INVENTARIO

Sistema de Informacin para Operaciones en Salud

Mdulode Inventario

MDULO DE INVENTARIO

Manual de Usuario

Sysnet Ltda Cartagena de Indias - Colombia Telfono (5) 6613900-6431414

e- mail: www.sysnet.com.co

Manual de Inventario

Contenido
MDULO DE INVENTARIO ...................................................................................................................5 1. ACCESO A LA APLIACIN ..........................................................................................................6 1.1. 2. Botones de Inventario......................................................................................................6

COMPRAS .................................................................................................................................9 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. Orden de compras: ..........................................................................................................9 Entradas .........................................................................................................................10 Registrar Compras ..........................................................................................................10 Devoluciones ..................................................................................................................11 Actualizaciones...............................................................................................................12 Tipos De rdenes De Compra ................................................................................12 Terceros .................................................................................................................13 Proveedores ...........................................................................................................14 Clientes...................................................................................................................16 Destinos del Inventario ..........................................................................................16

2.5.1. 2.5.2. 2.5.3. 2.5.4. 2.5.5. 2.6. 3.

Salir.................................................................................................................................17

MOVIMIENTOS .......................................................................................................................17 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. Traslados ........................................................................................................................17 Ajustes de Entrada .........................................................................................................18 Ajustes de Salida ............................................................................................................19 Transformacin ..............................................................................................................20 Agrupacin .....................................................................................................................21 Agrupar ..................................................................................................................21 Plantilla...................................................................................................................22

3.5.1. 3.5.2. 3.6.

Actualizar .......................................................................................................................23 Tipos de Ajustes generales:....................................................................................23 Tipos de Ajustes Predefinidos: ...............................................................................24

3.6.1. 3.6.2. 3.7.

Reclculo ........................................................................................................................25

Manual de Inventario

3.8.

Apertura de periodo ......................................................................................................26

4. Informacin ................................................................................................................................28 4.1. Consultas .............................................................................................................................28 4.1.1. Transaccin ..................................................................................................................28 4.1.2. Movimiento ..................................................................................................................29 4.1.3. Compras .......................................................................................................................29 4.1.4. Productos ....................................................................................................................30 4.1.5. Frecuencia ....................................................................................................................31 4.1.6. Stock bajo .....................................................................................................................33 4.1.7. Estimacin de pedidos .................................................................................................33 4.1.8. Ordenes de Compra .....................................................................................................34 4.1.9. Ficha tcnica del producto ...........................................................................................35 4.1.11. Corte por periodos .....................................................................................................36 4.2. Informes ..............................................................................................................................36 4.2.1. Movimientos de inventario ..........................................................................................36 4.2.2. Saldos por Bodega.......................................................................................................37 4.2.3. Cruce de Proveedores ..................................................................................................38 4.2.4. Productos por caracteristicas.......................................................................................39 4.2.5. Saldos consolidados .....................................................................................................39 4.2.6. Saldo por lotes ............................................................................................................40 4.2.7. 4.2.8. 4.2.9. 4.2.10. 5. Consumo promedio ...............................................................................................41 Movimientos por tipos ...........................................................................................41 Lote de movimientos .............................................................................................42 Corte de pedidos por bodega ................................................................................43

Configuracin .........................................................................................................................45 5.1. Productos .......................................................................................................................45

5.2. Clasificacin ........................................................................................................................46 5.2.1. Lneas ..........................................................................................................................46 5.2.2. Grupos ....................................................................................................................47

Manual de Inventario

5.2.3. 5.2.4. 5.3.

Equivalencias ..........................................................................................................48 Atributos de Equivalencia ......................................................................................49

Caractersticas ................................................................................................................49 Marcas....................................................................................................................49 Presentacin ..........................................................................................................50 Unidades de Medidas ............................................................................................51 Clases Contables ....................................................................................................51 IVA ..........................................................................................................................52 Fuentes a ventanas ................................................................................................53 Vendedores ............................................................................................................54

5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 5.3.5. 5.3.6. 5.3.7. 5.4. 5.5. 6.

Bodegas ..........................................................................................................................55 Punto de venta ...............................................................................................................56

Herramientas .........................................................................................................................57 6.1. Parmetros de inventario ..............................................................................................57

6.2. Seguridad .............................................................................................................................59 6.2.1. Usuarios.......................................................................................................................59 6.2.2. 6.2.3. 6.2.4. 6.4. 6.5. 7. Perfiles....................................................................................................................59 Cambiar Clave Usuario Actual ................................................................................61 Usuarios a Bodegas ................................................................................................62

Contabilizacin agrupada ...............................................................................................64 Mantenimiento de lotes ................................................................................................65

VENTANA................................................................................................................................66 7.1. 7.2. 7.3. Mosaico Horizontal ........................................................................................................66 Mosaico Vertical.............................................................................................................66 Cascada ..........................................................................................................................67

Manual de Inventario

MDULO DE INVENTARIO
El modulo Inventario consta de opciones como: compras, Movimientos, Informes, Configuracin y Herramientas apropiadas para el manejo del inventario. Compras proporciona todas las herramientas necesarias para el registro de las transacciones que afectan el inventario de productos como rdenes de compra, entradas, salidas, devoluciones. En Movimientos usted puede realizar todas las operaciones de traslado de artculos entre bodegas, transformacin de productos y agrupacin de los mismos. Informes es una opcin en la que el usuario obtendr consultas y reportes de todas las operaciones registradas en el sistema en un determinado periodo. Configuracin cuenta con las opciones necesarias para el registro de productos y servicios con todas sus caractersticas generales propias de cada uno.

Manual de Inventario

1. ACCESO A LA APLIACIN
Para acceder al mdulo de inventario se tiene que tener: a. Instalado el modulo b. Despus de haber instalado el modulo le aparecer el siguiente icono , donde al hacer clic le aparecer una ventana donde colocara el usuario creado y la contrasea.

c. Despus de haber colocado el usuario y la contrasea da clic en el botn aceptar.

1.1. Botones de Inventario

Crea un nuevo registro. Modifica el contenido de los datos de un registro guardado Carga los datos de un registro especfico por medio de un cdigo. Busca entre todos los registros, seleccionando sobre un campo especfico.

