CAPITULO V CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR.

Fundamentalmente el control consiste en un proceso que gua la actividad desarrollada hacia un fin determinado de antemano. Significa la determinacin de si tal actividad est o no logrando los resultados que han sido ya previstos en el plan original. Componentes de un sistema de control de crdito Esencialmente cualquier sistema de control incluir: 1. Un fin previamente determinado una lnea de accin un patrn o estndar, una norma o regla de decisin, un criterio o una unidad de medida, que sea utilizado como base para el control. 2. Un medio para medir el desarrollo de la actividad. 3. Un procedimiento para comparar dicha actividad con un criterio fijado, o base para el control. 4. Algn mecanismo que corrija la actividad que se desarrolla, par que se encamine hacia la consecuencia de los resultados deseados. Los elementos anteriormente sealados constituyen una secuencia de pasos o etapas a seguir en la aplicacin o puesta en marcha de un sistema de control. 1. Existencia de una base para ejercer el control.

Constituye la fase inicial del proceso de control. Como se haba comentado anteriormente, esta base para el control puede ser un fin predeterminado, un plan, una lnea de actuacin, un patrn o estndar, una norma o regla de decisin, un criterio o una unidad de medida. La idea ms importante del control es esencialmente determinar, cuales debieron ser los resultados o, por lo menos, que se puede esperar de una accin dada con relacin al plan original o base para el control. Un requisito previo para todo control se fundamentas en la formulacin de una lnea de actuacin de acuerdo a lo que se haya la planeado; el proceso de control debe responder a las siguientes interrogantes:

Cul es la accin a desarrollar y como se va a desarrollar? Cul es el objetivo a lograr? Qu recursos se necesitan, en que cantidad y a que costo, cmo deben ser aplicados estos recursos y en que oportunidad? Quines son responsables del desarrollo de las actividades?

En fin, las lneas de accin y la planeacin original constituyen las bases para el control y sin ello es imposible que ste exista. No obstante, existe la necesidad de revisar los planes originales para detectar si las desviaciones se originan en la formulacin del plan original y realizar los ajustes necesarios.

2.

Para la vigilancia de una actuacin se debe depender de una base de comparacin que ayude a determinar lo que dicha actuacin (u otra de la misma naturaleza) ha logrado a travs de su realizacin si se le compara con los planes originales. La informacin sobre los resultados obtenidos debe ser transmitida inmediatamente a las personas que tienen poder para generar cambios o ajustes; de lo cual depender que un sistema de control sea eficaz. La unidad de medida debe ser consistente con la base de control; es decir, con lo que se desee controlar. Esto permitir que se pueda establecer una comparacin sencilla de los resultados que se obtengan con el criterio que haya sido fijado. Utilizacin de un medio de comparacin. Una vez obtenidos los resultados estos deben compararse con el criterio que haya sido fijado como base para el control. De esta manera pueden detectarse las variaciones posibles en la ruta seguida hacia el objetivo deseado. Esto es debido a que cualquier actividad produce algn tipo de variacin; es importante determinar dentro de que lmites debe mantenerse la misma. Tales lmites se medirn por las diferencias que existan entre los resultados que se deseen obtener y los que realmente se han obtenido. Es tambin importante que un ejecutivo (el tomador de decisiones) tenga capacidad para hacer la distincin entre una variacin insignificante; es decir, dentro de los lmites de variacin previstos y una variacin que implique la aplicacin de medios correctivos. El ejecutivo debe prestar atencin a todas aquellas diferencias que representan obstculos que dificultan la realizacin de lo planeado. As por ejemplo, el contador controla los costos de producir un artculo determinado comparando los costos que se han presupuestado o fijado previamente con los que realmente se han aplicado o utilizado; en el caso de que detecte diferencias debe analizar los resultados y determinar causas y consecuencias de tales diferencias. En consecuencia, la finalidad de comparar resultados obtenidos con resultados planeados, no radica nicamente en determinar cuando se ha incurrido en un error. El proceso debe tambin permitir a los altos ejecutivos de la firma la prediccin de otros resultados futuros y la revisin de las causas de las variaciones. La revisin del plan original puede determinar, por ejemplo cuando se ha incurrido en un error en la poltica crediticia y no en la actividad de otorgar crditos y/o de recuperarlos. Se pueden haber otorgado crditos de acuerdo a las polticas de la firma pero su recuperacin no es consistente ni con su monto ni con el plazo de pagos concedido. As, una empresa puede tener como poltica general otorgar no ms de 15 das a sus clientes para que cancelen sus cuentas y no concede descuentos por pronto pago; mientras que la competencia concede 30 das de plazo y otorga descuentos por pronto pago. Esto podra tener como consecuencia una baja en

3.

las ventas y demoras de los clientes para pagar debido a los patrones establecidos por el mercado y deficiencias obvias en el flujo de caja de la firma. 4. 5. Utilizacin de un procedimiento para la comparacin. Adopcin de algn mecanismo correctivo y retroalimentacin.

Una vez comparados los resultados obtenidos con el criterio base, en caso de observarse diferencias es necesario realizar las acciones necesarias para corregir la desviacin. Las medidas a tomar para hacer los correctivos pueden determinarse partiendo de los datos que se hayan obtenido en las tres etapas anteriores. El proceso de control termina precisamente en esta etapa en la cual se toman las decisiones sobre las acciones que deben realizarse para encauzar la actividad decisiva hacia el logro del objetivo sealado; aqu se incluye la revisin final de los planes para ajustarlos a las necesidades reales. De esta manera se producira una mayor armona entre la planeacin original y las actividades ejecutadas. Esta etapa incluye un conocimiento permanente de las consecuencias de las decisiones tomadas para corregir las desviaciones. As se podr garantizar que las nuevas acciones a tomar guardan consistencia con los planes. En otras palabras, el proceso de control es permanente. No se debe esperar por resultados finales para tomar las decisiones sobre las acciones correctivas que deben ser aplicadas para corregir las diferencias entre lo planeado y lo ejecutado.

ASPECTOS PRINCIPALES A CONTROLAR EN LA ADMINISTRACIN DEL CREDITO En la administracin de cuentas por cobrar, cuyo objetivo principal es elevar al mximo el rendimiento sobre la inversin, no es posible determinar si se logra la consecucin de tal objetivo sin establecer un sistema de control. Tal sistema de control debe ser capaz de proporcionar resultados que revelen si el rendimiento se est obteniendo de acuerdo al requerido por la empresa en sus operaciones. Si no se est logrando ese objetivo se debe determinar: 1. 2. 3. 4. Cules son las causas de las desviaciones? De quin es la responsabilidad? Qu consecuencias tienen las desviaciones causadas en los resultados? Qu medidas adoptar para corregir la diferencia y encaminar la actividad que se controla a su destino?

La administracin de cuentas por cobrar debe ejercer control sobre los siguientes aspectos:

a. b.

Concesin de crditos. Perodo de cobranza o plazo

c. d.

Cobro efectivo de las cuentas. Monto o nivel de la inversin en cuentas por cobrar. Control sobre la concesin de crdito.

a.

El captulo II, se dedic al estudio del proceso de concesin de crdito, desde la consideracin de los objetivos de la administracin de cuentas por cobrar hasta el establecimiento de criterios bsicos para otorgar o rechazar crditos, tomando en cuenta las siguientes bases para el control de las adquisiciones de cuentas por cobrar:

a.

El riesgo mximo que la empresa est dispuesta a aceptar y el rendimiento que exige esta para sus operaciones. Si los clientes seleccionados han sido los que realmente merecan la concesin del crdito de acuerdo con la investigacin realizada por los solicitantes de crdito. - Que criterios se tomaron en cuenta para juzgar el valor del crdito de los solicitantes. Si se han aceptado solicitudes de crdito que deban ser rechazadas o si se han rechazado solicitudes que deban ser aceptadas. Periodo de cobranzas o plazo.

a.

a.

a.

a.

Las consecuencias de las polticas de crdito utilizadas se reflejan en la actividad de cobranza. Si las actividades y normas crediticias son flojas o liberales, la presin se refleja en el departamento de cobranzas para acelerar el flujo de fondos provenientes de las cuentas por cobrar. Mientras que si son muy restrictivas, inclusive para la concesin de crdito tal vez no se necesite un departamento de cobranzas. En consecuencia, si se deben usar medidas generales de financiamiento, es tambin necesario desarrollar medios para vigilar las actividades de quienes conceden crdito y de los encargados de los cobros de las cuentas. Entre las medidas que pueden utilizarse para evaluar las diferencias de la actividad crediticia se encuentran:

1.

Porcentaje de prdidas o solicitudes de crditos rechazados en relacin con las ventas a crdito. 2. Anlisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar y determinacin del perodo medio de cobranza. 1. Porcentaje de pedidos o solicitudes de crdito rechazados en relacin con las ventas a crdito.

Si se rechaza una gran cantidad de pedidos podra ser debido a que los trminos o condiciones son poco estrictas o si las normas son demasiado restrictivas. Posiblemente al establecer plazos de 60 das, trae como consecuencia que se atraigan tantos clientes inaceptables que la proporcin de rechazos sera muy alta. Esta situacin puede remediarse ofreciendo plazos menores, por ejemplo 30 das, para todos los clientes. En caso de los trminos fuesen como los de la competencia, la falla podra estar en la norma que, en vista de que por estar limitada por ese aspecto, podra ser demasiado rgida. 2. Anlisis de los vencimientos de las cuentas determinacin de perodo medio de cobranza. por cobrar y

El anlisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar, es uno de los dispositivos de control ms tiles, proporciona una tabulacin de las cuentas vencidas, clasificando los montos de las cuentas por cobrar de acuerdo al tiempo que tiene vencidas, clasificando los montos de las cuentas por cobrar de acuerdo al tiempo que tienen vendidas, generalmente se expresa en das. La tabla V.1, muestra un por ejemplo suponiendo que el plazo mximo concedido es de 30 das. TABLA V.1 EMPRESA XYZ CUENTAS POR COBRAR CLASIFICACION POR ANTIGEDAD, MONTO Y PORCENTAJE AL 30 DE JUNIO DE 2001
ANTIGUEDAD Menos de 30 das 30 a 60 das 60 a 90 das Ms de 90 das MONTO DE LA CUENTA 135.000 65.000 32.000 5.000 PORCENTAJE 57.0 27.5 13.5 2.0 100%

Total de cuentas por cobrar 237.000

Nota: Ejemplo del autor Los resultados obtenidos de la tabulacin constituyen un medio para comparar los perodos de cobro establecidos en las condiciones del crdito concedido con el tiempo

que se toman los deudores para pagar sus cuentas. De tal manera que, de acuerdo con ello, la actividad de conceder crditos podra tomar medidas correctivas para regular las condiciones; en consecuencia la firma debe ser, en cierto grado, estricta en la concesin de crditos. La decisin en este respecto estar de acuerdo a la antigedad de los vencimientos de la cuenta y la poltica de conceder ms crditos. Utilizando el perodo medio de cobro es posible determinar si los deudores se toman ms del tiempo concedido para cancelar sus cuentas. Se recomienda utilizar el clculo de este perodo medio de cobros de acuerdo a como ya ha sido ampliamente tratado e ilustrado en el captulo IV. a. Control sobre los cobros.

