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COMPUTACIN
COMPUTACIN BSICA
Objetivo. En esta unidad daremos inicio al estudio del computador y sus componentes (Hardware), entre ellos: procesador, memoria, dispositivos de entrada y dispositivos de salida. Adems, los programas necesarios para su operacin (Software). Al finalizar la Unidad, Ud. identificar claramente las partes de un computador y las relacionar con su funcionalidad, as como tambin podr saber cules son las herramientas lgicas para poder utilizarlos. 1. 1.2 2. LA COMPUTADORA Taller N 1 MICROSOFT POWER POINT
1.1 Elementos bsicos de la computadora
1. Conceptos Bsicos 2. Crear una presentacin 3. Guardar una presentacin 4. Abrir una presentacin 5. Tipos de vistas 6. Trabajar con diapositivas 7. Trabajar con textos 8. Dibujar formas 9. Insertar sonidos y pelculas 10. Animaciones
LA COMPUTADORA
Es una mquina electrnica, que procesa datos a grandes velocidades. Un computador es una herramienta que facilita el trabajo a nivel profesional, empresarial, industrial, etc. Un computador es un recurso que permite la automatizacin de procesos
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Introduccin
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva.
Iniciar PowerPoint
Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar PowerPoint. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre l e arrancar el programa.
La pantalla inicial
Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin mostramos.
La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la presentacin.
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Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.
Las Barras
La barra de ttulo Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentacin nueva se le asigna el nombre provisional Presentacin1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar La barra de acceso rpido , restaurar y cerrar .
Deshacer o Repetir . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras aadir.
Haz clic en Ms comandos para ver un listado de todos los disponibles en PowerPoint 2007. Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones
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La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint. Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestaas. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con PowerPoint. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. El rea de esquema muestra los ttulos de las diapositivas que vamos creando con su nmero e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaa . Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecer inmediatamente la diapositiva en el rea de trabajo para poder modificarla. Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos segn nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, tambin podemos ejecutar la presentacin para ver cmo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos. El rea de notas ser donde aadiremos las notas de apoyo para realizar la presentacin. Estas notas no se ven en la presentacin pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentacin en papel.
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1. Hacer clic en el botn cerrar
de la barra de ttulo. 2. Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. 3. Hacer clic sobre el Botn Office y elegir la opcin Salir de PowerPoint. Si lo que queremos es cerrar la Presentacin actual sin cerrar el programa haremos: 4. Clic sobre el Botn Office y elegir la opcin Cerrar. Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentacin, nos preguntar si queremos guardarlos o incluso nos puede llegar a mostrar el cuadro de dilogo asociado al men Guardar en el caso de no haberla guardado anteriormente
A partir de ah tendremos que dar contenido a las diapositivas, aadir las diapositivas que hagan falta y todo lo dems.
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Selecciona la plantilla de diseo que ms te gusta, en la parte de la derecha te aparecer una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que ms se adapte a tus gustos pulsa el botn Crear. En nuestro caso hemos elegido la plantilla lbum de fotos moderno y as es lo que nos ha generado:
Esto soo es un ejemplo de lo que se puede hacer con esta plantilla, a partir de aqu deberemos ir aadiendo nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos nuestro propio contenido utilizando la apariencia de esta plantilla. Siempre podras buscar ms plantillas desde la caja de texto del cuadro de dilogo Nueva presentacin:
Las plantillas que descargues se almacenarn en la categora Plantillas instaladas. Tambin podrs encontrar ms plantillas en la pgina oficial de Office o buscndolas en Internet.
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De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacin. Tambin podemos crear una nueva carpeta con este icono carpeta que figure en el campo Guardar en. , la carpeta se crear dentro de la
Despus en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la prsentacin y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. Si por algn motivo queremos guardar la presentacin con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicacin, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentacin se guardar la presentacin con la extensin pptx. Si no es la primera vez que guardamos la presentacin y pulsamos en el botn de guardar de la barra de acceso rpido o seleccionamos la opcin Guardar del Botn Office no nos aparecer la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardar los cambios sin preguntar. Si queremos guardar una presentacin con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva presentacin utilizando una presentacin que ya tenemos) desplegaremos el Botn Office y seleccionamos la opcin Guardar como, entonces aparecer la misma ventana que cuando pulsamos por primera vez en el botn Guardar. Cuando utilizamos esta opcin tenemos al final dos presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre.
