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Software para relojes ZK

Versin 2012

Nucncu Tecnologa www.nucuncu.com

Instalacin y requerimientos
El sistema corre bajo plataforma Windows, versiones XP y vista, Windows 7. Trabaja en entorno Web, por lo se que requiere tener instalado el navegador de Internet Explorer Y tambin se requiere la plataforma apache que se instala con este CD de instalacin. La instalacin es muy sencilla, se describe la instalacin paso a paso. Dentro de su CD de instalacin en el directorio paquete, ubicar el icono appserv-win32-2.5.9 y dar doble clic sobre el.

En la pantalla de presentacin damos clic en botn Next

Despus de leer licencia de uso damos clic en botn I Agree

Muestra el directorio de instalacin damos clic en botn Next

Habilitamos todas las opciones damos clic en botn Next

En Server Name poner localhost y abajo en direccin email Poner solamente la letra x

En la pantalla de pasword poner letra x confirmar con x

El sistema empezar a instalarse

Dejamos habilitadas las opciones y presionamos Finish.

Al finalizar de instalar el Apache continuar dando clic en el icono instala.bat para copiar componentes a la mquina.

Por ltimo dar clic en el icono configura.exe para dar de alta la base de datos en el ODBC

Recordar que usted debe tener habilitados los permisos de administrador en el equipo para que los cambios se realicen correctamente, puede dar clic en los iconos con botn derecho del Mouse y seleccionar ejecutar como administrador.

Ejecutando el sistema
Este programa se ejecuta desde el navegador Internet explorer, no es compatible con Firefox, ni otros navegadores ya que el cdigo est acondicionado para Internet Explorer en cualquier versin. Teclear en la barra de direcciones el siguiente link http://localhost/nucuncu/ts.html o bien http://127.0.0.1/nucuncu/ts.html

Al teclear correctamente la direccin aparecer la pantalla de inicio. En esta pantalla se solicita una clave de acceso, teclear admin y despus presionar el botn de Accesar para entrar al sistema. Se recomienda asignar claves de acceso con sus respectivos privilegios de operacin, a las distintas personas que utilizarn el sistema, y despus borrar la clave de admin. Nota: no se requiere tener Internet en la computadora, solo se utiliza el explorador de Internet como medio de interfaz de trabajo del sistema. Tambin es posible conectarse al sistema desde otra computadora conectada a la red local tecleando la siguiente direccin. http://direccion-ip servidor/nucuncu/ts.html donde: direccin-ip servidor = direccin IP de la mquina donde est instalado el sistema. Para saber que direccin IP tiene la mquina, teclear ipconfig desde La consola MS DOS que se encuentra en accesorios. Ejemplo si la direccin IP de la mquina donde esta instalado el software es 192.168.1.123 podemos acceder desde cualquier computadora conectada a la red local con el siguiente link http://192.168.1.123/nucuncu/ts.html

Al introducir la clave correcta aparecer otra pantalla que nos muestra dos opciones 1. Acceder al panel de control 2. iniciar sesin La clave de admin es una clave que tiene privilegios de administrador y por eso aparece la opcin de acceder al panel de control. Si la clave no tiene este privilegio, solo aparecer la opcin de iniciar sesin.

Dar de alta nuevos operadores del sistema


Para poder acceder al panel de control, es necesario tener una clave con el privilegio de panel de control. Para dar de alta un nuevo operador del sistema, dar clic en la primera opcin del panel Alta de operadores del sistema

Nota: Todas las pantallas del sistema tienen una pequea ayuda en un recuadro.

El sistema se compone de 3 mens y el privilegio a panel de control, selecciona las opciones que va a tener habilitadas el operador del sistema, introduce un Nick o UserName y la clave de acceso, esta puede contener letras y nmeros al gusto En la parte de debajo de la pantalla tambin se muestra la lista de los operadores actuales, desde aqu se pueden eliminar con el botn borrar operador. Al finalizar regresamos al inicio con el botn Regresar al panel de control y despus en la opcin inicio para entrar con nuestra nueva clave de acceso.

