MENU DE GESTIONES

8. COMPRAS

Se visualizan en esta pantalla el men con las principales opciones que contiene l modulo

Dando un clic en Gestiones del men principal visualizaremos las opciones.

PROCESOS Parmetros PROCESOS Parmetros GESTIONES Orden de Compra Ingresos de Bodega Facturas Bienes Devoluciones

GESTIONES Clases de Proveedores Proveedores Secuencias Orden de Compra Facturas Compra Devoluciones Ingresos de Bodega Cuentas por Pagar Comprobantes de Pago

GESTIONES Pagos a Proveedores Asignacin de Anticipos

Carga Inicial

Procesamiento Compras

Procesamiento Cartera

COMPRAS Y CXP
Carga Externa Actualizacin REOC - ATS Generacin REOC - ATS

Este mdulo regula todas las actividades, contables y no contables, realizadas por las empresas con el objetivo de obtener los materiales y servicios necesarios para sus operaciones. Paralelamente procesa la informacin tributaria para su entrega en medios magnticos al Servicio de Rentas Internas. Adicionalmente interviene en las Cuentas por Pagar regulando los saldos de Proveedores una vez que se vayan abonando sus saldos.

GESTIONES (MODULO VENTAS) Tipos de Servicios Servicios Varios Juego Kit Servicios

PROCESOS Compras Bienes COA Compras Servicios COA

INFORMES COA COA Nuevo

CARGA INICIAL . Proveedores

Clases de Proveedores. En esta ventana se procede a agrupar los proveedores por Clases o tambin llamados Grupos. A cada Clase de Proveedor le corresponde sin equanon una cuenta contable de pasivo. Pueden coexistir dos o ms Clases de Proveedores con la misma cuenta contable, empero se sugiere que conforme a sta se vincule un rango de Clases de Proveedores.

En esta ventana se ingresan los datos del proveedor, siendo necesario primero crear la clase del proveedor

Donde: Cdigo: Se refiere al cdigo del Proveedor. Nombre: Denota el nombre de la clase de proveedores que estamos ingresando. Cta. Contable: Indica la cuenta contable de pasivo con que se registrarn las cuentas por pagar y los anticipos de la clase de proveedor a la que pertenezcan.

Donde: Cdigo: Se recomienda ubicar los caracteres del RUC o cdula de identidad del Proveedor. Esto facilita su bsqueda en el caso de una compra o retencin. Nombre: Esta casilla es de gran importancia, ya que el sistema emite los cheques y las retenciones bajo esta denominacin, por tanto, se debe establecer una poltica clara al respecto para que no exista inconvenientes en el momento de hacer efectivo el pago.

Esta poltica deber basarse en el Registro nico de Contribuyentes (RUC), el cual respalda a las empresas como entes econmicamente activos, pudiendo ser: 1. Para el caso de Empresas o Personas Jurdicas, independientemente de su tipo, se inscribir la razn social tal como conste en el Registro nico de Contribuyentes, 2. A las personas naturales que posean nombre comercial, se les inscribir tambin como conste en el Registro nico de Contribuyentes (RUC). 3. En el caso de personas naturales, que a peticin desean que conste su apelativo, ste considerar los apellidos, nombres e incluso ttulos en su orden.

Serie: Define la serie de facturacin del proveedor. Esta debe ir sin guiones o rayas. Por ejemplo.: 001002. No Desde y No Hasta: Estas casillas verifican que el nmero de factura del proveedor coincida dentro de los rangos de la autorizacin de impresin dada por el SRI al proveedor. En caso de que no coincida le bloquea la entrada de informacin en el momento de la adquisicin. Vlido: Seala la fecha mxima de validez de la serie. No Aut. Contribuyente: Es el nmero de autorizacin emitido por el SRI para comprobantes de venta, sea para formularios computarizados o preimpresos. No Autorizacin Imprenta: Indica el nmero con el cual el Servicio de Rentas Internas autoriza a la imprenta a imprimir comprobantes de venta y retencin. No Pagos: Muestra el nmero de pagos a la cual cada compra se diferir. Plazo: Revela el nmero de das que existir entre cada uno de los pagos diferidos. Provincia: Es la provincia del proveedor en mencin. Ciudad: Ibidem prrafo anterior. Persona Contactar: Se refiere al nombre de la persona que sirva de referente para efectuar negociaciones sobre compras. Direccin: Se sugiere incluir las calles o barrios de localizacin. No Calle: Indica el nmero de casa en la cual se ubica el proveedor.

Clase de Proveedor: Escogemos de la lista la Clase de Proveedor a la que pertenezca. Tipo: Se refiere el tipo de identificacin que aplicamos al proveedor, siendo las opciones principales: RUC, Cdula de Identidad o Pasaporte. Esta informacin se la define en el Mdulo de Parmetros y es gran de importancia para la generacin de los archivos xml del Anexo Transaccional. Ruc / CI.: Corresponde al RUC asignado por el Servicio de Rentas Internas al proveedor y que deber contener 13 dgitos. Tan slo en el caso de un proveedor a quien la Ley faculte, va Liquidacin de Compras, se podr aceptar la cdula de identidad con 10 dgitos o pasaporte con cdigo alfanumrico. Verificar Cdula: Este es un proceso que activado, verifica que el nmero de la cdula o RUC contenga el algoritmo o frmula de generacin correctos. Se lo puede desactivar al ubicar pasaportes o documentos de identificacin no vlidos mediante el casillero correspondiente.

E mail: Apunta el mail del proveedor o contacto. Secuencias Telfono y Fax: Denota el telfono y fax del proveedor. Estatus: Corresponde a una calificacin que se le da al proveedor (ver Mdulo de Parmetros). IVA: Si el casillero est 0, el sistema no gravar IVA en los productos que nos expenda el proveedor en mencin, y, si est con 1 ocurrir lo contrario. Lmite Crdito: Se puede fijar un mximo de montos de valores adeudados con respecto de un proveedor. Cuenta Contable: Esta casilla se llena en forma automtica al escoger la Clase de Proveedor, siendo con la que contablemente se registren los anticipos y pagos. Contribuyente Especial: Fija la condicin de tal para que se bloquee el intento de efectuarles retencin de IVA. Tipo / Banco / Nmero: Seala las caractersticas de la cuenta del Proveedor para el caso de realizar pagos automticos a travs de Cash Management. Observaciones: Sirve para relacionados con el proveedor. aadir datos adicionales Donde: Cdigo: Es la notacin interna del sistema con la cual se reconoce a la gestin a la cual vamos a asignar secuencia y formato. Almacn: Muestra a que almacn se vincula el formato y secuencia. Sucursal: Relaciona el almacn con la sucursal en mencin. Nombre: Es la denominacin del proceso a numerar. Autorizacin: Indica el nmero de autorizacin otorgado por el SRI para comprobantes de venta. Serie: Muestra el almacn y punto de venta de control de Secuencia: Corresponde a la numeracin interna de los formularios. Formato Local / Extranjero/ 3: Se refiere a los formatos de impresin de los formularios que se gestionaron en el mdulo. Por excepcin, algunos casos no requieren de formatos de impresin ya que corresponden a numeraciones internas de control del sistema. A travs de esta gestin se asignan las secuencias y los formatos de impresin de los formularios correspondientes a este mdulo.

