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PROGRAMA URB AL PROYECTO COMN R5-P4-00

PYMES Participation de Gobiernos Locales

MANUAL 2

COSTOS Y CONTABILIDAD BASICO


PARA CAPACITACIN A GESTORES Y CONDUCTORES DE PYMES

Por:

Bertha Rosales Benavides

Gonzalo Reboledo
Ate - Lima, Per Diciembre, 2002

Entidad Ejecutante

PREMBULO
La Municipalidad de Ate, a travs del Proyecto Comn PYMES - Participacin de Gobiernos Locales del Programa URB-AL de la Unin Europea de la Red N 5 Polticas Sociales Urbanas, de conformidad con los objetivos del Proy-ecto, se busca reforzar la capacidad tcnica y de gestin necesarias en el Gobierno Local. Este propsito lo comparte con los Municipios socios del Pro-yecto Comn con la finalidad de impulsar desde el Municipio empleo e ingre-sos en el mbito de las PYMES y as como elevar la calidad de la poblacin.

Este mdulo de capacitacin municipal es un Manual producto del Proyecto Comn cuyo propsito es constituirse en un instrumento bsico para que el Promotor Municipal Empresarial de PYMES, sin necesidad de ser un profesional especialista en los campos de costos y contabilidad, se capacite y adquiera conocimientos de estos temas y pueda impartir a los gestores y conductores de las PYMES conocimientos prcticos sobre contabilidad y costos. En el diseo y elaboracin de este Manual participaron Bertha Rosales Benavides, Tcnica del Proyecto - y Gonzalo Reboledo de la Intendencia Municipal de Montevideo, Uruguay.

Este documento se ha realizado con asistencia financiera de la Comunidad Europea. Los puntos de vista que en l se exponen reflejan exclusivamente la opinin de los participantes del Proyecto Comn y, por lo tanto, no representan en ningn caso el punto de vista oficial de la Comunidad Europea.

CONTENIDO
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I. TOMO - COSTOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Definicin de Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Finalidad de los . Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Los Costos y su Importancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Tipos de Costos por Sector . Productivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Costos de PYMES Industriales o Productivas . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Costos Comerciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Costos en PYMES de Servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 . Elementos del Costo Industrial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1 Materias Primas y Auxiliares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Mano de Obra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3 Gastos de Fabricacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 . Clasificacin de los Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1 Costos Fijos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 Costos Directos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 . Registro y Control de Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1 Registro Permanente en Unidades (vincard) . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2 Inventario permanente Valorizado (Kardex) . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Importancia del Control de Materias Primas y Materiales Auxiliares . 5 6 7 8 9 1 0 1 0 1 1 1 1 1 2 1 2 1 3 1 3 1 4 1 4 1 4 1 5 1 5 1 6 1

8 9 1 . Desconocimiento de los Costos en las PYMES . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2 10. Que Pasa con el IGV? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0 2 11. El IGV le Pertenece al Estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 12. Determinacin de los Costos en las 2 PYMES . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Costo de 2 12.1 Produccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 12.2 Determinacin de los Costos Comerciales . . . . . . . . . . . . . . 3 2 12.3 Determinacin de los Costos en PYMES De Servicios . . . . . 4 2 13. Cmo Reducir Costos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 II. TOMO - CONTABILIDAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 1. La Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 2. Clasificacion de la Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.1 Contabilidad por Sectores Productivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.1.1 Contabilidad Comercial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.1.2 Contabilidad Industrial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.1.3 Contabilidad de Servicios, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.2 Contabilidad por Sujeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.2.1 Contabilidad Individual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.2.2 Contabilidad Colectiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.2.3 Contabilidad de Sociedad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

... ................................................ . .

3 La Contabilidad como Fuente Legal y Base de . Datos . . . . . . . . . . . 4 Los Fines de la . Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 . La Contabilidad como Base de Control y Evaluacin. . . . . . . . . . . . 6 . Registros y Libros Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1 Definicin de Libros de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 Finalidad de los Libros de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3 Requisitos que deben cumplir los Libros de Contabilidad . . . . . . 7 . Clases de Libros de Contabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1 Libros Principales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2 Libros Auxiliares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 . Registro de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1 Finalidad del Registro de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2 Informacin Mnima en un Registro de Ventas. . . . . . . . . . . . . . . 8.3 Formato del Registro de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 . Registro de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.1 Finalidad del Registro de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.2 Informacin Mnima del Registro de Compras . . . . . . . . . . . . . . 9.3 Formato del Registro de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10. Libro Caja Tabulada o Americana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.1 Registro de las Operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 8 2 9 3 0 3 1 3 1 3 2 3 2 3 3 3 3 3 3 3 4 3 4 3 4 3 4 3 5 3 5 3 5 3 5 3 6 3 6

3 10.2 Informacin Mnima del Libro de Caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 10. 3 3 Cierre de Caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3 10.4 Formato de Caja Tabular o Americana . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 11. Libro Auxiliar de 3 Bancos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 11. 3 1 Finalidad del Registro Auxiliar de Bancos . . . . . . . . . . . . . . . 7 11.2 Uso del Libro Auxiliar de Bancos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 11.3 Formato de Libro Bancos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 12. Libro de Planillas de Sueldos y Salarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 12.1 Planilla de Sueldos y Salarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 12.2 Importancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 12.3 Autorizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 12.4 Formato de Planilla de Sueldos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 13. Informacin Financiera Bsica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 13.1 Balance General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 13.2 Estado de Ganancias y Perdidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