Configurar parmetros
En la segunda opcin del panel de control esta la opcin de configurar parmetros. Nota La opcin de Servidor para sincronizar relojes no esta activa por el momento

Esta configuracin solo se efecta la primera vez, y se puede reconfigurar cuantas veces se requiera. En la opcin Seleccionar tipo de descarga de checadas tenemos dos opciones SOFTWARE cuando la descarga de checadas se efecta por medio del software Nucncu Attlogs USB cuando la descarga se efecta por medio de una memoria USB que usted conecta al reloj checador cuando requiere descargar checadas. En la opcin Nombre de empresa Introducir el nombre de la empresa o negocio para que salga impreso en los reportes. En la opcin Mensaje en tarjeta checadora se muestra un mensaje comn que llevan las tarjetas checadoras usted puede cambiarlo acorde a las polticas de su empresa o negocio, el mensaje se puede acomodar en tres lneas. Por ltimo en la opcin Eliminar checadas consecutivas : usted puede crear un filtro para que no aparezcan en el reporte de asistencias las checadas consecutivas. Por ejemplo si la gente checa muchas veces seguidas en el mismo minuto, con este filtro se pueden eliminar esas checadas consecutivas dentro del rango de x segundos, dejando solamente la primer checada efectiva. Ejemplo: Sin el filtro todas las checadas se muestran en el reporte, notar que en la entrada y salida la persona se registr dos veces seguidas, esto no afecta en nada pero dificulta un poco la lectura del reporte y la exportacin a una hoja de Excel.

Aplicando un filtro de 4 segundos se eliminan las checadas consecutivas, dejando solo la primera checada efectiva.

Iniciar sesin
Al iniciar sesin se muestra el men en la parte izquierda de la pantalla. Si el operador del sistema tuviera deshabilitada alguna funcin del men, esta no operar. Aunque se le de clic con el Mouse.

Dar de alta empleados La primera opcin del men es la de dar de alta empleados, la primera vez que se usa el sistema notaremos que no tenemos departamentos ni turnos configurados, para configurarlos dar clic en el mensaje de color verde que se encuentra a la derecha respectivamente. El nmero de huella o empleado, debe de coincidir con el nmero de huella que se da de alta en el reloj, el orden en que se da de alta a los empleados no importa, primero se pueden dar de alta en el sistema y despus en el reloj. El orden de los nmeros tampoco importa.

Se puede asignar una fotografa al empleado desde archivo de imagen JPG es opcional, posteriormente se puede reasignar la foto. Al finalizar de capturar los datos del empleado, presionamos el botn Registrar empleado y listo.

Configurando departamentos y turnos.


En la pantalla de alta de empleados, tenemos una lista de departamentos y una lista de turnos, si en ella no se encuentra algn departamento o algn turno que necesitemos, entonces proceder a configurarlos.

Ejemplo para dar de alta un nuevo departamento damos click en el mensaje verde que se encuentra a la derecha de la lista de departamentos (crear nuevo departamento)

Aparecer la pantalla donde alimentamos la lista de departamentos

Configurando un turno
Si deseamos configurar un nuevo turno, dar click en el link verde que dice crear nuevo turno

.
Aparecer la pantalla de configuracin de turnos

Se puede configurar un turno con entradas y salidas diferentes para cada da de la semana Si un da de la semana no se labora, dejar los cuadros en blanco. Seleccionar la tolerancia en minutos para la entrada, y el tiempo de comida para ese turno. Todo empleado que cheque su entrada despus de su horario asignado + la tolerancia, aparecer en color rojo en los reportes de asistencias. Si el empleado labor en un da que no tiene asignado en su turno, las checadas aparecern en los reportes de asistencias en color azul. Si usted asigna por ejemplo una hora para la comida, el empleado empezar a contabilizar su tiempo en el momento que checa su salida, y al regresar ya tendr su clculo del tiempo que se tardo en comer. Este sistema puede calcular horas extras, si desea calcular horas extras, simplemente asigne las horas de tiempo que debern pasar para que se active el tiempo extra. Ejemplo si la jornada laboral es de 8 horas, la entrada es a las 9:00 de la maana y la salida es a las 18:00 horas con su respectiva hora de comida. Y desea que las horas extras empiecen a contar despus de 10 horas pues simplemente seleccione este valor para activar las horas extras. Si no quiere emplear horas extras para su sistema, ponga la opcion No usar tiempo extra en mi sistema

Editar datos de empleado


Esta opcin sirve para corregir algn dato del empleado, o para reasignar la fotografa. Para buscar un empleado se puede hacer una bsqueda por coincidencias, o por el nmero de empleado. .

En la bsqueda por coincidencia usted puede buscar por algun apellido, puesto, departamento, y el sistema mostrar en pantalla todas aquellas personas que tengan en comn esa palabra que usted busca. Por otro lado si desea una bsqueda mas directa, puede introducir el nmero de empleado Nota para bsqueda de empleado solo se permite la bsqueda si el nmero es mayor a un dgito

En esta pantalla puede reasignar un turno, un departamento, la fotografa o correccin de los datos restantes, lo nico que no puede cambiar es el nmero de empleado o huella, si requiere reasignar el nmero de empleado, tendr que borrarlo primero del sistema.