La observacin de las actividades de cobranza podra ser una de las tareas ms difciles para la establecer un criterio sobre el establecimiento de la responsabilidad en el caso del incumplimiento de los clientes. En caso de prdida, la evaluacin que se hizo del crdito concedido pudo haber sido deficiente; as como tambin debido a fallas en el control de los cobros. Las tcnicas utilizadas para controlar la concesin de crditos pueden utilizarse para los cobros, clasificacin por vencimiento y perodo de cobranza; as como otras tcnicas; tales como, como rotacin de las cuentas por cobrar, clculo de porcentaje de cobros en relacin con las ventas a crdito. De acuerdo a lo anterior, el sistema de control establecido debe ser capaz de indicar a la gerencia de crdito y a la gerencia de cobranza sobre la necesidad de:

Aumentar las ventas a crdito o disminuirlas; o, adoptar una poltica ms agresiva para acelerar los cobros.

A travs de la clasificacin por edad o antigedad de las cuentas por cobrar pueden determinarse las cantidades dejadas de cobrar. Mediante el clculo del perodo medio de cobranza los das de atraso en los cobros. Puede utilizarse otro indicador para controlar los crditos y cobranzas como lo es la rotacin de las cuentas por cobrar, lo cual puede calcularse de la siguiente manera:

As, utilizando los datos de la tabla V.1 y asumiendo un nivel de ventas de $1600.000 se tiene:

Al dividir los 360 das del ao entre la rotacin de las cuentas por cobrar es tambin posible obtener el perodo medio de cobros: As el perodo promedio de cobranza estara dado por la frmula:

Con este procedimiento se obtendra el mismo resultado que con la aplicacin de la formula general, ya explicada con anterioridad.

Esto significa que:

Si se quiere expresar en trminos de moneda los das de atraso en los pagos, se calcula el perodo medio de cobranza y luego se compara con el establecido por la empresa como norma para sus operaciones de ventas a crdito; finalmente, la diferencia obtenida se multiplica por el valor de la venta diaria promedio. La venta diaria promedio puede calcularse dividiendo el total de ventas entre el nmero de das del ao (360 das) se ha obtenido utilizando el ao comercial de 360 das en vez de 365 un mes =30 das. De tal manera que considerando el ejemplo anterior la venta diaria promedio sera

Entonces la venta promedio diario de $4.444,44. En el ejemplo anterior se haba determinado un perodo medio de cobranza de 53 das, y segn las normas de la empresa el plazo mximo que se concede es de 30 das por lo cual el atraso en las cobranzas sera de 23 das y si se multiplica este resultado por el promedio de ventas diarias se tendra: 23 das x 4.444,44 $/da = 102.222,12 Lo cual reflejara el exceso en la inversin en cuentas por cobrar ocasionado por la lentitud en los cobros, o bien por una poltica de concesin de crdito no controlada, con la consiguiente falla en el presupuesto de efectivo por los fondos que se dejan de percibir al atraso de las cuentas. El departamento de crdito debe emprender una efectiva labor de supervisin de manera que pueda vigilar las cuentas para asegurarse de que las facturas se presenten a tiempo a los deudores tomando en cuenta las consecuencias de la lentitud de cobros. d. Monto o nivel de la inversin en cuentas por cobrar. El monto de la inversin en cuentas por cobrar est determinado por los siguientes factores: 1. 2. 3. 4. 5. Condiciones de crdito concedidos a los clientes que son considerados que lo merecen. Las polticas y prcticas de la empresa para determinar que clientes han de recibir crdito. Las prcticas de pago de los deudores. La exigencia de las polticas y de las prcticas de cobro del acreedor. El volumen de las ventas a crdito. En la teora, cada empresa goza de autonoma para establecer las condiciones de ventas que mejor convengan a sus objetivos y circunstancias. Una organizacin puede abstenerse de vender a crdito (pago contra entrega o contado) para evitar que sus fondos estn convertidos en cuentas por cobrar y evadir el riesgo de sufrir prdidas por cuentas imposibles de cobrar. Asimismo, puede usar una poltica de concesin de crdito generosa como un instrumento agresivo para efectuar las ventas. Es comn que en la prctica, las condiciones de crdito que ofrece la competencia presionen a la empresa a ofrecer las suyas en una forma, al menos, tan generosas

1.

como las de sus competidores. Por lo tanto, es posible que en un ramo determinado de la industria todos los acreedores imponen las mismas condiciones para la venta a crdito de un determinado producto. As, por ejemplo; los fabricantes de pinzas para el pelo podran establecer para la venta del producto, condiciones 2/10, n/30, los fabricantes de alambre pas, pueden establecer 3/10, n/45, productores de caf molido no conceden crditos por ms de 15 das. No obstante una empresa, a menos que haya un acuerdo formal entre los comerciantes del ramo, puede establecer condiciones ms favorables que los competidores. 2. Condiciones de crdito a los clientes. Las empresas otorgan crdito slo a aquellos clientes que se consideran riesgos aceptables. En consecuencia, pueden aplicarse condiciones de pago al contado, o de plazo para el pago ms corto, para aquellos clientes cuyo riesgo no se considera conveniente aceptar, o porque la informacin que se tiene es insuficiente para formarse un juicio al respecto. La poltica de la empresa para conceder crditos incide en el nivel o tamao de la inversin en cuentas por cobrar. En tal sentido, esta inversin ser mayor mientras ms liberal sea la poltica adoptada. La aplicacin de esta poltica producir un efecto contrario en la medida que la empresa sea ms restrictiva o exigente para realizar ventas a crdito. 3. Las polticas y prcticas de la empresa para decidir que clientes merecen la concesin de crdito. 4. Las prcticas de pago de los deudores. Existen casos en los cuales las empresas ofrecen descuentos por pronto pago a clientes que cancelen sus facturas en un plazo previamente establecido y antes de la fecha de vencimiento. As, por ejemplo; a clientes con estas caractersticas se les dara un 3% de descuento por pagar dentro de los primeros 15 das una factura que vence a los 30 das (3/15, n/30); En estos casos se presentan dos alternativas: aprovechar el descuento pagando antes del (o en el) decimoquinto da, o no tomar el descuento pagando a los 30 das. Como consecuencia, la alternativa escogida por el cliente afecta tanto el perodo medio de cobros como el tamao de la inversin en cuentas por cobrar. Si una empresa vende normalmente $1.600.000 al ao en condiciones 2/10, n/30, suponiendo que los clientes no aprovechan el descuento y paguen a 30 das, entonces la inversin media en cuentas por cobrar (IMCC) sera:

entonces

As, Bs.133.333,33 sera el monto promedio de la inversin en cuentas por cobrar si todos los clientes pagasen a 30 das. Este procedimiento tambin es vlido para evaluar si el saldo de las cuentas por cobrar guarda consistencia con las polticas de plazos de la firma. Si todos los clientes aprovechasen el descuento y acostumbran pagar sus cuentas antes de (o en el) dcimo da la inversin promedio ser:

Si se espera que del total de las ventas, $600.000 se recuperara antes del (o en el) dcimo da y $1.000.000 a 30 das entonces el nivel medio de la inversin sera:

Entonces inversin media en cuentas por cobrar = Bs. 1.000.000 A travs del ejemplo anterior, puede observarse como las prcticas de pago de los clientes afectan el tamao de la inversin en cuentas por cobrar. A pesar de que es difcil hacer una prediccin sobre los cobros futuros, en relacin a nivel de las cuentas por cobrar, la experiencia en cobranzas de la empresa puede proporcionar una buena base para emitir un juicio sobre los hbitos de pago de los clientes. Estas comprobaciones de perodo de cobro pueden hacerse comparando la inversin media que la firma debera mantener en cuentas por cobrar con el saldo actual de este rubro. Asimismo, el tiempo promedio que utilizan los clientes para hacer sus pagos puede compararse con el plazo que normalmente concede la empresa para recibir la cancelacin de las cuentas por cobrar. Debe tomarse en cuenta que, an cuando se establecen condiciones estrictas de crdito, los clientes pueden abusar de ellas. As, por ejemplo; existen clientes que habitualmente, y en forma intencional, se toman un tiempo adicional para pagar sus obligaciones comerciales; en tal caso, al vendedor no le queda otra salida que enviar un recordatorio al deudor y resignarse a que se rebasen sus condiciones de crdito antes que perder sus ingresos de venta que tendra de este cliente. 4. Este otro factor se refiere a la preocupacin de los acreedores por el cobro de las cuentas ya vencidas y el grado de presin que puedan ejercer para obtener pagos puntuales. Si estas polticas y practicas tienen un efecto en las prctica de pago de los clientes, tambin afectarn el tamao de la inversin en cuentas por

cobrar. Mientras menos agresivo sea el vendedor en sus cobros mayor ser la inversin en cuentas por cobrar y ms tiempo tardara en recuperar el importe de sus acreencias. 5. 6. Las exigencias de las polticas y prcticas de cobro del vendedor. El volumen de las ventas crdito.

S los dems factores mencionados anteriormente se mantienen constantes, es de esperar que cualquier aumento que haya en la inversin en cuentas por cobrar sea debido al aumento de la ventas a crdito. Si los deudores pagan puntualmente en el corto plazo estipulado, y la poltica de cobros es eficiente entonces el lapso de tiempo entre los cambios en el nivel de ventas y los cambios que se produzcan en la cuentas por cobrar es corto, si el nivel de las cuentas por cobrar estar acorde con las polticas de crdito y cobranzas fijadas por la empresa. CAPITULO VI CUENTAS INCOBRABLES: ESTIMACIN DE CUENTAS INCOBRABLES; ASPECTOS LEGALES Cuentas incobrables. Las ventas a crdito, como se haba dicho anteriormente involucran un gran riesgo. Algunos deudores se retrasan en forma considerable en el pago de sus facturas a crdito; otros, en definitiva, no pagan. Resulta difcil clasificar de manera precisa a los solicitantes de crdito. Si esto fuera posible, se presentaran muy pocos problemas para lograr el xito de la actividad crediticia. Debido a la situacin de incertidumbre los riesgos no pueden ser eliminados. Existe siempre la posibilidad de mantener cuentas cuyo cobro sea considerado imposible. Las cuentas dejadas de cobrar, porque los esfuerzos realizados para hacer las recuperaciones han resultado infructuosos, obviamente significan prdidas; por lo tanto deben ser reconocidas como tales. En consecuencia, disminuirn las utilidades de la empresa y tambin afectarn las finanzas del negocio por los montos en dinero dejados de percibir y el costo incurrido en la venta a crdito efectuada. Aspectos relativos a los problemas de cobranza se tratan en el captulo III. Estimacin de cuentas incobrables. Cuando una empresa tiene determinada inversin en cuentas por cobrar est actuando bajo condiciones de incertidumbre y riesgo. Por tanto, debe estimarse la probabilidad que existe de recuperar los montos de todas las cuentas por cobrar. Es decir, la determinacin de la probabilidad hay de no efectuar la recuperacin de las cuentas de cobro dudoso. Como consecuencia de esta estimacin, resultar la cantidad de dinero que se asignara como prdida causada por no haber recuperado el valor en cuentas, probablemente, imposibles de cobrar.

