MANUAL OPERATIVO SISTEMA DE INFORMACION DE EDUCACION PARA EL TRABAJO SIET

CONTENIDO

1. SISTEMA DE INFORMACIN DE EDUCACIN PARA EL TRABAJO. 2. MODULO DE ADMINISTRACIN DEL SISTEMA 3. MODULO DE REGISTRO DE INFORMACIN DE INSTITUCIONES Y PROGRAMAS. 4. MODULO DE REGISTRO DE INFORMACIN DE MATRICULA

5. MANUAL DE USUARIO MDULO DE ESTADSTICAS DEL SIET

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

SISTEMA DE INFORMACIN DE INSTITUCIONES Y PROGRAMAS DE EDUCACIN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO SIETINSTRUCTIVO: MODULO DE REPORTE DE INFORMACIN DE MATRICULADOS, EGRESADOS Y COSTOS EDUCATIVOS DE PROGRAMAS

1. SIET
QUE ES EL SIET. Es una herramienta informtica creada para que las secretaras de educacin de las entidades territoriales certificadas ingresen la informacin de las instituciones y los programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano (antes educacin no formal) que tengan licencia de funcionamiento y registro. Este sistema busca brindar informacin confiable a la comunidad educativa sobre la legalidad de estas instituciones y programas, es decir, que toda la informacin all consignada est aprobada por las secretaras de educacin y avalada por el Ministerio de Educacin Nacional. El SIET les permitir a los ciudadanos tener informacin sobre estos programas e instituciones, la duracin de los mismos, su certificacin de calidad y costos educativos, entre otros. IMPORTANCIA DEL SIET: Permite consolidar el registro (directorio) de programas e instituciones de educacin para el trabajo y el desarrollo humano (antes no formal). Divulga informacin confiable a la comunidad educativa y al pblico en general sobre las instituciones y los programas. Permite la consulta permanente de la informacin reportada por las Secretaras de Educacin. Hace seguimiento a la informacin registrada por los entes territoriales. Realiza un diagnstico real de la situacin del servicio educativo para tener conocimiento general del sector que sirva para orientar las polticas educativas nacionales y territoriales.

MODULOS SISTEMA DE INFORMACIN DE EDUCACIN PARA EL TRABAJO SIET 2. MODULO DE ADMINISTRACIN DEL SISTEMA
La administracin del Sistema de Informacin de las instituciones y programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano corresponde al Ministerio de Educacin Nacional. Corresponde a cada secretara de educacin de las entidades territoriales certificadas incluir en el Sistema de Informacin de la educacin para el trabajo y el desarrollo humano los datos de las instituciones y los programas registrados y mantener la informacin completa, veraz y actualizada. El Ministerio de Educacin Nacional podr en cualquier momento realizar procesos de auditora y verificacin de la informacin consolidada en el Sistema y prestar asistencia tcnica a las secretaras de educacin para la implementacin del sistema y actualizacin de sus herramientas.

3. MODULO DE REGISTRO DE INFORMACIN DE INSTITUCIONES Y PROGRAMAS

En el cual se registra toda la informacin correspondiente a las Instituciones de Educacin para el Trabajo y el Desarrollo Humano 1. Ingreso al sistema: A este mdulo solo pueden acceder usuarios de las secretarias de educacin y usuarios del Ministerio de educacin nacional, para ingresar se debe contar con un usuario y contrasea el cual se debe ingresar en el siguiente formulario

2. Funcionalidades: El mdulo cuenta con 5 funcionalidades principales representadas en la siguiente imagen mediante pestaas Administrar Instituciones y Programas Consultar Instituciones Consultar programas Consultas.

