Habilidades directivas

Consejo estatal contra las adicciones

Objetivo
Los participantes reconocern y desarrollarn 3 habilidades directivas, resolucin de conflictos, manejo de personal y administracin del tiempo logrando ser ms eficientes en su desempeo.

BIENVENIDOS
HOY TENEMOS OTRA OPORTUNIDAD PARA APRENDER

APRENDER

Administracin del tiempo

Siempre intentamos matar el tiempo...cuando es el tiempo el que acabar por matarnos

Administracin del tiempo

Un buen directivo debe dominar las herramientas para mantener una alta productividad.

Qu tan frecuentemente te sientes esclavo del tiempo?

No tengo suficiente tiempo para hacer todo mi trabajo: Me encuentro perdiendo el tiempo en cosas no relevantes

S que tengo que hacer algo y lo pospongo constantemente Pierdo mucho tiempo buscando informacin clave

La clave para lograr un manejo eficiente del tiempo, no es trabajar ms duro, sino de forma ms inteligente.

Pasos para trabajar de manera inteligente:

Cmo administro mi tiempo actualmente?

Ejercicio: Durante una semana, registra todas las actividades que hagas junto con sus tiempos. Al final de la semana, cataloga las actividades en grupos: Ejemplos: llamadas telefnicas visitas programadas visitas no programadas juntas viajes trabajo administrativo descansos anlisis y creacin de reportes comidas tareas personales hechas en el trabajo redes sociales

Antes de planear las actividades fltralas utilizando el siguiente criterio.

Pregunta clave 1.-Qu actividades me acercan a cumplir mis objetivos o estn directamente ligadas con mi s responsabilidades? 2.-Qu actividades son importantes pero no tengo que hacerlas personalmente?

Accin HAZLA DELGALA

3.- Qu actividades son una prdida de tiempo?

DESCHALA

Principios tericos

El tiempo es un recurso que est distribuido equitativamente a todas las personas. La mayora de las personas no saben como lo est administrando. Problemas y prdidas de tiempo por actuar sin pensar (Planear a corto y largo plazo). Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia.

Principios tericos
El tiempo disponible debe ser asignado por prioridades. No se tiene el control absoluto de las circunstancias, toda programacin debe ser flexible para adaptarse a imprevistos. Se crea una tensin entre lo importante y lo urgente. El uso del tiempo es ptimo cuando se logran los mximos beneficios con un mnimo de esfuerzo

Principios prcticos

Tener objetivos por escrito y revisarlos peridicamente, ayuda a no perder la orientacin y no malgastar el tiempo.

Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones, economiza tiempo y esfuerzo.

Principios prcticos

Para mejorar la administracin del propio tiempo, el primer paso es averiguar cmo lo est empleando. Los plazos definidos obliga de forma adecuada a la accin. El establecer fechas lmites facilita la autodisciplina y toma de decisiones, as, se favorece la eficiencia. Anticipar o prevenir es mejor que remediar.

Reglas bsicas

Cuanto ms alto sea el nivel jerrquico, tanto ms tiempo se debe asignar, proporcionalmente a la planeacin. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. Delegar tareas completas en la medida de lo posible. Sealar los tiempos de no interrupcin para poder concentrarse. Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin

Reglas bsicas

Planear cada actividad

Iniciar cada jornada con un plan a realizar Qu es lo que quiero y necesito hacer hoy?

Describir una lista de pendientes y jerarquizarla. Principio del 80/20 o principio de Pareto: unos pocos esfuerzos crticos (20%) producen la gran mayora de los resultados (80%) y viceversa.

Reglas bsicas

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas (recordar que Aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades). Mejorar la administracin del tiempo, no slo en algunos sino en todos los niveles de la organizacin.

Alrededor del . 20% de tus actividades generan el 80% del valor en tu

trabajo, y en general en tu vida.

Desarrolla una forma sistemtica de administrar tus pendientes, apoyndote de una lista de pendientes y un cuaderno de ideas

Lista de pendientes
En ella anota tus pendientes:

Juntas decisiones que debes tomar llamadas que tienes que hacer correos que debes escribir Lo que no termines, psalo al da siguiente. Si ests concentrado en una actividad y recuerdas un pendiente, antalo aqu y regresar a tu actividad

Desarrolla una forma sistemtica de administrar tus pendientes, apoyndote de una lista de pendientes y un

cuaderno de ideas

Cuaderno de ideas
Apyate en este cuaderno para desarrollar todas las ideas que tengas

Existen dos clases de actividades:

Las Urgentes

Las Importantes

Lo urgente

Las que si dejo de hacerlas afectan inmediatamente mi vida, o traen graves consecuencias

Lo importante

Tienen un significado y una trascendencia enorme, por mi manera de ver la vida

Pero tambin existen lo no urgente y lo no importante: Si dividimos todo lo que podemos hacer a diario lo podemos dividir as:

URGENTES IMPORTANTES (A) URGENTES NO IMPORTANTES (C)

NO URGENTES IMPORTANTES (B)

NO URGENTES NO IMPORTANTES (D)

URGENTES e IMPORTANTES:

EJEMPLOS:

NO URGENTES e IMPORTANTES:

Trabajar Estudiar Comprar alimentos Comer

Invertir para asegurar tu futuro Hobbies Practicar tu deporte Preparar algo especial para un da especial Dar un paseo Y en general tolo lo que quieres en la vida!!!