Debe tenerse presente, en el tratamiento de las cuentas por cobrar, que el crdito es una consecuencia de los ingresos por ventas. Tales ingresos han de ser disminuidos en el estado de resultados por el monto calculado para las prdidas en cuentas incobrables. Para los efectos el contables, el registro se efecta mediante una cuenta de gastos que refleje el gasto por incobrabilidad. Regularmente, en la contabilidad se denomina esta cuenta de gastos de varias maneras; tales como, prdida en cuentas incobrables, prdida por cuentas malas, prdida en cuentas de cobro dudoso, y otras denominaciones afines; pero, todas con el mismo significado. Cuando se efecta la estimacin del gasto por cuentas incobrables, normalmente se establece una reserva o provisin para cuentas incobrables. Esta provisin se deduce del monto de las cuentas por cobrar en el balance general. Asimismo, debe ser calculada en una cantidad suficiente como para cubrir las prdidas que se deriven de la incobrabilidad de las cuentas. La estimacin de las cuentas incobrables, normalmente, es una labor del contador. La provisin puede establecerse de acuerdo basarse en resultados obtenidos de la experiencia en cobros de la empresa: As, pueden utilizarse alternativamente los mtodos que se exponen a continuacin: 1. Con base a un promedio de los perodos de varios de los ltimos aos.

El promedio de prdidas de varios de los ltimos aos puede ser utilizado para hacer la estimacin de cuentas incobrables correlacionndolo: a. b. c. a. Total de ventas. Total de ventas a crdito. Saldos a final de ao de cuentas por cobrar. Se obtiene dividiendo el promedio de prdidas de los aos considerados entre el promedio de las ventas totales de cada uno de esos aos y multiplicando por cien. As resulta el porcentaje aplicable al total de ventas para estimar las cuentas incobrables correspondientes al perodo para el que se efecta el clculo. A manera de ilustracin, si una empresa suministra los siguientes datos para los ltimos cinco aos:
AOS TOTAL DE VENTAS (EN $) PERDIDAS EN INCOBRABLES (EN $) 1 2 500.000 520.000 7.000 7.500 CUENTAS

3 4 5

510.000 530.000 525.000 2.585.000

6.000 4.500 8.000 32.000

b.

c. d. e. f. g. Entonces el estimado sera = 1,20 % Luego la prdida estimada para el ltimo ao ser $525.000 x 0.0120 = $6.300 i. Mtodos basados en las ventas de crdito: Promedio de prdidas con relacin al total de ventas.

Se utiliza un procedimiento anlogo al anterior suponiendo el caso anterior con el promedio de prdidas de Bs. 6.400.
AOS VENTAS A CRDITO (EN $) 1 2 3 375.000 390.000 400.000

4 5

410.000 415.000 1.990.000

Entonces el porcentaje aplicable como gastos sera:

Entonces la prdida asignada al perodo sera de: Bs. 415.000 x 0.0161 = 6.681,50 c. Mtodos basado a las cuentas por cobrar.

El procedimiento es similar a los dos anteriores: si el promedio de prdidas es de $6.400 y los saldos finales de las cuentas por cobrar en los ltimos cinco aos son los que se detallan a continuacin:
AOS 1 2 3 4 5 CUENTAS POR COBRAR $100.000 125.000 95.000 140.000 50.000

 $610.000

Entonces el porcentaje de cuentas incobrables sera:

Luego la cantidad total designada a cuentas incobrables sera de: $150.000 x 0.0525 = $7.875. Esta cantidad sera el monto equivalente al saldo que debe tener la provisin para cuentas incobrables. Slo sera computable con un gasto el total de este monto cuando se crea dicha provisin. Despus de creada la provisin, el monto considerado como un gasto sera aquel que iguale el saldo anterior de la provisin para cuentas incobrables con el monto calculado para dicha provisin. As por ejemplo si el saldo de la provisin para fines del ao anterior era de Bs. 6.500, entonces la cantidad a considerar como un gasto del perodo sera de Bs. 1.375, luego el monto de la provisin llega a los Bs. 7.875 calculados. En la contabilidad se reflejara de la siguiente manera: PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES
DEBE HABER $6.500 Saldo anterior $1.375 Costo perodo actual $7.875 Saldo ajustado de la provisin

1.

Mtodo de la clasificacin de cuentas de acuerdo a su antigedad.

Consiste en realizar el anlisis de las cuentas por cobrar de acuerdo a su vencimiento. Incluye tanto las cuentas no vencidas como las ya vencidas. Supngase una empresa que tiene en su total de cuentas por cobrar $500.000; considerando para las cuentas

no vencidas el 1% de incobrabilidad; para las cuentas vencidas de 1 a 30 das el 5%, de 31 a 60 das el 10%, de 61 a 90 das el 25% y ms de 90 das el 50% de incobrabilidad; la tabulacin de los datos es la que se presenta aparece en la tabla VI.1; se determina una previsin para cuentas incobrables de $15.400, lo cual se considera la prdida normal por concepto de cuentas incobrables. Los mtodos de clculo del estimado de prdidas en cuentas incobrables que se han descrito anteriormente, tiene como objeto principal determinar que monto de las cuentas incobrables debe ser cargada a los gastos peridicos en la contabilidad de la empresa y asignar los montos que deben deducirse en el balance general del valor total de las cuentas por cobrar como previsin para cuentas incobrables. Los aspectos legales referentes a las prdidas en cuentas incobrables estn comprendidos en las leyes de impuesto sobre la renta, las cuales sern aplicadas de acuerdo al pas en que se desempea la empresa, as como la prescripcin de cuentas cuyo cobro no ha sido gestionado dentro de cierto nmero de aos. ASPECTOS LEGALES. La administracin de cuentas por cobrar debe considerar las disposiciones legales que se relacionen con las cuentas por cobrar; la legislacin impositiva, la legislacin civil, la legislacin mercantil y penal, estn relacionadas con la concesin de crditos, su recuperacin y prescripcin (legalmente incobrables) . En virtud de la dinmica de las leyes, las mismas estn sujetas a constantes cambios y aplicacin de jurisprudencias que influyen en su interpretacin. Consecuentemente, se recomienda al responsable de la gerencia de crdito y cobranzas referirse a la ley que sea aplicable a cada situacin y estar en constante comunicacin con el departamento legal; tanto para asesora como en el tratamiento de las cuentas de cobro dudoso. CAPITULO VII CREDITO Y PROCESAMIENTO CONTABILIDAD Y CONTROL ELECTRNICO DE DATOS,

La contabilidad de cuentas por cobrar forma parte del sistema contable de una empresa. Su tratamiento cobra mayor importancia debido a que gran parte de las operaciones fluyen a travs de las cuentas por cobrar, el monto del total de ventas a crdito y los cobros de cuentas pendientes. El rubro de cuentas por cobrar de una empresa comprende las deudas que contraen sus clientes cuando stos le compran bienes y/o servicios. En consecuencia, estas operaciones originan trabajos de contabilidad, as como tambin gastos de administracin. Por estas razones, para mantener un registro y control contable y administrativo eficiente sobre los crditos en circulacin es recomendable la implantacin de mecanismos de registro y control acordes con la tecnologa ms moderna. Sobre este tpico se hace referencia detallada a continuacin. Registro de la informacin de crdito

Contiene los primeros contactos hechos con los clientes, a travs de pedidos o solicitudes de crdito. Antes de que se efecte la venta a crdito el acreedor debe investigar el caso. Este registro, precisamente, es para mantener la informacin sobre los clientes provenientes de las fuentes utilizadas como informes de agencias estados financieros, referencias comerciales y bancarias. El registro debe estar diseado de manera que pueda ser capaz de almacenar futuras referencias, de manera que pueda hacer adiciones en la medida que se reciban nuevas informaciones.

PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS (PED) Los procedimientos estudiados hasta ahora en el presente trabajo bibliogrfico para la administracin del flujo efectivo de fondos generados por las cuentas por cobrar, tienen su base en el manejo de un flujo fsico de informacin. Es decir, para acelerar los cobros y hacer ms lentos los pagos, el medio ms utilizado por organizaciones menos eficientes es la transferencia de papel. Sin embargo, cada vez ms los fondos fluyen en forma electrnica, tanto para los cobros como para los pagos. Las razones de esta evolucin son de dos tipos: 1. Los cambios en las regulaciones de las instituciones financieras y los avances en los sistemas de informacin basados en computadoras as como en las comunicaciones electrnicas han permitido una competencia mayor entre las instituciones financieras. A la mayora de estas instituciones se les ha permitido ofrecer una diversidad de mucho mayor amplitud de cuentas e instrumentos. Esta mayor flexibilidad ha afectado tambin a los mecanismos de pago. Cambios en las regulaciones de las instituciones financieras. Aplicaciones de la computacin en la administracin del efectivo y transferencia electrnica de fondos.

2. 3.

El segundo aspecto del entorno cambiante es la creciente complejidad de las aplicaciones de computadora en la administracin del efectivo y en las transferencias electrnicas de fondos. Una de ellas, con la cual muchos estamos familiarizados, son las tarjetas plsticas con codificacin magntica que pueden ser empleadas para obtener efectivo, para traspasar fondos de una cuenta a otra, para pagar cuentas, para obtener prstamos y otras 0operaciones. Estas operaciones se pueden llevar a cabo en una institucin financiera, en una mquina electrnica automtica de pago que esta operando las 24 horas del da y en ciertas tiendas de ventas al menudeo. En las tiendas es posible pagar una compra con una de stas tarjetas, pues los fondos se transfieren en forma electrnica del cliente a la tienda, la ventaja para el comerciante es obvia; tiene la seguridad de que los pagos por las compras son buenos y que se realizan de inmediato. Al mismo tiempo se reduce la posibilidad de cheques sin fondos utilizando los sistemas de garanta que le ofrecen varios bancos. Con este tipo de sistema el cheque del cliente es analizado en una forma

electrnica y verificado por una computadora. Debido a que el banco garantiza los cheques que comprueba, el comerciante no queda expuesto a prdidas por cheques sin fondo. En la figura VII.1 se muestra un ejemplo de la transferencia electrnica de fondos. El proveedor, la compaa Y, enva una factura a su cliente, la compaa X, en la fecha de pago adecuado, la compaa X da instrucciones a su banco de pagar al proveedor mediante un procedimiento preestablecido.

