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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE TRANSPORTES CODIGO: SA-CRH- MINISTERIO DE FINANZAS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE TRANSPORTES

ELABORADO DESARROLLO INSTITUCIONAL Cargo: Servidores Pblicos 6, 5, 4 Nombre: Carmen Fernndez, Consuelo Castro y Paulo Surez COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DE SEGURIDAD - TRANSPORTES Cargo: Servidor Pblico 5 Nombre: Roberto Mancero Fecha: 01-06-2009 Firma:

REVISADO COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS Cargo: Coordinador del Proceso Nombre: Jeannett Muoz A. COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DE SEGURIDAD Cargo: Coordinador del Proceso Nombre: Irma Mosquera Fecha: 16-07-2009 Firma:

APROBADO SUBSECRETARIA ADMINISTRATIVA: Responsable del Proceso Nombre: Mara Eugenia Vlez Velsquez

Fecha: 23-07-2009 Firma:

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CONTENIDO:

1.- Objeto: Establecer el Manual para normar el funcionamiento de la Unidad de Transportes. 2.- Alcance: Al personal responsable de la administracin y a los del servicio de transporte del MF. 3.- Definiciones: Documento habilitante: Instrumento con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa. Asignacin: Fijacin o determinacin de lo que corresponde o pertenece. Actas de entrega recepcin: Es el documento que comprueba la entrega de los bienes a quien corresponda, debidamente firmado por las partes involucradas. Custodio: Que custodia algn bien. Lder: En un grupo, persona que lo dirige o que tiene influencia sobre l. Chofer profesional: Toda persona provista de la correspondiente autorizacin expedida por autoridad competente para conducir, cuya actividad laboral principal sea la conduccin de vehculos. Registro: Accin o efecto de registrar. Mantenimiento preventivo: La programacin de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, anlisis, limpieza, lubricacin, calibracin, que deben llevarse a cabo en forma peridica en base a un plan establecido y no a una demanda del operario o usuario. Mantenimiento correctivo: Es la habitual reparacin urgente tras una avera que oblig a detener el equipo. Mquina o vehculo daado. Control: Supervisin o verificacin de lo realizado por otros. Abastecimiento: Suministro o entrega de lo que resulta necesario. Nota de Venta: Documento en el que consta lista de mercaderas o artculos de comercio, con detalle de cantidad, calidad y precio. Orden de Movilizacin: Documento en el que consta la disposicin de realizar un trabajo utilizando un vehculo. 4.- Marco Legal Decreto Ejecutivo 3410, Publicado en el Registro Oficial No. 5 de 22 de enero de 2003, Art. 58: 6.1.1

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Reglamento de Uso de Vehculos del Estado, Acuerdo No 7-CG de la Contralora General del Estado publicado en R.O. No. 60 de 11 de abril de 2003. Normas de restriccin: Decreto Ejecutivo 2568 de 22-02-05 publicado en el R.O. No. 534 de 1-03-05 5.- Responsabilidad y Autoridad: La actualizacin permanente, asesora y apoyo en el levantamiento de los Procedimientos, es responsabilidad de la Subsecretara Administrativa a travs de la Coordinacin de Recursos Humanos - Desarrollo Institucional, con la Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad - Transportes, quienes lo revisan, aprueban y ejecutan. 6.- Procedimiento: ACTIVIDAD DESCRIPCION

1. Mediante oficio el Coordinador de Recursos REGISTRO DE LOS VEHCULOS Materiales y Servicios de Seguridad, enviar al ADQUIRIDOS O TRANSFERIDOS AL responsable de la Unidad de Transportes, los MF documentos de respaldo de la adquisicin, los documentos habilitantes y respaldos correspondientes de la adquisicin o transferencia de los vehculos que formarn parte del parque automotor del MF. 2. El responsable de la Unidad de Transportes o su delegado, en el Sistema de Administracin de Transporte Vehicular registrar los datos de los vehculos adquiridos o transferidos al MF detallando lo siguiente: tipo, marca, modelo, color, ao de fabricacin, nmero del motor y nmero de chasis, capacidad, tonelaje y valor. 1. La Mxima Autoridad o, por delegacin, la Subsecretaria Administrativa, de acuerdo a la disponibilidad del Parque Automotor, podr

ASIGNACION DE VEHCULOS

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asignar vehculos a las diferentes autoridades del MF.