Devolucin Iva: Casilla para indicar si el Iva de la compra es susceptible de devolucin por parte del SRI. Bienes / Servicios Retencin: Predefine el concepto de y el porcentaje de la retencin, as como el cdigo del Crdito Tributario a aplicarse en todas las compras que realice este Proveedor. Finalmente procedemos a Grabar

PROCESAMIENTO DE COMPRAS rdenes de Compra: De igual forma estos parmetros son exactamente iguales a los ya explicados, por lo que su explicacin queda obviada en las gestiones anteriores.

distorsionar, los costos del inventario y por tanto presentar Estados Financieros no confiables.

Facturas De Compra (De Bienes) Mediante este proceso se predetermina las opciones de trabajo de esta gestin. Su ventana es como aparece:

Aqu cabe indicar que las rdenes de Compra, por considerarse gestiones solo operativas, no tienen repercusin en la Contabilidad, por lo que no se exige cuentas contables de ninguna clase. Asimismo se agrega un nuevo parmetro, a saber. Realizar salidas en negativo: Se recomienda poner siempre no, ya que de lo contrario se afectar enormemente, incluso hasta puede

Donde: Editar nmero de factura: Facilita la asignacin automtica de secuencias de las facturas o de lo contrario la inscripcin manual del nmero de las mismas.

Editar fecha de factura: Sita automticamente la fecha de la factura tomando aquella que est vigente en el computador o en el sistema, sino, puede ingresar libremente dicha fecha. Editar Precio: Permite modificar o no el precio ingresado en la Orden de compra e integrada a la Compra. Redondeo de decimales: Autoriza el redondeo de decimales en el total de la factura. Vlida cuando se trabajaba en sucres. Anular Facturas: Se recomienda poner No y cambiarlo solo el momento en que se vayan a anular por el personal autorizado. Escoger IVA: En conjunto con la lista de la derecha predetermina el porcentaje de IVA de las compras de bienes. Cta. Contable: Ubicaremos el Cdigo Contable del IVA de Crdito Tributario por adquisiciones locales (puede ser la misma para compra de bienes y servicios). Escoger lista de precios: Precisa la lista de precios que se afectar al efectuar la compra. Escoger Almacn: Predefinimos el Almacn hacia donde se ingresarn las compras. En el caso de ingresar bienes a travs de auxiliares ( por ejm: compra de un computador) stos no afectarn a ningn Almacn. Escoger Moneda: Define la moneda de registro de la compra. Escoger comprobante contable: Establece el Comprobante Contable con el cual se registrar la compra. Esta lista proviene de las Gestiones de Organizacin del Mdulo de Contabilidad. Bsqueda de Artculos: Indica al sistema que la bsqueda de los artculos en el cuerpo del formulario de Compra se lo realizar por el Cdigo o por el Nombre.

Costo Promedio: Especifica que los artculos muestren su Costo Promedio por Almacn o de acuerdo al Total. Existencia: Puntualiza que las existencias mostradas sean nicamente las del Almacn definido para la compra, o, la de Todos los Almacenes. ltimo Costo: Fija que el ltimo costo por Almacn o de Todos los Almacenes Nmero de Renglones: Delimita el nmero de renglones de una factura. Un rengln es una lnea del cuerpo del formulario. Fecha de Cierre: Establece la fecha posterior a la cual se podr ingresar informacin referente a esta gestin. Compra de Servicios Los parmetros son exactamente igual al de Compra de Bienes, por lo que no se los detallar nuevamente. Se mantiene por separado las Gestiones de Compras de Bienes de las de Servicios para facilitar la preparacin directa de Impuestos y de los archivos del Anexo Transaccional.

Ingresos a Bodega: Los parmetros para esta gestin son los siguientes:

Donde: Editar nmero de ingreso: Facilita la asignacin automtica de secuencias de ingresos o de lo contrario la inscripcin manual del nmero de las mismas. Editar fecha de ingreso: Sita automticamente la fecha del Ingreso tomando aquella que est vigente en el computador o en el sistema, sino, puede modificar libremente dicha fecha. Editar Precio: Faculta modificar el precio designado en la lista correspondiente. Redondeo de decimales: Autoriza el redondeo de decimales en el total del ingreso. Vlido cuando se trabajaba en sucres.

Escoger lista de precios: Precisa la lista de precios que se afectar al efectuar la compra. Escoger Almacn: Predefinimos el Almacn hacia donde entrarn los Ingresos de artculos. Escoger Moneda: Define la moneda de registro contable del Ingreso a Bodega. Escoger comprobante contable: Establece el Comprobante Contable con el cual se registrar el Ingreso. Esta lista proviene de las Gestiones de Organizacin del Mdulo de Contabilidad. Bsqueda de Artculos: Indica al sistema que la bsqueda de los artculos en el cuerpo del formulario de Ingreso se lo realizar por el Cdigo o por el Nombre. Costo Promedio: Especifica que los artculos muestren el momento de realizar esta gestin su Costo Promedio por Almacn o de acuerdo al Total. Existencia: Puntualiza que las existencias mostradas sean nicamente las del Almacn definido para el Ingreso, o, la de Todos los Almacenes. ltimo Costo: Fija que en el Ingreso conste el ltimo costo por Almacn o de Todos los Almacenes Nmero de Renglones: Delimita el nmero de renglones de un Ingreso. Un rengln corresponde a una lnea del cuerpo del formulario. Fecha de Cierre: Establece la fecha posterior a la cual se podr ingresar informacin referente a esta gestin.

Devolucin en Compras: Son los mismos de Compras por lo que no lo detallaremos nuevamente.

Sin embargo, es necesario recalcar que se debe modificar, si as se considera necesario, dos parmetros: Escoger Iva: Determina la cuenta contable correspondiente a esta gestin, generalmente de Activo. En este ejemplo consta una cuenta de Pasivo ya que algunos contadores netean en una sola cuenta los IVAS, lo que tampoco est mal hecho. Escoger Comprobante Contable: Fija el comprobante de diario con el cual se registrar esta gestin. Esta lista proviene del Mdulo de Contabilidad en las Gestiones de Organizacin.

