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MANUAL 1
ORGANIZACIN DE CONCIERTOS

COMUNIDAD Cristo en Misin

Ministerio de Msica Cristo en Misin Parroquia de San Juan Bautista, Raboso Izcar de Matamoros Arquidicesis de Puebla MXICO

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MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE UN CONCIERTO

1. Objetivo del manual

Que la Paz y el amor de Nuestro Seor Jesucristo est con todos ustedes, y que el Espritu Santo permanezca siempre vivo en ustedes, para que todas las cosas que hagan por el Reino de Dios, sean siempre inspiradas por l y lleguen a ser perfectas. El objetivo de este manual, es dar una orientacin y proporcionar una gua a todos los grupos que deseen organizar un concierto de evangelizacin. Se ha diseado este manual en base a las experiencias que se han tenido en conciertos ya realizados. Pueden tomar lo ms esencial, dependiendo del nmero de integrantes en el grupo organizador o del ministerio de msica que sea invitado o del tipo de evento que vayan a realizar. Con esto, no se pretende que se haga al pie de la letra todo lo expuesto, pero tengan en consideracin que entre ms empeo pongan a las cosas del Seor, mejores frutos tendrn para ofrecerle. Este manual, fue hecho especialmente para el grupo Cristo en Misin, pero puede servir como gua para otros grupos y para otro tipo de eventos de evangelizacin, ojal y sea de utilidad para todos ustedes. Dios les bendiga.

Grupo Cristo en Misin

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2. De la espiritualidad del grupo organizador

a) Consideraciones de la vida espiritual de los organizadores. Estemos concientes que para cualquier trabajo pastoral hecho para Cristo, es necesario poner nuestro mximo esfuerzo y no olvidar nuestra vida de oracin y cuidar nuestro testimonio, ya que el Seor se merece todo lo mejor de nuestras vidas y de nuestro trabajo. El equipo que participar en la organizacin, deber forzosamente pertenecer al grupo Cristo en Misin y acudir constantemente a las reuniones sabatinas para seguir con su crecimiento espiritual. No se puede integrar al equipo de organizacin cualquier hermano que no tenga la suficiente espiritualidad que se requiere, ya que puede darse el caso de no organizar el evento con seriedad y responsabilidad. Los integrantes del grupo organizador debe al menos: estar confesado, ir a misa por lo menos los domingos, comulgar por lo menos los domingos, visitar al Santsimo por lo menos una vez por semana, llevar un testimonio de vida bueno. DE ESTO DEPENDE EN GRAN MEDIDA DE QUE EL EVENTO SALGA PERFECTO. b) Oracin. Tanto en los conciertos, como en los retiros y veladas; el grupo Cristo en Misin ha ido sembrando el hbito de orar antes, durante y despus de realizar cualquier actividad. Es importante que se haga mucha oracin antes de realizar el evento y durante su organizacin, el ministerio de oracin se encargar de ofrecer oraciones y Rosarios por el evento. Durante el concierto tambin es muy importante que se haga oracin constante para que se lleve a cabo de la mejor manera. Si en el lugar en que se realiza el concierto tienen al Santsimo (ya sea resguardado o expuesto) se deber formar un rol de oracin en donde todo el grupo participe en determinados horarios (mximo de 20 minutos para cada integrante). El responsable de hacer el rol de oracin deber prever si algn integrante participar en alguna actividad dentro del concierto, para evitar que se empalmen las actividades con la oracin. Este tipo de evento, necesita de mucha concentracin y seriedad, los integrantes del grupo no se pueden distraer, ni tampoco caer en la flojera, apata o indisciplina, ya que habr un responsable que les puede llamar la atencin e incluso se les puede sancionar posteriormente. Oren, para que no caigan en tentacin c) Rosario. Es indispensable rezar el Rosario, ya que el Rosario es una oracin muy fuerte y nos va a ayudar a que las cosas salgan mejor. Se decidir al planear el programa del concierto, si es que se rezar el Rosario completo o solamente un misterio. Pero si es que se decide no rezarlo durante el concierto, el hermano que tenga la comisin de Oracin, deber organizar tambin a un grupo de hermanos (los que se encuentren sin tener actividad en ese momento) para que recen el Rosario completo (sin excusa ni pretexto). No puede pasarse ni olvidarse esta actividad tan importante.

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d) Oracin inicial el da del concierto. El coordinador del grupo, o en caso de que est ausente ste, el hermano comisionado de Servicio General (o algn otro nombrado), ser el encargado de realizar la oracin inicial con el grupo organizador (no en pleno concierto con el pblico) y/o con el ministerio de msica, encomendando y ofreciendo el trabajo a Cristo y pidiendo la intercesin poderosa de Mara Santsima. Pidan la fuerza y la gua del Espritu Santo y que todo lo que se haga, sea para gloria de Dios. Nadie debe de gloriarse a s mismo, porque todo lo que hacemos es por el Espritu Santo. e) Oracin durante el concierto. Se decidir al momento de planear el programa del concierto con el ministerio de msica, quin va a ser el responsable de hacer la oracin inicial, si son ellos o el grupo organizador. f) Oracin despus del concierto. Despus de terminado el concierto debe de hacerse con el grupo una oracin de accin de gracias al Seor por haber permitido que se realizara el concierto y por lo sucedido en el mismo. En el momento, se decidir quin har esta oracin.

Estas actividades, por ningn motivo pueden suspenderse o modificarse por otras ms sencillas (que sean movidos por la flojera), por tal motivo deben tener una espiritualidad muy madura para no dejarse llevar por sentimientos negativos. La espiritualidad es lo ms importante para la organizacin de cualquier evento ofrecido a Dios. Sin Dios, no hay nada.