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Imprimir reporte de empleados.


En el men se encuentra la opcin de reporte de empleados, estos reportes muestran la fotografa y datos del empleado.

Para imprimir dar clic en la opcin de pantalla completa para poder imprimir Tambin se puede imprimir la lista de empleados sin foto en el link superior de la pantalla de alta de empleados.

Esta lista es de utilidad para tener una referencia de los nmeros de huella que actualmente se encuentran en el sistema.

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Reporte de asistencias
Dependiendo de el tipo de descarga de checadas que tengamos configurado en nuestro sistema la pantalla de reportes puede mostrarse en dos formas diferentes. Si el mtodo de descargas es por medio de la aplicacin nucncu que extrae las checadas del reloj la pantalla de reportes aparecer as

Si el mtodo de descarga de checadas es por medio de una memoria USB la pantalla aparecer as

A continuacin se explican los dos tipos de checadas del sistema

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Descarga por medio de la aplicacin Nucncu.


Para efectuar la descarga de checadas activar la aplicacin attlogs.exe esta aplicacin se encuentra en el directorio c:\descargas\AttLogs.exe Presionar el botn de color morado que dice descargar checadas En caso de que usted quiera actualizar la hora del reloj con la hora de su computadora, presione el boton color cafepara que en automtico se actualice la hora. El boton verde sirve para respaldar las huellas digitales a la computadora y el botn azul para inyectar las huellas respaldadas a otro reloj, consulte el manual se AttLogs para mayor informacin

Recordamos que esta aplicacin se configura para el tipo de reloj o relojes que usted adquiri, y es configurada por nosotros el da de la instalacin, en caso de que se desconfigure el programa consultar el manual de la aplicacin Attlogs para reconfigurar nuevamente el programa.

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Descarga por medio de memoria USB


Este tipo de descarga es cuando usted opta por descargar checadas introduciendo una memoria USB al reloj (en caso de que este cuente con entrada USB) para descargar checadas a su memoria USB, ejecute las instrucciones del men del reloj dependiendo el modelo. Una vez que se introdujo la memoria USB al reloj checador y se descargaron las chedadas del mismo, entrar al software y en el men reporte de asistencias presionar la opcin que dice Descarga el archivo que genera el reloj

Despus presionar el botn de examinar para buscar el archivo 1_attlogs.txt que se encuentra en la memoria USB

Se abrir una pantalla para la bsqueda del archivo 1_attlogs.txt buscarlo en la unidad asignada de la memoria USB:

Por ltimo presionar el botn de copiar archivo.

Esperar a que termine de copiar

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Actualizar base de datos


Al finalizar la descarga de checadas ya sea por medio de la aplicacin Nucncu, o por medio de el archivo de la memoria USB, Seguir con el paso siguiente que es actualizar la base de datos. Dar clic en el link verde que dice Actualiza base de datos Este proceso transfiere los registros a la base de datos local de la computadora.

Efectuar un reporte de asistencias


En esta misma pantalla se alimentan los parmetros para efectuar un reporte de asistencias. Seleccione un empleado de la lista o un departamento, o bien seleccionar la opcin de todos lo empleados Seleccionar la opcin de mostrar horas trabajadas con deduccin de hora de comida o sin deduccin. Seleccionar la fecha inicial del reporte y la fecha final del reporte, dar clic en los calendarios para seleccionar las fechas.

Para seleccionar la fecha dar clic en el calendario Seleccionar el mes desplazndose con las flechas simples Seleccionar el ao desplazndose con las flechas dobles. Cerrar el calendario dando clic nuevamente sobre l.

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Reporte de asistencias

El reporte se puede imprimir desde la funcin de impresin del explorador de Internet. Cada tarjeta checadora se imprime separadamente en cada hoja para as no revolver los datos. En un solo reporte se pueden visualizar varios detalles importantes como son: Los permisos asignados al personal, se muestran en color verde y se muestra el concepto del permiso asignado Los retardos en la entrada se muestran en color rojo, el retardo se provoca cuando se checa la entrada despus del horario asignado y pasando la tolerancia asignada. Tambin se muestra el tiempo que la persona se tarda en el break o la comida, y a su vez si se paso de su tiempo asignado este se marcar en color rojo, cuando no se pasa de su tiempo asignado se mostrar en color verde. En color caf se muestran el tiempo trabajado. Usted puede seleccionar la opcin para restar la hora de comida al clculo, o sumarla al clculo, o tambin puede seleccionar que no se muestre el clculo de horas trabajadas, el clculo de horas trabajadas se muestra en la segunda checada y en la cuarta checada. Esto con el fin de que si alguien no sale a comer tenga contabilizado el tiempo trabajado sin problemas. En color azul se muestran las checadas que se efectan en un da que no corresponde al horario configurado, por lo que se deduce que es tiempo extra.