URGENTES y NO IMPORTANTES:
Terminar una tarea para entregar Ir al bao Comer Desahogarte para sentirte tranquilo

NO URGENTES y NO IMPORTANTES:
Comprar un televisor Tomar una siesta por solo por pereza Quejarse

Lo ms importante en tu lista de actividades es que dejes espacio para colocar la prioridad de cada una de ellas
El objetivo es que las actividades en la lista sean cada vez ms BS para evitar bomberazos y estrs
Importante

No importante

C D

Las actividades D son por lo regular ms del tipo personal pero tambin deben tomarse en cuenta en la lista

Urgente

No urgente

MULTITASKING
Brincar de una actividad a otra disminuye el desempeo
La vida es un maratn No trabajar es una prdida de tiempo Enfocarse en una cosa a la vez La vida es una serie de sprints No trabajar es tiempo productivo

Posponer actividades: enemigo del tiempo, genera estrs y nos convierte en gente del maana
por qu posponemos lo que sabemos que debemos hacer? No sabemos por donde empezar. Por desconocimiento o miedo al fracaso Trabajo mejor bajo presin

ENFOQUE
Enfocarse en una cosa a la vez
La vida es una serie de sprints

No trabajar es tiempo productivo

Lograr resultados es un tema de productividad: enfcate

Mantn periodos de concentracin por lo menos de 50 minutos y descansa 10.

Pega un recado que te haga retomar el enfoque:

Evita actividades de bajo valor y dedica ms tiempo a las actividades relevantes

Prdida de tiempo:
Caf, desayuno

charlas
llamadas telefnicas internet juntas mal organizadas burocracia

Alguna otra?

Las personas normales gastamos 90 % del tiempo:

Haciendo cosas que NO quisimos hacer ayer Haciendo solo lo necesario para sobrevivir Atendiendo cosas un poco menos importantes Y divirtindonos

 Ya te diste cuenta que los sueos no son urgentes, sin embargo son importantes y no hay que invertir tiempo en alcanzarlos, porque los logrars al organizar todo lo que haces Los sabios tambin quieren pasarla bien. Pero toda la vida, por eso, invierten todo el TIEMPO que pueden en algo que NO ES URGENTE, asegurar su futuro Si tienes disciplina para anticipar y tomas iniciativa Podrs vivir como quieras toda la vida

REFLEXIN PERSONAL

EFICIENTA
Mantn orden y limpieza

Determina cdigos para archivo electrnicos

Facilita el acceso a informacin Permite tener un control sobre las versiones de los documentos Identifica quin es el responsable del documento

El correo electrnico
10 min. para revisar tus correos (procura que sea a media maana) Contestar en el momento Contesta brevemente

hacer ms tarde

Contesta de recibido y anota como pendiente

Delegar

Contesta de recibido

Reenva y da seguimiento

Priorizando durante un naufragio

Estudio de Caso

Nufragos en una Isla: Una mujer embarazada, un hombre maduro, una anciana, un nio, un sacerdote Actividades sugeridas posibles a modo de ejemplo: Juntar lea Buscar y transportar agua Encontrar comida Buscar refugio Elaborar seales de alerta SOS Buscar formas de comunicacin para rescate Recursos disponibles Yate encallado sin gasolina 3 botellas de agua de 1.5 l 3 maruchan 1 lata de aceitunas y 3 de atn 6 salvavidas

Cada miembro del equipo asumir un papel y definirn en conjunto las prioridades de las actividades a realizar para sobrevivir.

Urgente

No Urgente

1.-_____________________________ 1.-_____________________________ 2.-_____________________________ 2.-_____________________________ Importante 3.-_____________________________ 3.-_____________________________ 4.-_____________________________ 4.-_____________________________ 5.-_____________________________ 5.-_____________________________

1.-_____________________________ 1.-_____________________________
2.-_____________________________ 2.-_____________________________ No Importante 3.-_____________________________ 3.-_____________________________ 4.-_____________________________ 4.-_____________________________ 5.-_____________________________ 5.-_____________________________

Clasifica todo lo que haces y empieza a planear Encuentra que le da sentido a tu vida, qu te apasiona y te hace vibrar de verdad, lnzate a conseguirlo NO ES URGENTE, pero es lo MAS IMPORTANTE

La hora de vivir es AHORA: este es nuestro gran y valioso tesoro. Comprtelo!!!!!

Sigue aprendiendo nuevas habilidades, no te detengas

Resumiendo
Para realizar un manejo eficiente del tiempo se debe: Analizar: aplicar el principio de Pareto para ver en qu ocupamos nuestro tiempo, y en qu deberamos ocuparlo Planear: filtrar las actividades, crear una lista de pendientes y priorizarla, utilizar el outlook para planear nuestra semana. Ejecutar: seguir la tcnica de Jack el destripador
Eficientar: ser ordenado y organizado