3. Consideraciones generales para organizar un concierto

Antes de pensar en organizar un concierto, hay que tomar en cuenta muchas consideraciones para realizarlo. Es importante lo siguiente: a) Hablar en el Consejo del grupo para exponer el objetivo del concierto y elegir la comunidad en que se vaya a realizar. b) Hablar con el Consejo Parroquial para exponer la idea. c) Hablar con el Prroco para que autorice la realizacin del mismo. d) Hablar con el Ministerio de Msica que se quiere invitar y explicarle el objetivo que quieren alcanzar con el concierto. e) Planear en conjunto con el coordinador y responsable del ministerio de msica para ponerse de acuerdo en el programa a realizar.

4. Contactar al Ministerio de Msica

a) Exponerles el objetivo del concierto y ponerse de acuerdo en la fecha del concierto. b) La fecha la deben de poner los del ministerio de msica, a menos que den la libertad de elegir alguna. c) Ponerse de acuerdo en el da que se realizar el concierto, la hora y la duracin del mismo. d) Ponerse de acuerdo con el ministerio en el programa del concierto y en las responsabilidades de cada uno. e) Buscar un tema para el concierto (eslogan)

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Ponerse de acuerdo en el material necesario que el ministerio de msica pida (instrumentos, audio, escenario, etc.) y las condiciones que las dos partes dipongan.

5. Actividades y material necesario antes del concierto

Una vez teniendo la fecha y que sea aprobado el concierto en el Consejo del grupo, posteriormente en el Consejo Parroquial y por el Prroco, entonces ya se puede pensar y planear lo siguiente: a) La comunidad en que se llevar a cabo: Una vez acordada la fecha y el lugar en que se realizar el concierto, se platica con la comunidad o con sus representantes para planear en conjunto las actividades necesarias para la organizacin. Se tienen que prever varias situaciones como las siguientes: 1. El lugar especfico en que se llevar a cabo el concierto (en el atrio, en la calle, en un local, en una cancha, etc.) 2. Pedir los permisos necesarios con las autoridades locales y con el Prroco para realizar el evento (como ocupar la calle o local, toma de energa elctrica, seguridad, etc.) 3. Si es una comunidad en donde los medios de transporte no sean muy constantes, prevenir la manera en que las personas asistentes regresen a su lugar de origen (como contratar camionetas u otros vehculos, pedirle a los encargados del transporte pblico que trabajen en un horario ms extenso o que hagan viajes especiales, etc.) 4. Verificar que se tengan las condiciones de seguridad necesarias para llevar a cabo el concierto, la disposicin total de las autoridades y de la comunidad en general. b) El lugar especfico: Cada comunidad es diferente en su geografa y en la gente que la habita, por consiguiente se debe tomar en consideracin lo siguiente: 1. Cuntas personas se estima tener de asistentes? 2. El lugar especfico en donde se va a llevar a cabo el concierto es adecuado y tiene las condiciones necesarias para soportar el cupo estimado? 3. El lugar tiene buena acstica, para que se escuche perfectamente? 4. El lugar especfico que se eligi, necesita ser enlonado o est techado? 5. El lugar necesita tener iluminacin o ya la tiene? 6. El lugar tiene baos y agua? c) Del material necesario: En base al lugar especfico elegido, se conseguirn todos estos materiales, algunos no sern necesarios, pero en general son los siguientes:

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1. Lona. El tamao ser de acuerdo a la cantidad de asistentes esperada. Determinar si ser rentada o patrocinada. 2. Sillas. Determinar si sern rentadas, prestadas o patrocinadas por alguien. La cantidad es variable de acuerdo al cupo estimado. 3. Tarima. De acuerdo a las posibilidades del grupo o de la comunidad que apoya, se determinar el tamao y el material de la tarima en que el ministerio de msica ha de presentarse. Como mnimo se pide una tarima de 4 x 4 mts. Pero es recomendable una tarima de 6 x 4 ms. Debe preverse hacer o conseguir escalones o escalera para poder subir cmodamente a la tarima. (Ver apndice Cmo construir una tarima) 4. Sonorizacin. Conseguir un equipo bueno de sonido, se decidir si se consigue prestado o rentado. Es el equipo fundamental, ya que de ste depende que el concierto se escuche perfectamente y se disfrute ms (no se debe conseguir un equipo malo slo por ahorrar, vale la pena gastar en un equipo bueno que ahorrar y tener problemas a la hora). Por lo menos deben conseguirse 2 bajos, 4 medios y 4 agudos. 5. Equipo de audio. Planear con el ministerio de msica el equipo que necesita y el que se le puede conseguir para evitar que transporten todo su equipo. El equipo necesario ser: Mezcladora de 16 canales, 2 poderes, ecualizador, guitarra electroacstica, bajo elctrico, batera completa, pedestales, micrfonos, teclado, pilas 9v. 6. Mesas. Se necesitarn para colocar objetos para vender, para usarlas en liturgia, venta de comida, etc. 7. Luces. Ser necesario conseguir lmparas de 500 W para iluminar en caso de que el concierto se prolongue hasta la noche. La cantidad de lmparas se determinar dependiendo del tamao del lugar. Tambin es importante conseguir cables y extensiones, as como multicontactos y cinta de aislar. 8. Gafetes. Es importante dar gafetes a todos los asistentes al concierto, as como a los servidores y al ministerio de msica. Los gafetes sirven como recuerdo del evento que se realiz para cada asistente, as que se debe planear el diseo y el material para los gafetes, dependiendo de los recursos econmicos con que se cuenten pueden hacerse sencillos o con material de mayor calidad. 9. Papelera. Entre otros materiales, lo esencial es tener cinta canela, cinta masking, diurex, papel terciopelo si es necesario hacer letras, cartulinas, plumones, seguros, alfileres, pegamento, tijeras, hilo camo, mecate, cortador, lpices, lapiceros, libreta. 10. Cortinas. Para adornar el escenario, se necesitarn cortinas blancas o de algn otro color que se elija en comn con los organizadores. Lo ms importante es cubrir la parte de atrs de la tarima y el frente para cubrir los toneles o lo que est