INTRODUCCIN
en el Los primer cont captulo enid el tema os tema de del CONTA m BILIDA dulo D. den omi nad o: des arro llan des U de n po p cas o muy c anti o gua d s, e des hi de st que or los ia gru pos S hum ur ano g s e debi la ero Cn o rela nt cion a arse bil con id las a cant d Manu al de Costo sy Conta bilidad , COST OS y el segun do captul o el ida males y de otras s ypropieda por des. Con co el nsi transcurr gui ir de la ent historia e inventa co signos n para las represen cu tar ent cantidad as es que par son los a nmeros cu que le ant permiten ific realizar ar registros sus y ute elaborar nsil cuentas ios, para ani ordenar

sumar s cha n de e la g emp ocresa io . s y De cola nt infor ar mac coin n de u los n regi a stro inf s or m cont acable i s se n emit vee ra los z esta y dos re fina spncie o ros nsque a son bl e infor p mes ar utili a zad la os to com mo a una d herr e ami d enta ecbsi isi ca e o imp n esorta e nte n que la per

mit empres e a y los al factores ge internos sto y r externo de s. un En a administr em acin de pre una sa empresa co se debe no tener en cer consider la acin situuna serie de aci factores n externos ec que on tienen m influenci ica a en su y desarroll los o, como res son: ul- decisiotad nes os polticas, obt sociales eni y do econmi s cas, sin en embargo un el gestor det empresa rial er nece-sita mi reconoc na er y do analizar per los od factores o internos de y tie directos mp que o. afecta a la La empre-

c o n s t i t u c 1 A i s p n e c y t o f s o l r e m g a a l o e r

sa e n m ar ch a, lo s cu al es lo cl as ifi ca re m os e n lo s si g ui e nt es as p ec to s:

s : l o r e l a c i o n a d o c o n l a

g a n i z a t i v a q u e a d o p t a u n a

r p a s o p ar a s u e xi st e n ci a f si c a le g al .

e 2 A s m p p e r ct e o s s a O , rg a e ni s z at e iv l o s p y r d i e m G e e

s ti n : r e f e ri d o s a l a a d m i n i s tr a c i n y r a c i o n a li z a c i n d e s

u s

r e c u r s o s , 3 A s p p a e r c a t o u s n d e s e m p e o c o n e f i c i e n c i a y d e C o m e r c i a l i z a c i n : r e f e r i d

e f i c a c i a .

o s a la s di v er s a s p ol ti c a s y e st ra te gi a s c o m er ci al e s, a d o pt a d a s p or la a d m

i n i s tr a c i n , p a r a c o l o 4 c a r s u p r o d u c t o e n e l m e r c a d o a p r e

c i o s c o m p e t i t i v o s . A s p e c t o s d e C o s t o s y C o n t a b i l

i d a d : i n s t r u m e n t o d e g e s t i n i n d i s p e n s a b l e q u e l

e p er m it e c o n o c er a tr a v s d e lo s e st a d o s fi n a n ci er o s b si c o s, y e n fo r m a

p e r m a n e n t e , l a s it u
anu al 3: Cost os y

a c i n f i n a n c i e r a

, e c o n m i c a y a d

m ini st ra tiv a d e la E m pr e s a.

COMN R5Co d P4-00 nta bili PROGRAMA da URB-AL - pgina 5 PROYECTO

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I. TOMO - COSTOS
El afn de las PYMES es llegar al mercado o ampliar mercado para ganar plata. Uno de los problemas principales que afrontan los gestores y conductores de PYMES (pequeos y medianos empresarios) es cmo conocer y determinar los costos reales de la fabricacin de sus productos. Este desconocimiento los lleva a dos situaciones: 1. Subvaluacin de los costos. El afn que tienen las PYMES de ingresar o ganar mercado, hace que en algunos casos sus valores de venta no cubran sus costos rea-les, porque estos se encuentran subvaluados al no considerar algn elemento que determina el costo de su producto (ejemplo: el local, gastos administrativos, etc.) Cuando se subvala un costo, el producto puede entrar al mercado, vendiendo los productos, pero la empresa no podr obtener el margen de utilidad que espera.
2. Sobrevaluacin de los costos

Y en otros casos, los llevan a sobre valorar los costos de sus productos, al considerar equivocadamente algn elemento en la determinacin de su costo. La sobrevalorar los costos (subrevaluacin) generalmente se da por el desconocimiento del procedimiento para determinar dichos costos. Cuando sobrevala el costo, sus precios en el mercado no van a ser competitivos, y por lo tanto no vender los productos. Existe la necesidad para el Promotor Municipal Empresarial de PYMES, que se prepare y tome amplio conocimiento prctico del tema tratado en este Manual, y encontrarse debidamente capacitado y preparado para asesorar, transmitir y difundir los conocimientos sobre los temas de costos y Contabilidad.

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Manual 3: Costos y Contabilidad

1. DEFINICIN DE COSTOS
En la inquietud de todo empresario, que dirige o administra una PYME, hay una serie de preguntas a las que a veces no encuentra respuesta, como por ejemplo:

Cunto realmente me cuesta producir mi producto? A cunto debo vender mi producto para ganar? Hasta cunto debo otorgar descuentos, sin que ello signifique perder? Las respuestas a todas estas preguntas las iremos encontrando en el desarrollo de este Manual.

En primer lugar, vamos a definir: Que es un costo ?

Costo es la suma de valores monetarios invertidos en el proceso productivo, para obtener un producto final, una mercadera o un

servicio.

Servicio

Producto

Mercader a

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2. FINALIDAD DE LOS COSTOS


Los costos tienen por finalidad proporcionar al gestor y conductor de la PYMES, (pequeas y medianas empresas) informaciones sobre el valor monetario asumido en la transformacin, para obtener un producto final.

La informacin de los costos se convierte en datos estadsticos, permitiendo realizar, conocer y determinar parmetros para la toma de decisiones y acciones de control, relativas a su proceso productivo. Este Manual, dirigido a constituirse en un instrumento gua del Promotor Municipal Empresarial de PYMES, tiene como uno de sus objetivos, la capacitacin sobre costos, para su adecuada gestin y determinacin correcta del costo. Podemos indicar entonces que la finalidad de los costos son:
1* Informar cunto se pag en materias primas, manos obra, y gastos

de fabricacin, para producir un producto. 2* Proporcionar datos reales sobre lo que pas en el proceso productivo:
1> qu tipo de material se utiliz? 2> cunto tiempo se demor?

3> cunto nos cost una materia prima?

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3. LOS COSTOS Y SU IMPORTANCIA


Los gestores y conductores de PYMES, como parte fundamental de su gestin empresarial, deben tener conocimiento de los costos incurridos para la fabricacin de los productos.

