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PROYECTO: Sistema de Seguimiento de Ordenes de Pedido

LIMA PER 2007

CONTENIDO Captulo I SITUACIN ACTUAL 1. Problemtica Captulo II SINOPSIS DEL PROYECTO 2.1 Ttulo 2.2 Descripcin 2.3 Objetivos 2.4 Alcance 2.5 Duracin estimada 2.6 Factores de Riesgo 2.7 Usuarios del sistema Captulo III REQUERIMIENTOS 3.1 Implementacin de Servidor Web Interno 3.2 Estandarizacin de Hardware y Software Captulo IV METODOLOGIA Captulo V PLANIFICACIN GLOBAL DEL PROYECTO 5.1 Arquitectura de Software propuesta 5.2 Diagrama de Gantt Captulo VI CONCLUSIONES ANEXOS Anexo 1 Cronograma del proyecto Anexo 2 Diagrama de Clases propuesto

Captulo I Situacin Actual 1 Problemtica La Empresa , no cuenta con un sistema capaz de hacer el seguimiento del estado de los envos que se envan por va martima a los respectivos clientes, haciendo que sea mas costoso en tiempo y esfuerzo el cumplimiento de la labor encomendada. Si bien se realiza dicho seguimiento de forma manual y mediante una plantilla en Excel, esto se refleja en una demora en la atencin al cliente y seguimiento post venta. La situacin problemtica se traduce en: Prdida de la imagen institucional Bajo nivel de servicio al cliente Demoras en la atencin a los usuarios respecto a la informacin sobre el estado de los pedidos. Demoras en la respuesta de las navieras respecto a la informacin solicitada. Posibilidad de errores en la informacin al actualizar la base de datos en Excel sin ningn tipo de validacin. Informacin desactualizada Duplicidad de esfuerzos (horas/hombre)

Captulo II SINOPSIS DEL PROYECTO 2.1 Titulo Sistema de Seguimiento de Ordenes de Pedido 2.2 Descripcin EL Sistema de Seguimiento de Ordenes de Pedido tendr como objetivos principales el de automatizar el acceso a la informacin sobre el estado de los pedidos tanto en la obtencin como en la visualizacin de la misma por parte del cliente, reduciendo el tiempo de obtencin de informacin por parte del mismo as como reduccin de horas/hombre para la empresa. 2.3 Objetivos 1.3.1 Objetivo General Reduccin de Tiempo de respuesta hacia el cliente. 1.3.2 Objetivos Especficos a) Automatizar la obtencin de la informacin de los pedidos que han sido enviados, accesando a las paginas web de las diferentes navieras y recopilando toda la informacin posible. b) Brindar la posibilidad de que las navieras que no tienen informacin disponible en su pgina web puedan completar la informacin del pedido a travs de un formulario web de la empresa. c) d) propuesto. e) f) Brindar acceso a la informacin de las diferentes reas de la empresa a travs de un Sistema en Plataforma Windows Brindar acceso al cliente a travs de la pgina web de la empresa para que pueda visualizar la informacin relativa al pedido. 4 Disear una nueva estructura de Base de Datos que reemplazara al actual archivo Excel. Migrar la informacin de facturacin y pedidos al actual diseo

g)

Crear un modulo que permita sincronizar las diferentes tablas de los sistemas existentes con el sistema actual.

2.4

Alcance El proyecto en cuanto a su implementacin debe comprender los procesos inherentes al rea de pedidos y facturacin dejando de lado otras reas no relacionadas como contabilidad. En cuanto al alcance funcional a nivel usuarios que emplearn el sistema, se ha tomado en cuenta a los usuarios internos y externos como responsables de la generacin y alimentacin de los datos (operadores transaccionales), y a los directivos de la organizacin en cuanto a la explotacin de las bondades del sistema. En adicin, se ha pensado que el sistema permitir brindar informacin a los usuarios externos (clientes, navieras) los cuales se podrn brindar va Pgina Web.

2.5

Duracin estimada 2 meses.

