Procedimiento de importacin masiva de datos en Abies

Software de Automatizacin de las Bibliotecas Escolares

NDICE
Introduccin 1. Elaborar el archivo Excel y fotos . 2. Preparar la integracin . 3. Realizar la integracin 4. Generacin de Inversos 1 3 5 9 16

INTRODUCCIN
El siguiente es el procedimiento para registrar de una vez una gran cantidad de recursos en el Catlogo de Abies, este proceso es conocido como integracin de datos. Para realizar esta tarea, es necesario que conozca las restricciones y recomendaciones: La integracin al Catlogo de Abies se realiza slo desde datos que se encuentran en un archivo Excel y con formato .xls. Los datos que contiene el archivo Excel poseen un formato especial (nombre de las columnas, uso de maysculas, uso de minsculas, etc.) que describiremos ms adelante. El archivo Excel que NO cumpla con el formato NO ser integrado al Catlogo de Abies. Descargue plantilla modelo que encontrar en este autoinstruccional. La integracin al Catlogo Abies es de todos los datos que se encuentran en el archivo Excel, no datos aislados. Cada fila del archivo Excel es un recurso que se integra a su Catlogo Abies. Estn definidos, cuatro tipos de recursos posibles de ser registrados en el Catlogo Abies: Audiovisual: en esta categora se clasifican los recursos como software educativo, pelculas, documentos, msica, guardados en diferentes dispositivos (DVD, CD, casetes). Concreto: en esta categora se clasifican los materiales como bacos, cuerpos geomtricos, dados, globo terrqueo, juegos, lupa, fichas, tarjetas, disfraces, etc. Impreso: en esta categora se clasifican los recursos impresos como libros, obras de consulta, enciclopedias, diccionarios, publicaciones peridicas, atlas, etc. Lmina: en esta categora se clasifican los mapas o distintas lminas temticas.

 Se debe generar un archivo Excel por cada tipo de recurso que se desea ingresar o integrar al Catlogo Abies. El software est diseado para integrar un tipo de recurso (un archivo Excel) a la vez. As, los archivos Excel posibles de integrar son: Impreso.xls Audiovisual.xls Concreto.xls Lamina.xls Todos los recursos que se deseen ingresar al Catlogo Abies deben ser clasificados en alguno de los tipos mencionados anteriormente. Se pueden crear otras categoras que usted estime conveniente para su biblioteca. Cada vez que se integran datos se agregan al listado del Catlogo Abies. Por lo tanto, le recomendamos que revise el Catlogo que viene incluido en Abies y se asegure de no repetir los recursos. Se recomienda la inclusin de una imagen representativa del recurso, generalmente de la portada. Los archivos de las imgenes deben estar guardadas en una carpeta, en formato jpg y a un tamao de 188 x 269 pixeles. A continuacin se presentan los pasos que deben realizar para cargar recursos en forma masiva a su Catlogo en Abies.

1. ELABORAR EL ARCHIVO EXCEL Y FOTOS

Para ingresar un tipo de recurso (impreso, audiovisual, concreto, lmina) debe elaborar un archivo Excel, o descargar la plantilla modelo dispuesta en este mdulo. Si se desea integrar recursos con sus respectivas imagen o foto de portada, necesitar de dos elementos; a) un archivo Excel (.xls) y b) una carpeta con imgenes Si no va a subir imgenes, descarte el punto b) ya que solo basta que tenga el archivo Excel sealado en el punto a) Por el contrario, si va a subir imgenes, cree la carpeta: caratulas que contendr las imgenes en formato jpg.

La carpeta con imgenes es la que contiene las fotografas de cada uno de los
recursos que se encuentran en el archivo Excel. Estas fotografas deben tener el mismo nombre que las listadas en la columna Foto del archivo Excel.