Hecho que los llevar a conocer un punto practico de equilibrio, sobre cuyo importe fijar el margen de utilidad, determinando as su valor de venta, sobre el cual podr manejar descuentos rebajas o bonificaciones para colocar sus productos en el mercado

Si el pequeo o mediano empresario llegara a determinar y conocer sus costos reales, y contar con informacin estadstica de sus procesos productivos, podr tomar decisiones para:

> Obtener una produccin eficiente. > Reducir al mnimo los desechos, desperdicios, y prdida por fabricacin. > Mejorar los mtodos y los procedimientos de fabricacin.

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4. TIPOS DE COSTOS POR SECTOR PRODUCTIVO


Los costos se determinan acorde a la actividad econmica de la PYMES, segn al sector productivo en el que se desarrolla: 1. Costos de PYMES, Industriales o Productivos 2. Costos de PYMES, comerciales y 3. Costos de PYMES de Servicios
4.1 Costos de PYMES Industriales o Productivas

Llamado as, porque son aplicados en las PYMES, dedicadas a la actividad productiva, donde se evala la transformacin de las materias primas, pasando por distintos procesos hasta obtenerse un producto terminado, bienes capaces de satisfacer las necesidades del mercado.
1 En este tipo de empresas hay una transformacin desde la ma-

teria prima hasta el producto Final, como se puede apreciar en el siguiente dibujo:

Proceso Madera en Materia Prima


Producto Terminado

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4.2 Costos Comerciales

Los costos comerciales son usados por las PYMES, que se dedican a la comercializacin, es decir a la compra y venta de productos, sin que haya existido transformacin de materia. No hay proceso de transformacin

Ejemplo: Se compra pltanos y se vende pltanos

La actividad operativa que realizan estas PYMES, es comprar productos, almacenarlos y puestos a exhibicin para su venta. Este proceso se visualiza en el siguiente diagrama:

Comercial izacin

Almacenaje

Vent as

Compras

PublicidadExhibicin

4.3 Costos en PYMES de Servicios.

Los costos en PYMES dedicadas a la prestacin de servicios, estn referidos a inversin efectuada, para brindar al pblico diferentes activi-

dades para satisfacer necesidades complementarias. Ejemplo 1> Un restaurante 2> Correo 3> Transportes medico

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5. ELEMENTOS DEL COSTO INDUSTRIAL


Los elementos que conforman el costo productivo, conocido tambin como costo industrial, y que los empresarios, los conocen muy bien en la practica, ya que se encuentran conviviendo diariamente dentro de este proceso productivo, y son: 1. Materias Primas y Auxiliares. 2. Mano de Obra 3. Gastos de Fabricacin.
5.1 Materias Primas y Auxiliares

Los conductores y gestores de las PYMES dedicadas a la actividad productiva, tienen pleno conocimiento, de los componentes que sirven de base para la elaboracin del producto al cual se dedican, saben tambin la cantidad exacta de su uso para fabricar un determinado producto.
La materia prima es el elemento base para la produccin de cualquier producto.

Ejemplo S Madera, para confeccin de muebles


19 Cuero para la fabricacin de calzados, Algodn carteras etc. S Tela para confecciones de ropa.

S Arcillas para las cermicas


Materias auxiliares Pero, para obtener su producto final, complementariamente estos conductores de PYMES, utilizan Made ra

otros materiales complementarios, para el acabado y dar por terminado su producto final, a todo lo cual se denomina materias auxiliares.

Ejemplo:

S Barniz, clavos, pintura, etc.


Pasadores, broches, botones, cierre etc. 1- Pinturas para los acabados de los artculos de arcilla etc.
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5.2 Mano de Obra

Otro de los elementos bsicos dentro de un proceso productivo, en cualquier empresa industrial, es la mano de obra del personal que participa directamente en la transformacin de la materia prima y que es fcilmente identificable.

El control de este elemento se hace a travs de la planilla de salarios. 5.3 Gastos de Fabricacin Este es un tercer elemento, que intervienen en el proceso productivo, y se define como aquellos gastos que se emplean para apoyar el proceso productivo, sin intervenir directamente en ella, como son los costos fijos que tienen la empresa. As tenemos, por ejemplo: Telfono Energa
Agua Elctrica

Entre otros gastos tenemos: 1- Alquiler del local. 2- Lubricantes 3- Combustibles 4- Depreciacin de las maquinarias y equipos de planta 5- Limpieza

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6. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS


Es muy importante que el conductor y gestor de PYMES, conozca y maneje los conceptos de costos fijos, y costos variables, como factores de incidencia en la determinacin de sus costos.
6.1 Costos Fijos

Son aquellos costos indirectos que la Empresa asume en forma permanente, haya o no produccin. Como son los pagos de alquiler de local, agua, luz, telfono, sueldos y salarios etc. Energa
Telf ono

Agua

Elctrica

6.2 Costos Directos

Son aquellos costos que asume la empresa, en funcin directa a la cantidad en unidades o volumen de los bienes que produce.

Ejemplo - Materias primas y auxiliares.

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7. REGISTRO Y CONTROL DE COSTOS


Es de necesidad fundamental que los gesto-res y conductores de PYMES, aprendan a controlar todos los desembolsos que se originan para efectuar el proceso productivo de sus productos, los que debern ser registrados con la finalidad de determinar los costos de produccin real, en forma unitaria y total.

El conocimiento de los costos de produccin, le permitir al gestor de la PYMES, tomar decisiones empresariales importantes como:

> Definir o asignar los valores de venta de sus productos. > Definir polticas de ventas > Definir medidas de control de calidad.

