PLAN DE ADMINISTRACIN DE PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIN DE UNA PLANTA DE SEMIELABORADOS DE CACAO

G-PROJECT ESPAE - LAS PEAS GUAYAQUIL, ECUADOR

INTEGRANTES RICARDO SNCHEZ JOS CEVALLOS ISRAEL HERRERA

31-MAYO-2013

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TABLA DE CONTENIDOS
1.Plan de Administracin de Riesgos..............................................................................................2 2.Registro de Riesgos.......................................................................................................................4 3.Plan de Administracin de Personal.............................................................................................5 4.Recursos de Calendario.................................................................................................................6 5.Costo de Lnea Base......................................................................................................................6 6.Lnea Base de Calidad..................................................................................................................8 7.Aceptacin del Patrocinador.........................................................................................................9

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1. PLAN DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS

En cualquier circunstancia, y proyecto, se pueden presentar adversidades que pongan en riesgo la correcta finalizacin de una actividad. Desde el punto de vista de proyectos, es fundamental que el Director pueda prever los potenciales obstculos y/o tomar ventajas de las oportunidades que se le presenten con el fin de mitigar e incluso eliminar los primeros y potenciar los segundos. La Gestin de los Riesgos del Proyecto describe los procesos involucrados en la identificacin, anlisis y control de los riesgos para el proyecto y su objetivo es maximizar la probabilidad y el impacto de resultados positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de las adversidades. Se consideran cuatro procesos dentro de este plan: la Identificacin de los riesgos, los Anlisis Cualitativos y la Planificacin de la respuesta a los riesgos identificados. a) Identificar los riesgos: Se identificaron los siguientes riesgos: No contar con los insumos necesarios para la elaboracin de los semielaborados. No obtener el financiamiento necesario para el inicio de operaciones. No contar con personal calificado. Reduccin en los precios del cacao. Incremento de los costos de operacin. No obtener las aprobaciones del patrocinador. No contar con permisos de funcionamiento. b) Analizar Cualitativamente los Riesgos: Este proceso de anlisis cuantitativo de los riesgos consiste en priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. Dicho de otra forma, en este punto se hace una calificacin de los riesgos que pueden tener un mayor impacto en los resultados del proyecto y/o que tienen mayor probabilidad de ocurrencia, con el fin de tomar las medidas preventivas necesarias en una mitigacin, aceptarlos o compartirlos. Luego de hacer toda esta clasificacin de los riesgos, se determin que el riesgo general del proyecto es ligeramente moderado y por lo tanto, se deber seguir un control muy de cerca de los riesgos, tal como se detalla en la matriz que se muestra a continuacin:
Riesgo Probabilida d 40% Impacto 90% Rango 36%

No contar con los insumos necesarios para la elaboracin de los semielaborados.

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No obtener el financiamiento necesario para el inicio de operaciones. No contar con personal calificado. Reduccin en los precios del cacao. Incremento de los costos de operacin. No obtener las aprobaciones del patrocinador. No contar con permisos de funcionamiento.

40% 50% 60% 50% 40% 40%

90% 60% 90% 60% 60% 80%

36% 30% 54% 30% 24% 32% 35%

Clasificacin del riesgo: Moderado

c) Planificar Respuesta a los riesgos identificados: Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades de reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

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2. REGISTRO DE RIESGOS
El Registro de Riesgos para este proyecto, se realiza en plantilla modelo que se detalla a continuacin:

Riesgo

Estrategi a

No contar con los insumos necesarios para la elaboracin de los semielaborados.

Mitigar

No obtener el financiamiento necesario para el inicio de operaciones.

Mitigar

No contar con personal calificado. Reduccin en los precios del cacao. Incremento de los costos de operacin. No obtener las aprobaciones del patrocinador. No contar con permisos de funcionamiento.

