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CAPITULO 2

EL BALANCE Y LA CUENTA DE RESULTADOS

1. Introduccin Despus del Captulo 1, en el que presentamos las ideas bsicas y el entorno inmediato de la contabilidad, en el Captulo 2 vamos a entrar ya en materia contable propiamente dicha. El Captulo 2 tiene tres objetivos fundamentales: Definir los conceptos fundamentales: recursos, activo, pasivo, cuentas, Balance, Cuenta de Resultados y sus relaciones. Ver cmo se reflejan en los anteriores conceptos las transacciones que tienen lugar en la vida de las empresas. Definir el beneficio como resultado del proceso contable, y distinguirlo de los puros movimientos de tesorera.

Para ello, empezaremos con las definiciones de recursos, balance, activo y pasivo, a las que trataremos de dar cierto carcter descriptivo. A continuacin, y puesto que los conceptos de activo y pasivo son cruciales, trataremos de visualizar brevemente en qu consisten los activos y pasivos ms usuales; para inmediatamente entrar en el anlisis de las transacciones. El anlisis de las transacciones se llevar a cabo a partir de ejemplos que, para una empresa imaginaria, iremos elaborando. Este anlisis de transacciones no pretende ser exhaustivo (lo que, por otra parte, sera imposible) sino tan slo ilustrar cmo se aplican las ideas bsicas en contabilidad a unos casos concretos, que empezarn siendo simples y se irn complicando conforme vayamos avanzando, tanto en este captulo como en los siguientes. En tercer lugar, explicaremos qu es la Cuenta de Resultados, cmo se estructura, cmo se relaciona con el Balance y en qu se diferencia de la mera cuenta de caja, que registra las entradas y salidas de caja, distinguiendo entre ingresos y cobros y entre gastos y pagos. Para finalizar, se examinar el concepto de beneficio como resultado del proceso contable, tanto a nivel conceptual como a nivel operativo. 2. Recursos econmicos Se suele entender por recursos en poder de una empresa todos aquellos elementos que, para la empresa, tuvieron un cierto costo y tienen para ella, en el momento que se considera, algn valor. Se entiende, por tanto, que debieron tener algn costo, es decir, que no se trata de ningn bien libremente disponible, sino que para su obtencin hubo que sacrificar algn otro recurso; y que debe tener valor para la empresa, es decir, que o bien puede ser cambiado por dinero en metlico o que va a representar un ahorro de dinero en metlico en el futuro. Aunque, con frecuencia, la palabra recursos se asocia a recursos financieros (es decir, en ltima instancia, dinero lquido) el restringir su uso a esa acepcin sera una limitacin excesiva. Por tanto, diremos que las existencias de mercancas en poder de la empresa son recursos, como lo es el dinero lquido, o lo son las instalaciones (edificio, planta, maquinaria, etc.) propiedad de dicha empresa. Tambin son recursos los documentos legales de constitucin de la sociedad, ya que, de acuerdo con la definicin, tuvieron ciertamente un costo y tienen seguramente valor en el caso de que sta est operando con una rentabilidad razonable. En cambio, no se suele hablar de recursos para referirse a algo que la empresa adquiri, pero ya no tiene valor para ella. As, cuando la empresa compra kilowatios-hora (lo que se produce en el mismo momento de usarlos) para iluminar, pongamos por caso, las oficinas o el rea de ventas, el costo de los mismos no se considera un recurso ya que su utilidad y su valor se extinguen en el mismo momento de ser usados. Por supuesto, en la compra de los kilowatios-hora se puede decir que se utilizaron recursos que se consumieron de esta manera.
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El Balance: Activos y Pasivos Los recursos en poder de la empresa en un momento determinado pueden, por supuesto, enumerarse y clasificarse de infinitas maneras. Dos de ellas, sin embargo, son particularmente importantes en la prctica: la clasificacin de los recursos por la forma que tienen en un momento determinado, y la clasificacin de los mismos de acuerdo con su procedencia. Las dos juntas constituyen el Balance de la empresa. El Balance, pues, muestra los recursos de la empresa en un instante determinado. No dice lo que ha ocurrido con los recursos durante un perodo de tiempo, sino cules existen en un momento concreto y de dnde proceden. Y, puesto que los muestra en una doble clasificacin, est dividido en dos partes: Activo y Pasivo. El Activo es la clasificacin de los recursos de la empresa, con respecto a la forma de los mismos, en el momento en que se establece el Balance. Constar, por tanto, de la cantidad de dinero que la empresa tenga en forma lquida, de las deudas que terceras personas tengan con la misma, las existencias de productos que vayan a venderse, usarse o elaborarse por parte de la empresa, las mquinas e instalaciones en poder de la empresa, los edificios y terrenos de su propiedad, etc. El Pasivo es la clasificacin de los recursos de la empresa con respecto a su procedencia. Por supuesto, se refiere al mismo momento que el Activo, y su procedencia puede ser esencialmente de los propietarios de la empresa (Recursos Propios) o de terceras personas (Recursos de Terceros). Los primeros pueden representar aportaciones de capital por parte de los propietarios, o bien recursos ganados por la empresa en su actividad mercantil; mientras que los segundos se pueden dividir arbitrariamente en Recursos de Terceros a Largo Plazo y Recursos de Terceros a Corto Plazo, llamados tambin Pasivo Circulante. Entre el Pasivo Circulante, se encontrarn las deudas a proveedores en el curso normal de los negocios, crditos bancarios de todo tipo, etc. Siendo el Activo y el Pasivo de un Balance dos clasificaciones de los mismos recursos, debern siempre ser exactamente iguales. Por definicin, entonces, tendremos siempre que: ACTIVO = PASIVO Lo que constituye la igualdad fundamental de la contabilidad. El lector no debe dejarse engaar, sin embargo, por la utilizacin equvoca de las palabras, ms frecuente quizs en contabilidad que en otras disciplinas. En concreto, cuando se leen noticias en la prensa sobre quiebras y suspensiones de pagos, es frecuente ver anunciadas dos cifras distintas para el Activo y para el Pasivo de la misma empresa. En tales casos, a lo que realmente se est refiriendo la palabra Pasivo es al Pasivo de Terceros; y la diferencia entre el Activo y ste representa, entonces, los Recursos Propios de la empresa.