FIGURA VII.1 NOTA: ADAPTADO DE VAN HORNE, J.C. (1993) Las instrucciones se pueden transmitir a travs de redes electrnicas de computadoras. En ese momento el banco debita la cuenta de la compaa X y acredita en forma directa o transfiere mediante va electrnica el crdito al banco de la compaa Y, al mismo tiempo que comunica por va electrnica la informacin de respaldo. El ltimo banco acredita la cuenta de la compaa Y, envindole la informacin de respaldo, tambin en forma electrnica . en ese momento, la compaa Y se encuentra en posicin de actualizar sus registros de control de cuentas por cobrar. Adems de pagar cuentas, se pueden utilizar las transferencias electrnicas de fondos para depositar las nminas en forma automtica en la cuenta de los empleados, para pagar impuestos y hacer pagos de dividendos y otros tipos. En lugar de una transferencia de fondos directa a travs de los bancos, se puede realizar la transferencia mediante una cmara de compensacin automtica .. Algunas de las principales agrupaciones incluyen CHIPS , los bancos de Clearing House Interbank System of New York, para ajustes al da siguiente; SWIFT, la Society of Worldwide Interbank Financial Telecommunications, compuesta por cientos de bancos en el mundo entero que permiten transferencias internacionales, y NACHA, el National Automated Clearing House Association, integrado por miles de bancos e instituciones de crdito y adecuado para transferencias de lotes de alto volumen. En

stas y otras agrupaciones el sistema de transferencia electrnica de datos se desarrolla en forma continua a medida que surjen nuevos avances en el establecimiento de redes electrnicas de comunicacin. Por supuesto, con las transferencias electrnicas de fondos se eliminan los fondos en circulacin. A diferencia de las transferencias de documentos, no existen fondos sin cobrar, pues se debita la cuenta de una de las partes al mismo instante en que se acredita de la otra. Para algunas corporaciones, la prdida de los fondos en circulacin en los pagos es un costo demasiado grande para pagarlo. Lgicamente, los beneficios son indudables debido a la posibilidad de ejercer un control ms estricto sobre los pagos ya a que se conocen con seguridad las fechas de las liquidaciones. Estos tipos de comunicaciones por va electrnica, por lo general, mejoran las relaciones con proveedores. No obstante, tal vez estos beneficios no compensen el costo de reducir los fondos en circulacin; pero, al menos contribuyen a minimizarlos. Debido a que la banca electrnica necesita mucho capital, el costo por operacin se reduce a medida que aumente el volumen. Desde luego, esto ha ocurrido en los ltimos aos y gran parte de los ahorros se pasan a los usuarios de los servicios financieros. El cliente se beneficia de la intensa competencia entre las instituciones financieras y los grandes comerciantes detallistas (al menudeo) que brindan servicios financieros. Para la empresa, la banca electrnica significa menos tiempo en el cobro de cuentas por cobrar, un control ms eficiente del efectivo y quiz una reduccin en los costos de prestar servicios. De acuerdo a lo anterior, las tcnicas de la banca electrnica pueden aportar mayores beneficios econmicos en los saldos de efectivo. A su vez, el desarrollo de estas tcnicas dependen en parte del nivel de las tasas de inters en los mercados financieros. Por supuesto, cuanto ms alta sea la tasa de inters, ser mayor al costo de oportunidad de conservar efectivo en caja y se vuelven ms atractivas las tcnicas electrnicas de banca, si todos los dems factores son iguales. No obstante, por lo general el uso de una nueva tcnica de administracin de efectivo representa importantes costos iniciales. Por tanto, una vez que esta en uso un nuevo mtodo, existe la tendencia a mantenerlo sin modificaciones si posteriormente las tasas de inters llegaran a ser menores. La cuenta de saldo cero constituye otra innovacin, de la cual se transfieren automticamente los fondos a valores cuando existen excedentes y se retornan cuando existen dficit. En algunas ocasiones, el dficit se cubre con un convenio preestablecido de sobregiro ( prstamo) con el banco. Con una cuenta de saldo cero, como implica su propio nombre, no se mantienen inactivos fondos en forma innecesaria. Por lo general, el manejo de este tipo de cuenta genera intereses similares a los de cualquier prstamo bancario.

Compras prepagadas Un caso similar ocurre cuando los clientes depositan a los proveedores cierto monto de dinero a cuenta de futuras compras sin que esto genere intereses a favor del vendedor. El cliente adquiere el derecho de obtener un bien o servicio a cuenta del dinero que el proveedor ha recibido y acreditado en su cuenta. A medida que el cliente recibe dicho bien o servicio el proveedor dbitos en su cuenta por el valor de el servicio que le ha sido prestado o por los bienes que le han sido entregados. Ejemplos de estos tipos de transacciones, lo representan las compaas de telfono tanto por cable como celular, las tiendas por departamentos cuando no requieren del cliente el uso de su tarjeta de crdito. Cheques con fecha anticipada Aunque constituye una prctica ilegal, muchos comerciantes aceptan de sus clientes cheques con fecha anticipada. Su nica garanta est constituida por la honestidad del cliente. Adems el comerciante debe poseer la habilidad para detectar, en el banco donde el cliente maneja su cuenta, el momento en que el emisor del cheque dispone de los fondos suficientes para honrar el compromiso. Un riesgo adicional de esta tipo de transaccin ocurre con el fallecimiento del emisor antes de la fecha futura de emisin del cheque. Si se comprueba que el emisor no existe fsicamente para la fecha de emisin del cheque, este documento carece de validez puesto que se demuestra que fue emitido con fecha anticipada; esta transaccin este tipo de transaccin est prohibida la mayora de las legislaciones mercantiles. As, el Cdigo de Comercio Venezolano, en su artculo 494, establece severas sanciones para los emisores y aceptantes de cheques con fecha anticipada; simplemente, se trata de emisin y aceptacin de cheques sin provisin de fondos con el consentimiento tanto del acreedor / proveedor como del cliente. METODOS MODERNOS PARA ARCHIVOS Y REGISTROS DE COBRANZA La informacin referente a crdito y cobranza debe estar dispuesta de tal manera, fcilmente la localizacin rpida de las cuentas vencidas, para hacer recordatorios a los deudores de los pagos vencidos pendientes y continuar la cobranza hasta que se reciba el pago. Debe llevarse tambin archivo de toda correspondencia enviada o recibida del cliente en el procedimiento de cobranza. Si las operaciones realizadas en el trabajo de crdito son muy grandes, se puede realizar mediante procedimientos separados, de tal manera que estas operaciones puedan ser manejadas por funcionarios especializados. Las cuentas nuevas es usual que sean mantenidas por separado hasta determinado tiempo. Las cuentas vencidas se pueden clasificar por tipo y cada una de manera especial. Las necesidades del acreedor sern las que determinarn el sistema de registro y archivo ms conveniente. ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE CRDITO Y COBRANZAS.

La forma como estn organizadas las actividades de crdito y cobranzas, as como las funciones relacionadas con ellas, van a depender del volumen de operaciones y del nmero de clientes que necesite controlar la empresa. Una empresa pequea, con pocos clientes y poco volumen de operaciones, administrara sus cuentas por cobrar sin necesidad de tener dentro de su organizacin un departamento de crdito. Tampoco necesita un departamento de cobranzas para recuperar las cuentas por cobrar, bastara designar para ello, uno o tal vez dos empleados con conocimientos de administracin de crdito para realizar tales funciones y las decisiones sobre crdito las toma el gerente de la empresa. Pero en la medida que la empresa crece, y de acuerdo al volumen de clientes y transacciones, pueden agrupar estas actividades en divisiones que pueden adoptar diferentes denominaciones tales como: Departamento de Crdito, Gerencia de Crdito, Departamentos de Crditos y cobranzas, Seccin de Crdito y Cobranzas. Bajo cualquier denominacin de la cual sea objeto en la empresa, la actividad de crdito y cobranzas debe desarrollar tres actividades especiales. 1. Aprobacin de crdito a clientes determinados en condiciones equitativas; es decir, tanto a conveniencia del cliente como a conveniencia de la empresa. 2. Control de los cobros de las cuentas para garantizar que se hagan los esfuerzos necesarios para cobrar las deudas en la medida en que estas se vayan venciendo. 3. Recuperacin de cuentas. En el caso de las cuentas que parecen haberse convertido en incobrables (clientes que aparentemente no pueden o no tienen la intencin de pagar), los responsables de crdito y cobranzas tienen que planificar los esfuerzos que sean apropiados, y ponerlos en marcha, para hacer efectivos los cobros de las cuentas y evitar las prdidas. Las tres funciones sealadas anteriormente pueden estar organizadas en un departamento de crdito y cobranzas, con un gerente y personal suficiente para la administracin de cuentas por cobrar, si las operaciones as lo requieren. Dependiendo este gerente de crdito y cobranzas del gerente general de la empresa (fig. VII.2.) Si las operaciones son ms exigentes, y la organizacin anterior no es suficiente pudieran dividirse las actividades del departamento de crdito y cobranzas en dos subdivisiones o secciones, cada una con un jefe y bajo la supervisin del gerente de crdito y cobranzas. Esta gerencia a su vez depender del gerente general de la empresa ( fig. VII.3). Asimismo, las funciones pueden llegar a especializarse dentro de la empresa; de tal manera que, la funcin de crdito y cobranza puede estar organizada en funciones ms especificas. Pero que en todo caso tal la divisin de funciones agrupadas en diferentes departamentos (ver Fig. VII.4) depender de las necesidades de la empresa para ejercer una administracin efectiva de las cuentas por cobrar.