Pagos a Proveedores: Los parmetros de esta gestin son los siguientes:

APLICACIONES
Proveedores Al ingresar a esta gestin se presenta la siguiente ventana:

En sta visualizamos la mayora de los datos que ubicamos en la ficha de Proveedores, pero presentadas en forma de tabla, tipo hoja electrnica. Esta tabla tiene dos utilidades principales: 1. Se pueden hacer modificaciones directamente en esta tabla a los datos de Proveedores. En algunos casos se despliegan listas que ayudan al usuario a escoger o modificar la informacin. 2. Conservando la estructura de la tabla (nivel vertical) y el formato de las celdas (nivel horizontal) se podra migrar desde Excel o cualquier otra hoja electrnica esta informacin, tan solo con las funciones Copiar y Pegar propias de Windows. Cancelacin automtica de rdenes Este proceso presenta la siguiente ventana: Esta gestin tiene como objeto eliminar en la ventana de bsqueda de rdenes de Compra, del proceso de Gestin de Compras, aquellas que se hayan satisfecho.

Donde: Editar nmero de cobro: Facilita la asignacin automtica o manual de las secuencias de Comprobante de Pago. Editar fecha de cobro: Faculta la determinacin automtica o manual de la fecha del Pago. Escoger Tipo de Documento: Predetermina el comprobante bajo el cual se inscribir en el Mdulo el tipo de movimiento correspondiente al Proveedor. Escoger comprobante contable: Establece el Comprobante Contable con el cual se registrarn los movimientos en Proveedores, que pueden ser pagos o anticipos. Los dems han sido ya explicados en gestiones anteriores.

COA COMPRAS / NOTAS DE ENTREGA / IMPORTACIONES Dicha aplicacin tiene por objeto modificar la informacin pertinente al Anexo Transaccional o REOC originado en la Gestin de Compras de Bienes y Servicios, luego de haber corrido el Validador de Anexos y haberse determinado errores en el archivo XML. Esta informacin, como veremos ms adelante, se produce en: Encabezado de la Gestiones de Compras, Acceso de Retenciones, y, Ficha del Proveedor

GESTIONES DE INCLUSION
ORDEN DE COMPRA. Es un documento no contable que permite, luego del proceso y autorizaciones pertinentes, poner en conocimiento de los proveedores nuestra predisposicin de adquirir bienes, productos e incluso servicios previamente cotizados. Esta orden de compra tiene la caracterstica de no afectar a los inventarios, ni tampoco genera una Cuenta por Pagar, sino una vez que se haya transformado en Compra de Bien o Servicio. Esto se realiza, como veremos ms adelante, ubicndose en el Acceso con su mismo nombre en los formularios de Compras. Dependiendo del nivel de organizacin de la empresa, se puede obviar este proceso y dirigirse directamente al ingreso de la compra en el sistema.

La informacin a la que hacemos alusin corresponde al Tipo, Destino, Validez de Autorizacin, Crdito Tributario, Retenciones y en algunos casos el Tipo de Identificacin del proveedor. COA IMPORTACIONES Donde en el Encabezado de la Orden de Compra tenemos: Proveedor: Ubicamos el cdigo del proveedor, que corresponden a los ocho primeros caracteres del RUC. De lo contrario digite (Espacio y Tab) o para que aparezca la pantalla de bsqueda.

No: Corresponde a la secuencia asignada a este formulario y parametrizada para que sea automtico o manual. Almacn: Predefine la Bodega a la que se ingresarn los artculos solicitados en la Orden de Compra. Tipo: Indica el Estatus de la Orden de Compra, pudiendo ser:

En lo que se refiere al Cuerpo de la Orden de Compra vemos: Cdigo: Ubicamos el cdigo de la siguiente forma: Artculos: Si conocemos, en parte o todo, el cdigo lo digitamos, de lo contrario digite (Espacio + Tab) o . para que aparezca la pantalla de bsqueda. Bienes y/o Servicios: Efectuamos doble clic izquierdo en el ratn, con esto aparecer la tabla con el listado de Servicios Varios de donde se escoger el auxiliar a registrarse. Este cdigo estar precedido del signo \ al verse en el rengln de la Compra. Alm: Define el almacn en la cual se ingresarn los artculos. Und: Corresponde a la unidad de medida del Artculo solicitado. Cantidad: Sealamos la cantidad del producto o servicio requerido. Coeficiente: Factor de aplicacin sobre el costo unitario para el clculo de costos en el ingreso de artculos. Costo Unitario: Definimos el costo unitario de los bienes o servicios a adquirirse. Desc: Especificamos el descuento por cada artculo o servicio, ms conocido como descuento en lnea, IVA: Devela el porcentaje de IVA asignado para cada artculo o servicio. Sirve de referencia para el clculo de la Base Imponible en el pie del formulario. Total: Muestra el Total por cada rengln de la Orden de Compra. Equivale a la cantidad multiplicada por el coeficiente por el costo unitario menos el descuento.

Ok.: Significa que la Orden de Compra est pendiente de

transformarse en Compra de Bien o Servicio. Anulada: Significa que la Orden de Compra fue revocada. Cancelada: Determina que la Orden de compra est recibida. Fecha: Corresponde a la fecha de registro de la Orden de Compra. Moneda: Define la moneda de procesamiento de la Orden de Compra. Cotizacin: Determina, cuando se trabaje en bimoneda, la cotizacin de la segunda moneda con respecto de la principal. Observaciones: Espacio para inscribir cualquier anotacin. Documento: Esta es una lista con las siguientes opciones:

Pedido: Implica que esta Orden de Compra ha sido generada

en forma manual por cualquiera de los usuarios.

Pedido Bodega: Esta caracterstica se ubica cuando se crea una

Orden en el Mdulo de Produccin al, y no poseer en Inventario las existencias para ejecutar dicha Orden, se crea automticamente una Orden de Compra por aquellos artculos que no se posean. Fecha Entrega: Muestra la fecha comprometida para la entrega recepcin de los artculos solicitados. No Pedido/ Vendedor / No Orden: Datos referenciales.