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Las cuentas del Balance Cualquiera de las dos maneras de ver los recursos expresada en el Balance (Activo y Pasivo) podra mostrar separadamente, en teora, cada Activo individual (es decir, forma de los recursos) y cada Pasivo individual (es decir, cada origen de los recursos diferente). Una clasificacin, sin embargo, es una manera de agrupar estos activos y distinguir entre grupo y grupo. Entonces, siempre que un determinado tipo de activos sea de caractersticas similares y se agrupen para diferenciarlos de los dems se dir que forman una cuenta. No existe ninguna regla por la cual se determine cundo se debe establecer una cuenta para un grupo de activos y cundo no; la prctica es quien debe determinarlo. As, se puede por ejemplo agrupar a todos los deudores de la empresa bajo una sola cuenta, o pueden separarse en diferentes cuentas: deudores por operaciones de venta (es decir, clientes) por un lado, de los deudores por otras razones por otro. O se podra incluso desglosar algo ms, manteniendo, por ejemplo, cuentas separadas para clientes con distintos plazos de vencimiento (30, 40, y 120 das, por ejemplo). De hecho, como es lgico, se pueden establecer diferentes grados de detalle para diferentes propsitos. A efectos de gestin, por ejemplo, y en el caso de los clientes, es importante mantener una cuenta para cada cliente; pero, como informacin para los accionistas, el resumen (o la agrupacin) de todos los clientes puede ser ms que suficiente. Por ello, se suelen establecer clasificaciones jerrquicas en cuentas y subcuentas que permitan recuperar la informacin que se desee dependiendo del propsito que se persiga. Por supuesto, a qu se le llama cuenta y a qu

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subcuenta tiene un grado de arbitrariedad notable. Sin embargo, a pesar de que no se puedan enunciar reglas generales, para ciertos propsitos (para la memoria anual, por ejemplo,) las cuentas que se explicitan son casi siempre las mismas. Pasamos a comentarlas brevemente, a continuacin. 5. Clases de activos Los diferentes tipos de activos pueden agruparse en las siguientes cuentas resumen: Caja y Bancos, Clientes, Existencias, Pagos anticipados e Inmovilizados, que comprenden Mobiliario, Maquinaria e Instalaciones, Edificios y Terrenos. Veamos cada una de ellas brevemente. 5.1. Caja y Bancos El activo ms lquido que tiene una empresa es el dinero en metlico. Adems, la empresa dispone tambin de dinero en cuentas bancarias, corrientes o de ahorro. Por supuesto, cada uno de estos conceptos forma parte de una cuenta contable distinta; es decir, se llevan registros para cada concepto (dinero en caja y dinero en cada cuenta bancaria). Pero a nivel de resumen (para la memoria anual, por ejemplo) se suelen agrupar todos ellos en una nica cuenta-resumen denominada Caja y Bancos, ya que representan exactamente el mismo tipo de recurso: dinero lquido a disposicin de la empresa. 5.2. Inversiones financieras temporales Con frecuencia, las empresas invierten sus excedentes de caja temporales en valores mobiliarios a corto plazo, o en cuentas bancarias con condiciones especiales. Estos suelen, pues, estar presentes en cualquier Balance inmediatamente al lado de Caja y Bancos. 5.3. Clientes Un uso temporal de los recursos (aunque a veces sea menos temporal de lo deseado) es en Clientes. No siempre las ventas son al contado, sino que, en general, se vende a crdito; y el crdito concedido a los Clientes es una utilizacin de recursos. Como ya se ha dicho anteriormente, se puede incluir a todos los clientes en una cuenta-resumen, o distinguir diferentes clases de clientes, como clientes de diferentes tipos de productos, clientes con distintos vencimientos de pago (la ms frecuente), clientes normales o clientes de dudoso cobro, etc. Los clientes forman parte de un grupo ms general de cuentas de activo, la de los Deudores, es decir, personas fsicas o jurdicas que tienen una deuda con la empresa. Los clientes la tienen por razn de una venta con pago aplazado, pero tambin la pueden tener proveedores por pagos adelantados, trabajadores de la empresa por anticipos sobre sus salarios, etc. Si esta categora de deudores no se ha indicado hasta aqu de manera explcita ha sido porque, en general, los deudores-no clientes son pocos o de poca cuanta. 5.4. Existencias Toda empresa, sea puramente comercial o industrial, que vende bienes fsicos (como opuesta a servicios, que no tienen una entidad fsica) tendr que utilizar recursos en algn momento para comprar (y fabricar, en su caso) los productos que vende. Por tanto, habr casi siempre unas existencias de productos, que podrn ser, como veremos ms adelante, de primeras materias, de productos en curso de fabricacin, o de productos terminados. Adems, puede haber tambin existencias de artculos que no tengan que ver con los productos de la empresa, sino con consumos internos en el proceso productivo o administrativo. Estos incluyen, por ejemplo, lubricantes para produccin, artculos de papelera para administracin, etc. 5.5. Pagos anticipados Con frecuencia se utilizan recursos en la compra de bienes y servicios que no se consumen inmediatamente. Entonces, en el caso de bienes, se lleva una cuenta de existencias; mientras que en el caso de los servicios se suele aadir una cuenta de Pagos anticipados, que tenga en consideracin
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estos recursos utilizados temporalmente en la adquisicin del mismo. Pagos anticipados de este tipo suelen darse en contratos de alquiler, plizas de seguros, contratos de diversos tipos, etc. 5.6. Inmovilizados Los inmovilizados son todos aquellos activos de larga vida, o cuya vida supera por lo menos el ciclo contable normal de un ao. Los hay de diversos tipos, que, brevemente, se pueden resumir as: 5.6.1. 5.6.2. 5.6.3. 5.6.4. 5.6.5. 6.Terrenos, en los que la empresa tiene sus edificios e instalaciones. Los edificios, tanto para albergar instalaciones de produccin como para administracin, comercializacin, etc. Instalaciones de todo tipo. Maquinaria, esencialmente de produccin y, modernamente, de administracin (equipo informtico). Mobiliario (estanteras, muebles de oficina, etc.)

