MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE.

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1. OBJETO Establecer un Sistema de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, basado en el enfoque RUC, y en las disposiciones establecidas por las empresas contratantes. Acorde igualmente a las disposiciones legales vigentes y a todas las recomendaciones emitidas. 2. ALCANCE Este Sistema de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente tiene en la actualidad un alcance correspondiente a la Oficina Principal, la sede del Deposito Aduanero en Puerto Bolvar de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1Nivel 1 y, Servitransa S.A. y todos los proyectos que deriven de su actividad econmica. 3. INTRODUCCION Es evidente la imperiosa necesidad de lograr el diseo y la implementacin de Sistemas de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, buscando la creacin de entornos de trabajo seguros donde primen culturas de seguridad elevadas y orientadas bajo un enfoque de cero accidentes. Para lograr esto, el rea de Salud Ocupacional ha establecido parmetros de Mejoramiento Continuo para cada uno de estos componentes, pues la idea es sencillamente crear un Sistema de Gestin que sea dinmico y que responda a las necesidades de la organizacin orientadas a mantener estndares de Seguridad Total y a la efectiva intervencin, mitigacin y control de los diferentes factores de riesgo a los que se estn expuestos los trabajadores dentro de la ejecucin de la actividad econmica de la organizacin. El mismo sector competitivo en donde funcionan un gran nmero de empresas contratistas requiere que la organizacin como tal, se mantenga a la vanguardia en todo lo que respecta a Seguridad, Salud Ocupacional y ambiente. Pues como se sabe la ejecucin correcta de todos los componentes de SSHA, permite obtener valores agregados como calidad y efectividad en la operacin, constituyndose en un beneficio para el desarrollo empresarial y competitivo de la organizacin.

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ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE MANUAL DEL RUC El presente documento contiene informacin relacionada con el sistema de gestin de seguridad, salud ocupacional y ambiente de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. y su objetivo primordial es dar a conocer dicha informacin.

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL 1.1 Polticas de Seguridad, Salud ocupacional y Medio Ambiente AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Demuestra su compromiso, participacin con el sistema, con la creacin y divulgacin de las siguientes polticas: Poltica de Seguridad, salud ocupacional y Medio Ambiente. Poltica sobre el no consumo de Alcohol y Drogas. Poltica de seguridad en la va. Estas polticas se encuentran aprobadas y firmadas por la gerencia, publicadas en las instalaciones de la empresa. 1.2 Elementos Visibles del Compromiso Gerencial. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Establece un procedimiento de reuniones y revisiones gerenciales donde relaciona los aspectos de Seguridad, Salud Ocupacional, y Ambiente. De igual forma se desarrollan planes de accin generadas de esta actividad. Las reuniones gerenciales tienen una periodicidad trimestral y las revisiones anuales. 1.3 Objetivos y Metas. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Con el propsito de tener un conocimiento constante del avance del sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Establece una serie de indicadores cuantificables que permiten evaluar y controlar el Sistema. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Cuenta con archivo (OBJETIVOS Y METAS) donde se relaciona las polticas, objetivos, metas, e indicadores para el sistema de SSHA.

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1.4 Recursos. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Manifiesta su compromiso y respaldo econmico para con el sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, a travs de la designacin de rubros de acuerdo con las actividades desarrolladas para la implementacin del presente sistema. Este presupuesto es realizado al inicio de cada ao y se tienen en cuenta las revisiones, reuniones y recomendaciones o acciones de mejora para el sistema. 2. DESARROLLO Y EJECUCION DEL SSOA 2.1 Documentacin. Control de documentos y datos AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Cuenta con procedimiento de control de documentos, en el cual se especifica la manera de elaborar, revisar, modificar y controlar la documentacin que se maneja dentro del sistema SSHA. De igual forma contiene un archivo (LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS), que contiene el listado de documentos y registros. 2.2. Requisitos Legales y de Otra ndole. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Demuestra conocimiento de las normas legales y regulaciones de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente que rige al pas. A travs de la elaboracin de procedimiento para identificar y tener Acceso a los requisitos legales y de otra ndole, adems cuenta con una matriz de requisitos legales donde contempla los requerimientos, por dichas normas y cumplimiento de las mismas por AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. 2.3 Funciones y Responsabilidades. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Establece una serie de responsabilidades, teniendo en cuenta los niveles de la organizacin y los cargos. Estas responsabilidades son evaluadas teniendo en cuenta el procedimiento diseado para esta actividad (PROCEDIMIENTO EVALUACION DE RESPONSABILIDADES) 2.4 Competencias. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Con el propsito del cumplimiento de los Objetivos del sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, define competencias en trminos de educacin, experiencia y entrenamiento.

