Definicin del Problema

Identificacin, Formulacin y Evaluacin de Proyectos de Inversin Pblica a nivel de Perfil

Modulo II Identificacin Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico Ministerio de Economa y Finanzas

Mag. Martha Paredes Vignola

Qu desarrollamos en este Mdulo - I?

En ste Mdulo se definen algunos datos bsicos del Proyecto de Inversin Pblica-PIP. Es bueno sealar que no siempre tendrs todas las herramientas para poder completar los Aspectos Generales al inicio de la elaboracin del PIP, por lo que es bueno que una vez finalizada la formulacin de un PIP, regreses a ste mdulo y hagas los ajustes necesarios.

De manera especfica pretendemos que tengas una idea clara de cmo:

Denominar correctamente un PIP. Identificar la entidad encargada de formular el PIP, as como la entidad que luego se encargar de ejecutar el mismo. Reconocer la importancia e incentivar la participacin de la poblacin desde el inicio del PIP.

1. Nombre del Proyecto

Se recomienda que el nombre del PIP indique cul es el tipo de intervencin, cul es el bien o servicio que ser proporcionado por el proyecto, as como cul es la localizacin del mismo. Hay tres preguntas clave que ayudan a nombrar correctamente un PIP:
Qu se va a hacer? Cul es el bien o servicio a intervenir? Dnde se va a localizar?

Unidad Formuladora y Unidad Ejecutora

A qu llamamos Unidad Formuladora? La UNIDAD FORMULADORA - UF, es la encargada de la formulacin de los estudios de pre-inversin del PIP. Puede ser cualquier oficina o entidad del Sector Pblico (Ministerios, Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales o Gobiernos Locales).

A qu llamamos Unidad Ejecutora?

UNIDAD EJECUTORA - UE es la entidad encargada de la elaboracin del expediente tcnico y de la ejecucin del PIP. En el momento de pensar en cul es la entidad que ejecutar el PIP, se recomienda tener presente que la UE a ser propuesta debe contar con las capacidades y competencias para encargarse de la ejecucin. Las UE son definidas dentro de la normatividad presupuestal del Sector Pblico como tales.

Participacin de las Entidades Involucradas y los Beneficiarios

Es importante que la poblacin participe en la elaboracin del Diagnstico y colabore con la Identificacin de Problemas. Las labores de definicin de Alternativas, as como la Formulacin de las mismas, es recomendable que sean llevadas a cabo por tcnicos.

Por qu es importante la participacin de la poblacin?

La importancia de la participacin de las Entidades Involucradas y de los Beneficiarios (la poblacin), desde la concepcin del PIP, radica en que TODOS podrn conocer y dar su punto de vista acerca de cul es el problema.

De esta manera, todos los involucrados conozcan cules son los beneficios y los posibles perjuicios, as como los costos asociados en la etapa de operacin y mantenimiento, por la ejecucin del mismo. La poblacin puede, tambin, colaborar en la ejecucin y en la operacin y mantenimiento. Debera mencionarse que la poblacin puede ser parte, tambin, de la ejecucin y de la operacin y mantenimiento.

IDENTIFICACION Qu pretendemos en este Mdulo?

Definir correctamente el Problema que se intenta solucionar. Identificar las Causas y Efectos que ocasionan el problema central. Plantear qu es lo que se quiere lograr con la realizacin del PIP. Plantear los medios que permitan el cumplimiento del objetivo central del PIP. Plantear diversas alternativas que permitan dar solucin al Problema identificado. Cada Alternativa de Solucin deber estar enfocada en alcanzar el objetivo central planteado.

Identificacin del problema

Primero ser importante que conozcamos un poco ms acerca de la situacin actual. Esto nos permitir definir el PROBLEMA que buscamos resolver. Para poder dar solucin a este Problema tendremos que estudiar sus Causas y Efectos. Una vez conocido el PROBLEMA, debemos plantear el objetivo que queremos alcanzar al darle solucin. Precisamente, para alcanzar este objetivo debemos implementar una serie de medios y acciones. Las distintas combinaciones de medios y acciones nos darn nuestras Alternativas de Solucin.

Diagnstico de la Situacin Actual

Con el Diagnstico buscamos entender las condiciones actuales bajo las que se viene prestando el bien o servicio pblico que el PIP pretende afectar. Cmo podemos elaborar un Diagnstico ? En el Diagnstico debemos establecer claramente los siguientes conceptos:

DIAGNOSTICO
a) Antecedentes de la situacin que motiva el PIP Dado que se considera importante para la sociedad el resolver la situacin que se quiere atender, se debe conocer cules son los motivos que generan la elaboracin del PIP, por qu la poblacin lo considera importante y por qu debe implementarse con recursos pblicos. b) Zona y poblacin afectada Se debe conocer cul es la zona y poblacin en donde la situacin que se pretende atender se hace presente. Asimismo, para poder definir el tamao del PIP es necesario, previamente, tener claro cuntos pobladores o familias son afectados por esa situacin.