Clases de Pasivos Los pasivos pueden agruparse de la siguiente forma: Proveedores, Otros acreedores, Cuentas a pagar, Prstamos a corto plazo, Crditos a largo plazo y Recursos Propios. 1) Los proveedores son los suministradores de materias primas y otros productos, que ofrecen (o pueden ofrecer) recursos a la empresa (le ceden recursos) sobre la base del pago aplazado de los servicios. Como es lgico, lo que se debe a los proveedores es casi siempre a corto plazo: pero en el tiempo en que se paga una determinada factura pendiente, suele haber ya otras compras realizadas que mantienen el saldo de la cuenta positivo. Otros acreedores pueden ser los proveedores especficos de maquinaria e instalaciones, etc. Suele ser interesante separarlos de los proveedores habituales de operaciones de compra-venta sealados en el apartado anterior. Las cuentas a pagar son las originadas en la actividad normal de la empresa. Por ejemplo, y puesto que no se paga a la mano de obra continuamente, puede haber unos salarios que ya se han utilizado en operaciones de produccin, venta o administracin, pero que no se han hecho efectivos por el momento; o puede haber impuestos por pagar, pendientes de la liquidacin al final del perodo. Asimismo, se pueden incluir aqu los intereses de los crditos que se explican a continuacin. Los prstamos a corto plazo son aquellos recursos que proporcionan las instituciones financieras y que tienen un vencimiento (convencional) inferior a un ao. Los prstamos a largo plazo son aquellos recursos proporcionados en general por las instituciones financieras que deben devolverse en un plazo superior a un ao. A veces se distingue entre prstamos a medio plazo (por ejemplo, a dos aos) y crditos a largo plazo (de tres aos en adelante). Particularmente importantes para las grandes empresas son a este respecto las obligaciones, que son partes de un prstamo a largo plazo (con inters, por supuesto) que en lugar de ser proporcionados nicamente por las instituciones financieras, pueden ser suscritos por el pblico en general. Finalmente, los recursos propios son los aportados por los accionistas de la empresa. Como veremos, pueden tomar la forma de desembolsos de capital (es decir, de aportaciones de los propietarios) o de recursos generados por la propia actividad de la empresa (beneficios) que los propietarios deciden dejar en la misma.

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Anlisis de transacciones Con estos conceptos, podemos entonces ya tratar de ver cmo se confecciona el Balance de una empresa. Para ello, seguiremos los pasos de una empresa que tomaremos como ejemplo desde su

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fundacin a travs de sus actividades normales. Analizaremos cada transaccin que ocurra y veremos el efecto que sta tiene en el Balance. Supongamos, por ejemplo, que Ricardo Uriarte decide establecer una librera (Librera Uriarte) de la que l sera nico propietario. A tal efecto, abre una cuenta en un banco y deposita en ella 5.000.000 de pesetas el da 1 de enero, que son su aportacin al negocio. La cuenta bancaria se considera como propiedad de la empresa (la librera Uriarte) que, a su vez, es propiedad de Ricardo Uriarte. Si entonces delimitamos la librera Uriarte como la entidad a la que vamos a hacer referencia, podemos ya establecer el Balance de la misma el da 2 de enero: ha habido una aportacin de capital por parte del propietario que est bajo la forma de dinero lquido en una cuenta bancaria. Es decir, sera como sigue: Balance al 2 de enero, Librera Uriarte (En miles de pesetas) Activo Caja y Bancos 5.000 Capital Pasivo 5.000

Por supuesto, esto es hasta cierto punto discutible ya que desde un punto vista legal no ha ocurrido absolutamente nada; desde un punto de vista econmico, en cambio s. Estamos, por tanto, describiendo a la vez los acontecimientos econmicos y las intenciones de sus protagonistas. Si entendemos que, razonablemente, Ricardo Uriarte va a utilizar estas 5.000.000 pesetas en la librera y que el separarlos del resto de sus pertenencias abriendo una cuenta bancaria para la librera ha sido el momento (econmico, no legal) de creacin del negocio, el Balance al 2 de enero presentado sera perfectamente vlido. 8. Alquiler adelantado Supongamos que el da 3 de enero alquila un local, del que paga al contado un ao de alquiler, por anticipado, por valor de 1.000.000 pesetas. Cmo cambia este acontecimiento su Balance? En primer lugar, est claro que su dinero lquido en Caja y Bancos disminuir en 1.000.000 pesetas., puesto que esto es lo que paga: pero necesariamente ocurre algo ms, ya que de otro modo el activo (Caja y bancos, 4.000.000) no sumara igual que el pasivo (Capital, 5.000.000). Qu es? Fijmonos en lo que obtiene Uriarte a cambio del milln de pesetas: el derecho a usar durante un ao un local. Si lo usara durante el ao para nada, al final del ao habra perdido dicha cantidad, que sin duda alguna disminuira su capital. Pero antes de que esto ocurra, justo en el momento de pagar el alquiler por anticipado, habr perdido el dinero que est pagando? Claramente no: ha adquirido el derecho a ocupar el local durante un ao, lo cual le va a producir un rendimiento en este perodo de tiempo. Por ello, este alquiler pagado por anticipado debe considerarse un activo (es decir, un uso de recursos), que ir expirando conforme vaya pasando el tiempo de contrato. Por tanto, despus de esta transaccin el Balance de Librera Uriarte al da 4 de enero ser el siguiente: Balance al 4 de enero, Librera Uriarte (En miles de pesetas) Activo Caja y Bancos Pagos anticipados Activo Total 4.000 1.000 5.000 Capital Pasivo total