FIGURA VII.2

FIGURA VII.3

FIGURA VII.4 CAPITULO VIII LA ADMINISTRACION Y CONTROL DEL CREDITO Y EL CONCEPTO DE MERCADOTECNIA INTEGRADA Los diversos departamentos de la organizacin deben comprender que las acciones que emprenden, adems de las actividades de los agentes de ventas y de la fuerza vendedora, ejercen una influencia relevante en la capacidad de la firma para crear y retener clientes. El efecto que tienen las cuentas por cobrar y la funcin de mercadotecnia en las finanzas de una organizacin es decisivo en la produccin de ganancias que magnifiquen el valor de sus acciones. Las cuentas por cobrar recuperadas representan flujos de caja positivos generados de las ventas causadas por la aplicacin de las estrategias de marketing orientadas hacia la creacin y retencin de clientela. La labor de captacin de clientela genera elevados costos de promocin. No obstante es necesario considerar que la prdida de un cliente que no fue bien tratado por el departamento de crdito, a causa de una demora temporal en sus pagos, ocasionar una prdida en los gastos de promocin aunque la cuenta sea "totalmente recuperada". Debe ser considerada la porcin de los gastos de promocin aplicables a clientes no retenidos; estos clientes estn incluidos dentro de los gastos de promocin incurridos en su captacin a travs de la labor de mercadotecnia. Significa tambin que dentro de la funcin de mercadotecnia como tal, existe una inteligente adaptacin y coordinacin de "Las Cuatro Ps" Producto: Bien / servicio Precio: Local, regional, nacional, internacional Plaza: Canales de distribucin en relacin con localizacin geogrfica de los consumidores. Promocin: Gerencia de las estrategias promocionales y publicitarias: As se tienen las siguientes relaciones de correspondencia:

RELACION DE CORRESPONDENCIA DE "LAS 4Ps" DEL MARKETING

COMPONENTE PRODUCTO SE CORRESPONDE CON: NECESIDADES Y DESEOS DEL CONSUMIDOR

PRECIO PLAZA PROMOCION

CALIDAD DEL BIEN / SERVICIO PRECIO Y CALIDAD DEL PRODUCTO CANALES DE DISTRIBUCION, PRECIO Y CALIDAD DEL PRODUCTO

FUENTE: Beaufond, R. Gua de Mercadeo Turstico, (indito) UDO / EHT, 1997. La mercadotecnia integral debe, por tanto, cubrir cada actividad de los negocios que pueda afectar las actitudes actuales y futuras de los clientes. Esto incluye: a. b. c. d. Respuestas dilatorias por organizacin deficiente de oficinas. Segn Envo de recordatorios por deudas que ya han sido pagadas. Promesas incumplidas por un mal control de distribucin (control de intermediarios). e. Dudosa identificacin de los clientes y de la naturaleza de sus negocios. f. Clara conviccin de que marketing abarca todas las funciones y empleados y la investigacin del marketing debe incluir esta parte. g. Tener claro que se requiere determinar la posicin comparativa del negocio en trminos de marketing integral. La clasificacin del mercado segn su estructura funcional, se fundamenta en el hecho de que la oferta de mercado de la empresa (4Ps) se confronta con las 6 "O" de la demanda o clientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ocupacin- quines son los ocupantes o usuarios?. Objetivos - qu compran?. Ocasiones - cundo compran?. Organizacin - quin (es) interviene(n) en la compra?. Objeto - por qu compran? Operaciones - cmo compran?.

LOS CLIENTES COMO RECURSOS DE LA ORGANIZACION Si la actividad crediticia involucra un alto riesgo para la organizacin, un riesgo mucho ms alto lo representa una baja rotacin de activos por ventas de bienes y/o servicios no realizadas. Como fue comentado anteriormente, la labor de mercadotecnia para la captacin de clientes implica altos costos de promocin. Una vez captado el cliente, su prdida significa, a su vez, una prdida financiera y una prdida de mercado para la firma.

De acuerdo a lo anterior la empresa debe emprender planes de accin para la retencin de sus clientes que impliquen tanto o mayor esfuerzo que el realizado para captarlos. Una organizacin crece en operaciones en la medida que aumente su clientela. No obstante, la firma difcilmente podra aumentar el volumen de sus operaciones si los nuevos clientes fundamentalmente reemplazan a los actuales. En consecuencia, la firma debe establecer un balance mediante el cual determine que los beneficios obtenidos por las nuevas captaciones de clientes superan, o al menos igualan, a los dejados de percibir por los clientes que se alejan de la empresa por presentar dificultades para cancelar sus obligaciones. DESARROLLO Y MEJORAMIENTO DE LA CLIENTELA La mayora de las organizaciones invierten gran parte de sus recursos financieros en el desarrollo de sus recursos humanos. A travs de innumerables mtodos de entrenamiento para que sus recursos humanos se perfeccionen. Asimismo, las firmas deben desarrollar programas para el desarrollo y mejoramiento de su clientela utilizando la gerencia de mercadotecnia. La investigacin de mercadotecnia no debe utilizarse en forma exclusiva para la captacin de clientes o determinar el grado de satisfaccin de los clientes con el consumo de un determinado bien / servicio. Debe disear adems programas de conservacin de la clientela, determinar las causas y posibles soluciones en caso de insolvencia relativa. Los programas orientados hacia la recuperacin del valor crediticio de los clientes incluyen : Requerimiento de depsitos de garanta hasta que el cliente demuestre su deseo de pagar puntualmente. Pueden exigirse fianzas comerciales o personales con garanta de bienes muebles o inmuebles. Refinanciamiento de crdito con altas facilidades de pago y pagos globales a cuenta de capital e intereses (cuotas baln) Ingresos de los clientes controlados de mutuo acuerdo con la condicin de que una parte sea destinada al pago de la deuda contrada con la firma acreedora y otra para el financiamiento de las operaciones normales del deudor. Esto no significa que exista un embargo de los ingresos del cliente puesto que es un acuerdo entre el deudor y el acreedor. Cualquiera de la modalidades del deudor, bien sea en la forma de persona natural o de persona jurdica, los responsables de pagar las cuentas son esencialmente seres humanos sujetos a los vaivenes de la economa. Por lo tanto, en el largo plazo es posible que un cliente que haya sido excelente en su record de pagos caiga en insolvencia relativa. Asimismo tambin es posible que un cliente haya cado temporalmente en insolvencia y luego, de manera gradual, pueda recuperarse totalmente.

Finalmente, debe recordarse que el cliente es un componente fundamental de la cuota de mercado que le corresponde a la empresa acreedora. En consecuencia, cuando una firma pierde parte de su cuota de mercado es por que la competencia la ha ganado. La gran mayora de los acreedores tratan de subsanar esta situacin a travs de la trasmisin de referencias comerciales negativas sobre los clientes con insolvencia relativa. No obstante, este hecho constituye un arma de doble filo. Ello restringe las posibilidades de recuperacin de los clientes con problemas llevndolos a la bancarrota y a la insolvencia absoluta. En consecuencia, tendrn menos posibilidades de cumplir con sus deudas, las cuales no son compensadas mediante la confiscacin de bienes. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS BACA-URBINA, G. (1997). Evaluacin de proyectos. McGraw Hill, Mexico. BACA-URBINA, G. (1999) Ingeniera Econmica. McGraw Hill. Mexico. BEAUFOND, R.E. (1976. Administracin y control de cuentas por cobrar. Escuela de Administracin y Contadura pblica. UDO BEAUFOND, R.E; MARTINEZ, J.J. (2001) Fundamentos de gerencia de Riesgo. (En proceso de publicacin) CODILCA. Ciudad Guayana / Isla de Margarita, Venezuela. BIERMAN, H. (1983) Administracin Financiera e Inflacin. C.E.C.S.A. BIERMAN, H. (1983) Planeacin Financiera Estratgica. C.E.C.S.A. BLOCH, A. (1991) Ley de Murphy I. Edit. Diana. Mxico _________(1991) Ley de Murphy II. Edit. Diana. Mxico _________(1991) Ley de Murphy III. Edit. Diana. Mxico BOEDO-CURRAS, M (1996) El ajuste por inflacin segn el impuesto sobre la renta al alcance de todos. Librera Destino. Caracas Venezuela. BOLTEN, S.(1992) Administracin Financiera. Ed. Ciencia y Tcnica, C.A. BREALEY & MYERS.(1988) Principios de finanzas corporativas. Mc Graw Hill. BRIGHAM & GAPENSKY.(1983) Study Guide: Fundamentals Management & Financial Management. The Dryden Press. CHIAVENATO, I. Administracin de Recursos Humanos. McGraw Hill. CLANCY, K & SHULMAN, S. (1994) Mitos del marketing que estn matando a los negocios. McGraw Hill. Mexico. COHAN, P. (2000) El negocio est en Internet. Prentice Hall. Mxico. DAVID, F. (1991) La gerencia estratgica. Edit. Legis. Colombia. DE GARMO, P & CANADA, J.(1981) Ingeniera econmica. C.E.C.S.A. Mxico. of Financial

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Manual de crditos y Cobranzas

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Concepto Anlisis de crditos Riesgos de sectores econmicos Requisitos bsicos de crdito Sistemas de crditos Proceso de evaluacin de crdito y cobranza Proceso para la evaluacin de crdito Modalidades de cobro Bibliografa

1. - El CRDITO
1.1.- CONCEPTO.-

En un sentido ms general y ms apegado a la etimologa de la palabra, crdito deriva de la palabra creer, comercialmente entonces digamos que crdito significara el compromiso de pago que adquiere una persona o una institucin sobre la base de la opinin que se tiene de ellos en cuanto a que cumplirn puntualmente sus compromisos econmicos. Entonces tener crdito significa poseer las caractersticas o cualidades requeridas para que otros confen en una persona o institucin y le otorguen su confianza. El crdito permite que usted tome prestado el dinero de maana para obtener algo hoy. Cuando usted usa el crdito para comprar algo, en realidad est prometiendo que cancelar su deuda. Usted est usando hoy su ingreso del futuro

La esencia de una transaccin crediticia es la promesa de pago en una fecha a futuro. Tal promesa puede ser formal y escrita, como en las letras de cambio, cheques, hipotecas. El comercio y la industria funcionan sobre la base del crdito generalmente a corto plazo- entre proveedores y compradores de insumos o productos terminados. Hay varias maneras de ofrecer crdito, tales como las tarjetas de crdito, los prstamos personales, los prstamos para automvil y las hipotecas. Los trminos del pago de su deuda incluyen el pago de un inters. El inters sobre el crdito usualmente es identificado como una tasa de porcentaje anual o APR (Annual Percentage Rate) La APR normalmente se encuentra con los trminos del crdito en la solicitud para crdito, y toma en cuenta la cantidad de tiempo que le tomar saldar el prstamo. Esta tasa puede ser de slo unos pocos puntos de porcentaje, o puede ser mucho ms del 20%. Mientras ms bajo sea el inters, menos le costar saldar su deuda. La tasa de porcentaje anual o APR y los pagos mensuales Es importante entender la diferencia entre la APR y su pago mensual. Su pago mensual incluye:

1.

