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CAPACITACIN PARA LA ORGANIZACIN y PARTICIPACIN COMUNITARIA

BLOQUE MODULAR Planeacin y Gestin del Desarrollo

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SENA, Direccin General Subdireccin de Poltica Social Divisin PPPU

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Contenido: Lucy Riveros de Concha Profesional Asesora-Divisin PPPU Jairo Luis Chaves Navia Jefe Divisin PPPU

Diseo y Diagramacin: Mariana Ramrez Silva Ilustraciones: Elas Taffur Miranda 1a. Reimpresin: Agosto de 1990 Impresin: Seccin de Publicaciones
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De qu se trata?
En las dos cartillas anteriores Qu es Organizarse? (9) Y Las Organizaciones de la Comunidad (10) hemos tenido oportunidad de analizar temas como: La importancia de la organizacin Cmo organizarnos? El carcter de las organizaciones comunitarias Ver los diferentes tipos de organizacin

Todos estos temas tienen como objetivo brindar a la comunidad la informacin y los conocimientos necesarios, para que ella pueda seleccionar los modelos de organizacin ms apropiados para la ejecucin de los diferentes proyectos del plan de desarrollo comunitario.

Para tomar esta decisin, la comunidad antes de promover nuevas organizaciones debe consultar si existen dentro de ella, organizaciones que puedan llevar a cabo los proyectos seleccionados. No es conveniente para ninguna comunidad estar promoviendo organizaciones, simplemente porque las que existen presentan algunas fallas.

Probablemente es ms benfico para la comunidad hacer un diagnstico de las diferentes organizaciones existentes, para determinar si ellas estn en condiciones de superar las deficiencias tcnicas, administrativas u organizativas que puedan presentar y consecuentemente asumir los proyectos de desarrollo.

Si existen organizaciones que atraviesan por algunas dificultades, pero su modelo se adapta a las condiciones de los proyectos, que se quieren emprender, es mejor apoyarse en ellas. En este caso debemos analizar los problemas que se presentan, para determinar las causas de los mismos y con este conocimiento elaborar planes de fortalecimiento y capacitacin que permitan consolidar estas organizaciones.

Es mejor para una comunidad tener pocas organizaciones, fuertes e integradas en el trabajo comunitario, que tener muchas, dbiles y dispersas.

Si, hecho un anlisis concienzudo, no existen en la comunidad organizaciones cuyos modelos y expectativas de desarrollo se adecuan a las condiciones de los proyectos de la comunidad, debe promoverse la creacin de organizaciones que garanticen la eficaz ejecucin del plan de desarrollo.

Esta cartilla tiene por objeto brindarle a los miembros de la comunidad los conocimientos necesarios para: Evaluar el funcionamiento de sus organizaciones Elaborar y ejecutar planes de fortalecimiento y capacitacin Ypromover nuevas organizaciones

TEMAS
1. Evaluacin de las organizaciones de la comunidad. 2. Los planes de fortalecimiento y capacitacin. 3. Cmo crear empresas asociativas. 37 28 9

Evaluacin de las organizaciones de la comunidad

El objetivo del tema que vamos a tratar, es el de analizar y adoptar un mtodo para evaluar y fortalecer las organizaciones existentes en la comunidad, que por sus caractersticas estn en mejores condiciones para asumir los proyectos de desarrollo. Los siguientes son los pasos que podemos seguir para lograr ese objetivo: A. Realizar el inventario de las organizaciones de la comunidad. B. Seleccionar las organizaciones cuyos modelos organizativos se ajustan a las caractersticas de los proyectos de desarrollo. C. Realizar el diagnstico de las organizaciones seleccionadas.

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Inventario de las organizaciones de la comunidad

Si el grupo ha estudiado la cartilla 5, Analicemos Nuestra Realidad, donde tratamos el tema Inventario y Diagnstico Socioeconmico, se le facilitar este ejercicio, pues all se dan las indicaciones para realizarlos. Si es necesario ampliar la informacin del inventario, se debe proceder en una forma ordenada, ejecutando los siguientes pasos: Seleccionar el tipo de informacin que necesitamos. Escoger las fuentes de informacin y los instrumentos que vamos a utilizar para recoger la informacin. Organizar grupos o comits de trabajo para recoger la informacin. Recopilar, clasificar y ordenar la informacin. Presentar a la comunidad los resultados de la investigacin.