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sosteniendo la tarima. Dependiendo de la imaginacin, se puede adornar con cortinas el escenario; que despus del ministerio de msica es lo que ms llama la atencin. 11. Alfombras. Ser necesario conseguir alfombras o lonas para cubrir la superficie de la tarima (es ms recomendable conseguir alfombras que lonas, ya que con lonas hay la posibilidad de tener accidentes por su textura que es ms resbaladiza). Esto tambin es muy importante, ya que el ministerio de msica se sentir ms cmodo y le evitar accidentes. Por eso deben conseguirse a como de lugar alfombras suficientes. 12. Adornos. Dependiendo del tema elegido para el concierto, se decidir en conjunto con los organizadores los adornos que se pondrn dentro del escenario o fuera de l. Por ejemplo: Imgenes, flores (color y tipo), velas, veladoras, cortinas, luces, mantas, letras, mensajes en cortinas (es importante colocar mensajes para que el pblico tenga una idea ms amplia del tema del concierto), adorno del pasillo, globos, etc. 13. Liturgia. Para la liturgia se debe platicar con el sacristn para preparar todo lo necesario para la Celebracin, como son los ciriales, incensario, cestos, ofrendas, platillos, velas, incienso, etc Dependiendo del tema del concierto se podr adornar con mensajes en cortinas, o en otros adornos permitidos por la liturgia (platicar con el Sacerdote). Adoracin al Santsimo. Confesiones. 14. Dinero. Toda accin pastoral en la Iglesia necesita de recursos econmicos y esta actividad no es la excepcin, se debe tener un recurso antes de iniciar a planear un concierto, ya que har mucha falta para que sea algo inolvidable para cada asistente y as se pueda tener un prestigio de buena organizacin en el grupo. No se deben aventurar a hacer cosas que no son posibles hacerlas. Si algo se va a hacer tiene que ser algo bien organizado y no algo hecho al ah se va, porque las cosas que se hacen dedicadas al Seor tienen que ser cosas bien hechas y con el mejor esfuerzo sin tener miedo a invertir dinero en la evangelizacin. Para obtener recursos se puede pedir apoyo a la comunidad (leer inciso d. El apoyo de la comunidad ), hacer rifas, buscar patrocinadores, buscar ayudas econmicas de los familiares de los integrantes del grupo, pedir apoyo al Consejo Parroquial, vender playeras estampadas u otros objetos, etc 15. Botes de basura. Si no se desea quedarse ms tiempo despus de terminado el concierto, una buena medida para ahorrarse tiempo y esfuerzo, es colocar varios cestos o botes (pueden ser bolsas) para depositar la basura y colocar letreros para indicar que es la basura (porque en ocasiones hay botes, pero la gente no se entera jams que son para la basura ) 7

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16. Otros. Otros materiales que se necesitan, pero que comnmente no los tienen que conseguir los organizadores son: pinzas, carbn, cerillos, velas, veladoras (stas ltimas pueden comprarse varias si es que se va a adornar con ellas), incienso, agua, etc. d) El apoyo de la comunidad: Para que un evento de evangelizacin tenga fruto, debe estar bien organizado, por lo cual ser de mucha ayuda el apoyo de la comunidad en que se vaya a realizar el concierto. Se debe platicar con las personas ms influyentes o que ms trabajo tengan en la iglesia, con ellas se debe planear y encomendarles responsabilidades para que ellos sientan ms suyo el evento. Se debe de hacer visitas constantes a estas personas antes del concierto para verificar el avance que tienen en sus responsabilidades. No se debe de confiar en exceso, ya que ellos tal vez nunca han tenido la experiencia de organizar algn evento, por lo cual ser necesario orientarlos y motivarlos a no desanimarse y a trabajar con mucho esmero y entusiasmo. Las responsabilidades que se le pueden dejar a la comunidad, son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Conseguir la lona (slo si es necesario). Conseguir las sillas. Conseguir las luces. Conseguir los permisos ante la autoridad de su comunidad. Dar la comida o cena al ministerio de msica. Conseguir la tarima. Conseguir las mesas. Conseguir personas que ayuden en las actividades previas al concierto; como armar la tarima, barrer, armar escenario, etc. 9. Cualquier material de los que se mencionan en este manual, pero que sea difcil de transportar o que no est en las posibilidades econmicas de los organizadores. e) De las comisiones: 1. Recepcin. Se necesita una mesa para poder trabajar. Dependiendo del diseo del gafete, ser necesario tener seguros, hilo, alfileres, plumones, tijeras, lapiceros, lpices, libreta, hojas, cartulina. Si el coordinador lo pide, se anotar el nombre de cada persona que asista al concierto o solamente la comunidad de la que proviene, o en su caso sus datos personales completos. Colocarn a cada persona su gafete; as tambin lo harn con TODOS LOS SERVIDORES Y CON LOS HERMANOS DEL MINISTERIO DE MSICA. Se necesitarn 2 ms hermanos en recepcin. 2. Baos. Para cuidar y mantener limpios los baos se debe tener a 1 ms personas en este servicio. Se le debe de