Una porcin de la cantidad original del prstamo, llamada suma principal o capital. 2. Una porcin de la APR. En otras palabras, aunque su pago mensual sea razonable, si la APR es alta, le ser ms costoso y le tomar ms tiempo saldar la deuda. Muchos prstamos estn diseados de

manera que primero se cancela el inters, y despus se paga la suma principal o capital. Por lo tanto, cuando la APR es alta, el inters probablemente tambin ser alto, y podra haber cargos adicionales. Esto significa que a usted le tomar ms tiempo por lo que le costar ms dinero el saldar la deuda. Cuando compare prstamos, asegrese de fijarse en la APR. Mientras ms baja sea la tasa de inters, mejor ser para usted. Hablar de crdito es tener en cuenta el riesgo desde el punto de vista crediticio, es decir, asumir en quien vamos a confiar para prestar nuestro dinero o a quien vamos a entregar algn producto, creyendo en que el retorno es decir el pago del crdito sea el esperado por nosotros 1.2.- EL RIESGO CREDITICIO En trminos muy simples existe riesgo en cualquier situacin en que no sabemos con exactitud lo que ocurrir en el futuro. En otros conceptos RIESGO es sinnimo de incertidumbre, es la dificultad de poder predecir lo que ocurrir. El riesgo crediticio esta asociado a la incertidumbre sobre los crditos aprobados a terceros y la recuperacin de estos en los plazos definidos, tratando de evitar la morosidad de la cartera de cuentas por cobrar. 1.2.1.- Principales factores que determinan el Riesgo en las empresas Factores Internos, dependen directamente de la administracin propia y capacidad de los ejecutivos de cada empresa Factores externos, tales como la inflacin, tipo de cambio, tasas de inters, todo aquello que afecte la capacidad e pago de los prestatarios

1.2.2.- Riesgo Individual de un Crdito

1.2.3.- Principios Bsicos para evaluacin de crditos Siempre hay que tener presente dos aspectos para la evaluacin de crditos 1. 2. Propsito del crdito: destino, adonde va a recaer el producto Anlisis del crdito: evaluar si el solicitante es sujeto de crdito

La evaluacin de los crditos y su otorgamiento se fija siempre a travs de un rea o departamento de crditos y cobranzas el cual tendr algunas funciones especificas dentro de la organizacin o empresa. 1.2.4.- Objetivos y funciones del Departamento de Crditos El objetivo principal del departamento de Crdito es minimizar el riesgo en las operaciones de crditos a fin de evitar que las cuentas por cobrar corran el riesgo de caer en morosidad alta

Mantener niveles relativamente bajos de un riesgo crediticio, adems que permitan tener una buena rentabilidad y permanencia del mismo. Es muy importante mantener al personal con capacitacin constante sobre las tendencias de las economas en el pas y tener constante capacitacin en el tema de finanzas y decisiones financieras Crear sistemas estndares de evaluacin de crditos Detectar aquellos crditos con riesgos superior a lo normal para hacerles seguimiento ms minucioso Preparar un sin numero de anlisis para futuros ejecutivos de cuentas Realizar estudios sectoriales Realizar estudios de segmento

2. - ANLISIS DE CRDITO
El anlisis de crditos se considera un arte ya que no hay esquemas rgidos y que por el contrario es dinmico y exige creatividad por parte del analista de crdito, sin embargo es importante dominar las diferentes tcnicas de anlisis de crdito, y complementarla con una buena experiencia y un buen criterio, as mismo es necesario contar con la informacin necesaria y suficiente que nos permita minimizar el numero de incgnitas para poder tomar la decisin correcta 2.2.- ASPECTOS CUANTITATIVO DEL ANLISIS DE CRDITOS 2.2.1.- Disponibilidad de Informacin para evaluar un crdito Cuando se analiza un crdito a una empresa, se deber tener presente la calidad de informacin con la que se dispuso para ello, por eso es importante la primera entrevista.

Nunca ser posible tener el 100% de la informacin que uno quisiera pero lo que no puede ser es que se omita informacin que son fciles de obtener tales como:

Informacin de clientes sobre el sector Informacin de proveedores Informacin de Bancos Base de datos internas Base de datos externas Centrales de riesgo Registro Pblicos y Reniec Otras fuentes de informacin

2.2.2.- Aspectos Necesarios en la evaluacin del crdito

El anlisis de crdito debe contemplar un anlisis de los aspectos cualitativos (honorabilidad, administracin, competencia) y cuantitativos (balances, estado de perdidas y ganancias, flujo de caja) El comportamiento de pago de un cliente con una institucin es un elemento muy importante para la decisin de futuros crditos La decisin de crdito definitiva es prever si un cliente podr pagar o no en determinadas condiciones. De preferencia se debe analizar balances de las tres ultimas gestiones Tipo de empresa solicitante del crdito (SRL, SA, Empresas familiares, etc.) Anlisis del sector a donde pertenece la empresa solicitante

2.2.3.- Anlisis de las cuentas del Balance

Cuentas comerciales por cobrar Inventario Activo Fijo Obligaciones Bancarias Obligaciones comerciales Razones o ratios financieros (anlisis)

2.3.- ASPECTOS CUALITATIVOS DEL ANLISIS DE CRDITO Es importante dominar los aspectos cuantitativos, pero no es suficiente. El anlisis de los aspectos o informacin cualitativa es uno de los aspectos ms importantes y al mismo tiempo ms difciles de evaluar de una empresa. Su dificultad se debe a que son aspectos subjetivos, para lo cual debemos tener presente los siguientes aspectos

Anlisis del negocio del solicitante (actividad y gestin de la empresa) Historia del solicitante (aos en el negocio, evolucin del negocio, tipo de sociedad)

Historial crediticio del solicitante (Experiencia crediticia con terceros, proveedores, instituciones financieras) Anlisis del sector al cual pertenece el solicitante

3. - RIESGO DE SECTORES ECONMICOS

3.1.- RIESGO EN EL OTORGAMIENTO DE CRDITO AL SECTOR MINERO

Optimismo: los mineros por lo general son muy optimistas. A menudo creen que han descubierto una gran mina de oro, cuando ni siquiera han realizado la etapa de prospeccin. Tamao del crdito: En general son muy poco probables los crditos chicos. Dado que las inversiones son muy cuantiosas, sus necesidades de recursos tambin lo son. Por consiguiente los riesgos son altos Precios de los minerales: los precios de los productos mineros estn expuestos a grandes fluctuaciones, superiores por lo general al precio de la industria. Ello se debe a que se fijan internacionalmente y dependen de muchas variables, que son imposible de predecir. Produccin: los riesgos de produccin que existen son difciles de evaluar, dado el gran conocimiento tcnico que se requiere. Por ello es fundamental asesorarse con expertos en la materia Riesgos varios: Dado que las condiciones de trabajo por lo general son duras, es normal la aparicin de problemas laborales y huelgas, la experiencia muestra la falta de capital de los dueos o e s ms riesgos que los otros sectores

3.2.- RIESGO EN EL OTORGAMIENTO DE CRDITO AL SECTOR CONSTRUCCIN a.

Riesgos comunes a todas las empresas constructoras

Incapacidad tcnica para llegar a cabo la obra, o demora en el tiempo mas all de lo previsto para la terminacin de esta. Aumento de costos debido al aumento de los salarios, alza de materiales, descalce entre reajustes de precio vs. reajustes de costos, huelgas, etc. Mal financiamiento ya sea en cantidad o calidad Uso inadecuado o desviacin de fondos motivo del financiamiento hacia otras obras, hacia otras sociedades de los mismos dueos a. Riesgos propios de constructoras de obras de terceros

Insolvencia del mandante y por consiguiente el no pago total o parcial de lo construido. Aqu se contempla el atraso en el pago a. Riesgos propios de constructoras de obras propias

Aumento exagerado de la competencia traducido en mayor oferta para submercado especifico sin posibilidad de crecer demanda. Cambios violentos, ya sean como disminucin de la demanda, baja en los precios o ambas cosas a las ves, debido a situaciones regresivas. Esto produce disminucin del valor de los inventarios y activos fijos de las empresas del rubro. Con lo cual pueden quebrar.

4.- REQUISITOS BSICOS DE CRDITO 4.1.- CLASES DE REQUISITOS a. Documentos de identidad: mediante los cuales podemos identificar a los clientes solicitantes de crdito (DNI, Carnet de Identidad, Carnet de extranjera para el caso de personas naturales y RUC en caso de empresas jurdicas) b. Documentos de Ubicacin: mediante los cuales se podr realizar el lugar especifico donde se puede ubicar a los solicitantes de crdito puede ser domicilio o centro de trabajo (recibos de servicios pblicos en caso de personas naturales y Licencia de funcionamiento en caso de empresas) c. Documentos de Ingresos: nos permitir verificar los ingresos mensuales sobre los cuales los solicitantes de crdito podrn disponer para el pago de su cuota mensual (Boletas de Pago para trabajadores dependientes, Recibios por honorarios para Profesionales independientes, Declaraciones mensuales de IGV en caso de empresas y / o personas con negocio propio) d. Documentos de Patrimonio: mediante los cuales podrn sustentar la propiedad sobre inmuebles y / o vehculos (Ficha de propiedad de Registros Pblicos) 4.2.- CLASES DE CLIENTES e. Otros documentos referenciales: estado de cuenta de tarjetas de crdito, estado de cuenta de cuentas corrientes f. Personas Naturales (trabajadores dependendientes o independendientes, profesionales independientes) Nota: Para la evaluacin de crditos se debe tener presente que cada clase de cliente es distinto para su evaluacin respectiva y las condiciones de pago pueden variar 4.3.- DOCUMENTOS QUE DEBEMOS SOLICITAR Toda persona natural debera tener antigedad laboral de 18 meses g. h. Personas Jurdicas ( EIRL, SRL, SA, SAC, SAA) Personas Naturales

DNI, CIP, Carnet de Extranjeria Recibos de Servicios de domicilio (Luz, agua y telefono) cancelados del ultimo mes, el solicitante debera estar al dia es sus pagos de servicios basicos Boletas de pago (Trabajador dependiente) 3 meses ultimos, en caso de Obreros (12 ultimas boletas semanales) ingreso minimo debera ser de S/. 700 nuevos soles Ultimo recibo por honorarios emitidido en el mes en los tres ultimos meses. En el caso de profesionales independientes. Ingreso minimo S/. 1,500 nuevos soles. 03 ultimos pagos de declaracion de IGV a la Sunat en el caso de comerciantes.

Regimen Simplificado Ventas Minimas S/. 1,000 Regimen Especial Ventas Minimas S/. 2,000 Regimen General Ventas Minimas S/. 5,000

Declaracion Jurada del Impuesto a la renta del ultimo ao 3 ultimos pagos por arrendamiento de la sunat, en caso de rentistas (Ademas de contrato de Alquiler de propiedades) a. Personas Juridicas

Toda empresa solicitante debera una antigedad operacional de 24 meses

RUC Licencia de Funcionamiento DNI representante legal Poderes inscritos del representante Legal en registos publicos con una antigedad de 3 meses Constitucion de la empresa 03 ultimos pagos de declaracion de IGV a la Sunat Ultima Declaracion Jurada del impuesto a la renta a. Otros Documentos Autovaluo de propiedad, titulo de propiedad Tarjetas de propiedad de vehiculos Estado de cuenta de tarjetas de creditos Estado de cuenta de cuentas corrientes

Toda esta documentacion debe ser remitida conjuntamente con la solicitud de credito para su respectiva evaluacion al departamento de crditos. En el caso de las Sucursales de Provincias esta documentacin debera ser derivada al Administrador de la Sucursal respectiva, quien debera ejercer la funcion de encargado de creditos en su sucursal con la respectiva coloboracion del departamento de creditos de Lima

No se tramitara expediente alguno de credito mientras no reuna ni documentacion ni condiciones establecidas anteriormente.