2.1 Administrar Instituciones y Programas: Permite el registro de nuevas instituciones y programas, as como tambin la actualizacin de las ya existentes. Esta funcionalidad tiene las opciones internas de:

2.1.1 2.1.2

Buscar: Permite buscar una institucin a partir del Nombre o NIT o parte de este Agregar: Permite registrar una institucin nueva

2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8

Ver (Institucin): Permite ver la ficha completa de la institucin Modificar institucin: Permite modificar los datos bsicos de una institucin Agregar sede: Permite agregar una nueva sede a la institucin Modificar sede: Permite modificar la sede, esto se hace haciendo clic sobre el nombre de la sede a modificar Agregar programa: Permite agregar un nuevo programa Histrico (Institucin): Muestra los cambios actualizaciones que ha tenido en el sistema la institucin

2.1.9 Ver (Programa): Permite ver la ficha completa del programa 2.1.10 Modificar (Programa): Permite modificar los datos bsicos del programa 2.1.11 Actualizar registro: Permite actualizar el registro del programa, en esta opcin es obligatorio adjuntar en formato PDF el acto administrativo que modifica el registro del programa 2.1.12 Eliminar: Permite marcar el programa como Eliminado, este seguir apareciendo en el sistema pero no contar en las estadsticas, no permitir hacerle cambios 2.1.13 Histrico (Programa): Muestra los cambios actualizaciones que ha tenido en el sistema el programa

2.2 Consultar instituciones: Permite realizar la bsqueda de las instituciones registradas, solo se muestran las instituciones con estado ACTIVO, para ver el detalle de la institucin se debe hacer clic sobre el nombre de la misma

2.3 Consultar programas: Permite realizar la bsqueda de los programas registrados, solo se muestran las programas con estado REGISTRO POR PRIMERA VEZ y REGISTRO RENOVADO, para ver el detalle del programa se debe hacer clic sobre el nombre del mismo

2.4 Consultas: Permite realizar consultas donde se cuentan instituciones o programas segn el criterio, estos conteos son los que se muestran en la siguiente imagen

2.5 Acciones en el sistema: Permite consultar las acciones que han realizado los usuarios sobre el sistema.

3. Administrar usuarios: El sistema cuenta con la opcin para crear y actualizar los usuarios, esta se encuentra en la parte superior derecha del men horizontal, y funciona segn los

siguientes criterios: el usuario Administrador del sistema solo puede manipular los usuarios de las secretarias de educacin, los usuarios de las secretarias de educacin solo pueden manipular los usuarios de las instituciones registradas en su secretaria

ESPECIFICACIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE CAMPOS: REGISTRO DE INSTITUCIONES: Los campos que tienen un asterisco, se deben diligenciar obligatoriamente. DEPARTAMENTO: Es el departamento donde se encuentra ubicada la institucin de Educacin para el trabajo y el desarrollo humano. MUNICIPIO: Es el nombre del municipio donde se encuentra ubicada la institucin de Educacin para el trabajo y el desarrollo humano. NOMBRE COMPLETO: Nombre completo de la Institucin de Educacin para el trabajo y el desarrollo humano que aparece en la Resolucin que le otorg la Secretaria de Educacin. NIT: Nmero de Identificacin Tributario NUMERO DE RESOLUCION: ltimo nmero de Resolucin de aprobacin que le fue expedida por la Secretara de Educacin. FECHA DE RESOLUCIN: Fecha de la ltima Resolucin de aprobacin que le fue expedida por la Secretara de Educacin BARRIO: Nombre del barrio donde se encuentra ubicada fsicamente la institucin (Este campo es opcional para los municipios pequeos). DIRECCIN: Direccin actualizada donde se encuentra ubicada la institucin.

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TELEFONOS Y FAX: Nmeros de telfonos actualizados E MAIL INSTITUCIONAL: De carcter obligatorio el mail actualizado a donde se pueda enviar informacin. PAGINA WEB: Pagina WEB donde se pueda consultar la informacin actualizada acerca de programas, sedes, etc. NUMERO DE SEDES: Nmero de sedes con que cuenta la institucin. Para radicar un programa es requisito radicar las sedes o la sede principal. ORIGEN: El origen determina el carcter de la institucin. Mixta: cuando la institucin es parte del estado y parte del Sector privado. Oficial: Cuando la institucin educativa es del Estado llmese nacin, departamento, distrito o municipio. Privada: Cuando la institucin es creada por personas naturales o jurdicas de derecho privado. Propiedad Jurdica: Se debe Sealar a qu Organizacin de las que conforman la lista pertenece la Institucin: Persona natural Persona Jurdica de derecho pblico Persona Jurdica privada con nimo de lucro Persona Jurdica Privada sin nimo de Lucro.