1. ELABORACIN DE LAS ACTAS DE ENTREGA RECEPCIN DE LOS VEHCULOS DEL MF 2.

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5.

El responsable de la Unidad de Transportes, de acuerdo a la asignacin de los vehculos, designar a un chofer profesional como custodio responsable del vehculo. El responsable de la Unidad de Transportes o su delegado elaborar el Acta de Entrega Recepcin para la suscripcin correspondiente, entre el responsable de la Unidad de Transportes y el chofer profesional custodio, este procedimiento se lo realizar cada vez que se realice cambios de autoridades, del responsable de la Unidad de Transportes y/o del chofer profesional custodio del vehculo asignado. En las Actas se detallarn todas las partes, piezas y accesorios de los vehculos entregados. El responsable de la Unidad de Transportes y el chofer profesional responsable de la custodia y funcionamiento del vehculo, verificarn que los datos que consten en el Acta concuerden con la inspeccin fsica. Una vez suscrita el acta por duplicado, la primera copia se archivar en la Unidad de Transportes, la segunda copia se entregar al chofer profesional custodio. El responsable de la Unidad de Transportes, elaborar un oficio para el mantenimiento preventivo o correctivo de los vehculos del MF, que se enviar al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad para su aprobacin correspondiente. Los trabajos de mantenimiento preventivo y/o correctivo sern autorizados por el Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.

MANTENIMIENTO

1.

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3. El responsable de la Unidad de Transportes enviar a una de las mecnicas registradas en el Instituto Nacional de Compras Pblicas (INCOP), para la ejecucin de los trabajos. 4. El chofer profesional, responsable del vehculo, verificar a diario si se ha cumplido el kilometraje establecido por el fabricante para efectuar el mantenimiento preventivo de los vehculos del MF. 5. Cada chofer profesional mediante oficio dirigido al responsable de la Unidad de Transportes, solicitar el mantenimiento preventivo y/o correctivo, de acuerdo al kilometraje establecido por el fabricante o por detectar una falla mecnica. 6. El responsable de la Unidad de Transportes solicitar por escrito al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, la autorizacin para ejecutar el mantenimiento o la reparacin solicitada. 7. El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, mediante disposicin expresa autorizar al responsable de la Unidad de Transportes, la ejecucin de los trabajos solicitados. 8. El responsable de la Unidad de Transportes o su delegado elaborar en el Sistema de Administracin de Transportes (SIAT), la Orden de Trabajo en la que se detallar la mecnica y los trabajos a realizarse. 9. El responsable de la Unidad de Transportes enviar a una de las mecnicas registradas en el Instituto Nacional de Compras Pblicas (INCOP), para la ejecucin de los trabajos autorizados. 10. Una vez concluidos los trabajos solicitados el chofer profesional responsable retirar el vehculo y verificar que se realizaron los trabajos solicitados. El chofer profesional responsable proceder a firmar la factura, adems deber retirar los repuestos cambiados para entregar en

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la Unidad de Transportes para el trmite correspondiente. 11. El responsable de la Unidad de Transportes remitir con oficio al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, la documentacin que respalde el respectivo pago, es decir oficio de requerimiento del chofer profesional, oficio solicitando autorizacin al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, Orden Trabajo, Certificado de necesidades para automotores, Informe de reparacin de vehculos y facturas correspondientes, quien a su vez verificar los documentos de respaldo y remitir la correspondiente autorizacin de pago. 12. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, una vez realizado el mantenimiento, actualizar la informacin individual del vehculo en la hoja de vida de reparaciones del vehculo, haciendo constar los siguientes datos: oficio con el que se solicit el mantenimiento, orden de trabajo, kilometraje, detalle de los trabajos realizados, taller mecnico donde realiz, factura nmero, valor y fecha de los trabajos realizados.