Abandona la ventana activa.

Manual de Inventario

Permite anular movimientos de inventario. Esta opcin le permitir contabilizar los movimientos. Imprime los datos de la consulta.

Borra el registro seleccionado. Esta opcin permite consultar en un rango de fechas los movimientos y documentos procesados. Permite mostrar los datos de la consulta definidos en el botn de consulta, es decir todos los movimientos, los documentos etc. Enva los datos del reporte de consulta en un archivo con formato CSV u hoja de clculo. Muestra los productos creados con cdigos de barra. Permite agregar filas para cargar los productos o servicios a facturar. Permite quitar filas o quitar productos cargados en la fila. Permite conocer en detalle los saldos de cada una de las cuentas. Muestra cada uno de los productos registrados que hacen parte del inventario. Esta opcin permite ver el asiento de cada uno de los registros. Le permite importar y exportar documentos en block de notas. 1.1. Exploradores de Registros Desplaza al primer registro.

Manual de Inventario

Desplaza al ltimo registro. Desplaza al registro anterior Desplaza al registro siguiente. Indica en que registro se encuentra, de cuantos registros seleccionado

Manual de Inventario

2. COMPRAS
2.1. Orden de compras: Mediante esta opcin se ingresan las ordenes de compras, en las cuales se registra previamente las compras de los productos que hacen parte del inventario que maneje la empresa, para la realizacin de estas ordenes encontraremos una lista de todos los productos creados con referencias, con cdigos de barra y otra con los productos asociados a un proveedor en particular, de igual forma nos permite la creacin de productos en forma directa por esta ventana.

Pasos para realizar una orden de compra:

1. presione clic sobre el botn Nuevo. 2. Cdigo del proveedor: presionamos la tecla F4 o la bsqueda y seleccione el proveedor. 3. Tipo de Orden C: Seleccione el tipo de orden 4. Forma de pago: Seleccione la forma en que pagara al proveedor. 5. Moneda: Seleccione el tipo de moneda en que pagara al proveedor. 6. Fecha orden: El sistema automticamente adoptara la actual, si desea cambiarla digtela. 7. Limite entrega: Defina la fecha limite para que el proveedor haga la entrega efectiva. 8. Observacin: Ingrese datos adicionales a la orden de compras. 9. Ubquese en la cuadrilla de referencias y seleccione los productos que conformaran la orden de compra.

Manual de Inventario

10. Presione el botn Aceptas.

2.2. Entradas Por medio de esta opcin ingresamos las rdenes de compras realizadas generando automticamente su ingreso al inventario.

Paso para realizar una entrada al inventario por compras:

1. Presionamos botn Nuevo 2. Proveedor: Presione la tecla F4 o la bsqueda y seleccinelo. 3. Orden de compra: Presione la bsqueda y seleccione la Orden de compra realizada con anterioridad, la ventana se cargara con todos los datos. 4. Descripcin: Realice la descripcin de la entrada al inventario. 5. Fecha: Digite la fecha de entrada al inventario. 6. Soporte: Digite el nmero de la factura enviada por el proveedor. 7. Bodega: Seleccione la bodega a la cual entraran los productos. 8. Presione el botn aceptar.

2.3. Registrar Compras Mediante esta opcin registramos todas las compras de gastos que dependan de la actividad que conciernen al inventario.

10

Manual de Inventario

Para registrar esta operacin seguimos los siguientes pasos: 1. presione clic sobre el botn Nuevo para activar la ventana 2. Proveedor: Presione F4 o la bsqueda y seleccinelo. 3. fecha recibo fecha de pago: El sistema adoptara la fecha del da en el que se realizara el comprobante de gasto, si desea cambiarla digtela 4. forma de pago: Seleccione la forma en que se le cancelara al proveedor 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. tipo Doc.: Digite en este campo el tipo de documento con que el cual le facturaron. factura Prov.: Digite el nmero de la factura del proveedor. Cuenta: Pulse la bsqueda y seleccione la cuenta de proveedor. Tipo retencin IVA: Diligencie este campo, si la compra esta gravada. Retencin en la fuente renta: Diligencie este campo, si el valor de la compra esta gravado con este impuesto. Retencin ICA: Diligencie este campo, si es retenedor de este impuesto. Procedemos a la descripcin del comprobante Si la compra a registrar es por concepto, presione el botn concepto y seleccinelo, si es por productos, presione le botn vincular y cargara la entrada aceptamos la operacin.

2.4. Devoluciones Por medio de esta ventana registramos todas las devoluciones realizadas a un proveedor.

11

Manual de Inventario

Para registrar estas devoluciones debemos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Presionar el botn nuevo para activar la ventana Fecha: Defina la fecha de la devolucin. Bodega: Seleccione la bodega donde se le dio entrara al articulo a devolver. Proveedor: Factura: Presione la bsqueda y seleccione la factura relacionada al proveedor. soporte: Digite el nmero del soporte, si existen autorizaciones para esta operacin. 7. la ventana se cargara con los datos que se ingresaron al momento de registrar la compra. 8. Presione le botn Aceptar

2.5.

Actualizaciones

2.5.1. Tipos De rdenes De Compra Mediante esta opcin defina los diferentes tipos de rdenes de compra que utilizara en el proceso contable.

12

Manual de Inventario

Pasos para definir tipos de rdenes: 1. 2. 3. 4. 5. Cdigo: Digite un consecutivo para el tipo de orden de compra. Nombre: Digite la descripcin de cmo se llamara la orden de compra. Prefijo: Indique el prefijo de la orden de compra, si lo usara. Valor: Digite el consecutivo que seguir la orden de compra creada. Mascara: Indique el nmero de ceros de acuerdo a la cifra que aparecer en el consecutivo. 6. Observacin: Ingrese datos de inters al tipo de orden de compra creada. 7. Presione el botn aceptar.

2.5.2. Terceros Un tercero se puede mirar como un cliente o un proveedor de la entidad econmica. Esta opcin Permite agregar, modificar y eliminar un tercero registrado y asociado a cuentas que se manejan para el registro de operaciones de inventarios.