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2.5 Capacitacin y Entrenamiento. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1y SERVITRANSA S.A., establece la programacin de las capacitaciones relacionadas con el tema de la seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Esta programacin relaciona con los diferentes cargos, personas, temas, contenido, fechas, instructor, entre otros aspectos. 2.6 Programa de induccin y Reinduccin en SSOA. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1y SERVITRANSA S.A. Establece un procedimiento para la realizacin de induccin y reinduccin a todo el personal, de igual forma un formato donde se evidencia la induccin, los puntos tratados y su respectiva evaluacin. Este registro se encuentra en cada hoja de vida de cada persona y en carpeta en mencin. 2.7 Motivacin, comunicacin, participacin y consulta. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1y SERVITRANSA S.A. Establece mecanismos para comunicar al personal, motivarlos, lograr la participacin en el sistema SSHA y la consulta de la informacin, como lo son capacitacin, carteleras, comunicados, de igual forma se realiza actividades como incentivos a los mejores trabajadores del trimestre. 3. ADMINISTRACION DEL RIESGO SSOA 3.1 IDENTIFICACION DE PELIGROS, ASPECTOS AMBIENTALES, VALORACION Y DETERMINACION DE CONTROL DE RIESGOS E IMPACTOS (GESTION DEL RIESGO) AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Establece un procedimiento de identificacin de peligros y aspectos, valoracin y control de riesgo e impactos. Este procedimiento est respaldado por el formato de identificacin de Peligros y matriz de aspectos ambientales a que est sometido el personal de la empresa. 3.2 TRATAMIENTO DEL RIESGO. 3.2.1 Administracin de contratistas y Proveedores. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1y SERVITRANSA S.A. Define un procedimiento para seleccionar los contratistas y proveedores, donde contemplan los requerimientos para el Sistema Seguridad, Salud Ocupacional por parte de ellos.

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3.2.2. Visitantes, comunidad y autoridad La organizacin establece mecanismo para comunicar a los visitantes los riesgos a los que se ven expuestos durante su estada en nuestras instalaciones. Para la planificacin de simulacros la organizacin notifica a las autoridades y vecindades la realizacin de los mismos. 3.2.2.1. Grupos de inters La organizacin ha establecido un programa para la identificacin de sus grupos de inters y de actividades relacionadas con responsabilidad social empresarial. 3.2.3 Programas de Gestin de Riesgos Prioritarios AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Para cumplir con los objetivos del sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y dar tratamiento a los riesgos identificados como prioritario, establece un documento llamado PROGRAMAS DE GESTION donde se relaciona los parmetros para el desarrollo de los programas de gestin dirigidos a los riesgos. Este documento contiene un formato (PLAN DE GESTION), en el cual levantamos los diferentes programas a desarrollar en la empresa. 3.2.4 Subprograma de medicina Preventiva y del trabajo. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Relaciona y describe este subprograma en el programa de Salud Ocupacional, y disea un procedimiento para la realizacin de los exmenes mdicos. Por otra parte se desarrollan actividades en cumplimiento de este programa como son: Evaluaciones mdicas (Ingreso, Peridicos, Retiro), Jornadas de vacunacin, Diagnostico de Condiciones de Salud, Brigadas de Salud. 3.2.5 Subprograma de Higiene Industrial. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Crea un reglamento higiene y seguridad industrial debidamente actualizado y publicado. Tambin desarrolla actividades de medicin, con el fin de prevenir enfermedades profesionales. 3.2.6 Subprograma de Seguridad Industrial. Estndares y Procedimiento AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Establece una serie de