Pasivo 5.000 5.000

Observemos que el Pasivo total (como el Activo Total) han permanecido iguales en esta transaccin, que ha consistido en la transformacin de un activo en otro.
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Compras Sigamos entonces aadiendo transacciones, y supongamos que el da 5 de enero Ricardo Uriarte compra libros por valor de 10.000.000 pesetas., de los que paga 2.000.000 al contado y los 8.000.000 restantes son a crdito, a pagar el da 1 de julio. Cmo reflejar el Balance este nuevo hecho? De nuevo, el Balance de la empresa despus de esta transaccin viene afectado de manera doble: - Se produce, por un lado, la aparicin de un nuevo activo: las existencias de libros, con un costo de 10.000.000 pesetas. - Se produce, por otro lado: a) la disminucin de un activo (la caja) por la parte del valor de los libros pagada al contado (2.000.000 pesetas), y b) la aparicin de un pasivo de terceros (Proveedores), que aportan recursos a la empresa en la forma de crdito comercial, aumentando el total de recursos disponibles en 8.000.000 de pesetas. Por tanto, el Balance de Librera Uriarte despus de la compra sera el siguiente: Balance al 6 de enero, Librera Uriarte (En miles de pesetas) Pasivo 2.000 10.000 1.000 13.000 Proveedores Capital Pasivo total 8.000 5.000 13.000

Activo Caja y Bancos Existencias Pagos anticipados Activo total 10. Pliza de seguros

Si el 8 de enero Uriarte contrata una pliza de seguros contra incendios por dos aos, por la que paga un total de 500.000 pesetas al contado, ocurrir con dicha pliza algo parecido a lo que ocurra con el alquiler anticipado: se transformar en un activo (otro Pago anticipado); y disminuir la caja por su importe. El Balance despus de esta transaccin, al 9 de enero sera el que sigue: Balance al 9 de enero, Librera Uriarte (En miles de pesetas) Activo Caja y Bancos Existencias (libros) Pagos anticipados (Alquiler) Pagos anticipados (Seguro) Activo total Ventas 1.500 10.000 1.000 500 13.000 Pasivo total 13.000 Pasivo Proveedores Capital 8.000 5.000

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A partir de este momento, la librera empieza con sus actividades normales. Se contrata a un vendedor, por un sueldo de 100.000 pesetas al mes, que se paga a fin de mes, y se venden, durante lo que queda del mes de enero, libros por valor de 1.500.000 pesetas. El costo de los mismos, segn las facturas originales, fue de 1.000.000 pesetas. Cul ser su Balance el da 1 de febrero? Anotemos primero lo ocurrido con las ventas. Dos hechos son claros: las existencias de libros disminuyen en 1.000.000 de pesetas y (si los libros se cobran al contado, como es normal en una tienda de venta al detalle) la caja habr aumentado en 1.500.000, que es el importe de la venta. Pero quedar afectada alguna cuenta ms? Es evidente que s. Si los activos expresan el empleo de los recursos, 1.000.000 de pesetas que estaban empleados antes en existencias lo estarn ahora en dinero lquido en caja, pero, adems, sta habr aumentado en 500.000 pesetas ms. Estas 500.000 pesetas adicionales se han generado en las operaciones del negocio (las ventas), con lo que stas debern incluirse tambin en el Pasivo como un origen de recursos. La librera de Ricardo Uriarte tiene, por el hecho de haber vendido los
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libros a un precio superior a lo que a l le costaron, 500.000 pesetas ms de lo que tena anteriormente, con lo que las cuentas de los recursos que le pertenecen debern mostrar este hecho. Por el momento, y hasta que no introduzcamos los conceptos bsicos relacionados con la Cuenta de Resultados, le llamaremos a este origen de recursos Fondos procedentes de las operaciones y lo aadiremos al Pasivo total. Con ello, el Balance del negocio al 1 de febrero, y antes de tener en cuenta el salario pagado al vendedor, sera el siguiente: Balance al 1 de febrero, Librera Uriarte (En miles de pesetas) Pasivo 3.000 Proveedores 9.000 Capital Operaciones 1.000 500 13.500 Pasivo total

Activo Caja y Bancos Existencias (libros) Pagos anticipados (Alquiler) Pagos anticipados (Seguro) Activo total

8.000 5.000 500

13.500

Si incorporamos ahora a nuestras cuentas la cantidad pagada al vendedor, esta cantidad disminuir obviamente el dinero lquido en caja y bancos. Qu otro efecto tendr sin embargo? Lo veremos claro si consideramos que, de los fondos procedentes de las operaciones (el margen de las ventas) hay que restar esta cantidad, que fue necesaria para que las operaciones se produjeran. Las ventas generan unos recursos brutos de 500.000 pesetas.; pero a stas hay que deducirles recursos que fue necesario utilizar para obtenerlas: el salario del vendedor. Con ello el Balance al 1 de febrero sera el que sigue: Balance al 1 de febrero, Librera Uriarte (En miles de pesetas) Pasivo 2.900 Proveedores 9.000 Capital Operaciones 1.000 500 13.400 Pasivo total

Activo Caja y Bancos Existencias Pagos anticipados (Alquiler) Pagos anticipados (Seguro) Activo total