13

Manual de Inventario

Pasos para registrar un tercero: 1. Nit: Digite el numero de identificacin tributaria del tercero o cedula de ciudadana asignado por la DIAN, dependiendo de la naturaleza de constitucin. 2. Dv: Digite el digito de verificacin si tiene Nit. 3. Razn Social: Escriba los nombre completos del tercero, si es persona natural o la denominacin social si es persona jurdica. 4. Telfonos: Ingrese los nmeros telefnicos del tercero. 5. Direccin: Digite la direccin completa de la ubicacin del tercero. 6. Ciudad: Escriba el nombre de la ciudad donde esta ubicado el tercero. 7. Acepte la operacin para que guarde el registro del nuevo tercero.

2.5.3. Proveedores Mediante esta opcin ingresamos los datos complementarios de los proveedores creados por la ventana de terceros. Permite crear, modificar y eliminar proveedores.

14

Manual de Inventario

Pasos para crear un proveedor:

1. Ingrese al men cuentas por pagar- Actualizaciones proveedores. 2. Active la ventana presionando el botn Nuevo. 3. Digite el Nit del proveedor y el sistema cargara automticamente los datos ingresados en la ventana de terceros. 4. Diligencie los datos de las casillas que estn activas. 5. seleccione el rgimen al cual pertenece el proveedor. 6. Asgnele la cuenta de proveedor donde se contabilizaran las operaciones del proveedor. 7. determine la forma de pago, plazo en das, ubicacin. 8. en el campo lista de precios asigne una para el proveedor. 9. indique la naturaleza tributaria del proveedor marcando la casilla correcta 10. Acepte la operacin.

15

Manual de Inventario

2.5.4. Clientes Esta opcin le permitir crear los clientes de la entidad, para poder realizar esta configuracin el cliente debe estar creado en la ventana tercero.

Para crear un tercero debe tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Active la ventana dando clic en el botn nuevo 2. Digite el Nit y el sistema muestra de forma automtica los datos del cliente creado en la ventana terceros, otra de las opciones es presionar la tecla F4 y se le desplegara una ventana donde podr escoger el tercero, para crearlo como cliente. 3. Diligencie los datos de las casillas que estn vacas. 4. Escoja el rgimen de la empresa. 5. Escoja la cuenta presionando la tecla F4 o digite la cuenta. 6. Escoger la clasificacin y forma de pago de la empresa. 7. Despus de haber diligenciado las casillas da clic en aceptar para guardar.

2.5.5. Destinos del Inventario En esta ventana podr configurar los destinos del inventario que se vern reflejado al momento

16

Manual de Inventario

de realizar un movimiento (traslado, ajuste de entrada, ajustes de salida)

Para crear un destino de inventario debe tener en cuenta los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. Presionar el botn nuevo. Digite el cdigo con que desea identificar el destino Digite el nombre del destino a crear Observaciones: digitar datos de inters para el destino del inventario Presione el botn aceptar para guardar el destino

2.6. Salir Al dar clic en esta opcin le permitir salir del modulo o aplicacin

3. MOVIMIENTOS
3.1. Traslados Mediante esta opcin registrar los movimientos de reubicacin de productos, afectando cada

17

Manual de Inventario

bodega como le corresponde.

Para realizar estos traslados de productos entre bodegas debemos seguir los siguientes pasos:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Activar la ventana presionando el botn Nuevo. Fecha: Defina la fecha del ajuste de E/S. Bodega de Origen: Seleccione la bodega donde se encuentra el producto. Bodega Destino: Seleccione la bodega donde se llevara el producto. Observacin: Realice la descripcin del ajuste. Ubquese en referencia y Presione F4 y seleccione los productos que harn parte del ajuste y digite las cantidades ajustar. 7. Presione el botn Aceptar.

3.2. Ajustes de Entrada Esta opcin nos permite hacer los diferentes ajustes para dar una entrada de inventario.

18

Manual de Inventario

Para realizar ajustes de entrada de inventario:

1. Activo la ventana con el botn Nuevo. 2. Fecha: Defina la fecha que se realizara el ajuste. 3. Tipo de Movimiento: Seleccione el tipo de movimiento por el cual se realizara el ajuste. 4. Bodega: Seleccione la bodega donde entrara el producto. 5. Documento referencia: Digite el nmero de la factura de entrada. 6. Observacin: Digite la descripcin del ajuste de entrada. 7. Responsable: Presione la bsqueda y seleccione el proveedor. 8. Ubquese en el campo referencia y seleccinelos. 9. Presione el botn Aceptar.

3.3. Ajustes de Salida Mediante esta opcin registramos los ajustes de salidas o disminucin de la cantidad que existe de un producto del inventario.

19

Manual de Inventario

Pasos para realizar un ajuste de salida:

1. presione el botn Nuevo. 2. Fecha: Defina la fecha del ajuste de salida. 3. Tipo de Movimiento: Seleccione el tipo de movimiento de salida por el cual se realizara el ajuste. 4. Bodega: Seleccione la bodega donde entrara el producto. 5. Documento referencia: Digite el nmero de la factura de entrada. 6. Observacin: Digite la descripcin del ajuste de entrada. 7. Responsable: Presione la bsqueda y seleccione el proveedor. 8. Destino: seleccione el destino del inventario 9. Ubquese en el campo referencia y seleccinelos. 10. Presione el botn Aceptar

3.4. Transformacin Esta opcin nos permite registrar los cambios que sufre un producto en un proceso de transformacin dentro de una bodega.

20

Manual de Inventario

Pasos para transformacin de productos: 1. Bodega: Seleccione la bodega donde se encuentra el producto a transformar. 2. Productos: Ubquese en el campo referencia y presione F4, seleccione los productos a transformar. 3. Desplcese con las direccionales y digite la cantidad a transformar. Productos Transformados: 1. Ubquese en el campo referencia y seleccione el producto que ser resultado de la transformacin. 2. Presione el botn aceptar.

3.5.

Agrupacin

3.5.1. Agrupar

Esta opcin permite agrupar productos o materias primas para la transformacin a un producto final que fabricara la empresa. Para realizar la agrupacin de productos el producto final debe poseer el atributo de produccin marcado en la ventana de configuracin, escoja la bodega, luego ubquese en el campo de referencia y presione el botn para ubicar el producto con el cual se realiza la agrupacin. Al escoger la referencia del producto la ventana se cargara automticamente con las materias

21

Manual de Inventario

primas escogidas para la elaboracin del producto. Pulse guardar

3.5.2. Plantilla

Esta plantilla permite escoger las materias primas que harn parte de la elaboracin de un producto final.