2.6

Factores de riesgo El anlisis de los riesgos nos ayudar a identificar los potenciales problemas que se puedan presentar en el desarrollo del proyecto con la finalidad de poder anticiparse a ellos y controlarlos. La siguiente es la lista priorizada de riesgos que de una u otra manera podran afectar el desarrollo del proyecto con su correspondiente estrategia de mitigacin.

RIESGO Informacin errnea o repetida en la actual base de datos o mal diseo de la base de datos actual

ESTRATEGIA DE MITIGACION En Caso de que la informacin actual tenga demasiados errores o un mal diseo respecto a la base de datos, podra hacer inviable la creacin de un modulo de sincronizacin de datos. Se necesita un muestreo de por lo menos 50 registros por tabla para poder evaluar la viabilidad o no de la creacin del modulo de sincronizacin En caso de que el volumen de informacin a migrar sea muy alto podra demorar la terminacin del proyecto.

Volumen alto de informacin a migrar

2.7 Usuarios del Sistema El sistema tendr 4 tipos de usuarios: a) Clientes: Los clientes que hallan realizado los pedidos que se encuentren en estado pendiente, podrn entrar a travs de la pgina web y con informacin respectiva al pedido (como el nmero de contenedor y el booking list), podrn visualizar la informacin correspondiente a su pedido. b) Navieras: Las empresas navieras podrn acceder a la pgina web y llenar la informacin respectiva al pedido que ha sido solicitada. c) Usuarios Internos (Operadores): Son los usuarios que tendrn acceso a modificar o completar la informacin de los pedidos de acuerdo a la informacin que hallan obtenido. d) Usuarios Internos (Reportes): Son los usuarios que tendrn acceso a visualizar los reportes estadsticos que brinde el sistema. e) Administrador del Software: El Administrador del software tendr acceso a asignar los permisos a los usuarios respectivos, as como la creacin de los mismos de acuerdo a las polticas definidas en la empresa.

Captulo III REQUERIMIENTOS 3.1 Implementacin de Servidor Web Interno 6

El requerimiento esencial para que los usuarios externos e internos puedan acceder a la informacin del sistema via web es la implementacin de un servidor web basado en Windows que soporte tanto ASP como ASP.NET y base de datos SQL Server. 3.2 Estandarizacin de Hardware y Software Teniendo en cuenta que el desarrollo que se llevar a cabo se realizar con aplicaciones de ltima generacin, lo que garantizar una mayor duracin del sistema y menor mantenimiento, se debe contar con computadores con los siguientes requisitos mnimos Hardware a) PC's que ejecuten el Programa de Tracking de Pedido
Pentium II como mnimo 128 Mb de memoria RAM Disco Duro de 20 Gb como mnimo Tarjeta de Red 10./100 Estabilizador de voltaje de estado slido Monitor, Teclado y Mouse

b) Servidor WEB
Pentium IV 512 Mb de memoria RAM Disco Duro de 40 Gb como mnimo Tarjeta de Red 10/100 Estabilizador de voltaje de estado slido Monitor, Teclado y Mouse

Software a) PC's que ejecuten el Programa de Tracking de Pedido

Sistema Operativo XP con Service Pack 3 Microsoft Office XP / 2003 Internet Explorer 6.0 con Service Pack 1 Framework 2.0 Redistributable version. Antivirus

b)

Servidor SQL Server Windows 2003 Server

Captulo IV METODOLOGA DEL SOFTWARE La aplicacin se desarrollar bajo el lenguaje de programacin Visual Basic, el cual es un lenguaje que permite utilizar clases, lo que garantizar la adecuada aplicacin de las metodologas utilizadas en este proyecto. La Metodologa se basar en el Proceso Unificado (RUP), la cual incorpora las mejores prcticas para el desarrollo de software de una manera adaptable a un amplio rango de proyectos y entornos, adems, RUP es una gua sobre como usar efectivamente el Lenguaje Unificado de Modelamiento (UML), siendo soportado por herramientas que automatizan gran parte del proceso. La diagramacin y documentacin de los procesos se realizar utilizando la notacin UML, la que constituye un lenguaje de propsito general para el modelado orientado a objetos cuyo objetivo es describir cualquier tipo de sistema en trminos de diagramas orientados a objetos. 8

