TOMA DE DECISIONES Y SOLUCIN DE PROBLEMAS.

La toma de decisiones es un proceso de marcada importancia dentro de la actividad de direccin por el nivel de incidencia en la calidad del funcionamiento de la organizacin que se dirige. En la conduccin del proceso docente-educativo la toma de decisiones est presente en todas las estructuras del sistema educacional, incluso en la actividad de maestros y profesores, lo cual determina que el conocimiento sobre este tema sea de gran importancia como va de perfeccionamiento de las acciones de direccin. A continuacin se exponen las temticas que se abordan en el presente texto y que a nuestro juicio sintetizan los contenidos ms significativos para operar en la prctica con la toma de decisiones.

Definicin. Sugerencias para tomar una buena decisin. Clasificacin de las decisiones. Exigencias bsicas para la toma de decisiones. Elementos que hacen compleja la toma de decisiones. La toma de decisiones en relacin con el proceso de solucin de problemas.

Incidente:

Usted durante su carrera como estudiante tuvo un buen compaero de estudios que por sus acciones lo considera como un verdadero amigo. Al graduarse los ubicaron en la misma escuela y al cabo de dos aos usted ocupa el cargo de director de la escuela. Su amigo comete una indisciplina grave que implica la separacin definitiva del sector educacional? Qu hara usted?.

Indiscutiblemente que estamos ante la necesidad de decidir.? Ha pasado en alguna ocasin lo que significa este trmino?

En el mbito de la direccin varios autores han abordado esta definicin. A continuacin expresamos algunas de ellas.

"Significa formular y adoptar cierta disposicin(por escrito o verbal) en la que se plantee una tarea ante el objeto de direccin." ( Afanasiev).

" La seleccin de un curso de accin entre alternativas" (Harol Koonz )

" Decidir es un proceso que plantea elegir entre varias opciones posibles, la mayora de los cuales no son absolutamente buenas o malas " (Orlando Carnota )

Es lgico que con la definicin usted puede estar mejor orientado para enfrentar el incidente planteado, pero necesita tener otros elementos que le permitirn una mayor efectividad para decidir. Presentamos a continuacin algunas sugerencias para tomar una buena decisin:

Analice siempre las siguientes interrogantes:

Tengo que ser yo quien tome esta decisin? Qu es lo que debo decir? Cuando debo decidirme?

 Qu es lo que necesito saber para tomar la decisin? Cmo tomar esta decisin?

Sugerimos tambin tomar en consideracin los siguientes elementos.

1. Rena todos los datos posibles referentes al problema. Pregunte todo que sea necesario. Use sus propios ojos y odos, no dependa exclusivamente de los dems. Lea todo lo que est a su alcance sobre este problema, la informacin nunca sobra.

2. Someta a prueba los datos obtenidos. Recabar en la medida de lo posible el aporte de ideas y de puntos de vistas de colaboradores y personas reconocidas en el tema por su responsabilidad y experiencia.

3. Adaptarse a las circunstancias en que se mueve la decisin. No actuar para que las circunstancias se adopten a las mismas. Lbrese de los pensamientos irracionales: el perjuicio, las ideas preconcebidas y la emocin.

4. Esforzarse para perfilar, de antemano, el mximo nmero de alternativas estratgicas posibles. Busque una solucin tentativa y una o dos soluciones alternas.

5. Intente evaluar no slo los resultados de cada camino de accin posible, sino tambin las posibles reacciones o consecuencias de quienes pueden ser golpeados por los efectos de nuestra situacin.

6. Tomada la decisin, controlar y salvar a posteriori sus efectos. Dichos resultados no podrn modificar una realidad que ya pas, pero que tendr que afrontar en el futuro.

7. Tener en cuenta los elementos esenciales siguientes: Envergadura del problema. Riesgo que se corre con la decisin. Costo de la decisin.

Debido a la creciente complejidad de la vida social y cientfico-tcnico las decisiones exigen cada vez, ms conocimientos. La responsabilidad que entraa tomar decisiones impone que no se debe actuar por corazonadas, ni por el mtodo de " ensayo_ error"; ni por emotividad o analoga. El contenido que abordamos a continuacin relacionado con la clasificacin de las decisiones justifican la afirmacin anterior, pues en la tipologa est implcito los niveles donde pueden tener expresin as como su impacto en el contexto poltico, ideolgico, econmico. etc.

No existe una clasificacin nica o Universal, pero los criterios ms utilizados son los siguientes:

a) Nivel de Toma de decisiones. - Nacional. - Provincial. - Municipal. - Ramal. - Empresarial. - Niveles superiores, medios y de base, etc.

b) Por su contenido.

Poltico, ideolgico, econmico, cuestiones de organizacin, tcnica y tecnologa, ciencia, cultura, etc.

c) Por su vigencia en el tiempo.

