Introducir datos en una celda a partir de la lista que especifique

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Puede crear una lista desplegable que obtenga las opciones de celdas situadas en otro lugar de la hoja de clculo. 1. Escriba las entradas de la lista desplegable en una sola columna o fila. No incluya celdas en blanco en la lista. Si escribe la lista en una hoja de datos distinta de aquella que contiene la celda de entrada de datos, defina un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, frmula o valor constante. Utilice nombres fciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difciles de entender, como Ventas!C20:C30.) para la lista. Cmo? 1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes (seleccin no adyacente: seleccin de dos o ms celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones no adyacentes en un grfico, asegrese de que las selecciones combinadas constituyen una forma rectangular.) a los que desee asignar un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.) .

Cuadro Nombre 3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione ENTRAR. Nota No se puede asignar un nombre a una celda mientras se est cambiando el contenido de la misma. Si escribe la lista en un libro distinto, debe definir un nombre con una referencia externa a la lista.

Cmo? 1. Abra el libro que contiene la lista de entradas desplegables. 2. Abra el libro donde desea validar las celdas, elija Nombre en el men Insertar y, a continuacin, haga clic en Definir. 3. En el cuadro Nombres en el libro, escriba un nombre. 4. En el cuadro Se refiere a, suprima el contenido y mantenga el puntero de insercin dentro del cuadro. 5. En el men Ventana, haga clic en el nombre del libro que contiene la lista de entradas desplegables y, a continuacin, en la hoja de clculo que contenga la lista. 6. Seleccione las celdas que contienen la lista. 7. En el cuadro de dilogo Definir nombre, haga clic en Agregar y, a continuacin, haga clic en Cerrar. 1. 2. 3. 4. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable. En el men Datos, haga clic en Validacin y elija la ficha Configuracin. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista. Si la lista est en la misma hoja de clculo, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen.

Si la lista est en otro lugar, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen. Asegrese de que la referencia o el nombre estn precedidos por el signo igual (=). 5. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista desplegable. 6. Especifique si la celda se puede dejar en blanco: para ello, active o desactive la casilla de verificacin Omitir blancos. 7. Para mostrar instrucciones de introduccin adicionales cuando se haga clic en la celda, haga clic en la ficha Mensaje de entrada, asegrese de que est activada la casilla de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda y escriba el ttulo y el texto del mensaje. 8. Especifique cmo desea que Microsoft Excel responda cuando se introduzcan datos no vlidos. Cmo? 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegrese de que est activada la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la introduccin de datos no vlidos, haga clic en Informacin. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la introduccin de datos no vlidos, haga clic en Advertencia.

Para evitar la introduccin de datos no vlidos, haga clic en Detener. 3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres). Nota Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede introducir ciertos valores en esta celda." Nota Cuando se aplica la validacin de datos a una celda no se le aplica formato.