PROPUESTA PARA MEJORAR

EL PROCESO DE PAGO
A PROVEEDORES

Indice General

I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX.

Situacin Actual Situacin Propuesta Distribucin Actual del flujo de recaudacin y pagos Distribucin Propuesta del flujo de recaudacin y pagos Flujograma Comparativo Seguridad Requerimientos Movimiento Cheques Mensual Flujo De Fondos Para Pagos Mensual

X.
XI. XII. XIII. XIV.

Ventajas y Desventajas
Plan De Implementacin Equipo de Trabajo Recursos y Costos Anexo Plan de Contingencia

Situacin Actual
Gran inversin de horas por parte de los ejecutivos a la firma de cheques.
Gerente General Gerente Planeacin, Regulacin e Informacin Tiempo Total Anual dedicado a firmas = = =

216 horas al ao

(18 horas mes)

216 horas al ao

(18 horas mes)

432 horas al ao

(36 horas mes)

Emisin de cheques desde 7 cuentas corrientes, lo cual implica el control (conciliaciones) y la correspondientes administracin de cada cuenta. Existe siempre la posibilidad del rechazo de cheques por errores en la confeccin y firma manual. Ingreso permanente de un alto nmero de proveedores a las instalaciones de la empresa para retirar los cheques. Arduo trabajo operativo durante el proceso de pago de cheques con el fin de mantener el control en todas las etapas del mismo.

Situacin Propuesta

Optimizacin de las horas de los ejecutivos invertidas a la firma de cheques, permitiendo que puedan dedicar mas tiempo a actividades de mayor valor para la empresa.

Emisin de cheques desde una sola cuenta corriente. Mayor control de los cheques emitidos y del saldo de la cuenta. Mejora sustancial del flujo de pago a proveedores, eliminando al mximo errores manuales. Pago a los proveedores en las oficinas del banco. Mejoras de productividad en el proceso de conciliaciones bancarias. Eficiencia en el control y seguimiento al proceso de pago de cheques en todas las etapas.

Distribucin actual del flujo de recaudacin y pagos

Distribucin propuesta del flujo de recaudacin y pagos

Flujograma Comparativo
Caractersticas Principales
Recepcin y Contabilizacin Facturas Costo Actual estimado por cheque emitido Costo Propuesta Estimado por cheque emitido

Informe de Cuentas a Pagar

$ 5,29

Ordenes de Pago

$ 2.57
Orden de Pago Programada

PROCESO ACTUAL Ingreso manual de Datos para Impresin cheques Impresin Cheques Firma cheque & comprobante de egreso (Firmas autorizadas) Pago Proveedores Ventanilla Ahorros Estimados

PROPUESTA MEJORAR PROCESO Carga de Datos automtica segn estructura Autorizacin electrnica (Firmas Autorizadas) Impresin Cheques Comprobante recepcin Pago Pago Proveedores Ventanilla Banco

Cheque emitido = $2.72

Anual = $ 25.000 Cheques emitidos en el ao 9.000

Seguridad Paylink
Niveles de Seguridad Mnimos: Persona que ingresa y persona que autoriza los pagos.

Hasta 9 niveles de autorizacin. Es opcional un verificador despus del ingresador y antes del autorizador. Es opcional un usuario liberador de fondos despus del autorizador.
Por control no puede una misma persona ejercer dos o mas actividades. Por ejemplo: ingresar y autorizar pagos. Restriccin por perfiles Restriccin por funciones asignadas al usuario (Ingres informacin, autorizar pagos, liberar pagos, verificar pagos) Restriccin por horas, montos a autorizar y fechas. Acceso a Plataforma - Claves

DES GOLD CARD. Tarjeta de Clave Dinmica. Intransferible.