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Tabla de clculo de retardos


La tabla de clculo de retardos sirve para dar un valor exacto de horas y minutos acumulados de los retardos del empleado. Los retardos se muestran en el reporte de asistencias en color rojo, en base al horario asignado y al tiempo de tolerancia en la entrada. Tambin se pueden calcular los retardos en la hora de comida. Para mostrar la tabla de calculo de retardos dar clic en el link que se encuentra en la parte superior del reporte de asistencias. El cual dice "Tabla para calcular tiempos de retardos al dar clic en este link aparecer una tabla como la mostrada abajo. Se muestran las checadas que causaron retardo entre la fecha inicial y final del reporte. Estos retardos se crean en base al horario de entrada y la tolerancia permitida. La suma de los retardos para cada empleado se muestran en la tabla. Nota: el retardo acumulado es la suma de todos los retardos del empleado, tomando en cuenta la tolerancia de entrada. Es decir que si alguien tiene un horario de entrada a las 08:00 con diez minutos de tolerancia, y su retardo marc 08:12, entonces solamente habr 2 minutos de retardo acumulados.

La tabla muestra en color amarillo aquellos retardos que se provocaron en la comida y se muestran la hora de inicio y fin de comida, adems el tiempo acumulado y el tiempo de retardo. Cuando los retardos se provocan en la hora de entrada, se mostrarn sus parmetros en color verde, indicando a que hora entro la persona, y el tiempo de retardo y el acumulado respectivamente. Si en la tabla notamos retardos inconsistentes, es decir checadas que no parecen ser en la entrada, posiblemente porque al empleado se le olvido checar su entrada, podemos eliminar esta checada para recalcular correctamente el tiempo acumulado. Para eliminar una lnea de correccin ponemos el numero de lnea indicado a la derecha de la tabla . Este nmero deber ponerse en el recuadro mostrado en la figura de abajo y se encuentra al final de todo el reporte

Opcin se muestra al final del reporte. Poner el nmero de lnea para correccin Al quitar el registro inconsistente y regresar a la pantalla, la lnea ya no estar y tendremos un clculo exacto de los minutos de retardo del empleado.

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Registrar permisos
Esta pantalla nos ayuda para registrar un permiso posterior a la fecha actual. Es muy sencillo asignar un permiso, simplemente seleccionar el empleado de la lista, despus el tipo de permiso y por ltimo la fecha inicial y la fecha final del permiso. Los permisos se ven reflejados en el reporte de asistencias y se muestran en color verde.

El icono que se encuentra a la derecha de la lista de empleados nos muestra el historial de permisos del empleado seleccionado, esto es de gran utilidad para decidir si otorgamos el permiso o no.

Si deseamos agregar un nuevo concepto de ausencia, dar clic sobre el link de color caf que dice Agregar nuevo tipo de permiso a la lista

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Corregir checada / Insertar checada


Esta funcin es de mucha utilidad cuando se requiere efectuar una correccin en la checada de un empleado, cuando por causas de fuerza mayor no pudo checar a tiempo, o cuando se le olvid checar. Para efectuar la correccin de checadas, usted deber de tener el privilegio en el men administrativo.

Para la correccin o insercin de una checada seleccionar el nombre del empleado de la lista, y despus la fecha en que se va a efectuar la correccin, presionar el botn de ver y editar checadas. Todas las checadas del da se mostrarn en la pantalla de resultados, seleccionar la hora a corregir, o bien insertar una chedada. Por ejemplo si a la persona se le olvid checar su entrada esto provocar que el sistema tome la salida a comer como si fuera la entrada, provocando un calculo errneo en el reporte de retardos. Si se inserta una checada sabiendo que la persona si lleg temprano a laborr, se corregir el clculo en los reportes Nota todo cambio ser registrado en una base de datos que podr ser revisada desde el panel de control.

Cuando realice una edicin o insercin de una checada, respete encarecidamente el formato HH:MM:SS ya que un valor incorrecto no podr ser visualizado ni calculado correctamente.

