Compartiendo

retos Integrando habilidades Trasformando realidades

OBJETIVO:
Los participantes reconocern y desarrollarn 3 habilidades directivas: resolucin de conflictos, manejo de personal y administracin del tiempo, logrando ser ms eficientes en sus desempeos.

Nuestra realidad:
En nuestro tiempo, las habilidades directivas son deseables y necesarias para lograr los resultados propuestos en nuestra labor. La direccin como tal, tiene un enfoque ms de acompaamiento, de gua, de mentor, que de jefe con estructuras arcaicas. La velocidad de nuestros tiempos, la sobrecarga de trabajo y las condiciones de nuestras organizaciones, nos impulsan tambin a buscar nuevas alternativas para llevar una vida con calidad, que impacten en nuestro da a da. Las herramientas en las que trabajaremos en este taller, les permitirn acercarse a nuevas estrategias de direccin, ms acordes a nuestra realidad y necesidades. Nos enfocaremos a desarrollar habilidades analticas en la resolucin de conflictos. En el manejo de personal, nos acercaremos tambin a conceptos y metodologas probadas, y cuando abordemos el tema de Administracin del tiempo, seremos capaces de distinguir nuestras prioridades y elegir mtodos ms adecuados para el uso efectivo de nuestro tiempo. La aventura es larga y el aprendizaje est comenzandoa disfrutar!

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Vivir es tener problemas y resolver problemas es crecer intelectualmente J.P.Guillford

1.- RESOLUCIN DE PROBLEMAS:
1.-1 Qu es un problema?
Un problema es algo que no est resultando como lo habamos planeado. Es cuando existe una diferencia entre el estado actual y el estado deseado. Es una oportunidad de aprender.

1.2 Proceso para solucionar un problema

Denicin del problema

Generacin de ideas

Eleccin de la solucin

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1.2.1. Definicin del problema: En esta etapa, se considera un anlisis estructurado para llegar a las causas raz del problema Separar los sntomas del problema principal o Herramienta: diagrama de Ishikawa o Objetivo: perspectiva o Analoga: lente de pez Ejercicio: Elige un problema que actualmente ests viviendo en el trabajo: Detectar la causa raz o Herramienta: Tcnica de los 5 por qu? o Objetivo: profundidad o Analoga: telefoto
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Identifica las posibles causas del problema elegido. Plasma tu anlisis en el Diagrama de Ishikawa Verifica que sean mutuamente excluyentes y colectivamente exhaustivas (MECE) Plasma tu anlisis en el Diagrama de Ishikawa

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Analicemos el siguiente ejemplo: Los empleados de una organizacin no se llevan bien:

o Los empleados estn sin ganas, y discuten frecuentemente por qu? o Porque no les gusta su trabajo por qu? o Porque siempre salen tarde por qu? o Porque tienen mucho qu hacer por qu? o Porque sus jefes les piden cosas que no tienen que ver con ellos por qu? o Porque no hay definicin de funciones y roles.

EJERCICIO 2: Aplica la herramienta de los 5 por qus en el diagrama de Isikawa con el que previamente estabas trabajando. o Los problemas son oportunidades de mejora que se presentan en nuestra vida cotidiana o Un problema es la diferencia entre nuestro estado actual y el ideal. o Para definir un problema se debe: o Separar las causas de los sntomas con el Diagrama de pescado o Utilizar la tcnica de los 5 por qu para llegar a las causas raz

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1.2.2 : 2 Etapa: Generacin de ideas La inspiracin existe pero tiene que encontrarse trabajando Picasso El genio es 1% de inspiracin y 99% de transpiracin Edison
Para generar una buena idea, puedes seguir este proceso:

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1.- Convierte tu problema en pregunta: Ejemplo: Pregunta

Problema: existe impuntualidad

qu necesitamos para ser puntuales?

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Enfoca tu mente: programa tu subconsciente para que busque soluciones

Los momentos ms creativos para solucionar problemas se dan cuando estamos en ambientes diferente al del trabajo.(bandonos, manejando, descansando, durmiendo) Busca cantidad: La clave para generar muchas ideas es digerir el juicio o crtica de las mismas. o Inicia con las ideas ms locas y absurdasde ellas se derivarn ideas ms realistas. o En equipo se generan mejores ideas: cada vez que te sea posible, realiza una lluvia de ideas, siguiendo las siguientes indicaciones: o o o o o Rebasa Lmites. Para llegar a ideas realmente innovadoras, hay que estirar la mente ms all de lo establecido... acertijos mentales Llevar nuestro pensamiento mas all nos abre horizontes y nos permite encontrar alternativas ms all de los lmites de un recuadro A continuacin encontrars una serie de ejercios mentalesaventrate a rebasar los lmites. Rene gente con la mayor diversidad posible. La jerarqua ahoga la creatividad. Difiere el proceso de juicio o crtica Generen ideas lo ms rpido posible. Las ideas de uno incentivarn las ideas de otro. Completa el proceso y escribe los siguientes pasos de implementacin

1.- Algunos meses tienen 31 das, otros solo 30. Cuantos tienen 28 das?

