APLICACIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

APLICACIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

OBJETIVOS

Cules son los tipos principales de sistemas empresariales ? Qu papel juegan? Cmo apoyan los sistemas de informacin a las principales funciones empresariales como ventas y marketing , manufactura y produccin, finanzas y contabilidad, adems de recursos humanos? Por qu los gerentes deben prestar atencin a los procesos de negocios? Por qu las empresas necesitan integrar sus procesos de negocios?

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OBJETIVOS

Cules son los beneficios y los retos del uso de sistemas empresariales? Cules son los beneficios del uso de sistemas de informacin para apoyar la administracin de la cadena de abastecimiento y el comercio electrnico? Cuales son los beneficios empresariales de utilizar sistemas de informacin para la administracin de las relaciones con el cliente y la administracin del conocimiento?

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Retos para la Administracin

1. Integracin: Diseo de diversos sistemas que

den servicio a diferentes niveles y funciones en la empresa. Esta integracin resulta dificil y costosa por lo que gerentes requieren determinar que niveles de integracin requieren y su costo

2. Ampliacin del mbito del pensamiento administrativo : Las inversiones en sistemas

empresariales son enormes , se deben desarrollar durante largos perodos y se deben guiar por una visin compartida de los objetivos

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Principales Tipos de Sistemas en las Organizaciones

Tipos de Sistemas de Informacin

Tipos de S.I. Nivel Estratgico Grupos a los que sirven Directore s

Nivel administrativo

Gerentes de nivel medio Trabajadores del conocimiento y de datos Gerentes operativos

Nivel del conocimiento

Nivel operativo

Areas Funcionales

Ventas y Marketing

Manufactura Finanzas Contabilidad Recursos Humanos

Figura 2-1

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Principales Tipos de Sistemas

Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) Executive

Support Systems

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones(DSS)

Decision Support Systems

Sistemas de Informacin Gerencial(MIS)

Management Information Systems

Sistemas de trabajo de conocimiento (KWS)

Knowledge Work Systems

Sistemas de Oficinas Office Systems Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) Transaction Processing Systems

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
TIPOS DE SISTEMAS Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)
Pronstico de tendencia de ventas a cinco aos

Sistema a nivel estratgico

Plan operativo a cinco aos Pronsticos de presupuestos para cinco aos Planeacin de utilidades Planeaci nde personal

Figura 2-2

Sistemas a nivel administrativo

Sistemas de informacin Gerencial (MIS) Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)
Administracin de ventas Anlisis de la regin de ventas Control de inventarios Programaci n de la programaci n Elaboracin del presupuesto anual Anlisis de Costos Anlisis de la inversin de capital Anlisis de la fijacin de precios y rentabilidad Anlisis de reubicacin Anlisis de costo de contratos

Sistemas a nivel de Conocimiento

Sistemas de trabajo de conocimiento (KWS)
Estaciones de Trabajo para ingeniera Procesamiento de textos Estaciones de trabajo para grficos Digitalizacin de documentos Estaciones de trabajo para gerentes Calendarios electrnicos

Sistema de Oficina

Sistemas a nivel operativo Sistemas de procesamient o de transacciones (TPS)

Seguimiento de pedidos Procesamiento de pedidos Control de mquinas Programacin de la planta Control de movimiento de Administracin del efectivo materiales Negociacin de valores Nmina Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Compensaciones Capacitacin y desarrollo Registro de empleados

Ventas y marketing

Manufactura

Finanzas

Contabilidad

Recursos humanos

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS):

Son los sistemas bsicos de negocios que dan servicio al nivel operativo de la organizacin Sistemas computarizados que efectan y registran las transacciones diarias necesarias para dirigir el negocio.

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Payroll TPS
Datos del empleado (departamentos diversos) Al mayor general: sueldos y salarios

Archivo principal de nmina

Informes administrativos

Documentos del gobierno

Elementos de datos en el archivo principal de nmina Empleado nmero nombre direccin departamento Ocupacin Sueldo Perodo de vacaciones Percepcin bruta Retencin de impuestos federales impuestos estatales impuestos de seguridad social otros
Preguntas en lnea :utilidades

Cheques para empleados

Nmina
Nmero Nombre Utiludades de ao del Percepcin bruta Impuestos federales 400,00 Impuetos Impuestos estatales 50,00 seguridad (de un social 140,00 a la