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En esa misma seccin aparecen los nombres de las ltimas presentaciones abiertas (en nuestro caso Reunin Administrativos y aulaClic). Si la presentacin que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos bastar con hacer clic en su nombre. Este listado se ve generando a medida que usamos PowerPoint con los ltimos documentos abiertos. Si quieres que alguno de estos archivos parezca siempre haz clic sobre el botn y el archivo quedar fijado en la lista, de modo que siempre que abrs el Botn Office podrs encontrarlo rpidamente. Pulsando Abrir se abrir la siguiente ventana:
En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentacin que queremos abrir, a continuacin seleccionamos la carpeta que contiene la presentacin. Una vez hayamos seleccionado la presentacin pulsamos en el botn Abrir. Para que cuando seleccionemos una presentacin aparezca una pequea representacin de ella en la zona de la derecha deberemos hacer clic en el botn de vistas y elegir Vista Previa.
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Tipos de Vistas
Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, disear y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaa Vista y selecciona la opcin Normal. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece a la derecha en la barra de estado.
En la parte izquierda de la pantalla aparece el rea de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el rea de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que ms utilizars ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseo y es adems la que ms se aproxima al tamao real de la diapositiva.
Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparicin, orden que como podrs ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visin ms global de la presentacin, nos permite localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.
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La vista Presentacin con diapositivas reproduce la presentacin a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentacin. Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaa Vista y selecciona la opcin Presentacin con diapositivas. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema o pulsar la tecla F5. Para salir de la vista presentacin pulsa la tecla ESC.
Zoom
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitate primero en la diapositiva sobre la cual quieres que se aplique el zoom y despus selecciona la pestaa Vista y selecciona la opcin Zoom. Una vez seleccionada esta opcin se desplegar una ventana como la que te mostramos a continuacin. En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas. Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista (33,50,66,100, ...) o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje. Tambin se puede aplicar el zoom a travs de la barra de estado con control , desplaza el marcador para establecer el zoom que quieres aplicar. el
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Aqu te mostramos un ejemplo de cmo puedes aplicar el zoom a las diapositivas del rea de esquema.
Como puedes apreciar las diapositivas que aparecen en el rea de esquema han aumentado su tamao, han pasado del 33% de zoom que tenan aplicado al 150%. Lo mismo podemos hacer con las dems reas de trabajo, lo nico que hay que hacer es situarse antes en el rea al cual queramos aplicar el zoom.
Utiliza el botn para ajustar el zoom de modo que se vea el contenido completo de la vista en el tamao de la ventana con la que estamos trabajando. Puedes acceder a esta opcin igualmente desde la barra de herramientas haciendo clic en el botn en la barra de estado, a la derecha del control de zoom.
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Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la pestaa diapositiva del rea de esquema ya que de esta forma es ms fcil apreciar cmo se aade la nueva diapositiva a la presentacin. Puedes aadir una diapositiva de dos formas:
Pulsa en el botn Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaa Inicio. bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.
Una vez realizado sto podrs apreciar que en el rea de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva despus de esta. Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botn Nueva diapositiva, podremos elegir su diseo o tema. Puedes escoger entre diferentes diseos, o incluso cargar una en blanco. Aunque no ests seguro de cmo quieres crear tu diapositiva, no te preocupes, ms adelante veremos como aadir y quitar elementos.
Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botn encuentra en la pestaa Inicio.
que se
pulsa el botn
Si prefieres utilizar el men contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botn derecho (sabrs qu diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco de color).
Cuando se despliegue el men contextual selecciona la opcin Copiar. Despus haz clic con el botn derecho del ratn sobre la diapositiva detrs de la insertar la diapositiva a copiar. cual se
Otra forma de hacerlo es a travs de las teclas, para ello en vez de utilizar el men contextual para copiar y pegar utiliza las teclas CTRL + C (copiar) y CTRL + V (pegar).
Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que acabamos de describir anteriormente. Si quieres copiar ms de una diapositiva seleccinalas manteniendo pulsada la tecla CTRL, si las diapositivas estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la ltima diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.
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Hazlo desde la banda de opciones desplegando el men Nueva diapositiva y seleccionando la opcin Duplicar diapositivas seleccionadas. O bien utilizando la combinacin de teclas Ctrl + Alt + D
Mover diapositivas
Mover arrastrando. Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentacin tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botn izquierdo del ratn arrstrala hasta la posicin donde quieres situarla. Al desplazarla vers que el puntero del ratn es una flecha con un rectangulo debajo y aparece una lnea entre diapositiva, esta lnea indica en qu posicin se situar la diapositiva, por ejemplo si queremos colocar la primera diapositiva entre las diapositivas 5 y 6, moveremos el ratn hasta que la lnea est entre la 5 y la 6. Una vez te hayas situado en la posicin donde quieres poner la diapositiva suelta el botn del ratn y automticamente la diapositiva se desplazar a la posicin e incluso se renumerarn las diapositivas.