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Seleccionar el tipo de informacin que necesitamos...

En este caso se trata de determinar cuales son las organizaciones que existen en la comunidad, recogiendo una serie de datos bsicos que nos permitan seleccionar las que debemos conocer con mayor profundidad, porque probablemente pueden apoyar la ejecucin de los proyectos de desarrollo.

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Escoger las fuentes de informacin y los instrumentos que vamos a utilizar para recoger la informacin.

A primera vista parece que es necesario recoger la informacin en fuentes primarias encuestando a los directivos de las organizaciones. Sin embargo, otras tcnicas como la entrevista o la consulta de documentos, no deben descartarse. El grupo debe decidir en cada caso los medios e instrumentos ms apropiados.

En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de la ficha que puede utilizarse para realizar la encuesta y recoger los datos que se requieren.

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FICHA PARA REALIZAR EL INVENTARIO DE LAS ORGANIZACIONES DE LA COMUNIDAD

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Organizar grupos o comits de trabajo para recoger la informacin.

Es importante tener en cuenta que estos grupos deben concertar previamente las entrevistas con los representantes legales de las organizaciones, explicndoles los objetivos de la encuesta para facilitar el suministro de los datos.

Para recopilar, clasificar y ordenar la informacin; y presentar a la comunidad los resultados de la investigacin, pueden emplearse las tcnicas sugeridas en la cartilla No. 5.

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b.Seleccionar las organizaciones cuyo modelo de organizacin se ajusta a las caractersticas de los proyectos de desarrollo. Para poder realizar este paso es necesario definir para cada uno de los proyectos, cul es el modelo de organizacin ms apropiado segn sus objetivos, nmero de socios, requisitos tcnicos y legales, aportes, normas de funcionamiento, etc.

Definidos los modelos organizativos, se confrontan con los tipos de organizaciones existentes, para determinar cules se ajustan a ellos y por lo tanto estn en condiciones de emprender algunos de los proyectos.

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c. Realizar el diagnstico de las organizaciones seleccionadas. El objetivo del diagnstico que debemos realizar a cada una de las organizaciones selecci9nadas, es determinar si stas estn en condiciones de asumir la ejecucin de los proyectos de desarrollo, previa adecuacin y superacin de las dificultades que las organizaciones tengan en el presente. Este trabajo puede realizarse de acuerdo con los siguientes pasos: Concertacin con los miembros de las organizaciones, para la realizacin del diagnstico. Recoleccin de la informacin sobre el funcionamiento de todas las reas administrativas de las organizaciones. Anlisis de la informacin.

Definicin por parte de la comunidad y los miembros de las organizaciones, sobre la conveniencia de que estas asuman la ejecucin de algunos de los proyectos del plan de desarrollo.

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 Concertacin con los miembros de las organizaciones para la realizacin del diagnstico

Una condicin bsica para lograr que una organizacin existente en la comunidad, asuma la ejecucin de un proyecto de desarrollo, es la voluntad de los miembros de la comunidad y de la organizacin seleccionada" de trabajar concertadamente.

Lograda la concertacin, el diagnstico se facilita, porque todos o la mayora de los participantes estn dispuestos a brindar la informacin, analizarla y a superar las dificultades, para poder emprender el nuevo proyecto.

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Recoleccin de la informacin sobre el funcionamiento de todas la reas administrativas de la organizacin

Con este objetivo es necesario elaborar, para cada caso en particular, una gua para la recoleccin de la informacin.

Existen varios textos editados por el SENA que contienen guas para algunos casos especiales. La Gua Metodolgica para la Promocin, Establecimiento y Consolidacin de Empresas Asociativas, editada por el SENA, presenta en las pginas 93 a 97, una gua para recoger la informacin en el caso de empresas asociativas. La cartilla 3 de la coleccin de Administracin de Microempresas, presenta en el Anexo 1 una gua para el caso de una empresa de propiedad individual.
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Anlisis de la informacin

Hacer el diagnstico de una organizacin, es analizar el funcionamiento de cada una de sus reas para emitir un juicio valorativo sobre su grado de adecuacin a un modelo preestablecido y determinar las causas de las desviaciones.

Cuando hablamos de modelo hacemos referencia a una organizacin cuyas caractersticas y normas de funcionamiento garantizan, lograr los objetivos previstos.