Empleado empleado 46848 Gutierrez, M 2.000,00 fecha) 6.000,00

Representacin simblica de un TPS de nmina

Figura 2-3

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Tipos de Sistemas TPS

Sistemas de ventas y marketing Administracin de ventas Sistemas de manufactura y produccin Programacin Compras Embarque y recepcin Ingeniera Operaciones Sistemas de control de mquinas Sistemas de rdenes de compra Sistema de Control de calidad Cuentas por cobrar y por pagar Sistemas de administracin de fondos Sistemas de finanzas y contabilidad Presupuestos Mayor General Facturacin Contabilidad de costos Sistemas de recursos humanos Registro s de personal Prestaciones Compensaciones Relaciones laborales Capacitacin Nmina Sistema de registro Otros tipos (por ejemplo, de una universidad) Admisiones Calificaciones Registro de cursos Alumnos

Funciones principales del sistema

Investigacin de mercados Promocin Fijacin de precios Productos nuevos Sistema de informacin de pedido d eventos

Principales sistemas de aplicaciones

Sistema de investigacin de mercados Sistema de comisiones por ventas

Expedientes de empleados Sistemas de prestaciones Sistemas de trayectoria profesional

Sistema de registro acadmico Sistema de control de planes de estudio Sistema de exalumnos benefactores

Figura 2-4

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Sistemas de trabajo del Conocimiento (KWS):

Sistemas de informacin que auxilian a los trabajadores del conocimiento en la creacin de conocimiento nuevo en la organizacin usuarios: Staff de profesionales

Sistemas de Oficinas:
Sistemas de cmputo , como procesadores de texto, sistemas de correo electrnico,y sistemas de programacin , diseados para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL (MIS): Nivel de administracin Entradas: Alto volumen de datos proceso: Modelos simples Salidas: Informes resumidos y excepcionales de
rutina

Usuarios: Nivel administrativo. Apoyo a las

funciones de planeacin , control y toma de decisiones

Ejemplo: ventas anuales

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Sistemas de Informacin Gerencial (MIS)

Sistemas de procesamiento de transacciones

Sistemas de Informacin Gerencial

Archivos de pedidos

Sistemas de procesamiento de pedidos

Archivos de MIS
Datos de Venta s Datos de costo unitario de producto Datos de cambio de producto Datos de gastos

Archivo principal de producci n

Sistema de planeacin de recursos materiales

Reportes

gerentes

Archivos de contabilidad

Sistema mayor general

Figura 2-5

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MAJOR TYPES OF SYSTEMS IN ORGANIZATIONS

Decision Support System (DSS): Nivel de Gestion Entrada: Bajo volumen de datos Proceso: Interactivo Salida: Analisis de decisiones Usuarios: Profesionales Example: Analisis de Costos de Contrato

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

Ventas por producto y regin de ventas : 2003

Figura 2-6

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Sistema de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

Archivo de embarque (por ejemplo, capacidad de velocidad)

Archivo de restricciones de distancia entre puertos Archivo de costos de consumo de combustible Archivo de costos histricos de la contratacin de fletes Archivo de gastos portuario

Base de datos de modelos analticos

Figura 2-7

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS): Nivel Estratgico Entradas : Incorporan datos externos e internos
comprimidos Procesos: Interactivos. Diseados para abordar la toma de decisiones no estructurada mediante graficos y comunicacin avanzada salidas: proyecciones

usuarios: Directivos , gerentes seniors Ejemplo: planeacin a 5 aos

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Sistema de Apoyo a Ejecutivos (ESS)

Estacin de trabajo de ESS

Mens Grficos Comunicaciones Procesamiento local

Estacin de trabajo de ESS Estacin de trabajo de ESS

Datos Internos

Datos Externos

Mens Grficos Comunicaciones Procesamiento local

Datos de TPS y MIS Datos Financieros Sistemas de oficina Modelado y anlisis

Leyes Noticias
provenientes de internet

Estandares &
Precios

Mens Grficos Comunicaciones Procesamiento local

Figura 2-8

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PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Sistema de Apoyo a Ejecutivos (ESS)

Para nivel Estratgico de la Organizacin Diseos especiales e individuales ( no resuelven problemas especficos) Capacidad generalizada de omputo y comunicaciones para una gama cambiante de problemas Caros de adquirir o desarrollar Gereralmente son extensivos al staff de profesionales y asesores