En el pie del formulario tenemos: Facturas de Compra / Total Neto: Corresponde a la sumatoria de los Totales por rengln. Base Imponible: Refiere a la sumatoria de todas las bases imponibles de los productos gravados con IVA. Por diferencia con la anterior se deduce el total de las compras exentas. Descuento: Incumbe al porcentaje del descuento global ingresado as como el valor que la aplicacin de dicho porcentaje implica. IVA: Concierne al IVA calculado de acuerdo a la Base Imponible menos el descuento. Total Factura: Aplica la siguiente frmula: Total Neto Descuento + IVA. En lo que se atae al Pie de la Orden de Compra vemos: Nombre: Este es tomado de la ficha del Artculo y/o de Servicios Varios y se activa cuando sealamos el cdigo en el rengln de la Orden de Compra. Existencias: Este es captado de la ficha del Artculo y se activa cuando sealamos el cdigo en el rengln de la Orden de Compra. No Asignada: Esta casilla se activa cuando la Orden de Compra tiene el carcter de Cancelada y corresponde a la Notacin y Secuencia del documento de Compra con el cual fue recibido. No Pagos: Especifica el nmero de pagos con el cual se pagar la esta Compra cuando sea integrada como tal. Plazo entre pagos en das: Determina el plazo entre el nmero de pagos. Por ejemplo: 6 pagos cada 15 das. Estos dos ltimos datos se importarn de la ficha del Proveedor en mencin. Luego de la bsqueda respectiva, bastar dar un clic en Aceptar o doble clic sobre el registro resaltado en azul para que los datos que fueron ingresados en la Orden de Compra pasen directamente a la factura de Compra, sin necesidad de volverlos a digitar y pudiendo editarlos sin problema alguno. Si no utilizamos la gestin de Orden de Compra procederemos a ingresar la informacin manualmente. A travs de esta gestin se realiza el ingreso al sistema de todas aquellas compras que tengan relacin con Bienes y Servicios, generados por: 1. Adquisicin de Inventario, 2. Obtencin de Activos Fijos, y, 3. Registro de costos y 4. Contabilizacin de gastos. De derecha a izquierda consta de los siguientes datos: Dando un clic en este Acceso el sistema buscar, independientemente de su proveedor, todas las rdenes de Compra que estn en espera, apareciendo la siguiente ventana: Notas de Entrega

A continuacin tenemos:

Lista de Precios: Indica la Lista de Precios que se ?????? Serie: Atae a la serie de la factura del Proveedor. Este dato no debe contener guiones. Se alimenta automticamente al escoger el Proveedor, siempre y cuando, se haya ingresado en su ficha. No: Concierne al nmero de la factura del Proveedor para poder reconocer la cuenta por pagar correspondiente, y adicionalmente, este nmero conste en la Retencin de la Fuente e Iva. El sistema no deja ingresar dos nmeros iguales del mismo proveedor. Este nmero debe constar dentro del rango especificado para el nmero de autorizacin de impresin que est vigente en el sistema. No Autorizacin Contribuyente: Seala el nmero otorgado por el SRI al proveedor para que pueda ordena la impresin de comprobantes de venta y retencin. Fecha Factura: Indica la fecha de emisin de la factura del proveedor. No. Imprenta: Indica el nmero de autorizacin para impresin de comprobantes de venta otorgado por el SRI a la imprenta. Destino: Alude a la Tabla de los Anexos de IVA impuesta por el SRI, donde se especifica el Tipo de Transaccin y la relaciona con el Tipo de Identificacin del Cliente o Proveedor. Fecha Validez: Resalta la fecha de validez de impresin de la factura del Proveedor. Coa: Lista en la que se determina si la compra es direccionada para ser declarada o no en el Anexo transaccional o Reoc. Dev: Direcciona la informacin de tal manera que se incorpore o no a los archivos del Anexo Transaccional. Crdito Tributario: Tabla proporcionada por el SRI para indicar bajo que cdigo y condicin se toma el IVA en Compras.

Proveedor: Ubicamos el cdigo del proveedor (13 caracteres del RUC) que consta en la factura que debi haber recibido por la Compra. De lo contrario digite los primeros caracteres y luego la tecla TAB, o si quiere que aparezca la pantalla de bsqueda digite las teclas: Espacio y Tab. No: Corresponde a la serie y secuencia asignada a este formulario y parametrizada para que sea automtico o manual. Almacn: Indica de una lista la Bodega a la que se ingresarn los artculos solicitados en la Orden de Compra. En el caso de que exista una compra considerable en cuanto a su volumen y sta se distribuye en varias bodegas se debe efectuar el Ingreso a una sola y luego efectuar una transferencia. Provincia: Especifica de una lista el cdigo y nombre de la provincia. Fecha: Corresponde a la fecha de registro de la Compra. Moneda: Define la moneda de procesamiento de la Compra. Cotizacin: Determina, cuando se trabaje en bimoneda, la cotizacin de la segunda moneda con respecto de la principal. Observaciones: Espacio para inscribir cualquier anotacin. Si se deja vaco, el momento de grabar el formulario se llenar automticamente con los nmeros de secuencia tanto del sistema como de la factura del proveedor.

Descuento: La casilla de la derecha incumbe al valor de descuento sobre el cual el sistema calcula el porcentaje del descuento global. Subtotal: Muestra la sumatoria de renglones menos descuentos. IVA: Concierne al IVA calculado de acuerdo a la Base Iva. Total Factura: Igual a: Bases Imponibles Descuento + IVA. Cdigo: Ubicamos el cdigo o nombre segn el parmetro establecido: Artculos: Digite el cdigo, de lo contrario ingrese Espacio + para que aparezcan las ventanas de bsqueda. Bienes y/o Servicios: Para escoger el auxiliar requerido invocamos al listado de Servicios Varios haciendo doble clic izquierdo en el ratn. Este cdigo estar precedido del signo \. Tab o Alm: Indica el almacn donde se registrar la compra. Und: Corresponde a la unidad de medida del artculo solicitado. Cantidad: Sealamos la cantidad del producto o servicio requerido. Costo Unitario: Definimos el costo unitario de los bienes o servicios. Precio Act.: Determinamos el precio al cual se va a vender el artculo. Desc: Especificamos el descuento en lnea o sea por cada rengln. IVA: Definimos el porcentaje de IVA por cada bien o servicio. Total: Muestra el Total de la Compra por cada rengln. Base Iva: Corresponde a la sumatoria de renglones con IVA 12%. A su derecha constan igualmente los renglones con IVA 0%. Donde: Retencin: Denota el concepto de la Retencin por Renta o IVA, segn se el caso. Esta tabla proviene de las Gestiones de Organizacin del Mdulo de Contabilidad. Base: Este valor el sistema lo invoca en forma automtica de la casilla de Base Imponible del cuerpo del formulario de compra. Sin embargo, este valor puede ser modificado. %: Corresponde al porcentaje de retencin en la Fuente por Renta o IVA, segn sea el caso. Viene encadenado al Concepto y no es modificable sino desde su tabla origen. Total: Resalta el total de la retencin realizada por cada Rengln. Este acceso le mostrar esta ventana de Retenciones la que tiene el siguiente aspecto:

D o H: Implica si el registro contable de la retencin va al Debe o al Haber. Siempre debe ubicarse al HABER. Total: Sumariza las retenciones que se hayan ejecutado. Estipula en qu modo se va a cancelar la factura. Puede ser al contado o a crdito. Veamos un detalle de los mismos: Contado (Efectivo): A travs de efectivo, cheque, tarjeta de Crdito y Retencin, o una combinacin de varias de ellas.