7.1 Registro Permanente en Unidades (vincard)

Este registro consiste tener un control de las materias primas y auxiliares en forma exacta de unidades. Registra las entradas y salidas solamente en unidades; es decir sin necesidad de darles un valor unidad de material Esta tarjeta de control, que se coloca en un lugar visible para identificar al insumo, contiene siguientes datos: Nombre del insumo, con el cual se identifica

Fecha, de ingreso o salida del insumo Ingreso, se colocar el nmero de unidades que ingresa Salida, controla el nmero de unidades que sale a la produccin
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Ejemplo Registro de Ingreso y Salida: 1* Segn Factura N345, de fecha 15-de Abril del 2001, compramos 1000 kilos de algodn a S/.20.00 el Kilos, por el cual hemos pagado un total de S/.21,800 nuevos soles, de los cuales S/.1,800.oo nuevos soles corresponden a IGV.
2* Para produccin hemos utilizado el 17 de abril del 2001, segn no-

ta de pedido N986, la cantidad de 500 kilos de algodn. Para llevar el registro de mi tarjeta de control visible, se toma informacin de la factura de compra, y consumo de produccin registraremos stos datos: TARJETA DE CONTROL VISIBLE Nombre del Insumo: ALGODN Fecha 15-042001 17-042001 Ref. dcmto Ingreso Salida Saldo

Fact.345 NP.986

1,000 kgr. 500kl

1,000kl. 500 kl

Una vez registrado el ingreso nos da un stock disponible al cual deduciremos las salidas de este insumo para conocer cunto de material nos queda.
7.2 Inventario permanente Valorizado (Kardex)

Este registro y control de insumo se lleva en una tarjeta muy similar al control anterior, porque en ella tambin se controla ingresos y salidas de insumo en cantidades. La diferencia est que esta tarjeta se encuentra valorizada. Este registro se denomina Kardex, y tambin es conocida como tarjeta

de inventario permanente, porque con la simple visualizacin del saldo final, tendremos la informacin del stock de insumos y su respectivo valor.
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Con la informacin del ejemplo anterior, registraremos la operacin, en el siguiente formato: TARJETA DE KARDEX Insumo: ALGODN Unidad. Medida : KILOS Fech a Ref. dcmto Fact. 345 NP.98 6 1000 2000 500 2000 1000 500 Ingreso Unida d 15-042001 17-042001 Import e Salida Unida d Import e Sal do Unida d Import e 2 0 1 0

Como se ha podido apreciar con la simple visualizacin de la tarjeta, ya conocemos el stock de materias primas que tenemos y su respectivo valor.

Este control se puede llevar en forma manual.

O tambin puede llevarse a travs de programas computarizados.

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8. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES.


Como se ha explicado en los prrafos anteriores, las materias primas son insumos identificables e individualizados con precisin, por lo que su consumo debe ser controlado, en registros ubicados en el ALMACN, a travs de tarjeta de control visible de unidades o con el Kardex valorizado.

El control de su consumo en cada produccin es importante, porque permitir valorizar el proceso productivo del artculo que se est fabricando, adems de proporcionar informacin estadstica.

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9. DESCONOCIMIENTO DE LOS COSTOS EN LAS PYMES


La Municipalidad, al evaluar la existencia fsica de las pequeas y medianas empresas, que se desarrollan dentro del mbito de su comuna, ha localizado pequeas empresas industriales dedicadas a la fabricacin de:

1- Calzados, carteras 2- Artculos de plsticos

Confecciones

S
-

Metal mecnica, entre otros.

En las que los Conductores o Gestores de esas PYMES, desconocen su costo de produccin, pues solo les preocupa, que sus productos se mantengan en el mercado, con una rotacin aceptable, consecuentemente tambin desconocen si su actividad es ren-

table.

Ese desconocimiento de sus costos reales, es uno de los motivos porque las pequeas y medianas empresas, no logran alcanzar en su mayora un desarrollo slido.

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10. QUE PASA CON EL IGV?


Gran parte de la poblacin de gestores o conductores de la PYMES, se confunden con el valor adicional que constituye el IGV, muchos creen que es parte de los costos y por lo tanto, lo incluyen en el valor de sus materias primas y materias auxiliares.

El IGV, es un valor excluyente a las operaciones de compras y ventas que realiza un empresario debido que es un impuesto que debe ser transferido al Estado, y por lo tanto no forma parte del costo ni gasto de una Empresa.

Valor de Venta

I.G.V

Precio de Venta

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11.

EL IGV LE PERTENECE AL ESTADO


Al valor de este insumo no se le debe incluir el importe del IGV, porque no forma parte del costo. Cuando la empresa realiza una operacin de venta, tambin al valor de venta adicionamos un IGV, cuyo importe no forma parte de nuestra utilidad, puesto que este fondo debemos de transferir al Estado, luego de efectuar una liquidacin entre el IGV retenido por venta y el IGV pagado por las compras efectuadas. Ejemplo: VENDEMOS: Producto 1,000mt Compramos: Product o Algod n V.Unita 2000 Importe 24 IGV 4,32 Total 28,32 Tela V.Unit 2500 Importe 225 IGV 4,5 Total 29,5

1,2000Kl

Sobre la base de estas operaciones, solo tomaremos los valores de ventas para controlar nuestras compras y nuestras ventas, y por el IGV efectuaremos en forma mensual una liquidacin para pagar al Estado este impuesto. As tenemos la liquidacin siguiente sobre la base de los datos del ejemplo anterior:

El IGV de la Venta

El IGV de la Compra

El IGV por

cobra
S/.

pagada
S/.

4,500.00

4,320.00

pagar al Estado S/. 180.00

Como se puede apreciar en el siguiente cuatro, el IGV, liquidado y ha ser pagado al Estado, es la diferencia entre el IGV, retenido o cobrado a nuestros clientes al momento de la venta de nuestro producto, y el IGV pagado a nuestros proveedores al comprar los insumos para elaborar nuestro producto.
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12.

DETERMINACIN DE LOS COSTOS EN LAS PYMES


Como ya se ha explicado en los puntos anteriores, los costos en las PYMES, es de suma importancia, porque de ello depender para determinar el valor de venta de sus productos, por lo que si explicamos en forma muy sencilla y clara el procedimiento para determinar el costo en las PYMES de los diferentes sectores productivos, as tenemos:
12.1

Costo de Produccin Los conductores o gestores de las PYMES, deben tener pleno conocimiento, que el valor acumulado en dinero de los tres elementos, es la base fundamental para determinar los costos de produccin, como lo indicamos a continuacin:
Man os de Obra cons umid as

El consumo de las materias primas se obtiene de la informacin contenida en las tarjetas de control de materiales

Materiales primas y auxiliares consumidas

+
El consumo de las manos de obra se obtiene de las plantillas de salarios fijos que tiene la PYME para el desarrollo de su actividad S como alquiler o de local, agua, n luz etc. l o s g a Es el valor s t t o o s

=
G a st o s d e P ro d u

ccin

Gastos de Fabricacin

tal en dinero p invertido para r fabri-car su o d t e adicionar i b los gastose Sin embargo para administra n determinar el valor dee r tivos quee venta de su producto,

dt uo c la PYME,conductor o gestor a partir dede la PYME, este determinar el monto, margen de utilidad podr elen ese producto.