Para mover una diapositiva estando en el rea de esquema pulsa con el botn izquierdo del raton sobre y sin soltarlo arrstralo hasta la posicin donde quieras moverla, una vez situado suelta el botn y automticamente la diapositiva se desplazar y se renumerarn todas las diapositivas.
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Como puedes apreciar en estas imgenes la diapositiva nmero siete a pasado a ocupar la posicin nmero 6 y la que ocupaba la posicin 6 pasa a ser la 5. Otras formas de mover. Otra forma de mover una diapositiva es cortndola y despus pegndola en el lugar adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentacin a otra. Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las diapositivas a mover, despus las cortamos (utilizando el botn de la pestaa Inicio, utilizando el men contextual, o las teclas Ctrl + X), luego nos posicionamos en la diapositiva despus de la cual queremos dejar las que movemos (dentro de la misma presentacin o en otra), y por ltimo pegamos de la misma forma.
Eliminar diapositivas
Selecciona las diapositivas a eliminar, si estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la ltima diapositiva, en cambio si no estn unas al lado de otras mantn pulsada la tecla CTRL para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte:
Desde la pestaa Inicio y seleccionando la opcin Eliminar. Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el men contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botn derecho y seleccionando Eliminar diapositiva. La ltima forma de eliminar es pulsando la tecla SUPR.
Insertar texto
Antes de insertar texto en una diapositiva 74es conveniente seleccionar un patrn adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseos que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea. Una vez seleccionado el diseo sigue estos pasos para aadir texto:
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Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automticamente el texto que apareca (Haga clic para agregar titulo) desaparecer y aparecer el punto de insercin. Empieza a insertar el texto. Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratn en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.
Alineacin de prrafos
Alinear un prrafo es distribuir las lneas que lo componen respecto a los mrgenes del cuadro del texto. Para aplicar una alineacin puedes utilizar los iconos de la la barra de formato o desplegar el men Formato y seleccionar Alineacin, despus elige la que ms te guste. Existen 4 tipos de alineacin: Izquierda que situa al texto lo ms cerca del margen izquierdo Derecha que situa al texto lo ms cerca del margen derecho Centrado que centra el texto . . . .
Las Sangras
Una sangra es el desplazamiento hacia la derecha de un prrafo, las sangras son tiles para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus subtemas que trataremos en una leccin, proyecto, etc. Para crear el esquema con sangra se aconseja escribir primero el esquema completo y despus aplicar la sangra. Para aplicar una sangra sigue estos pasos: Una vez introducido el texto selecciona el texto al cual quieres aplicar la sangra.
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A continuacin pulsa en el botn Aumentar Sangra que se encuentra en la pestaa Inicio. Cuando se aplica la sangra tambin disminuye el tamao de la letra. Al igual que puedes aumentar la sangra tambin puedes reducirla con el botn Disminuir Sangra . A la derecha te mostramos una diapositiva en la que se ha aplicado una sangra al texto.
Numeracin y vietas
El funcionamiento de la numeracin y las vietas es similar a las sangras, nicamente cambia que en las numeraciones y vietas adems de aplicar una sangra, se le aaden smbolos o nmeros delante del prrafo. Las numeraciones son muy tiles para crear un ndice tpico. Cuando desarrollemos el tema dentro de la leccin incluiremos la numeracin que le corresponde respecto al ndice. Si quieres saber cmo manejar la numeracin y las vietas sigue estos pasos: Primero te aconsejamos escribir el texto sin sangra ni numeracin. Despus aplica al texto la sangra que corresponda.
Si quieres aplicar una numeracin pulsa en su botn anlogo: Selecciona el estilo que ms te guste haciendo clic sobre l, en nuestro caso por ejemplo hemos seleccionado
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Incluso podemos utilizar otras imgenes seleccionando la opcin Numeracin y vietas al pie del listado y haciendo clic en el botn Imagen... o utilizar otros smbolos pulsando en el botn Personalizar... de este cuadro de dilogo:
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Estas lneas tambin pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra forma, aparecen unos puntos rojos. Uniendo ah el conector, este permanece unido aunque desplacemos la forma.
