istema de informacin contable (pgina 2) Enviado por Lizeth Martelo Martelo Anuncios Google Maestra en Contabilidad Universidad a Distancia,

Estudia Contabilidad en lnea www.aiu.edu/Universidad Buscas a Los Libros? Encuentra a tus amigos en Facebook. Regstrate gratis! www.Facebook.com Gestion de Costos Diplomado en Gestin Estratgica de Costos.Inicio Online: 14 Agosto www.bsgrupo.com Partes: 1, 2 El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta i nformacin. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como t ambin de registros manuales e informes impresos. Elementos de sistemas de informacin El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de informa cin pueda funcionar. El Recurso humano. Que interacta con el sistema, el cual esta formado por las per sonas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y producen difere ntes tipos de resultados. Las telecomunicaciones. Que son bsicamente software y hardware, facilitan la tran smisin de texto, datos, imgenes y voz en forma electrnica. Procedimientos que incluyen las Polticas y reglas de operacin, tanto en la parte f uncional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una apl icacin en la empresa. Ciclo de vida de un sistema de informacin Estudio: La etapa de Estudio de viabilidad o estudio inicial. Su principal objet ivo es el estudio e identificacin de las deficiencias actuales en el ambiente del usuario (a travs de relevamientos, en cuentas), establecer nuevos objetivos, y p roponer escenarios viables. Anlisis: Conforme a las alternativas generadas por el estudio, en esta etapa se m odelan las necesidades del usuario a travs de diagramas especiales (DFD, ER), dan do como resultado las Especificaciones estructuradas. Diseo: En esta etapa se "disea" el sistema, determinando los mdulos componentes del Sistema, de acuerdo a una jerarqua apropiada, a los procesadores (hardware) y a la funcin. Implantacin (desarrollo): Esta actividad incluye la codificacin e integracin de los mdulos con tcnicas de programacin estructurada. Generacin del test de aceptacin: Consiste en preparar un conjunto de casos para ef ectuar las pruebas del sistema.

Garanta de calidad: En esta etapa se efecta el TEST final de aceptacin del Sistema. Descripcin de procedimiento: Consiste en la elaboracin de la "descripcin formal" de l nuevo sistema: Manuales del Usuario, Manuales del Sistema, Manuales de procedi miento. Conversin de la base de datos: Esta actividad slo se realiza cuando existen sistem as funcionando. Instalacin: Es la actividad final. Sistema de informacin tiene como objetivo bsico para brindar informacin para gestio nar la planificacin de la empresa y garantizar las acciones que ejecutan los resp onsables de conducir la entidad. El ciclo de vida del sistema de informacin se realiza varios pasos para que este bien procesado para una buena tome de decisiones. Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo, empezando con el estudio y terminando con la instalacin, por eso se llama ciclo de vida del sistem a de informacin. SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC) Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en informacin, que almacena y posteriormente se d a a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye informacin vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeado la contabilidad es controlar y organizar l as diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situacin en que esta se encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para llevar a cabo los propsi tos que se quieren realizar y as cumplir con los objetivos. El SIC no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a la dir eccin de la empresa ejercer un mero control tcnico sobre la misma, sino que debe p ermitir la toma de decisiones. Es conveniente crear un sistema de informacin contable mas detallado y preciso qu e permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organizacin y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento op ortuno. Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres asp ectos: los intangibles, la tecnologa y el riesgo. Los usuarios exigen calidad y confianza en la informacin que le es suministrada d e acuerdo con los comportamientos sociales e individuales. Como menciona John Kotter, las empresas estn adoptando "un nuevo modelo de negoci os que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el traba jo que aade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificacin estratgica " 2. La contabilidad debe plantear un sistema de informacin basado en principios que g eneren mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.

Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las nicas formas sostenible s que tienen las organizaciones de crear valor, estn cambiando, pero las herramie ntas para medirlas no" 3. Monografias.com He aqu el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple tcnica del ejercic io contable sino que debemos estar vidos de conocimiento (vivir en la frontera de l conocimiento) Y por ende crear un sistema de informacin que satisfaga las necesidades de los us uarios. MANUALES O COMPUTARIZADOS Son llevados de la siguiente forma Recopilamos de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la o rganizacin, es decir, facturas, copias de cheques, etc. Que representan los datos contables. das. Organizacin y procedimiento que implica el anlisis de las operaciones registra

Generacin del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la informacin que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones. SISTEMA MANUAL Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operacin. Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronolgico. Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor. Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar. Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor. Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobacin ajustado, e stado de resultados, estado de situacin y asientos de cierre. Se prepara el balance de comprobacin posterior al cierre. SISTEMA COMPUTARIZADO Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operacin. Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impres o en cualquier momento. El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automticamente.

Se determinan automticamente los saldos de cada cuenta. Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automt icamente. La preparacin del balance de comprobacin ajustado, estado de resultados, estad o de situacin y asientos de cierre, es automtico. re. El software prepara automticamente el balance de comprobacin posterior al cier

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin ace ptable de costo / beneficio.El sistema contable de cualquier empresa independien temente del sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos utili zando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar u n registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en tr minos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una tra nsaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Cierta mente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivament e en trminos monetarios. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades c omerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tan to, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquel las transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quiene s toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para q ue cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los geren tes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mient ras que la alta gerencia de Mars necesitar la informacin de ventas resumida por al macn. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituye n los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el p roceso contable incluye algo mas que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la i nformacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema c ontable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios ext ernos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa. CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contab ilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autori zar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registr os contables. Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de com

patibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las car actersticas especiales de un negocio en particular. CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe se r comprensible, til y en ciertos casos se requiere que adems la informacin sea comp arable. La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de comprender. La informacin es til cuando es pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee el valor de realimentacin, valor de p rediccin y es oportuna. La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en l a cual represente fielmente los hechos econmicos. Importancia de la contabilidad en funcin de los usuarios de la informacin. La cont abilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayo r productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicio s aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de ca rcter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, ge rentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los trminos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negoc io, sea grande o pequeo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso ms notable en el campo de los negocios, la funcin contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declar acin de renta. A menudo, una persona debe proporcionar informacin contable persona l para poder comprar un automvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjet a de crdito o conseguir un prstamo bancario. Las grandes compaas por acciones son re sponsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el pbli co. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utili zar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadano s necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteli gente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la info rmacin contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apre ciara hasta que punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en medi ciones precisas y exactas. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE La informacin contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transfe rir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recurso s y el resultado obtenido en el periodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los neg ocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.

Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad eco nmica representa para la comunidad. PARA QUE SIRVE EL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE El sistema informacin contable tiene como base a un conjunto de datos a los que s e les proporciona una interpretacin con un sentido particular, por lo que debe cu mplir con normatividad y reglamentos para que sea til, confiable y oportuna. . a) Utilidad.- Una de las caractersticas de la informacin contable es la de adecuar se al propsito del usuario. La utilidad de dicha informacin estar en funcin de su co ntenido y de su oportunidad. . Contenido.- La informacin contable debe tener la capacidad de representar simbli camente la organizacin y su evolucin, su estado en diferentes estadios temporales, as como los resultados de su operacin, por la relevancia, veracidad y comparabili dad, de la informacin. . Oportunidad.- La informacin contable debe llegar oportunamente a manos del usua rio, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para la organizacin. b) Confiabilidad.- El proceso de cuantificacin contable, o sea la operacin del sis tema debe ser estable, objetivo y verificable. . Estabilidad.- Nos indica que su operacin no cambia con el tiempo y que la infor macin que produce ha sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas para la ca ptacin de los datos, su cuantificacin y su presentacin. . Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo satisfacer la caracterstica de veracidad en la informacin que el usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria. . Verificabilidad.- Cualquier operacin del sistema puede ser comprobada por una r epeticin y/o la aplicacin de pruebas pertinentes. c) Provisionalidad.- Significa que la informacin contable no representa hechos to talmente acabados ni terminados. Esta caracterstica, ms que una cualidad deseable, es una limitacin a la precisin de la informacin. UTILIZACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE La contabilidad va ms all del proceso de creacin de registros e informes. El objeti vo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis e inter pretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantida des que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y lo s resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por eje mplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias signi ficativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.Si los gerentes, invers ionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron es as cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin es e l reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un g erente comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que car ezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punt

