyecto (dentro) y los que quedarn al margen (fuera) de este. Se necesita definir los objetivos globales y el objetivo especfico del proyecto. Este anlisis requiere :

Criterios precisos que permitan elegir las estrategias ; La identificacin de las distintas estrategias posibles para alcanzar los objetivos ; La seleccin de la estrategia aplicable al proyecto.
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CONTINUACIN DE ESTRATEGIAS.

1. 2. 3.

En la jerarqua de los objetivos, se llaman estrategias a los distintos grupos de objetivos de la misma naturaleza y de ellos conviene elegir la (o las) estrategia(s) de la intervencin futura. Se selecciona la estrategia ms pertinente y factible basndose en ciertos criterios, por ejemplos: Las prioridades de las partes interesadas (visin de gnero) La probabilidad de xito, El presupuesto disponible,
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CONTINUACIN DE ESTRATEGIAS

4. 5. 6.

7.

La pertinencia de la estrategia, El perodo que debe cubrir, La contribucin del proyecto a la reduccin de las desigualdades, incluso las desigualdades entre mujeres y hombres, etc. Segn la extensin y la cantidad de trabajo implicadas, La(s) estrategia(s) escogida(s) podra(n) traducirse en el tamao de intervencin del proyecto, o un programa compuesto de varios proyectos vinculados
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1.B.- ELABORACIN DEL ENFOQUE MARCO LGICO. 2. Etapa de Planificacin,

La idea del proyecto se convierte en un plan operativo prctico para la ejecucin. En esta etapa se elabora el Marco Lgico.
1.

2.
3. 4.

Explicitar la Lgica de Intervencin: Objetivos Generales, Especfico, Resultados y las Actividades con los Recursos que son definidos y visualizados en cierto tiempo y en cantidades requeridas Determinar los Indicadores Objetivamente Verificables en los tres primeros niveles, son Metas. Las Fuentes de verificacin. Identificar las Hiptesis, los obstculos externos no controlados vinculados a la ejecucin del proyecto.
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MATRIZ DE MARCO LGICO.

Indicadores Lgica de objetivos Fuentes de Hiptesis intervencin verificables Verificacin
Objetivos globales Objetivo especfico Resultados Actividades

Recursos

Costos $
Condiciones previas
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CMO PROCEDER PARA DEFINIR LA LGICA DE INTERVENCIN?

Las partes interesadas determinan el Objetivo Especfico del proyecto o programa, Los objetivos que formarn parte del proyecto se trasladan del rbol de Objetivos al Marco Lgico. Existe cuatro niveles de objetivos: (Generales, Especfico, Resultados y Actividades. G.E.R.A.), en esta fase, es importante garantizar que los niveles de objetivos sean correctos. Los objetivos elegidos para el proyecto se colocan en la primera columna del Marco Lgico.
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INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES.

Describen los objetivos del proyecto en trminos de:

grupo(s) meta(s), calidad, cantidad, tiempo y localizacin.

Quines Qu Cunto Cundo Dnde

Un buen indicador debe ser :

Especfico: medir lo que supone medir Mensurable Disponible a cambio de un coste razonable Pertinente respecto a un objetivo preciso y cubrirlo.
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LAS FUENTES DE VERIFICACIN

Las fuentes de verificacin indican dnde y en que forma se pueden encontrar las informaciones con respecto a la realizacin de los objetivos globales, del objetivo especfico y de los resultados (mediante indicadores objetivamente verificables). Los costes y las fuentes de financiacin (CE, gobierno, etc.) deben aparecer en la lnea ms baja de la tercera columna (cuarta fila, nivel de actividades)
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LAS HIPTESIS.

El proyecto por s mismo no puede alcanzar todos los objetivos identificados en el rbol de objetivos. Por tanto se selecciona la Estrategia e identifica los objetivos no incluidos en la Lgica de Intervencin, adems de los Factores Externos que influencian la ejecucin del proyecto y su sostenibilidad a largo plazo pero que escapan a el control de los directivos del proyecto o programa. Estas condiciones deben cumplirse para favorecer el xito del proyecto.
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LGICAS INTERNAS DE LA MATRIZ DE MARCO LGICO

Consta de 4 columnas y 4 filas : 1. La Lgica vertical determina lo que el proyecto pretende realizar, objetivos y actividades, aclara las relaciones de causalidad y especifica las hiptesis e incertidumbres importantes que escapan a la gestin del proyecto o programa. 2. La Lgica horizontal se refiere a la medicin las metas y efectos del proyecto, de los recursos movilizados mediante la especificacin de los indicadores claves y de las fuentes donde se pueden encontrar los indicadores.
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MATRIZ DE MARCO LGICO.