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12.2 DETERMINACIN DE LOS COSTOS COMERCIALES.


La determinacin de un costo comercial, es sumamente sencillo, debido que el costo en este tipo de empresas, es sinnimo al valor de adquisicin, porque se vende el mismo producto con un valor agregado al de su compra. Ejemplo:

Valor de Compra Venta

Margen de utilidad

Preci o de Venta

1- Se compra una mercadera a un precio: X 2- La llevamos a la tienda para su exhibicin 3- Luego, vendemos sta mercadera por: X + utilidad

Se compra

Se vend e

Se exhibe

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12.3

Determinacin de los Costos en PYMES De Servicios. La determinacin de un costo de servicio, en las PYMES, dedicadas a esta actividad, es la suma de todos los elementos para brindar el servicio al pblico. Generalmente solo tienen costos fijos al cual se adiciona el margen de utilidad, para determinar su valor de venta.

Costos Fijos

Margen Utilidad

Valor de
servicio

Ejemplo En una Hostal, los costos fijos son: el local, la luz, el agua, telfono, y los sueldos de los trabajadores, al cual se adiciona el margen de utilidad.

Mecnica Hostal

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13. CMO REDUCIR COSTOS?


Una de las preocupaciones mas grandes y permanentes que tienen los conductores y gestores de las PYMES es buscar siempre la forma de reducir sus costos, para poner sus productos en el mercado a un menor precio de venta, accesible a mayor poblacin. Para lograr el objetivo de reducir sus costos al mximo, el conductor y gestor de la PYMES, deber lograr una mayor eficiencia en el proceso de produccin, de comercializacin o en la prestacin de un servicio, es decir que: En los tres sectores productivos, se debe tener un mejor y control adecuado de los elementos que conforman sus costos.
Reducir los costos fijos, con un racional uso. Buena calidad del producto que produce. Dos factores importantes, que influyen en la reduccin de sus costos, que les permitir mayores posibilidades de ventas al ofrecer precios competitivos en el mercado.

Tengo el mundo en mis manos por que conozco mis costos y

manejo bien

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35.

TOMO - CONTABILIDAD

1.

LA CONTABILIDAD
Desde pocas muy antiguas los grupos humanos han tenido la preocupacin de buscar diferentes medios para registrar, ordenar y tener informaciones cuantitativas de sus cosas, bienes y negocios, hecho que con el transcurrir del tiempo se ha ido perfeccionando hasta constituir la CONTABILIDAD, a la fecha un instrumento de gestin muy importante que le permite conocer su situacin econmica y financiera en un determinado perodo. Con la finalidad que este concepto sea fcilmente comprendido por todos los gestores o conductores de las PYMES, diremos que:

Contabilidad es la ciencia que proporciona a una Empresa informacin financiera y econmica expresada en trminos monetarios, como resultado de los registros de todas las operaciones que realiza en su actividad cotidiana, dentro de un periodo de tiempo. La Contabilidad, proporciona al gestor de una empresa, informacin til y necesaria, pues es significativa, verdadera, exacta y clara, constituyndose una informacin comple-ta, y un instrumento oportuno para la toma de decisiones. La Contabilidad es un sistema de informacin que se encarga de registrar todas las transacciones econmicas que efecta una empresa, expresados en una unidad monetaria, los cuales son clasificados y resumidos a travs de reportes denominados estados financieros, los cuales pueden ser ana-lizados e interpretados por los especialistas.
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2.

CLASIFICACION DE LA CONTABILIDAD
1> Contabilidad por sectores productivos 2> Contabilidad por sujeto 2.1 Contabilidad por Sectores Productivos 2.1.1 Contabilidad Comercial

Tiene por objetivo los registros de operaciones de compra y venta de productos terminados, es decir la comercializacin de mercaderas.
2.1.2

Contabilidad Industrial Tiene como objetivo la direccin, fiscalizacin y la transformacin de la materia prima, dentro de un proceso de fabricacin, con la finalidad de conocer los resultados de los costos de produccin o los costos de los productos fabricados y luego determinar el precio de venta de mercaderas. Contabilidad de Servicios, Tiene por objetivo los registros de operaciones de los gastos que se incurren para la prestacin de un servicio.

2.1.3

2.2 Contabilidad por Sujeto 2.2.1 Contabilidad Individual

Significa cuando la empresa es unipersonal y tiene un solo representante, quien es el beneficiario con las ganancias y respon-sables por las prdidas que se obtiene. Su organizacin y resul-tado depende de una sola persona.
2.2.2

Contabilidad Colectiva Cuando los propietarios de la empresa se encuentra constituido por varias personas, llamados socios, quienes se benefician con las utilidades y responden por las prdidas. Contabilidad de Sociedad Cuando la Empresa lo conforma, ms de dos personas llamados accionistas, quienes se benefician con las utilidades y responden por las prdidas.
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2.2.3

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3. LA CONTABILIDAD COMO FUENTE LEGAL Y BASE DE DATOS

La contabilidad constituye la fuente legal que respalda de la informacin financiera que emite para usuarios: > Internos: conductores y gestores de PYMES > Externos: proveedores, Bancos y el Estado.

La Contabilidad es una base de datos al servicio del conductor o gestor de las PYMES, y puede reportar la informacin que requiera, de acuerdo a su necesidad. El Promotor Municipal Empresarial de PYMES debe difundir la utilizacin y gran utilidad en la gestin empresarial de la Contabili-

dad porque de ella proporciona los estados financieros e informaciones importantes como las que indicamos a continuacin: > Da a conocer cunto se ha vendido > Cunto ha costado producir. > Cules son los gastos efectuados. 1> Expresa los derechos que tiene. 2> Muestra las obligaciones, asumidas 3> Indica el patrimonio que posee.

