Capitulo1. Anlisis y Descripcin de los puestos de trabajo.

Conceptos y Objetivos.

Antes de entrar en materia de conceptos, resulta conveniente realizar una serie de reflexiones relacionadas todas ellas con la figura del puesto de trabajo, a partir de la bibliografa consultada: Respecto a su procedencia podemos afirmar que el anlisis de los puestos de trabajo nace y se desarrolla en el mbito de la teora y de las tcnicas de la Organizacin Cientfica del Trabajo. Esta escuela del pensamiento organizativo propugna la racionalizacin del centro de trabajo como va principal para la maximizacin del rendimiento de los trabajadores. El ncleo de esta corriente estaba constituido por el estudio organizado del trabajo, posterior anlisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos ms simples y la mejora sistemtica del rendimiento del trabajador con relacin a cada uno de estos elementos. El anlisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideracin a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en s. Aparece entonces el peligro que acecha a todo analista de puestos: perder la orientacin y concentrarse en el titular del puesto de trabajo en lugar de hacerlo en el propio puesto. Esta circunstancia tambin est presente en el proceso de valoracin de los puestos de trabajo. Los puestos, curiosamente, son considerados como una posesin personal por parte de sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la interpretacin de las percepciones individuales induce a los empleados a considerar este proceso como una intromisin territorial molesta. El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo. El puesto de trabajo es el principal nexo de unin entre los empleados y la organizacin. Efectivamente, este vnculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su organizacin, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes. Estas recompensas pueden ser intrnsecas (satisfaccin respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.) y extrnsecas (promociones y remuneraciones principalmente). Hgase constar en este momento que la remuneracin contina ocupando un lugar ciertamente privilegiado entre los instrumentos de motivacin de que disponen las organizaciones, y que es precisamente el puesto de trabajo ocupado uno de los principales determinantes del montante econmico recibido por tal concepto.

 Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas que desempean puestos de trabajo o como conjuntos de puestos de trabajo que son ocupados por personas. En consecuencia el tndem persona-puesto de trabajo es el que caracteriza a una organizacin de forma similar a como el tndem producto-mercado caracteriza la estrategia desplegada. Resulta oportuno aclarar en este momento que no siempre existe equivalencia entre el nmero de empleados de una organizacin y el nmero de puestos de trabajo distintos que dicha organizacin contempla. Con frecuencia suele ocurrir que diversas personas ocupan puestos de idntico contenido, luego, generalmente el nmero de puestos de trabajo es inferior al de miembros de la compaa. No obstante, tambin pueden observarse situaciones contrarias cuando una determinada firma convive con la figura del puesto vacante. En este caso existe el puesto, pero no la persona que ha de ocuparlo. Esta circunstancia normalmente tiene carcter coyuntural; no estructural. Las posibles combinaciones resultado de cruzar la existencia/inexistencia de empleados y puestos de trabajo Los trminos Anlisis de puestos de trabajo, Descripcin de puestos de trabajo y Especificaciones o requisitos del puesto de trabajo son habitualmente utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de forma terica, una diferenciacin conceptual: Anlisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean. Descripcin de puestos de trabajo: documento que recoge la informacin obtenida por medio del anlisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto as como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo. Especificaciones del puesto de trabajo: esta relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, caractersticas personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del anlisis y descripcin del puesto. Mediante esta informacin se elaborara el perfil profesiogrfico. Figura 1.

Figura 1: Elementos del diseo de los puestos de trabajo

Es importante, tambin, aclarar la diferencia existente entre ciertos trminos comnmente utilizados en el Anlisis y descripcin de puestos de trabajo: - Elemento: Es la unidad mnima indivisible del trabajo. - Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto. - Funcin: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un rea definida de trabajo. Suelen mantener entre s una relacin de proximidad fsica o tcnica. - Obligacin: se le denomina as a las diversas compromisos que puede desarrollar una persona en una organizacin. - Puesto: Se trata de una o mas funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posicin jerrquica en la organizacin. Tambin puede definirse como una unidad de organizacin que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros.

