LAS FUNCIONES Uno de los principios de la organizacin es el principio funcional que nos ensea a determinar y a identificar las funciones

que cumple una institucin, considerando como funcin a una actividad cualquiera que se lleva a cabo. Una institucin cumple infinidad de funciones pero es posible agruparlas por su finalidad, observndose siempre predominio en toda entidad de un grupo de funciones sobre las otras. Esta caracterstica constituye el factor principal para la clasificacin de las instituciones segn el tipo de funcin. Considerando este aspecto, las funciones pueden clasificarse en 4 tipos generales: 1. Funcin determinante. Denominada como funcin del Que hacer, es la relacionada con la determinacin de los objetivos que persigue la empresa. Es la primera funcin que orienta y traza la Poltica Bsica. Esta funcin la cumple la Gerencia General. 2. Funcin Aplicadora. Llamada tambin funcin de operacin ejecutiva o del Cmo Hacer. Es la que realiza la accin necesaria para lograr los fines u objetivos por alcanzar. Esta funcin es la que mayormente predomina en los rganos ejecutivos o de lnea, encargados de realizar las acciones finales. 3. Funcin Interpretativa. Se le conoce tambin como funcin evaluadora. Es la que interpreta si la accin corresponde o no a los propsitos u objetivos trazados. Esta funcin es la predominante en los rganos encargados de control y fiscalizacin. Esta funcin le corresponde al departamento de auditoria y otros que realicen funcin de control. 4. Funcin Asistencial. Es la que ayuda al Que hacer y al Como hacer, se llama tambin funcin adhesiva, de plana mayor o de staff. Esta funcin es la que ejecuta labores que podra realizar un jefe si tuviera el tiempo suficiente y los conocimientos plenos necesarios para conducir o dirigir eficientemente a la organizacin a su cargo. Est subdividido en: a) Funcin Asistencial Asesora. Da ms odos y ojos a la Gerencia; y b) Funcin Asistencial Auxiliar. Tambin llamada funcin de apoyo o administrativa. Apoya a la funcin aplicadora o del Como hacer. ANALISIS DEL PUESTO DE TRABAJO Antes de proceder al diseo de un puesto de trabajo, la organizacin ha de elaborar una descripcin del trabajo a realizar. El anlisis del puesto de trabajo es el proceso mediante el cual se recopila, se analiza y se sintetiza la informacin sobre el puesto de trabajo del que se trata. En el anlisis del puesto de trabajo: 1) se especifica la tarea que hay que emprender para completar un trabajo y 2) se determinan las actitudes y conocimientos requeridos para la realizacin adecuada de las tareas. Algunas preguntas a las que hay que dar respuesta a travs de un anlisis de un puesto de trabajo tenemos: Qu actividades se requieren en un determinado trabajo? Movimiento de las manos y del cuerpo, utilizacin de equipo, servicios, comunicacin con otros Qu capacidades se requieren para llevar a cabo las actividades? Educacin, experiencia previa, permisos, grados u otras caractersticas personales Cules son las condiciones laborales para el puesto de trabajo? Requisitos fsicos, grado de responsabilidad, nivel de supervisin y otros factores del entorno del trabajo. Los directivos estn adquiriendo mayor consciencia de que las organizaciones estn formadas por seres humanos a los que hay que desarrollar y fortalecer y no por una mera coleccin de activos que pueden ser objetos de transacciones y que han de ser manipulados y motivados mediante el temor. El principal resultado del anlisis de puestos de trabajo es su descripcin. La descripcin del puesto de trabajo es un resumen escrito del mismo: sus actividades, el equipo necesario par cumplirlas y las condiciones laborales para el puesto. Sirve para la planificacin, reclutamiento de nuevos empleados y su capacitacin. Tambin para dar a conocer a los empleados todo lo que entraa un puesto determinado y los tipos de puestos de trabajo que mejor cuadran con sus aptitudes e intereses. La especificacin del puesto de trabajo es una explicacin por escrito de las aptitudes, conocimientos y habilidades y dems caractersticas necesarias para realizar eficazmente la funcin requerida. Es una continuacin de la descripcin del mismo. Manuales Administrativos Objetivo: Compendiar en forma ordenada los aspectos metodolgicos bsicos para el diseo, elaboracin, presentacin, aprobacin manejo y revisin de manuales administrativos. Conceptos: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Objetivos: Presentar una visin en conjunto de la organizacin. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos. Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas del personal. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Clasificacin bsica - Por su naturaleza: Macroadministrativos: Contienen informacin de ms de una organizacin. Mesoadministrativos: Involucran a dos o ms organizaciones o a todo un grupo o sector pblico. Microadmiinstrativos: Corresponden a una sola organizacin. - Por su contenido Ejemplos: De organizacin De procedimientos De historia de la organizacin De polticas De contenido mltiple Clasificacin bsica Por su mbito: - Generales. Que contienen informacin de la totalidad de la organizacin. - Especficos. Que consignan informacin de un rea o especfica. 1. El Manual de Organizacin Contenido: Identificacin Logotipo de la organizacin Nombre oficial Ttulo del manual Especificacin si es general o particular Nmero de hoja, sustitucin o revisin ndice o contenido. Relacin de los captulos o apartados Prlogo o introduccin. Acercamiento general al contenido Antecedentes histricos. Descripcin de la gnesis de la organizacin Legislacin o base legal. Relacin de las disposiciones jurdicas que norman a la organizacin de acuerdo con la jerarqua del ordenamiento y fecha oficial de publicacin. Atribuciones. Transcripcin textual y completa de las facultades conferidas a la organizacin. Estructura orgnica. Descripcin ordenada y codificada de las unidades. Organigrama. Representacin grfica de la estructura orgnica. Funciones. Especificacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades de la organizacin. Descripcin de puestos. Resea el contenido de los puestos que compone cada unidad. Directorio. Relacin de los nombres, cargos y telfonos de las personas que integran la organizacin. 2. El manual de procedimientos Identificacin Logotipo de la organizacin Nombre oficial Ttulo del manual Especificacin si es general o particular Nmero de hoja, sustitucin o revisin Clave: 1) Siglas de la organizacin, 2) Siglas de la unidad especfica, 3) Nmero de la forma, y 4) los dos dgitos finales del ao de elaboracin. ndice o contenido. Relacin de los captulos o apartados Prlogo o introduccin. Acercamiento general al contenido Objetivos de los procedimientos. Propsito que pretenden alcanzar reas de aplicacin o alcance. Esfera de accin que cubren Responsables. Persona o unidad en quien recae la responsabilidad Polticas o normas de operacin. Criterios generales a los que deben sujetarse los procedimientos. Concepto(s). Explicacin del significado de trminos tcnicos Procedimiento (descripcin de operaciones). Presentacin narrativa y secuencial de las operaciones Formularios o impresos. Formas que se utilizan en un procedimiento Instructivos. Explicacin de cmo complementar los formularios o impresos

Diagramas de flujo (Flujogramas). Representacin grfica de la secuencia con que se llevan a cabo las operaciones y/o el recorrido de formas o materiales Glosario de trminos. Listado de conceptos tcnicos empleados en todo el manual