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4. LOS FINES DE LA CONTABILIDAD


Es muy importante que los Promotores Municipales Empresariales difundan en los conductores y gestores de las PYMES que la Contabilidad, adecuadamente diseada, le puede brindar valiosas informaciones sobre su empresa y que le permitir brindar: > Control permanente

> Informacin estadstica, series histricas > Informacin operativa > Informacin financiera para terceros

1> Control permanente: de la situacin Financiera y resultados operati-

vos para el anlisis de sus variaciones y adems ayuda para la toma de decisiones oportunas. > Informacin estadstica: para el planeamiento de futuras operaciones donde le permita buscar mayores ndices de rentabilidad.

> Informacin Operativa: para uso exclusivo del administrador de las PYMES, pues le proporcionar los costos de produccin, operacin y distribucin, que son asumidas por la empresa en un determinado periodo econmico. Asimismo permite conocer la rentabilidad del negocio.

> Informacin financiera para terceros, como proveedores, clientes, Bancos etc., Estado, a quien anualmente se debe informar mediante una Declaracin Jurada.

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5. LA CONTABILIDAD COMO BASE DE CONTROL Y EVALUACIN.


El Promotor Municipal Empresarial debe educar a los conductores y gestores de PYMES para que internalicen las cualidades y utilidad de la Contabilidad porque: Es rgano visual de sus actividades.

1> Es el termmetro que expresa la situacin econmica real de una

empresa. 2> Es uno de los instrumentos de gestin necesarios para la toma de decisiones.

La utilidad de la Contabilidad se sustenta en sus finalidades que permiten:

> Controlar y evaluar su gestin administrativa, >

Analizar las desviaciones y sus causas, > Tomar las decisiones oportunas.

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6. REGISTROS Y LIBROS CONTABLES


Como ya se explicara, la Contabilidad registra todas las operaciones econmicas y administrativas que tienen una empresa, estas operaciones deben quedar registradas en los libros de contabilidad. La contabilidad puede llevarse en for ma manual o sistematizados a travs de programas contables.

6.1 Definicin de Libros de Contabilidad Se llaman Libros de Contabilidad, a aquellos libros con rayados especiales, foliados y debidamente legalizados, donde se registran en forma cronolgica, las distintas operaciones adecuadamente sustentadas, que realizan las PYMES, de acuerdo a normas y princi-pios contables, las leyes laborales, tributa-rias y otras vigentes que afectan a las

PYMES.

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6.2 Finalidad de los Libros de Contabilidad

Los libros de contabilidad se utilizan para los siguientes fines : 1> Cumplir con las disposiciones legales dispuestas por el Cdigo de Comer-

cio, el Cdigo Tributario y dems normas, porque ellas le dan legalidad, para que puedan ejercitar sus derechos, cumplir obligaciones laborales con terceros. 1> Reflejar la situacin financiera y econmica de la empresa dando una seguridad a los acreedores y deudores de la empresa. 2> Registrar y controlar las entradas y salidas de los valores de la empresa, lo que permite resguardar el patrimonio. 3> Dejar el antecedente escrito de las operaciones realizadas, manteniendo el orden cronolgico de su realizacin.
6.3 Requisitos que deben cumplir los Libros de

Contabilidad.

La Contabilidad, por ser una fuente valiosa de informacin, con validez legal, el registro de los libros contables, deben cumplir ciertos requisitos

exigidos por Ley, como son: > Legalizacin de Libros. Debe hacerse ante Notario Pblico, antes de ser utilizado, la legalizacin consiste en registrar, la denominacin social, el ttulo del libro, nmero de folios, fecha, sello y firma del Notario. Llevan sello notarial en todas sus pginas.
1> Est prohibido de acuerdo al Cdigo de Comercio, Cdigo Tri-

butario y Cdigo Penal: 1- Dejar reglones en blanco. - Hacer enmendaduras, raspaduras etc.

Mutilar alguna parte del libro, 1- Alterar encuadernacin, 2- Registrar en moneda o idioma extranjero, con excepcin de previa autorizacin.
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7. CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD.


En Contabilidad debemos distinguir dos clases de
7.1 Libros

Principales: Los que tienen que ser debidamente legali-zados, centralizan las

transacciones comer-ciales en forma debidamente clasificada por operaciones y cuentas de los cdigos contables. Entre estos libros tenemos los denominados:

lib ro s:

1> Li

b r o D ia ri o : c e n tr al iz a la s o p

er a ci on e s ef e ct u a d a s e n fo r m a

mensual y que se encuentr an registradas en los libros auxiliares .


2>

operacio nes en forma ordenad a y de acuerdo al cdigo de cuentas. 3> Libro de Inventari os y Balance s: en el cual se registra el inventario de sus activos, pasivos

y p a tr i m o ni o q u e p o s e e n e n u n d e t e r m in a d o p e ri o d o d e ti e m p o . 4> Li b r o d e C

aj a: R e gi st ra el m o vi m ie nt o d e in gr e s o s y e gr e s o s di ar io s q u e ef e ct a u n a e m pr

zados, pues les permite elaborar los El estados m financieros. an ej 7.2 Libros o Auxiliares: y Son los libros ad en los cuales se mi registran todas ni las operaciones str comer-ciales en ac forma i individualizada, n ordenada de cronolgicamen es te. to El uso de s algunos de lib estos libros son ro de obligacin s legal, pues ellos so sirven de base n para re verificacin por ali parte de las za Entidades do Superviso-ras s del Estado po como son r SUNAT, pr Ministerio de of Trabajo etc. es io- Entre los libros na denominados le auxiliares, s tenemos: o 1> Registro de t Ventas cn 2> Registro ic de os Compras es 3> Libro de pe Planillas ci de ali Sueldos

y S al a ri o s 4> R e gi st r o A u xi li a r
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se r de pl en o co no ci El mi manejo en y to administ de racin lo de estos s registros ge auxiliare st s debe or

d e B a n c o s

es y promotores de las pequeas empresas, para evitar cometer infracciones tributarias que conlleven a sanciones tributarias, razn por la cual en el presente Manual nos ocu-paremos de cada uno de ellos en forma individualizada.
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C ntabilidad PROGRAMA R5-P4-00 oURB-AL - PROYECTO COMN

