PROMOTORES VOLUNTARIOS DEL HOSPITAL PARA EL NIO POBLANO A.C.

PLAN DE

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Plan de accin 2012

ACCIN

2012-2013

PLAN DE ACCION PARA PROMOTORES VOLUNTARIOS DEL HOSPITAL PARA EL NIO POBLANO

NDICE

INTRODUCCIN HISTORIA DE LA INSTITUCIN MISIN VISIN VALORES OBJETIVO SITUACIN ACTUAL IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA PLAN DE ACCIN 2012 OBJETIVOS BSICOS A CORTO PLAZO CRONOGRAMA PRIMER CUATRIMESTRE 2012 OBJETIVOS MEDIANO Y LARGO PLAZO PROPUESTA DE ORGANIGRAMA APLICACIN DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES ANEXO 1 REPORTE DE INDAGACIN APRECIATIVA ANEXO 2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA NUEVOS/AS VOLUNTARIOS/AS

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PLAN DE ACCION PARA PROMOTORES VOLUNTARIOS DEL HOSPITAL PARA EL NIO POBLANO A.C.

INTRODUCCIN El voluntariado lo conforman personas que desean desarrollar actividades, pero de forma no profesional, ya que no reciben remuneracin econmica a cambio del tiempo que dedican para servir a otros en situacin vulnerable; lo hacen de forma gratuita adems de elegir libremente la institucin o sector de la sociedad con la desean solidarizarse y beneficiarla de forma totalmente altruista. Su trabajo suple las carencias que profesionales de cada rea pudiesen cumplir, y para que cualquier voluntario desarrolle su trabajo eficazmente debe de recibir preparacin adecuada y oportuna conforme a la misin y visin que considera afn a sus intereses, adems de saber que hay estructura y diseo, como el presente Plan de Accin, que permitirn lograr metas y objetivos que darn satisfaccin a los miembros del voluntariado.

HISTORIA DE LA INSTITUCIN Uno de los sectores ms importantes de la poblacin es la niez: hay un gran nmero de nias y nios que sufren de marginacin y exclusin social, que desafortunadamente padecen de enfermedades que ponen en riesgo su vida, y que no cuentan con ningn servicio del sector salud. Es por sto que nace en 1988 el Hospital para el Nio Poblano y a la par del mismo, el Voluntariado. MISIN Somos un equipo de mujeres y hombres comprometidos voluntariamente a brindar apoyo moral, psicolgico, emocional y econmico a los pacientes peditricos de escasos recursos del Hospital para el Nio Poblano, incluyendo en ese sustento a sus familiares, mediante el trabajo cotidiano altruista, honesto, transparente y disciplinado. VISIN A travs de las acciones, pretendemos formar el mejor equipo de voluntarios del pas trabajando todos los das con altos estndares de calidad, calidez y eficiencia con la nica finalidad de apoyar integralmente a los pacientes peditricos de escasos recursos y, como una extensin de ellos, a sus familiares. VALORES Respeto Discrecin
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Humanidad Calidez Honestidad Entrega Prudencia Organigrama Actual:

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Promotores Voluntarios del H.N.P. A.C.

Consejo Directivo Presidenta Presidenta

Secretaria Secretaria de de Actas Actas

Vicepresidenta Vicepresidenta

Tesorera

Coordinadora Coordinadora
ANI ANIR R

Coordinadora Coordinadora
ALNC ALNC

VOLUNTARI ADO

OBJETIVO La esencia de este Voluntariado es prestar ayuda con servicio social y asistencial de carcter no lucrativo y tiene como objetivo fundamental complementar los servicios que el propio Hospital ofrece, reforzndolos en el aspecto psicolgico, social y humano. SITUACIN ACTUAL, Enero 2012 Se trata de una institucin de asistencia social, en donde participa personal voluntario (no reciben ninguna remuneracin econmica). Cada dos aos se realiza el cambio de la mesa directiva que se compone de: Presidente/a, Vicepresidente/a, Secretario/a, Contador/a, Tesorero/a), y Coordinador /a de Programas Especiales. Reciben recursos econmicos por donativos que pueden ser deducibles de impuestos. Para generar ms recursos cuentan con: un bazar de ropa y artculos usados, tienda al pblico, las cuotas de recuperacin por estacionamiento pblico del hospital, y por ltimo las cuotas mensuales que cada voluntario/a activo aporta. Existe fluctuacin en el recurso humano y falta de compromiso para permanecer o participar ms activa y eficazmente. Fuga de talentos. Proyectos sin estructura y por lo tanto inconclusos. Rivalidades por cuestiones de poder, autoridad y antigedad.
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Existe un curso de induccin al voluntariado que ha carecido de seguimiento, continuidad y formalidad.