En Lneas tambin disponemos de las herramientas de dibujo forma libre y mano alzada. La ltima seccin correspone a los Botones de accin. Al insertar una de estas formas, podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botn vaya a una determinada diapositiva, o ejecute un programa. El resto de formas son formas prediseadas, que aunque en un principio se insertan del mismo modo, al modificarlas veremos que algunas pueden tener propiedades diferentes.
Cuando la banda de opciones sea de un tamao reducido, este icono aparecer en el desplegable Clip multimedia.
de
la
galera
Despliega la pestaa Insertar y elige Sonido. Despus selecciona Sonido de la Galera multimedia.... En el panel de tareas aparecer la lista de sonidos que incorpora la galera multimedia de PowerPoint. Para insertar el sonido, haz doble clic sobre l, despus te preguntar si quieres que se reproduzca automticamente el sonido o cuando hagas clic sobre l. Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva vers que aparece un altavoz que representa al sonido.
Si marcas la casilla Repetir la reproduccin hasta su interrupcin el sonido no parar hasta que cambies de diapositiva. Esto puede ser til cuando queremos incluir una msica de fondo a la diapositiva.
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En Reproducir sonido, podemos elegir si el sonido se reproduce Automticamente al iniciar la diapositiva, si lo hace al Hacer clic encima, o si se reproduce para Todas las diapositivas. Tambin refinar las propiedades del sonido. Despliega la pestaa Animaciones, y haz clic en el botn Personalizar animacin. Aparecer un cuadro de dilogo con el listado de los elementos en pantalla. En ese listado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opcin Opciones de efectos... como te mostramos a continuacin.
En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y contine en las siguientes diapositivas (til para definir una msica de fondo para toda la presentacin), y otras opciones que puedes ver.
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Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuacin ir a la pestaa Animaciones y Personalizar animacin. Despus aparecer en el panel de Personalizar animacin. En este panel aparece el botn desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionndola del men Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botn Quitar para eliminar alguna animacin que hayamos aplicado a algn texto. En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cundo queremos que se aplique la animacin (al hacer clic sobre el ratn, despus de la anterior diapositiva, etc). Las dems listas desplegables cambiarn en funcin del tipo de movimiento y el inicio del mismo. La Velocidad suele ser una caracterstica comn por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto. La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrs comprobar aparecen en orden. El botn Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedar con las animaciones que hemos aplicado.
Ocultar diapositivas
La funcin ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentacin por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para generar una presentacin ms corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos.
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Para ocultar las diapositivas unicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y despus desplegar la pestaa Presentacin con diapositivas y elegir Ocultar diapositiva.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
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Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:
MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa
TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FIN FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta. Utilizar los mtodos de desplazamiento dentro de una hoja de clculo, para poder situarnos de forma ms sencilla y rpida en cualquier lugar dentro de sta.
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Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar. Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: Selecciona la opcin Guardar del Botn Office. O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar. Si deseas ms informacin sobre cmo guardar documentos, copias de seguridad y proteger libros:
Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar. Seleccin de celdas Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .
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Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn.
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Para seleccionar una fila entera: Situarse en cualquier celda de la fila a seleccionar. Pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA. Para seleccionar todas las celdas de la hoja: Situarse en cualquier celda. Pulsar la tecla CTRL, MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.
Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente. Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de
fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o
bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se
abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.
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Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs
elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene
por defecto. En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Alto de fila
Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos. Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio. Elegir la opcin Alto de fila... Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el que tendrs que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",". Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos. El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme movemos el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botn del ratn.
Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:
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Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio. Elige la opcin Autoajustar alto de fila.
Tablas de Excel
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos. Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se refire a las tablas como listas. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.
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- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla: Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
Frmulas y Funciones
En su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.