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Repitiendo el ejemplo del mdico podemos decir que ste para hacer el diagnstico tambin analiza el funcionamiento de los diferentes sistemas que conforman el organismo humano, para emitir un juicio valorativo sobre el grado de adecuacin a un organismo sano y determinar las causas de las enfermedades.

Al hacer el diagnstico debe tenerse presente que la organizacin es una unidad integrada cuyos componentes estn estrechamente articulados y en consecuencia un problema que se presenta en un rea repercute sobre toda la organizacin. Por eso deben analizarse todas las reas y las consecuencias de los problemas sobre las otras reas.

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Veamos un ejemplo, que en forma muy general, nos muestra cmo sera el diagnstico en el rea de mercadeo de una organizacin: Hay un proyecto de un plan de vivienda y se necesita para su ejecucin una organizacin que se encargue de la compra y venta de los materiales de construccin.

En la comunidad encontramos una cooperativa de distribucin de materiales de construccin y es necesario definir, si puede o no encargarse del proyecto. Con el anlisis de la informacin recogida se elabor un diagnstico que mostr los siguientes problemas en el rea de mercadeo.

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El cuadro anterior permite presentar en una forma ordenada la informacin para su anlisis; pero, tiene la desventaja de simplificar las causas y las soluciones de los problemas.

Podran formularse otras preguntas adicionales con relacin al ejemplo mencionado:

Por qu no se rene el Comit de Direccin? Cmo es posible mantener el control de inventarios si no se llevan los registros de entrada y salida de materiales?

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En el anlisis del funcionamiento de una organizacin, debe tenerse en cuenta que las situaciones o hechos manifiestos que tomamos como causas de los problemas-sntomas pueden ser solo el reflejo de problemas ms profundos.

La falta de control en los inventarios es un problema serio que puede acarrear prdidas' econmicas considerables para la cooperativa.

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 Definicin por parte de la comunidad y los miembros de las organizaciones, sobre la conveniencia de que estas asuman la ejecucin de algunos proyectos del plan de desarrollo. Como dijimos anteriormente, el diagnstico que hemos realizado nos debe permitir llegar a cualquiera de las siguientes posiciones:

Primer caso:

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Segundo caso:
La organizacin tiene algunas fallas que es necesario corregir, para que est en condiciones de responsabilizarse de la ejecucin de algunos proyectos del plan de desarrollo.

Como el diagnstico nos ha permitido determinar las causas de los problemas y dificultades por los que atraviesan las organizaciones, lo que debemos hacer en cualquiera de estos dos casos, es elaborar y ejecutar un plan para su fortalecimiento desarrollo, como se indica en el tema 2 ms adelante.

Tercer caso:
La organizacin por sus deficiencias no est en condiciones de asumir la ejecucin de los proyectos. En este caso es necesario promover la creacin de una nueva organizacin.

En el tema 3 se presentarn los procedimientos para hacerla.

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Actividad en grupo.
Analicen en grupo y escriban las conclusiones a las siguientes preguntas:
1. Por qu es importante investigar qu organizaciones hay en la comunidad y cmo funcionan actualmente? 2. Cules son las actividades que debemos realizar para: a. Hacer el inventario de las organizaciones. b. Elaborar el diagnstico de las organizaciones. 3. Con base en la respuesta dada a la pregunta anterior, procedan a: a. Hacer el inventario de las organizaciones de su comunidad. b. Hacer el diagnstico de cada una de ellas.

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Los planes de fortalecimiento y capacitacin

Si la comunidad ha tomado la decisin de realizar proyectos de desarrollo con el apoyo de algunas de las organizaciones existentes, es necesario elaborar el plan de fortalecimiento para adecuar cada organizacin a los requerimientos de cada uno de los proyectos que se van a ejecutar.

Como la causa de un gran nmero de problemas se debe a la falta de preparacin de los socios de la organizacin, conjuntamente con el plan de fortalecimiento se debe elaborar el plan de capacitacin.

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El plan de fortalecimiento es el conjunto de actividades y acciones que es necesario emprender para resolver los problemas de la organizacin y proyectar su desarrollo futuro.

Como un ejemplo de cmo puede resumirse el plan de fortalecimiento, presentamos en la pgina siguiente el plan de accin inmediata para la situacin de la cooperativa, que hemos mencionado anteriormente.

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El plan de capacitacin es el conjunto de actividades pedaggicas que buscan resolver las deficiencias de conocimientos, de informacin tcnica o de actitud manifestadas por los miembros de la organizacin.