- Ocupacin: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre s. Este trmino est relacionado con la calificacin profesional de los individuos, que le capacita para el desempeo de determinados puestos de trabajo. Por las caractersticas del tema objeto de estudio se hace necesario adentrarnos un poco en los aspectos relacionados con puesto de trabajo a partir del anlisis e interpretacin de las definiciones encontradas en la literatura consultada. PERETTI (1987), en este sentido, afirma que este proceso debe responder a dos preocupaciones: conocer la utilidad del trabajo y describir los componentes (materiales, organizacionales, ambientales) del mismo. PEA BAZTAN (1990) lo define como "la fijacin del contenido de un puesto de trabajo, con las funciones o actividades que en el mismo se desarrollan, as como los niveles de formacin, habilidad, experiencia, esfuerzo que son precisos y la responsabilidad que se exige a su ocupante en el marco de unas determinadas condiciones ambientales. (...) Dada la importancia, de esta actividad, es preciso aplicar a su realizacin el mximo inters y esfuerzo, utilizando analistas capacitados, a los que se hayan sealado normas claras y concretas a fin de que, si se utilizan varios, puedan aplicar idnticos criterios de observacin y anlisis.". Segn LOUART(1994) puesto de trabajo no es mas que: "punto de encuentro entre una posicin, que es a la vez geogrfica, jerrquica y funcional, y un nivel profesional, que se refiere a competencia, formacin y remuneracin. Comporta un conjunto de actividades relacionadas con ciertos objetivos y supone en su titular ciertas aptitudes generales, ciertas capacidades concretas y ciertos conocimientos prcticos relacionados con las maneras internas de funcionar y con los modos externos de relacionarse". Insistiendo un poco ms en el puesto de trabajo, sealaremos que NOE, HOLLEMBECK, GERHART y WRIGHT (1994) presentan esta figura desde una perspectiva de proceso; es decir, inputs concurren en un puesto de trabajo para dar lugar a una serie de outputs.

Figura

2.

Proceso

que

ocurre

en

los

puestos

de

trabajo.

Efectivamente, en una estructura organizativa correctamente diseada todo puesto de trabajo responde a una necesidad de la organizacin, por consiguiente ha de esperarse una aportacin de dicho puesto para con la organizacin; adems debe superar ciertos criterios de productividad y calidad. Para lograr estos outputs, los puestos de trabajo estn diseados a partir de tareas, obligaciones y ocupaciones que han de ser desempeadas mediante los procedimientos instaurados por la organizacin, los cuales han de responder a criterios de eficacia y eficiencia. Finalmente sealar que en el desempeo de estas actividades estn presentes una serie de factores mediticos: la persona que ocupa el puesto de trabajo (conocimientos, habilidades, potencial, etc.), los medios necesarios para ejecutar las actividades (tecnologa usada, herramientas disponibles, etc.) las condiciones organizacionales (relaciones humanas, clima laboral, etc.) y ambientales (lugar fsico, iluminacin, ruido, etc.). De acuerdo a lo anteriormente comentado, el Anlisis y Descripcin de los puestos de trabajo puede ser definido como el proceso de determinacin, mediante la observacin y el estudio, de los elementos componentes de un puesto especfico, establecindose las responsabilidades, capacidades, requisitos fsicos y mentales que exige, los riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve. Los autores consultados lo definen como:

DESSLER (1994) define el anlisis de puestos de trabajo como el "procedimiento para determinar las obligaciones y habilidades requeridas por un puesto de trabajo as como el tipo de individuo idneo para ocuparlo". CARREL, ELBERT y HATFIELD (1995) sealan que es el "proceso por el cual la direccin investiga sistemticamente las tareas, obligaciones y responsabilidades de los puestos dentro de una organizacin. El proceso incluye la investigacin del nivel de toma de decisiones de los empleados pertenecientes a una determinada categora profesional, las habilidades que los empleados necesitan para ejercer su puesto adecuadamente, la autonoma

del trabajo en cuestin y los esfuerzos mentales requeridos para desempear el puesto". Similar resulta la definicin ofrecida por DUCCESCHI (PUCHOL, 1993): "proceso de determinar, mediante observacin y estudio, los elementos componentes de un trabajo especfico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos fsicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve". El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es una herramienta bsica para toda la Gestin de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolucin de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones tcnicas y los equilibrios de la organizacin. En la descripcin se detallan: "Que hacen" los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeo del puesto. "Como lo hacen": Recursos que utilizan, mtodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea. "Para qu lo hacen": Objetivos que pretenden conseguir, propsito de cada tarea. Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones necesarias para que el trabajador realice las tareas con una cierta garanta de xito.

ANALISIS DE PUESTOS BASADO EN LAS COMPETENCIAS

DISEO DE CARGOS Y PERFILES OCUPACIONALES: En las distintas fases de este proceso, las acciones estarn orientadas a identificar cules son las competencias que deben estar presentes en quien ejecute el cargo para asegurar un desempeo sobresaliente desde un principio (Competencias de Diferenciacin) y poder garantizar que desde la ejecucin misma de la tarea los resultados estn alineados con las estrategias del negocio, como complemento de este proceso est el diseo de los perfiles ocupacionales que hacen referencia a las caractersticas personales que debe tener el candidato para garantizar la ejecucin tal como lo establece el cargo diseado en una