Concepto: Es un detalle automtico cuando se graba la factura. Proveedor CXP: En esta opcin se puede redireccionar la Cuenta por Pagar cambiando el cdigo del Proveedor. Esto facilita la liquidacin de Caja Chica principalmente. Informa en una ventana las fechas de vencimiento y los valores de las cuotas cuando se ha comprado a crdito y a varias cuotas.

Esta tabla tiene directa relacin con la informacin ingresada en la Forma de Pago y puede ser modificada en sus fechas y valores, siempre y cuando el total sea el valor del crdito. Antes de efectuar la grabacin podemos apreciar el siguiente Acceso que se halla inactivo. Crdito:, Este puede ser con abono y sin abono. Para inscribir el abono es necesario activar el casillero correspondiente en el Encabezado de esta caja de dilogo. Independientemente de la forma de pago, para escoger cualquier medio de pago debe activar las casillas ubicadas al lado izquierdo de las opciones. Solo as el sistema facilita ingresar el monto por tipo, nmero de documento y activar las listas donde dice Nombre. En el mismo sentido se determinan el No de pagos y el Plazo entre pagos en das, los cuales dependern de la negociacin o la costumbre con el Proveedor. Por ejemplo 3 pagos cada 15 das.
Luego procedemos a Grabar la transaccin a travs de este

cono. Una vez corrido este proceso en la esquina inferior izquierda deber aparecer el siguiente mensaje:

Previo a a Contabilizar vale efectuar la siguiente revisin: Aqu se determina, si ya no se lo hizo en la Parametrizacin, el Comprobante Contable de registro de la Compra,

Aqu se inscribir en forma automtica, una vez corrido el proceso de Contabilizar, el nmero del asiento contable de registro de la Compra. Grabada la transaccin podemos contabilizarla en forma automtica accionando este acceso. De esta forma nos trasladamos a la Gestin de Diarios del Mdulo de Contabilidad, el cual puede ser modificado si as lo requieren, en los campos que el sistema autorice. Ahora desde el Mdulo de Contabilidad podemos imprimir: Asiento contable: En cualquiera de los formatos establecidos para el formulario del diario. Retencin: Para lo cual revisaremos en el Acceso que la secuencia sea la correcta. Luego de esto salimos y retornamos a la Compra. Imprimir Pantalla: Luego podemos imprimir el formulario de la Compra, ya sea a travs del cono de impresin de la Barra de Herramientas Vertical o a travs del Men Archivo, comando Imprimir, donde incluso puede ejecutar una Vista Preliminar . Para la impresin de la compra, sea en pantalla o papel, tenemos varios formatos tales como: Factura Local, Factura Extranjera, Tickets los cuales son determinados en la seccin Secuencias. Por ltimo queda por explicar los siguientes Accesos: Act. Fob: Implica la actualizacin del costo de las compras de artculos realizadas por concepto de importaciones. Igualmente procedemos a Guardar para que se asigne el Nmero al asiento contable, se reproduzcan los conceptos en cada lnea del asiento del diario y se genere la Retencin en Contabilidad. Act. Precio: Involucra que la Lista de Precios de Artculos cuyo cdigo conste en la casilla ser aquella que el sistema actualice automticamente el momento de grabar la Compra.

Donde: INGRESOS. Los Ingresos a Bodega son formularios contables internos que respaldan el ingreso de artculos al inventario, lo cual puede darse por diferentes motivos, entre los que tenemos: Recepcin Parcial de Mercadera: Cuando un proveedor, dependiendo de sus existencias, nos entregue un pedido en fracciones, que posteriormente se respaldar en una factura de compra. Recepcin Total de Mercadera: Cuando quien reciba la mercadera sea el Bodeguero, y, ste sea la persona autorizada para organizar e ingresar los inventarios tanto en el sistema como en forma fsica.. Inventario Transformado: Cuando con anterioridad se realiz una salida de artculos, y stos sufrieron una modificacin en su forma, envoltura o contenido, y, por tanto, en sus costos. Ajustes: Debido a sobrantes de mercadera determinados en inventarios fsicos. La ventana de esta gestin es como sigue: Proveedor: Ubicamos el cdigo del Proveedor conforme se haya creado en las fichas correspondientes. No: Corresponde a la secuencia asignada a este formulario y parametrizada para que sea automtico o manual. Almacn: Indica la Bodega a la que afectar los artculos del Ingreso. Forma de Pago: Existen dos formas: Efectivo y Crdito, en este ltimo caso se generar una CXP en el estado de cuenta del Proveedor. Fecha: Corresponde a la fecha de registro del Ingreso. Moneda: Define la moneda de procesamiento del Ingreso. Cotizacin: Determina, cuando se trabaje en bimoneda, la cotizacin de la segunda moneda con respecto de la principal. Lista de Precios: Presenta la Lista de Precios a la que se adicionan el Costo Promedio y el Ultimo Costo, con el fin de que el sistema muestre dichos precios el momento de procesar el Ingreso. Ingreso: Indica el estatus del formulario, pudiendo ser: OK, Anulado, o Cancelado. Recibo de: Casilla para el nombre de quien se recibe la mercadera del Ingreso a Bodega. Comp. y No: Aqu se determina, si ya no se lo hizo en la Parametrizacin, el Tipo y Nmero del Comprobante Contable de registro del Ingreso, Observaciones: Espacio para inscribir cualquier anotacin. El resto del formulario funciona al igual que el de Compra.

DEVOLUCIONES
A travs de esta gestin se procesan todas aquellas Notas de Crdito de Proveedores por los siguientes conceptos: Devolucin: Se da sobre artculos y tiene directa incidencia sobre el Inventario y por tanto afecta al krdex. Descuento: Solo tienen incidencia contable. La creacin de los auxiliares se lo efecta en el Mdulo de Ventas en Servicios Varios.

A continuacin tenemos:

Proveedor: Ubicamos el cdigo y nombre del Proveedor conforme se lo haya creado en sus respectivas fichas. No: Corresponde a la serie y secuencia asignada a este formulario y parametrizada para que sea automtico o manual. Este nmero aparecer nicamente cuando se grabe la gestin. Almacn: Predefine de una lista la Bodega a la que se ingresarn los artculos devueltos en la NC. Provincia: Especifica de una lista el cdigo y nombre de la provincia. Campo ya no aplicable en la actualidad. Referencia: Denota la gestin desde la cual se gener la entrada de la mercadera, pudiendo ser: Compra, Nota de Entrega o Ingreso. Nmero: Se ingresa la serie y secuencia de la factura de compra a la cual se aplica la presente nota de crdito.