LOCALIDAD: Este campo se diligencia solo para la ciudad de Bogot o ciudades Diferentes donde se encuentre sectorizada por localidades. INFORMACIN DEL DIRECTOR: NOMBRES Y APELLIDOS: Nombres y Apellidos completos del Director, tal como aparecen en la cdula de ciudadana. TIPO DE IDENTIFICACIN: Cdula de ciudadana o extranjera si es el caso. NMERO DE DOCUMENTO: Nmero de Identificacin. INFORMACIN DEL REPRESENTANTE LEGAL: NOMBRES Y APELLIDOS: Nombres y apellidos completos del Representante legal. TIPO DE IDENTIFICACIN: Cdula de ciudadana o extranjera si es el caso. NMERO DE DOCUMENTO: Nmero de Identificacin.

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REGISTRO DE PROGRAMAS: (Los campos que tienen un asterisco, se deben diligenciar obligatoriamente) NOMBRE COMPLETO DEL PROGRAMA: Nombre completo del programa que aparece en la ltima Resolucin de registro otorgada por la Secretara de Educacin. Vale la pena aclarar que de acuerdo con lo establecido en el decreto 2888 de 2007, las denominaciones de los programas deben estar acordes a la clasificacin nacional de ocupaciones y no inducir a error con nombre de programas de la educacin superior. NUMERO DE REGISTRO: Nmero de la ltima Resolucin de aprobacin del programa otorgada por la Secretara de Educacin. FECHA DE RESOLUCIN: Fecha de la ltima Resolucin de aprobacin otorgada por la Secretara de Educacin para el programa. AREA DE DESEMPEO O AREA DE CONOCIMIENTO: En este campo, se tienen determinadas las diferentes reas del conocimiento a la que pertenece el programa establecidas en la clasificacin nacional de ocupaciones. Artes, Cultura y Esparcimiento Ciencias Naturales aplicadas y relacionadas Ciencias Sociales, Religiosas y Servicios Gubernamentales Explotacin Primaria y Extractiva Finanzas y Administracin Oficios, Operacin de Equipos y Transporte Procesamiento, fabricacin y Ensamblaje Salud Ventas y Servicios Idiomas Conocimientos acadmicos. TIPO DE CERTIFICACIN: Es el documento por medio del cual la Institucin hace reconocimiento al estudiante de los estudios cursados una vez se finaliza el programa. Certificado de Conocimientos Acadmicos: Se otorga a quienes hayan culminado satisfactoriamente un programa de formacin acadmica debidamente registrado. Certificado Tcnico Laboral por Competencias: Se otorga a quienes hayan alcanzado satisfactoriamente las competencias establecidas en el programa de formacin laboral. COSTOS EDUCATIVOS: Es el Valor de los servicios prestados por la institucin de acuerdo con la naturaleza y caractersticas de los distintos programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano que ofrece, con una razonable remuneracin por virtud de la actividad empresarial, cuando estos servicios se presten con nimo de lucro.

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DURACIN EN HORAS: Duracin del programa en Horas. JORNADA Diurna: Cuando las clases se dictan en horas del da. Nocturno: Cuando las clases se dictan en horas de la noche Fin de Semana: Cuando las clases se dictan los das sbados y domingos. ESCOLARIDAD EXIGIDA: Es el mnimo de escolaridad que debe alcanzar el estudiante que desee ingresar al programa. METODOLOGIA: Es la modalidad como se ofrece el programa. A distancia: cuando el estudiante no debe desplazarse a un aula de clase para tomar clases Presencial: Cuando el estudiante asiste a clases de manera regular. CAMPO DE FORMACIN: ACADMICO: Los programas de formacin en el campo acadmico tienen como objeto la adquisicin de conocimientos en los diversos temas de la ciencia, las letras, la filosofa, la esttica y la cultura en general. Tienen una duracin mnima de 160 horas. LABORAL: Los programas de formacin en el campo laboral tienen como objetivo preparar en reas especficas de los sectores productivos y de los servicios, desarrollar determinadas habilidades y destrezas e impartir conocimientos tcnicos para el desempeo en una actividad productiva, arte, empleo u oficio. Tienen una duracin mnima de 600 horas. ESTADO: El estado del programa est relacionado con el funcionamiento del mismo, en este sentido, la Secretara de Educacin y cuando se requiera deber inactivar o activar el programa. El Estado activo, es cuando el programa se est ofreciendo por parte de la institucin. El Estado inactivo, es cuando el programa est suspendido temporalmente por alguna circunstancia.