8. REGISTRO DE VENTAS
Es un libro auxiliar obligatorio de foliacin doble, as como de su legalizacin. Es importante porque sirve par registrar las operaciones de ventas de productos terminados, mercaderas o servicios.
8.1 Finalidad del Registro de Ventas 1> Determinar exactamente las ventas realizadas y los impuestos

retenidos, los descuentos, intereses y tambin las condiciones de venta a nuestros clientes. 2> Guardar informaciones estadsticas, para efectuar comparativos y as comprobar las variaciones ocurridas. 3> Constituir un control interno de la empresa.
8.2 Informacin Mnima en un Registro de Ventas. El Registro de Ventas deber contener la siguiente informacin mnima: 1> Fecha de emisin del comprobante de pago. 2> Tipo de documento, 3> Nmero del comprobante de pago 4> Nmero de identificacin del cliente 5> Descripcin del producto 6> Valor unitario 7> Valor de venta 8> Descuentos 9> Impuestos 10> Total factura 8.3 Formato del Registro de Ventas
FECHA TIPO DE DOC. COMPROBANTE DE PAGO SE RI E NU M. N DE RUC CLI E NT E BAS E IMP ONIB LE IMPORTE EXONERAD O / INAFECTO IS C IGV E IPM OTR O S TRIB UTOS IMPORTE TOTAL T/ D SERIE NU M. REFERENCIA

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9. REGISTRO DE COMPRAS
El Libro Registro de Compras es considerado como un libro obligatorio y auxiliar, de foliacin doble, aqu se registran todas las compras de materias primas, mercaderas y servicios, independiente, ya sean al contado o al crdito. El Libro Registro de Compras para tener valor legal debe estar legalizado ante Notario Pblico.
9.1 Finalidad del Registro de Compras 1> Determinar exactamente las compras realizadas y los impuestos

pagado, los descuentos, obtenidos, intereses y tambin las condiciones de compra, crdito o contado. 2> Guardar informaciones estadsticas, para efectuar comparativos y as comprobar las variaciones ocurridas. 3> Constituir un control interno de la empresa.
9.2 Informacin Mnima del Registro de Compras

El Registro de Compras deber contener un rayado con las siguientes columnas: 1> Fecha de emisin del comprobante de pago extendido por el proveedor. 2> Tipo de documento con que se adquiere el bien. 3> Nmero del comprobante de pago. 4> Nmero de identificacin del proveedor (RUC). 5> Nombre, razn social o denominacin del Proveedor. 6> Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crdito fiscal. 7> Monto del Impuesto correspondiente a la adquisicin. 8> Importe total de las adquisiciones segn comprobante de pago.
9.3
F E C H A TI P O D E D O C . C O M P

Formato del Registro de Compras


NO DE RUC PR OVE EDO R BASE IMPONIBLE DESTINADA A OPERACIONES GRAVEDADAS Y EXPORTACION BASE IMPONIBLE DESTINADA A OPERACIONES GRAVADAS DE EXPORTACION O NO GRAVADAS ADQUICIONES NO GRAVADAS I S C I G V OT RO S TOTAL REFERE N.

T /

S E

M U M

D R I E

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10.

LIBRO CAJA TABULADA O AMERICANA


El Libro Caja es un libro principal obligatorio de foliacin doble, para que tenga validez ante la ley al igual que otros libros se legaliza en la primera pgina. En este Libro registramos todas las operaciones que realiza la empresa al contado. (efectivo o cheque), los registros a efectuarse son diariamente en forma ordenada y cronolgica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones.
10.1

Registro de las Operaciones Se registra las operaciones de acuerdo a la secuencia de las transacciones comerciales. 1> En este sistema para todas las operaciones se hace un doble registro, es decir el cargo y abono de cada operacin. Informacin Mnima del Libro de Caja El Libro Caja debe contener la siguiente informacin: 1> Ttulo o encabezamiento 2> Fecha en que se realiza la operacin de ingreso o Egreso. 3> Detalle de la operacin y otros. 4> Importe total general de la operacin 5> Cdigos contable de las cuenta

10.2

10.3

Cierre de Caja Para el cierre del Libro de Caja, se traza una raya horizontal roja debajo del ltimo rengln usado par luego colocar las sumas obtenidas en las diversas columnas con los saldos determinados, debajo de dichas can-tidades se traza doble raya horizontal. Formato de Caja Tabular o Americana
TO TA L DI V 1 0 1 2 1 6 VARIOS FECH A
CT IMP

10.4

FECH A

CO NCE P TO

CON CEP TO

N R E G .

T OTA L

DI V

1 0

1 2

1 6

VARIOS

CT A

IM-

ORTE

PO R TE

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11.

LIBRO AUXILIAR DE BANCOS


Es un Libro Auxiliar de Bancos es voluntario que no necesita legalizar, se utiliza de acuerdo a la necesidad de la empresa.
11.1

Finalidad del Registro Auxiliar de Bancos Su finalidad principal es de: 1> Controlar en forma ordenada, clara, precisa y cronolgica los depsitos en Cuenta Corriente, Cheques Girados, las Notas de Cargo y las Notas de Abono. 2> Proporciona informes inmediatos de los saldos actualizados; que pueden ser deudores o acreedores. Uso del Libro Auxiliar de Bancos. El uso de este libro, es por la necesidad de control sobre el movimiento en Cuentas Corrientes, por eso se dice que es un libro auxiliar, este registro permite conocer en forma detallada los ingresos y egresos que a efectuado en el mes, proporcionando informacin permanente y confiable sobre el saldo en cuenta corriente. El Banco en forma mensual remite un estado de cuenta, el cual sirve para efectuar una verificacin de los ingresos y egresos en el banco. Formato de Libro Bancos
CONCEP TO SUMAS DEUDO R ACREEDOR SALDOS DEUDO R ACREEDOR

11.2

11.3
FECHA

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12.