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RELACION DE LA INTERACCION ENTRE LOS SISTEMAS

Figura 2-9

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Sistemas de Ventas y Marketing

Tipos de Funciones del sistema:

Ventas:Contactar clientes, vender los productos y servicios, tomar pedidos y llevar el regsitro de las ventas Marketing: identificar clientes para los productos y servicios, determinar necesidades de los clientes, planear y desarrollar productos y servicios para satisfacer dichas necesidades y su anuncio y promocin

Tipos de Sistemas :
Procesamiento de pedidos, anlisis de mercado, anlisis y fijacin de precios , pronstico de tendencias de ventas

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTIVA FUNCIONAL

Sistema de Ventas y Marketing

SISTEMA PROCESAMIENTO DE PEDIDOS ANALISIS DE MERCADO

DESCRIPCION

NIVEL ORGANIZACIONAL

Dar entrada, procesar y registrar OPERATIVO pedidos Identificar clientes y mercados utilizando datos demogrficos,de CONOCIMIENTO mercado, comportamientos , tendencias ADMINISTRATIVO

ANALISIS DE FIJACION Determinar precios para productos DE PRECIOS y servicios PRONOSTICOS DE Preparar pronsticos de ventas a TENDENCIAS VENTAS cinco aos

ESTRATEGICO

Tabla 2-2

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Sistema de Manufactura y produccin

Tipos de Funciones del sistema:

Sistemas que tratan de la planeacin, desarrolloy elaboracin de productos y servicios, y del control y flujo de la produccin

Tipos de sistemas :
Control de mquinas, planeacin de la produccin, Diseo asistido por computadora (CAD),Ubicacin de instalaciones

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Sistema de Manufactura y Produccin

SISTEMA Control de mquinas

DESCRIPCION Controlar las acciones de las mquinas y el equipo Disear productos nuevos utilizando la computadora Decidir cundo y cuntos productos se deben elaborar

NIVEL ORGANIZACIONAL Operacional

Diseo Asisteido por computadora CAD Planeacin de la produccin

Conocimiento

Administrativo

Ubicacin de instalaciones Decidir dndo ubicar las nuevas instalaciones de produccin

Estratgico

Tabla 2-3

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Esquema de un Sistema de Inventario

Datos de embarque y pedido

Sistema Control de inventario Archivo principal de inventario Elementos de datos en el archivo de inventario:
Cdigo de artculo Descripcin Unidades diponibles Unidades pedidas Punto de reorden

Informes administrativo s
Informe de estado del inventario Fecha del informe: 13 de Enero 2005
Cdigo de Descripcin Unidades Artculo pedidas Unidades disponibles

Pregntas en lnea

6361 Banda de ventilador 4466 9313 8808 Cable de corriente Condensador Pistola para pintar

10.211 55.710 663 11.242

0 88.660 10.200 0

Figura 2-10

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Sistema de Finanzas y Contabilidad

Tipo de funciones del Sistema:

Finanzas:Administrar activos financieros como efectivo, acciones ,bonos y otros, determinar la capitalizacin de la empresa Contabilidad: Llevar y administrar los registros financieros (desembolsos, ingresos, depreciacin nmina) de la empresa

Tipos de sistemas:
Cuentas por cobrar, Anlisis de cartera,Elaboracin de presupuestos, planeacin de utilidades

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Sistema de Finanzas y Contabilidad

SISTEMA Cuentas por Cobrar DESCRIPCION Llevar cuenta del dinero que se debe a la empresa Disear la cartera de inversiones de la empresa Preparar presupuestos a corto plazo NIVEL ORGANIZACIONAL Operacional

Anlisis de Cartera

Conocimiento

Elaboracin de presupuesto

Administrativo

Planeacin de utilidades Planear utilidades a largo plazo

Estratgico

Tabla 2-4

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Sistema de Recursos Humanos

Tipo de Funciones del sistema:

Llevar registros de los empleados, habilidades, desempeo del trabajo y capacitacin del empleado,apoyar la planeacin de la remuneracin y desarrollo profesional de los empleados

Tipo de Sistema:
Entrenamiento y desarrollo, trayectoria profesional, anlisis de remuneraciones, planeacin de recursos humanos

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Sistema de Recursos Humanos

SISTEMA Entrenamiento- desarrollo

DESCRIPCION NIVEL ORGANIZACIONAL Llevar el registro de las evaluaciones relacionadas con la capacitacin , las Operacional habilidades y el desempeo del empleado Disear trayectorias profesionales para los empleados Conocimiento