22

Manual de Inventario

Pasos Para realizar una plantilla de agrupacin: 1. Producto Final: Seleccione el producto final que se obtendr con los componentes a escoger. 2. Componentes: este campo cuenta con dos botones tiles para la creacin de la plantilla, con el botn Agregar adicionamos las filas necesarias para la agrupacin de productos y eliminar. En esta rea seleccione las materias primas ubicndose en la fila de referencia y presione la tecla de ayuda F4. 3. Desplcese con las direccionales y digite las cantidades. 4. Presione el botn Guardar.

3.6.

Actualizar

3.6.1. Tipos de Ajustes generales:

En esta opcin configure los tipos de movimientos de ajustes generales del inventario.

23

Manual de Inventario

Pasos para configurar tipo de ajustes generales:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Cdigo: Digite un consecutivo para el tipo de ajuste. Entrada/ Salida: Seleccione el tipo de movimiento Nombre: Digite un nombre para el movimiento de ajuste. Cuenta asociada: Seleccione la cuenta contable que se afectara con el movimiento de ajuste. Prefijo: Defina un prefijo para el tipo de movimiento de ajustes, si lo utilizara. Numeracin: Digite el consecutivo actual del movimiento. Mascara: Digite el nmero de ceros, dependiendo de la cifra que conformara el consecutivo. Nombre del reporte externo: Diligncielo si lo usa. Observaciones: Ingrese datos de inters al tipo de movimiento de ajustes Pulse el botn Aceptar.

3.6.2. Tipos de Ajustes Predefinidos:

Tipos de ajustes predefinidos son aquellos movimientos bsicos o estndares del sistema.

24

Manual de Inventario

Pasos para Configurar movimientos predefinidos:

1. Cdigo: Digite un consecutivo para el movimiento, puede ser numrico, alfabtico o alfanumrico. 2. Tipo: Digite el nombre del tipo movimiento. 3. Nombre: Digite el nombre del movimiento. 4. Cuenta Contable: Seleccione la cuenta que afectara el tipo de ajuste predefinido. 5. Prefijo: Digite el prefijo del movimiento predefinido. 6. Consecutivo: Indique el consecutivo actual del movimiento predefinido. 7. Mascara: Digite el nmero de ceros, de acuerdo a la cifra del consecutivo. 8. Nombre del Reporte Externo: Diligencie este campo si lo utiliza. 9. Observaciones: Ingrese datos de inters acerca del movimiento predefinido. 10. Presione el botn Aceptar.

3.7.

Reclculo

Esta opcin le permitir reclcular por un periodo determinado los movimientos, para que se reflejen al momento de realizar una consulta.

25

Manual de Inventario

En esta ventana podr realizar el reclculo de la siguiente manera: 1. Periodo inicial: debe digitar el periodo a reclcular de la siguiente manera ao y mes (201005). 2. Producto: se escoge el producto que se le ha realizado el movimiento y no aparece en las consultas. 3. Bodega: se escoge la bodega donde se encuentra el producto. 4. Lote: en el caso que el producto maneje varios lotes se escoge el lote a reclcular. 5. Reclcular: presione para realizar la operacin de reclculo

3.8.

Apertura de periodo

Esta opcin le permitir realizar la apertura de periodos para realizar los movimientos, para realizar la apertura de periodo debe:

1. Digitar el periodo de apertura en Nuevo Perodo de la siguiente manera ao y luego mes (201006)

26

Manual de Inventario

2. Presione el botn aceptar para realizar la operacin.

27

Manual de Inventario

4. Informacin
4.1. Consultas 4.1.1. Transaccin

Permite realizar la consulta de las transformaciones que ha sufrido un producto en un periodo determinado.

Pasos para realizar consulta de productos transformados: 1. Consulta: Defina en los parmetros de la consulta: Rango de fechas de la obligacin. Tipo de movimiento. Estado del movimiento Tercero a consultar Valor del movimiento. Ordenar por columnas

2. Ejecutar: Busca y muestra la informacin solicitada en los parmetros. 3. En la parte inferior de la ventana se muestra el movimiento de la transaccin detalladamente.

28

Manual de Inventario

4.1.2. Movimiento

Permite la consulta de los movimientos especficos realizados en el inventario durante el periodo contable.

1. Consulta: Defina los parmetros de la consulta Rango de fechas, Bodegas, Producto, marca, Categora, Grupo, Nit, referencias equivalentes Estado del movimiento, Estado del documento, Tipo de movimiento, Valor, valor referencia, soporte, documento referencia, ordenado por. 2. Ejecutar: Presinelo para que el sistema busque en el sistema los datos solicitados en la consulta y los muestre en la ventana. 3. Exportar: permite enviar los datos del reporte a un archivo con formato CSV u hoja de clculo.

4.1.3. Compras

Con esta opcin el tiene a la mano una herramienta para consultar de forma rpida y eficaz las compras que la empresa realizo para el inventario a lo largo de un periodo.

29

Manual de Inventario

Para generar esta consulta Presione el botn: Consulta: Defina los parmetros de las compras a consultar. Rango de fechas. Nit del proveedor o vaci para consultar todos. ordenar columnas. Ejecutar: Presione este botn, para que el sistema busque la informacin de los datos solicitados en consulta Compras: Muestra la ventana de compras cargada con el comprobante solicitado en la consulta Asiento: Muestra el asiento contable de la transaccin en consulta. Exportar: enva los datos a un archivo con formato CSV u hoja de clculo.

4.1.4. Productos

Al consultar esta opcin, nos mostrara las caractersticas generales del producto seleccionado. Para esto debe definir los parmetros de la consulta de productos.

30

Manual de Inventario

Consulta: presione este botn se desplegara una serie de parmetros, los cuales usted debe definir de acuerdo a la informacin que requiera: Marca, categora, Grupo, Presentacin, Rango de fechas, ultima compra, Unidad de medidas, Bodegas, Modelo, Atributos. Ejecutar: Presinelo y generara la bsqueda en el sistema la informacin solicitada en la consulta. Producto: para hacer uso de esta opcin, usted debe seleccionar un producto y luego presionarlo para que le muestre la ventana donde se encuentran definidas las caractersticas generales del producto.