LIBRO DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS


Todo empleador est obligado a llevar libros de planillas de pago de remuneraciones u otros derechos sociales de sus trabajadores. Los libros de Planillas podrn ser sustituidos por planillas en hojas sueltas, cuando el empleador pruebe que dicho sistema le es ms conveniente sin perjuicio para los trabajadores. Las planillas u hojas sueltas sern autorizadas por la autoridad administrativa de trabajo del lugar donde se encuentra ubicado el centro de trabajo. Los empleadores registraran obligatoriamente a sus trabajadores en sus planillas autorizadas, dentro de las veinticuatro (24) horas de haber ingreso a prestar servicios. Los empleadores estn obligados a conservar sus planillas hasta cinco (5) aos despus de la terminacin de sus actividades como tales, salvo disposicin especial. Asimismo, estn obligados a conservar los duplicados de las boletas de pago relativas a cada trabajado, hasta cinco aos despus de efectuado el pago correspondiente.
12.1

Planilla de Sueldos y Salarios El Libro de Planillas de Sueldos y Salarios, son libros Auxiliares de uso obligatorio que sirve para registrar en forma ordenada las remuneraciones del personal exclusivamente empleado. Cada fin de mes se centraliza al libro Diario. Importancia Este Libro es importante porque le permite informacin al titular de cada la Empresa, la conformacin de los sueldos que percibe cada uno de los trabajadores, asimismo permite controlar la asistencia al centro de trabajo, vacaciones, gratificaciones, descuentos, aportes, etc. Autorizacin Este Libro debe ser autorizado en el Ministerio de Trabajo y Promocin Social por intermedio de la Direccin General de trabajo (Inspeccin General) al mismo tiempo que se suscribe y se procede a registrar en el Seguro Social del Per para obtener el Registro patronal.

12.2

12.3

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12.4

Formato de Planilla de Sueldos


HABE R BASICO HORA S PORCENTAJE O COMISION EX TRAS -TE HORA S EXTRAS FICAC I ONES ACION FAMILIAR MENTO 3.3% POR SNP METO POR AFP 1 0 . 2 3 % IMPO R BONIASIGN INCR EINCREREMUNERACION TOTAL O ASEGU RABLE

N DE ORDEN

APELLIDO S Y NOMB RES

N DE CARN E

OCUP ACIO N O CATEGORI A

3 %

VAN ...

VIENEN ...
TODESCUENTOS AL TRABAJADOR TAL DES C UEN TOS SN P ADELANTO DSCTO. JUDI CIAL FAL TA S RENTA 5TA. CAT. PRE S TAMOS CO MISIO N PO RCEN TUA L SEGUR O DE SOBREVIVENCIA Y SEPELIO RP S NET O A PAGAR APORTACIONES DE L EMPLEADOR TOTAL APO RTES FI RMA S

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13.

INFORMACIN FINANCIERA BSICA


Los gestores y promotores de las PYMES, deben promover que el conocimiento sobre la informacin financiera de la empresa es muy importante, para la toma de decisiones, debido que la informacin financiera constituye un instrumento de gestin proporcionndole informacin sobre diferentes aspectos de su actividad empresarial. Los estados financieros bsicos, en un proceso contable son: 1> El Balance General y 2> El Estado de Ganancias y Perdidas.
13.1

Balance General El Balance General es un estado financiero en el cual, se muestra la situacin financiera de una empresa, por un determinado periodo. El Balance General, semeja a una fotografa de la empresa que permite conocer la situacin econmica financiera de una empresa, pudramos indicar que es una Balanza que muestra una equilibrio, por una parte todos los recursos de la organizacin y por la otra todas las obligaciones que tiene. En el Per, el ejercicio econmico de anual coincidente con el ao fiscal., es decir comprende del 01 de Enero al 31 de Diciembre. El Balance General, muestra tres aspectos importantes de la Empresa clasificados en: 1> ACTIVO: en esta parte del balance general, se muestran los fondos disponibles, los derechos exigibles y realizables que tiene una Empresa y comprende las siguientes cuentas: Caja y Bancos, cuentas por cobrar a clientes, Otras cuentas por cobrar, existencias y activo fijo. Los activos son los recursos que tienen la empresa, se ubican en el lado izquierdo del balance.
2> PASIVO: en un balance general, agrupa todas las obligaciones

contradas por una empresa, con las entidades financieras, el Estado, Proveedores, con terceros , con los trabajadores etc. Y comprende las siguientes cuentas: Tributos por pagar, remuneraciones por pagar, Proveedores, cuentas por pagar diversas, compensacin por tiempo de servicio etc.

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El valor de todas las obligaciones asumidas por la empresa, se ubican en lado derecho del Balance.
1> PATRIMONIO: representa el aporte capital con el cual cuenta

una Empresa, para su gestin y los resultados obtenidos en cada ejercicio. Entre los rubros que lo conforman est: El capital, el capital adicional, la reserva legal, los resultados acumulados y los resultados del ejercicio. El patrimonio representa todo lo que el dueo o los socios han invertido en la empresa, as como las ganancias o perdidas que ste les genera. Se ubica en el lado derecho del balance y debajo de los pasivos. La estructura del Balance general puede graficarse de la siguiente manera:
ACTIVO PASIVO - SOBREGIRO BANCARIO - TRIBUTOS POR PAGAR - CTAS X PAGAR - PROVEEDOR - OTRAS CTAS POR PAGAR - BENEFICIOS SOCIALES PATRIMONIO - CAPITAL SOCIAL - CAPITAL ADICIONAL - RESERVA LEGAL - RESULTADOS ACUMULADOS - RESULTADOS DEL EJERCI

- CAJA Y BANCOS - CTAS X COBRAR CLIENTES - CTAS X COBRAR DIVERSOS - EXISTENCIA INMUEBLES , MAQ. EQUIPO - DEPRECIACIN - INVERSIONES - INTANGIBLES - OTROS ACTIVOS

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13.2

Estado de Ganancias y Perdidas Es un estado financiero, en el cual una empresa, puede visualizar los siguientes aspectos: 1> Los ingresos obtenidos en un determinado periodo. 2> Los costos incurridos, para las ventas efectuadas. 3> Los gastos administrativos y financieros incurridos en el periodo 4> La utilidad generadas en un determinado periodo. 5> Los impuestos a ser pagados al Fisco. La informacin financiera bsica permite a la Pequea Empresa, mostrar ante terceros los resultados obtenidos en un determinado periodo, asimismo le servir como un documento que acredite su actividad empresarial y los resultados obtenidos, ante entidades financieras. - - - ooo FIN ooo - - -

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