Trayectoria Profesional

Anlisis de remuneraciones

Supervisar el rango y distribucin de Adminsitrativo sueldos, salarios y prestaciones de empleados Planear las necesidades de la empresa de fuerza laboral a largo plazo Estratgico

Planeacin de recursos humanos

Tabla 2-5

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LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Sistema de Recursos Humanos

Datos de empleados (diversos departamentos) A la nmina

Archivo principal de empleados

Sistema de Recuros Humanos

Informes administrativo s
Informe de terminacin

Elementos de datos en el archivo de empleados:

Nmero Nombre Direccin Departamento Edad Estado Civil Sexo Salario Antecedentes escolares Puesto Fecha de contratacin Fecha de terminacin Razn de la terminacin Fecha Nombre

Nmero

Razn

Pregntas en lnea

11/12/2002 Juan Herrera eliminada 12/1/2003 Patricia Cuevas

29433 14327 21224

Posicin Despedida Dej la compaa

12/12/2005 Elena Quiroz

Figura 2-11

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en ingls, Enterprise Resource Planning)

Es una aplicacin de software que automatiza e integra tanto los procesos del manejo de un negocio as como la produccin y distribucin. Los sistemas ERP unen y sincronizan todas las operaciones de la compaa incluyendo: Recursos Humanos, finanzas, manufactura y distribucin, as como tambin debe permitir conectar a la empresa con sus clientes y proveedores

Qu es un ERP ?

Los ERP ofrecen una interfaz con el usuario para ejecutar las transacciones de la empresa y bases de datos centralizada para almacenar toda la informacin. Los ERP son considerados como la evolucin natural de los sistemas de planeacin de recursos de manufactura (MRP & MRP II). Se Posicionan como la integracin de los diferentes sistemas de informacin en todas las reas de las empresas.

Qu hacen los ERP ?

Principales tareas de apoyo:

Control, gestin y planeacin de los recursos financieros Planeacin de Productos Aprovisionamiento de Materiales Manejo de Inventarios Interaccin con Proveedores

Proveen Servicio a Clientes Seguimiento de rdenes Manejo de Recursos Humanos Gestin de costos de distribucin y manufactura.

Cmo trabajan los ERPs?

Los ERP hacen fluir la informacin a lo largo y ancho de la empresa proveyendo una sola visin de la informacin. Facilita el intercambio de datos entre las divisiones de la corporacin Provee prcticas de negocio probadas en un solo sistema de informacin. Cada mdulo del sistema trabaja individualmente, pero al mismo tiempo en coordinacin e integracin con el resto de mdulos que conforman el ERP completo.

PROCESOS DE NEGOCIO - REQUERIMIENTOS

Sistema ERP

Estructura del ERP

La conformacin bsica del ERP se encuentra fundamentada en seis procesos:
Comercial

Finanzas

Inventarios

Manufactura

R.H.

Contabilidad

Comercial
Ventas Servicios Devoluciones Embarques Precios y Costos Vales Atencin a Clientes

Finanzas
Tesorera Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Comisiones Gastos

Inventario
Inventarios Activos fijos Compras Importaciones Control de calidad Atencin a proveedores

Manufactura
Planeacin de rdenes Produccin Proyectos

R.H.
Nomina Control de accesos Asistencias Recursos humanos Atencin personal Servicios internos

Contabilidad
Contabilidad

(o de gestin de flujos de trabajo)

Sistemas de workflow

(o de gestin de flujos de trabajo)

Sistemas de workflow

Secuencia de tareas en las que intervienen unos participantes, desempeando cada uno un papel determinado, donde una serie de documentos son manipulados y transferidos entre los participantes, y en los que se hace uso de cierta informacin que fluye paralelamente a la ejecucin de las tareas, todo ello de acuerdo a un conjunto de reglas y procedimientos para alcanzar un determinado objetivo.

Elementos de un workflow (las 3 R)

Secuencia de tareas (rutas) Participantes cada uno con una funcin (roles) Polticas (Reglas)

Rutas, roles y reglas

(quin hace qu, en qu orden y bajo qu condiciones)

 Para su diseo se usan diagramas de flujos de datos. El motor del sistema involucra a las personas y los procesos de acuerdo a la tarea y al medio(por mail, aplicacin ,etc) La interfaz del sistema es importante para que las personas hagan bien su tarea.