De derecha a izquierda constan los siguientes datos: Dando un clic en este Acceso el sistema buscar, independientemente de su proveedor, todas las Compras satisfechas, apareciendo la siguiente ventana:

Luego de la bsqueda respectiva, bastar dar un Aceptar y los datos que fueron ingresados en la Compra pasarn directamente a la Nota de Crdito, sin necesidad de volverlos a digitar y pudiendo editarlos sin problema. De esta forma el sistema relaciona tanto la informacin de la Compra y del Inventario para efectos de la generacin de los archivos del Anexo Transaccional / REOC.

Fecha: Corresponde a la fecha de registro contable de la NC. Moneda: Define la moneda de procesamiento de la NC. Cotizacin: Determina, cuando se trabaje en bimoneda, la cotizacin de la segunda moneda con respecto de la principal.

Observaciones: Espacio para inscribir cualquier anotacin referente al a devolucin y/o descuento. Lista de Precios: Indica la Lista de Precios que se aplicar. Serie: Atae a la serie de la nota de crdito del Proveedor. Este dato se conforma de seis caracteres por lo que no debe contener guiones ni espacios intermedios. No: Concierne al nmero de siete caracteres de la nota de crdito del Proveedor. El sistema no dejar ingresar dos nmeros iguales del mismo proveedor. No Autorizacin Contribuyente: Seala el nmero de diez caracteres otorgado al proveedor por parte del SRI para que pueda ordenar la impresin de comprobantes de venta y retencin. Tipo: Muestra el tipo de documento actual, constar exclusivamente como Nota de Crdito sin opcin a cambio. Fecha Validez: Resalta la fecha mxima de validez de impresin de la nota de crdito del Proveedor. No. Imprenta: Indica el nmero de autorizacin para impresin de comprobantes de venta otorgado por el SRI a la imprenta. Destino: Alude a la Tabla de los Anexos de IVA impuesta por el SRI, donde se especifica el Tipo de Transaccin y la relaciona con el Tipo de Identificacin del Cliente o Proveedor. Coa: Lista en la que se determina si la Nota de Crdito es direccionada para ser declarada o no en el Anexo Transaccional o REOC segn sea la condicin del contribuyente. Crdito Tributario: Tabla proporcionada por el SRI para indicar bajo que cdigo y condicin se toma el IVA en Compras.

En lo que se refiere al Cuerpo de la Nota de Crdito tenemos: Cdigo: Ubicamos el cdigo de la siguiente forma: Artculos: Si conocemos, en parte o todo, el cdigo lo digitamos, de lo contrario digite Espacio y luego la tecla Tab para que aparezca la pantalla de bsqueda. Bienes y/o Servicios: Efectuamos doble clic izquierdo en el ratn, con esto aparecer la tabla con el listado de Servicios Varios de donde se escoger el auxiliar a registrarse. Este cdigo estar precedido del signo \. Und: Corresponde a la unidad de medida del artculo devuelto. Cantidad: Sealamos la cantidad del producto o servicio devuelto. Prec. Unitario: Definimos el costo unitario de los bienes o servicios. Desc: Especificamos el descuento en lnea o sea por cada rengln. IVA: Definimos el porcentaje de IVA por cada bien o servicio. Total: Muestra el Total de la NC por cada rengln. Total Neto: Corresponde a la sumatoria de los Totales por rengln. Base Imponible: Refiere a la sumatoria de todas las bases imponibles de los productos gravados con IVA. Por diferencia con la anterior se deduce el total de las compras exentas.

Descuento: Incumbe al porcentaje del descuento global aplicado originalmente en la factura de compra. IVA: Concierne al IVA calculado de acuerdo a la Base Imponible Total Factura: Aplica la frmula: Total Neto Descuento + IVA. Estipula el modo en que se va a cancelar la devolucin. Puede ser al contado o a crdito: Contado (Efectivo): A travs de efectivo, cheque, tarjeta de Crdito y Retencin, o una combinacin de varias de ellas.

Concepto: Es un detalle automtico cuando se graba la factura. Proveedor CXP: En esta opcin se puede redireccionar la Cuenta por Pagar cambiando el cdigo del Proveedor. Esto facilita la liquidacin de Caja Chica principalmente. Informa en una ventana las fechas de vencimiento y los valores de las cuotas cuando se ha comprado a crdito y a varias cuotas (conocidos tambin como giros).

Esta tabla tiene directa relacin con la informacin ingresada en la Forma de Pago y puede ser modificada en sus fechas y valores, siempre y cuando el total sea el valor del crdito. Antes de efectuar la grabacin podemos apreciar el siguiente Acceso que se halla inactivo. Crdito:, Este puede ser con abono y sin abono. Para inscribir el abono es necesario activar el casillero correspondiente en el Encabezado de esta caja de dilogo. Independientemente de la forma de pago, para escoger cualquier medio de pago debe activar las casillas ubicadas al lado izquierdo de las opciones. Solo as el sistema facilita ingresar el monto por tipo, nmero de documento y activar las listas donde dice Nombre. En el mismo sentido se determinan el No de pagos y el Plazo entre pagos en das, los cuales dependern de la negociacin o la costumbre con el Proveedor. Por ejemplo 6 pagos cada 10 das.
Luego procedemos a Grabar la transaccin a travs de este

cono. Una vez corrido este proceso en la esquina inferior izquierda deber aparecer el siguiente mensaje::

Ahora antes de proceder a Contabilizar vale efectuar la siguiente revisin: Aqu se determina, si ya no se lo hizo en la Parametrizacin, el Comprobante Contable de registro de la Compra,

Aqu se inscribir en forma automtica, una vez corrido el proceso de Contabilizar, el nmero del asiento contable de registro de la Compra. Grabada la transaccin podemos contabilizarla en forma automtica accionando este acceso. De esta forma nos trasladamos internamente a la Gestin de Diarios del Mdulo de Contabilidad, el cual puede ser modificado si as lo requieren.