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proporcionar papel higinico suficiente, detergente, jabn, cubetas, escobas, trapeador, cestos de basura, bolsa para basura, lquido limpiador, pastillas aromatizantes, cido muritico, etc. 3. Comida. Se debe nombrar a un encargado para llevar a comer al ministerio de msica. O si es necesario, debe de organizar con los dems hermanos del grupo la manera para hacer la comida. El encargado de este servicio debe ser preferentemente alguien que tenga conocimiento para cocinar. 4. Liturgia. Antes de decidir esto, debe de platicarse con el Sacerdote para planear si el concierto incluir Celebracin Eucarstica o no. Si es as, entonces se debe integrar un equipo de Liturgia para servir. Adems, si se piensa incluir adoracin al Santsimo, tambin deben platicarlo con el sacerdote (si l no puede, sugieran buscar a religiosas, seminaristas o ministros de comunin, pero con autorizacin del Prroco). Debe de nombrarse un encargado para organizar la liturgia de la misa. A quien se designe como responsable, debe tener conocimiento de cada parte de la misa para evitar errores. El equipo de liturgia incluir: a. b. c. d. e. f. g. Ciriales (2) Cruz alta (1) Incensario (1) Naveta (1) Biblia (1) Lectores (2) 3 si es domingo Ofrendas (3 ms) dependiendo el tipo de ofrendas h. Colecta (3 ms) dependiendo del nmero de asistentes i. Platillos (2 ms) dependiendo de cuntos darn la Comunin El equipo de liturgia debe ser muy formal y no puede haber retardos, ni cualquier tipo de irresponsabilidad o falta de seriedad. Si se puede, deben ir uniformados (es muy importante) para aumentar la solemnidad de la Celebracin. Se deben preparar y ensayar antes los recorridos y los tiempos en que intervendr cada elemento del equipo. -Vea en el apndice A, el formato sugerido para llevar el control de los hermanos que participarn en liturgia. 5. Oracin. Como se menciona en el punto 2 ( De la espiritualidad del grupo organizador), de la oracin depende mucho para que el concierto se desarrolle bien. Si no se hace oracin, estn seguros que ser un evento sin fruto, y saldr mal organizado.

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Se nombrar a un hermano responsable que se encargue de organizar el rol de oracin. Tiene que organizarlo de tal manera que todos los hermanos de Cristo en Misin participen (tambin puede incluir a la gente de la comunidad que est participando en la organizacin). Debe de cuidar que no se empalme el horario de algn hermano que tenga que participar en alguna otra actividad. - Vea en el apndice B de este manual, el formato sugerido para llevar el control del rol de oracin. 6. Conduccin. Se debe tener a un hermano dos para conducir el programa del concierto, debe tener facilidad para hablar en pblico y para la animacin. Si hay alguna predicacin en el programa del concierto, debe estar atento al mensaje para que interacte con el pblico y ofrezca una explicacin general del mensaje expuesto. Debe estar preparado para contestar preguntas si es que el pblico se las plantea (suele suceder, debe estar preparado para las sorpresas ). Se le debe de dar un programa impreso con los horarios correspondientes y el nombre del responsable de cada actividad. -Vea en el apndice C de este manual, el formato sugerido para llevar el control del programa. 7. Servicio general. Se debe designar a un hermano muy comprometido y responsable, con dinamismo y una espiritualidad madura. En el momento del concierto, se encargar de revisar a cada momento los tiempos de cada actividad realizada, resolver los problemas y peticiones que se generen en el momento, podr designar a los dems hermanos que estn en el equipo de servicio a realizar cualquier actividad necesaria, as como designar responsables de actividades en el momento que se requiera, en situaciones de gravedad y de decisiones mayores, tendr que consultarlo con el coordinador del grupo. Tiene la autoridad para destituir de algn cargo a algn hermano que no cumpla con las funciones que le corresponda (esto debe de avisrsele al coordinador), tiene autoridad para llamar la atencin a los hermanos que cometan alguna falta o no estn realizando sus funciones. Deber tener comunicacin continua con el ministerio de msica por si requiere algn material o apoyo de algunos hermanos. Deber conocer al hermano responsable de cada actividad y de cada comisin, para que sepa a quin dirigirse en cualquier momento que se necesite.