4.1.5. Frecuencia

Permite conocer el grado o nivel de frecuencia de entradas y salidas que tiene un producto dentro de un rango de fechas e indicador determinado. Para consultar estas frecuencias la ventana tiene asignada una serie de opciones que harn su consulta ms rpida.

31

Manual de Inventario

Consulta: defina los parmetros para la realizacin de la consulta como el rango de fechas, bodegas, categoras, marcas, indicador. Ejecutar: busca en el sistema los datos de la informacin solicitada en la consulta. Distribucin : este botn despliega una ventana para que usted escoja como quiere ver los datos grficamente ( circular, rea, barra, dispersin, lnea, combinacin)

32

Manual de Inventario

4.1.6. Stock bajo

Muestra los productos que tienen un stock bajo en la bodega seleccionada.

Pasos para consultar stock bajo en las bodegas: 1. Seleccione la bodega a consultar. 2. El sistema le presentara una segunda ventana el la cual le mostrara todos los productos con stock bajo en dicha bodega

4.1.7. Estimacin de pedidos

Esta consulta hace un clculo estadstico de los pedidos segn los movimientos de los productos. Para realizar esta consulta debe tener en cuenta una serie de criterios.

33

Manual de Inventario

1. Rango de fecha de los movimientos: selecciona de que rango o desde que fecha desea realizar la consulta. 2. Totalizacin por: esta opcin le mostrar la consulta segn el criterio colocado (referencia o referencia equivalente) 3. Pol compra: debe seleccionar la compra segn los das de compra. 4. Das de entrega: selecciona los das de entrega de los productos. 5. Bodega: selecciona la bodega donde desea consultar. 6. Movimientos: selecciona el movimiento al cual desea realizar la estimacin de pedido. Luego de haber colocado los criterios da clic en el botn ejecutar para visualizar la consulta

4.1.8. Ordenes de Compra

Esta opcin le permite verificar de forma rpida las rdenes de compra que ha expedido la empresa en un periodo determinado y ver sus movimientos:

1. Consulta: Defina los parmetros de acuerdo a su necesidad de informacin. Parmetros a definir: Rango de fechas: Defina desde y hasta que fecha desea ver las ordenes de compra. Orden Numero: Presione el botn que se encuentra en este campo y busque el numero de la orden, si desea verlas todas deje el campo vaci. Tipo de orden: Presione clic en la flecha y seleccione el concepto que pertenece la orden. Valor Referencia: Se aplica cuando se busca una orden especfica, de lo contrario

34

Manual de Inventario

deje el campo vaco. Estado: Defina el estado en que se encuentra la orden de compra (pendiente, anulada o terminada) Cotizacin: Digite el nmero de la cotizacin si lo conoce de lo contrario deje el campo vaco. Moneda: Defina con que tipo de moneda se realizo la transaccin. 2. Ejecutar: busca en el sistema la informacin solicitada de acuerdo a los parmetros de la consulta y los carga a la ventana

4.1.9. Ficha tcnica del producto

Esta consulta le mostrara los detalles del producto, con su descripcin, mostrando el costo promedio, costo informativo, costo de la ultima compra, el precio de venta, IVA, marca, lnea, grupo, presentacin y unidad de medida.

35

Manual de Inventario

Para realizar esta consulta solo debe seleccionar el cdigo del producto en la opcin referencia, y el sistema le mostrara de forma automtica los detalles del producto.

4.1.11. Corte por periodos

Esta consulta le permitir llevar un control de los productos por un periodo determinado.

1. En esta consulta solo escoge el periodo que por defecto el sistema coloca el periodo actual o periodo abierto. 2. Escoge la bodega a consultar 3. Escoge la visualizacin de la consulta (consolidado o por lotes). 4. Da clic en el botn ejecutar. 5. Si desea imprimir la consulta da clic en imprimir.

4.2. Informes 4.2.1. Movimientos de inventario

Permite conocer los movimientos que se han realizado por el inventario, en un periodo determinado y partiendo de la definicin de parmetros.

36

Manual de Inventario

Parmetros del Informe: Fecha Inicial Fecha Final: Defina las fechas de movimientos realizados en el inventario. Bodega: Seleccione la bodega en la que se realizaron los movimientos. Referencia: Presione el botn que se encuentra en este campo y escoja la referencia del producto a consultar. Tipo de movimiento: Defina el tipo de movimiento que se realizo en la bodega y que desea ver. Esta opcin contiene un botn llamado Mostrar el cual genera el reporte de los parmetros definido.

4.2.2. Saldos por Bodega

Esta opcin permite conocer la existencia de productos del inventario, esta existencia se puede conocer por bodegas o referencias de productos.

37

Manual de Inventario

Bodega: Marque esta casilla y seleccinela, si desea conocer las cantidades existentes de productos por cada una. Referencia: Marque esta casilla y seleccinela, si desea conocer las cantidades existentes por cada productos.

4.2.3. Cruce de Proveedores

Muestra un reporte de las mejores opciones en cuanto a precios de productos por proveedores.

Pasos para imprimir reporte de cruce de proveedores:

38

Manual de Inventario

1. Ubquese en el campo origen de los productos, presione la flecha hacia abajo y escoja si quiere ver todos los productos, seleccin local, orden de compra y cotizacin. 2. Presione el botn de bsqueda que se encuentra en el lado derecho y seleccione el documento referencia de acuerdo al origen del producto. 3. En la casilla EST de doble clic para seleccionar el proveedor y la marca del producto. 4. Presione el botn Mayores o Menores de acuerdo al tipo de reporte que desee le muestre el sistema. 5. De clic en el botn Imprimir.

4.2.4. Productos por caracteristicas

Este informe le ayudara a visulizar los productos por sus caracteristicas (marca, linea o grupo).

Para visualizar el informe solo debe: 1. Bodega que desea consultar 2. Escoger la caracteristica de los productos 3. Filtro: le ayudara a escoger o buscar segn la caracteristica, ejemplo: marca, le muestra todas las marcas configuradas.