PAGOS A PROVEEDORES. Esta es una de las gestiones ms verstiles que posee el sistema ya que puede efectuar los siguientes procesos: Abonos / Cancelaciones mltiples: El abono es un pago parcial, y la cancelacin es un pago total de una cuenta por pagar. Se puede ir abonando y/o cancelando varias facturas en un solo movimiento. Para esto el sistema despliega el listado de todas las Cuentas por Pagar pendientes de abonar y/o cruzar y el usuario puede escoger aquellas que va a procesar con un solo clic. Anticipos: Es decir, un abono o cancelacin de una adquisicin de manera anticipada a la recepcin del documento de compra. Posteriormente existe una gestin de cruce o asignacin de anticipos para cerrar dichos documentos. Cruces de documentos: Se puede cruzar en esta gestin, en un solo movimiento, un anticipo con una cuenta por pagar y adems sacar el cheque, en caso de existir pendiente algn saldo. Abonos/Cancelaciones con Entrega de Anticipos: Anlogamente que en el caso anterior se puede efectuar una cancelacin a una factura, un abono a otra y un anticipo a otra factura, todo en un mismo movimiento y en un mismo cheque.

Igualmente procedemos a Guardar para que se asigne el Nmero al asiento contable, se reproduzcan los conceptos en cada lnea del asiento del diario. Recordemos que el sistema puede contabilizar en lnea o por lotes, lo cual depender de la cantidad de registros en el mdulo. Ahora desde el Mdulo de Contabilidad, en lo que respecta a esta gestin, podemos imprimir: Asiento contable: En cualquiera de los formatos establecidos para el formulario del diario. Estos formatos lo establecemos en las secuencias de Diarios del Mdulo de Contabilidad.

La nica condicin para realizar estos procesos es que la cuenta contable de Proveedores sea la misma en el registro de Pagos y de Anticipos.

Consta de los siguientes datos:

Activando este Acceso aparecer un detalle completo de de los documentos pendientes con el Proveedor. Luego escogemos uno a uno los documentos a cancelarse y/o abonarse nicamente haciendo clic en cualquier parte del rengln de la factura que se est cancelando. El sistema ubica una Bandera al costado derecho del documento que se presenta:

Proveedor: Escogemos el proveedor a travs de su cdigo (8 caracteres del RUC) que consta en la factura que debi haber recibido por la Compra. De lo contrario digite los primeros caracteres y luego la tecla TAB, o si quiere que aparezca la pantalla de bsqueda digite las teclas: Espacio y Tab. No: Corresponde a la secuencia asignada a este formulario y parametrizada para que sea automtico o manual. Este nmero aparecer nicamente cuando se grabe la gestin. Tipo: Indica el Documento (por ejemplo abono, cancelacin, anticipo) que fue determinado en los Parmetros y con el cual se registrar en el mdulo la transaccin a efectuarse, sea en positivo o negativo. Esto facilita la bsqueda de transacciones especficas. Esta lista se la ubica en las Gestiones de Organizacin del mdulo de Parmetros. Fecha: Corresponde a la fecha de registro del Pago al Proveedor. Moneda: Define la moneda de procesamiento del Pago a Proveedores. Cotizacin: Determina, cuando se trabaje en bimoneda, la cotizacin de la segunda moneda con respecto de la principal. Concepto: Este espacio puede ser llenado con cualquier anotacin que se repetir en forma automtica en el Concepto de cada rengln del cuerpo del formulario. De preferencia dejarlo vaco.

Donde: Tipo: Corresponde a la notacin del documento origen de la cuenta por pagar. Puede ser FC (Compra Bien) o NE (Nota de Entrega). Proveedor CXP: Denota el nombre del proveedor. Concepto: Indica el Nmero secuencial del sistema del documento que causa la Cuenta por Pagar y el nmero de la factura del Proveedor con el nmero de cuota. Importe: Seala el valor original de la Cuenta por Pagar, Saldo: Designa el valor de la deuda despus de realizados abonos. Total: Resalta la suma de todos los documentos sealados.

Regresamos luego de hacer clic en Cerrar y el cuerpo del formulario se presenta de la siguiente forma.

Determinados los documentos y valores a pagarse, se escoge la Forma de Pago accionando este Acceso.

Como apreciamos el documento escogido en la Ventana de Cuentas por Pagar fue integrado a la Gestin de Pago a Proveedores. Adicionalmente podemos agregar los siguientes tips: En la ventana de Cuentas por Pagar Pendientes se pueden escoger valores en positivo (CXP) y negativo (anticipos pagos dems) para que el sistema los compense y la diferencia se cancele. En caso de que sta sea cero no ser necesario ingresar forma de pago. Una vez integrados los documentos a la Gestin de Pago se pueden modificar los valores a fin de ajustar el pago tal y cual como se realiz. En el ejemplo de la ventana de arriba podemos cancelar $33.03. Podemos ingresar un anticipo directamente sin necesidad de ir al Acceso de Cuentas por Pagar, insertando una transaccin adicional con su mismo nombre. En la casilla del nmero de documento se ubica un * (asterisco) y se ingresa la informacin segn el requerimiento de cada celda.

Donde: Tipo: Corresponde al auxiliar de Forma de Pago de Cuentas por Pagar. stos son definidos en el Mdulo de Parmetros. Tra: Refiere al Tipo de Transaccin utilizada para cancelar la CXP. No.: Atae al nmero del documento que respalda la transaccin. Es campo obligatorio cuando tiene relacin con Cuenta Corriente (Bancos). Concepto: Sirve para cualquier anotacin respecto del pago. Valor: Indica el monto de pago por cada auxiliar escogido. Total: Sumariza en forma vertical todos los auxiliares de las Formas de Pago. Este Total debe ser exactamente igual al de los documentos escogidos en Cuentas por Pagar o Anticipos. De lo contrario, el sistema no le permitir grabar. Cerramos la Forma de Pago, regresando al formulario de la gestin de Pago a Proveedores, y, grabamos la informacin.

Procedemos a explicar la Forma de Pago de dichos documentos.

El sistema procede a numerar el comprobante de pago as:

Consideraciones Especiales:
Los Anticipos, tal como le explicamos en prrafos anteriores, con la consideracin que en el Nmero del documento se ubica un * (asterisco), se visualiza de la siguiente forma:

Luego presione este comando activado e internamente nos trasladamos a la Gestin Diarios del Mdulo de Contabilidad, para contabilizar el Pago presentndose una ventana similar a la siguiente: En el caso de la gestin de Pago a Proveedores un Documento en positivo (aumento de CXP) no requiere Forma de Pago. Esto sirve, por ejemplo, para el ingreso de saldos iniciales.

Igualmente procedemos a Guardar para que se asigne el Nmero al asiento contable, se reproduzcan los conceptos en cada lnea del asiento del diario y se asiente el movimiento en el Banco, el cual puede ser revisado para corroborar el traspaso de la informacin del Mdulo.