1. Los choferes profesionales custodios de los vehculos registrarn diariamente el kilometraje de salida de los vehculos asignados a las autoridades y del Pool de vehculos con el propsito de hacer un seguimiento al consumo de CONTROL Y REGISTRO DEL combustible y del mantenimiento en general. KILOMETRAJE DE LOS VEHCULOS 2. Una vez registrado el kilometraje, el responsable de DEL MF. la Unidad de Transportes o su Delegado verificar el kilometraje en cada uno de los vehculos del parque automotor del MF.

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ELABORACIN DE ORDENES DE TRABAJO PARA REPARACIN DE LOS VEHCULOS DEL MF.

1. Cada chofer profesional, mediante oficio dirigido al responsable de la Unidad de Transportes, solicitar el mantenimiento preventivo y/o correctivo, de acuerdo al kilometraje establecido por el fabricante o por detectar una falla mecnica. 2. Previo requerimiento del chofer profesional custodio del vehculo, el responsable de la Unidad de Transportes proceder a solicitar por escrito al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, la autorizacin para ejecutar el mantenimiento o la reparacin solicitada. 3. El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad autorizar al responsable de la Unidad de Transportes, la ejecucin de los trabajos solicitados. 4. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delgado elaborar en el Sistema de Administracin de Transportes (SIAT), la Orden de Trabajo, en la que se detallarn los trabajos a realizarse. 5. El chofer profesional custodio acudir con el vehculo y la Orden de Trabajo al taller mecnico asignado para el efecto. 6. Una vez concluidos los trabajos solicitados, el chofer profesional responsable proceder a revisar verificar y firmar la factura de los trabajos, adems deber retirar los repuestos cambiados y la factura para entregar a la Unidad de Transportes para el trmite correspondiente. 7. El responsable de la Unidad de Transporte, remitir con oficio al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, la documentacin que respalde el respectivo pago, es decir oficio de requerimiento del chofer profesional, oficio autorizado por el Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, Orden de Trabajo, Certificado de necesidades para automotores, Informe de reparacin de vehculos y

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Factura correspondiente, verificados los documentos de respaldo, remitir para que se proceda con el pago.

CUSTODIA DE LOS REPUESTOS CAMBIADOS EN LOS VEHCULOS SOMETIDOS A MANTENIMIENTO.

1.

2.

3.

4.

5.

El chofer profesional custodio, entregar al responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, los repuestos reemplazados de conformidad con la factura, de este acto administrativo se deber dejar constancia de la entrega recepcin de repuestos cambiados en un acta suscrita entre las dos partes. El Delegado designado para recibir los repuestos cambiados embodegar por un perodo no mayor a 90 das para efectos de control por parte de las autoridades, si as lo requieran. Cumplido este plazo comunicar al responsable de la Unidad de Transportes que se proceder al desalojo de los repuestos, partes y piezas cambiadas que se encuentran en la Bodega de la Unidad de Transportes para lo cual dejar constancia mediante un documento suscrito entre las personas que participen en el desalojo. Este acto administrativo se basar segn el informe emitido por la Auditoria Interna del Ministerio de Finanzas mediante Oficio No.DAI-MEF-2004-411 de 19 de octubre de 2004. El responsable de la Unidad de Transportes informar de este acto administrativo a la Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.

ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE, PARA LOS VEHCULOS DEL MF

1. El chofer profesional, responsable del vehculo, solicitar al encargado de la Unidad de Transportes o su Delegado la orden para el abastecimiento del combustible.