- Continuas. - Discontinuas. - Permanentes. - Temporales.

ch) Por su grado de Obligatoriedad. - Categricas, obligatorias, con fuerza de ley, de directriz u orden. - Con carcter de recomendacin, consejo o deseo.

En adicin a las clasificaciones ante sealadas, en la prctica tambin existen otras clasificaciones como: Decisiones estandarizadas ( el aprovechamiento y mtodo de adopcin ya ha sido elaborado). - Decisiones no estandarizadas (corresponden a problemas nuevos o conocidos) - Decisiones finales.

- Decisiones finales compartidas.

Independientemente de su clasificacin para que la decisin contribuya al mximo y ptimo cumplimiento de las tareas planteadas, deben responder a varios requisitos o exigencias, entre las cuales se encuentran las siguientes:

a) Argumentacin Cientfica: implica que la decisin est adoptada sobre la base de una informacin fidedigna acerca del estado interno del objeto de direccin y su medio externo y se tomen en cuenta las realidades objetivos y concretas.

b) Plenitud de poder: Las decisiones deben tomarla el rgano o la persona dotada de atribuciones

c) Ausencia de contradicciones: Significa que una nueva decisin no debe contradecir una anterior o precedente, es decir, que deben concordar todos los eslabones.

d) Oportunidad: Las decisiones deben adoptarse de acuerdo con el estado o situacin del objeto de direccin en la etapa dada a su desarrollo, considerar las exigencias del tiempo y las condiciones histricas concretas.

e) Flexibilidad y dinamismo: Por buena que sea una decisin, no debe considerarse como un dogma. Como algo imperecedero. Por tanto esta exigencia presupone que la decisin debe: - Adoptarse cuando exista la necesidad. - Revocarse si no responde a las condiciones concretan. - Modificarse de acuerdo con los cambios que ocurran.

f) Comunicacin sencilla y clara: Esto le imprimir a la decisin un carcter prctico, ya que existir la posibilidad de errores, prdidas o desinformacin del sentido de las rdenes u orientaciones.

g) Ubicacin adecuada: Las decisiones deben ser tomadas lo ms cerca posible del lugar donde se produzcan los hechos. Las decisiones ejecutivas no deben ser asignadas, como regla general a dirigentes funcionales.

El alcance en el tiempo, magnitud econmica, y en general su importancia, debe de corresponder al nivel organizativo de que se trate. Es necesario tener presente que la decisin como proceso que plantea elegir entre varias alternativas se complejizar en la certeza de la eleccin en la medida que se manifiesten los siguientes elementos.

El mayor nmero de opciones. La escasez de la informacin. El tiempo para decidir es ms corto. Hay competencia. Faltan definiciones.

La toma de decisiones en relacin con el proceso de solucin problemas.

de

Se ha preguntado usted Por qu es necesario tomar decisiones?. Los autores coinciden en que es necesario tomar decisiones cuando se ha revelado o

identificado la existencia de un problema. Existen varias definiciones sobre problemas, pero en el mbito de la direccin es comn encontrar como definicin la siguiente." Un problema es la diferencia entre el estado actual del objeto y el estado que se necesita alcanzar" (P. Muguercia).

Conoca usted que existe un orden lgico, generalmente para adoptar decisiones ante problemas complejos que tiene sus bases en una combinacin de la experiencia de los dirigentes y la metodologa del conocimiento cientfico.

Es necesario sealar que aunque estos pasos estn enumerados, cuando los grupos estn inmensos en el proceso de solucin de problemas no siempre avanza ordenadamente del uno al seis, sino que en varias ocasiones vuelven atrs y revisan los primeros pasos, lo que explica que estos se comportan de forma iterativa. En cada uno de los seis pasos del proceso de solucin de problemas se utilizan un conjunto de tcnicas y se debe responder a determinadas preguntas, producindose un proceso de expansin y contraccin, lo que se expone a continuacin.

Paso 1: Identificacin y Seleccin del problema.

Pregunta responder

a Expansin

Contraccin

Qu deseamos cambiar?

Grupos de a considerar.

problemas Presentacin problema

de

un

Este paso tiene como objetivos fundamentales:

- Presentar una definicin del problema claramente comprendida para los miembros del grupo. - Qu el grupo defina la "condicin deseada" a alcanzar mediante la solucin.

Para solucionar un problema lo primero que es necesario hacer es identificarlo adecuadamente para evadir la confusin que puede presentarse en este paso entre problemas sintomticos y problemas esenciales, lo que se logra describindolo como realmente existe y evita que se trabaje sobre el problema errneo. Identificar correctamente el problema representa de antemano el 50 % de su solucin. La identificacin del problema incluye establecer con claridad los requisitos mnimos que debe cumplir la decisin que se toma, es decir contener la condicin deseada. Por ejemplo, si se est tratando de definir los problemas de la calidad, hay que fijar bien en qu consiste dicho problema. El enunciado" La calidad tiene dificultades" no sera una buena definicin ya que ese enunciado es muy genrico.

