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HERRAMIENTAS DE MEJORA
2 UNIDAD
Profesor: Luis Omonte 2012

Herramientas de mejora
Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

Las siguientes herramientas contienen informacin prctica esencial para la mejora continua de las organizaciones en todos los aspectos. La mejora mayor continua menor costo. asegura una

satisfaccin por parte del cliente a un

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Objetivos de la calidad Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Los objetivos de la calidad ponen en claro el alcance total y los resultados que se esperan. Ayudan a prevenir esa situacin tan frecuente entre miembros de un equipo que descubren, en una fase avanzada del proceso, que no todos entienden por igual lo que se quera hacer. Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Empezar siempre con el fin en mente. El objetivo: Resultados + Indicadores de xito. Hay que concentrarse mas en la calidad que en la cantidad. Indicadores: Cmo sabremos que hemos logrado los resultados? Concentrarse en los indicadores claves. Medidas duras y medidas subjetivas. No poner soluciones. Se deben revisar permanentemente. Debe existir un alto compromiso. Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo 1. Reunir a los interesados en formar parte del equipo. 2. Poner palabras clave que reflejen los resultados finales deseados. 3. Estructurar esas ideas en frases cortas, cuantas menos mejor. 4. Por cada resultado final, identificar indicadores de xito. 5. Aprobar los objetivos de la calidad. 6. Mantenerlos en un lugar destacado y visible, y revisar regularmente los resultados. Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Los objetivos de la calidad representan proceso. A veces surgen confusiones entre los objetivos y los factores crticos del xito. las metas a corto plazo para mejorar un Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

Resultado final
Llevar a la prctica mejoras que acorten el tiempo invertido en el proceso de planificacin empresarial anual.

Indicadores de xito
Reducir el tiempo transcurrido entre el inicio y final del proceso. Reducir el tiempo requerido por cada persona para completar el proceso.

Efectuar mejoras al proceso de planificacin empresarial, para tener una relacin laboral mas estrecha y efectiva entre el Consejo, el Gerente y el Sindicato.

Mayor claridad del proceso, roles y responsabilidades. Mayor sentido de equipo. Menos conflictos.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Es una tcnica que genera grandes cantidades de ideas a partir de un grupo de personas. En ambientes que no sean represivos, fomenta el pensamiento creativo. A menudo se emplea para identificar causas de un efecto, o posibles soluciones. Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Se debe sentir que no existe peligro de participar. No se permiten juicios ni crticas. Se debe generar la mayor cantidad de ideas. Se debe animar a ser lo mas creativo posible. Se debe escribir exactamente lo que se diga. Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Formal Informal Silencioso El coordinador recuerda los principios. El coordinar se debe asegurar que todos los participantes entiendan el tema. Se deja un par de minutos para anotar las primeras ideas. Se toma nota de la primera contribucin. Se continua con la siguiente persona y as sucesivamente, en el sentido de las agujas del reloj. Si alguien no tiene idea, dice paso. Se finaliza cuando ya no hay contribuciones. Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Anotar las ideas en tarjetas o notas adhesivas. El coordinador puede ayudar a sintetizar las ideas. Clasificar las ideas de acuerdo a lo siguientes:
T (total): La resolucin entra totalmente dentro de la influencia del equipo. P (parcial): La resolucin entra parcialmente dentro de la influencia del equipo. N (no): La resolucin no entra totalmente dentro de la influencia del equipo.

Anlisis de atributos

Organizador de reuniones

Gua de reuniones

Declaracin de propsito

El humor usado correctamente, puede fomentar la creatividad y el pensamiento lateral. El equipo puede elaborar su propio cdigo de reglas.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Este es el resultado de un brainstorming que contempla las causas de descontento de unos estudiantes de enfermera con las prcticas clnicas en un hospital. Por razones de comprensin el resultado se presenta en forma de diagrama de espinas de pescado. Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Estipulaciones mal definidas por la escuela

Falta de informacin precisa por parte de la escuela No se anunci lo suficiente. Datos / Informacin de la escuela no estaban al da.

Falta de integracin en el equipo

Falta de integracin en el equipo. Actitud negativa de otros miembros del personal. No sentirse a gusto. Aislamiento de otros adultos. No sentirse parte del equipo. Visitas inoportunas. Grupo de clientes provocador. Falta de colocaciones adecuadas. Insuficiente tiempo con los pacientes.