Figura 1

 Al elaborar la plantilla Excel, sta debe cumplir las siguientes caractersticas:

Los ttulos de columna deben aparecer sin signos de puntuacin, sin tildes y con las maysculas y minsculas exactamente cmo se indica a continuacin (de lo contrario, no funcionar correctamente la integracin). Autor OtrosAutores Titulo RestoTitulo LugarDePublicacion Editorial AoDeEdicion Coleccion NumeroDePaginas Dimensiones OtraInformacion Descriptores AplicacionPedagogica ISBN CDD Notas Sig1 Sig2 Sig3 Sig4 Foto1

Todas las celdas del archivo Excel deben cumplir con los siguientes requisitos:
Categora: TEXTO Alineacin Horizontal: IZQUIERDA Alineacin Vertical: CENTRAR Sin ajustar texto Relleno: SIN COLOR DE FONDO

La columna Foto del archivo Excel debe contener el nombre del archivo de la imagen incluyendo el formato. Por ejemplo: libro1.jpg

 En las columnas que pueden almacenar varios valores, debe separar los valores
por ; (punto y coma). Las columnas que permiten varios valores son: OtrosAutores, Descriptores, AplicacionPedagogica, CDD. Por ejemplo: En la columna Descriptores: Psicologa infantil; Orientacin (Psicologa) En la columna AplicacinPedagogica: Lenguaje y Comunicacin; 15 aos En la columna OtrosAutores: Oliden, Agustina-coaut; Parra, Luisa-coaut2

2. PREPARAR LA INTEGRACIN
Una vez que se encuentra elaborado el archivo Excel y recopiladas las imgenes de todos los recursos que desea integrar al Catlogo Abies, le recomendamos ubicar ambos elementos juntos, en una carpeta que sea fcil de localizar por usted, puede ser en el escritorio de su computador. Por ejemplo, como se ve en la imagen adjunta:

Figura 2

El archivo Excel debe contener los datos necesarios de los recursos para su importacin, estos datos deben estar ordenados en columnas, las cuales deben tener en su primera fila el nombre que identifica el dato de la columna. Este formato especfico debe respetar el orden, con sus respectivas maysculas y minsculas y no debe contener acentos, cada columna debe llamarse de la siguiente manera y en el mismo orden que entregamos a continuacin en la planilla Excel A continuacin describiremos los campos que contiene la planilla Excel y ejemplificamos el ingreso de datos:

En la columna OtrosAutores para adjuntar las "funciones de autor" junto a cada uno de los autores, es necesario diferenciar el nombre del autor de su funcin utilizando un guin "-".

Nombre de Campo Autor OtrosAutores

Contiene Autor del libro

Aqu van las menciones de responsables que no son autores principales, como el editor/a, el ilustrador/a, empezando por apellidos, nombres y una abreviatura que indica la naturaleza de su aportacin

Ejemplo Beuchat, Cecilia

(Junto a cada uno de los autores, hay que diferenciar el nombre del autor de su funcin utilizando un guin "-") Ejemplo: Martinko, John M.-coa; Parker, Jack.-coa

Titulo

Ttulo del recurso

Poesa, mucha poesa en la educacin bsica Por ejemplo: Enciclopedia cientfica del estudiante: (sera el
Ttulo)

RestoTitulo

El Subtitulo, que algunas veces figura en la portada con letras ms pequeas, otra entre parntesis, otra despus de dos puntos

Cuerpo Humano (sera

el resto del ttulo)

LugarDePublicacion Editorial AoDeEdicion

Ciudad de procedencia Santiago de Chile Nombre de la editorial Nmero del ao de edicin Nombre de la coleccin Nmero de pginas (si es libro) Tamao del recurso (opcional) Si tiene ilustracin y/o coleccin, si tiene minutos (opcional)
En este campo se introduce el tema del documento. Los

Andrs Bello 1997

Coleccin

Coleccin libros para soar 157 p.

NumeroDePaginas

Dimensiones

OtraInformacion

Ejemplos: : Il. col. : min. Ejemplos: Educacin; poesas

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Descriptores

trminos elegidos sern objeto de bsqueda cuando se requiera localizar un recurso en Abies, siendo ste un procedimiento importante que habr que llevar a cabo correctamente

Fotografas Chile Folclore

AplicacionPedagogica

Sector de aprendizaje y edad

Ejemplos: Educacin; Docentes Artes Visuales; 15 aos Estudio y Comprensin de la Naturaleza; 10 aos Etc.