2.- A Pedrito se le cay un anillo dentro de una taza llena de caf, pero el anillo no se moj. Cmo puede ser?

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3.-Cul es la cabeza que no tiene sesos?

4.- Cundo se puede transportar agua en un colador?

5.- Cunta tierra hay en un hoyo de un metro de largo por un metro de ancho y un metro de profundidad?

6.- Cuntas veces podra restarse el nmero 1 del nmero 1111?

7- De qu color son los zapatos de serpiente?

8.- Dos indios americanos, uno nio y otro adulto, estn sentados en un tronco, el indiecito es hijo del adulto pero el adulto no es padre del indio pequeo. Cmo es posible?

9.- Dos personas fueron a pescar. La menor era hija de la mayor, pero la mayor no era su padre. Cmo se explica? 10.- En un rbol hay siete pajaritos. Pepito dispara y mata a dos pajaritos. Cuntos pajaritos quedan?

11.- En una determinada casa las dos alas del tejado tienen diferente inclinacin; una ala tiene una inclinacin de 60 y la otra de 70. Supongamos que un gallo pone un huevo exactamente en la cumbre. Hacia cul lado del tejado caera el huevo?

12.- En una lnea de ferrocarril, el tendido tiene doble va excepto en un tnel, que no es lo bastante ancho para acomodar ambas. Por ello, en el tnel, la lnea es de va simple. Una tarde, entr un ten en el tnel marchando en un sentido, y otro tren en el mismo tnel, pero en sentido contrario. Ambos iban a toda velocidad; y sin embargo no llegaron a colisionar. Explquelo.

13.- Es posible mediante cinco cifras impares sumar 20?

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HBITOS PARA SER CREATIVOS:

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1.2.3 Ejecucin de la solucin: Cul es la mejor solucin?

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Para tomar una mejor decisin es indispensable tomar en cuenta las emociones.

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2.- Manejo de personal

En este mdulo hablaremos de la importancia de desarrollar el tealento de una organizacin. 2.1 Beneficios de mantener a nuestro personal Creacin de un valioso capital intelectual y de experiencia Incremento de satisfaccin del cliente Evitar costos de rotacin de personal Tiempos de capacitacin Existen muchas razones por las que una persona mantiene un empleo, cul crees que sean las ms poderosas? A continuacin encontrars las ms frecuentes. orgullo de la organizacin respeto al supervisor compensacin justa compatibilidad con colegas trabajo significativo Prcticamente en todas las razones, impacta directamente la funcin del supervisores decir, de ustedes 2.2 Acciones esenciales para retener a su personal Contratar a la gente adecuada: Descripcin de puestos: Jim Collins en Good to great, compara la organizacin con un autobus... estn las personas indicadas a bordo? Estn sentadas en el lugar correcto? Una descripcin debe contener: Responsabilidades/funciones Relaciones: a quien le reporta y quines le reportan, trabaja con...relaciones fuera de la organizacin Indicadores de desempeo: Forma cuantificable y objetiva en que se medir la productividad del empleado: Ej: Nmero de documentos elaborados y entregados; organismos 10

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contactados Productos elaborados Condiciones de trabajo

Requerimientos de conocimientos y habilidades Plan de carrera: Es la proyeccin de crecimiento para cada uno de nuestros colaboradores. Es necesario contemplar las diferentes competencias que deber desarrollar

Desarrollar el talento: En este estrategia hablaremos de: Motivar, delegar, retroalimentar. Hablemos de la motivacin. Existen muchas teoras sobre la motivacin, la ms utilizada en la de Maslow, l dise la siguiente pirmide:

De acuerdo a la teora de Maslow, tenremos un personal ms motivado segn vayamos cubriendo sus necesidades, comenzando desde la base hasta el la parte ms alta de la pirmide. Y las motivaciones negativas? Podemos utilizar otro esquema de motivacin y preferir la opcin de las multas, regaos, amenzas y despidos. Dan resultado a corto plazo, sin embargo son muy perjudiciales en el mediano plazo. El motivador universal es el sentimiento del progreso, no hay sentimiento ms frustrante que el estancamiento 11 Revisa qu necesidades pueden cubrir tus colaboradores

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La 2da estrategia para el manejo del personal, es DELEGAR: El directivo es responsable del desarrollo de los conocimientoes de su equipodelegar tareas es una excelente forma de hacerlo.

Imposible delegar

Aumenta el estrs

No se dedica xempo al personal

Se incrementa la carga de trabajo

Conanza insuciente

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Se delega efecxvamente

Ms responsabilidades

Se dedica xempo al personal

Ms conanza
Qu puedo hacer para delegar?