CARACTERISTICAS DEL RUP

Descripcin Genrica del RUP

El ciclo de vida del software est partido en ciclos y cada ciclo trabaja sobre una nueva generacin del producto. El RUP divide cada ciclo de desarrollo en cuatro fases consecutivas, las que son: Fase de conceptualizacin o Incepcin, Fase de Elaboracin, Fase de Construccin y Fase de Transicin. Cada fase concluye con un punto de control bien definido en el cual ciertas decisiones crticas deben ser tomadas y por lo tanto deben haber sido alcanzadas metas clave. En la Fase de Conceptualizacin o incepcin se realiza la visin general de los requerimientos esenciales del proyecto, creando un modelo de caso de uso inicial, un glosario inicial del proyecto , un caso de negocio inicial, una determinacin inicial de riesgo, un plan del proyecto, que muestre fases e iteraciones y culmina con la elaboracin de uno o varios prototipos En la Fase de Elaboracin se concluye con un modelo de caso de uso (completo por lo menos en un 80%), un resumen de los requerimientos suplementarios (no funcionales), la descripcin de la arquitectura de software, un prototipo de arquitectura ejecutable, una lista de riesgos , un plan de desarrollo para todo el proyecto (plan global) y un manual de usuario preliminar

En la Fase de Construccin, el producto de software integrado en las plataformas adecuadas, se actualizan los manuales del usuario y se elabora una descripcin de la versin vigente. A la Fase de Transicin se ingresa cuando un release est suficientemente maduro para ser instalado en el dominio del usuario final. Esto incluye un producto Beta testing para validar el nuevo sistema contra las expectativas del usuario, la operacin paralela con un sistema heredado que est siendo reemplazado y el entrenamiento de usuarios y del equipo de mantenimiento

RUP pretende implementar las mejores prcticas actuales en ingeniera de software: Desarrollo iterativo del software, Administracin de requerimientos, Uso de arquitecturas basadas en componentes, Modelamiento visual del software, Verificacin de la calidad del software y Control de cambios. Cada iteracin resulta en un release ejecutable

Requerimientos Planeamiento Planeamiento Inicial Ambiente de Administracin Anlisis y Diseo Implementacin

Distribucin Evaluacin Prueba

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Captulo V PLANIFICACION GLOBAL DEL PROYECTO 5.1 Arquitectura propuesta de software Se pretende alcanzar una arquitectura que permita obtener seguridad, escalabilidad y rendimientos acordes con los fines del proyecto. Por este motivo resulta conveniente dividir los sistemas en capas que permitan separar la interfaz de Usuario, lgica de negocios y el procesamiento de los datos, tal como se muestra en la siguiente ilustracin.

Aplicacin Windows Sincronizacin de Datos: Este aplicativo tiene como principal funcin mantener los datos que ingresen a las bases de datos Embarques y Principal en total sincrona cada vez que se realice alguna modificacin en las mismas. Mdulos Web Recolectores de Datos de Embarques: Cada uno de estos mdulos se desarrolla de acuerdo a la estructura de datos de cada proveedor de datos de embarques y recopila solo los datos presentados en la misma para ordenarlos e ingresarlos a la Base de Datos de Embarques. Mdulo Web De Ingreso De Embarque: Este mdulo se encarga de recolectar la informacin de las navieras que no tienen automatizada la presentacin de los datos de 11

embarques y designar a una persona encargada la cual ser validada para el ingreso a dicho mdulo de ingreso de datos. Mdulo Web De Visualizacin De Embarques: Este modulo se encarga de mostrar los datos actualizados de cada embarque a los clientes los cuales tendrn una clave de acceso. Aplicacin Windows Visualizacin de Datos: Cada usuario registrado tendr acceso a determinados servicios locales para visualizar reportes segn su rango y funcin en la empresa. Todos los usuarios tendrn una contrasea y un usuario. 5.2 Diagrama de Gantt Ver Anexo 01 Captulo VI CONCLUSIONES La implementacin del nuevo sistema permitir una gestin real y oportuna lo que en conjunto con una mejora en los procesos, permitir una reduccin de costos y tiempo en el servicio al cliente as como una disminucin de los errores registrados actualmente. La Empresa , mejorar la relacin con sus clientes en base a la calidad del servicio, puesto que contar con informacin real y oportuna, primero para la toma de decisiones y segundo para atender un requerimiento en el menor tiempo posible.