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA Ser voluntario consiste en dedicar, de forma desinteresada y responsable, tiempo a las actividades cara a cara a favor de otros en situacin vulnerable; pretendiendo erradicar o modificar las causas de la necesidad o de la marginacin social porque son parte de un movimiento de cambio. Bajo esta premisa se observa que la buena voluntad y disposicin de tiempo libre han sido insuficientes para quienes integran el Voluntariado del HNP al realizar sus actividades. Existen obstculos para hacerlo formal y organizadamente, considerando que se pretende provocar cambios transformadores e impactantes hacia su poblacin objetivo. Las personas que cada da se integran a este equipo de trabajo requieren de Informacin suficiente, veraz y oportuna que definan las actividades que debe llevar a cabo hasta lograr concluirlas y comprometerse a cumplir con las responsabilidades que adquiere no slo de forma individual sino a travs de la colaboracin de todo el equipo. Por otro lado resalta la carencia de un plan de accin; por lo tanto todas y cada una de las actividades estn encaminadas a solucionar problemas y solventar obstculos conforme se presentan, con el nico objetivo de cubrir las necesidades diarias. Por lo tanto se considera que se ha realizado un trabajo adecuado porque los usuarios reciben la ayuda y apoyo que solicitan cada da. Cabe destacar la importancia y necesidad de un cronograma que distinga y delimite las actividades de cada una de las reas en donde el voluntariado participa activamente.

PROPUESTA DE PLAN DE ACCIN 2012

OBJETIVOS GENERALES Concienciar al grupo de Voluntarios/as de incrementar la eficiencia, efectividad, calidad y calidez de las acciones que desarrollan encaminadas a practicar un acompaamiento emocional y psicolgico clido y humano hacia los nios y sus familias. Reconocer la importancia de una cultura de colaboracin y la capacitacin a travs de cursos de Educacin No Formal encaminados a identificar estrategias que fortalezcan la capacidad de respuesta en beneficio de la poblacin atendida.

OBJETIVOS BSICOS Corto Plazo

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Elaborar un registro de los benefactores que apoyan a travs de ingresos econmicos y en especie para establecer comunicacin con ellos y fortalecer la relacin. Analizar detalladamente la lista de voluntarias para elaborar una seleccin de las activas actualmente y dar de baja a las que ya no participan. Seleccionando a las que acuden ocasionalmente o en eventos especiales. Realizar un sondeo a travs de indagacin apreciativa para conocer inquietudes del momento actual y elaborar un plan de accin conjunto. las

Disear manuales de procedimientos que incluya: proceso de seleccin de ingreso de nuevas voluntarias y descripcin de las actividades cotidianas del voluntariado Iniciar el curso de induccin para el voluntariado.

Cronograma primer cuatrimestre 2012

Mediano Plazo
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Reestructurar la imagen pblica-social del voluntariado a travs de campaas publicitarias que den a conocer las actividades y beneficiarios del voluntariado Revisin profunda y analtica del acta constitutiva para actualizarla conforme a las necesidades que arroje la indagacin apreciativa y proponer soluciones viables a corto y largo plazo a los problemas internos y externos del voluntariado. Disear un curso de Profesionalizacin del Voluntariado enfocados principalmente hacia dos reas: 1. Acompaamiento emocional y psicolgico a los usuarios. 2. Recaudacin de recursos financieros.

Largo Plazo Desarrollar la conciencia de compromiso y cultura de colaboracin en las voluntarias y permanecer activas desarrollando un trabajo de calidad y eficacia. Que diversas instituciones y empresas reconozcan la importancia y transparencia del trabajo que desarrolla el voluntariado a favor de clases vulnerables. Lograr la unidad en el voluntariado incentivando la conciencia de colaboracin y compromiso.

ORGANIGRAMA El Voluntariado del Hospital para el Nio Poblano est constituido por un Consejo Directivo que cambia cada tres aos. Actualizar el organigrama permitira visualizar las jerarquas de mando y establecera orden para desarrollar el trabajo diario y cumplir los objetivos.