o la informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y ex actas. PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) Preparar una lista de chequeo. Elaborar informes. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento Disear formularios para todas las operaciones. Disear reportes Preparar los libros. Balance inicial Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa rela tivos a: su razn social, ubicacin fsica, actividad comercial/industrial, cantidad d e empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la pers ona que va a instalar el sistema de contabilidad. Informes: expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por: El Balance General Estado de G y P Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: Estado de Costo Estimado Estadisticas de ventas, etc. La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financier a cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. Cualidades. Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa. Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia, estrati ficacin, etc. Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flex ibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema. Objetivos. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin de un catalogo de cuenta similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifra s financieras. Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el sist ema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero indice a cada grupo de cuenta s tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente : Balance General Activo Pasivo Capital Estado de Resultado Ingreso 7- Otro ingresos Costos 8- Otros egresos Gastos En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para obtener un balance. La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la clasificacin. Manual de procedimiento: es la gua que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras. Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informac in en las diferentes reas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cu ando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para garantizar una ope racin. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control (facturas, recibos, etc.) Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario: Numeracin Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. Redaccin clara, sin errores. Adems del original, emitir las copias necesarias Poseer firmas Entre los principales formularios tenemos: Facturas Recibo

Conduce Ordenes de compra Otros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las fact uras suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se util izan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una det erminada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar, merca ncas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El or iginal se le da a la persona que hace el pago y la confa es conservada por el que lo recibe. El conduce es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias. El o riginal es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a contabilidad/archivo . El propsito de este formulario es detallar la mercanca que se ha despachado del almacn previo a la orden de despacho que recibi el departamento de ventas. La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancas y/o p roductos que desea comprar una compaa. La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, a l igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respec tivo y en los libros de entrada original. La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. E stas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de C rdito a favor de la empresa en el Diario de Compras. El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin , es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una su ma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo. El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dine ro para realizar pagos por distintos conceptos. La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tr amitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin. Entre los reportes podemos mencionar: Nomina Ventas Compras Cheques emitidos

Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la p ersona que instale el sistema de contabilidad. La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin de su salario. Estados financieros: son aquellos que presentan la situacin de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo que re presentan recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mi smos plazos de liquidacin del activo. El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus recursos de o peracin as como sus deudas a coro/largo plazo. El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tip de beneficio o fracas o durante un perodo determinado. Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definiti va las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las ope raciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su sit uacin y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y prdida s. Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones, esto e s, el registro diario de las operaciones. Son conocidos tambin como libros de ent ra original. El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan e n el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, y a que sirve de fuente de informacin para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relacin d etallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la informacin financiera, que mediante el mecanism o de control interno sern recibidas. Control interno: que no es mas que un plan de organizacin de todos los mtodos coor dinados con la finalidad de: Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera Promover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control int erno contable. Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que v er fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento d e las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver pri ncipalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos: Activos Caja chica Efectivo Inventarios Ventas Etc. Todo sistema de control interno debe contener las siguiente caractersticas: Organizacin- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabil idad relativas a las actividades de la empresa. Autorizacin y registro operacional- de manera que sea de la atribucin del departam ento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener e l control Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuand o menos tres (3) persona para evitar fraude. Control Interno del Efectivo. El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en for ma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalen te contenido por: Efectivo en caja Cuentas bancarias Todo aquello disponible para pagos sin restriccin. Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas. La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas: Operaciones en el mostrador (ventas) Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. En tre las medidas de control podemos citar: Uso de mquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre d iario de estos ingresos. La conciliacin debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al a rea de caja. 3) Toda recepcin debe ser respaldada por un recibo de ingreso. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad. Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia e stricta a todos los cobradores de manera que:

Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al c obro. Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin an tes mencionada. Que estos documentos estn bajo la responsabilidad de una sola persona o prefe riblemente por el departamento de cobros y crditos. Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relacin la cual se mandar posteriormente al departamento de contabilidad. Podemos establecer que el rea de efectivo comprende: Caja y Banco La caja se divide en dos: . Caja chica . Caja general La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro d e la misma que no requiere uso de un cheque. La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por di ferentes conceptos. Entre las medidas de control estn: Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. Que estos volantes estn numerados Manejados por una sola persona La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales, pa ra esto fue creada la caja chica. Depositar el dinero de la caja general Todo depsito debe tener anexo los recibos de caja. Control Interno de las Ventas. Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalacin de un sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende procedimientos y mtodos con fines de l ograr las polticas establecidas por la empresa. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborrsele una factura. Al realizar se el pago el cajero deber elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacn despachar la mercanca estos deben hacerlo mediante un conduce. Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son: Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los trminos de pago - al contado o crdito).

Nota de despacho o conduce Recibo de ingreso a caja. Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuida s en los diferentes departamentos/clientes. La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas ( por ej.) por medio de la carta de crdito, crdito de sup lidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos . Carta de crdito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de u n cliente autorizando a una firma extranjera para que envie mercancas, segn trminos , y que ser pagada por el banco de acuerdo al crdito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial. Crdito de suplidor: llamada lnea de crdito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagars hasta el monto de este crdito para comprar sus mercancas. Puede renovarse anualmente. Sobre el control interno de las ventas podemos decir: Que estas se realicen acompaadas del comprobante correspondiente. Que al salir mercanca sea revisada por la persona encargada. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados. Clasificacin y Control de los Activos Fijos. Los activos fijos estn formados por las propiedades de naturaleza relativamente p ermanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intencin de venderlos. Los activos fijos pueden ser: Tangibles o Intangibles Tangibles: si tiene sustancia corprea, es decir fsicos. Como por ejemplo: Edificios- sujetos a depreciacin; Bosques- sujetos a agotamiento Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derecho s que posee el propietario. Los activos estn sujetos a depreciacin lo cual no es mas que la distribucin equitat iva del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para us arse entre un perodo estimado de vida. La depreciacin puede realizarse por tres mtodos: Lnea recta, Unidades producida, Horas trabajadas. Entre las medidas de control tenemos: Establecer su identidad, estableciendo grupos homogneos y describindolos. Poseer una relacin detallada y actualizada

Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreci acin. Hacer chequeo peridico de los mismos. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos. Los inventarios. Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas par a la venta. Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adqui sicin, para la venta o actividades productivas. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un dep artamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiend o el proceso de compras. Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir) Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Co ntrol de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la pr imera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir. Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos: Hacer conteos fsicos peridicamente. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nomi nales y del estado de resultado. Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo: Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc. Lista de chequeo Organizacin y clasificacin de la compaa A-1 Nombre y direccin de la compaa

A-2 Sucursales y Agencias, nombre y direccin A-3 tipo de negocio que realizan A-4 Clase de sociedad o negocio de nico dueo .1 Compaa por acciones .2 Sociedad en Comandita Simple .3 Sociedad en Comantita Compuesta .4 Sociedad en participacin .5 Negocio de nico dueo A-5 Socios A-6 Consejo de Administracin y otros funcionarios y oficiales A-7 Historia del capital .1 Inversin Original .2 Inversiones Subsecuentes .3 Ganancias Capitalizadas A-8 Base de distribucin de las ganancias y prdidas A-9 En caso de compaa por acciones .1 Clase de acciones .2 Nmero de acciones de cada clase .3 Valor nominal de las acciones en cada clase .4 Acciones de cada clase circulando .5 Capital autorizado A-10 Registros de la empresa A-11 Personas responsables de estos registros A-12 Lugar donde se mantienen registros A-13 Fecha de terminacin del ao fiscal Divisin funcional y departamental. B-1 Divisin funcional B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompaada de Transacciones principales realizadas en cada departamento. B-3 Formulario de cada departamento