Ms habilidades

Hay que conocer las fortalezas de cada integrante del equipo Comunica claramente realiza un buen monitoreo delega cosas diversas Delegar es un arte, a travs del cual, el personal puede adquirir confianza y aprendizaje. A continuacin hablremos de 3 acciones que te ayudarn a delegar eficazmente. 13 a) Claridad Delega en persona S claro en lo que quieres: resultados, tiempo y autoridad. Al terminar pregntale si tiene dudas. Pdele que te repita lo que debe hacer Mantn una poltica de comunicacin abierta...hazle saber que ests disponible para cualquier duda que surja.

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b) Supervisin y retroalimentacin: Realiza juntas frecuentes para revisin Si hay un problema: procura no intervenir directamente (podras afectar el aprendizaje) intenta a travs del coaching, motivacin y otros recursos Que cada proyecto implique aprendizaje: retroalimenta: cmo se sinti, hazlo reflexionar con sus errores y reconoce sus logros Que sea reconocido por el resto del equipo.

Si tu empleado fracasa, no es su culpa, es la tuya

c) Diversidad: Empieza delegando tareas simples y bien delimitadas, hasta llegar a delegar proyectos completos y complejos. No delegues slo tareas aburridas; balancea con proyectos importantes y que provoquen buena visibilidad dentro de la organizacin. pregunta a tus colaboradores acerca de sus intereses y tiempo disponibles Formar un equipo de alto desempeo: Esta es la 3 estrategia para mantener a tus colaboradores. Un buen equipo debe tener compromiso, comunicacin, confianza, confrontacin. En todos los equipos, incluso en los de alto desempeo, tendremos conflictos de diferente ndole, a continuacin observars una matriz que te ayudar para saber qu opcin tomar y cmo actuar en consecuencia. Analzala y observa.

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Si no hay ms opcin que intervenir, sigue el siguiente esquema:

Debes intervenir?
S: si afecta la producxvidad del equipo

Hechos
Situacin, puntos de vista

Anlisis
Causas raz Emociones

Solucin
reas de posibles acuerdos

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3.- Administracin del tiempo

Siempre intentamos matar el tiempo...cuando es el tiempo el que acabar por matarnos

Un buen directivo debe dominar las herramientas para mantener una alta productividad.
Ejercicio: Marca con una X las oraciones con las que te identificas: No tengo suficiente tiempo para hacer todo mi trabajo: Me encuentro perdiendo el tiempo en cosas no relevantes S que tengo que hacer algo y lo pospongo constantemente Pierdo mucho tiempo buscando informacin clave

La clave para lograr un manejo eficiente del tiempo, no es trabajar ms duro, sino de forma ms inteligente.

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Pasos para trabajar de una manera ms inteligente:

Analiza

Planea

Ejecuta

Ecienta

1.- ANALIZA: Identifica las actividades que realizas en un da, en una semana etc. Hora Actividad Tiempo utilizado Clasificacin

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Hora

Actividad

Tiempo utilizado

Clasificacin

Una vez que hayas identificado las actividades, analiza clasificndolas, aqu algunos ejemplos: Llamadas telefnicas, visitas programadas, visitas no programadas, juntas, trabajo administrativo, anlisis y creacin de reportes, viajes, descansos, comidas, tareas personales hechas en el trabajo, redes sociales.

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3.- Ejecucin: Antes se acostumbraba generar la multifuncionalidad, hacer muchas cosas a la vez, desgraciadamente el nivel de eficiencia es muy bajo. La tendencia en la actualidad es enfocarse en una sola cosa a la vez. Utilizamos la tcnica de Jack el destripador: vmonos por partes, se trata de considerar la vida como una serie de sprintsno trabajar es tiempo productivo. Lograr resultados es un tema de productividad: enfcatemantn periodos de concentracin por lo menos de 50 mins, y descansa 10pega un recado que te haga retomar el enfoque.
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Lo que estoy haciendo en este momento me est acercando a lograr mis objexvos?

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POSPONER ACTIVIDADES: Enemigo del tiempo, genera estrs y nos convierte en gente del maana,

por qu posponemos lo que sabemos que debemos hacer? No sabemos por donde empezar. por desconocimiento o miedo al fracaso trabajo mejor bajo presin EFICIENTA: Mantn orden y limpieza Determina cdigos para archivo electrnicos facilita el acceso a inf. Permite tener un control sobre las versiones de los documentos identifica quin es el responsable del documento Evita actividades de bajo valor y dedica ms tiempo a las actividades relevantes. Qu actividades hacen que pierdas el tiempo? Caf, desayuno, charlas, llamadas telefnicas. Internet, juntas mal organizadas, burocracia

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RESUMIENDO:
Para realizar un manejo eficiente del tiempo se debe: Analizar: aplicar el principio de Pareto para ver en qu ocupamos nuestro tiempo, y en qu deberamos ocuparlo Planear: filtrar las actividades, crear una lista de pendientes y priorizarla, utilizar el outlook para planear nuestra semana. Ejecutar: seguir la tcnica de Jack el destripador Eficientar: ser ordenado y organizado

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