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procedimiento de las tareas operativas, con el fin de garantizar un trabajo en condiciones seguras. Programa de Mantenimiento de Instalaciones y Equipos. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Cuenta con un programa de mantenimiento de las instalaciones y equipos de cmputos, y con los registros necesarios para evidenciar estas actividades. Estado de equipos y herramientas. De igual forma se controla los estados de los equipos y herramientas que de una u otra forma se puedan utilizar en las operaciones. Elementos de proteccin personal AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Por medio de matriz de EPP realiza un anlisis de la dotacin del personal y contiene registro de entrega de EPP dependiendo de la actividad a desarrollar dentro de la empresa. Hojas de Seguridad de Material y Producto. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Contiene a disposicin de todo el personal las hojas de seguridad de materiales y productos utilizados.

3.2.7 PLANES DE EMERGENCIA AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. cuenta con un plan de emergencia el cual contiene anlisis de las amenazas y vulnerabilidad, de igual forma establece directrices para actuar antes, durante y despus de una emergencia. 3.2.8 SUBPROGRAMA DE GESTIN AMBIENTAL AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1. y SERVITRANSA S.A. cuando con un plan de manejo ambiental donde se describen las actividades en materia ambiental, en pro control y mitigacin de la contaminacin. Estndares y procedimientos Agencia de aduanas tiene establecidos procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, controles fsicos, contratos o acuerdos con proveedores para minimizar o evitar impactos ambientales. Programas de Gestin Ambiental AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Establece programas

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de gestin ambiental en los cuales se describen las actividades a desarrollar en este tema. 4. EVALUACION Y MONITOREO 4.1 Incidentes (Accidentes y casi accidentes) del trabajo y Ambientales AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Desarrolla actividades del procedimiento para la investigacin de incidentes y accidentes. Este procedimiento contiene un formato (INVESTIGACION DE INCIDENTES - ACCIDENTES DE TRABAJO) que evidencia estas actividades. 4.2 Auditoras Internas del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Describe esta actividad en el procedimiento de Auditorias del Sistema SSHA, donde dan los lineamientos. 4.3 Acciones Correctivas y preventivas. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. Desarrolla un procedimiento de acciones correctivas y preventivas y establece un formato (Solicitud de accin correctiva y/o preventiva) para el levantamiento de estas acciones y los planes de accin de las mismas. 4.4 Inspecciones SSOA AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. cuenta con un programa de inspecciones relacionadas en el documento de actividades del sistema SSHA, entre esta inspeccione se encuentran: Las de reas de trabajo, extintores, EPP, Gerenciales. Entre otras. 4.5 Seguimiento Requisitos Legales Afiliacin al sistema de seguridad social AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A., est afiliada a la ARP LIBERTY. La Caja de compensacin a la cual est afiliada es COMBARRANQUILLA. Estas afiliaciones anteriormente mencionadas y las de EPS, son soportadas en los Pagos de planilla. Programa de Salud Ocupacional. AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. En cumplimiento del requisito legal, cuenta con este programa. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. tiene un reglamento higiene y seguridad industrial debidamente actualizado y publicado.

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Comit Paritario de Salud Ocupacional AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1y SERVITRANSA S.A., cuenta con un comit paritario, y se evidencia su funcionamiento en las actas de reuniones. 4.6 Medicin Y Revisin de los procesos AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 y SERVITRANSA S.A. En cumplimiento de este numeral establece indicadores de gestin en los diferentes procesos para medicin y revisin de la gestin del SSHA. Por otro lado se establece auditorias internas, revisiones gerenciales, y programas de gestin.

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