Procedimiento para la identificacin y seleccin de problemas.

1. Hacer un listado de los problemas potenciales utilizando cualquiera de los mtodos de generacin de ideas. 2. Revisar, combinar, eliminar y clasificar ideas. 3. Formular la condicin deseada.

Paso 2: Anlisis del problema.

Despus de haber identificado y seleccionado el problema, el grupo identifica la (s) causa (s) principal (es) del mismo.

La confianza en los datos en oposicin a las opiniones es uno de los fundamentales pilares en que se sustenta el proceso de solucin de problemas. El anlisis del problema se realiza a travs del siguiente procedimiento:

a) Confirmacin de que el problema existe realmente se deben identificar y recoger los datos requeridos para confirmar que el problema identificado es real. Los mismos datos pueden tambin indicar cuando y donde el problema es ms grave. b) Presentacin grfica de los datos.

Para la presentacin de los datos pueden utilizarse las siguientes tcnicas:

Planilla de comprobacin, histogramas, grfico de sectores, grfico de tiempo y otros. c) Identificacin de las causas potenciales. Entre los instrumentos ms importantes para la identificacin de las causas potenciales se encuentran:

Diagrama Causa-efecto. Anlisis de campo fuerza. Anlisis de Pareto.

Paso 3: Generacin de soluciones potenciales.

El objetivo fundamental de este paso es que el grupo genere tantas vas de solucin como sea posible. La bsqueda de soluciones debe comenzar revisando la definicin del problema, la condicin deseada y las causas claves que lo determinara. Para la generacin de soluciones potenciales se emplean mtodos de consulta individual y colectiva utilizando un conjunto de instrumentos entre los que se encuentran: las encuestas, las mesas redondas, grupos nominales, tormenta de ideas, mtodo Delphi, 6-3-5 y otros.

Paso 4: Seleccin y Planificacin de la solucin.

El objetivo de este paso es que el grupo decida, cual del conjunto de soluciones generadas para la solucin del problema constituye la ptima , para lo que debe sopesar las ventajas y desventajas de cada una. Es muy importante en este paso que el grupo se apoye en criterios de otras personas que participarn o se vern afectadas por la puesta en prctica de la solucin. Para la seleccin de la solucin es necesario tambin utilizar un conjunto de instrumentos para la consecucin del consenso del grupo al igual que los expuestos en el paso 1. En la planificacin de la solucin es necesario anticiparse a los posibles obstculos que pueden presentarse en la puesta en prctica de la misma por lo que es conveniente aqu emplear el anlisis de campo-fuerza. Para prevenir los posibles obstculos que pudieran presentarse en la ejecucin de la solucin es necesario elaborar planes de contingencia para reducir al mnimo los riesgos de la decisin a tomar. Para elaborar dichos planes pueden ser considerados los siguientes puntos.

 Problemas especficos que se pueden aparecer. Impacto que puede producir los nuevos problemas. Posibles acciones para evitar que ocurran esos problemas.

Paso 5: Aplicacin de la Solucin.

Es necesario sealar que en el trayecto entre el planeamiento y la puesta en prctica de la solucin es donde fracasan muchos aparentes "buenas" soluciones. Por ello es recomendable seguir el siguiente procedimiento:

Comunicar la solucin a los implicados. Lograr el compromiso necesario. Actualizacin del plan. Ejecutar los planes de contingencia.

Paso 6: Evaluacin de la solucin.

Solamente se puede " cerrar el circulo" del proceso global en la solucin de problemas al evaluar los resultados por lo que el objetivo de este paso es el que el grupo conozca con qu eficacia la solucin implantada resolvi el problema.

Para ejecutar este paso sigue el siguiente procedimiento.

 Recopilar los datos de acuerdo al plan. Comparacin con la condicin deseada del paso 1. Comparar los nuevos datos con los recopilados pero analizar el problema en el paso 2. Comprobar si hay nuevos problemas creados por las soluciones.

La etapa de evaluacin de resultados culmina directamente donde comienza la etapa de identificacin, lo cual da lugar a un nuevo ciclo de proceso de solucin de problemas.

Preguntas sobre el tema:

1. Determine los rasgos esenciales que se expresan en las diferentes definiciones de decidir? 2. Por qu podemos afirmar que la informacin constituye el elemento de punto partida para decidir? 3. Ejemplifique diferentes tipos de decisiones de acuerdo a su clasificacin en el contexto de la direccin educacional. 4. Explique la esencia de los requisitos o exigencias para tomar decisiones. 5. Determine los rasgos esenciales de los pasos del proceso de solucin de problemas.