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Anexo 01 - Cronograma del projecto

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Anexo 02 diagrama de clases propuesto Cabecera Pedido

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Cabecera Pedido Nro de Seccion : String(10) Area : String(2) Serie del Documento : String(4) Nro del Documento : String(7) Serie de la Cotizacin : String(4) Nro. De Cotizacin : String(7) Fecha Documento : Date Fecha de Entrega (referencial) : Date Tipo de Cambio : Currency(13,4) Tipo de Pago (contado,letras,credito, Otros) : String(40) Incoterm : String(3) Dias de Vencimiento (del comprobante de pago a generar) : Integer(3) Fecha de Vencimiento (del comprobante de pago a generar) : Date Cuotas de pagos : Integer(3) Identificador de pagos en Letras : String(1) Plazos 1era Letra : integer(3) Plazos entre letras : Integer(3) Tipo de Comisin : String(1) Valor de la Comision : Currency Importe de las letras (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe de letras Soles Importe de Letras Dolares Importe Bruto (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Bruto Soles Importe Bruto Dolares Importe Neto (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Neto Soles Importe Neto Dolares Importe Intereses (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Intereses Soles Importe Intereses Dolares % de impuesto (para el calculo de IGV) Importe IGV (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe IGV Soles Importe IGV Dolares % Cuota Importe Total (De acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Toral Soles Importe Total Dolares Nro de Almacen Dato referencial generico Zona Codigo del Vendedor que registra el pedido Identificacin de Aprobacin del Pedido Motivo de Suspensin del Pedido Credito del Cleinte Saldo Disponible del Credito Nro de Terminal Unidades Pedidas Unidades por atender Observaciones 1 Observaciones 2 Observaciones Idenficador de Cotizacion Unidades Facturadas Identificador de Facturacin Identificador de Factura adelantada Identificador de Impresin Precio Base Fecha de registro Hora de registro Unidades canceladas Fecha de cancelacin Hora de Cancelacin Cidigo del proceso (opcion en el sistema) Identificador de aprobacin automatica Documentos de referencia- Guias Documentos de referencia- Facturas Documento Referencia 1 0..n

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Tipo Documento Codigo : String(2) Nombre 1 1 1 Tipo Documento Tipo Generar Tipo Cotizacion 0..n 0..n Documento Referencia 1 0..n 0..n 0..n 0..n

FormaPago Cdigo : String(3) FormaPago 1 1 Cliente

Cabecera Pedido 0..n 0..n 0..n 0..n 0..n

0..n 0..n

Moneda Codigo(01=Soles,02=Dolares) : String(2) Nombre : String(20) Sigla de la Moneda (S/.,US$) : String(5)

Destino

Tipo Guia 1 Codigo : String(2) Nombre

registra 1 Cancela 1 Usuario Codigo : String(3) Puerto Cdigo : String(2) Nombre : String(30) 1..n

1 Naviera Cdigo Nombre PersonaContacto EmailContacto

1 1 Incoterm Codigo : String(3) 1

1 Pais Cdigo : String(3) Nombre : String(30)

Estado Pedido CodigoEstado(P=Pendiente,A=Atendido,X=Anulado,E=Errado)