adecuada relacin de complementacin. Es el caso por ejemplo de un cargo cuyo factor crtico de xito sea la constante innovacin, se requerir para garantizar su ejecucin una persona que posea como competencias por ejemplo, la creatividad y la orientacin al logro entre otras; caractersticas que sabemos, no se logran a travs de programas de capacitacin o que en el evento de lograrlo parcialmente, nunca le permitirn un desempeo tan sobresaliente como quin posee estas caractersticas naturalmente. Contrasta con el concepto tradicional el cual ha partido de creer que todas las personas con un buen entrenamiento lograrn iguales resultados. Tres razones para utilizar el anlisis basado en las competencias. Hay tres razones para describir los puestos en trminos de competencias en lugar de obligaciones. Primero: las descripciones tradicionales de puestos (con su lista de obligaciones especificas) pueden ser contraproducentes si la meta es un sistema de trabajo de alto desempeo. La intencin de tales sistemas consiste en animar a los empleados a trabajar de manera automotivados, organizando el trabajo en equipos, alentando a los miembros de los equipos a que roten con libertad de un puesto a otro(cada uno con su propio conjunto de habilidades), asignando mayor responsabilidad a los empleados en actividades de supervisin diaria y organizando el trabajo en proyectos o procesos en los que la tareas se combinan. El personal se debe mostrar entusiasmado en aprender y por cambiar de un puesto a otro. El hecho de dar alguien la descripcin de un puesto con una lista de obligaciones especificas puede motivar a la actitud de ese no es mi trabajo, encasillando a los trabajadores. Segundo: es mas estratgico describir el puesto en trminos de las habilidades, los conocimientos y las competencias que el trabajador necesita. Tercero: el logro de las metas de una empresa requieren muestren ciertas habilidades y competencias. Es prerrequisito entender cuales son esas competencias requeridas; la descripcin del cargo en trminos de habilidades y competencias lo facilita. EJEMPLOS DE COMPETENCIAS 1. LAS DIECISIS COMPETENCIAS REFERENCIALES 1) Ser una persona de muchos recursos: saber adaptarse a los cambios y situaciones ambiguas, ser capaz de pensar estratgicamente y poder tomar decisiones correctas en situaciones de mucha presin; liderar sistemas de trabajo complejos y adoptar conductas flexibles en la solucin de problemas; capacidad de trabajo con los superiores en problemas complejos de gestin.

2) Hacer lo que conoce: ser perseverante, concentrarse a pesar de los obstculos, asumir responsabilidades, ser capaz de trabajar solo y tambin con los dems cuando es necesario. 3) Aprender rpido: dominar rpidamente nuevas tecnologas. 4) Tener espritu de decisin: actuar con rapidez, de forma apropiada y con precisin. 5) Administrar equipos con eficacia: saber oportunidades y ser justos en sus actuaciones. delegar, ampliar

6) Crear un clima propicio para el desarrollo: ampliar los desafos y oportunidades para crear un clima que favorezca el desarrollo de su equipo. 7) Saber lidiar con sus colaboradores cuando tienen problemas: actuar con decisin y equidad cuando se presentan problemas con sus colaboradores. 8) Estar orientado hacia el trabajo en equipo. 9) Formar un equipo de talentos: invertir en el desarrollo del potencial de sus colaboradores, identificando y ofreciendo nuevos desafos y responsabilidad compartida. 10) Establecer buenas relaciones en la empresa: saber establecer buenas relaciones de trabajo, negociar cuando existan problemas, conseguir cooperacin. 11) Tener sensibilidad: demostrar inters por los dems y sensibilidad ante las necesidades de sus colaboradores. 12) Enfrentar los desafos con tranquilidad: poseer actitud firme, evitar censurar a los otros por los errores cometidos, ser capaz de salir de situaciones difciles.

13) Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal: ser capaz de establecer prioridades en la vida personal y profesional de manera armoniosa. 14) Auto conocerse: tener una idea exacta de sus puntos dbiles y sus puntos fuertes y estar dispuesto a invertir en uno mismo. 15) Tener un buen manejo de las relaciones personales: ser agradable y dar muestras de buen humor. 16) Actuar con flexibilidad: capacidad para adoptar actitudes opuestas, ejercer liderazgo y dejarse liderar- opinar y aceptar opiniones de los dems.

Trminos clave
Tarea Descripcin de cargo Funciones Anlisis de puesto Competencias Requisitos de cargo Especificaciones del cargo

Preguntas para reflexin y anlisis

Cules elementos deben incluirse en la descripcin del puesto? Qu es anlisis de puesto? Cmo se puede utilizar la informacin que proporciona? Cree que las empresas pueden funcionar si descripciones detalladas de los puestos? Por qu? no cuentan con