Recursos insuficientes
Recursos insuficientes. Falta de material de enseanza Instalaciones deficientes. No hay estacionamientos. Malos alojamientos.

Planificacin deficiente
Planificacin deficiente.

Planificacin insuficiente. Incorporacin y orientacin inadecuados.

Falta de inters del profesor encargado. Procedimiento de reacciones malo. Problemas en la relacin estudiantes / supervisor. Deficientes tcnicas docentes del profesor encargado

Falta de supervisin directa. Demasiados cambios de supervisor. Tiempo insuficiente con el profesor encargado. Falta de tiempo para estudios especficos.

Descontento de los estudiantes con las prcticas clnicas

Expectativas de puestos de trabajo poco realista.

Intransigencia de los estudiantes.

Ayuda inconsecuente del profesor encargado

Grupo de pacientes imprevisibles

Falta de tiempo con el profesor encargado

Ideas preconcebidas de los estudiantes

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo El anlisis de atributos puede ayudar a constituir un equipo de mejora eficaz. Es importante contar no solo con la competencia tcnica de los miembros de equipo, sino tambin los atributos personales necesarios para llevar a cabo los roles asignados. Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Hay roles claves: coordinador, lder o jefe, analista, investigador, etc. A cada rol le corresponde una seri nica de atributos y habilidades. El anlisis de atributos hace posible que una persona asuma el rol para el cual est mejor perfilado. Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Organizador de reuniones Establecer Gua de reuniones rangos con Declaracin de propsito los atributos

requeridos. Clasifique de 1 a 4; de No importante a Requisito previo. Haga una lista con los atributos

Requisito previo (4), seguidos de los Deseables (3). Identifique a los candidatos. Califique de 1 a 4 a los candidatos en cada atributo de inters para ese rol. De Bajo a Grandes posibilidades. Revoise los resultados y defina al

candidato mejor perfilado.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo Este es un enfoque muy aproximado y la decisin de invitar a un candidato a unirse al equipo debe contraponerse al juicio personal. Cuando alguien presente un conocimiento especifico para el equipo, quizs deban considerarse de menor importancia las habilidades. Se debe revisarla lista y complementarla o modificarla si es necesario. Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Propsito Principios Mtodo Directrices Ejemplo La siguiente planilla refleja los posibles atributos clave para un Jefe de equipo. Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Propsito Mtodo Directrices Ejemplo El organizador de Gua de reuniones Declaracin de propsito

reuniones est ideado para reducir prdidas de tiempo al intentar organizar una reunin de equipo.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Propsito Identifique a todos los potenciales asistentes. Identifique a los que estn obligados asistir. Registre las fechas en que Ud., pueda asistir. Comunquese con todos y complete la planilla con su disponibilidad. Cuando aparezcan opciones idneas, seleccione una y notifique de inmediato. Mtodo Directrices Ejemplo Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Propsito Esta herramienta slo es eficaz si se lleva a cabo con mucha rapidez. Se recomienda que las comunicaciones sean telefnicas. Las agendas informticas superan a esta herramienta, pero solo si todos las utilizan y las mantienen actualizadas, Mtodo Directrices Ejemplo Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Propsito Mtodo La siguiente planilla puede ser usada para planificar eficazmente tus reuniones. Directrices Ejemplo Gua de reuniones Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Propsito Esta herramienta constituye una ayuda para el Principios Mtodo Ejemplo Declaracin de propsito

control eficaz de todo tipo de reuniones. Consta de una serie de listas de control.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Propsito Principios Las listas de control sern mucho mas eficaces si las elabora el propio equipo. Se debe dotar al coordinador de la autoridad para hacer que se cumplan. El equipo debe elaborar un cdigo de cooperacin con los principios en los que se sustente el funcionamiento del equipo, por ejemplo: respeto a distintas opiniones, confidencialidad, etc. Mtodo Ejemplo Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Propsito Principios Identificar reuniones. Elaborar equipo. Completar las listas de control para cada una de las reuniones. un cdigo de funcionamiento del las expectativas acerca de la preparacin, ejecucin y seguimiento de las Mtodo Ejemplo Declaracin de propsito