B-4 Personal de cada departamento B-5 Localizacin de cada departamento Libros y registros usados o a usarse. .1 De entrada original .2 De entrada secundaria Cdigo de cuentas .1 Nmero o letras o nmeros y letras combinados .2 Clasificacin de las cuentas en el cdigo Reportes y estados .1 Balance General .2 Estado de Resultado .3 Etc. Equipo mecnico a usarse .1 Mquina sumadoras .2 Mquinas calculadoras .3 Mquinas porteadoras y normalizadoras .4 Etc. Control administrativo sobre operaciones .1 Recibos y desembolsos de caja .2 Inventarios .3 Cuentas a cobrar .4 Costo .5 Gastos .6 Nmina de pago .7 Cuentas a pagar .8 Inversiones .9 Activo Fijo .10 Presupuestos .11 Auditora Interna Departamento de contabilidad

.1 Personal .2 Sistema de registro .3 Equipo mecnico .4 Condiciones del local .5 Temperatura en el local Manual de Procedimiento Activo corriente- de origen deudor 11 Caja y Banco de origen deudor se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en efectivo vo se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o efecti

111 Efectivo de origen deudor auxiliar de caja y banco se debita si entra dinero en efectivo se acredita si sale dinero en efectivo 112 Caja chica de origen deudor es auxiliar de caja y banco se debita cada vez que entra dinero en la caja chica se acredita cada vez que sale dinero de caja chica se acredita para liquidar el fondo de caja chica 113 Bancos de origen deudor auxiliar de caja y banco se debita cada vez que entra dinero al banco se acredita cada vez que sale dinero al banco 12 Cuentas por cobrar de origen deudor se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa

se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa se acredita si el cliente abona a la deuda 13 Inventarios de origen deudor se debita cuando la empresa compra materiales para vender se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se u se mtodo perpetuo para el registro de las operaciones Activos fijos 21 Terrenos de origen deudor se debita cuando se adquiere un terreno se acredita cuando se vende el terreno 22 Edificios de origen deudor se debita cuando se compra un edificio se acredita cuando se vende el edificio 22D Depreciacin acumulada edificios de origen acreedor por se una contrapartida se debita cuando se vende el edificio se acredita para ir cargando la depreciacin del edificio 23 Maquinarias y equipos de origen deudor se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos 23D Depreciacin acumulada maquinarias y equipos de origen acreedor por en contraposicin de la cuenta maquinarias y equipos se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo se acredita para cargar la depreciacin de una maquinaria o un equipo 24 Equipos de transporte de origen deudor

se debita cuando se adquiere un equipo de transporte se acredita cuando se vende un equipo de transporte 24D Depreciacin acumulada de equipo de transporte de origen acreedor por ser en contrapartida se debita cuando se vende un equipo de transporte se acredita cuando se carga la depreciacin de un equipo de transporte Activos Diferidos 31 Gastos pagados por anticipado de origen deudor se debita cuando se paga un gasto por anticipado se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado 311 Seguro pagado por anticipado es un gasto pagado por anticipado es una cuenta auxiliar se debita cuando se paga un seguro por anticipado se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipado Pasivos (2) 41 Cuentas por pagar de origen acreedor se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros se acredita cuando la empresa contrae una deuda 42 Documentos por pagar de origen acreedor se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una empresa validad a por un documento se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada por un documento 43 Retenciones por pagar de origen acreedor se debita cuando la empresa paga la retencin que le hizo a los empleados se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus empleados Capital (3)