La clave se bloquea luego de 5 intentos fallidos. El PIN (nmero clave) de la DES GOLD CARD se puede cambiar. Plataforma Sistema Paylink Encriptacin. SSL (Secure Sockets Layer) de 128 bits. Certificado Digital (Verificacin destinatario de mensaje electrnico)

Firewalls
Ethical Hackery Alarmas de Seguridad en el Sistema

Autorizaciones de pagos registradas en el servidor de Citibank

Requerimientos
La empresa es responsable de asignar, mantener y actualizar los accesos a los funcionarios segn los perfiles o niveles de autorizacin. No puede una misma persona tener el perfil de ingresador y autorizador. La empresa genera el archivo .txt con la informacin de los pagos. En el caso de retenciones, La empresa define si el proceso de entregar e imprimir los comprobantes de retencin los realiza el banco directamente o mantiene su proceso actual. Definicin por parte de la Empresa de las restricciones para los usuarios por monto, fecha, hora, acceso a consultas y orden de aprobaciones (en secuencia o indiferente).

La empresa define las polticas de pago a los proveedores, es decir das de pago, horarios, otros requerimientos de documentos para ejercer el cobro y agencias en donde se realiza el pago Guayaquil Quito. La empresa debe autorizar los pagos hasta las 16h00 del da previo a la fecha de entrega de los pagos a los proveedores. La empresa es responsable de obtener la autorizacin del SRI para la emisin de los comprobantes de retencin a travs del banco y es responsable de efectuar el pago de la retencin al SRI.

Flujo mensual de fondos para pagos

3,500

3,000

2,500

Monto (Dlares)

2,000

1,500

1,000

500

Actual Propuesto Estimacin

Machala 1,737

Citibank 773 3,180

Solidario 473

Produbanco 76

Guayaquil 33

Pichincha 25

Bolivariano 64

Pacfico -

Bancos

Ventajas
Optimizacin del tiempo de gerentes y personal operativo. Posibilidad de definir los niveles de aprobacin de cheques por cdigo de usuario. Mejora del control transaccional de los pagos procesados y realizados.

Eliminacin de posibles errores manuales y consultas telefnicas para confirmar las transacciones.
Mejor relacin con proveedores al eliminar la posibilidad de cheques rechazados. Posibilidad de efectuar pagos en otras ciudades. Flexibilidad en los pagos sea a travs de cheques y transferencias locales o al exterior. Permite una mejor planificacin de los pagos y optimizacin de la liquidez, al disminuir dramticamente la cantidad de cuentas a administrar.

Plan de implementacin
# Actividades
restricciones y polticas de pago a proveedores a solicitarse que aplique Citibank

Responsables Interagua Citigroup

Tesorera G.Financiera

Mes 1
Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Sem 6

Mes 2
Sem 7 Sem 8

1 Definicin Usuarios, autorizaciones,

2 Envio contratos y solicitudes de claves de

acceso

Ejecutivo Cuenta

3 Revisin legal contratos (observaciones) y

solicitudes de claves.

Tesoreria Area Legal Gerente Tesoreria

Ejecutivo Cuenta Area Legal Gerente

4 Firma contrato 5 Envio de contratos y solicitudes de claves. 6 Creacin de Claves 7 Envio de Claves por Courier 8 Instalacin del Sistema 9 Capacitacin usuarios consulta e ingreso
manual

Sistemas Ejecutivo Cuenta Sistemas Tesorera, G.Financiera Tesorera, G.Financiera Sistemas

v
Sistemas

10

Salida en vivo consulta e ingreso manual

v
Sistemas

11 Periodo de Soporte a la salida en vivo 12

Levantamiento informacin y visitas tcnicas para desarrollo del archivo txt y archivo reportes de retroalimentacin IA. archivo txt y archivo reportes de retroalimentacin INTERAGUA. Tesorera, Sistemas. Tesorera, Sistemas. Tesorera, Sistemas.

13 Visita tcnica Citigroup para desarrollo del 14 Desarrollo sistemas de Interagua archivo txt 15 Pruebas de archivo 16 Capacitacin usuarios 17 Prueba de un centavo previa a la salida en
vivo

Sistemas

(archivo informacin de los pagos) y pruebas de desarrollo.

