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SISTEMA DE GESTION INTEGRADO PROCEDIMIENTO: CONTRATACION POR LICITACION PUBLICA

Cdigo: DAJ-P-1006 Fecha Aprobacin

GOBERNACION DEL HUILA

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1.

OBJETIVO

Adquisicin de bienes o servicios con el fin de Satisfacer las necesidades de la comunidad y de la Administracin Departamental.

2.

ALCANCE

El procedimiento aplica para los trmites administrativos que involucra todas las reas de la administracin central y descentralizada, desde el momento que se presenta la necesidad fsica, y en consecuencia la solicitud de contratacin, hasta su adjudicacin y ejecucin con sus respectivos controles.

3.

SOPORTE NORMATIVO Y DE REFERENCIA. Ley 80 de 1993, estatuto general de contratacin de la administracin pblica. Decreto 2170 de 2002, por el cual se reglamenta la ley 80 del ao 1993, se modifica el decreto 855/1994 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80/93 en materia de contratacin directa y se dictan otras disposiciones en aplicacin de la ley 527/1999. Decreto 007 de 2007 por el cual se modifica el procedimiento de Contratacin en la Administracin Central Departamental y se hacen unas delegaciones. Decreto 2434 de 2006 Ley 1150 de 16 de julio de 2007

4.

RESPONSABLE

Gobernador y delegatarios de la contratacin (Secretarios del Despacho y directores de Departamentos).

REVIS NOMBRE Y FIRMA CARGO

APROB

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5.

CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento es para contratos que se realizan por medio de licitacin de conformidad con la Ley.

REVIS NOMBRE Y FIRMA CARGO

APROB

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6.

DEFINICIONES Comit de Contratacin Es un grupo de coordinacin y apoyo al Gobernador, que busca asegurar que los procesos de contratacin se cumplan conforme a los principios y finalidades de la funcin administrativa, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participacin, publicidad, responsabilidad, transparencia y seleccin objetiva de los contratistas. Este Comit esta conformado por el Gobernador o su delegado, el delegatario de la contratacin, Director Departamento Administrativo de Planeacin o Secretario de Hacienda y Director Departamento Administrativo Jurdico. Grupo de contratacin Es soporte del proceso de contratacin, lo conforman: Director del Departamento Administrativo Jurdico, Profesional Universitario, Tcnico, Auxiliar Administrativo Comit Evaluador: Grupo encargado de la evaluacin, anlisis y calificacin de las propuestas para establecer la ms favorable conforme a la ley y a los pliegos y trminos de referencia. Este comit podr apoyarse en tcnicos y expertos en aspectos tcnicos del objeto a contratar. Este comit lo conforman: Profesional Especializado o universitario en rea tcnica de la dependencia delegataria interesada en el proceso, Profesional Universitario en rea financiera y Profesional Universitario en rea jurdica de cualquier dependencia; Grupo de Hacienda: Funcionarios del rea financiera encargada de la expedicin de CDP, registro presupuestal y pagos, funcionarios del centro de atencin al contribuyente para liquidacin y pago, impuesto y publicacin de contratos. Grupo de ejecucin, control y liquidacin del contrato: Delegatario de la contratacin y Interventor o Supervisor.

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Interventor o Supervisin: Conjunto de funciones desempeadas por el Gobernador, el Delegatario responsable del proceso de contratacin o por la persona que este delegue, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecucin de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento, de acuerdo a lo previsto en las normas vigentes, lo estipulado en respectivo contrato y lo dispuesto en el Decreto 007 de 2007. Pliego de condiciones Es un documento donde se determinan las caractersticas administrativas, jurdicas, .. y tcnicas que constituyen los trminos y condiciones de una contratacin dentro de un formato previamente establecido. Viabilidad Es la representacin verbal o escrita de una decisin positiva o negativa acerca de la aceptacin econmica, tcnica, administrativa y procedimientos. Oferentes Personas naturales o jurdicas que intervienen en la contratacin queriendo participar con sus propuestas Adendas: Documento que aclara, completa, modifica o rectifica el contenido del pliego de condiciones o trminos de referencia Contrato Estatal: Acuerdo de voluntades celebrado por entidades del Estado para solucionar la demanda de bienes o servicios, regidos por el derecho privado o en disposiciones especiales, derivados del ejercicio de la autonoma de la voluntad de las partes.