4.2.5. Saldos consolidados

Este informe mostrar los saldos de los productos en un periodo en especifico.

39

Manual de Inventario

Para visualizar el informe solo selecciona: 1. Ao del informe a visualizar 2. Selccionar el mes 3. Dar clic en el botn imprimir para visualizar el informe.

4.2.6. Saldo por lotes

Esta consulta le ayudara a llevar un control de los saldos pro lotes de los productos.

1. Consulta Seleccionar el mes Seleccione el ao Seleccionar la bodega, producto, lote y categoria que desea consultar En el caso que solo desee visualizar los productos que tengan esistencia escoge la opcion 2. Ejecutar: da clic en esta opcion para visualizar la consulta segn los criterios dados.

40

Manual de Inventario

3. Exportar: esta opcion le ayudara a exportar la consulta a un formato csv u hoja de calculo. 4. Imprimir:

4.2.7. Consumo promedio

Este informe le ayudar a visualizar el consumo promedio mensual o diario de los productos

segn el movimiento realizado (entrada o salida). 1. consulta: en esta opcin escoge los criterios de la consulta 2. 3. 4. 5. Se escoge el rango de fechas Escoger la bodega, tipo de movimiento y producto, en cada opcin. Se escoge si desea ver consolidado por bodega o movimiento Escoger si desea ver el consumo promedio mensual o diario.

Ejecutar: da clic para ejecutar la consulta segn criterios de busqueda. Exportar: esta opcin le ayudara a esporta la consulta a un formato csv. Imprimir: esta opcin le ayudara a imprimir el informe. Salir

4.2.8. Movimientos por tipos

Este informe le ayudar a visulizar los producto segn el tipo de movimiento.

41

Manual de Inventario

1. Se escoge el rango de fecha en que se desea visualizar el informe. 2. Seleccione el tipo de movimiento (entrada o salida). 3. Se escogen los criterios a visualizar en el informe (bodega, tipo, categoria, destino y producto). 4. Escoge el tipo de presentacion del informe(agrupado o detallado). 5. Luego da clic en imprimir.

4.2.9. Lote de movimientos

Lotes de movimientos es un informe que le ayudara a visualizar los movimientos por lotes.

1. Se escoge el rango de fechas 2. Se escoge el movimiento (desde-hasta).

42

Manual de Inventario

3. Escoger el tipo de movimiento (entrada o salida). 4. Escoger los criterios bodega y tipo de movimiento. 5. Luego da clic en imprimir.

4.2.10. Corte de pedidos por bodega

En este informe podr visualizar los pedidos de los productos por un rango de periodos, dando as un control

1. Escoger el periodo 2. Seleccione la bodega a consultar 3. Seleccione categora y grupo a consultar

43

Manual de Inventario

44

Manual de Inventario

5. Configuracin
5.1. Productos

En esta ventana maestro de productos el usuario crea los productos del inventario, en esta ventana se configura:

1. Referencia: en este campo se digita del cdigo o referencia que identifica el producto a crear. 2. Descripcin: en este campo se configura el nombre o descripcin del producto a configurar. 3. RefEquivalente: en esta opcin o campo el usuario digita o selecciona con la tecla F4 la referencia equivalente del producto. 4. CUM: en el caso que el producto sea un medicamento en este campo se digita el cdigo nico de medicamento perteneciente al producto. 5. Rg. Invima: en este campo el usuario digita el registro Invima perteneciente al producto (si es medicamento) a configurar. 6. Cdigo de Barras: se digita el cdigo de barras del producto. Al realizar esta configuracin el usuario podr realizar movimientos en los productos, solo digitando o utilizando el lector de cdigo de barras. 7. Concentracin: en esta opcin el usuario digita la concentracin del producto a configurar. 8. Marca: en esta opcin el usuario selecciona la marca del producto, para realizar esta seleccin las marcas deben estar configuradas en la ventana marcas. 9. Lneas: el usuario selecciona la lnea a la cual pertenece el producto, esta lnea debe

45

Manual de Inventario

estar previamente configurada en la ventana lneas. 10. Grupo: en esta opcin el usuario selecciona e grupo al cual pertenece el producto a configurar. Para realizar esta seleccin deben estar creados los grupos en la ventana grupos. 11. Stock Mximo: Determine la mxima existencia en cantidades del producto, que manejara una bodega. 12. Existencia: Indique la existencia en cantidades actual que se tiene del producto en el inventario. 13. Ped. Compra: presione el botn que se encuentra en este campo y aparecer una relacin de las ordenes de compra pendientes con el producto. 14. Ped. Venta: presione el botn de este campo y le mostrara los pedidos de venta relacionados con este producto. 15. Costos 16. ltima compra: Muestra el valor de la ltima compra registrada de este producto. 17. Fec. ltima compra: Muestra la fecha de la ltima compra registrada del producto. 18. Prom. Bodega: Muestra la existencia del producto en cada bodega. Continu con el campo de atributos para los productos, esto lo definir de acuerdo a sus necesidades de manejo del inventario. 19. Presentacin: Seleccione la forma de presentacin en que se encuentra el producto. 20. Unidades de Medidas: Indique la unidad de medida correspondiente al producto, como centmetros, cilindro, galones, litros, metros, pulgadas; etc. 21. Configuracin Contable: Seleccione la cuenta de inventario que contabilizaran este producto. 22. Clase IVA: Indique la clase de IVA si el producto esta gravado con este impuesto. 23. Observacin: Ingrese datos adicionales a los productos. 24. Atributos: este campo maneja varias opciones que harn posible que un producto se pueda manejar en movimientos especficos, como produccin, fraccin, auditado, suspendido, inspeccin, integrado. 25. Asignar Bodegas: presione este botn y asigne el producto a una bodega.

5.2. Clasificacin 5.2.1. Lneas

Permite crear, modificar y eliminar las diferentes lneas de productos que se manejan en el inventario por medio de un consecutivo y nombre para cada una.

46

Manual de Inventario

Pasos para crear Lneas: 1. Active la ventana con el botn Nuevo. 2. Digite el consecutivo y nombre de la lnea. 3. Digite datos de inters a la lnea. 4. Presione el botn guardar.

5.2.2.

