Reglas de Reuniones Efectivas Podemos identificar algunas reglas bsicas para lograr reuniones efectivas tales como: Cumplir

los horarios Todas las opiniones valen Diga lo que piensa Hablar uno por vez Sea aditivo Disienta abiertamente Construir sobre las ideas de los dems No atacar a las personas No hay preguntas tontas

No obstante tambin podemos identificar otras reglas o principios bsicos por los cuales se rigen los grupos considerados como ms efectivos en distintos dominios de la actividad humana. Estas reglas bsicas pueden asimismo ser modificadas o aumentas en cualquier momento. La pregunta es: por qu algunos grupos pueden enfrentar tareas difciles, solucionar problemas complejos, empujando, todos juntos, sinrgicamente en pos de un resultado comn, mientras que otros grupos solo hablan de eso? Los grupos exitosos tienden a tener reglas compartidas, ya sean explcitas o implcitas, que guan su comportamiento. Cuando los miembros las siguen, son ms capaces de comunicarse efectivamente, resolver conflictos, solucionar problemas y tomar decisiones por consenso. Las reglas bsicas no son la panacea. No eliminan las luchas por el desarrollo del grupo, no reducen los riesgos asociados a la apertura y la sinceridad, ni nos hacen superar la falta de confianza. No nos aseguran que todo el mundo en el grupo va a ponerse de acuerdo, pero ellas pueden hacer que los conflictos sean ms constructivos. Las reglas son fciles de comprender pero difciles de implementar; slo su prctica regular asegurar resultados positivos. Algunas de las siguientes reglas estn basadas en trabajos de Chris Argyris, Don Schon, Roger Fisher, William Ury y Cortland Cammann. Estas reglas son apropiadas para grupos en los cuales todos y cada uno deben brindar soporte a una decisin con el propsito de que sta se implemente efectivamente. 1)TESTEE PRESUNCIONES E INFERENCIAS. Cuando asumimos algo, lo consideramos como verdadero, sin verificarlo. Cuando inferimos algo, sacamos conclusiones acerca de cosas que no sabemos, basados en cosas que sabemos. Testear presunciones e inferencias habilita a la gente a obtener informacin vlida para tomar decisiones libres e informadas.

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2) COMPARTA TODAS LAS INFORMACIONES RELEVANTES 3) ENFQUESE EN LOS INTERESES, NO EN LAS POSICIONES. Para tomar decisiones a las cuales todos nos queramos adherir o sentir comprometidos, el grupo debe encontrar soluciones que satisfagan los intereses individuales de sus miembros sus deseos, necesidades y preocupaciones con respecto a un problema, tarea o asunto. Generalmente, son estos intereses los que llevan a las personas a sostener soluciones o posiciones particulares. 4) SEA ESPECIFICO, USE EJEMPLOS. Los ejemplos especficos usan los comportamientos directamente observables para describir gente, lugares, cosas y eventos. Tales ejemplos generan informacin vlida porque habilitan a la gente a determinar si los datos son confiables. 5) PNGASE DE ACUERDO EN EL SIGNIFICADO DE LAS PALABRAS IMPORTANTES. As sea que estn de acuerdo o no, la misma palabra puede significar diferentes cosas para los miembros del grupo. Por ejemplo, que significa Consenso para ustedes? 6) EXPLIQUE LAS RAZONES DETRAS DE CADA JUICIO, SENTENCIA, DEFINICION, CERTEZA, PREGUNTA Y ACCION QUE USTED REALIZA. La gente debiera decirle a los otros por qu estn haciendo lo que estn haciendo como parte de compartir toda la informacin relevante e identificar los intereses personales. 7) DISIENTA ABIERTAMENTE CON LOS MIEMBROS DEL GRUPO. El disenso abierto es consistente con el valor central de la informacin vlida. Pero la composicin del grupo puede hacer difcil que algunos miembros del grupo muestren ese disenso enriquecedor. 8) FORMULE JUICIOS O SENTENCIAS, PERO INVITE A PREGUNTAS Y COMENTARIOS En otras palabras, la gente debe expresar sus puntos de vista, explicar sus razones, y luego pedirles a los otros que respondan y digan si estn de acuerdo o no. Invitar a los otros a comentar lo que digo, fomenta el desafo por las ideas nuevas. 9) DISEEMOS JUNTOS FORMAS DE TESTEAR DESACUERDOS Y SOLUCIONES. Dos preguntas importantes que la gente se debera preguntar cuando estn verificando un desacuerdo juntos son: "Como podemos los dos tener razn?" "Como podemos, cada uno, ver el problema diferente?". Nos basamos en diferente informacin, diferente experiencia, diferente estudio..., por qu no buscar completar nuestro pensamiento con la informacin que otro nos trae...

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10) DISCUTA ASUNTOS "NO DISCUTIBLES". Por ejemplo, el pobre desempeo de algunos miembros del grupo, la desconfianza entre algunos miembros, o la resistencia de algunos miembros a estar en desacuerdo con los miembros de mayor jerarqua del grupo. 11) MANTENGA LA DISCUSION ENFOCADA 12) ELIMINE DISTRACCIONES O AGRESIONES GRATUITAS. Casi todos en un grupo, hemos sido el "blanco" de agresiones vulgares o gratuitas en algn momento. Gastamos tiempo en pensar las razones de aquel insulto y pergeando ingeniosas maneras de devolverla sutilmente; en otras palabras nos distrae de la tarea que tenemos en comn. No deberamos participar en actividades que distraen al grupo de cumplir su cometido. 13) ESPERAMOS QUE TODO EL GRUPO PARTICIPE DE TODAS LAS FASES DEL PROCESO Esto significa que la participacin de cada uno de los miembros es esencial para que el grupo trabaje efectivamente. SINTASE INVITADO SIEMPRE, NO ESPERE INVITACION FORMAL, USTED ES UNINVITADO PERMANENTE. 14) TOME DECISIONES POR CONSENSO. El consenso es el corazn de las Reglas Bsicas. Cada uno debera estar de acuerdo y brindar soporte a las decisiones del grupo. La toma de decisin por consenso ecualiza la distribucin de poder dentro del grupo. 15) CONDUZCA SESIONES REGULARES DE AUTO-CRITICA Y AUTO-EVALUACION. Esto es la nica manera que nos permite aprender de nuestros errores y aciertos y mejorar continuamente. Antes del cierre de cada reunin el grupo se debera responder a tres preguntas: 1) Qu principio o regla bsica usamos bien? 2) Qu principio o regla bsica debemos mejorar? 3) Qu haremos diferente la prxima vez?

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