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Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Insertar funcin con el asistente Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si onocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. FUNCIN REDONDEAR( ) Esta funcin permite redondear el valor de numrico de una celda a un determinado nmero de decimales. B C =REDONDEAR(B8;3) 8 1 8 ,2 5 6 8 1 8 ,2 5 7 En el ejercicio anterior se redondea a 3 decimales el valor a signado a la celda B8 con la frmula del recuadro. Tambin se puede redondear una operacin en este caso redondearemos la divisin de la celda D5 para 3 a dos decimales, con la frmula siguiente: =REDONDEAR(D5/3;2) En otros casos es necesario realizar combinaciones entre funciones por ejemplo se puede combinar la funcin promedio y redondear de la siguiente manera. Se trata de redondear a 2 decimales el promedio de los valores de las celdas siguientes:
D 1 2 3 4 5 6 12 17 14 15 13 1 4 ,2 0
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=REDONDEAR(PROMEDIO(D1:D5);2)
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NOTA: Tambin se puede quitar o aumentar decimales con los conos Aumentar decimales o Disminuir decimales de la barra de Formato, pero hay que tomar en cuenta que no se redondea internamente el valor de la celda, por lo tanto, si necesitamos redondear hay que utilizar la funcin respectiva. FUNCIN SI( ) Esta funcin permite realizar B C D E F G H una comparacin o pregunta 4 N N O M B R E I I I I I I S U M O B SER entre dos o ms valores los 5 1 C A R D E N A S L U IS 15 12 10 3 7 S U P L E T O R IO mismos que dan dos alternativas o caminos el verdadero o falso. Con esta funcin se pueden utilizar los operadores lgicos mayor que, menor que, mayor o igual que, menor o igual que, entre otros. =SI(G5>=40;"APROBADO";SI(Y(G5>=25;G5<=39);"SUPLETORIO";"PIERDE"))
FUNCIN CONTAR.SI( ) Esta funcin permite contar los valores de celdas dependiendo de una condicin, es decir, se contarn solo aquellas celdas que coincidan con la condicin establecida.
2 3 4 5 D E F 100 150 50 124 111 211 154 35 125 100 122 100 V a lo r e s = 1 0 0 3
=CONTAR.SI(D2:F5;100)
CURSO: ............................................. ASIGNATURA: .................................... PROFESOR: ....................................... N NOMBRES N1 N2 N3 EXA SUM PRO
X S MB B R I
EJERCICIO N 2
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B 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
CURSO: ............................................. ASIGNATURA: .................................... PROFESOR: ....................................... N NOMBRES I II III SUM OBSERV
FILTRO Esta opcin nos permite filtrar cierta informacin, es decir presentar solo los datos que seleccionamos. 1. Seleccionamos la columna de seleccin del filtro 2. Damos clic en la opcin Datos del men N N om bre N o ta s 3. Nos ubicamos en la opcin Filtro 1 lu is 12 4. Damos clic en la opcin Autofiltro 2 c a r lo s 13 ORDENAR CELDAS Esta opcin permite ordenar celdas dependiendo de su contenido para lo cual seguimos los siguientes pasos: 1. Seleccionamos la columna por la cual se va a ordenar. 2. Damos clic en la opcin Datos del men 3. Damos clic en la opcin Ordenar 4. En la ventana que aparece seleccionamos los criterios de ordenacin. 5. Aceptar
ACTIVIDAD N 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Escriba sobre la funcin SI( ) .............................................................................................. Qu es un filtro? ................................................................................................................ Hable sobre los mensajes de error de la validacin qu hace cada uno? .......................... Ponga un ejemplo para contar la palabra AMOR en un rango de celdas cualesquiera. Hable sobre los comentarios en una celda. ........................................................................ Cuntas alternativas o caminos brinda la funcin SI( )...................................................... Hasta cuntos formatos condicionales se puede poner a una celda? ................................. Ubicar la frmula para redondear una celda cualesquiera a cero (0) decimales Hable sobre los iconos Aumentar o Disminuir decimales de la barra de formato.
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FUNCIN BUSCARV( ) Permite buscar un valor determinado en forma vertical en un rango de datos. La funcin Buscarv tiene definido tres parmetros: Qu busco, en dnde busco y qu traigo. BODEGA
B C od 1 2 3 4 5 C D e t a lle A rro z A zcar A c e ite H a r in a T a lla r in D P .U . 0 ,3 0 0 ,3 5 1 ,1 5 0 ,2 5 0 ,8 0 C C od 4
FACTURA
D D e ta lle 2 A zcar E P. U. 0 ,3 5 F C ant 2 G T o ta l 0 ,7 0
4 5 6 7 8
=BUSCARV(C4;BODEGA!B4:D8;2) =BUSCARV(C4;BODEGA!B4:D8;3)
En este ejemplo se tiene dos hojas de trabajo BODEGA y FACTURA en la primera tenemos los datos de todos los productos y en la segunda la factura en la cual se ingresa el cdigo del producto y debe aparecer en forma automtica el Detalle y P. U. Con las frmulas que se muestran en el recuadro. Cuando en la celda que se ingresa el cdigo a buscar de la hoja Factura se pone un valor que no existe en la hoja Bodega la funcin devuelve el ltimo valor de dicha hoja.
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