Mitigar

Mitigar Mitigar

Mitigar

Mitigar

Impacto * Definir claramente lista de insumos y hacer seguimiento de la demanda y oferta del mercado. *Solicitar requisitos de prstamo en dos entidades financieras adicionales y presentar solicitudes simultneas. * Preparar con anticipacin toda la documentacin de respaldo que se solicite para justificar muy bien el endeudamiento. * Definir cualidades y requisitos mnimos al momento de seleccionar personal. * Realizar seguimiento a los precios del cacao en el mercado. * Control de gasto en los procesos. * Establecer cronogramas de reuniones para revisin y aprobacin de entregables. * Dar 4 un fuerte seguimiento al proceso con ayuda de la parte legal.

Responsable

Director de proyecto

Director de proyecto

Director de proyecto

Director de proyecto Director de proyecto

Director de proyecto

Director de proyecto

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3. PLAN DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

Para el funcionamiento de la Planta procesadora de semielaborados se elige una empresa Privada, la cual estar constituida por 3 socios y esta operara de acuerdo a la normativa vigente de Empresas Privadas. Se escoger una compaa en comandita simple y dividida por acciones. La operacin de la empresa se realizara inmediatamente que se construya la Planta, que ser ubicada en el Cantn Naranjal. Para operar la pequea industria manufacturera de chocolate se necesitan en total 4 personas, las cuales tendrn a su cargo diferentes funciones. Esto se debe a que algunas de las funciones no requieren permanencia en el puesto por largo tiempo ya que muchas de las actividades en la fabricacin de semielaborados duran poco tiempo. Esto ayudar a la rotacin del personal con relacin a sus puestos de trabajo. A continuacin se describe cada uno de los puestos y actividades que realizar el personal. GERENTE: El gerente tendr a su cargo la administracin de la empresa de semielaborados, as como el departamento de contabilidad, el de compras y el departamento de ventas. Estos departamentos estn muy relacionados entre s, ya que el departamento de compras y el de ventas generan ingresos y costos, los cuales se ven reflejados en el departamento de contabilidad.
DEPARTAMENTO TCNICO Limpiadores: Para esta actividad re requerirn dos personas. Una persona que est echando agua manualmente, mientras la otra deber estar limpiando el cacao con un cepillos especial. Una vez que el cacao se haya lavado, ste pasar al tostador. Tostador: Si bien es cierto que el tostador a base de gas realizar esta actividad, es necesario que una persona est moviendo el cacao constantemente, de manera que el tostado sea homogneo y evitar que una parte del cacao se tueste demasiado. Esta persona tambin tendr a su cargo controlar la temperatura del tostador. Operador de la mquina descascaradora: La mquina descascaradora triturar parcial y suavemente el cacao, de manera que este pueda ser separado fcilmente de su cascara. Debido a que esta mquina no tiene motor, esta debe ser operada manualmente a travs de una manivela por dos personas, las cuales se turnarn en tiempos de hora cada una.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

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4. RECURSOS DE CALENDARIO
El Proyecto de implementacin de una Planta procesadora de semielaborados de cacao, requerir de todos los miembros del equipo del proyecto, una jornada de trabajo de 8 horas diarias esto es, 40 horas semanales. El proyecto est programado para una duracin de un ao, con semanas de trabajo de 40 horas estndar. Si un miembro del equipo del proyecto no es necesario para una semana completa 40 horas de trabajo en cualquier momento durante el proyecto, sus actividades fuera del proyecto sern a discrecin de su gerente funcional.

5. COSTO DE LNEA BASE

En funcin de la capacidad de produccin proyectada y de la tecnologa y dems recursos necesarios para la implementacin a continuacin se detallan los balances de costos de los insumos. Tabla 1 INV ER S IN INIC IAL
AC TIVO FIJO

Ca ntida d 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 1 1

Balanza Secadora Descascarilladora y Turbina de succin Molino de pines Molino de bolas Ductos y Sinfn Tanque de almacenam iento Herram ientas y Repuestos Mobiliario Equipos de proteccin Computadora Im presora

Va lor Va lor Unita rio T ota l 761,60 761,60 5.200,00 5.200,00 14.730,00 14.730,00 22.990,00 22.990,00 11.335,00 11.335,00 2.603,00 5.936,00 1.765,00 3.000,00 50,00 1.500,00 150,00 2.603,00 5.936,00 1.765,00 3.000,00 450,00 1.500,00 150,00 94.216,60

T OT AL

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Para poder instalar las plantas de semielaborados, se tendr que realizar una inversin de $94.216,60 para los equipos que procesarn el cacao, para transformarlos en semielaborados, adems del mobiliario a utilizarse en la planta. Es muy importante la calidad de los equipos, pues de esto depender la calidad del producto, adems de no tener problemas en la produccin por averas de los equipos.