Los valores de Cuentas por Pagar se manejan en positivo, por lo que no se recomienda efectuar cruces cuando la compensacin es negativa. Efecte en todo caso un cruce cuyo saldo a pagar sea cero. Veamos un ejemplo del error contable en la compensacin negativa.

ASIGNACIN DE PROVEEDORES. Este es un proceso para el cual debe existir previamente en el sistema por lo menos un anticipo y una o varias facturas del mismo proveedor, y, consiste bsicamente en un cruce lase asignacin- de las facturas en la fecha original del registro del anticipo. Al Ingresar a esta gestin observaremos la misma ventana correspondiente a la gestin de Pago a Proveedores:

La Forma de Pago del cruce de los dos documentos quedara:

El Comprobante de Diario generado por el sistema es:

Luego en la Barra Vertical procedemos a digitar el comando Abrir (Control + A) para ver la ventana de Consultas que contendr todos los anticipos sin cruzar independiente de su proveedor.

ste Diario, si lo revisamos detenidamente, viola la naturaleza del sistema y del registro al ubicar signos negativos en el Debe y Haber.

Buscamos al Proveedor y valor que vamos a Asignar el Anticipo escogindolo con un Enter. Se incrustan los datos de la ventana de bsqueda en la Gestin de Asignacin de Anticipos observndose el registro original del Anticipo no permitiendo ver el rengln, que para este ejemplo es de $800.00

Luego vaya al Acceso de Cuentas por Pagar y escoja las facturas pendientes con las que vaya a cruzar el anticipo.

CONSULTAS/INFORMES
Clases De Proveedores. En este informe se presentan las clases de nuestros proveedores con la cuenta contable de registro de pagos y anticipos.

El sistema automticamente ajusta la cantidad del anticipo con el de las facturas productos del cruce.

PROVEEDORES. Aqu se presentan los principales datos de los Proveedores, de acuerdo al rango escogido Finalmente grabamos la informacin del cruce.

El sistema permite esta asignacin siempre que el monto de facturas escogidas sea mayor al anticipo. De lo contrario aparecer el siguiente aviso de Error. Repetimos que por tratarse de un cruce interno de documentos este proceso no tiene connotacin contable en vista de que los anticipos y pagos se hacen cargo a la misma cuenta contable.

FACTURAS (Compra de Bienes) Se presenta en la siguiente ventana: NOTAS DE ENTREGA (Compra de Servicios) El uso de este reporte es similar al de Facturas, por lo que no lo explicaremos nuevamente.

Este reporte contiene varios Tipos de Informes que estn enfocados a cubrir tres necesidades bsicas de informacin: 1. Presenta un compendio, detallado o resumido, de las compras. 2. Se obtiene un reporte que permite la preparacin directa de la declaracin de IVA Compras, (Formulario 104), as como el de Retenciones en la Fuente (Formulario 103). 3. Segrega la informacin del anexo transaccional correspondiente a tipo de documento y crdito tributario. Estos reportes vienen en distintas presentaciones para respaldar adecuadamente las declaraciones de impuestos.

Sin embargo, como vemos no contiene los Tipos de Informes los cuales solo se presentan en las Facturas, donde en el filtro Tipo se discrimina la informacin por Inventarios o Servicios.

INGRESOS. Presenta los Ingresos a Bodega de acuerdo a la siguiente ventana.

ORDENES DE COMPRA Pormenoriza las rdenes de Compra en base a diversos criterios.

MOVIMIENTOS. DEVOLUCIONES Detalla las Devoluciones en Compras en base al siguiente reporte: Especifica los Movimientos de Proveedores de acuerdo a varios parmetros.

ESTADO DE CUENTAS. El estado de cuenta se lo define como un listado, generalmente cronolgico1, de los movimientos en los sistemas auxiliares realizados como producto de una compra o pagos a proveedores.

ANALISIS DE VENCIMIENTOS Presenta las cuentas por pagar de acuerdo a rangos de fechas de vencimiento, determinados por el usuario en los parmetros.

SALDOS POR FECHA TIPOS DE SERVICIOS Presenta un corte de saldos a una fecha especfica. Presenta un resumen del total de los auxiliares de tipos de servicios de compras dentro de un rango de fechas determinado

El mismo reporte tambin puede presentrselo en base a los documentos

SERVICIOS VARIOS Presenta un compendio del total de los auxiliares de servicios varios de compras dentro de un rango de fechas determinado

COA NUEVO Tomando como base la informacin existente de: Compras, Retenciones, Ventas, Retenciones y documentos anulados, mediante este proceso, el sistema genera el archivo de formato xml referente a la informacin del Anexo Transaccional y/o REOC, conforme al tipo de contribuyente que se refiera:

COA (Proceso de Actualizacin del Anexo Transaccional) Esta aplicacin, como paso previo a la generacin del archivo xml, actualiza las bases de datos de serie y autorizacin de impresin de los procesos de Factura Normal, Factura Punto de Venta, Retenciones, Notas de Crdito en Ventas y Notas de Dbito en Ventas.

Donde: Fecha: Corresponde al periodo que vamos a generar el archivo xml, debe ser necesariamente mes completo. Proveedor: Est definido por el cdigo de la empresa que declara, generalmente el RUC, el cual debe estar creado dentro de las fichas de Proveedores. Una vez ingresado este cdigo los datos de RUC, nombre, telfono, fax y e-mail se cargan automticamente. Cdigo periodo: Atae al sealado por el SRI para el periodo declarado.

Esto lo ejecuta conforme a la numeracin ingresada, con siete caracteres, la que puede contener varios meses al mismo tiempo.

Notas de venta: Implica que si las notas de venta se las incluye o no en la declaracin del Anexo Transaccional.

Luego se seala en la opcin de Tipo de Informe la opcin TODOS y digitar la Opcin Iniciar, entonces el sistema transferir una copia de la informacin de Compras, Ventas y Documentos anulados a una base temporal informando por ejemplo:

Bajo esta opcin se guardar la informacin generada, pero para que contenga las referencias tcnicas del SRI, se realizar bajo las siguientes caractersticas: En el Nombre del Archivo ubique inicialmente AT o REOC, agregue el mes y ao. En el distintivo del tipo de archivo aumente xml, tal como lo apreciamos en el siguiente grfico:

Luego apreciar los datos del contribuyente de la siguiente manera:

En este proceso no haga nada ms que escoger la opcin de Salir. Luego proceda a escoger ya sea el Anexo Transaccional o REOC, de acuerdo al tipo de contribuyente al que se refiera. El sistema emitir la siguiente pantalla, que contiene la informacin solicitada.

El tipo de archivo deber ser exclusivamente de Texto. Finalmente abra el DIMM e importe el archivo conforme la direccin que haya grabado.