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4. MODULO DE REGISTRO DE INFORMACIN DE MATRICULA

En el cual se registra toda la informacin correspondiente a las Instituciones de Educacin para el Trabajo y el Desarrollo Humano Ingreso al sistema: A este mdulo solo pueden acceder usuarios de las instituciones de formacin para el trabajo registradas por las secretarias de educacin, para ingresar se debe contar con un usuario y contrasea el cual se debe ingresar en el siguiente formulario

5. Funcionalidades: El mdulo cuenta con 3 funcionalidades representadas en la siguiente imagen mediante pestaas

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2.6 Matrculas: Permite el registro de las personas matriculadas en la institucin. Esta funcionalidad tiene las opciones internas de:

2.6.1

Buscar: Permite buscar las matrculas registradas, para modificar los datos del un matriculado debe hacer clic sobre el nombre de la persona a modificar

2.6.2

Nuevo: Permite registrar una nueva matrcula, el sistema solicitar los datos del documento de identificacin para verificar si la persona ya se encuentra registrada y cargar sus datos personales

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2.6.3

Cargar: Permite cargar masivamente mediante formato preestablecido las personas matrculas en un programa

2.7 Egresados: Permite el registro de los egresados de la institucin. Esta funcionalidad tiene las opciones internas de:

2.7.1

Buscar: Permite buscar las egresados registrados, para modificar los datos del egresado debe hacer clic sobre el nombre de la persona a modificar

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2.7.2

Nuevo: Permite registrar un nuevo egresado, el sistema solicitar los datos del documento de identificacin para verificar si la persona ya se encuentra registrada y cargar sus datos personales

2.7.3

Cargar: Permite cargar masivamente mediante formato preestablecido las personas egresadas de un programa

2.8 Costos de programa: Permite registrar el costo cobrado por los programas de la institucin. Esta funcionalidad cuenta con las siguientes funcionalidades:

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2.8.1

Buscar: Permite buscar los costos de los programas registrados, para modificar un valor registrado debe hacer clic sobre el nombre del programa

2.8.2

Nuevo: Permite registrar el valor cobrado por el programa

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INGRESO DE

LA INFORMACIN DE MATRICULA, EGRESADOS Y COSTOS EDUCATIVOS EN EL SISTEMA SIET. Para ingresar y registrar la informacin de matrculas, egresados y costos educativos en el SIET, deben ingresar a la siguiente direccin: Mdulo para reportar matrculas, egresados, y costos de programas

http://siet.mineducacion.gov.co/siet-ri
1. CREACIN DE USUARIO Y CONTRASEA: El usuario y la contrasea se pueden crear de 2 formas: La institucin crea su usuario y contrasea a partir del NIT de la institucin y del nmero de licencia de funcionamiento otorgada por la Secretaria de Educacin. Los datos deben ingresarse tal como estn registrados en el sistema. Si usted no cuenta con esta informacin por favor dirjase a la persona encargada del manejo del sistema SIET en cada una de las Secretaras de Educacin. PRIMER PASO: DAR CLIC EN REGISTRO

CLIC

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SEGUNDO PASO: Ingresar el Nmero del NIT y el nmero de la licencia correctamente como est registrada en el SIET. Y dar clic en ENVIAR

TERCER PASO: INGRESE SUS DATOS Y PUEDE PROCEDER A CREAR SU USUARIO Y CONTRASEA Y DE CLIC EN ENVIAR.

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2. REGISTRO DE LA INFORMACIN DE MATRICULA: La informacin de matrcula se podr ingresar de dos maneras:

Escriba su usuario y su clave una vez creados. De Clic en INGRESAR. Por esta opcin podr registrar informacin de matrcula, costos del programa y egresados directamente en el sistema.

INGRESAR

Nota: La institucin solo podr crear un usuario que tendr el perfil y los permisos para reportar la informacin de matrculas, egresados y costos del programa.