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Deber tener a su cargo los materiales mencionados en el inciso c), para que en el momento que se necesiten los tenga a la mano y no pierda tiempo en buscarlos o en ir a comprarlos. Tendr a su disposicin, dinero para conseguir materiales necesarios de una forma ms rpida. Los gastos que se hagan antes, durante o despus del retiro, deben de justificarse claramente para evitar problemas y llevar un control de los gastos de organizacin. Esta actividad se le puede delegar tambin al tesorero del grupo si as lo deciden, para que tenga un mejor control sobre el dinero que l mismo administra, pero se debe tener cuidado de que no tenga muchas actividades, para que puedan localizarlo fcilmente cuando se le necesite. -Vea en el apndice D de este manual, el formato sugerido para llevar el control de los gastos. Debe actuar de una manera rpida a cualquier necesidad o problema, ya que de el encargado de servicio general depende que el concierto se vea bien organizado o no. 8. Dinmicas. Se debe designar a un hermano o dos, responsables de esta comisin para que en el caso de algn retraso en el programa o en algn imprevisto, tengan la responsabilidad de animar al pblico y mantenerlos ocupados (un accidente, falta de energa, retraso en el inicio del concierto, fallas en el audio, fallas en la iluminacin, etc). Esto se hace con la finalidad de que los asistentes no se desesperen y mantengan la calma. El responsable o responsables debern de llevar preparadas algunas dinmicas (con anticipacin, porque no se permitirn improvisaciones) o juegos para mantener a los asistentes participando. Debern ser dinmicas apropiadas al nmero de asistentes, para fomentar la participacin de todos los asistentes. 9. Obras de teatro/msica. Se debe considerar si dentro del programa del concierto se har una obra de teatro de evangelizacin. Si es as, deber de planearse y practicarse el guin entre todos los participantes, debe de pensarse en el vestuario, para que sea una obra de calidad y no slo una improvisacin. Debe de nombrarse un responsable para colocar la msica que se utilice en la representacin (con apoyo de algn hermano del ministerio de msica o el encargado del equipo de audio). La msica debe de probarse antes de iniciar el concierto para prevenir cualquier falla, si son varios discos, se pueden grabar antes todas las pistas que se vayan a necesitar en un solo disco (guardndolas en el orden que les corresponde).

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Como sugerencia, puede hacerse una lista de las pistas y el momento en que se necesitarn, para tener un mejor control. -Puede verse en el apndice E de este manual, el formato sugerido para llevar el control de pistas musicales. 10. Rosario. Dentro de las polticas y las normas del grupo de Cristo en Misin, es obligatorio iniciar cada actividad pastoral con el Santo Rosario, por lo que se debe iniciar el concierto con el rezo completo o solamente con un misterio (dependiendo de la decisin tomada en la planeacin). PERO POR NINGN MOTIVO SE PUEDE QUITAR ESTA ACTIVIDAD DENTRO DEL PROGRAMA. El encargado de organizar el rezo del Santo Rosario ser el que tenga la comisin de oracin. 11. Orden. Se designar a un hermano que se encargue del orden dentro del concierto. Tendr la autoridad para llamar la atencin a los asistentes (de la manera ms amable posible) que estn cometiendo algn desorden o que estn impidiendo la atencin de los dems. As tambin, con mucho ms derecho tendr la autoridad para llamarles la atencin a los hermanos servidores que no estn cumpliendo con sus funciones o que estn cometiendo algn tipo de desorden (interrupciones, juegos pesados, inmoralidades, mal testimonio, malas palabras, irresponsabilidad, etc) f) De la publicidad: Para que asista mucha gente al concierto, se necesitar hacer difusin del mismo. Algunas sugerencias para hacer publicidad son: 1. Mantas. Colocar mensajes o el aviso del concierto que incluya lugar, fecha, hora, ttulo del concierto, telfono de informacin, costo, Parroquia que organiza. Deben colocarse las mantas en lugares estratgicos para que sean vistas por muchos. 2. Bardas. Elegir bardas visibles y si es posible, en distintas comunidades. Se necesitar cal, pintura, brochas, pinceles, sal blanca para preparar la cal, botes, cubetas, recipientes pequeos para la pintura, lpiz, clavos, hilo camo para colocarlo como lneas gua. 3. Spots de radio. Es un medio muy bueno para llegar a lugares ms lejanos y a mucha gente. Para esto, se pueden conseguir patrocinadores. Debe pedirse al Prroco que redacte un oficio que autorice para pedir patrocinios. Se debe de dejar una copia o un oficio independiente a cada persona o negocio que acepte patrocinar. Aproximadamente cuesta $45.00 cada spot.

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4. Perifoneo. Este medio es muy til y eficiente. Puede usarse un megfono o una bocina colocada en un auto. El mensaje puede hablarse en ese momento, invitando a la comunidad o tambin puede grabarse el mensaje y ponerlo varias veces (lo pueden grabar ustedes mismos o mandar a grabarlo) 5. Volantes. Se pueden disear pequeos volantes informativos y repartirlos despus de cada misa en distintas comunidades. Simplemente es buscar lugares estratgicos para repartir los volantes. No es un medio muy eficiente pero funciona. 6. Pster. Se disea un pster para colocarlos en los postes, en negocios, lugares ms visibles. Para ahorrar dinero, se le puede pedir a un hermano que tenga conocimientos de computacin para que lo disee y lo imprima, despus se le sacan copias en distintos tamaos. Debe ser muy exhaustiva la publicidad con este medio, se deben sacar copias suficientes (alrededor de 300 copias ms, dependiendo de las comunidades que se deseen invitar) 7. En misas. Se debe pedir permiso al Prroco de cada parroquia (valga la redundancia) que se invite. Al finalizar de cada misa, se puede hacer la invitacin a las personas. POR NINGN MOTIVO SE DEBE INVITAR A UNA COMUNIDAD QUE NO SEA DE SU PARROQUIA, SI NO SE HA PEDIDO PERMISO ANTES. 8. Por grupos. Igualmente, primero se pide permiso al prroco si es que vamos a invitar a un grupo eclesial de otra parroquia. Se debe de dirigir al coordinador del grupo que se desea invitar y posteriormente se hace la invitacin de manera directa a los integrantes del grupo. 9. De manera personal. Es un medio tambin muy efectivo, porque es una manera de darse cuenta si la persona tiene inters o no de asistir. Es una labor de convencimiento que tendrn que hacer; se pueden dividir en parejas para invitar casa por casa en la comunidad que estn. Los hermanos que se encarguen de esta actividad, deben saber bien el objetivo del concierto y el programa del mismo, para explicar de mejor manera cmo va a ser el desarrollo y convencer a las personas. 10. Mensajes en las comunidades. Normalmente en todas las comunidades pequeas existe alguna persona que tiene equipo de sonido para comunicar mensajes o comerciales. Buscar en la comunidad que se dese invitar y poner varios mensajes. 11. Internet. Si se cuenta con este recurso, pueden enviar la publicidad por e-mail a contactos conocidos, y dependiendo de la magnitud del evento, podran anunciarse en una pgina web local conocida (si es que se cuenta con ella) o mandar la