DIAGNOSTICO
c) Gravedad de la situacin que se pretende atender Es importante conocer desde cundo se manifiesta esta situacin negativa y cul es el nivel de gravedad de la misma. d) Intentos de soluciones anteriores El poder conocer si anteriormente se plantearon algunas Alternativas de Solucin a la situacin negativa, as como las causas de su xito o fracaso, nos permitir tener una mejor comprensin del PIP que pretendemos formular.

e) Interes de grupos involucrados

Ser necesario que se pueda identificar desde un inicio los grupos de la sociedad que se encuentran involucrados con el PIP, as como los intereses de cada uno de ellos frente a los problemas que perciben. A nivel de Perfil, el Diagnstico se elaborar utilizando la informacin disponible. La informacin disponible es principalmente la informacin secundaria, la cual se obtiene de libros, proyectos anteriores, documentos de trabajo, entre otros.

Definicin del Problema

El problema central es aquella situacin negativa que afecta a un sector de la poblacin. Para definirlo se debe tener en cuenta que el Problema deber ser CONCRETO, es decir el Problema debe ser definido de manera objetiva, de tal forma que se pueda encontrar un conjunto de soluciones o alternativas para aliviarlo. El Problema no debe ser expresado como la ausencia de una solucin, pues as slo se encontrar una solucin aparentemente nica. Ejemplo Problema Central: "No existe un equipo de almacenamiento para el sistema de informacin".
Acaso formulado as no pareciera que la nica solucin a este Problema sera: "Comprar un servidor para alojar un sistema de informacin"?

PROBLEMAS
Formulado de manera incorrecta No existe un generador de energa individual en la sala de servidores. Formulado de manera correcta Limitada independencia para la operacin continua en la sala de servidores.

No existe un servidor de aplicaciones Ausencia de programas educativos Ausencia de una aplicacin de almacen.

Bajo performance del equipo actual que aloja las aplicaciones. Bajo rendimiento de estudiantes en cursos de tics. Limitada informacin para planificar las prximas compras en el almacn

Qu sucede cuando se define de manera incorrecta el Problema? Impide un anlisis de las Alternativas de Solucin al Problema, de sus Causas y sus Efectos

Qu caractersticas debe tener el problema identificado para que su solucin sea considerada un PIP? Identificado el Problema, debe revisarse para ver si cumple con las siguientes caractersticas: 1. Se requiere Intervencin Pblica Debe justificarse si corresponde al Estado intervenir en este tipo de Problemas de manera conjunta con los Beneficiarios, principalmente porque se trata de bienes o servicios pblicos. Asimismo, deber quedar claro qu entidad del Sector Pblico debe enfrentar el Problema, de acuerdo con sus capacidades y competencias. 2. Problema Especfico Debe ser Especfico para poder ser atendido por UN SOLO PIP. 3. Debe admitir diversas Alternativas de Solucin Debe admitir diversas Alternativas de Solucin, delineadas a partir de la Identificacin de sus Causas Crticas.

Anlisis de Causas
Una vez definido el problema, es importante preguntarse: Por qu ocurre este Problema? Cules son las Causas del Problema?

Cmo encontrar las Causas del Problema ?

Para poder encontrar las Causas del Problema lo ms Recomendable es realizar un listado, lo ms extenso posible, de todo aquello que consideremos que puede estar causando el problema que hemos identificado. A este proceso suele llamrsele LLUVIA DE IDEAS. Una vez que tengamos nuestra lista, ser necesario que slo nos quedemos con aquellas que realmente tienen relacin o explican nuestro Problema. Para poder "limpiar" nuestra lista ser muy importante preguntar a especialistas, revisar libros especializados o consultar los estudios de algn proyecto similar que haya sido realizado.

Ejemplo: Inconsistencia en la informacin del stock de productos de almacn para planificar las prximas compras. CAUSAS

1. Desorden en la ubicacin de productos en el almacn. 2. No coincide el inventario fsico con el generado con el sistema. 3. Reportes con cifras de stock de productos no reales. 4. Infraestructura tecnolgica obsoleta del sistema actual. 5. Mala gestin del almacen.

 Luego de este proceso, tendremos una corta lista de causas del Problema, la cual, luego de una depuracin y una agrupacin, debemos clasificar en dos:

Una vez clasificadas las Causas en Directas e Indirectas, debemos construir el RBOL DE CAUSAS.

