EXPLICACION DE LOS ORGANIGRMAS: Cada uno de los espacios acotados, crculos y rectngulos indican la existencia de uno seccin o departamento

de la empresa. Las lneas que los unen sealan relaciones de dependencia entre los distintos departamentos. El ejemplo es extrado de la realidad de una determinada empresa, pero puede no ser adaptable, a otra por que cada empresa se caracteriza por su propia organizacin. El organigrama ha de completarse con un manual de instrucciones en el cual se explicara cada uno de los departamentos que actividad va a desarrollar y las relaciones entre los distintos departamento, as como sus enlaces; esto es materia propia de sus especializacin en organizacin comercial, por lo que daremos ligeras nociones de la cuestin presentante distintos ejemplos de organigrama cada una de ellos en una empresa diferente dentro de lo que pudiramos ofrecer. El lector ha de sacar sus propias ideas; as el organigrama a) es mucho ms complejo que el organigrama b); este ltimo es esquemticamente el de una empresa industrial en tanto que a) en una empresa comercial ms complicada. El c) presenta, de otra forma, una organizacin, sealando fundamentalmente cual es la misin de cada uno de los departamentos creados. El ejemplo d) es un organigrama funcional que al propio tiempo es diagrama. Establece los departamentos principales de una empresa comercial en la cual se da particular importancia al desarrollo de la direccin comercial. Las lneas puntilladas indican relacin de dependencia entre los distintos departamentos, en tanto que los trazos seguidos expresan la distinta documentacin a travs de la cual se ponen en relacin los varios departamentos. Hemos de volver habiteselos indicar que con los diagramas y ejemplos que presentamos solo queremos dar una pequea orientacin sobre esta interesante materia que es la organizacin particular de una empresa. Cada empresa, como hemos dicho ya, se caracteriza por su organizacin propia. OBJETIVOS DEL ORGANIGRAMA: El organigrama tiene fundamentalmente una finalidad informativa: permitir conocer cual es la estructura orgnica de una entidad; este propsito informativo permite alcanzar diversos fines: a. Para el personal directivo. Es un medio que facilita el conocimiento de su campo de accin y de los causes a travs de los cuales tienen que desarrollarse sus relaciones con las restantes unidades que integran la respectiva organizacin b. Para el personal de la empresa. Es el medio que les permite en forma sencilla conocer su posicin relativa dentro de la organizacin c. Para los especialistas en organizacin y mtodos. Es el punto de partida para conocer la estructura actual de la empresa, todas las cuestiones que dicha estructura plantea.

d. Para el pblico. Es el medio mas adecuado para tener una visin de conjunto de la estructura de la organizacin o entidad de que se trate. REQUISITOS DEL ORGANIGRAMA. Para que el organigrama cumpla su fin informativo debe reunir las condiciones de: Exactitud. Refleja verazmente la estructura de la organizacin. Realidad. Que representa la estructura jerrquica existente en la entidad en el presente. Comprensibilidad. Que la representacin grafica pueda entenderse por las personas a las que con ella se trata de informar. Sencillez. El grafico debe estar integrado nicamente por los elementos indispensables para facilitar la informacin que se pretende. VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA 1. 2. 3. 4. Conocimiento de la estructura de la empresa. Posibilidad de revisin de los puestos de trabajo cuando sea conveniente. Estudio de las anomalas detectadas en el funcionamiento de una empresa. Posibilidad de trazar un plan de reforma de esas anomalas con una visin de conjunto de toda la actividad empresarial.