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7.
#

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable Actividad ETAPA PREPARATORIA Identificar la necesidad a travs de solicitudes de la comunidad, proyectos, plan de desarrollo, requerimientos internos Plantear la solucin y verificar estudios de mercado, aspectos tcnicos y riesgos de la posible solucin. Flujograma INICIO Observaciones

Profesional Universitario Dependencia Delegataria

Profesional Universitario Dependencia Delegataria

Profesional Universitario Dependencia Delegataria

Elaborar estudios previos segn trminos de ley y definir procedimiento de contratacin de interventoria Solicitar visto bueno del DAP

Genera documentos soporte del estudio (estudio de mercado, requerimientos tecnicos, licencias, presupuestos, permisos entre otros) Formatos estudios previos Ver procedimiento de contratacion para la interventoria segn cuantia. Documento DAP

Profesional Universitario Dependencia Delegataria Profesional Universitario Dependencia Delegataria Funcionario rea financiera de la secretaria de Hacienda Profesional Universitario Dependencia Delegataria

Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal. Expedir certificado de disponibilidad presupuestal Recibir CDP y enviarlo junto con estudio previo al Comit de Contratacin

Solicitud CDP

Ver procedimiento de ejecucin presupuestal Documento CDP

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GOBERNACION DEL HUILA # Responsable

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Actividad

Flujograma

Observaciones

Comit De Contratacin

Evaluar, analizar y aprobar tcnica, Jurdica y econmicamente.

Aprueba? NO SI

50

Profesional Universitario dependencia Delegataria

Realizar reporte de apertura de Licitacin publica a la Cmara de comercio.

Se realiza los primeros cinco das de cada mes antes de la apertura. Documento de comunicacin a la cmara de comercio

10

Comit De Contratacin

Remitir los estudios previos a la dependencia para prepliego.

Registro control de salida de estudios previos

11

Profesional Universitario Dependencia Delegataria

Recibir los estudios previos y elaborar prepliego y enviarlo al Grupo de Contratacin para su publicacin

Documento Prepliego

12

Grupo de contratacin

Controlar la legalidad de los prepliegos

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GOBERNACION DEL HUILA # Responsable

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Actividad

Flujograma

Observaciones

13

Grupo de contratacin

Publicar en la pagina WEB y el portal de contratacin, el prepliego de condiciones o trminos de referencia

Medio electrnico en un termino de 10 das para las observaciones pertinentes

Hay observaciones?

NO

SI Recepcionar y remitir las observaciones del prepliego al profesional encargado

15

14

Grupo de contratacin

15

Profesional Universitario de la Dependencia Delegataria y grupo de Contratacin Profesional Universitario de la Dependencia Delegataria y grupo de Contratacin

Recibir, analizar y dar respuesta a las observaciones del prepliego

Oficio respuesta de observaciones del prepliego.

16

Elaborar pliego definitivo segn observaciones de los oferentes.

Documento Pliegos definitivos

17

Profesional Universitario Dependencia Delegataria

ETAPA PRECONTRACTUAL Publicar el aviso de apertura de la licitacin o concurso pblico en medio escrito de amplia circulacin.

Aviso de prensa dentro de los 10 a 20 dias anteriores a la apertura. Resolucin apertura proceso licitacin C de del de

Dar Apertura al proceso de Licitacin mediante resolucin. 18 Gobernador

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GOBERNACION DEL HUILA # Responsable Profesional Universitario Dependencia Delegataria

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Actividad Elaborar invitacin de acompaamiento para el ejercicio del control legal y social

Flujograma

Observaciones Documento de invitacin de acompaamiento a las veeduras

20

Grupo de contratacin

Publicar resolucin de apertura y pliegos de condiciones o trminos de referencia definitivos. Realizar audiencia de aclaracin de los pliegos de condiciones o trminos de referencia

La publicacin se realiza en la Web por un termino de 10 das calendario

21

Delegatario de la contratacin

Acta de audiencia de aclaracion de los pliegos

22

Profesional universitario Dependencia Delegataria

Realizar visita tcnica segn objeto a contratar

Certificado visita

de

23

Profesional universitario Dependencia Delegataria

Remitir oficio a tesorera para venta de pliegos estableciendo plazos, numero y valor del pliego

Oficio venta pliegos

de

Venta de pliegos 24 Funcionario del centro de atencin al contribuyente Documento recibo de pago

Recepcionar oferta y efectuar el cierre del proceso. Dependencia Delegataria con asistencia del Grupo de Contratacin D Acta de recepcion, cierre y pacto por la transparencia

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GOBERNACION DEL HUILA # Responsable

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Actividad Designar el evaluador Comit