Qu es el rbol de Causas? El rbol de Causas es una herramienta que nos permite ordenar de manera esquematizada y jerarquizada las Causas de un Problema. As podemos apreciar el Problema dentro del Contexto de las causas que lo ocasionan. A partir de este rbol ser ms sencillo poder plantear las actividades que permitan solucionar el Problema Central, mediante la Solucin de sus Causas. En nuestro ejemplo, el posible rbol de Causas sera:

ARBOL DE CAUSAS
Limitada informacin actualizada para planificar las prximas compras en el almacn

C a u s a s
D i r e c t a s

Insuficiente control de inventario fsico de productos.

Insuficiente actualizacin de datos de control de stock de productos en el sistema de informacin

Desorden en la ubicacin de productos en el almacn.

Infraestructura tecnolgica obsoleta del sistema actual

C a u s a s i n d i r e c t a s

Poco personal para realizar inventarios.

Equipos informticos desactualizados

Mala gestin del control de inventarios

Sistema de informacin desactualizado por ausencia de mantenimiento

Como se lee el problema y sus causas principales: La Limitada informacin actualizada para planificar las prximas compras en el almacn se debe a: Insuficiente control de inventario fsico de productos. Insuficiente actualizacin de datos de control de stock de productos en el sistema de informacin

Para leer las causas directas: El Insuficiente control de inventario fsico de productos se debe al: 1. Desorden en la ubicacin de productos en el almacn.

La insuficiente actualizacin de datos de control de stock en el sistema de informacin se debe a: 1. Infraestructura tecnolgica obsoleta del sistema actual

Anlisis de Efectos

Cmo encontrar los Efectos del Problema? Para encontrar los efectos del problema se recomienda seguir el mismo procedimiento utilizado para las causas, es decir: la lluvia de ideas y construir un rbol de efectos. Asimismo, al igual que las causas, luego de la depuracin y de la agrupacin, ser necesario separar aquellos Efectos Directos, de los Indirectos.

Efectos Baja calidad en la atencin al Cliente

E f e c t o s
I n D i r e c t o s

Demora en la atencin al cliente

Cliente insatisfecho con el pedido

1. Perdidas econmicas 2. Perdidas de clientes

1. Productos solicitados no disponibles.

E f e c t o s
D i r e c t a s

Elaborar un rbol de Problemas

El RBOL DE PROBLEMAS tambin es conocido como el RBOL DE CAUSASEFECTOS. Se construye a partir de la unin del rbol de Causas con el rbol de Efectos. Cmo sera el rbol de Problemas para el ejemplo que estamos utilizando? Observa el siguiente grfico:

ARBOL DE PROBLEMAS
Baja calidad en la atencin al Cliente

Demora en la atencin al cliente

Cliente insatisfecho con el pedido

1. 2.

Perdidas econmicas Perdidas de clientes

1.

Productos solicitados no disponibles.

Limitada informacin actualizada para planificar las prximas compras en el almacn

Insuficiente control de inventario fsico de productos.

Desorden en la ubicacin de productos en el almacn. Poco personal para realizar inventarios.

Insuficiente actualizacin de datos de control de stock de productos en el sistema de informacin

Infraestructura tecnolgica obsoleta del sistema actual

Equipos informticos desactualizados

Mala gestin del control de inventarios

Sistema de informacin desactualizado por ausencia de mantenimiento

Objetivo Central
Cul es el Objetivo Central del Proyecto? El Objetivo Central es lo que el PIP pretende lograr al finalizar su ejecucin. Siempre, este Objetivo estar asociado con la Solucin del Problema Central. Entonces, la forma ms fcil de definir el Objetivo Central del PIP es a travs de la identificacin de la situacin deseada, es decir, el PROBLEMA SOLUCIONADO.

Limitada informacin actualizada para planificar las prximas compras en el almacn

PROYECTO

Disponer de informacin actualizada para planificar las prximas compras en almacn

Anlisis de Medios del Proyecto

Cmo alcanzar el Objetivo Central? Sin lugar a duda, podramos tener una larga lista de actividades posibles que nos permitan alcanzar nuestro Objetivo. A estas acciones se les conoce como MEDIOS.
Cmo defino los Medios para alcanzar mi Objetivo Central? Los Medios para alcanzar el Objetivo Central seran aquellos orientados a enfrentar las Causas del Problema. En otras palabras, la manera ms sencilla de definir los medios ser reemplazar las Causas por actividades que permitan solucionarlas.

Causas del Problema Limitada informacin actualizada para planificar las prximas compras en el almacn

Insuficiente control de inventario fisico de productos.

Insuficiente actualizacin de datos de control de stock de productos en el sistema de informacin

Desorden en la ubicacin de productos en el almacn.

Infraestructura tecnolgica obsoleta del sistema actual

Poco personal para realizar inventarios.

