PROCEDIMIENTO AUTOR: Asistente SIG VERSIN: 00

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1.0 Propsito: Establecer, documentar, controlar y mantener la Base Documentaria del Sistema Integrado de Gestin de acuerdo a los requisitos de las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004,OHSAS 18001:2007. 2.0 Alcance: Se aplica a toda la Base Documentaria del Sistema Integrado de Gestin. 3.0 Responsabilidades: 3.1 La Jefatura SIG es responsable de administrar los documentos del Sistema Integrado de Gestin. 3.2 El rea de Sistemas es responsable de mantener el backup de la informacin relacionada al Sistema Integrado de Gestin. 3.3 El SIG, RED, Gerente y Jefes de rea son responsables de elaborar, revisar, actualizar y aprobar los documentos; Asimismo, son responsables de informar al rea SIG la actualizacin de los documentos, esto con la finalidad de ver que otros procedimientos no se vean afectados con ello. 3.4 El Gerentes y Jefes responsables de proceso o de rea son responsables de asegurar el control de la documentacin del SIG, as como de asegurar que su personal aplique los documentos vigentes del sistema en sus actividades. 4.0 Definiciones: 4.1 DATOS: Toda la informacin que se almacena en un medio electrnico (computadoras personales, disco duro del Servidor .). 4.2 DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte. Ejemplos: manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, normas, etc. 4.3 SIG: Sistema Integrado de Gestin. 4.4 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 4.5 BACKUP O COPIA DE SEGURIDAD/RESPALDO: Copia de un archivo realizada en un formato seguro, que puede ser utilizada en caso que el original est perdido o daado. 4.6 S/C:Documento Sin. Cdigo. 4.7 RED: Representante de la Direccin. 4.8 DOCUMENTO EXTERNO: Normas u otros documentos emitidos por organizaciones externas que son utilizados por la empresa. Ejemplo: Requisitos legales y otros que la organizacin suscriba. 4.9 COPIA DURA: Documento Impreso 4.10 VERSIN: Estado en el que se encuentra los documentos en un momento dado de su desarrollo o modificacin 5.0 Procedimiento: 5.1 ESTRUCTURA DOCUMENTARIA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION:

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Poltica Manual SIG Normas Caracterizacin de Proceso MOF Procedimientos Programas,Planes Documentos Externos Instrucciones de Trabajo Otros documentos
Registros, formularios, archivos, entre otros

5.2 DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION: Los documentos que integran el Sistema Integrado de Gestin de BIOSOLUCIONES S.A son los que se detallan en la pirmide. Manual del Sistema Integrado de Gestin: Describe todo el Sistema de Gestin de la Calidad, Sistema de Gestin Ambiental y Gestin de Seguridad & Salud Ocupacional. En este manual se encuentra establecida la visin, misin, poltica y compromisos de la empresa, as como la descripcin de los servicios que presta y los enlaces con los procedimientos, instrucciones de trabajo, formularios del SIG, as como las exclusiones. Caracterizacin de Procesos: Caractersticas de cada proceso, entradas, salidas, responsables, indicadores, recursos Manual de Organizacin de Funciones (MOF): Detalla el perfil y funciones del puesto. Procedimientos: Describen las actividades que debe realizar el usuario para llegar a un propsito o lograr los objetivos planteados y sealan los medios para registrar los resultados de estas actividades. Programas: Instrumentos o documentos normativos de planeacin cuya finalidad es detallar los planteamientos y orientaciones generales para alcanzar una o varias metas con recursos previamente determinados.

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Planes: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias en tiempo y espacio, as como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarn para llegar a los fines deseados. Documentos Externos: Normas o documentos que no son propiedad de la empresa y que la organizacin determina como necesarias para la planificacin y operacin de las actividades de la organizacin y del Sistema Integrado de Gestin. Instrucciones de Trabajo: Documentos que detallan paso a paso las actividades. Otros documentos: Formularios/Formatos de Control: Formatos donde se registra la informacin necesaria para poder verificar la conformidad de los servicios. 5.3 IDENTIFICACION Y CODIFICACIN DE DOCUMENTOS Los documentos del SIG tendrn una estructura uniforme y debern considerar en su presentacin una clara identificacin del nombre . El documento se identifica indicando el tipo de documento, seguido del rea o proceso al cual pertenece, seguido de un guin y un nmero correlativo de 4 dgitos, con excepcin del manual SIG que slo lleva el tipo de documento y rea a la que pertenece y no se considera numeracin por ser nico. Ejemplos: PSC-0001: Procedimiento del Sistema de Gestin de Calidad 0001
MSIG: Manual del Sistema Integrado de Gestin

. Estos cdigos son:

M NORM PROG PLAN POL CP P IT F FT MAP MOF S/C SIG SC SA SS GG: : Manual : Normas : Programas : Planes : Poltica : Caracterizacin de Proceso : Procedimiento. : Instructivo : Formulario o formato. : Ficha Tcnica. : Mapa. : Manual de Organizacin y Funciones. : Documento sin cdigo : Sistema Integrado de Gestin : Sistema de Gestin de Calidad. : Sistema de Gestin Ambiental : Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional :Gerencia General.