8.000 5.000 400

13.400

De la misma manera podramos ir incorporando al Balance de la empresa todos los posibles acontecimientos que se fueran produciendo. Para cada uno de ellos, basta con considerar qu recursos se ven alterados (por el lado del activo) y de dnde salen o a dnde van a parar estos recursos (por el lado del pasivo), con lo que tendramos permanentemente un estado de situacin financiera (Balance) que se ira actualizando. Es obvio, sin embargo, que en la realidad no es prctico hacerlo tal como se ha ido haciendo hasta aqu: en captulos sucesivos explicaremos los procedimientos y tcnicas habituales al respecto. Adems, en la explicacin anterior, hemos incurrido en algunas simplificaciones. As, sera normal que, adems del sueldo del vendedor, la librera tuviera otros gastos (por ejemplo, limpieza, luz, agua, telfono, etc.), que utilizara recursos para comprar instalaciones y mobiliario y que tuviera gastos de arranque del negocio. Todas estas cosas, sin embargo, se acomodarn perfectamente en el esquema descrito algo ms adelante. Por otra parte, y en lo que afecta a las ventas, es evidente que en la prctica no se presentan todas ellas de golpe, sino que van ocurriendo diariamente; y que, por tanto, se deberan ir anotando una a una; lo cual no es tampoco ningn problema, excepto en que esto puede tener consecuencias para la manera de manejar las cuentas diariamente, como veremos tambin ms adelante. Quizs tenga ms importancia, sin embargo, otra simplificacin que hemos introducido hasta el momento: en el Balance al 1 de febrero no hemos tenido en cuenta para nada el hecho de que, de los pagos anticipados (alquiler y seguro), una parte ha expirado ya: la que corresponda al mes de enero. Aunque no es difcil tenerla en cuenta de una manera explcita para el Balance al 1 de febrero,
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el lector puede permitirnos la pequea licencia de dejarlo as por el momento hasta que veamos el resto de transacciones del ao y lo tengamos en cuenta para el Balance al 31 de diciembre. 12. Recopilacin Repasemos brevemente con el lector lo que hemos realizado hasta el momento: - Expusimos al principio las definiciones bsicas de recursos, activo y pasivo. - Vimos qu tipo de recursos estn normalmente comprendidos tanto en el activo como en el pasivo de la empresa. - Vimos cmo cada acontecimiento en la vida de la empresa poda traducirse al Balance de manera prcticamente automtica. Estos conceptos y procedimientos forman la base de lo que es en la prctica la contabilidad, aunque a nivel rudimentario. Para dar un paso ms en la direccin de acercarnos a la realidad, podemos resumir las transacciones y sus anotaciones en el Cuadro 2.1, donde vemos la evolucin de cada una de las cuentas segn las transacciones ocurridas. CUADRO 2.1 Evolucin de las cuentas hasta el 1 de febrero (En miles de pesetas)
(1) Aportacin de capital Caja y bancos Existencias Pagos anticipados (alquiler) Pagos anticipados (seguros) +1.000 +500 +5.000 (2) Pago de alquiler -1.000 (3) Compra de libros -2.000 +10.000 (4) Pago del seguro -500 (5) Ventas +1.500 -1.000 (6) Pago de Salarios -100

Saldo Al 1 feb. 2.900 9.000 1.000 500

Proveedores Capital De operaciones +5.000

+8.000

8.000 5.000 +500 -100 400

En dicho cuadro se pone de manifiesto la evolucin de cada una de las cuentas independientemente de (aunque en relacin con) las dems. Esto es ms cercano a la realidad en el sentido de que, como veremos en el prximo captulo, lo que se hace en contabilidad es llevar esta evolucin en registros para cada cuenta en la que se van anotando las transacciones que le afectan. Por el momento sin embargo, vamos a continuar nuestra introduccin a la contabilidad viendo el efecto que tienen sobre el Balance nuevas transacciones. 13. Prstamos e intereses. Ventas a crdito. Ajustes de fin de ao. Otros gastos Para seguir, pues, supongamos ahora que en la librera Uriarte tienen lugar los siguientes acontecimientos durante el resto del ao y que se numeran correlativamente a los acontecimientos resumidos en el Cuadro 2.1. 7) 8) 9) El da 1 de mayo paga los libros comprados a crdito. Previendo este pago, Uriarte haba concertado un crdito bancario, por valor de 6.000.000 pesetas, a un inters del 15 por ciento anual y a devolver en el plazo de un ao. Los intereses se pagaran el 1 de enero y el 30 de junio del ao siguiente. Durante los meses entre febrero y diciembre, compra libros a crdito por valor de 14.000.000 pesetas, de los que paga en diferentes plazos 10.000.000, quedando pendiente a final de ao por tanto 4.000.000 pesetas.
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10) Durante los mismos meses vende al contado por valor de 22.500.000 pesetas. Los libros vendidos por este valor haban costado originalmente 15.000.000 pesetas. 11) Asimismo, Uriarte establece un sistema de crdito para clientes asiduos. Por este sistema, vende 500.000 pesetas ms de libros, de las que cobra 300.000 pesetas, quedando por tanto pendientes a final de ao 200.000. Los libros vendidos por este procedimiento haban costado originalmente 350.000 pesetas. 12) Uriarte paga al vendedor un salario total de 600.000 pesetas en lo que queda del ao. 13) Tiene adems otros gastos de luz, agua, telfono y limpieza por valor de 200.000 pesetas, pagadas al contado. 14) Al final del ao, Ricardo Uriarte retira a cuenta de beneficios 1.000.000 pesetas para su propio uso. Veamos cmo afectan estas transacciones al Balance (ver Cuadro 2.2). Para mayor comodidad, utilizaremos el formato del Cuadro 2.1 y comentaremos las anotaciones realizadas en aqul a partir de ste, a continuacin. La mayor parte de las anotaciones son idnticas a las ya realizadas anteriormente, o bien es fcil analizarlas de manera similar. En concreto, podemos ver que: Las transacciones 7, 9, 10 y 12 no son ms que calcadas de las ya efectuadas anteriormente. La transaccin 8 es la concesin de un crdito bancario: aumenta el dinero lquido disponible y crea un origen de recursos (pasivo) por el mismo valor. La transaccin 11 es una venta en parte como las ya estudiadas. La nica diferencia est en que se trata de una venta a crdito, que no aumenta, por tanto, la caja, sino otro activo (que denominaremos Clientes), y que representa las deudas de stos para con la empresa. La transaccin 13 es en todo similar a la 12: tambin se incurre en unos gastos que fueron imprescindibles para que pudieran tener lugar las operaciones; stos, por tanto, disminuyen el dinero en caja y, a la vez, los fondos procedentes de las operaciones. La transaccin 14 es un retiro de fondos por parte de Uriarte.

Las anotaciones de la columna 15, sin embargo, son algo distintas y merecen un comentario ms extenso. Observar el lector que en una sola columna hay en realidad tres anotaciones distintas: La que corresponde a los intereses que se adeudan a final del ao (450). La que corresponde a la expiracin del alquiler (1.000). La que corresponde a la expiracin de la parte correspondiente del seguro (250).