Al hacer el diagnstico y elaborar el plan de capacitacin es importante recordar este principio: Detrs de cada problema tcnico siempre hay un problema humano que es posible solucionar si se trata correctamente"

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Es importante tener en cuenta este principio porque muchas veces las races de los problemas, se deben a la actitud de las personas frente a su trabajo, o a las relaciones interpersonales, o a la carencia de los conocimientos y habilidades para el desempeo de las funciones. Estos son problemas que podemos enfrentar con un apropiado programa de capacitacin.

Tanto para la elaboracin como para la ejecucin del plan de capacitacin es conveniente que la comunidad solicite asesora y apoyo de instituciones o personas especializadas en la materia.. En la pgina siguiente se presenta un esquema sencillo y til para la programacin de las acciones de formacin.

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Actividad en grupo
1. Teniendo en cuenta los resultados de la actividad de grupo del tema anterior, analicen la problemtica de la organizacin seleccionada y elaboren: A. El cuadro resumen del plan de accin inmediata B. El cuadro resumen de las acciones de formacin 2. Analicen propuestas diferentes sobre la forma de: a. Clasificar y ordenar la informacin para el diagnstico b. Presentar la programacin de los planes de fortalecimiento y capacitacin 3. Diseen, programen y realicen actividades para dar a conocer a todos los socios de las organizaciones, los resultados del diagnstico y la programacin de los planes de fortalecimiento y capacitacin.

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Cmo crear Empresas Asociativas?

Al terminar el tema 1 dijimos que, despus de haber realizado el diagnstico de las organizaciones, una conclusin de este trabajo, podra ser que debido a sus caractersticas ninguna de las organizaciones existentes, est en condiciones de asumir la ejecucin de algunos de los proyectos de la comunidad.

En este caso es necesario promover la formacin de nuevas organizaciones, que cumplan los requisitos para poder ejecutar eficientemente los proyectos seleccionados.

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En general cuando hablamos de crear nuevas organizaciones para ejecutar proyectos comunitarios casi siempre nos referimos a empresas de economa solidaria o empresas asociativas manejadas por un grupo de personas de la comunidad, que buscan resolver una necesidad social mediante la produccin de un bien o la prestacin de un servicio.

Por eso nos limitaremos en este tema al estudio del proceso de creacin de empresas asociativas, promovidas por la misma comunidad, con el propsito de ejecutar algn proyecto del plan de desarrollo comunitario. El proceso que vamos a describir aqu en forma general se presenta detalladamente en la "Gua Metodolgica para Promocin, Establecimiento y Consolidacin de Empresas Asociativas", recientemente publicada por el SENA.

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Puede decirse que la conformacin de una empresa asociativa pasa por tres momentos:

La promocin El establecimiento La consolidacin 1. La etapa de promocin

Comprende las siguientes actividades: Deteccin de la oportunidad econmica y social. El estudio de Prefactibilidad. El Plan de Cooperacin. El estudio de Factibilidad.

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a. Deteccin de la oportunidad econmica y social:

El inventario socioeconmico nos ha permitido definir cules son las necesidades insatisfechas de la comunidad que pueden ser atendidas, con el apoyo de las entidades pblicas o privadas mediante el trabajo

comunitario.

Igualmente el inventario socioeconmico nos debe permitir detectar posibilidades econmicas que ofrece la zona geogrfica donde est ubicada la comunidad, por su cercana a mercados de bienes y servicios susceptibles de ser producidos en la regin.

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Adems, probablemente podemos detectar las oportunidades sociales, buscando en la comunidad las personas que por sus conocimientos, experiencias y destrezas, estaran en condiciones de desarrollar la produccin del bien o la prestacin del servicio que se nos ofrece como una

oportunidad econmica.

En conclusin, con base en la informacin del inventario socio-econmico, o amplindola si es necesario, es posible determinar oportunidades econmicas ysociales, para la ejecucin de proyectos rentables que busquen solucionar problemas de empleo e ingresos.

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b. El estudio de Prefactibilidad
Detectada una oportunidad econmica y social se debe proceder a realizar el estudio de Prefactibilidad mediante la ejecucin de las siguientes actividades: La investigacin sobre la oferta y demanda del producto o servicio para determinar el acceso que la nueva empresa pueda tener al mercado.