ISBN CDD

ISBN Clasificacin Decimal Dewey Resea del recurso

9789561314870 372 BEUp

Notas

El libro para nios subtitulado Arte para nios de los grandes ilustradores del mundo editado por Ekar contiene acertadamente una serie de poemas ilustrados por algunos de los mejores artistas mundiales que han dedicado su arte a las nias y nios. La sensacin que te da el libro entre las manos, adems de su belleza de papel y formato, es la de tener muchos tesoros en uno. Cada
7

pgina cambia abruptamente de tono, de cultura, de intencin, de sensacin. Sig1 Cdigo de Materia CDD (Clasificacin Decimal Dewey) que se encuentra detallado en Abies, en men Auxiliares > CDD 372

Sig2

Tres primeras letras BEUp del apellido del autor en maysculas + una letra del ttulo en minscula (no considerar
los artculos)

Sig3 Sig4

Dejar en blanco Se ingresa nmero de copias del recurso Nombre exacto del archivo de la foto en formato jpg que tendr en la carpeta caratulas (opcional) c1 (si es 1 copia) c2 (si son 2 copias) Etc. caratula_1.jpg caratula_2.jpg Etc.

Foto

3. REALIZAR LA INTEGRACIN
Una vez completado el archivo Excel siguiendo las instrucciones sealadas en el punto 1, se comienza con el proceso de importacin en Abies. Siga los pasos siguientes: i. ii. Abrir Abies, para realizar la integracin se necesita estar autentificado como Administrador Luego de ingresar como administrador, seleccionar en el men Archivo Integrar

Figura 3

iii.

En la ventana desplegada, clic en botn Siguiente

Figura 4

iv.

En el paso siguiente, seleccionar la opcin Integrar datos de fondos y hacer clic en botn Siguiente

Figura 5

v.

Posteriormente seleccionar la nica opcin disponible Fondos Chile y hacer clic en el botn Siguiente

Figura 6

10

vi.

Luego seleccionar el archivo Excel. Para esto, haga clic en el icono de carpeta junto al campo Ruta de la hoja Excel y seleccionar el archivo Excel con los datos de los recursos (Fig.8).

Figura 7

Figura 8

11

vii.

Luego seleccionar la opcin La hoja Excel contiene imgenes y hacer clic en el icono de carpeta junto al campo La hoja Excel contiene imgenes y posteriormente ir a la carpeta que contiene las imgenes (Fig. 9)

Figura 9

12

viii.

Clic en botn Siguiente

Figura 10

ix.

En el paso siguiente se debe asignar un nombre a esta importacin masiva, este nombre permite identificar la importacin para procesos posteriores de borrado. Ingrese un nombre representativo en el campo Introduzca un nombre para esta integracin que le permita reconocerla posteriormente. En este caso se ingres Importacin de Fondos Test (Fig.11).

13

x.

Luego, seleccionar el tipo de recurso que se desea integrar. En este caso se seleccion Audiovisual. Asignar el tipo de ejemplar, en este caso Normal, Asignar Pas y Lengua, en este caso Chile y Espaol. Clic en Siguiente

Figura 11

14

xi.

En esta ventana se muestra el proceso de integracin.

Figura 12

xii.

La siguiente ventana mostrar que nuestro proceso ha finalizado, para terminar clic en Finalizar.

Figura 13

Una vez finalizado el proceso de integracin, se deben generar inversos.

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4. GENERACIN DE INVERSOS
El asistente de generacin de inversos le ayuda a realizar la generacin de los inversos de su catlogo. Los inversos son los trminos significativos por los que podremos realizar consultas sobre el catlogo permitiendo encontrar los recursos recin integrados Una vez finalizado el proceso de integracin, realice el proceso de generacin de inversos, con el fin de actualizar el Catlogo Abies, hacer clic en el botn Siguiente

Figura 14

Se demorar unos minutos, dependiendo de la cantidad de recursos que tenga en su catlogo

Figura 15 16

Una vez finalizado el proceso de integracin, se desplegar la siguiente pantalla:

Figura 16

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Manos a la obra!
abiescra@mineduc.cl

Bibliotecas Escolares CRA Ministerio de Educacin de Chile

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