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CUADRO 2.2. Evolucin de las cuentas febrero-diciembre (En miles de pesetas) (7) Pago -8.000 (8) Crdito bancario +6.000 (9) Compras -10.000 (10) Ventas contado +22.500 (11) Ventas crdito +300 +200 +14.000 -15.000 -350 -1.000 -250 (12) Salarios -600 (13) Gastos -200 (14) Retiro Fondos -1.000 (15) Ajustes

Saldo 1 feb. Caja y bancos Clientes Existencias Pagos anticipados (alquiler) Pagos anticipados (seguros) 2.900 --9.000 1.000 500

Saldo 31-XII 11.900 200 7.650 --250

Proveedores Prstamo bancario Capital De operaciones

8.000 --5.000 400

-8.000 +6.000

+4.000 +450

4.000 6.450 5.000 +7.500 +150 -600 -200 -1.000 -1.000 -250 -450 4.550

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Estas tres anotaciones tienen todas ellas una cosa en comn: no las ha generado ninguna transaccin exterior y verificable, sino que son el resultado de las condiciones expuestas en transacciones anteriores. As, y en primer lugar, a finales de ao la empresa debe al Banco los intereses de 6 meses, aunque no se haya pagado ni un cntimo de los mismos; y este hecho deber tener un reconocimiento contable. Entonces, por una parte, los intereses aumentan la deuda que la empresa tiene con el Banco, con lo que aumentan la cuenta pendiente con l: al no exigir ste el pago de los intereses continuamente (a lo que tericamente podra tener derecho) es como si nos proporcionara un crdito adicional por el valor de los intereses ya generados y pendientes de pago. Adems, los intereses disminuirn los fondos procedentes de las operaciones, ya que, al igual que ocurra con los salarios y con otros gastos, son unos gastos en los que tuvo que incurrirse para poder realizar las ventas (si no, la empresa no habra podido hacer frente a sus obligaciones)1. En segundo lugar, una anotacin de distinto tipo expresa la expiracin del alquiler. Es esto tambin la simple consecuencia de la transaccin original: se pag, en su momento, una cantidad que se convirti en un activo; pero, al final del ao, no puede ser ya un activo porque no tiene valor alguno. En este momento, entonces, parece que lo lgico es que lo borremos del activo, a la vez que lo deducimos de los fondos generados por las operaciones, ya que el alquiler fue tambin un gasto en el que se hubo de incurrir para obtener dichos fondos. De ah las dos anotaciones en la columna 15. Finalmente, la anotacin que corresponde a la cancelacin del seguro se efecta por razones idnticas a la anterior, pero slo por la parte que ha expirado. Como la pliza tena su validez de dos aos, quedar todava al final del ao la mitad de su costo como activo; y la otra mitad se habr deducido de los fondos aportados por las operaciones. Como el lector podr fcilmente comprender, estas tres anotaciones, que no han sido generadas en lo inmediato por ninguna transaccin real, sino por el continuo paso del tiempo, podran no hacerse el da de fin de ao nicamente. En teora, deberamos en realidad anotarlas continuamente, ya que a cada instante hay unos intereses que se generan, un alquiler del que se disfruta y un seguro que se utiliza. Pero el ir anotando constantemente (quizs da a da) estos acontecimientos sera, como es fcil de comprender, poco prctico; razn por la cual se dejan con frecuencia para final del ao (tal como hemos hecho en el ejemplo) y en aquel momento se ponen al da (se ajustan) las cuentas afectadas. Por esta razn, no quisimos entrar en discutir esta cuestin cuando establecimos la contabilidad del primer mes de vida de la librera Uriarte. Para terminar, entonces, con los datos del ejemplo, no tenemos ms que sumar horizontalmente las anotaciones en cada cuenta para obtener el saldo de todas ellas y componer, por tanto, el Balance al 31 de diciembre de la Librera, que se da a continuacin.

Balance al 31 de diciembre, Librera Uriarte (En miles de pesetas) Activo Caja y Bancos Clientes Existencias Pagos anticipados Activo total
14. La Cuenta de Resultados El Balance anterior al 31 de diciembre de la Librera Uriarte inclua la partida de pasivo que hemos denominado fondos procedentes de las operaciones. El saldo de esta cuenta, a final del ao representar entonces los recursos que se originaron en las operaciones de compra-venta de la empresa; es decir, aquellos recursos que, siendo propiedad de R. Uriarte, no han sido desembolsados por l (ni, por ningn deudor). A la parte de estos recursos que se ha generado en un cierto perodo de tiempo se le llama beneficio de dicho perodo de tiempo. En el ejemplo anterior, los 4.550.000 pesetas que son el saldo de la cuenta a final del ao, son tambin el beneficio de este ao, ya que es ste el nico ao de vida de la empresa.
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Pasivo 11.900 200 7.650 250 20.000 Proveedores Prstamo bancario Capital De operaciones De Operaciones 4.000 6.450 5.000 4.550 20.000

Esto es, en cierto modo, una simplificacin. Probablemente, en la prctica, distinguiramos entre la cuenta "Prstamo bancario", y la de "Intereses a pagar", en la que iramos acumulando los intereses generados y no pagados, en lugar de acumular ambas cosas en una sola cuenta.