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OP : Operaciones RR.HH : Recursos Humanos. Adicional a la identificacin del documento se debe identificar el de nmero de versin, fecha de aprobacin y el nombre de las personas que los han elaborado (autor), revisado y aprobado. Los documentos que no aplican la codificacin del Sistema Documentario pero son empleados por el Sistema se registraran en las respectivas listas maestras de documentos como S/C (documento sin cdigo). Los documentos entregados por el cliente o entidades, para ser utilizadas por la empresa mantienen su nombre y cdigo de origen y se consideran como documentos externos controlados por el Sistema Integrado de Gestin.

5.4 ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE DOCUMENTOS Para la elaboracin, revisin y aprobacin siguen la siguiente secuencia:
Tipo de Documento Manual SIG Poltica Procedimiento requerido por Norma Procedimiento Operativo /MOF/Programas/ Instructivo / Formulario o formato / Otros documentos Elabora Asistente SIG / Jefe SIG Asistente SIG/Jefe SIG Dueo de Proceso Revisa Jefe SIG Gerente General Jefe SIG Aprueba Gerente General

Jefe SIG

Jefe SIG/Representante de la Direccin Gerente o Jefe de rea

La aprobacin de los documentos del SIG se realizar va correo electrnico u otro medio establecido por la organizacin y esta aprobacin se da en diferentes niveles de la empresa de acuerdo al tipo, al alcance del documento y al nivel de uso como indica el cuadro. Los documentos sern revisados por lo menos una vez al ao y modificados de ser necesario, por los responsables de los procesos o reas relacionados a los mismos, siempre que se modifiquen los documentos sern revisados por el SIG. y aprobados por el jefe o gerente. Cada vez que existan cambios en los documentos se identificar claramente cuales han sido colocando la letra en negrita y subrayados, mantenindose as, hasta la siguiente revisin. Los motivos del cambio se registran y aparecen en el Control de cambio de cada documento. Todos los cambios sern comunicados y remitidos a la Jefatura SIG quien se asegurar de publicar el nuevo texto del documento en el sistema documentario. En el caso de Documentos Externos controlados sean modificados o derogados y cuando se aprueben e incorporen nuevos documentos externos al SIG, la

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Jefatura SIG se encargar de proporcionar a los usuarios relacionados una versin actualizada de los referidos documentos. Para asegurar la vigencia de los documentos se podrn utilizar los siguiente medios: Solicitar el servicio de informacin de actualizacin de tales normas a Entidades o Empresas especializadas. Realizar consultas por escrito o va Internet sobre la informacin requerida. Suscribirse a Revistas y/o Diarios Oficiales o Especializados 5.5 CONTROL DEL ALMACENAMIENTO Y DIFUSIN DE DOCUMENTOS Los documentos del SIG despus de ser aprobados son ingresados por el personal del SIG al servidor en las carpetas destinadas al SIG y cada dueo de proceso para usuarios en la sede y puntos externos cuando se requiera. El control de los documentos del sistema documentario lo realiza la Jefatura SIG El control de los Documentos Externos se realiza mediante el formato de la Lista Maestra de Documentos Externos. La Jefatura SIG es encargada de comunicar a los responsables de proceso o rea los cambios, inclusiones u otros mediante la va ms adecuada a la operacin. Para la difusin de los documentos se notifica a todos los usuarios va e-mail la publicacin de una nueva versin y los responsables de proceso o rea se encargarn de informar a su personal sobre los prrafos que se hayan modificado o eliminado del documento, procediendo de esta manera a la implementacin del mismo. 5.6 DISTRIBUCION, DISPONIBILIDAD Y/O ACCESO: La distribucin de los documentos del SIG se realiza de manera sistemtica en las carpetas destinadas al SIG y a los dueos de proceso de BIOSOLUCIONES S.A. Aquellos trabajadores que no cuentan con una computadora o no tienen acceso al sistema documentario podrn contar con una copia impresa (copia dura) de los documentos del sistema emitida y controlada de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. 5.6.1 COPIAS CONTROLADAS Y NO CONTROLADAS: 5.6.1.1 Por seguridad y control de la documentacin que se encuentra en el sistema, los documentos contendrn un pie de pagina el cual dice: SI EL PRESENTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA FUERA DEL SISTEMA O IMPRESO ES CONSIDERADO COPIA NO CONTROLADA. Esto significar

