Reuniones efectivas Planificacin En este documento trataremos las habilidades que requiere la preparacin y conduccin de reuniones, de manera que,

a travs de la prctica mejoremos en este aspecto tan importante a tener en cuenta por un lder de equipo. Estas habilidades ayudarn al conductor a tener la reunin bajo control sin tener bajo control a los participantes. Una reunin no es un instrumento que se puede usar para hacerle creer a un grupo de personas que se tienen en cuenta sus ideas y opiniones, o para convencerlas de lo acertada que es una decisin ya tomada. El rol de conductor puede ser dominado por la gran mayora de las personas que conducen reuniones con prctica y concentracin. Su desempeo correcto tiene beneficios que tienen vigencia mucho ms all de una sola reunin. La discusin honesta tiende a unir a la gente en una relacin armoniosa y duradera. La discusin de las experiencias de un grupo da a todos sus integrantes un respaldo comn, del cual todos pueden beneficiarse. El compartir ideas y opiniones da profundidad al entendimiento, no slo del tema de una discusin inmediata, sino tambin de la acumulacin de la discusin de varios y variados temas. Hay un crecimiento, no solamente del grupo sino tambin individual. Se observa este crecimiento en unidades de una organizacin en las que el grupo opera a modo de equipo y en las que sus integrantes son conscientes de que estn participando en la toma de decisiones como una funcin normal. La gran mayora de las reuniones a que asistimos en el entorno laboral pueden clasificarse como "reuniones informativas" y "reuniones de discusin". El impacto de estas reuniones y de la forma en que son realizadas sobre la motivacin del personal, pese a que es ampliamente reconocido, no lo es tanto en la prctica, convirtindose en factores desmotivadores cuando no existen o son mal conducidas. Las reuniones informativas pueden referirse a una gran variedad de temas y circunstancias. El factor comn a todas ellas es el objetivo del conductor: transmitir informacin. En algunas reuniones el objetivo del conductor podr ser simplemente transmitir a los integrantes del grupo informacin que ellos no tienen; en otras podr ser obtener informacin de los integrantes del grupo; y en otras podr ser una mezcla de ambas cosas. Una reunin informativa tiene xito cuando determinada informacin ha sido adecuadamente transmitida. En los trminos de esta definicin algo que es comn a las reuniones informativas es que no requieren acuerdo de los integrantes del grupo. Por el contrario, una caracterstica comn a todas las reuniones de discusin es que s requieren acuerdo que haya sido logrado por medio de un proceso participativo con la intervencin de todos los integrantes del grupo. Esto se logra a travs del intercambio y del compartir de ideas y opiniones. La diferencia entre estos dos tipos de reuniones en lo que respecta al objetivo del conductor es significativa. Es as que en muchas reuniones informativas la transmisin de la informacin podr ser fundamentalmente en un solo sentido, ya sea del conductor hacia los integrantes del grupo de los integrantes del grupo hacia el conductor. No obstante, es recomendable recoger opiniones y estar abierto a comentarios del equipo sobre el contenido de la informacin y es claro que el ingrediente esencial de la reunin de discusin es el intercambio y la integracin de las ideas y opiniones de los integrantes del grupo. Es por ello que, no obstante el diferente

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peso relativo de la interaccin en ambos tipos de reuniones, es necesario en ambos casos, tener en cuenta algunos aspectos.

Con respecto a la bsqueda de consenso es conveniente tener en cuenta que hay algunas situaciones en los que no es la herramienta ms adecuada. Algunos casos: Las consecuencias de no tener una decisin rpida son peores que las de no tener una decisin consensuada. La decisin ya fue tomada y se quiere aparentar un acuerdo democrtico. El equipo est en un momento catico. Cuando el lder no est dispuesto a implementar una decisin consensuada.

Planificacin de reuniones Las reuniones efectivas son planificadas. contestando las siguientes preguntas: El conductor de la reunin planifica la misma

Por qu se llama a la reunin? Cul es la agenda de la reunin? Quin debe participar? Cundo se debe enviar la agenda? Cundo se hace la reunin? Cunto tiempo va a durar? Dnde se hace? Es un sitio adecuado? Cmo se podra desarrollar la reunin? Qu podra pasar?