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El concepto de beneficio (o prdida, si es negativo), pues, se relaciona con el perodo de tiempo en el que se obtiene. As podemos hablar del beneficio obtenido en el perodo entre 1980 y 1985, del beneficio de 1985, del beneficio de enero de 1985, o incluso del beneficio del 22 de enero de 1985 (aunque esto ltimo carecera, probablemente, de sentido, por problemas de medida); pero no del beneficio del instante en el que se calcula. En contraste, las magnitudes del Balance eran, como se recordar, un saldo instantneo, lo que haba en una cuenta en un momento determinado. Se puede hablar de cunto hay en caja en un momento determinado (magnitud del Balance), pero no de cunto dinero ha ingresado en caja en este instante, ya que la respuesta sera nada. En cambio, hablar de cunto dinero ha entrado o salido de caja durante las ltimas 24 horas, o durante el mes de febrero, adquiere un sentido pleno. La explicacin numrica de cmo se ha obtenido el beneficio (o, dicho de otra forma, la explicacin del aumento de los recursos propios) en un perodo de tiempo constituye la Cuenta de Resultados de este perodo. Si pensamos en los datos del ejemplo, y tratamos de establecer la Cuenta de Resultados de la Librera Uriarte en su primer ao de vida, veremos repasando la historia cmo el beneficio se gener de la manera siguiente: - Se ingresaron recursos mediante las ventas. - Se consumieron recursos en las propias ventas (las existencias vendidas). - Se consumieron recursos en actividades complementarias. Si explicamos estos acontecimientos numricamente tendramos:

Cuenta de Resultados, Librera Uriarte (Cifras en miles de pesetas) Ventas al contado Ventas a crdito Total Costo de las mercancas vendidas: Al contado A crdito Total Margen Bruto Otros gastos: Salarios Luz, etc. Alquiler Seguro Intereses Total Beneficio Beneficio retirado por el propietario Beneficio retenido en la empresa 700 200 1.000 250 450 2.600 5.550 1.000 4.550 16.000 350 16.350 8.150 24.000 500

24.500

Los datos para preparar esta Cuenta de Resultados salen trivialmente del Cuadro 2.2; pero, como veremos en el siguiente captulo, hay que tomar ciertas precauciones (una cuenta separada para cada concepto que se quiera expresar en la Cuenta de Resultados) para que, en la prctica, sea fcil su obtencin. Los tres ltimos renglones de la Cuenta de Resultados merecen alguna explicacin. Efectivamente, los fondos (o recursos) generados por las operaciones fueron 5.550.000 pesetas; pero, como el propietario retir para sus propios fines 1.000.000 pesetas, los beneficios que quedan al final del ao son los beneficios totales menos las retiradas de fondos por parte del propietario. Los recursos que se quedan en la empresa a partir de este procedimiento se suelen llamar beneficios retenidos (o, tambin, reservas ganadas), y se puede decir que son una inversin en la misma efectuada implcitamente por el propietario a base de no retirar los beneficios que poda haber retirado. En el caso del ejemplo, y puesto que el propietario es nico, la distincin entre lo que invirti explcitamente (capital) y lo que invirti implcitamente (beneficios no distribuidos) es poco relevante: el
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propietario puede retirar ms fondos o invertir cantidades adicionales cuando quiera. Por esta razn, no es infrecuente que para un propietario nico no se distinga entre los dos conceptos, y los beneficios que se vayan produciendo se acumulen directamente al capital. En cambio, cuando se trate por ejemplo de sociedades annimas, la distincin se hace algo ms importante: una cosa es el valor nominal de las acciones, que se suele acumular en la cuenta de Capital; otra es lo que el accionista realmente paga por ellas cuando se emiten (que puede ser ms o menos que el valor nominal) y una tercera son los recursos originados en la explotacin de la empresa que no se distribuyen a los accionistas. En este caso, estos ltimos recursos se van acumulando en la cuenta Beneficios retenidos o Reservas ganadas, cuyo saldo ser, pues, la suma de los beneficios no distribuidos de la empresa desde el momento de su fundacin hasta el momento del cierre del Balance. El epteto ganadas se incluye para diferenciarlas de las Reservas aportadas, que seran la diferencia entre lo realmente pagado por los accionistas y el valor nominal de las acciones.2 La palabra reservas aplicada a los beneficios retenidos induce algunas veces a confusin, puesto que el lego en estas materias puede interpretar que reservas son una cierta cantidad de dinero en metlico que est ah disponible por si son necesarias. Nada ms lejos de la realidad: lo que se acaba de decir corresponde precisamente a la definicin de la cuenta de Caja y Bancos, una cuenta de activo; mientras que el concepto de beneficios retenidos es de pasivo, lo que significa que indica nicamente cul fue el origen de unos recursos hoy en poder de la empresa, tengan la forma que tengan en el momento de establecer el balance. 15. Ingresos y cobros; gastos y pagos El beneficio tal como se ha estudiado en las pginas anteriores, se deduca de las anotaciones que representaban un aumento (o disminucin) de los recursos propios de la empresa. Operativamente, se puede calcular, para el perodo que sea, como diferencia entre ingresos del perodo y los gastos que fueron necesarios para conseguir estos ingresos. Es decir: Beneficio del perodo = Ingresos del perodo - Gastos del perodo Ingresos de un perodo sern entonces los aumentos brutos de los recursos propios originados en las operaciones de la empresa. Esencialmente, se trata de las ventas de los bienes y servicios que la empresa suministra a sus clientes. Gastos de un perodo son aquellas disminuciones de los recursos propios originados en la produccin de los ingresos. Observar el lector que las definiciones son hasta cierto punto circulares. La verdad es que de momento no podemos ser ms precisos: para cada transaccin, hay que ver si afecta a los recursos propios o no (es decir, si se trata simplemente de un trasvase de recursos de una cuenta a otra, o si, por el contrario, aquella transaccin hace que el propietario (o propietarios) de la empresa hayan aumentado o disminuido sus recursos. Tarea que puede no ser nada fcil, como veremos, en muchos casos, y que provoca la mayor parte de las controversias y polmicas con respecto a temas contables. Lo que es importante es diferenciar el concepto de ingreso del cobro. Cobro es el acto de recibir dinero a cambio de un bien o servicio que quien cobra ofrece a la otra parte (la que paga). El bien o el servicio puede darse a cambio antes, despus o simultneamente al acto del cobro; y, normalmente, por una cantidad a cobrar preestablecida. As, cuando una empresa vende sus mercancas, es frecuente que no las cobre en el mismo momento de la entrega, sino en general ms tarde. Entonces, la empresa vendedora entrega una mercanca a cambio de una promesa de pago por parte del comprador, que normalmente se transforma en efectivo ms tarde. Ahora bien, normalmente, en el momento en que el vendedor entrega la mercanca al comprador se considera que ha habido un ingreso para el primero (es decir, han aumentado sus recursos propios), tanto si cobra inmediatamente como si no. Si, el cobro y el ingreso tienen lugar simultneamente; si no, primero se reconoce un ingreso (a la venta) y despus un cobro. Por supuesto, en el mismo momento en que se produce un ingreso se produce a la vez un gasto: el que antes, en la Cuenta de Resultados, hemos denominado costo de las mercancas vendidas, y que consiste en lo que originalmente le cost al vendedor el producto vendido; y que, probablemente, se ha pagado con anterioridad. Un pago es lo contrario de un cobro, y su relacin con el gasto es la paralela de la del cobro con el ingreso. As, por ejemplo, si R. Uriarte compra libros al contado para venderlos despus, efecta un pago, pero no tiene ningn gasto: sus recursos propios permanecen constantes, ya que, simplemente, transforma dinero en Caja de Existencias de productos. Cuando los vende, en cambio, tiene un gasto en el costo de las
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En el Captulo 10 se estudian en detalle las transacciones relacionadas con Recursos propios. Remitimos al lector interesado a este captulo.