Lgica de intervencin Objetivos globales Objetivo especfico Resultados Actividades Indicadores objetivos verificables Fuentes de verificacin Hiptesis

Recursos

Costos $
Condiciones previas
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III.- FACTORES DE CALIDAD PARA LA SOSTENIBILIDAD

Apropiacin por los beneficiarios. 2. Poltica de apoyo. 3. Tecnologas apropiadas. 4. Aspectos socioculturales. 5. Igualdad entre hombres y mujeres. 6. Proteccin del medio ambiente. 7. Capacidades institucionales y de gestin. 8. Sostenibilidad econmica y financiera. Se realiza e incorporan actividades con posterioridad a la revista de la Lgica de Intervencin e Hiptesis.
1.
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IV.- CALENDARIO DE ACTIVIDADES Y DE RECURSOS

El Marco Lgico de un proyecto suele describir las actividades que deben ejecutarse de manera global, (fase de Instruccin), desde all se puede aadir los detalles operativos. El calendario de actividades es una herramienta metodolgica que las presenta, temporaliza e identifica su secuencia lgica, as como su interdependencia. Este sirve de base a la distribucin de las responsabilidades de gestin de cada actividad. Una vez preparado el calendario, los recursos y los medios pueden definirse con ms detalles.
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Los calendarios de actividades y de recursos debern elaborarse en el mbito del Estudio de Factibilidad. En este caso, las informaciones detalladas relativas a las implicaciones de los costes ordinarios netos del proyecto pueden implicar la reformulacin del alcance y tamao del proyecto. El Calendario Global de Actividades (a veces llamado calendario de ejecucin) se actualiza. Los Calendarios Detallados de Actividades y de Recursos deben prepararse durante los primeros meses de ejecucin del proyecto (fase de arranque).
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V.- FORMATO BASE DE LA ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DE PROYECTOS Y PROGRAMA. 1. Resumen. 2. Contexto:

Objetivos polticos ms amplios de la CE y del gobierno asociado, y Vnculos con el programa o con la estrategia nacional establecida por la CE, Compromiso del gobierno asociado con respecto a los objetivos polticos ms amplios de la CE, como el respeto de los derechos humanos.
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SIGUE FORMATO BASE

3.
4.

Anlisis sectorial y anlisis de problema, incluso el anlisis de partes interesadas Descripcin del proyecto/ programa, sus objetivos y su estrategia para alcanzar :

Consideracin de las enseanzas, y vnculo con las actividades ejecutadas por los dems donantes. Descripcin de la intervencin (objetivos globales, objetivo especfico y estrategia para alcanzarlos, los resultados y las actividades, y los indicadores principales)
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SIGUE FORMATO BASE

5. 6.

Hiptesis, riesgos y flexibilidad. Modalidad de ejecucin

Medios materiales y no materiales Procedimientos de organizacin y de ejecucin Calendario de ejecucin Estimacin de costes y plan de financiacin Condiciones especiales y medidas complementarias del gobierno / asociados Monitoreo y evaluacin
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SIGUE FORMATO BASE

7.

Factores de calidad

Participacin de los beneficiarios y apropiacin por los beneficiarios Poltica de apoyo Tecnologa apropiada Aspectos socioculturales Igualdad entre mujeres y hombres Proteccin del medio ambiente Capacidades institucionales y de gestin Sostenibilidad econmica y financiera

8.

Apndice: Marco lgico (Marco Lgico, preliminar o completo, segn la fase implicada)
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NIVELES DE INTERVENCIN.
PROGRAMA Objetivos Generales PROYECTO COMPONENTE

Objetivos Especficos
Resultados Actividades

Objetivos Generales Objetivos Especficos Resultados Actividades Objetivos Generales

Objetivos Especficos
Resultados Actividades
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