Una vez en la pantalla ingresar la

informacin a travs de la opcin nuevo ver grfico.

NUEVO

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Ingrese los datos de identificacin del estudiante Y pulse CLIC EN EL BOTON CONSULTA. Q

CONSUL TA

UNA VEZ EN LA PANTALLA INCLUIR UNO A UNO LOS DATOS CORRECTOS DE CADA ESTUDIANTE Y pulsar CLIC EN ENVIAR. LOS CAMPOS QUE ESTAN CON ASTERISCO SON DE OBLIGATORIO DILIGENCIAMIENTO.

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Finalizado este proceso, seguir sucesivamente uno a uno con los estudiantes de cada programa. Un estudiante se reporta una sola vez al ao y cada vez que inicia un perodo indicando los estudiantes que ingresan por primera vez en el ao.

2. REGISTRO DE LA MATRICULA A TRAVES DE LA PLANTILLA EXCEL:

Si va a registrar la informacin desde el archivo Excel (97 2003) debe pulsar clic en cargar. La hoja de Excel no se puede alterar. Esta debe ser diligenciada en su totalidad de acuerdo a las orientaciones que encontrar a continuacin de este instructivo.

CARGAR

DESCARGAR LA PLANTILLA EXCEL

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DATOS DEL PROGRAMA CONSECUTIVO: Numeracin desde 1 hasta la ltima persona registrada en la hoja de clculo. FECHA DE INGRESO: Fecha en la que ingreso por primera vez el estudiante al programa. Se debe registrar en formato de Fecha. JORNADA: Se debe diligenciar de acuerdo al valor de la columna ID segn la siguiente tabla: ID 1 2 3 DESCRIPCION DIURNA NOCTURNA FIN DE SEMANA

TIPO DE IDENTIFICACIN: Registrar el nmero de documento en el que constan los datos del estudiante para poder identificarlo. Se debe diligenciar de acuerdo al valor de la columna ID segn la siguiente tabla:

ID 1 2 3 4

DESCRIPCION CEDULA DE CIUDADANIA TARJETA DE IDENTIDAD REGISTRO CIVIL

CEDULA DE EXTRANJERIA

NUMERO DE IDENTIFICACIN: El campo nmero de identificacin no puede superar 20 caracteres. NOMBRES Y APELLIDOS: Se debe escribir correctamente, en mayscula sin usar caracteres especiales. Los campos no pueden superar 50 caracteres cada uno. GNERO Se debe diligenciar de acuerdo al valor de la columna ID segn la siguiente tabla: ID 1 2 DESCRIPCION MASCULINO FEMENINO

ESTADO CIVIL: El estado civil es la situacin de las personas fsicas determinada por sus relaciones de familia, provenientes del matrimonio o del parentesco, que establece ciertos derechos y deberes. Se debe diligenciar de acuerdo al valor de la columna ID segn la siguiente tabla: ID DESCRIPCION

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1 2 3 4 5

SOLTERO CASADO UNION LIBRE SEPARADO VIUDO

FECHA DE NACIMIENTO: Se debe escribir correctamente la Fecha de nacimiento correcta en el siguiente formato: DD/MM/AAAA LUGAR DE ORIGEN: Cdigo DANE, compuesto por 5 dgitos donde los dos primeros es el cdigo del departamento y los 3 siguientes del municipio, usar 00000 si la persona viene del exterior, si no se tiene informacin usar 00999, ver la tabla de referencia municipio. ESTRATO: Hace referencia al estrato socioeconmico al cual pertenece actualmente La Estratificacin Socioeconmica comprende la clasificacin de los inmuebles residenciales en grupos socioeconmicos homogneos en s y heterogneos entre s, a travs de sus caractersticas fsicas, del entorno inmediato y del contexto urbano o rural en el que se encuentran. Se debe diligenciar de acuerdo al valor de la columna ID segn la siguiente tabla:

ID 1 2 3 4 5 6 99

DESCRIPCION 1 2 3 4 5 6 SIN INFORMACION

SISBN: El Sisbn es el Sistema de Identificacin de Potenciales beneficiarios de Programas Sociales. Esta es una herramienta de identificacin, que organiza a los individuos de acuerdo con su estndar de vida y permite la seleccin tcnica, objetiva, uniforme y equitativa de beneficiarios de los programas sociales que maneja el Estado, de acuerdo con su condicin socioeconmica particular. Si una persona ha sido identificada como potencial beneficiario de los programas sociales, es decir que el nivel est entre 1 y 3, podr acceder a los subsidios que otorga el Estado a travs de los diferentes programas y de acuerdo con la reglamentacin de cada uno de ellos.