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publicidad a grupos o foros de discusin catlicos, que los hay muchos. 12. Por telfono. Si se han organizado otros eventos, en los cuales se registran los datos personales de los asistentes, se les puede hacer la invitacin va telefnica. g) Otras actividades: 1. Recepcin del ministerio. Con anticipacin se deber designar a uno o ms hermanos para que reciban al ministerio. Dependiendo de cmo se hayan puesto de acuerdo; debern estar muy atentos para evitar malos entendidos en cuanto al lugar donde llegarn o dnde se van a encontrar, para guiarlos al lugar en que se realizar el concierto. Deben tener mucha comunicacin con el ministerio, no sea que entiendan mal alguna explicacin; sobre todo cuando no conocen el lugar a donde van a tocar. Tomen la precaucin de pedirles algn nmero de telfono celular de ellos, para en caso de imprevistos, puedan saber qu pasa. Igualmente, proporcionen un nmero, por si ellos tienen la necesidad de comunicarse en alguna emergencia. 2. Hospedaje. Si deciden quedarse en la comunidad y no regresarse a su lugar de origen, se debe de planear en qu casa o casas irn a descansar. Se les debe preguntar con anticipacin, cuntos hermanos y hermanas vienen para organizar mejor esta actividad. 3. Comida y cena. Igualmente, se debe preguntar con anticipacin, cuntos hermanos vienen, para planear cunta comida se har o se comprar. 4. Rifas. Si se decide dentro del grupo organizador, realizar alguna rifa; se designar a un hermano para organizar esta actividad, as como hacer los boletos para vender. 5. Donativos, colecta. Solamente si el grupo organizador lo cree necesario, puede pedir a los asistentes una cooperacin voluntaria al finalizar el concierto, para obtener fondos. Pero muchas veces, las personas no les agrada mucho esta actividad, sobre todo si se puso una cuota al entrar. Se les debe explicar la razn por la cual se les pide ayuda; ya que ni un solo centavo es para beneficio personal de alguno, sino que todo es para seguir promoviendo actividades de evangelizacin dentro del grupo.

6. Actividades y material necesario durante el concierto

a) Recepcin. Como se expresa en las comisiones (arriba), debe de haber 2 ms hermanos en recepcin. Deben de estar listos por lo menos 20 minutos antes de que llegue la hora de inicio propuesta en la 14

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publicidad. Cobrarn la cuota especificada en la publicidad, pero si alguna persona no lleva lo suficiente, se le har la indicacin de que voluntariamente d su cooperacin segn sus posibilidades. A NINGN ASISTENTE SE LE PUEDE DEJAR FUERA POR NO TENER DINERO. Si la persona no puede dar alguna cooperacin, NO HAY PROBLEMA PARA QUE ENTRE, SE LE DEBER DEJAR PASAR. b) Conduccin del programa. En el da del concierto, el hermano o hermanos responsables de este servicio, deben de estar presentes por lo menos una hora antes de que inicie el concierto para evitar sorpresas e imprevistos. Suele suceder que a ltima hora hay fallas en el sonido, o que falta algn hermano responsable de la primera actividad a realizar. Deben tomarse decisiones en el momento que ocurra alguna situacin no prevista. Si hay algn retraso en el programa, deben buscar la manera de emparejar el tiempo estimado en el programa, tal vez restando algunos minutos a las dems actividades. Deben evitarse retrasos, y deben de estar preparados para animar a los asistentes y no permitir que haya lapsos de tiempo donde no haya interaccin con el pblico (porque de lo contrario, pueden aburrirse y perdern su atencin). Este servicio es muy importante y los responsables deben de estar atentos siempre durante el desarrollo de todo el concierto, no deben de distraerse ya que el ministerio de msica les puede solicitar apoyo en cualquier momento. Deben de poner atencin tambin a las predicaciones (si las hay), ya que tendrn que hacer un resumen de las mismas y estar preparados por si el pblico tiene dudas y les pregunta. Se sugiere que motiven al pblico a participar en el concierto y a involucrarlos en todo lo que se pueda. c) Servicio General. El hermano responsable de este servicio, debe de hacer lo posible por estar en el lugar en que se vaya a realizar el concierto desde que inicien las actividades de preparacin, ya que tiene que vigilar de que todo se desarrolle correctamente y proporcionar el material que haga falta. Debe de ejercer sus atribuciones (explicadas en este manual en el inciso e) prrafo 7) para que los hermanos que estn en servicio acten con disciplina y valoren la importancia que es trabajar para Dios con excelencia. El coordinador de grupo le proporcionar dinero para que en cualquier emergencia de material se compre de inmediato, tendr a su cargo tambin el material mencionado en el inciso c) prrafo 9, 12 y 16. No deber saturarse de actividades en el momento del concierto, por eso puede mandar a los hermanos que no tengan actividades a apoyarle y hacer las cosas ms rpido y eficiente. Cualquier queja por indisciplina comunicrsela al coordinador. de algn hermano, debe de