Equipos informticos desactualizados

Mala gestin del control de inventarios

Sistema de informacin desactualizado por ausencia de mantenimiento

Medios

Disponer de informacin actualizada para planificar las prximas compras en el almacn

Suficiente control de inventarios de productos.

Suficiente actualizacin de datos del control de stock de productos en el sistema de informacin

Orden en la ubicacin de productos en el almacn.

Disponibilidad de Infraestructura tecnolgica moderna

Incremento de personal para realizar inventarios.

Mejora en la gestin del control de inventarios

Disponibilidad de Equipos informticos Actualizados

Disponibilidad de un Sistema de informacin actualizado con un plan de mantenimiento

Anlisis de Fines del Proyecto

El alcanzar el Objetivo del PIP generar Consecuencias positivas para la Poblacin Beneficiada por la Ejecucin del Proyecto. A estas consecuencias positivas las llamaremos los FINES del PIP. Cmo identifico los Fines del Proyecto? La manera ms sencilla de definir los Fines del PIP es a travs de la Identificacin de los Efectos deseados tras la Solucin del Problema.

A qu se llama FIN LTIMO? FIN LTIMO, es un Objetivo de Desarrollo. Es el cambio social en el mbito cercano al PIP, al cual ste busca contribuir en el mediano plazo. Asimismo, se tendr que elaborar un rbol de Fines.

Efectos

Baja calidad en la atencin al Cliente

Demora en la atencin al cliente

Cliente insatisfecho con el pedido

1. Perdidas econmicas 2. Perdidas de clientes

1. Productos solicitados no disponibles.

Fines

Mejora en la calidad de atencin al Cliente

Rapidez en la atencin al cliente

Cliente satisfecho con el pedido

1. Reduccin de perdidas econmicas 2. Reduccin de Perdidas de clientes

1. Productos solicitados disponibles

Disponer de informacin actualizada para planificar las prximas compras en el almacn

Elaborar el rbol de Objetivos

El RBOL DE OBJETIVOS tambin es conocido como el RBOL DE MEDIOS-FINES. Se construye a partir de la unin del rbol de Medios con el rbol de Fines.

Arbol Medios Fines

Mejora en la calidad de atencin al Cliente

Rapidez en la atencin al cliente

Cliente satisfecho con el pedido

1.
2.

Reduccin de perdidas econmicas Reduccin de Perdidas de clientes

1.

Productos solicitados disponibles

Disponer de informacin actualizada para planificar las prximas compras en el almacn

Suficiente control de inventarios de productos.

Orden en la ubicacin de productos en el almacn. Incremento de personal para realizar inventarios.
Mejora en la gestin del control de inventarios

Suficiente actualizacin de datos del control de stock de productos en el sistema de informacin

Disponibilidad de Infraestructura tecnolgica moderna

Disponibilidad de Equipos informticos Actualizados

Disponibilidad de un Sistema de informacin actualizado con un plan de mantenimiento

Alternativas de Solucin
Hasta este momento hemos logrado: Identificar el Problema y las Causas que lo producen, asimismo, ya hemos planteado cul es el Objetivo Central que queremos alcanzar y los Medios para lograrlo. En este sentido, lo primero que haremos es prestar atencin a los Medios Fundamentales definidos, y a partir del anlisis de ellos preguntarnos: Como respuesta a esta pregunta tendremos una serie de ACCIONES que se deberan realizar para implementar los Medios Fundamentales. Es importante sealar, que cuando se plantean Acciones, es necesario considerar que stas puedan ser llevadas a cabo. Cmo planteo las Alternativas de Solucin ? A partir de las acciones que se definan podremos plantear varias ALTERNATIVAS DE SOLUCIN para el Problema. Es decir, las ALTERNATIVAS DE SOLUCIN son las diversas agrupaciones que podamos hacer de las Acciones planteadas de manera tal que podamos dar solucin al Problema. Continuando con el mismo ejemplo, en el siguiente grfico definimos posibles Acciones y sus Alternativas de Solucin.

Qu tengo que hacer para implementar este Medio?

ALTERNATIVAS DE SOLUCION
Disponibilidad de Equipos informticos Actualizados
Disponibilidad de un Sistema de informacin actualizado con un plan de mantenimiento

Mejora en la gestin de control de inventarios

ACCION 1 Capacitacin del personal y reorganizacin de los sistemas de gestin de inventarios

ACCION 2 Adquirir servidores y equipos informticos

ACCION 3 A Desarrollar un nuevo sistema de informacin de control de inventarios con pruebas de funcionalidad (calidad) y plan de mantenimiento

ACCION 3 B Dar mantenimiento al Sistema de informacin actual con un plan de mantenimiento correctivo y aplicando pruebas de funcionalidad (calidad)

Alternativa de solucin 1

Alternativa de solucin 2