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DECISIONES ESTRUCTURADAS y NO ESTRUCTURADAS Las decisiones estructuradas se toman en base a los estatutos y se refieren a qu usuarios se les brindar el apoyo y en qu medida. As como la forma en que se harn gastos o inversiones para beneficio principalmente de los pacientes y sus familias. Las decisiones no estructuradas, principalmente se tienden en base a lo urgente o la situacin emocional del voluntariado. Por lo tanto es necesario trabajar en base a lo que seale el manual de procedimientos, de tal forma que los beneficio sea a usuarios responsables. APLICACIN DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES INTERNAS FORTALEZAS 1. Grupo de personas con buena voluntad Actitud de servicio, Disposicin de tiempo libre 2. Instalaciones: oficina y albergue del hospital 3. Dispuestos/as a servir si son dirigidas por un lder que tenga una visin hacia dnde dirigirse y como trabajar con el voluntariado DEBILIDADES 1. El grupo carece de capacitacin adecuada 2. Administracin ineficaz de las actividades y del tiempo que cada una dispone para servir 3. Los manuales de procedimientos existentes no se aplican para sostener la organizacin de las actividades 4. Ausencia de unidad en el

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liderazgo del voluntariado 5. No existe capacitacin adecuada

OPORTUNIDADES 1. Estrechar relaciones con las autoridades del nuevo gobierno del estado y municipio 2. Detectar oportunidades de crecimiento a travs de cursos que ofrece la red de organizaciones a la que pertenece el voluntariado 3. Desarrollar su propio equipo de mercadotecnia para darse a conocer masivamente

AMENAZAS 1. Surgimiento de nuevos voluntariados y asociaciones no gubernamentales 2. Que otros voluntariados hagan uso del nombre y prestigio del voluntariado del HNP para aparentar que trabajan con ellos 3. Programar los proyectos de la misma forma por 20 aos 4. Identificar a las personas que acuden pretendiendo ser voluntarios y trabajar para otros voluntariados

CONCLUSIONES Los voluntariados se caracterizan por ser organizaciones no gubernamentales que trabajan a favor de clases desfavorecidas, los integrantes de estos equipos de trabajo asumen que la buena voluntad, disposicin de tiempo libre, experiencia de vida, contar con una red social influyente, entre otros factores, es suficiente para realizar un trabajo productivo. El presente trabajo ha pretendido mostrar que como cualquier otra institucin o empresa que desee lograr sus objetivos por los que fue fundada e incluso provocar cambios importantes en el medio en que se desenvuelve, es necesario disear y planear; preferentemente por especialistas en el rea de gestin de la calidad, desarrollo de empresas y micro empresas, as como recibir capacitacin constante. Se pretende dar seguimiento y cumplimiento a este proyecto y lograr cambios que beneficien al voluntariado.

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ANEXO 1
REPORTE DE INDAGACIN APRECIATIVA JUSTIFICACIN El trabajo que desempea Promotores Voluntarios A.C. se enfoca a apoyar a pacientes peditricos del Hospital para el Nio Poblano y sus familiares. Cada persona que se integra a este equipo lo hace por diversas razones entre las que destacan: buena voluntad, disposicin de tiempo libre, deseo de ayudar a otros y sentirse til. Cuentan con talentos y habilidades que pueden ser usados y potencializados de forma adecuada, sin embargo esto no ocurre porque no existen instrumentos adecuados hasta el momento que permitan descubrirlos y canalizarlos en beneficio del trabajo y objetivos del Voluntariado. OBJETIVO Descubrir el conocimiento que tienen respecto al voluntariado, qu actividades consideran que no tienen el resultado esperado y los talentos con los que cuentan y pueden que pueden aplicar a su labor diaria.
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PROCEDIMIENTO