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Acerca de las horas extras


Si usted activ esta funcin en su sistema, le explicamos brevemente como interpretar los clculos del tiempo extra que arroja el reporte. Supongamos que el horario de entrada es a las 9:00 de la maana y la salida es a las 19:00 horas y el tiempo extra se activa pasando 10 horas de trabajo efectivo. Tenemos el siguiente reporte:

A continuacin se explica detalladamente los clculos que determinan el tiempo extra trabajado El da 7 de marzo la persona tiene un calculo de 11:34 horas de trabajo efectivo, su tiempo de comida de 45 minutos ya fue restado como el tiempo para que se active el tiempo extra es despues de 10 horas entonces tiene un acumulado de 01:34 horas En el da 8 de marzo aunque la persona sale incluso mas tarde que el da 7 de marzo, no acumula horas extras ya que lleg tarde y el calculo de su tiempo es de 07:21 horas efectivas tambin restando sus 00:24 minutos de comida. En el da 10 de marzo la persona no sale a comer y el clculo de tiempo efectivo es de 11:20, entonses tenemos 01:20 de tiempo extra mas el acumulado del da 9 tenemos un acumulado de 05:25 Por ltimo el da 15 de marzo la persona tiene 12:50 de tiempo efectivo de trabajo, se contabilizan 02:50 de tiempo extra mas el acumulado de los das anteriores da un total de 08:15 Es importante que para que los reportes muestren bien los clculos se tomen en cuenta los siguientes detalles: Si la persona sale a comer que tenga sus cuatro checadas al da como son: entrada de labores, salida a comer, regreso de comida, y salida de labores. Si la persona no sale a comer, entonces que cheque dos veces entrada y salida.

En casos especiales donde existen ms de cuatro checadas, al da el sistema si puede calcular el tiempo extra como muestra la figura.

Cuando la persona no checa su salida y tiene tres checadas en el da, entonces el sistema no puede determinar el clculo Por lo que se recomienda insertar una checada en el men en la opcion de Corregir / Insertar checadas

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Acerca de las horas extras otro ejemplo


A continuacin se explica otro caso un poco ms complejo que el anterior y su explicacin detallada. El horario de entrada es de 08:00 de la maana a 20:00 horas pero el tiempo extra se activa despus de 06:00 horas ya que son becarios y tienen 30 minutos para comer.

El da 05 de marzo la persona llega tarde a las 12:05:24 y sale de laborar a las 19:06:54 el tiempo trabajado efectivo es de 06:26 Tiene un tiempo extra de 27 minutos y acumulado de 27 tambin El da 07 de marzo la persona llega temprano a las 08:32:31 y sale a comer a las 14:36:18 ya que piensa seguir trabajando ms tiempo. El sistema detecta que han pasado mas de seis horas y activa tiempo extra de cuatro minutos y se agrega un acumulado del da 05 de marzo teniendo un acumulado de 30 minutos (redondeado) despus sale a comer y se pasa de sus 30 minutos por eso marca en rojo el tiempo que se tarda en comer 43 minutos, finalmente checa su salida a las 18:54:26 el sistema calcula 03:39 de tiempo extra ya que el tiempo se activa despus de seis horas, el acumulado es de 04:05 notese que al el sistema recalcula el acumulado y no toca el acumulado de los cuatro minutos de ese mismo da sino que los toma del da 05 de marzo dando un total recalculado de 04:05 En conclusin cuando el sistema detecta que el tiempo extra se activa dos veces en el mismo da, deja solamente el ltimo calculo para no provocar errores de suma de tiempo extra. Recordemos que estos clculos solo aparecen si ponemos la opcin de mostrar horas trabajadas al realizar el reporte.

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Mantenimiento.
En esta pantalla se pueden eliminar del sistema empleados, departamentos, turnos, permisos, y los historiales de permisos de empleados. Para el caso de que un permiso sea asignado mal, se recomienda primero borrar el historial de permisos del empleado y despus volver a establecer el permiso correctamente.

Respaldo de la base de datos.


Cuando se requiera efectuar un backup de la informacin del sistema por motivos de reformatear la computadora, o simplemente respaldar, copie el directorio que se encuentra en c:\appserv\www\nucuncu Este directorio contiene la base de datos y las fotografas asignadas. Despus de la reinstalacin del sistema remplazar el directorio generado por este de backup. Nota en el directorio c:\appserv\www\nucuncu\base se encuentra una copia excata de la base timesol.mdb sin datos Esta base se puede usar para limpiar los datos del sistema por completo, copiarla al directorio c:\appserv\www\nucuncu

Nucncu Tecnologa Software desarrollado por Ricardo Prez Calzada

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