Sistemas Tesorera, Sistemas. Tesorera, Sistemas. Tesorera, Sistemas. Sistemas

18 Salida en vivo carga de archivo

Plan de implementacin
Continuacin....

# 19

Actividades
Perodo de soporte a la salida en vivo

Responsables Interagua Citigroup

Sistemas Tesorera, Sistemas. Tesorera, Sistemas. Tesorera, Sistemas. Tesorera, Sistemas. Ejecutivo Cuenta Sistemas

Mes 2
Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9

Mes 3
Sem 10 Sem 11 Sem 12

20 Desarrollo rea de sistemas de Interagua 21 Pruebas de Desarrollo

archivos retroalimentacin a subir a sistema financiero.

22 Salida en vivo archivos retroalimentacin Capacitacin usuarios

23 Imprevistos y/o Afinamientos Servicio 24 Confirmacin por escrito de terminacin del

proceso de implementacin a satisfaccin. (mail, carta o doc.firmado)

Tesorera, Ejecutivo Cuenta Sistemas. Sistemas G. Financiera

Notas:
Se considera que hay una persona de sistemas de la empresa 100% al proyecto A partir de la firma del contrato, arranca el proyecto de levantamiento de informacin y desarrollo de los archivos de pago (txt) y de reporte (retroalimentacin).

Equipo de trabajo

Sponsor Legal (Intervenciones

puntuales)

Sistemas Analista
Full-time

Analista Financiera
Retroalimentacin Procesos e Implantacin

Tesorero
Part-time

Part-time

Recursos y costos para La Empresa

Costos de Implementacin del Proyecto
1 Analista Sistemas 100% dedicado a implementacin Costo mensual: USD.$ 800 Tiempo contrato: 9 semanas

Inversin total estimada: USD.$ 1.882

Comida, movilizacin, materiales y otros costos generales son asumidos por el presupuesto general de gestin del rea de sistemas. Durante la implementacin tecnolgica del banco no cobrar ningn valor. La implementacin es el soporte, asistencia, preguntas, solucin de problemas y reuniones para el desarrollo del archivo txt bajo la estructura requerida por el banco y para el desarrollo de los reportes de retroalimentacin bajo la estructura requerida por la empresa.

Costos de Mantenimiento del Proyecto

Referencia
Costo Plataforma

Mes
$100

Anual
$1,200

Costos Contingentes del Proyecto

Referencia
Retraso en implementacin del sistema por ms de 3 meses Terminacin contrato antes de los 6 meses de firmado.

Mes

Total

$500 $500

Total

$1,000

Plan de Contingencia
Escenarios Previstos
Problema Inconveniente por parte de del banco para entregar los cheques en la oficina donde se emitieron los cheques. Razones previstas: Cierre temporal de la oficina por fuerza mayor o problemas en las ventanillas de pago. Inconveniente con la aplicacin del banco. Razones previstas: Solucin Los cheques son entregados en la oficina de un banco ms cercana. Coordinacin entre el oficial de cuenta en el banco y tesorera en la empresa para comunicar a los beneficiarios el lugar de pago.

No es posible acceder a la aplicacin por problemas en el internet, subir informacin y/o autorizar las ordenes de pago.

Carta de instruccin firmada, disquete y listado firmado con la informacin de pagos a ser procesada internamente por el banco.
Coordinacin entre el oficial de cuenta en el banco y tesorera en la empresa.

Flujo del Proceso de Contingencia por Inconvenientes con la Aplicacin del Banco

Carta con instrucciones, listado de pagos aprobados y disquete con la informacin. Entrega de carta al banco antes de las 15H00 del da anterior al pago.

Recepcin de instruccin, listado firmado y disquete. Verificacin de firmas.

Verificacin entre el listado de pagos impreso enviado junto con la carta y la informacin de los pagos en medio magntico.

El rea de cajas sube el archivo en el banco Autorizacin de los pagos por parte del Supervisor de cajas. Impresin de Cheques