SISTEMAS DE CRDITOS
Existen diferentes sistemas de finaciamiento, cada uno de ellos esta destinado para cada cada tipo de cliente o solicitante de creditos a continuacion detallamos estos sistemas 5.1.- CRDITO DIRECTO (PERSONAS NATURALES) (MONEDA EXTRANJERA) Mediante este sistema se otorgan creditos a personas naturales, bajo la aceptacin de letras de cambio, con las siguientes condiciones en la forma de pago: Precio: Precio de Lista menos el 3% Cuota Inicial 30% del Precio Plazo de pago 6 meses Tasa de Interes 4% mensual en M.E. Nota. Si fuera el caso en el cual alguna empresa acepte estas condiciones se tramitara el credito. 5.2.- FACTURAS POR COBRAR U ORDEN DE COMPRA (EMPRESARIAL) (MONEDA NACIONAL O MONEDA EXTRANJERA) Creditos otorgados a empresas Corporativas o A1 con buena calificacion en el sistema SBS (financiero y Comercial) Precio Precio de Lista menos el 3% Cuota Inicial Opcional Plazos de pago 7, 15 y 30 dias 5.3.- CHEQUES DIFERIDOS (EMPRESARIAL) (MONEDA NACIONAL O MONEDA EXTRANJERA) Creditos otorgados con el respaldo de un Titulo valor (cheque) dirigidos a empresas que presenten basicamente buenos movimientos en sus cuentas corrientas de bancos. Precio Precio de Lista menos el 3% Cuota Inicial Opcional Plazos de pago 7 y 15 dias 5.4.- LETRAS EN DESCUENTO (EMPRESARIAL) (MONEDA EXTRANJERA)

Creditos otorgados mediante la aceptacion de letras de cambio, este sistema esta sujeto a la aceptacion para el descuento respectivo por nuestro banco, para lo cual la empresa soliciatnte debera tener buena informacion en el sistema comercial - financiero y no debera mostrar protesto de letras recientes Precio Precio de Lista menos el 3% Cuota Inicial 30 % minimo Plazos de pago 30, 60 y 45 dias Tasa de interes 2.10% mensual en M.E.+ IGV 5.5.- TARJETAS DE CRDITO Operaciones de venta con tarjetas de crdito

La comisin que cobra el uso de tarjetas se encuentra alrededor del 5%

sobre el valor de venta, por lo que el precio de venta final debera cubrir ese costo,sin comunicacin al cliente. 5.6.- LEASING (EMPRESARIAL) En estos dos ultimos casos son operaciones directas entre el cliente- soliciatante y el banco, donde una vez aprobada la operacin y habiendo firmado la documentacion respectiva entre estas dos entidades, el banco emite la orden de compra respectiva dirigida nuestra empresa,comprometiendo el pago por parte de ellos una vez entrega la mercaderia al cliente. Empresas en el rubro Arrendamiento Financiero AMERICA LEASING S.A. Arrendamiento Financiero CITILEASING S.A. Arrendamiento Financiero CREDITO LEASING S.A. Arrendamiento Financiero WIESE SUDAMERIS LEASING S.A. Arrendamiento Financiero 5.7.-CONVENIOS CON ENTIDADES DE FINANCIAMIENTO Son entidades bancarias, financieras, cajas municipales, cajas rurales, que atraves de convenios pueden financiar la venta de productos a clientes, bajo condiciones de creditos y pagos distintas a las ofrecidas por nuestra empresa.

CAJA MUNICIPAL DIRECTORIO GERENCIA MANCOMUNADA DIRECCIN TELFONO CAJAS MUNICIPALES DE AHORRO Y CRDITO CMAC- AREQUIPA Pedro Alberto Muoz - Njar Friedrich Willy Escobedo Zegarra Mara del Socorro Acua Otero Wilber Dongo Daz La Merced N 106 Cercado 054-285127 (D) 054-289394

054-289864 Fax CMAC CUSCO S.A Manuel Gustavo Barberis Romero Alfredo Ral Velazco Huayhua (e) Carlos Tamayo Capar Daro Len Urribarri Portal Espinar N 146 Cusco 084-237171 084-233660 Fax 084-261037 CMAC DEL SANTA S.A Flavio Crispn Rojas Rodrguez Luis Vigo Llempn Luis Alberto Vigo Llempn Juan Julio Avalos Carranza Av. Jos Galvez N 602 Chimbote 043-883152 043-883151 Fax CMAC CHINCHA S.A Felipe Ricardo Boisset Tizn Jos Lengua Altamirano Luis ahui Aliaga Mirtha Hilario Yrribari Av. Oscar R. Benavides y Mariscal Castilla N 299 Chincha Alta 056-263329 056-263030 Fax CAJA MUNICIPAL HUANCAYO Horacio Gago Prial Edgar Berrocal Vargas Ciro Yacsahuache Monje Henri Francisco Camayo Montalvn Calle Real N 341 - 343 Huancayo

064-233511 064-216516 064-212840 Fax CMAC - ICA S.A Edmundo Rufino Hernndez Aparcana Carlos Constantino Uribe Garca Edwin Olivera Guilln Francisco Abilio Hilario Soto Av. Municipalidad N 152 Ica 056-229448 056-211700 056-225620 Fax CMAC MAYNAS S.A Julia A. Vsquez Valcrcel Jos Guillermo Ramos Legua Jaime Guzmn Ramos Miguel Italo Ciccarelli Godoy Calle Prspero N 791 Iquitos 065-223323 065-221256 Fax CMAC PAITA S.A Jos Alejandro Nolasco Reforme Juan Antonio Herrn Peralta Jos Miguel Cruz Crdova Juan Herrn Peralta Plaza de Armas N 176-178 Paita 073-611633 073-613080 Fax CMAC PISCO S.A Adolfo Salazar Julia Julio Csar Cabrera Daz Cicilio Guillermo Cordero Grigoletto Rosa Cuadros Castro (e)

Beatita de Humay 500 Pisco 056-535206 056-533397 056-533074 056-532612 Fax CMAC PIURA S.A.C Pedro Changa Puescas Pedro Talledo Coronado Laura Rumiche Briceo Marcelino Encalada Viera Jr. Ayacucho N 353 Piura 073-884300 073-321950 073-337078 Fax CMAC - SULLANA S.A Joel Siancas Ramrez Luis Alfredo Len Castro Bertha Isabel Fernndez Oliva Samy Wilfredo Calle Renteria Calle Bolvar N 272 Sullana 073-502871 073-501920 Fax CMAC TACNA S.A Segundo Manuel Alvarado Contreras Oscar David Bohorquez Vega Jorge Fernando Alcal Blanco Vicente Avalos Huaman Av. San Martn N 710 con Pasaje Vigil Tacna 052-725305 052-744272 052-741312 052-727807 Fax CMAC - T S.A

Augusto Fernando am Mercedes Walter Leiva Ramrez Francisco Martn Gonzalez Rodriguez Roberto Carlos Guanilo Pulido Av. Espaa N 2611-2615, Trujillo. 044-205048 044-294155 044-222986 044-294000 044-298317 Fax

6.- Proceso de Evaluacin de Crdito y Cobranzas

7.- Proceso para la evaluacin de Crdito

El otorgamiento del crdito est determinado por la capacidad de pago del solicitante que, a su vez, est definida fundamentalmente por su flujo de caja y sus antecedentes crediticios.

La evaluacin del solicitante para el otorgamiento del crdito comercial debe considerar adems de los conceptos sealados en el prrafo anterior, su entorno econmico, la capacidad de hacer frente a sus obligaciones frente a variaciones cambiarias, las garantas preferidas, preferidas de muy rpida realizacin y preferidas autoliquidables, la calidad de la direccin de la empresa y las clasificaciones asignadas por las dems empresas del sistema financiero. Para evaluar el otorgamiento de crditos MES, de consumo e hipotecario para vivienda, se analizar la capacidad de pago en base a los ingresos del solicitante, su patrimonio neto, importe de sus diversas obligaciones, y el monto de las cuotas asumidas para con la empresa; as como las clasificaciones asignadas por las otras empresas del sistema financiero. Para la evaluacion de creditos podemos seguir el siguiente procedimiento: 7.1- PASO N 1 RECEPCION DE SOLICITUD DE CRDITO Y DOCUMENTACIN Se debera recepcionar la solicitud de credito debidamente llenada segn el formato lo indica, es importante que el solicitante consigne los datos generales, direcciones, telefonos, referencias comerciales y bancarias, bienes patrimoniales, asi mismo deben estar anexados los documentos en fotocopia que han solicitado como requisitos

7.2- PASO N 2 VERIFICACIN DE DATOS 7.2.3.- Verificacin en Central de riesgo

Esta empresa nos brinda informacin del solicitante, la cual han sido recabada de la Superintendencia de Banca y Seguros, Sunat, Cmara de Comercio y otras entidades particulares con el siguiente detalle DATOS E IDENTIFICACIN DEL SOLICITANTE.- segn este detalle podemos obtener el RUC, Estado del contribuyente, direcciones, en caso de una empresa quienes son sus representantes legales, en caso de una persona natural si es representante legal de una o varias empresas

ENDEUDAMIENTO DEL SOLICITANTE.- segn este detalle nos brinda informacin del solicitante a nivel de la SBS, en la cual podemos obtener la calificacin de sus ltimos 6 meses segn su endeudamiento con entidades financieras, as como la cantidad de entidades con las que viene operando, as como el detalle de su endeudamiento Se deber tener presente las referidas calificaciones que la SBS segn detallamos a continuacin: A.- CLASIFICACIN DEL DEUDOR DE LA CARTERA DE CRDITOS COMERCIALES CATEGORA NORMAL (0) El deudor:

a.

Presenta una situacin financiera lquida, con bajo nivel de endeudamiento patrimonial y adecuada estructura del mismo con relacin a su capacidad de generar utilidades. El flujo de caja no es susceptible de un empeoramiento significativo ante modificaciones importantes en el comportamiento de las variables tanto propias como vinculadas con su sector de actividad; y, b. Cumple puntualmente con el pago de sus obligaciones. Adicionalmente y sin perjuicio de lo establecido en los incisos a) y b) precedentes, la empresa del sistema financiero considerar si el deudor: a) Tiene un sistema de informacin consistente y actualizado, que le permita conocer en forma permanente su situacin financiera y econmica; b) Cuenta con una direccin calificada y tcnica, con apropiados sistemas de control interno; c) Pertenece a un sector de la actividad econmica o ramo de negocios que registra una tendencia creciente; y, d) Es altamente competitivo en su actividad. CATEGORA CON PROBLEMAS POTENCIALES (1) El deudor presente cualquiera de las caractersticas siguientes:

a.