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que dicho documento no tendr valor oficial para los usos y alcance del SIG al constituir COPIA NO CONTROLADA. Se otorgarn copias no controladas a personas que no pertenecen a la empresa. Ejemplo: Clientes, proveedores, autoridades, etc. 5.6.1.2 La Jefatura SIG y el usuario a quien sta otorgue dichas facultades podrn emitir Copias No Controladas de los documentos del SIG. Para fines de capacitacin, sensibilizacin u otro motivo similar, previa coordinacin con la Jefatura SIG. 5.6.1.3 Las COPIAS CONTROLADAS llevarn un nmero correlativo de ejemplar en color rojo, para facilitar su identificacin. Lo que en el caso de las copias impresas directamente de las carpetas pblicas dejar sin efecto la leyenda de seguridad SI EL PRESENTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA FUERA DEL SISTEMA O IMPRESO ES CONSIDERADO COPIA NO CONTROLADA. aplicado a dicho documento. Es decir, la copia numerada al ser controlada tendr validez dentro del SIG. 5.6.1.4 Para la distribucin de copias controladas se utilizar el formato Lista de Distribucin de Documentos Internos 5.6.1.5 En caso que algn miembro de la organizacin sea retirado como usuario de algn documento, deber devolver a la Jefatura SIG los documentos del SIG que se le asignaron. 5.6.1.6 Las copias de los Documentos Externos llevarn un sello con el nmero del ejemplar en rojo, que facilitar su identificacin. Estos documentos estn sujetos a un control de distribucin mediante la Lista de Distribucin de Documentos Externos que permite identificar el nombre del usuario responsable y el nmero de ejemplar de cada documento distribuido. Como mnimo debe verificarse su vigencia una vez al ao; a menos que el documento establezca una vigencia especfica. 5.6.1.7 En caso un documento controlado (copia dura) dejara de ser legible, los usuarios del mismo son responsables de pedir una copia nueva a la Jefatura SIG, para reemplazarlo 5.7 RETIRO DE DOCUMENTOS: 5.7.1 Todo documento que cambie de versin, que pierda vigencia o utilidad dentro del SIG ser retirado del sistema y se recogern los documentos que se encuentran en copia dura. 5.7.2 La Jefatura SIG, evaluar la importancia del documento a fin de determinar si ste es destruido, almacenado o conservado

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como consulta, en cuyo caso es identificado con la palabra HISTORICO. 5.7.3 Si no se requiere mantener los documentos como HISTORICO debern ser incinerados, triturados o destruidos de alguna manera generndose un acta. 5.7.4 Uso Excepcional de documentos retirados: Solo en casos excepcionales y con la autorizacin del Jefe SIG, motivado por los costos, puede hacerse uso de formatos con la versin anterior, hasta agotar stock. La excepcin no se aprueba si los cambios realizados en el formato son esenciales para asegurar la calidad de los servicios. 5.8 CONTROL DE REGISTROS: 5.8.1 La estructura de los formatos generados en nuestro sistema, llevan el logo de la empresa en la parte superior izquierda, seguido del ttulo del formato. En el pie de pgina llevara la codificacin, versin y titulo del formato. 5.8.2 Todo formato al finalizar se indica el control de cambios por cada versin, el cual aparece de manera digital, ya que al momento de imprimirse no debe ser visualizado. 5.8.3 El Gerentes y Jefes de proceso o rea son responsables del control de los registros generados en sus respectivas reas, para ello utilizan la Lista de Registros. 5.8.4 Para el caso de registros llenados, por personal de la empresa, en formatos de propiedad del cliente o reglamentados por entidades pblicas, el tratamiento y disposicin final de los mismos, se realiza segn lo dispuesto por el cliente y no formarn parte de la documentacin de nuestro sistema. 5.8.5 El personal designado como responsable de registros del sistema debe conservarlos en condiciones que minimicen los riesgos de daos o prdidas de informacin. Los registros se archivan en un lugar que garantice el fcil acceso del personal autorizados para su consulta y/o evaluacin. 5.8.6 Despus del tiempo de conservacin los registros son incinerados, triturados o destruidos de alguna manera generndose un acta. Excepcionalmente, los usuarios asignados, en coordinacin con la Jefatura SIG, evala la importancia de los registros a fin de determinar si stos son conservados como fuente de consulta, en cuyo caso sern identificados con la palabra Registro Histrico en un lugar visible donde stos se almacenan.

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5.9 PROTECCION DE LOS DOCUMENTOS Y/O DATOS EN EL SISTEMA: 5.9.1 CONTROL DE BACK UP 5.9.1.1 Informacin del servidor Para el control de back up de los equipos servidores el rea de Sistemas proceder de acuerdo a lo descrito en el documento Respaldo de la Informacin 5.9.1.2 Informacin de los usuarios Para el control de back up de PC de usuarios se proceder de acuerdo a lo establecido en el documento Seguridad Informtica.

6.0

Documentos Asociados:

Acciones Correctivas y Preventivas Lista Maestra de Documentos Internos Lista Maestra de Documentos Externos Lista de Distribucin de Documentos Externos Lista de Distribucin de Documentos Internos Constancia de Actualizacin en los Documentos Internos Lista Maestra de Registros del Sistema de Gestin de la Calidad Lista de Registros Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva SAC/SAP Control Mensual de Backup Registro de Asistencia Respaldo de la Informacin Seguridad Informtica

8.0

Control de cambios:
Fecha 05-04-2011

Versin 00

Seccin/Prrafo Modificado N/A

Cambio realizado Edicin inicial del documento

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