Flujograma D

Observaciones

26

Delegatarios

Resolucin de asignacin el comit evaluador

27

Comit Evaluador

Evaluar propuestas tcnica, jurdica y econmicamente

Informe evaluacin propuesta

de de

28

Grupo de Contratacin

Publicar informe evaluacin

de

Por termino de 5 das hbiles

29

Dependencia delegataria y Grupo de Contratacin

Recibir observaciones al informe de evaluacin

Documento de observaciones de informe de evaluacin Informe final evaluacin propuesta Acta adjudicacin, declaracin desierta, resolucin Acto administrativo adjudicacin declaratoria desierta. Contrato de de

30

Comit Evaluador y Delegatario

Recibir y estudiar las observaciones.

31

Delegatario

32

Profesional universitario Dependencia Delegataria

Realizar audiencia de adjudicacin o declaracin de desierta, previa, presentacin del informe final y sorteo economico. Notificar actos administrativos de adjudicacin o declaratoria desierta

de

de o

Elaborar el contrato Profesional Universitario Dependencia Delegataria E

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GOBERNACION DEL HUILA # Responsable Director del Departamento Administrativo Jurdico

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Actividad Revisar y dar visto bueno al contrato

Flujograma E

Observaciones

34

Observaciones?

SI
NO

33 Registrar en la base de datos de contratos y asignar numero

35

Tcnico Grupo de Contratacin

36

Tcnico Grupo de contratacin

Enviar el contrato con soportes para el registro de compromiso presupuestal a la secretaria de hacienda

Libro radicador de entradas y salidas

37

Funcionario rea financiera de la secretaria de Hacienda Tcnico Grupo de contratacin Gobernador o delegatario Auxiliar administrativo Grupo de Contratacin Contratista Auxiliar administrativo Grupo de Contratacin

Recibir el contrato con soportes y generar registro de compromiso presupuestal en el SIFA Recibir el contrato registrado para la firma del ordenador del gasto Firmar el contrato y entregar al grupo de contratacin Entregar al contratista para firma y legalizacin Recibir, legalizar y devolver contrato con soportes. Recepcionar contrato con los documentos, para legalizacin con una copia

Ver procedimiento ejecucin presupuestal. Genera numero de registro presupuestal Libro radicador de entradas y salidas Libro radicador de entradas y salidas Libro radicador de entradas y salidas

38

39

40

41

42

Plizas, recibo de pago de publicacin

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GOBERNACION DEL HUILA # Responsable Director del Departamento Administrativo Jurdico

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Actividad Aprobar pliza garanta nica

Flujograma de F

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Observaciones Sello y firma de aprobacin. Contrato perfeccionado.

44

Tcnico Grupo de Contratacin

Actualizar el registro de base de datos, archivar copia y enviar original a la dependencia Delegataria

Oficio remisorio de la copia a la dependencia delegataria

45

Delegatario

46

Interventor

Remitir copia al interventor para su ejecucin y realizar la supervisin. Recibir copia del contrato y efectuar proceso de interventoria. Registrar el contrato en el SICE

Ver procedimiento de interventoria

47

Profesional universitario Dependencia Delegataria

48

Profesional universitario Dependencia Delegataria Profesional universitario Dependencia Delegataria

Realizar informe sobre los contratos generados

Documento informe contratos generados

49

Archivar documentacin original del contrato

50

FIN

8.

ANEXOS Y REGISTROS Estudios previos. CDP. Actas del comit de contratacin.

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Oficio aprobacin estudios previos. Control de salida de estudios previos. Prepliego. Ofocio respuesta de observaciones a los prepliegos. Pliegos. Resolucion de apertura de la Licitacin. Documento de acompaamiento a las veedurias. Acta de audiencia de aclaracin de los pliegos. Certificado de visita tecnica. Listado de oferentes. Acta de sorteo. Acta de recepcin y cierre de las ofertas. Oficio pacto por la transparencia. Resolucin de asignacin comit evaluador. Informe de evaluacion. Documento de observaciones de informe de evaluacin. Informe final de evaluacin de la propuesta. Acta de adjudicacion o declaracin desierta. Contrato. Libro radicador de entradas y salidas. Resolucion de designacion del supervisor o contrato del interventor. Informe sobre los contratos generados.

9.

CONTROL DE CAMBIOS

Versin 1

Vigencia Obsoleto

Identificacin de los Responsable cambios Se modifica este proceso Director Departamento debido al nuevo Decreto Administrativo Jurdico 007/2007 del Contratacin