Tablatodos 9P ROYEC CIN ANUALDEGAS TOSADMINIS T RAT IVOS Se pueden observar los gastos administrativos.
Descripcin Rem uneracin Anual Gasto de construccin Gasto en sum inistros de oficina Gasto en Servicios Bsicos Perm isos de funcionam iento y seguros Gasto en mantenimiento Gasto anual de depreciacin Gastos de Constitucin T OT AL 2014 2015 2016 2017 2018 Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5 61.957,22 68.152,95 74.968,24 82.465,07 90.711,57 179.113,60 0,00 0,00 0,00 0,00 600,00 660,00 726,00 798,60 878,46 25.416,00 27.957,60 30.753,36 33.828,70 37.211,57 421,85 479,04 526,94 579,63 637,60 600,00 660,00 726,00 798,60 878,46 9.306,66 9.306,66 9.306,66 9.306,66 9.306,66 800,00 0,00 0,00 0,00 0,00 $278.215,33 $ 107.216,24 $ 117.007,20 $127.777,25 $ 139.624,31

Se realiz el anlisis de punto de equilibrio, donde se indica que el punto de equilibrio anual en dlares es de $24.398,11 y de 58.555 unidades (kilos). Por lo que, al tener una venta anual de 60.000 kilos, el proyecto se encuentra en equilibrio.

T ABL A 15 C L C UL O DE LP UNT O DEE QUIL IBRIO E ND L ARE SYUNIDADE S

2014 Ao 1 2015 Ao 2 $ 660.000,00 $ 396.000,00 $ 660,00 0,00 1,00 $ 118.691,17 $ 118.809,98 $ 9.900,83 23.762 2016 Ao 3 $ 726.000,00 $ 435.600,00 $ 726,00 0,00 1,00 $ 125.692,08 $ 125.817,90 $ 10.484,82 25.164 2017 Ao 4 $ 798.600,00 $ 479.160,00 $ 798,60 0,00 1,00 $ 133.350,26 $ 133.483,74 $ 11.123,65 26.697 2018 Ao 5 $ 878.460,00 $ 527.076,00 $ 878,46 0,00 1,00 $ 141.726,49 $ 141.868,35 $ 11.822,36 28.374

Ventas Totales (-) Costo Ventas (-) Costo Variable %Contribucin m arginal 1 - %C Mg Costos fijos
P U NT OD EE QUILIB R IO E ND LAR E S(ANU AL) P U NT OD EE QUILIB R IO E ND LAR E SME NS UAL P U NT OD EE QUILIB R IO E NU NID AD E S(ANUAL)

$ 600.000,00 $ 360.000,00 $ 600,00 0,00 1,00 $ 292.191,78 $ 292.484,27 $ 24.373,69 58.497

La siguiente tabla muestra los ingresos y costos asociados al proyecto, obteniendo que a partir del segundo ao se tiene un resultado positivo.