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mercancas vendidas (a la vez que un ingreso, en la cifra de ventas); pero no tiene ningn pago (en circunstancias normales). De la misma manera, en la Librera Uriarte hemos considerado un gasto los intereses devengados durante el perodo; que, en cambio, no se han pagado. Es normal que as sea; los intereses son el costo de poder funcionar financieramente durante el ao, y, por tanto, deben deducirse de los ingresos del mismo: en cambio, cuando se paguen, al ao siguiente, no sern un gasto, sino simplemente un pago. En otras palabras, cuando se recibe un crdito bancario, hay un cobro (del dinero recibido), pero este acto no produce (ni producir) ningn ingreso: producir un gasto (los intereses), que en su momento se debern pagar, y un pago al final (la devolucin del prstamo) que no tiene que ver con ningn gasto. La diferencia entre los cobros y los pagos de un perodo es el aumento (o la disminucin, si es negativa) del saldo de la cuenta de Caja y Bancos a lo largo del perodo; en cambio, la diferencia entre los ingresos y los gastos es el beneficio, que es un concepto econmico distinto del puramente financiero de la caja. Podemos decir que, adems de la contabilidad de caja basada en los cobros y pagos, existe otra contabilidad, basada en el principio del devengo, cuyo objetivo es el clculo del beneficio. 16. El concepto de beneficio El beneficio, que es uno de los motores (por no decir el motor) de las economas de mercado, y, por tanto, centro de atencin de muchas personas (accionistas, crditos, gobierno, etc.) es, en cambio, difcil de definir y ms difcil todava de medir. Segn una definicin famosa3, la renta de una persona durante una semana es lo que esta persona puede gastar durante la semana, y tener, al final de ella, la misma riqueza que al principio. Aplicado a las empresas esto podra significar que el beneficio es la cantidad que la empresa puede repartir como dividendos durante el perodo y estar, al final del perodo, igual que estaba al principio. Aunque el concepto es claro, ya puede el lector adivinar que su puesta en prctica va a ocasionar controversias, ya que ser difcil ponerse de acuerdo sobre qu significa estar al final del perodo igual que al principio. De hecho, como veremos en otro lugar4, en situaciones de cambios de precios en general, y de inflacin en particular, hay diferentes formas de interpretar el significado de la citada expresin, y cada una de ellas implica un mtodo de clculo distinto, e incompatible con el otro. En general, en la contabilidad al costo histrico, que es la contabilidad clsica, o convencional, se puede definir como beneficio el exceso de recursos propios al final de un perodo sobre los que haba al principio, lo que coincide con el concepto que se ha venido manejando hasta aqu. De acuerdo con las convenciones contables, todos los activos se valoran a su costo de adquisicin de modo que los recursos propios seran la diferencia entre el costo histrico de los recursos existentes en la empresa y los recursos de terceros empleados para adquirirlos; y el beneficio, por tanto, ser lo que se puede repartir en dividendos manteniendo la inversin de los accionistas, al costo histrico. De una manera operativa, lo definamos como la diferencia entre ingresos y gastos, lo que es equivalente a decir la diferencia entre lo que recibe la empresa por sus productos y lo que le cost a ella fabricarlos, venderlos, financiarlos y administrarlos. Por tanto, reconoceremos un beneficio cuando vendamos por 100 algo cuyo costo de fabricacin fuera inferior (por ejemplo, 80); y rebajremos esta cifra de beneficio al reconocer un gasto adicional en el que se tuvo que incurrir para poder producir y/o distribuir el producto o, sencillamente, existir como empresa. 17. Resumen del captulo Este ha sido el captulo inicial en la descripcin y exposicin de la teora y la realidad contable. Tal como decamos al iniciarlo, se cubren en l tres objetivos: - Proporcionar las definiciones bsicas de los trminos contables fundamentales. - Iniciar el anlisis de transacciones. - Estudiar el concepto de beneficio y ver los fundamentos de la contabilidad basada en el devengo. En los dos captulos que siguen, continuaremos en nuestro primer tour d'horizon sobre contabilidad. Introduciremos ya los mecanismos concretos con los que se ha funcionado tradicionalmente, y aadiremos algn tipo de anotaciones como por ejemplo, las de amortizaciones, que hemos ignorado hasta ahora. Posteriormente, insistiremos en los fundamentos y prcticas usadas en la contabilidad basada en el principio del devengo.
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Ver John Hicks, "Value and Capital", Oxford U.P., pg. 172 Ver Volumen II de esta serie, 2a. parte, Contabilidad e inflacin.

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Nota tcnica tomada del libro Introduccin a la Contabilidad, Captulo 2, de Joseph Rossanas. Para uso exclusivo de CAME. Lima-Per Prohibida su reproduccin total o parcial. Derechos reservados. Febrero de 2006. http//: www.came.edu.pe e-mail: came@came.edu.pe

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