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Debe de estar muy atento con el ministerio de msica por si necesita algn material. Debe tener a la mano los nmeros telefnicos de los hermanos o personas que pudiera necesitar, de los integrantes del ministerio de msica (si es posible), del prroco, etc. d) Comisionados. Todos los hermanos comisionados, deben procurar estar por lo menos una o dos horas antes del concierto, segn sea su comisin; ya que tendrn que ponerse de acuerdo con el hermano responsable del servicio general, pues l llevar el control de todos ellos y al cual se dirigirn en caso de necesitar algn material o dinero. Deben mostrar humildad en todo lo que el responsable de servicio general les pida, o de lo contrario pueden ser sancionados o se les puede llamar la atencin directamente del coordinador de grupo. Debern estar muy atentos a su servicio, no pueden descuidar ni un momento su comisin. Recuerden que ustedes estn en servicio, no estn como asistentes del concierto. Al concierto van a servir, no a ser servidos. El que sirve, sirve para el Seor y el que no sirve, no sirve para nada e) Otros materiales necesarios. Ser necesario que algn hermano tenga la disposicin de prestar un vehculo para transportar cualquier material necesario; al hermano que tenga vehculo, se le deber pagar la gasolina. Es muy importante para actuar en cualquier imprevisto.

7. Actividades despus del concierto

Al terminar el concierto, no se terminan las actividades, por lo que los hermanos que estuvieron prestando servicio, no pueden irse, a menos que el coordinador de grupo les autorice. Las actividades necesarias a realizar despus del concierto son: a) Aseo. Todos los hermanos que estuvieron en servicio durante el concierto, deben ayudar a limpiar el lugar, pues es comn que siempre queden las huellas de la fiesta (basura ), aunque haya botes de basura, de repente a las personas no les gusta usarlos y nosotros tenemos que hacer el trabajo de limpieza. El hermano responsable de la conduccin puede pedir el apoyo de las personas para levantar la basura y hacer el trabajo un poco ms sencillo. b) Desarmar escenario. Muchas personas apoyan en este aspecto, no se preocupen demasiado por esta actividad, pues las personas de la misma comunidad apoyarn. c) Guardar materiales. El responsable de Servicio General tiene que organizar esta actividad, ya que estn a su cargo todos los materiales que se ocuparon en el concierto y tendr que dar cuentas de ellos.

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d) Entregar materiales prestados. El coordinador de grupo se encargar de esta actividad, junto con el hermano de Servicio General, se deber devolver cada cosa que sea prestada para evitar cualquier mal entendido. (cuentas claras, amistades largas) e) Cena/comida. Se deber invitar a los hermanos del ministerio de msica a desayunar, comer y/o a cenar; dependiendo la hora en que lleguen y a la hora en que se vayan. Se debe planear con anticipacin si es que se los van a llevar a casas particulares o en un lugar donde vendan comida. Lo recomendable es llevarlos a casas particulares, para que convivan con la mayora y sientan ms confianza. f) Contabilidad de lo recaudado. El tesorero del grupo, debe contar todo lo recaudado por concepto de entradas al concierto (o si es que se hizo colecta voluntaria), ventas dentro del concierto, rifas, etc. Debe de entregar cuentas por separado. -Vea en el apndice D, los formatos sugeridos para llevar el control de la contabilidad. g) Hospedaje. Si los hermanos del ministerio de msica decidieron quedarse, se les llevar a los domicilios en que se plane anteriormente. h) Donativo al ministerio de msica. Se les har un donativo al ministerio de msica, segn las posibilidades del grupo y segn lo recaudado en el concierto. Hay algunos otros ministerios de msica que cobran una cuota fija, pero otros solamente con una cuota voluntaria. Se debe considerar que ellos necesitan tambin recursos econmicos para seguir sirviendo y evangelizando con la msica, por eso, se les debe dar ese donativo aunque ellos en algn momento no lo quieran aceptar. Es recomendable dar el donativo en un sobre cerrado, para que no se sientan incmodos. i) Agradecimiento y despedida. El coordinador de grupo les dar un mensaje de agradecimiento y despedida a los hermanos del ministerio de msica y ver la manera de seguir manteniendo contacto con ellos.

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APNDICES

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Apndice A. Formato sugerido para llevar el control de liturgia

CONCIERTO DE EVANGELIZACIN

Tema del concierto

PARROQUIA SAN JUAN BAUTISTA, RABOSO COMUNIDAD

-Fecha-

HERMANOS QUE PARTICIPAN EN LITURGIA

Encargado de
Cirial 1 Cirial 2 Cruz alta Incensario Naveta Biblia Lector 1 Lector 2 Lector 3 (si es Domingo) Ofrenda 1 Ofrenda 2 Ofrenda 3 Colecta 1 Colecta 2 Colecta 3 Platillo 1 Platillo 2

Nombres

Observaciones

Responsable del Equipo de Liturgia: ________________________________________ ------------------GRUPO CRISTO EN MISIN PARROQUIA DE SAN JUAN BAUTISTA, RABOSO. Todo cuanto hagas, hazlo de corazn, como para el Seor y no para los hombres. (Col 3,23)
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Apndice B. Formato sugerido para llevar el control del rol de oracin.

CONCIERTO DE EVANGELIZACIN

Tema del concierto

PARROQUIA SAN JUAN BAUTISTA, RABOSO COMUNIDAD

-FechaROL DE ORACIN

Tiemp o

Horario

Nombres

Observacion es

Responsable de Oracin: __________________________________ ------------------GRUPO CRISTO EN MISIN PARROQUIA DE SAN JUAN BAUTISTA, RABOSO. Con l tenemos la certeza de que, si le pedimos algo conforme a su voluntad, nos escuchar. Y si nos escucha en todo lo que le pedimos, sabemos que ya tenemos lo que hemos pedido. (1Jn 5,14-15)
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Apndice C. Formato sugerido para llevar el control del programa.