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Detalle del Pedido

Detalle Pedido Fecha de Entrega (referencial) Fecha de Entrega del Pedido Modificada Unidades Unidades Pedidas Unidades Atendidas Unidades Atendidas No Facturadas Unidades Facturadas Importe Unitario (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe unitario Soles Importe Unitario Dolares Importe Bruto (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Bruto Soles Importe Bruto Dolares Importe Descuento (de acuerdo a la moneda seleccionada) 0..n Importe Descuento Soles Importe Descuento Dolares Importe IGV (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe IGV Soles Importe IGV Dolares Importe Neto (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Neto Soles Importe Neto Dolares Stock Costo Total Soles Costo Total Dolares Nro de Almacen Zona Identifiador de Errores Estado del pedido (P=Pendiente,A=Atendido,X=Anulado,E=Errado) Identificacin de Aprobacin del Pedido Identificador de Facturacin Codigo del Embalaje Observaciones adiconalesen la descripcion del Producto Documentos de referencia- Guias Documentos de referencia- Facturas Cantidades despachadas Tipo Unidad Codigo : string(4) 1

0..n Producto Cdigo : String(10) Nombre : String(40) 1 0..n 1 Sub-Clase codigo : String(2) 0..n 1 Clase Codigo : string(2)

Cabecera Factura 17

Cabecera Factura Nro de Seccion Area Serie del Documento Nro del Documento Flag identificador de domento a Genrerar (F= Factura,G=Guia) Tipo de Documento de Referencia (Guia Pedido) Serie del Documento de Referencia (Guia Pedido) Nro. del Documento de Referencia (Guia Pedido) Dato referencial generico Glosa Numero de PLAnilla Campos de control Campo de control Fecha de Factura Operacin de Facturacin Tipo de Cambio Tipo de Cambio 2 Tipo de Pago (contado,letras,credito, Otros) Importe de Comision (de acuerdo a moneda Seleccionada) Importe de Comisin Soles Importe de Comisin Dolares Plazo de Dias para efectura el pago Fecha de Vencimiento de la Factura Cuotas Identificador de Letras Plazo de Primera letra Plazo de letras % de Intereses Tipo de Cuotas Lista Generada Letras % Cuota Nro de Orden de compra o tipo de contacto Nro de Cotizacin Nro de Almacen Operacin Logistica Importe Letras (de acuerdo a moneda seleccionada) Importe Letras Soles Importe Letras Dolares Importe Bruto (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Bruto Soles Importe Bruto Dolares Importe Neto (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Neto Soles Importe Neto Dolares Sub Total Importes (de acuerdo a la moneda Seleccionada) Total Sub Totales Soles Imp Sub totales Dolares Identificador de Finanzas % Impuesto Impuestos IGV (de acuerdo a la moneda Seleccionada) Impuestos IGV Soles Impuestos IGV Dolares Total General (de acuerdo a la moneda Seleccionada) Total General Soles Total General Dolares Control Nombre del Vapor Cantidad Carga Suelta Numero de Contenedores Zona Tara Incoterm Tipo de Comisin Valor de la Comisin Flete (de acuerdo a la moneda seleccionada) Flete Soles Flete Dolares Seguro (de acuerdo a la moneda seleccionada) Seguro Soles Seguro Dolares Valor FOB (de acuerdo a la moneda seleccionada) Valor FOB Soles Valor FOB Dolares Valor Fob Unitario (de acuerdo a la moneda seleccionada) Valor Fob Unitario Soles Valor Fob Unitario Dolares Drawback Codigo Vendedor Unidades POR ATENDER Flag Contabil. Flag Logistica Flag Facturac. Flag Logistica 2 Flag Logistica 3 Flag Impresion Nro. Terminal Estado de la Factura (P=Pendiente,A=Atendido,X=Anulado,E=Errado) Factor de Exportacion Fecha de registro Hora de registro codigo de la empresa Registro (doc+doc_serie+doc_nro) Doc Referencia Codigo de Proceso codigo SUNAT del tipo de documento Indicador de Exportacin Tipo de Exportacin Nro. Declaracin de Exportacin Fecha Declaracin Exportacin Fecha de Embarque BL Nro de Arrivos Codigo SUNAT Doc.Ref. Fecha Doc. Referencia Referencias - Memo Secuencia de Letras Lista de Guias facturable MARCAS Y NUMEROS OBSERVACIONES Referencias - Memo 2

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Incoterm Codigo : String(3) 1