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Se debe diligenciar de acuerdo al valor de la columna ID segn la siguiente tabla: ID 1 2 3 99 DESCRIPCION 1 2 3 SIN INFORMACION

NIVEL DE FORMACIN: Indica el ltimo nivel de formacin acadmica que tiene el estudiante actualmente. La informacin se debe diligenciar de acuerdo al valor de la columna ID segn la siguiente tabla:

ID 1 2 3 4 5 6 7 99

DESCRIPCION PREESCOLAR BASICA PRIMARIA BASICA SECUNDARIA MEDIA PREGRADO POSTGRADO SIN ESTUDIOS SIN INFORMACION

OCUPACION: Situacin actual en la que se encuentra el estudiante. La informacin se debe diligenciar de acuerdo al valor de la columna ID segn la siguiente tabla: ID 1 2 3 4 5 DESCRIPCION EMPLEADO EST. BASICA / MEDIA ESTUDIANTE SUPERIOR DESEMPLEADO INDEPENDIENTE

DISCAPACIDAD: Marcar el ID que corresponda si la presenta. ID 1 2 3 4 DESCRIPCION SORDERA PROFUNDA HIPOACUSIA A BAJA AUDICION BAJA VISION DIAGNOSTICA CEGUERA

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5 6 7 8

PARALISIS CEREBRAL LESION NEUROMUSCULAR DEFICIENCIA COGNITIVA(RETARDO EN EL DESARROLLO) MULTIPLE

MULTICULTURALIDAD: Marcar solamente con una X mayscula, si la persona la presenta. Si la persona no tiene discapacidad se debe dejar el espacio en blanco. NOTA: Todos los campos SON OBLIGATORIOS excepto los de discapacidad y multiculturalidad. Para el caso de los EGRESADOS, Todos los campos SON OBLIGATORIOS excepto: No. ACTA, FOLIO, discapacidad y multiculturalidad.

5. MANUAL DE USUARIO MDULO DE ESTADSTICAS DEL SIET

6. Ingreso al sistema: A este mdulo es de acceso pblico, esto quiere decir que no se necesita contar con un usuario o contrasea para acceder, este mdulo solo presenta reportes con conteos de las variables matrculas, egresados y costos de programas, en ninguno de sus reportes se puede ver informacin detalla ni personal de las personas registradas por parte de las instituciones de formacin para el trabajo

7. Reportes estadsticos: El mdulo est dividido en 3 grupos de reportes, uno para tipo de informacin que registran las instituciones, las estadsticas se encuentran agrupadas por regiones inicialmente y se puede ver el detalle de cada regin por secretarias de educacin

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2.9 Estadsticas de matrculas: Para ver las estadsticas de matrculas se debe seleccionar el tipo de estadsticas que se quiere ver, el ao de la misma y hace clic en el botn Generar. Para ver el detalle de una regin se debe hacer clic sobre el nombre de la misma. Los tipos disponibles son: Matriculados por rea de desempeo, Matriculados por gnero, Matriculados por edad, y Matriculados por estrato

2.10 Estadsticas de egresados: Para ver las estadsticas de egresados se debe seleccionar el tipo de estadsticas que se quiere ver, el ao de la misma y hace clic en el botn Generar. Para ver el detalle de una regin se debe hacer clic sobre el nombre de la misma. Los tipos disponibles son: Egresados por rea de desempeo, Egresados por gnero, Egresados por edad, y Egresados por estrato

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2.11 Estadsticas de costos de programas: Para ver las estadsticas de costos de programas se debe seleccionar el tipo de estadsticas que se quiere ver, el ao de la misma y hace clic en el botn Generar. Para ver el detalle de una regin se debe hacer clic sobre el nombre de la misma. Los tipos disponibles son: Costos de programa por rango y Listados de costos de programas

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