 Herramientas de anlisis, modelado y definicin de procesos de negocio

 Diseo y definicin de los procesos

Ejecucin y control de los procesos

 Bases de datos  Motor del sistema de workflows

 Aplicaciones y herramientas

 Usuarios

Interaccin de los usuarios y las aplicaciones

Tecnologas usadas en los sistemas de workflow

Herramientas para el procesamiento de imgenes (reconocimiento ptico de caracteres) Gestin documental (control de versiones, enrutamiento) Servicios de directorio sirven para la localizacin de recursos y personas dentro de la organizacin Servicios de mensajera y correo electrnico (facilitan el intercambio de informacin entre las personas) Usan dispositivos para transferir datos de las aplicaciones encapsulados dentro de correo electrnico. Herramientas de groupware (agendas compartidas, foros, boletines de noticias, ejecucin compartida de aplicaciones)

Workflows
Una aplicacin de Flujos de Trabajo (workflow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecucin del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y el aporte de las herramientas necesarias para gestionarlo.

(o de gestin de flujos de trabajo)

Sistemas de workflow

Mejoran las secuencias de actividades en la empresa (que constituyen los procesos) generadoras de valor para el cliente.

(o de gestin de flujos de trabajo)

Antes de construir un workflow requiere un anlisis previo de cada uno de los procesos de la empresa :

Sistemas de workflow

-Secuencia de las actividades que se realizan -Personas que intervienen en ellas -Papel que estas desempean -Informacin necesaria para cada uno de los procesos

-Documentos que se manipulan -Polticas implantadas Interrelacin con otros procesos

(o de gestin de flujos de trabajo) Ventajas -Integran las actividades del proceso -Facilitan la comunicacin y coordinacin entre las personas que hacen las tareas en dicho proceso -Se mejora el flujo de informacin asociado a las actividades del proceso

Sistemas de workflow

(o de gestin de flujos de trabajo)

Sistemas de workflow

Sirven para que las empresas mejoren su rendimiento Para mejorar los procesos y automatizarlos (reducir el tiempo) Las personas que los usan adquieren nuevas competencias en TICs

Para recordar
El propsito de los sistemas de workflow, o BPMS - Business Process Management Systems, es acercar personas, procesos y mquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realizacin de un trabajo. Existen en el mercado varios productos como sFlowMind, openEDMS, cardiff, sistemas IBM, etc. Existen muchas metodologas que culminan en la implementacin de un sistema de este tipo como son Diagrama de Roles, de colaboracin, BPMN, IDEF0, Ciclos de trabajo, etc.

Comercio Electrnico (Definicin)

La aplicacin de la tecnologa de sistemas distribuidos que apoyan a las operaciones comerciales. Pressman Cualquier actividad que involucre a dos o ms entidades que intercambian valor por medios electrnicos. SUN Microsystems Creacin de nuevos mercados Relaciones distintas con socios, clientes y proveedores. Nuevos productos y/o servicios Reduccin de costos

Comercio Electrnico

EXTENDIDA FSICO O LGICO EL MUNDO

CIBERESPACIO

Usos tpicos de sistemas de comercio electrnico

Sistema de venta de artculos B2B(Business to Business),B2C(Business to Customer) ,C2C(Customer to Customer ) Sistemas de asesoramiento Sistemas de bsqueda Sistemas de servicios de seguimiento Sistemas de servicios de video (conferencias) Sistemas noticias Sistemas de administracin de stock Sistemas de base de datos de conocimiento Y otros...

Elementos del desarrollo de un Comercio-e

Tecnologa Involucrada en el Entorno Web

Plataforma completa de solucin para Web de Microsoft Microsoft .NET Enterprise Servers

Ventajas del C.E. para los proveedores

Presencia mundial o global. Mejora de la productividad (24 h - 365 das). Personalizacin de la clientela. Reduccin de pasos en la cadena de comercializacin. Reduccin de costos. Nuevas oportunidades de negocio.

Beneficios del C.E. para los consumidores

Expansin del universo de eleccin y decisin. Mejora en la calidad del servicio recibido. Personalizacin (24 h 365 das). Rapidez de respuesta. Reduccin en precios. Reduccin de costos de adquisicin. Acceso a nuevos productos y servicios.