Concierto de Evangelizacin
-LugarPARROQUIA SAN JUAN BAUTISTA, RABOSO

-FechaCOMUNIDAD

ACTIVIDADES DEL CONCIERTO Actividad Responsab Observacion le es

Tiemp o

Hora

Tiempo estimado: ___________________________ GRUPO CRISTO EN MISIN Vamos, hermano, espero de ti este servicio en el Seor; reconfrtame en Cristo. Te escribo con plena confianza en tu docilidad; s que hars mucho ms de lo que te pido. (Flm 17,2021)

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Servidores de Dios, a Jess por Mara Apndice D. Formato sugerido para llevar el control de los gastos.

Concierto de Evangelizacin
-LugarPARROQUIA SAN JUAN BAUTISTA, RABOSO

-FechaCOMUNIDAD
INGRESOS Y EGRESOS DE ORGANIZACIN

Fecha

Concepto

Ingresos $$

Egresos $$

Saldo de esta Hoja: $_____________ Hoja ___ de ___ ___________________________ GRUPO CRISTO EN MISIN Utiliza tus bienes segn los preceptos del Altsimo, y te dar ms provecho que el oro. (Sir 29,11)
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Apndice E. Formato sugerido para llevar el control de pistas musicales.

Concierto de Evangelizacin
-LugarPARROQUIA SAN JUAN BAUTISTA, RABOSO

-FechaCOMUNIDAD
PISTAS MUSICALES UTILIZADAS EN OBRA DE TEATRO

Momento/Hora

Pista

Disco

Observaciones

Responsable:______________________ ___________________________ GRUPO CRISTO EN MISIN Vamos, hermano, espero de ti este servicio en el Seor; reconfrtame en Cristo. Te escribo con plena confianza en tu docilidad; s que hars mucho ms de lo que te pido. (Flm 17,2021)

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Servidores de Dios, a Jess por Mara Apndice F. Formato sugerido para llevar el control del inventario.

Inventario de Materiales
PARROQUIA SAN JUAN BAUTISTA, RABOSO

-Lugar-

COMUNIDAD

INVENTARIO DE MATERIALES REALIZADO EL -Fechacantida d Material Observaciones

Hoja____ de ____ ___________________________ GRUPO CRISTO EN MISIN Vamos, hermano, espero de ti este servicio en el Seor; reconfrtame en Cristo. Te escribo con plena confianza en tu docilidad; s que hars mucho ms de lo que te pido. (Flm 17,2021)

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Grupo Cristo en Misin Parroquia de San Juan Bautista, Raboso Izcar de Matamoros Arquidicesis de Puebla

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NDICE 1. Objetivo del manual . 2 2. De la espiritualidad del grupo organizador . a) Consideraciones de la vida espiritual de los organizadores .. b) Oracin c) Rosario . d) Oracin inicial el da del concierto .. e) Oracin durante el concierto f) Oracin despus del concierto . 3. Consideraciones generales para organizar un concierto . 4. Contactar al ministerio de msica . 5. Actividades y material necesario antes del concierto a) La comunidad en que se llevar a cabo b) El lugar especfico . c) Del material necesario .. 1) Lona 2) Sillas 3) Tarima . 4) Sonorizacin .. 5) Equipo de audio 6) Mesas . 7) Luces .. 8) Gafetes ... 9) Papelera 10) Cortinas .. 11) Alfombras ... 12) Adornos .. 13) Liturgia 14) Dinero . 15) Botes de basura 16) Otros d) El apoyo de la comunidad e) De las comisiones: . 1) Recepcin .. 2) Baos .. 3) Comida 4) Liturgia 5) Oracin ... 6) Conduccin 7) Servicio general . 8) Dinmicas .. 9) Obras de teatro/msica 10) Rosario 11) Orden .. f) De la publicidad ... 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 10 10 11 11 12 12 12

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12 12 12 13 13 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 14 14 14 15 15 16 16 16 16 16 16 16 17 17 17 17 17 18 19 20 21 22 23 24 25

1) Mantas 2) Bardas . 3) Spots de radio 4) Perifoneo 5) Volantes .. 6) Pster .. 7) En misas . 8) Por grupos .. 9) De manera personal . 10) Mensajes en las comunidades ... 11) Internet 12) Por telfono g) Otras actividades ... 1) Recepcin del ministerio .. 2) Hospedaje .. 3) Comida y cena .. 4) Rifas 5) Donativos, colecta . 6. Actividades y material necesario durante el concierto .. a) Recepcin ... b) Conduccin del programa . .. c) Servicio general .. d) Comisionados . e) Otros materiales necesarios 7. Actividades despus del concierto ... a) Aseo . b) Desarmar el escenario .. c) Guardar materiales d) Entregar materiales prestados . e) Cena/comida .. f) Contabilidad de lo recaudado .. g) Hospedaje ... h) Donativo al ministerio de msica . i) Agradecimiento y despedida .... Apndices .. A. Formato sugerido para llevar el control de liturgia ... B. Formato sugerido para llevar el control del rol de oracin . C. Formato sugerido para llevar el control del programa D. Formato sugerido para llevar el control de los gastos E. Formato sugerido para llevar el control de pistas musicales . F. Formato sugerido para llevar el control del inventario . Crditos .

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