Un anlisis ms profundo de la situacin contribuir a su xito: 1. Describir la situacin actual El primer paso en la preparacin de una gua, es definir la naturaleza exacta de la situacin, o identificar claramente cul es el tema que impulsa al conductor a realizar una reunin. Debe tenerse en cuenta que en las reuniones de discusin se tratan temas que conciernen al conductor, al grupo o a ambos. 2. Debera ser tratado en una reunin de discusin? Por qu? Las respuestas a estas dos preguntas pueden ayudar a decidir la realizacin o no de una reunin. Si las respuestas son consistentes con la descripcin de la situacin actual, la decisin es relativamente fcil. S se pone en evidencia que no se justifica una reunin de discusin, el anlisis habr rendido sus frutos. 3. Qu pretendo lograr? Esta pregunta debe ser considerada desde dos puntos de vista. El primero es en relacin a que es lo que se pretende lograr en el quehacer diario como consecuencia de la reunin. Por lo general esto se refiere a algn cambio en la situacin actual. Que es lo que cambiar como resultado de sta reunin? Hay que ser concreto y especfico en las respuestas a sta pregunta. El segundo punto de vista es importante en lo que respecta al planeamiento de la reunin. Est orientado a los resultados a ser logrados en la reunin en s. (Qu

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es lo que los integrantes del grupo sabrn, o comprendern, o acordarn, o decidirn hacer, al trmino de la reunin?). La respuesta a esta pregunta es la clave para el resto la preparacin. Claro est que la respuesta debe ser consistente con la de la primera pregunta. 4. Quienes deberan participar en la reunin? Esta pregunta puede ser de especial importancia cuando se est considerando una reunin con gente que no es del equipo habitual. Una pregunta relacionada: Cules son los inconvenientes que podran surgir si no se invita a ciertas personas? 5. Debo dar informacin a los participantes antes de la reunin? Cul? Algunas veces el dar informacin por anticipado (adems de hora y lugar de la reunin) puede contribuir a una participacin ms eficaz. 6. Cmo voy a enunciar el tema a ser tratado? Cul ser la impresin que podran causar las palabras que se usan para enunciar el tema? Algunas recomendaciones: ser breve, preciso, no prejuiciado (algunas veces, palabras como pobre"; "ineficiente"; "mala"; "falta de", etc., pueden llevar un significado emocional que no est en la intencin de quien cita la reunin). 7. Qu objetivos debo enunciar frente al grupo? El enunciado del objetivo de la reunin requiere cuidado. Se relaciona a la parte (b) de la pregunta 3. Se refiere solamente a lo que puede ser logrado en la reunin en s (no despus de la reunin). Es as que: "Decidir una manera de programar las horas extra" podra ser el objetivo de una reunin. "Lograr mayor eficiencia en la produccin en horas extra" no podra ser el objetivo de una reunin, ya que expresa un resultado esperado y que solamente podra concretarse en el futuro. Ambas consideraciones son importantes, pero una sola - la primera - puede ser el objetivo a lograr en una reunin. 8. Qu aspectos de la situacin debern ser cubiertos para alcanzar los objetivos? Considere la situacin actual; que es lo que se pretende lograr y el objetivo de la reunin. Estn en armona? En caso afirmativo registre por escrito una sntesis de los diferentes aspectos de la situacin que habr que tratar para ayudarle al grupo a avanzar sobre el objetivo. De sta manera podr registrar en la gua que elaborar para su reunin, los aspectos a ser considerados y el orden en que se los considerar. 9. Qu informacin debera presentar para introducir estos aspectos? Considere cul es la informacin que se les dar a los participantes para posibilitar la discusin del asunto dentro del contexto del objetivo de la reunin. Las respuestas que se le den a la pregunta 9 se relacionarn en forma directa con las respuestas que se le den a la pregunta 10. Es decir; se les dar determinada informacin, y se obtendrn de ellos hechos, ideas y opiniones basados en esa informacin. 10. Cmo har para extraer hechos ideas y opiniones en relacin con tales aspectos? Usted plantear a los participantes una pregunta que recurre a sus conocimientos y a sus experiencias una pregunta a la que ellos pueden responder. Ahora, formule usted una pregunta que a su juicio sea adecuada, y somtala a la siguiente prueba: responda a su propia pregunta, tal como la anunci. Parecera lgica y