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Propsito PREPARACIN DE LA REUNIN Principios Mtodo Ejemplo Declaracin de propsito

Identificar asistentes Informar el objetivo y las contribuciones esperadas. Acordar la fecha, hora y lugar (organizador de reuniones). Reservar el lugar, materiales, etc. Hacer circular la documentacin complementaria. Distribuir la tabla de la reunin.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Propsito PREPARACIN DE LA REUNIN Principios Mtodo Ejemplo Declaracin de propsito

Identificar asistentes Informar el objetivo y las contribuciones esperadas. Acordar la fecha, hora y lugar (organizador de reuniones). Reservar el lugar, materiales, etc. Hacer circular la documentacin complementaria. Distribuir la tabla de la reunin.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Propsito EJECUCIN DE LA REUNIN Principios Mtodo Ejemplo Declaracin de propsito

Actuar atenindose al cdigo de funcionamiento. Entregar documentacin complementaria. Revisar el objetivo y la tabla de la reunin. Seguir la tabla. Resumir y analizar. Acordar acciones pertinentes, responsables, fechas de cumplimiento, etc.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Propsito SEGUIMIENTO DE LA REUNIN Principios Mtodo Ejemplo Declaracin de propsito

Prepara actas de no mas de una pgina, lo mas pronto posible. Incluir en las actas las acciones definidas, los responsables, plazos y otras decisiones clave. Las herramientas y tcnicas usadas deben ser indicadas en estas actas. Difundir las actas.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito Propsito Esta herramienta tiene como objetivo aclarar y lograr el consenso organizacin, individual. con respecto al propsito de una de una asociacin o un proceso Principios Mtodo Directrices Ejemplo

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito Propsito La declaracin de propsito tradicional consta de tres elementos: la Visin, la Misin y los Valores. Ningn valor a de ser sacrificado por el logro de la misin. El resultado deseado es una declaracin de propsito que Principios Mtodo Directrices Ejemplo

compartan todos los interesados, no que la declaracin sea tcnicamente correcta. Debe influir en los interesados da a da. Todos los procesos, por pequeos que sean, necesitan un propsito claro.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito Propsito Mediante una brainstorming generar palabras claves o breves declaraciones de Visin, Misin y Valores. Tomar nota en un cuaderno o notas adhesivas. Trazar tres columnas rotuladas como Visin, Misin y Valores, y mediante un anlisis de lo generado en el punto anterior, ponerlas en las columnas que consideran apropiadas. Aadir mas ideas cuando se vayan generando. Combinar las ideas de cada columna y convertirlas en una declaracin de Visin. Principios Mtodo Directrices Ejemplo

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito Propsito Principios Repetir para la Misin y los Valores. Definir formato de presentacin: una sola declaracin o prrafo, tres declaraciones, puntos, etc. Presentar a todos los interesados. Comentar y mejorar. Mtodo Directrices Ejemplo

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito Propsito Las declaraciones deben ser breves y contundentes, para que sean fciles de recordar. Se pueden incluir declaraciones personales, tal como nosotros, nuestro, creemos que, etc. Utilizar un vocabulario que sea comprendido por todos. El grado de xito se medir por la Principios Mtodo Directrices Ejemplo

motivacin y el entusiasmo que despierte.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito Propsito Comit de Formacin y Empresa de AVON (CFE) Aumentar la calidad de vida y la prosperidad de todos los habitantes de Avon mediante la promocin, en asociacin con otros, de inversiones en formacin, educacin e iniciativas empresariales. Principios Mtodo Directrices Ejemplo Procesos de Calidad Total dentro del CFE Crear una cultura autosuficiente de continuas mejoras en el Consejo de Formacin y Empresa de Avon. Desarrollar sociedades de una autentica Calidad Total con clientes y proveedores del Consejo de Formacin y Empresa de Avon.

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Objetivos de la calidad Brainstorming Anlisis de atributos Organizador de reuniones Gua de reuniones Declaracin de propsito Propsito Principios Valores clsicos Honradez. Comunicacin fluida. Educacin continua. Trabajo en equipo. Interdependencia. Etc. Mtodo Directrices Ejemplo

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