El diseo del perfil tcnico que permite estimar la inversin inicial y definir los conocimientos y habilidades necesarios para producir el bien o prestar el servicio seleccionado.
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El estudio de Prefactibilidad, como su nombre lo indica, es un sondeo preliminar que permite hacer una primera evaluacin de la viabilidad de la empresa y definir la continuacin del proyecto.

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c. El Plan de Cooperacin
Simultneamente con la elaboracin del estudio de Prefactibilidad, los socios emprenden la tarea de formular el Plan de Cooperacin. Este recoge las reglas bsicas de la organizacin interna, las caractersticas del funcionamiento de la empresa y la manera como sta opera hacia el exterior. Debe reglamentar en forma clara y precisa todas las actividades de la empresa en concordancia con el carcter asociativo de la misma.

Los componentes del Plan de Cooperacin son: Los estatutos de la empresa El reglamento de trabajo

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Estatutos de la Empresa 1. Definicin de la empresa asociativa 2. Objetivos de la misma 3. Estructura organizativa

Asamblea General Junta Directiva Responsables tcnicos Encargados de compras, ventas, contabilidad, etc. Comit de compras, ventas, vigilancia, educacin, arbitraje, etc. Derechos y deberes de los socios

4. Definicin del patrimonio social

Aportes, capitalizacin y donaciones Fondos de capitalizacin, seguridad social, etc.

5. Distribucin de excedentes econmicos.

Anticipas de consumo Seguridad social Solidaridad externa Capitalizacin Excedentes repartibles Condiciones para Ingreso y retiro de socios

7. Condiciones para la disolucin y liquidacin de la empresa 8. Condiciones para la mano de obra asalariada

Reglamentos de Trabajo Procesos de planeacin, evaluacin productivas. y control de las actividades

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d. El estudio de Factibilidad

Para tener un mayor conocimiento de cmo elaborar el estudio de factibilidad, recomendamos al grupo consultar los siguientes textos: Gua Metodolgica para la Promocin, Establecimiento Consolidacin de Empresas Asociativas, editada por el SENA. y

La cartilla FAD Cmo hacer una buena inversin, Coleccin Microempresas, Unidad 12C. La cartilla 8 Formulacin y Gestin de Proyectos Comunitarios, de esta misma serie, tema 1.

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2. Etapa de Establecimiento
Las actividades durante esta etapa estn encaminadas a iniciar y desarrollar el proyecto hasta lograr el funcionamiento armnico de la empresa en sus diferentes reas de gestin a travs del trabajo colectivo. En esta etapa de establecimiento pueden diferenciarse tres momentos: A. La instalacin B. El arranque C. El fortalecimiento

a. La instalacin que incluye la consecucin de los medios de produccin

(tierra, local, maquinaria, equipos y herramientas) y su organizacin y adecuacin.

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b. El arranque que comprende la puesta en marcha de la empresa y de todo el sistema administrativo.

c. El fortalecimiento que comprende las actividades encaminadas a lograr

que los socios desempeen a cabalidad las funciones empresariales en forma autnoma, sin intervencin de asesores externos; y lograr el funcionamiento coordinado de las reas de la empresa.

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3. La etapa de Consolidacin El objetivo de las actividades de la etapa de consolidacin es garantizar el desarrollo de la empresa a mediano plazo.

Durante esta etapa los socios deben estar en condiciones de evaluar peridicamente el funcionamiento de la empresa y de formular y ejecutar los planes de fortalecimiento y capacitacin. Los procedimientos para realizarlos son los descritos en el tema 2 de esta cartilla.

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Actividad en grupo
En este ltimo tema de esta cartilla se ha mencionado reiteradamente la necesidad de consultar otros materiales editados por el SENA que presentan en forma ms detallada los procedimientos para la creacin de empresas asociativas, que se han formulado aqu en forma muy general. Es muy importante que el grupo conozca estas publicaciones, con el propsito de poder utilizarlos cuando se est en el proceso de promocin de nuevas organizaciones. Solictenle al instructor del SENA, que les facilite estos materiales con el fin de consultarlos y analizar las respuestas a las siguientes preguntas: 1. Cules son las actividades que debemos realizar para:

a. Elaborar el estudio de Prefactibilidad b. Formular el Plan de Cooperacin c. Elaborar el estudio Factibilidad

2. Cules son las actividades que debemos realizar en la etapa de Establecimiento? 3. Cules son las actividades que debemos realizar en la etapa de Consolidacin?

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