DIFICULTADES DEL ORGANIGRAMA INEXACTITUD. Es decir, que el organigrama presenta la estructura de la empresa no como es, sino como debera ser, con lo cual su utilizacin es nula. Si presentamos el organigrama como debera ser es para establecer luego las correspondientes reformas y hacer que la realidad se adapte a lo mejor; ahora bien, si descubrimos que el organigrama es falso, pero la realidad funciona bien, entonces ser preferible cambiar el organigrama. CONFUSIONISMO. Es decir, que la expresin grafica sea tan compleja que impida su comprensin, con lo cual pierde toda su eficacia como documento informativo. Para evitar esto se ha de aplicar la regla de descartes para acatar los problemas complejos estudiando sus partes componentes, es decir buscar los elementos componentes y establecer organigramas parciales de cada una de las partes. EL DIAGRAMA DEL PROCESO Es la representacin grafica y ordenada de todas las operaciones de una tarea, constituyendo una panormica general de todo un proceso administrativo. Para la construccin del diagrama se usan unos smbolos que representan a los datos sujetos a estudio y proporcionan adems un medio para hacer ms fcilmente clasificaciones uniformes. Aunque no exista un total acuerdo sobre los smbolos a utilizar, a continuacin presentaremos los ms utilizados y su significacin: Operacin. Se realiza una operacin cuando se modifica intencionadamente un objeto en sus caractersticas fsicas o qumicas o cuando se prepara para otra operacin, inspeccin o almacenamiento. La operacin tambin tiene lugar cuando se recibe o da informacin o cuando se hace un trabajo de planificacin o calculo.

Almacenamiento. Esta operacin se produce siempre que es preciso conservar un documento, carta impreso, etc. Sin que pueda retirarse a menos que haya autorizacin para ello. Tambin puede utilizarse este smbolo para poder apreciar cuando una actividad o parte de un procedimiento caen fuera de perspectiva de la investigacin inmediata. Este smbolo presenta modificaciones para significar la forma en que esta almacenado el objeto.

Almacenaje temporal.

Destruido.

Transporte. El transporte tiene lugar cuando un objeto se traslada de un sitio a otro, excepto en el caso de que dicho movimiento sea causado por la operacin que se realiza, o por el empleado en su propio puesto de trabajo al ejecutarla.

Inspeccin. La inspeccin tiene lugar cuando se examina, verifica o mide el objeto en cuestin, comprobando, por ejemplo si el documento esta completo.

Demora. Se produce cuando las condiciones de la tarea no permiten o no precisan pasar a la fase siguiente, como, por ejemplo, sucede cuando varias castas estn en espera de firmas.

Actividad al margen de estudios. Esta actividad puede ser una operacin, un transporte, una inspeccin, una demora, un almacenamiento o un conjunto de las anteriores, que la persona que realiza el estudio no considera necesario ni practico hacerla en aquel momento.

EXPLICACION DE LA HOJA DIAGRAMA DEL PROCESO. Esta hoja sirve para el anlisis de un proceso determinado. Cada una de las tareas elementales que constituyen el proceso hade estar expresada en la columna mtodo actalo propuesto, como veremos en algunos diagramas que en otras unidades presentaremos; los crculos correspondientes a la clase de operacin se unen con una lnea continua; entonces se va viendo si son operaciones a realizar con algo o se trata simplemente de transporte, de una espera o de una inspeccin. CLASES DE DIAGRAMAS Los grficos y diagramas son instrumentos de anlisis del trabajo, utilizados para presentar informacin de una manera ordenada. Un grafico de distribucin del trabajo proviene de listas de actividad o de grafico horarios laborales de varia clases. Diagrama de trabajo individual; muestra las actividades sucesivas de una persona. Diagrama de trmite; muestra las estepas sucesivas dentro del mismo. Diagrama de orden operativo; muestra la secuencia de todas las operaciones, traslados, retrasos, inspecciones y clasificacin de un proceso. Diagrama de procedimiento de operaciones e inspecciones; registra solamente estas. Grafico especifico; muestra detalladamente un ciclo completo o los pormenores de una actividad representada por un smbolo en el diagrama de orden de operaciones. Diagrama de procedimientos para operario de maquinas; une las maquinas de ambos. Diagrama de distribucin de impresos; muestra el camino que siguen las mltiples copias que puedan tener un impreso. Y destaca el empleo que se les da a los diversos modelos.

Aunque el tema es altamente interesante no podemos entrar en ms detalles dada la finalidad de la presente obra. El estudio completo de grficos y diagramas corresponde a un curso de especializacin en organizacin de empresas.