HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO COLABORATIVO

Siempre he pensado que para que una organizacin se considere "2.0" o 3.0 debe tener un sistema de trabajo basado en la colaboracin entre sus miembros. De poco sirve que una empresa tenga un blog, un perfil en Twitter o en Facebook, si, de manera interna, tienen unos procedimientos anclados en el pasado y no son capaces de colaborar entre las distintas reas o departamentos. Y qu es trabajar de manera colaborativa?, desde mi punto de vista, la consecucin de unos objetivos comunes, maximizando resultados, minimizando la prdida de tiempo y, sobre todo, aportando conocimiento al resto de los integrantes de un equipo de trabajo.

Cuando una empresa adopta este tipo de dinmicas de trabajo desarrollar una serie de procesos o procedimientos internos que regulen el funcionamiento de sus equipos de trabajo, los objetivos de sus proyectos, etc. Normalmente, a estos procesos se les suele dar soporte mediante herramientas en lnea que faciliten la interaccin entre los miembros de un equipo, su participacin y, adems, sirvan para realizar el seguimiento de tareas y facilitar el reporte de resultados.

Aunque lo realmente importante es la actitud de la empresa (tanto de los empleados como de la directiva) y su compromiso con este modelo de trabajo, la eleccin de las herramientas tambin puede ser determinante, puesto que unas herramientas complejas o costosas (tanto en implantacin como en mantenimiento) pueden dar al traste con este tipo de trabajo.

La eleccin de una herramienta u otra depender de muchos factores: la cultura de la organizacin, los procesos de negocio, los tipos de proyectos y tareas que se llevan a cabo, etc. No obstante, para facilitar un poco la bsqueda, aqu vamos con diez herramientas que me parecen interesantes y con las que podemos empezar a trabajar de manera colaborativa: Trabajo en lnea y gestin de comunidades:

Es habitual, por ejemplo, en el arranque de un proyecto o cuando estamos definiendo un plan estratgico, realizar lluvias de ideas o, por otro lado, disear el funcionamiento de servicios o procesos mediante esquemas o mapas mentales. Con Mindomo podemos realizar mapas mentales con los miembros de nuestro equipo o en solitario, tanto en lnea como desde nuestro escritorio (mediante una aplicacin realizada para Adobe Air). El servicio tiene una opcin gratuita, algo limitada, y versiones empresariales de pago, con unas prestaciones bastante interesantes.

Com8s es una herramienta colaborativa orientada hacia la formacin y la educacin, y con la que podremos crear una comunidad virtual de alumnos y docentes (como en Elgg o Moodle) en la que compartir documentos, utilizar videoconferencia entre la red de usuarios, discutir en foros, etc. La versin gratuita ofrece 1 GB de almacenamiento de documentos y 5GB de trfico mensual, lo cual puede ser suficiente, por ejemplo, para el alumnado de un curso.

Gobby es un editor de textos colaborativo y multiplataforma con el que podemos escribir textos de manera compartida con varios colaboradores (al estilo Google Docs). Est muy bien, por ejemplo, para escribir cdigo en proyectos colaborativos de software.

Gestin de tareas y proyectos

Mantis es una estupenda herramienta para realizar el seguimiento de incidencias. Est muy orientado al seguimiento de bugs en el desarrollo de aplicaciones, ya que el equipo que realiza las pruebas funcionales (o el cliente final), cuando encuentra una incidencia, procede a la apertura de un ticket con el problema que ha encontrado (que pasara al equipo de desarrollo). Con esta herramienta podemos ahorrarnos gran cantidad de correos notificando incidencias, que al final, acaban emborronando todo el proceso de depuracin y, adems, tendremos toda la informacin recogida en un nico lugar. Los requisitos de la aplicacin son muy simples, Apache + PHP + MySQL, por lo que la instalacin es de lo ms rpido.

Una gran herramienta para gestionar proyectos y trabajar de manera colaborativa es Basecamp, una completa herramienta que incluye gestin documental, gestin de tareas, foros de debate o notificaciones y avisos por correo. He tenido la ocasin de trabajar con ella y, la verdad, es que funciona muy bien, si bien tiene una pequea pega: es un servicio de pago. Si tienes presupuesto para contratarla, es una gran opcin, si, por el contrario, el dinero es un problema, tambin hay solucin. ProjectPier es la alternativa en software libre a Basecamp. Prcticamente, es un clon de la original desarrollada para un entorno Apache + PHP + MySQL, por lo que no ser nada complicada de desplegar.

Dotproject es otra herramienta para la gestin de proyectos en lnea. Esta aplicacin responde al modelo clsico de gestin de proyectos, es decir, divisin de proyectos en subproyectos, asignacin de recursos, gestin econmica, clculo del camino crtico o representacin de un diagrama de Gantt de las tareas. La herramienta est bien, yo la estuve usando un tiempo (en un proyecto de consultora) y permite realizar un buen seguimiento de la ejecucin del proyecto. Adems, al ser una aplicacin web, todos los miembros del equipo pueden seguir el avance del proyecto y reportar sus propios avances.

The Dead Line es otra herramienta orientada a la gestin de tareas o pequeos proyectos. Nos presenta las tareas como una lista (un "to do list") en la que iremos asignando tareas a los miembros de nuestro equipo, simplemente, hacindoles una mencin como si de Twitter se tratase o aadiendo etiquetas de la misma forma que usaramos un hashtag. Es muy sencilla de manejar y, tras usarla un tiempo, me parece muy recomendable, por ejemplo, para coordinar equipos que trabajen bajo demanda.

Teambox es otra herramienta para gestionar proyectos con estilo parecido a Basecamp o ProjectPier. Con la versin gratuita podremos gestionar hasta 3 proyectos de manera simultnea, con 50 MB de espacio de almacenamiento para documentos y con la posibilidad de invitar a colaboradores a los proyectos para que puedan participar en l realizando tareas.

Telepresencia: Como no todo es trabajar parapetado detrs de una herramienta web, de vez en cuando est bien verle la cara al resto de tus compaeros y hablar con ellos a viva voz, por ejemplo, para hacer una presentacin o, simplemente, mantener una reunin de seguimiento. Con Skype y su videollamada para grupos podramos hacerlo, al igual que con Mikogo y VeriShow.

Con Mikologo podemos montar presentaciones en lnea, reuniones o conferencias con hasta 25 participantes de manera gratuita, en las que podremos compartir nuestro escritorio, ceder la palabra (y el control de la reunin) a cualquiera de los participantes, transferir archivos o utilizar una pizarra virtual. Una manera interesante y, sobre todo, barata, de montar reuniones y ahorrarnos desplazamientos.

VeriShow es otro servicio para realizar conferencias online y compartir pizarras o escritorios, si bien la versin gratuita (y sin soporte) anda algo ms recortada que Mikologo, ya que slo tendremos acceso a 5 horas mensuales de servicio (que puede ser suficiente para pequeas empresas).

En la red podemos encontrar muchos servicios que nos permitan colaborar con nuestros compaeros de trabajo (independientemente de su ubicacin), simplemente hay que encontrar el que mejor encaje dentro de nuestra empresa. Usas este tipo de herramientas en tu empresa? Cules usas?