51 Capital es de origen acreedor se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa 52 Resultado del periodo es de origen acreedor se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un periodo contable se acredita para cerrar la cuenta de ingresos Ingresos (4) 61 Ventas es de origen acreedor se debita para cerrarla al final del periodo contable se acredita para registrar la venta de una mercanca 611 Ventas al contado es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas se debita para cerrarla al final de un periodo contable se acredita para registrar la venta de una mercanca al contado 612 Ventas a crdito es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas se debita para cerrarla al final del periodo contable se acredita para registrar la venta de mercancas a crdito Costos (4) 400 Costo de ventas de origen deudor se debita si se compra mercancas siempre y cuando se use el mtodo fsico para el registro de operaciones se acredita para cerrarla al fina del perodo contable Gastos (5) 100 Gastos generales y administrativos de origen deudor

se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto se acredita cuando se cierra al final del perodo 1001 Gastos de sueldos es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos se debita cada vez que la compaa para sueldos se acredita para cerrarla al final del perodo LIMITACIONES DE UN SISTEMA INFORMACIN CONTABLE Primero que nada las limitaciones de un Sistema de Informacin Contable van a depe nder del tipo de informacin que se esta utilizando, ya que la informacin depende d el giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitacion es que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy difcil. Nos centr aremos principalmente en la informacin que afecta al control, relacin con los cost os de la empresa y con la toma de decisin de la empresa. Costos Unitarios Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son tiles para el c ontrol de los costos y la toma de decisiones. Esta informacin puede conducir a qu e se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es til cuando la empresa fija lo s precios de sus productos. Las limitaciones que tiene esta informacin en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes: 1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la t oma de decisiones se toman en cuenta los costos incremntales y no los promedio. M uchas empresas con el fin de ofrecer esta informacin ocupa los costos variables y a que pueden considerarse incremntales. 2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desd e el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes. 3.- Los costos indirectos de fabricacin incluidos en los costos unitarios general mente son una aplicacin de tasas predeterminadas a los costos indirectos.

Costos Estndares Los costos estndares son costos cientficamente predeterminados que sirven de base para medir la actuacin real. Los costos estndares contables no necesitan incorpora rse al sistema de contabilidad. Los estndares de costos de fabricacin generalmente estn integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estndar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estndar se dete rminan con anticipacin a la produccin. Las limitaciones de estos costos serian: 1.- En la prctica es muy difcil adaptarse a una estructura conceptual especfica.

2.- La rigidez o flexibilidad de los estndares no puede calcularse con precisin. 3.- No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empr esa con la misma rigidez o flexibilidad. VENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE La disminucin de los costos permite entre otras cosas 1. Implantar en su totalidad un sistema de Gestin de la Calidad. Aumentar el rendimiento de los cada vez ms escasos recursos econmicos. El margen de ganancia se incrementa en forma continua. Permite que el S.G.C constituya una inversin a largo plazo y no un gasto. Con la certificacin de la norma se proyecta: Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacida d que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acord ados. Existencia de una mejor posicin competitiva. La auditora externa que implica dicha certificacin permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad. Produce un mejoramiento en la motivacin y el trabajo en equipo del personal y a que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa. DESVENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo. El sistema origina cierta burocracia. Se necesitan suficientes recursos. Es costoso. CONCLUSIN La realizacin de este trabajo ha sido de gran importancia, ya que a travs de l he t enido un gran conocimiento integral acerca de lo que es un Sistema de Informacin Contable, pues si bien es cierto el Sistema de Informacin Contable se basa en un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y los conv ierte en informacin, que almacenan y posteriormente se dan a conocer a sus usuari os. Este trabajo es muy interesante en la contabilidad, ya que a travs de el podemos trabajar dos mtodos como son el manual y el electrnico o tambin llamado computariza do. BIBLIOGRAFA webdelprofesor.ula.ve/economa/lenniv/materias/.../contabilidad computarizada/ temas/contabilidad_computariz Contabilidad de costos Horngren

Senn, J. (1992) Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. Editorial MacGraw Hi ll. Mxico.} www.iasb.org