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Se realiz con 15 voluntarias y un voluntario voluntarios/as el mircoles 15 de Febrero a las 10:00; ms tres moderadores de grupo a quienes se les entreg previamente una hoja de registro que contena el nmero de integrantes, antigedad como voluntario/a, preguntas a debatir y comentarios o conclusiones de la moderadora Participacin de tres equipos: integrados por una moderadora y cuatro participantes. Cada uno/a contaba con su propio cuestionario. 1. Contestar de forma individual la primer pregunta: Para ti qu es el voluntariado? 2. Comentarla en grupo y llegar a una conclusin 3. El grupo pasaba con otra moderadora y contestaban de la misma manera la segunda pregunta, Qu te parece infructuoso del conjunto de actividades que desarrolla el Voluntariado hacia los usuarios que atiende? 4. Pasaban con la siguiente moderadora y respondan la tercera pregunta, Cules son tus talentos propios con los que dispones para ser parte del equipo de voluntariado? Resultados A continuacin se presentan las respuestas constantes: 1. Para ti qu es el voluntariado? Ayudar a otros y darle algo de lo que yo tengo. 2. Qu te parece infructuoso del conjunto de actividades que desarrolla el Voluntariado hacia los usuarios que atiende? Se trabaja mucho pero falta organizacin, informacin y orientacin. Hay muchas ideas pero nadie las toma en serio y no existe un organigrama que permita saber quienes son las personas que tienen la autoridad. 3. Cules son tus talentos propios con los que dispones para ser parte del equipo de voluntariado? Servicio, escuchar, disposicin de tiempo libre y deseo de aprender

Para cerrar la actividad se llev a cabo un crculo de dilogo y expresaron sus conclusiones: La inquietud frecuente es la falta de preparacin adecuada para dar respuesta a los usuarios porque ellos se acercan a los/as voluntarias en espera de ayuda oportuna y adecuada. En cuanto llenan su solicitud son asignadas a desempear labores sin recibir las indicaciones precisas, por lo tanto existen equivocaciones que empaan el trabajo del voluntariado. La ausencia de organizacin es un obstculo para el desempeo eficaz, adems de provocar la prdida de oportunidades ya que no hay seguimiento a las instituciones o personas que acuden al voluntariado para ofrecer donativos o alguna otra clase de apoyo. Las lneas de mando no son claras y existe comunicacin que distorsiona los mensajes de lo que se pretende lograr a corto plazo. Han participado como voluntarios/as personas que por las relaciones interpersonales que han cultivado pueden ser el medio para obtener donativos valiosos para el voluntariado, sin embargo han pasado desapercibidos y abandonado el voluntariado.
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Surgieron propuestas para lograr mejorar el control de cada nuevo voluntario/a que desee formar parte de este equipo: Disear el perfil de los nuevos ingresos, solicitar una carta de motivos, establecer un solo da y hora de entrevistas a los/as solicitantes, la credencial de identificacin debe de cambiarse cada ao para mantener la vigencia.

COMENTARIOS Se solicitar fecha con la mesa directiva para presentar este reporte y presentar el plan de accin como propuesta que genere cambios en un corto plazo.

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INGRESO DE NUEVOS INTEGRANTES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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ANEXO 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA EL INGRESO DE NUEVOS INTEGRANTES

NDICE

INTRODUCCIN

OBJETIVO DEL MANUAL

PROCEDIMIENTOS

RESPONSABLE DEL REA DE RECURSOS HUMANOS

SELECCIN DE NUEVOS VOLUNTARIOS

ACTIVIDADES DIARIAS

CURSO DE INDUCCIN

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I. INTRODUCCIN

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Diariamente acuden hombres y mujeres al Voluntariado del Hospital para el Nio Poblano con la intencin de integrarse al equipo de trabajo y participar activamente en el mismo. Todos los interesados son atendidos por algn/a voluntario/a abocndose proporcionar la informacin necesaria para formar parte del voluntariado e iniciar actividades inmediatamente. Ante este panorama es el presente Manual de Procedimientos es una herramienta que apoyar al proceso de seleccin e ingreso de nuevos/as integrantes. Cabe mencionar que este documento surge a raz de las inquietudes, dudas y desconciertos que se presentan en el grupo de trabajo conforme desarrollan sus actividades, ya que la informacin que han recibido se basa nicamente en la experiencia personal de quien se las transmite y por lo tanto existen imprecisiones que afectan la imagen del Voluntariado.

II.

OBJETIVO DEL MANUAL El presente manual describe los procedimientos de Promotores Voluntarios A.C., para los Recursos Humanos que pretenden integrarse a la labor que esta asociacin desarrolla, as como planear y verificar el cumplimiento del compromiso que adquiere cada integrante para realizar el trabajo eficientemente.