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P L A N T AD EC A C A O
T a b la 1 6 E S T A D OD ER E S U L T A D O SI N T E G R A L E SP R O Y E C T A D O
V E N T A S C OS T OD EV E N T A S U T I L I D A DB R U T A ( -) G A S T O SO P E R A C I O N A L E S G a s to sA d m in is tra tiv o s : R e m une racin A nual de l pe rsonal G asto de construccin G asto e n sum inistros de oficina G asto e nS e rvicios B sicos Pe rm isos de funcionam ie nto y se g uros G asto e nm ante nim ie nto G asto anual de de pre ciacin T o ta lG a s to sA d m in is tra tiv o s G a s to sd eV e n ta s : G asto e n Prom ocin y Marke ting T o ta lG a s to sd eV e n ta s T O T A LG A S T O SO P E R A C I O N A L E S U T I L I D A DO P E R A C I O N A L Inte re se s Pag ados E B T I Participacin de T rabajadore s Im pue sto a la R e nta 2 0 1 4 6 0 0 . 0 0 0 (360.000) 2 4 0 . 0 0 0 2 0 1 5 6 6 0 . 0 0 0 (396.000) 2 6 4 . 0 0 0 2 0 1 6 7 2 6 . 0 0 0 (435.600) 2 9 0 . 4 0 0 2 0 1 7 7 9 8 . 6 0 0 (479.160) 3 1 9 . 4 4 0 2 0 1 8 8 7 8 . 4 6 0 (527.076) 3 5 1 . 3 8 4

(61.957) (179.114) (600) (25.416) (422) (600) (9.307) ( 2 7 7 . 4 1 5 )

(68.153) (660) (27.958) (479) (660) (9.307) ( 1 0 7 . 2 1 6 )

(74.968) (726) (30.753) (527) (726) (9.307) ( 1 1 7 . 0 0 7 )

(82.465) (799) (33.829) (580) (799) (9.307) ( 1 2 7 . 7 7 7 )

(90.712) (878) (37.212) (638) (878) (9.307) ( 1 3 9 . 6 2 4 )

(1.000) ( 1 . 0 0 0 ) ( 2 7 8 . 4 1 5 ) ( 3 8 . 4 1 5 ) (13.576) ( 5 1 . 9 9 2 ) 7.799 11.048

(1.000) ( 1 . 0 0 0 ) ( 1 0 8 . 2 1 6 ) 1 5 5 . 7 8 4 (11.135) 1 4 4 . 6 4 9 (21.697) (30.738)

(1.000) ( 1 . 0 0 0 ) ( 1 1 8 . 0 0 7 ) 1 7 2 . 3 9 3 (8.411) 1 6 3 . 9 8 2 (24.597) (34.846)

(1.000) ( 1 . 0 0 0 ) ( 1 2 8 . 7 7 7 ) 1 9 0 . 6 6 3 (5.372) 1 8 5 . 2 9 1 (27.794) (39.374)

(1.000) ( 1 . 0 0 0 ) ( 1 4 0 . 6 2 4 ) 2 1 0 . 7 6 0 (1.981) 2 0 8 . 7 7 9 (31.317) (44.366)

0 , 1 5 0 , 2 5

U T IL ID A DN E T A

(3 3 .1 4 5 )

9 2 .2 1 4

1 0 4 .5 3 8

1 1 8 .1 2 3

1 3 3 .0 9 7

6. LNEA BASE DE CALIDAD

El proyecto de implementacin de una planta de semielaborados de cacao presenta los siguientes metas y objetivos:
Objetivos Descripcin

Generar beneficios econmicos Mejorar ingresos de los agricultores Incrementar la produccin exportable Incrementar la siembre de caco fino de aroma

Lograr que los ingresos que se generen de la produccin sean superiores a los costos. La planta pagar mejores precios a cambio de granos de calidad Tener una produccin premium que permita acceder a mercados internacionales. Mejorar la posicin del Ecuador como lder de produccin de cacao fino de aroma.

En funcin de esto, nuestra lnea base de calidad estar dada en funcin de las siguientes variables:
Fuente Descripcin

Ventas realizadas Calidad del grano recolectado Calidad de la produccin

Lograr poner el 100% de la produccin en el mercado. No mayor al 1% de impurezas Estar dentro de los lmites de calidad permitidos para el producto en al menos un 95% de los casos.

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7. ACEPTACIN DEL PATROCINADOR

El presente documento ha sido aprobado por el Patrocinador del proyecto, a los 31 das del mes de mayo de 2013.
Nombre Cargo Firma Fecha

A.J.

Patrocinador