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2. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado elaborar la orden de abastecimiento de combustible en el Sistema de Administracin de Transporte (SIAT), previa inspeccin fsica y anlisis de cmputo del kilometraje recorrido. 3. El chofer profesional custodio del vehculo, acudir con la Orden de Venta a Crdito a la Estacin de Servicio de PETROCOMERCIAL. 4. Una vez abastecido de combustible SUPER, el chofer profesional custodio entregar a la Unidad de Transportes, la Nota de Venta emitida por la Estacin de Servicio de PETROCOMERCIAL al responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, que lleva el control y archivo correspondiente. 5. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, recibir por parte de PETROCOMERCIAL la factura mensual de consumo de combustible con su anexo, en el que consten el nmero de la tarjeta, la placa, caractersticas del vehculo, modelo, fecha, nmero de despacho, Pistola, tipo de combustible, cantidad con cuatro dgitos, precio valor pblico y valor total. 6. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, una vez que ha revisado y analizado los recibos deber comparar con las Notas de Venta, actualizar en el Sistema de Administracin Vehicular el consumo de combustible. 7. Una vez que se obtenga el reporte mensual ingresado en el SIAT del consumo de combustible el responsable de la Unidad de Transportes mediante oficio al que anexar factura, detalle de consumo de combustible de los vehculos emitidos por la Estacin de Servicio PETROCOMERCIAL y reporte mensual del consumo de combustible de la institucin, solicitar al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad el pago correspondiente.

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ELABORACIN DE LAS ORDENES DE MOVILIZACIN

1. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, segn disposicin verbal o escrita de la autoridad competente o conforme al Reglamento General Sustitutivo de Utilizacin, Mantenimiento, Movilizacin, Control y determinacin de responsabilidades sobre el uso de vehculos emitido por la Contralora General del Estado, podr elaborar las rdenes de movilizacin semanal o mensual para cada uno de los vehculos. 2. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado registrar en el Sistema de Administracin Vehicular cada Orden de Movilizacin. 3. El responsable de la Unidad Transportes o su Delegado, entregar la Orden de Movilizacin a cada uno de los choferes profesionales custodios, quienes recibirn dejando constancia firmada que recibe conforme. 4. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, archivar la copia de recepcin de la Orden de Movilizacin emitida y firmada por el chofer profesional custodio.

1. Los Subsecretarios o Coordinadores de cada una SOLICITUDES DE VEHCULOS de las unidades administrativas segn la necesidad PARA ATENDER AL PERSONAL DE prioritaria solicitar el servicio de transporte LAS DIFERENTES UNIDADES mediante el formulario de requerimiento de ADMINISTRATIVAS DEL MF. vehculos a la Unidad de Transportes. 2. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, asignar y autorizar la utilizacin del vehculo para la movilizacin del funcionario o servidor, de conformidad a la disponibilidad existe de vehculos y choferes profesionales del Pool de Vehculos.

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3. El responsable de la Unidad de Transporte o su Delegado emitir el documento de Requerimiento de Vehculo en el Sistema de Administracin Vehicular (SIAT). Una vez generado el formulario en el Sistema de Administracin Vehicular en el que constar la Unidad que solicit, nombre de la autoridad o funcionario que solicit , lugar al que se trasladar, kilometraje de salida, fecha y hora de salida. 4. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, enviar el formulario para su legalizacin a la autoridad que solicit y a la Coordinadora de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.

MATRICULACION DE VEHCULOS.

1. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, a inicio de cada ao, preparar la documentacin para realizar el proceso de matriculacin de los vehculos del MF. 2. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, solicitar a la Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, disponga a la Coordinacin Financiera Institucional el pago para la matriculacin vehicular, pago a la CORPAIRE y pago del SOAT. 3. La Unidad de Transportes una vez que cuente con los documentos habilitantes inicia el proceso de revisin vehicular en la CORPAIRE. 4. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, proceder a entregar la documentacin al Consejo Nacional de Trnsito a fin de obtener la especie de matrcula. 5. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, entrega a cada uno de los choferes profesionales la matrcula del ao respectivo. 6. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, concluido el proceso de matriculacin comunicar mediante oficio a la Coordinacin de

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Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.