Grupos

Permite crear, modificar y eliminar un grupo de productos, de acuerdo a sus caractersticas por medio de un consecutivo, que inicie con el definido a la lnea al cual pertenece.

47

Manual de Inventario

1. Presione el botn Nuevo. 2. Digite el consecutivo iniciando por el cdigo de la lnea y luego digite el del grupo a crear. 3. Ingrese datos de inters al grupo a registrar 4. Presione el botn aceptar.

5.2.3. Equivalencias

Permite crear, modificar y eliminar una igualdad para los productos, es decir, que un producto estar en condiciones de reemplazar a otro sin importar marca sino la funcin.

Pasos para crear equivalencias: 1. Presione el botn Nuevo. 2. Cdigo: Digite el consecutivo que identificara la equivalencia. 3. Nombre: Digite el nombre de la equivalencia. 4. Observacin: Ingrese datos adicionales sobre la equivalencia. 5. Atributos: Marque los atributos de la equivalencia en la casilla de estado con un clic. 6. Productos asociados a la referencia: la ventana cargara automticamente el producto asociado a la referencia. 7. presione el botn guardar.

48

Manual de Inventario

5.2.4. Atributos de Equivalencia

Permite crear, modificar y eliminar las propiedades o cualidades de las cuales constaran las equivalencias de los productos.

Pasos Para crear o actualizar atributos de equivalencias:

1. 2. 3. 4. 5.

Presione el botn Nuevo. Digite un consecutivo para el atributo. Determine un nombre para el atributo. Ingrese datos adicionales acerca de los atributos. acepte la operacin.

5.3.

Caractersticas

5.3.1. Marcas

Permite crear, modificar y eliminar las marcas de los productos que se manejan en el inventario del ente econmico para ser asignadas al momento de la creacin de productos.

49

Manual de Inventario

Pasos para crear marcas:

1. Asigne un consecutivo para cada marca de productos que se encuentran en la bodega. 2. Digite el nombre de la marca del fabricante del producto. 3. Ingrese datos adicionales sobre la marca en el campo observacin. 4. Presione el botn guardar.

5.3.2. Presentacin

Permite crear, modifica r y eliminar las presentaciones de los productos La definicin de la presentacin de productos es importante a la hora de la creacin o configuracin de los productos y su ingreso al inventario.

50

Manual de Inventario

Pasos para crear o actualizar presentaciones: 1. Active la ventana con el botn Nuevo. 2. Digite un consecutivo para la presentacin del producto 3. Digite el nombre o descripcin de la presentacin de acuerdo al tipo de producto. 4. Ingrese datos adicionales sobre las presentaciones en el campo observacin. 5. Presione el botn Guardar.

5.3.3. Unidades de Medidas

En esta ventana defina las unidades de medidas en las que se pueda encontrar un producto de acuerdo a sus caractersticas de composicin. La ventana permite crear, modificar y eliminar los consecutivos de estas unidades, emplee hasta seis (6) caracteres para su registro.

Pasos para crear o actualizar unidades de medidas:

1. Digite un consecutivo, puede ser numrico, alfabtico o alfanumrico para la unidad de medida. 2. Escriba el nombre de la unidad de medida. 3. Digite datos adicionales acerca de la unidad de medidas en el campo observacin 4. Presione le botn Guardar.

5.3.4. Clases Contables

Permite definir las cuentas de inventario, costos e ingresos, en las cuales se reflejaran y afectaran los movimientos que se realicen en el inventario.

51

Manual de Inventario

1. Cdigo: Defina un consecutivo para la configuracin contable de acuerdo a la actividad que se va a configurar. 2. Nombre: Describa un nombre para la actividad con la cual se asocia un producto. 3. Cuenta Inventario: Seleccione la cuenta contable de inventario que ser afectada en las operaciones que se realizan desde este mdulo. 4. Costo de mercanca: Escoja la cuenta de costo y centro de costo que se afectaran al momento de una transaccin de inventario. 5. Ingreso por venta: Seleccione la cuenta de ingreso en la cual se reflejaran los movimientos de venta desde el inventario y su respectivo centro de costo. 6. Observacin: Ingrese datos adicionales a la configuracin contable. 7. Acepte la operacin para guardar.

5.3.5. IVA

Permite la creacin, modificacin y eliminacin de los diferentes conceptos y tarifas por los cuales se aplica el IVA generado en una venta.

52

Manual de Inventario

Pasos para crear o actualizar tarifas de IVA generado:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Defina un consecutivo para el concepto de IVA generado a registrar. Descripcin: Digite el nombre del concepto de IVA generado. Base: Indique el valor base determinado legalmente para aplicar la tarifa. Tasa: Indique el porcentaje determinado legalmente para aplicar por dicho concepto. Cuenta: Seleccione la cuenta que contabilizara los movimientos de este concepto de IVA. Observacin: Ingrese datos adicionales al concepto del IVA generado.

5.3.6. Fuentes a ventanas

Permite crear los comprobantes que se utilizaran para las diferentes transacciones del periodo y agregar conceptos a cada uno de estos.

53

Manual de Inventario

Paso para crear fuentes:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Digite un consecutivo para la fuente a crear. Digite el nombre del comprobante a crear. Ingrese el prefijo del comprobante, si lo usa. Defina la mascara de acuerdo a la cifra que aparecern en el consecutivo. Escoja el tipo de consecutivo entre las opciones dadas. Acepte la operacin.

7. De clic en el botn y le mostrara la siguiente ventana: 8. Agregu la ventana presionando doble clic sobre la ventana, o ubicando el cursor sobre la ventana y presione el botn agregar. 9. De guardar para aceptar la operacin.

5.3.7. Vendedores

Permite crear los proveedores de los productos de la entidad. Para crear a un proveedor debe tener en cuenta los siguientes pasos.

54

Manual de Inventario

1. 2. 3. 4. 5.

Da clic en el botn nuevo Digite el cdigo que identificara al proveedor dentro de su base de datos Digite el nombre del proveedor Si desea escribir un dato importante sobre el proveedor, lo digita en la opcin observacin. Luego da clic en aceptar.

5.4.

Bodegas

Permite crear, modificar y eliminar las bodegas que maneja la empresa para llevar su inventario.