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adecuada? Si no lo es, vuelva a enunciar la pregunta en otros trminos y vuelva a probarla, hasta que le parezca que ser tan razonable, lgica y adecuada para los integrantes del grupo como lo es para usted. Lo ms probable es que va a tener que elaborar varias de estas preguntas, dependiendo de la cantidad de aspectos que desea usted poner en discusin. 11. Cmo har para que el grupo evale hechos, ideas y opiniones de tal manera que se cubra el objetivo de la reunin? Esto es para llevar al grupo a la etapa del acuerdo. Como planea usted lograrlo? Esto tambin requiere la formulacin de preguntas a las que el grupo pueda responder. Por lo general la evaluacin requiere la ponderacin de los "puntos a favor" y de los "puntos en contra", como tambin el uso de otras medidas o criterios de evaluacin que permitan al grupo llegar a una decisin.

Otros aspectos a considerar en la planificacin de reuniones: Comodidades (tiempo, local, arreglos, suplementos, etc.) Generacin de atmsfera (despertar voluntad en las personas). Contenido de la agenda (de qu se hablar). Reflexiones (evaluacin del proceso de la reunin, su resultado y posibilidades de mejora futura). Comodidades El lugar de reunin debe posibilitar una atmsfera relajada, en lo posible sin interrupciones. Para la eleccin del momento se debern tener en cuenta los horarios en que los participantes puedan dedicarle el mximo de atencin a la reunin. Una disposicin circular o semicircular, desplazando al lder de la cabecera, facilitar el dilogo entre todos los participantes. Asimismo, ser conveniente tener en cuenta lo que necesitar durante la reunin para anticipar su disponibilidad. Generacin de clima apropiado En cuanto al proceso de invitacin, la fecha y hora de la reunin debera ser comunicada con dos das de anticipacin a los participantes, as como el tema a tratar comunicando el mensaje positivamente - y la probable duracin. Es recomendable planificar este ltimo aspecto con mucho cuidado para no excederse en la duracin ni encontrarse con que no hubo tiempo suficiente para desarrollar el tema. El clima deber mantenerse informal. La bsqueda de la comodidad de los participantes dar sus frutos en la reunin (hacer descansos). Agenda Teniendo en cuenta que en una reunin la informacin o la opinin se intercambia a travs de dos mecanismos, el contenido y el proceso, en cuanto al contenido debern estar claramente establecidos antes de comenzar el objetivo de la reunin (para qu estamos aqu?) y qu se har en esa reunin. La bsqueda de acuerdo con la agenda generar sentido de pertenencia en el equipo. Si en la reunin participarn un facilitador y un escriba, se tendr en cuenta que los participantes debern estar informados y en conocimiento de sus funciones.

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Asimismo, intente conseguir los puntos de vista positivos y negativos en todas las cuestiones y tenga un plan para preguntas que no se respondieron. En cuanto al proceso, revise las reglas que desee proponerle al equipo para la reunin y recuerdo algunos puntos bsicos: siga su plan en la medida en que ste parezca adecuarse a las necesidades del grupo aunque si el grupo parece no estar a voluntad interrumpa y consulte. cuando el grupo se envuelve en una discusin, se deben registrar los puntos clave. Esto hace que la discusin se mantenga enfocada. Preguntando "Cul es la idea central de ese comentario?", usted establece bases de conversacin que generalmente acompaan a un punto vlido. No deje que una discusin se extienda ms de lo necesario. Tenga en cuenta que las reuniones efectivas tienen las siguientes caractersticas: Un objetivo claramente definido. Reglas bsicas de funcionamiento aceptadas por el grupo. Una conduccin efectiva Un proceso usado en la discusin que sea relevante para el objetivo. Participantes que tengan el deseo y la oportunidad de contribuir. Un registro visible de los comentarios significativos para referencia y acompaamiento. Un diseo previo Un proceso de reflexiones al finalizar la reunin que ayude a evaluar la efectividad de la misma

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