Destacar la importancia de implementar el cargo de Recursos Humanos que se responsabilizar de seleccionar, orientar y canalizar a los/as aceptados/as Contar con una herramienta que guie e induzca a los/as nuevas integrantes a conocer en qu consiste el voluntariado. Delinear el perfil ideal del aspirante a voluntario/a conforme a la Misin y Visin ya establecidos Observar el seguimiento a cada nuevo/a integrante para evitar fallas o equivocaciones en las labores cotidianas

III. PROCEDIMIENTOS 3.1 Responsable del rea de Recursos Humanos Realizar la entrevista inicial a los solicitantes para a travs de la misma y otras pruebas de Valores y Talentos determinar si con aceptados o canalizarlos a otras instituciones o actividades segn los resultados obtenidos 3.2 Seleccin de nuevos voluntarios Deben de cumplir el perfil para ser voluntario de acuerdo a la Misin, Visin y Valores ya establecidos. Es as como se pretende seleccionar a quienes
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asumirn responsabilidad y compromiso para desarrollar un trabajo que beneficie a los usuarios 3.3 Actividades diarias Dentro del voluntariado no existe la figura de un jefe que seale o indique las actividades diarias y lo que se espera al final del da. Por lo tanto es necesario que cada voluntario/a conozca las actividades generales que se realizan y a las que se puede incorporar inmediatamente 3.4 Curso de induccin Su objetivo es capacitar al equipo de trabajo hasta lograr la profesionalizacin del Voluntariado del Hospital para el Nio Poblano

3.1 Responsable del rea de Recursos Humanos Entrevistar y seleccionar a los nuevos integrantes del Voluntariado Programar fechas de entrevista

3.2 Seleccin de nuevos voluntarios: Entrevista inicial con los/as aspirantes en fecha y hora programada. La entrevista permitir descubrir las motivaciones por las que se quiere integrar al voluntariado, talentos con los que cuenta, aspiraciones personales y horarios en los que se compromete a participar Llenar formato de solicitud para su valoracin de aceptacin Solicitud aceptada: canalizarlo/a al curso de induccin Asistencia a la primera sesin del curso Recorrido de reconocimiento a las instalaciones del HNP, Albergue y Bazar Asignacin de actividades acompaado/a por un/a voluntario/a experimentada

3.3 Actividades diarias Presentarse con el uniforme que consiste en una bata y portando su identificacin de voluntario/a Registrar su asistencia en la libreta correspondiente Conforme al nmero de voluntarias presentes, distribuir el trabajo siguiente:

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Recorrido en el hospital para detectar las necesidades de: paales para los pacientes en las salas de hospitalizacin, familiares que no han sido canalizados al albergue y lo requieren, distribuir vales de desayuno para los padres de los pacientes segn lo necesiten, orientacin respecto a los apoyo que puede brindar el voluntariado, acompaamiento y apoyo emocional. Acompaamiento y apoyo emocional: establecer comunicacin con el paciente y su familiar presente, escuchar con atencin y empata, orientar en las dudas que se presenten y realizar una actividad con ellos como es la lectura, armar rompecabezas, dibujar, o alguna manualidad Recorrido en el Albergue: apoyar a la persona encargada del mismo en las tareas de: control y preparacin de alimentos, supervisar la limpieza de los dormitorios (hombres y mujeres), animar a los padres de los pacientes a colaborar en las actividades de organizacin de las donaciones que se reciben para el albergue y bazar, acompaamiento y apoyo emocional a los usuarios presentes Bazar: Martes y Jueves atiende al pblico en general y las actividades son: seleccin de los donativos segn se reciben en especie como son: ropa adultos (hombres y mujeres), menores (nios y nias), artculos del hogar, de oficina, juguetes, etc. Controlar la venta e ingreso de compradores, mantener el orden entre quienes visitan el bazar. Al finalizar hacer nuevamente la seleccin y orden de lo que no ha sido vendido Actividades administrativas: todo lo que corresponde a la oficina: llamadas telefnicas, enviar correos electrnicos, distribuir correspondencia a las instituciones que se relacionan con el voluntariado, mantener en orden archivos y dispensario Tienda (Miscelnea): auxiliar a la responsable en la venta, elaboracin de alimentos y venta de los mismos Extras: recoger de las empresas o instituciones que aportan donativos como Krispy Kreme, Central de Abastos, Pollo Feliz, y otras para trasladarlas al albergue

3.5 Curso de Induccin Gratuito y requisito indispensable para iniciar las actividades como voluntario/a Se impartir todos los Mircoles de cada semana (excepto vacaciones y festivos) Cada semana se abordar un tema relacionado a las actividades que se desarrollan con el objeto de lograr eficiencia en las mismas

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