Tipo Documento Codigo : String(2) Nombre 1

Naviera Cdigo Nombre PersonaContacto 1 EmailContacto

Cliente Codigo : String(11) Nombre : String(50) Direccion(Entrega) : String(80) Nro OC Email CreditoDisponible Direccion : String(50) RUC : String(11) Razon Social : String(50) 0..n 0..n 1 Pais Cdigo : String(3) 1 Nombre : String(30)

0..n

0..n 1 Cabecera Factura 0..n 0..n 0..n 0..n 1 1 Usuario Codigo : String(3) 1

0..n

Moneda Codigo(01=Soles,02=Dolares) : String(2) Nombre : String(20) Sigla de la Moneda (S/.,US$) : String(5)

1..n Puerto Cdigo : String(2) Nombre : String(30)

1 Estado Pedido CodigoEstado(P=Pendiente,A=Atendido,X=Anulado,E=Errado)

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Detalle Factura

Detalle Factura Tipo de Linea codigo de la empresa Nro de Almacen Operacin Logistica Centro de Costo Codigo del Articulo Descripcion del Articulo Codigo de unidad de medida Unidades Descuento Descripcion del descuento Ident Stock Inidades Comprometidas Unidades Pedidas Unidades Saldo Unididades Bonificadas Unidades Atendidas Importe Bruto (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Bruto Soles Importe Bruto Dolares Importe Unitario (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe unitario Soles Importe Unitario Dolares Importe Neto (de acuerdo a la moneda seleccionada) Importe Neto Soles Importe Neto Dolares % Impuesto Impuestos IGV (de acuerdo a la moneda Seleccionada) Impuestos IGV Soles Impuestos IGV Dolares Total General (de acuerdo a la moneda Seleccionada) Total General Dolares Total General Soles Costo Total (de acuerdo a la moneda seleccionada) Costo Total Soles Costo Total Dolares Incoterm Tara Flete (de acuerdo a la moneda seleccionada) Flete Soles Flete Dolares Seguro (de acuerdo a la moneda seleccionada) Seguro Soles Seguro Dolares Valor FOB (de acuerdo a la moneda seleccionada) Valor FOB Soles Valor FOB Dolares Valor Fob Unitario (de acuerdo a la moneda seleccionada) Valor Fob Unitario Soles Valor Fob Unitario Dolares Drawback Marca Composicin Caracteristicas Obtencin Uso Identifiador de Errores Estado de la Factura (P=Pendiente,A=Atendido,X=Anulado,E=Errado) Clase de Articulo Sub Clase de Articulo Nro de Cuenta Nro de Cuenta 2 Cta1 Cta2 Tipo de Linea 2 Nro de Guia Conpecto Nota Debito Observaciones adiconalesen la descripcion del Producto Referencias - Memo

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Tipo Unidad Codigo : string(4) 1 0..n Producto Cdigo : String(10) Nombre : String(40) Detalle Factura 1 0..n 0..n 1 Sub-Clase codigo : String(2) 0..n

1 Clase Codigo : string(2)

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Diagrama de Clases

1..n Puerto 11

Pais 1 1 Tipo Riesgo 0..n Cliente 0..n FormaPago 1

Tipo descuento

Tipo Flete

DetallePedido 0..n Tipo Guia 1 11 Producto 0..n 0..n

Detalle Factura 0..n

0..n Usuario 1 1 1

Destino

1 Cancela registra 0..n 0..n

Sub-Clase 1 0..n

0..n 0..n 0..n 0..n 1 Naviera 0..n 1 0..n 0..n Cabecera Pedido 1 Cabecera Factura 1 1 0..n 0..n 0..n 0..n 0..n 0..n 0..n 0..n 0..n 0..n 1 0..n Documento Referencia Incoterm 1 1 1 Estado Pedido 0..n 0..n ContactosPuerto Tipo Cotizacion Tipo Generar Tipo Documento Conexiones 1 1 Envio x Detalle Moneda 1 1 11 Tipo Documento 1 1..n Ruta Documento Vendedor

1 Almacen

Clase

1 Tipo Unidad Sucursal

Operacion

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