REGISTRO Y CONTROL DE LOS VEHCULOS DEL MF, QUE CIRCULAN EL FIN DE SEMANA Y DIAS FERIADOS.

1. El responsable de la Unidad de Transporte, conjuntamente con el personal responsable de Seguridad del MF, todos los das viernes y los das que se declaren como feriados, verificarn que los vehculos se encuentren en el patio del MF. 2. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, para los vehculos que cuenten con autorizacin para circular, elaborarn los correspondientes salvoconductos que deben ser firmados por el/la Subsecretario Administrativo (a). 3. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, informar mediante oficio a la Subsecretara Administrativa, con copia a la Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, sobre las novedades que se presentaren.

1. El responsable de la Unidad de Transportes o su CONTROL Y REGISTRO DE Delegado, solicitar a la Coordinacin de Recursos LUBRICANTES, REPUESTOS Y Materiales y Servicios de Seguridad la provisin de MATERIAL DE LIMPIEZA PARA LOS los materiales necesarios para el buen VEHCULOS. mantenimiento de los vehculos (franelas, shampoo, mangueras, escobillas, extinguidores y herramientas). 2. Una vez que la Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad disponga realizar adquisicin, el responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado recibir y entregar a cada chofer profesional el material necesario para la limpieza y conservacin del automotor. 3. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, registrar en el krdex respectivo, la entrega de esos materiales.

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4. Cada vez que los materiales estn por agotarse, el responsable de la Unidad de Transportes, solicitar a la Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad la reposicin de los mismos.

TRANSPORTE PARA EL PERSONAL DEL MINISTERIO DE FINANZAS 1. Una vez suscritos los contratos con los CONTRATACION DE VEHCULOS transportistas, el Coordinador de Recursos PARA RECORRIDO DEL PERSONAL Materiales y Servicios de Seguridad, remitir al DEL MF responsable de la Unidad de Transportes, copias certificadas de cada uno de ellos para su registro, ejecucin y control.

1. El control se lo efectuar conforme a lo que estipula REGISTRO Y CONTROL DE LOS cada uno de los contratos firmados por los DIFERENTES RECORRIDOS, PARA transportistas. EL PERSONAL DEL MF 2. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, elaborar un Formulario denominado Control de Asistencia, en la que los choferes profesionales de los vehculos contratados registrarn su firma, tanto en la maana como en la tarde. 3. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, realizar el control de las firmas y verificar el cumplimiento del horario. 4. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, antes de atender la solicitud de pago efectuada por los transportistas, verificar el cabal cumplimiento de las condiciones estipuladas en cada contrato, de existir alguna novedad, expresamente determinar la infraccin cometida y su consecuencia en la liquidacin mensual. 5. El responsable de la Unidad de Transportes, mediante oficio dirigido al Coordinador de Recursos

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Materiales y Servicios de Seguridad, solicitar cada mes el pago correspondiente conforme al contrato suscrito, quien autorizar el pago. 6. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, deber mediante encuestas a los usuarios, conocer el cumplimiento a satisfaccin del servicio contratado. 7. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, deber solicitar al dueo del vehculo contratado que en un lugar visible se coloque el nombre de la institucin.

FUNCIONAMIENTO DEL PARQUEADERO.

1.

El Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, por disposicin y aprobacin de la Subsecretaria Administrativa; realizar la distribucin de los parqueaderos de conformidad al siguiente orden: vehculos de propiedad de Ministerio de MF, asesores, coordinadores, especiales y visitas. 2. El responsable de la Unidad de Transportes o su Delegado, entregar a cada funcionario o servidor el sticker que identificar el nmero de parqueadero asignado, l que ser colocado en un lugar visible del vehculo. 3. El responsable de la Unidad de Transportes, diariamente controlar el ingreso de los vehculos autorizados. 4. El responsable de la Unidad de Transportes peridicamente informar al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad las novedades que se presenten sobre el uso del parqueadero.