55

Manual de Inventario

Pasos para crear o actualizar una bodega: 1. Presione el botn Nuevo. 2. Cdigo: Digite un consecutivo para la bodega. 3. Nombre: Determine el nombre de la bodega 4. telfono: Ingrese los nmeros telefnicos de la bodega. 5. Tipo de Bodega: Seleccione el tipo de bodega a crear (Comercial Inspeccin, Produccin). 6. Estado de la bodega: Active o desactive las bodegas, seleccionando la opcin. 7. ingrese la direccin de la bodega y datos adicionales a la bodega en el campo observacin.

8. Presione el botn

y le mostrara la siguiente ventana:

Valorizacin de Bodegas En esta ventana el usuario puede conocer el valor de la mercanca que se encuentra en las bodegas en un determinado periodo. 1. Defina la fecha de corte a consultar. 2. Presione el botn Ejecutar para cargar la ventana. 3. El sistema automticamente le dar el valor de la mercanca en bodega. Asignacin de Bodegas Realice la asignacin de productos a las bodegas presionando el botn Asignar ventana. Pasos: 1. ubquese en la parte inferior sobre el productos a asignar y presione el botn Agregar 2. Pulse el botn Guardar.

5.5.

Punto de venta

Esta opcin solo se utiliza si la entidad utiliza punto de venta (entidades comerciales)

56

Manual de Inventario

6. Herramientas
6.1. Parmetros de inventario

Permite la configuracin del inventario, por medio de tres opciones con las cuales se define: General: permite que el usuario integre los movimientos del inventario con los dems aspectos de la contabilidad, edite las ventanas de inventario segn sus conveniencias y muestre los costos de un producto a la hora de su transformacin.

Parmetros: Marque en las casillas los atributos que usted desea para el inventario con respecto a la emisin de una orden de compra (exigir orden de compra, limitar a la orden de compra, permitir edicin de rdenes de compra),

57

Manual de Inventario

Control de Movimientos: permite el manejo de o control de las fechas de bloqueo, insercin de movimientos y la modificacin de fechas de acuerdo a las necesidades o conveniencias del usuario

Impresiones: permite configurar la presentacin de las impresiones de los movimientos, segn la referencia o el detalle del producto

58

Manual de Inventario

6.2. Seguridad
6.2.1. Usuarios

En esta opcin se crean, modifican y borran los usuarios o claves secretas de quienes utilizan el sistema, el usuario tiene la ventaja de proteger su informacin, y definir las opciones a las que puede tener acceso en el sistema. El usuario puede cambiar el Login en el momento que desee.

6.2.2. Perfiles Permite definir y actualizar los datos de los perfiles de cada usuario. Esta opcin permite la administracin de la seguridad de la informacin, en ella se genera la asignacin de permisos para tener acceso a cada una de las opciones del programa, dependiendo directamente de las

59

Manual de Inventario

funciones de su cargo. En esta ventana aparecen dos botones, uno ver usuario por perfil y el otro asignar permisos.

Para crear un nuevo perfil de usuario debe:

1. 2. 3. 4.

De clic en el botn nuevo. Escriba el cdigo de identificacin del perfil. De el nombre del perfil. Escriba la observacin , y le aparecer la siguiente Ventana.

5. De clic en el botn

Esta opcin muestra cada uno de los usuarios dependiendo el perfil que tenga.

60

Manual de Inventario

Presione el botn y le mostrara la ventana para asignar los permisos. Figura b) 2.2.2 Administrador, esta opcin muestra el perfil al cual s le asigne. Muestra cada uno de los mens en una especie de rbol donde se desplegaran los submens de cada uno de ellos. De clic en las casillas del men a asignar. Marque cada una de las opciones a las que tendr permiso para trabajar. Luego de asignados estos permisos presione el botn guardar.

6.2.3. Cambiar Clave Usuario Actual Permite cambiar la clave secreta del usuario, las veces que quiera para proteger su informacin. Cada usuario puede realizar este cambio de manera individual, sin afectar la informacin de los otros usuarios. 1. Digite la contrasea actual. 2. Digite la nueva contrasea y confrmela 3. Presione el botn aceptar.

61

Manual de Inventario

6.2.4. Usuarios a Bodegas Para la asignacin de usuarios por bodegas y viceversa se realizo un interfaz tal como lo muestra la imagen.

En esta ventana selecciona el modo de operacin, dependiendo del botn que se tenga presionado as ser el modo de asignacin. Usuario: Permite seleccionar cuales bodegas tendr relacionado el usuario seleccionado. En este caso a un usuario determinado se le aplican las bodegas a las cuales puede acceder.

62

Manual de Inventario

Bodega: Permite seleccionar la bodega para aadrselas a los diferentes usuarios. En este caso solo hay un usuario creado.

6.3. Utilidades de base de datos 6.3.1. Copia de seguridad Mediante esta opcin se guardan copias de la base de datos del programa, el usuario copia la ruta de la carpeta Backup en la cual se guardara la copia de seguridad.

63

Manual de Inventario

Esta copia se realiza con el fin de prever posibles daos del sistema que puedan ocasionar prdidas de informacin.
6.4. Contabilizacin agrupada

En esta ventana podr contabilizar todos los movimientos dependiendo la opcin que escoja.

64

Manual de Inventario

Para realizar una contabilizacin agrupada debe tener en cuenta. 1. El rango de fecha en realizo los movimientos 2. El tipo de movimiento que desea contabilizar 3. Responsable o persona que va a realizar la contabilizacin 4. Da clic en el botn , para que se muestren los movimientos a contabilizar 5. Presiona el botn contabilizar para ejecutar el proceso.

6.5.

Mantenimiento de lotes

Esta opcin le ayudara a llevar un control de los productos que tengan lotes, para tener en cuenta el vencimiento.

65

Manual de Inventario

7. VENTANA
El men ventana permite que el usuario organice las ventanas que tiene activas al mismo tiempo de acuerdo a sus necesidades de trabajo, para eso cuenta con las opciones de:

7.1.

Mosaico Horizontal

Organiza las ventanas activas en forma horizontal.

7.2.

Mosaico Vertical

Muestra las opciones activas organizadas verticalmente

66

Manual de Inventario

7.3.

Cascada

Organiza las ventanas que se encuentran activas en estilo cascada.

67