Una buena situacin financiera y de rentabilidad, con moderado endeudamiento patrimonial y adecuado flujo de caja para el pago de las deudas por capital e intereses. El flujo de caja tiende a debilitarse para afrontar los pagos, dado que es sumamente sensible a modificaciones de variables relevantes; o, b. Incumplimientos ocasionales y reducidos que no excedan los 60 das. CATEGORA DEFICIENTE (2) El deudor presente cualquiera de las caractersticas siguientes:

a.

Una situacin financiera dbil y un nivel de flujo de caja que no le permite atender el pago de la totalidad del capital y de los intereses de las deudas, pudiendo cubrir solamente estos ltimos. La proyeccin del flujo de caja no muestra mejora en el tiempo y presenta alta sensibilidad a modificaciones menores y previsibles de variables significativas, debilitando an ms sus posibilidades de pago. Tiene escasa capacidad de generar utilidades; o, b. Incumplimientos mayores a sesenta (60) das y que no exceden de ciento veinte (120) das. CATEGORA DUDOSO (3) El deudor presente cualquiera de las caractersticas siguientes:

a.

Un flujo de caja manifiestamente insuficiente, no alcanzando a cubrir el pago de capital ni de intereses; presenta una situacin financiera crtica y muy alto nivel de endeudamiento, y se encuentra obligado a vender activos de importancia para la actividad desarrollada y que, materialmente, son de magnitud significativa con resultados negativos en el negocio; o, b. Incumplimientos mayores a ciento veinte (120) das y que no exceden de trescientos sesenta y cinco (365) das; o, CATEGORA PRDIDA (4) El deudor presente cualquiera de las caractersticas siguientes:

a.

Un flujo de caja que no alcanza a cubrir los costos de produccin. Se encuentra en suspensin de pagos, siendo factible presumir que tambin tendr dificultades para cumplir eventuales acuerdos de reestructuracin; se encuentra en estado de insolvencia decretada o est obligado a vender activos de importancia para la actividad desarrollada, y que, materialmente, sean de magnitud significativa; o, b. Incumplimientos mayores a trescientos sesenta y cinco (365) das. B.- CLASIFICACIN DEL DEUDOR CONSIDERADO COMO MES Y DEL DEUDOR DE LA CARTERA DE CRDITOS DE CONSUMO CATEGORA NORMAL (0) Son aquellos deudores que vienen cumpliendo con el pago de sus cuotas de acuerdo a lo convenido o con un atraso de hasta ocho (8) das calendario. CATEGORA CON PROBLEMAS POTENCIALES (1) Son aquellos deudores que registran atraso en el pago de sus cuotas de nueve (9) a treinta (30) das calendario. CATEGORA DEFICIENTE (2) Son aquellos deudores que registran atraso en el pago de sus cuotas de treinta y uno (31) a sesenta (60) das calendario. CATEGORA DUDOSO (3) Son aquellos deudores que registran atraso en el pago de sus cuotas de sesenta y uno (61) a ciento veinte (120) das calendario. CATEGORA PRDIDA (4) Son aquellos deudores que muestran atraso en el pago de sus cuotas de ms de ciento veinte (120) das calendario. C.- CLASIFICACIN DEL DEUDOR DE LA CARTERA DE CRDITOS HIPOTECARIO PARA VIVIENDA

CATEGORA NORMAL (0) Son aquellos deudores que vienen cumpliendo con el pago de sus cuotas de acuerdo a lo convenido o con un atraso de hasta treinta (30) das calendario. CATEGORA CON PROBLEMAS POTENCIALES (1) Son aquellos deudores que muestran atraso en el pago de treinta y uno (31) a noventa (90) das calendario. CATEGORA DEFICIENTE (2) Son aquellos deudores que muestran atraso en el pago de noventa y uno (91) a ciento veinte (120) das calendario. CATEGORA DUDOSO (3) Son aquellos deudores que muestran atraso en el pago de ciento veintiuno (121) a trescientos sesenta y cinco (365) das calendario. CATEGORA PRDIDA (4) Son aquellos deudores que muestran atraso en el pago de ms de trescientos sesenta y cinco (365) das calendario.

CARTERA MOROSA.- segn este detalle nos informa la situacion de su cartera por cobrar que posee el solicitante, es decir que personas o empresas le estan debiendo INFORMACIN NEGATIVA.- segn este detalle nos presenta la informacin negativa que posee el solicitante a nivel de Cuentas Corrientes Cerradas, Tarjetas de Crditos Anuladas, Sistema de Consolidado de Morosidad (informacin de deuda con terceros), Boletn de Letras Protestadas, informacin de Deuda con Sunat, informacin de deuda con AFPS

7.2.3.- VERIFICACIN DE DOMICILIO Y LABORAL. Se deber proceder a realizar visitas al domicilio y centro laboral del solicitante y aval ( si fuera el caso) con el siguiente carcter: Domiciliaria.- Confirmar que el solicitante habite o sea propietario del domicilio con documentos acreditables, asi mismo de manera objetiva verificar status de la vivienda, muebles con los que cuenta, entorno familiar. Laboral.- Confirmar la relacin laboral del solicitante con la empresa donde labora (antigedad laboral, cargo, sueldo) en el caso de ser trabajador dependiente, si fuera el caso de ser independiente se debera verificar (antigedad del negocio, mercadera en stock, maquinara para produccin, nmero de trabajadores, afluencia de clientes) En ambos casos se debera tener presente la ubicacin del domicilio y del centro laboral, considerando que aquellas direcciones ubicadas en zonas peligrosas o de dificil acceso no podran calificar para el crdito. Primera entrevista de crdito.- En la primera entrevista se deber tratar de obtener la mayor informacin posible tales con la siguiente ayuda memoria A.- Monto y propsito del crdito

Que producto necesita En que tiempo lo piensa pagar Para que requiere el producto

B.- Fuentes de Pago

Como pagara su prstamo Cuales son sus fuentes principales de financiamiento Que otras fuentes de pago son disponibles Quienes son sus principales proveedores

C.- Datos Financieros (Negocios o Empresas)

Balances del ao anterior Balances a la fecha (tres meses ltimos)

D.- Confianza
o o

Generalidades Todo crdito debe pasar por una etapa de evaluacin por ms simple y rpida que sea Todo crdito tiene riesgo por fcil y bueno y bien garantizado que parezca

o o

El anlisis del crdito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro, sino que solo disminuya Dado que en las decisiones de crdito no estamos actuando con variables exactas, debe jugar un rol muy importante el buen criterio y sentido comn Antecedentes Generales anteriores a crdito Seriedad y moralidad

7.2.4. - VERIFICACIN DE REFERENCIAS BANCARIAS Y COMERCIALES. S deber proceder a revisar las referencias de terceros tanto de instituciones financieras (bancos) y comerciales (Proveedores), buscando obtener la siguiente informacin:

Tipo de relacin comercial Antigedad de relacin comercial Calificacin de relacin comercial Lnea de crdito obtenida por el solicitante Tipos de lneas obtenidas (crdito, sobregiro, descuento, etc.) Saldo promedio en cuentas corrientes. Movimiento promedio en cuentas corrientes. Comportamiento de pago Forma de pago de deuda

Esta informacin nos permite tener una visin sobre el comportamiento del solicitante con otras instituciones, teniendo en cuenta que muchas veces existe un mejor comportamiento con instituciones financieras que con instituciones comerciales. 7.2.5.- CONSIDERACIONES EN LA REVISIN DOCUMENTARIA

El DNI debe presentar el ultimo holograma con referencia a las ltimas elecciones, caso contrario se rechazar el expediente. Los recibos por servicios deben ser del ultimo mes y debidamente cancelados . La cuota mensual no debera exceder del 30% del ingreso mensual del solicitante en caso de una persona natural La ubicacin del domicilio y/o centro laboral del solicitante debera estar dentro de la jurisdiccion que abarque la sucursal, y no debera estar considerado dentro de zonas peligrosas o de dificil acceso. Las personas casadas deberan presentar los datos de sus conyugues, asi deberan firmar ambos los dodumentos respectivos. Se considerara como propiedades del solicitante siempre y cuando acrediten mediante ficha de registra registral en cual figure a su nombre En caso de personas naturales con negocios el ingreso promedio mensual se determinara con el promedio de sus ventas declaradas en la declaracion mensual del IGV. En caso de las Empresas Juridicas, los poderes del representante legal deberan estar expresamente considerados en la ficha de registros pblicos. En caso de empresas juridicas la aceptacion de letras de cambio sera por la persona designada expresamente en los la ficha de registros pblicos, generalmente es el representante legal. Puede que existiera la posibilidad que fueran dos firmas mancomunadas En caso de personas juridicas el ingreso promedio mensual se determinara con el promedio de sus ventas declaradas en la declaracion mensual del IGV. En caso de personas juridicas, se tomara en referencia el promedio mensual de ventas en relacion con las ventas declaradas en su declaracion anual del impuesto a la renta del ejercicio anterior. En caso de personas juridicas debera considerarse su utilidad del ejercicio anterior declarado en la declaracion anual del impuesto a la renta Se rechazara aquellos expedientes que presenten:
o o o o o o o

Letras protestas en los ultimos 6 meses Cheques devueltos en los ultimos 6 meses Informacion comercial o financiera negativa Calificacion SBS de problema potencial, deficiente, dudoso y prdida Creditos castigos con antigedad a 2 aos Cuentas corrientes cerradas con antigedad a 1 ao Con problemas judiciales y de morosidad

Con problemas de morosidad tributaria

La informacion crediticia actualizada de un cliente es basica, por lo que periodicamente debe ser reactualizarse esta informacin. Si un cliente dejo de ser cliente activo mas de 1 ao debera volver a presentar todo su expediente y ser evaluado nuevamente

8.- Modalidades de Cobro

Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que una cuenta envejece ms y ms, la gestin de cobro se hace ms personal y ms estricta. Los procedimientos bsicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.

CARTAS: Despus de cierto nmero de das contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa enva una carta en buenos trminos, recordndole al cliente su obligacin. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado despus del envo de la carta, se enva una segunda carta ms perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas. LLAMADAS TELEFNICAS: Si las cartas son intiles, el gerente de crditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago. UTILIZACIN DE AGENCIAS DE COBROS: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestin de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir. PROCEDIMIENTO LEGAL: Este es el paso ms estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reducindose as la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.

Existe un punto ms all del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto. As terminamos este ciclo de la administracin de los crditos, que como ya se explic en los anteriores artculos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del rea financiera y contable.

Bibliografa:

Riesgo Crediticio, Manfredo Aez. Metodologias y herramientas de Gestion del riesgo de Credito, Ernest Young.

Superintendencia de banca y Seguros de Lima