Organizacin y Mtodos

Una de las caractersticas que mejor define el momento que vivimos es la aceleracin permanente del cambio. La nica respuesta racional posible de una organizacin, que como mnimo desee mantenerse viva en los prximos aos, es enfrentar esos cambios con creatividad e innovacin

El escenario de un mundo globalizado, sobre el que discurren los albores del siglo XXI, esta construido sobre la base del desarrollo de las tecnologas de la informacin y de las comunicaciones. La explosiva expansin del Internet se ha convertido ya, en el acontecimiento de ms veloz difusin en la historia de la humanidad.

Las transformaciones sociales, culturales, polticas y econmicas que estos fenmenos estn generando, son an difciles de ponderar en su totalidad. Pero lo que s est claro es que debemos estar preparados para poder aprovechar las oportunidades que esta innovacin est produciendo.

El sector financiero estimula el autoservicio con terminales manejados por sus clientes o con sistemas telefnicos de respuesta automtica. Tambin permiten a sus clientes acceder a la informacin a travs de Internet y "home banking Las empresas de transporte areo permiten a sus clientes consultar planes de vuelos y tarifas y solicitar tickets telefnicamente.

El cobro de salarios a travs de cajeros automticos tiene mltiples efectos. Entre ellos obliga al pblico, en gran parte no bancarizado, a comenzar a interactuar con "la computacin". Productos y servicios se piden y pagan electrnicamente y muchos de ellos tambin se entregaran electrnicamente.

El flujo de informacin digital (diarios, noticias, pelculas, espectculos) ser la manera de enterarse y de informar sobre lo que pasa en el mundo. El shopping electrnico ser el gran hipermercado sin limitaciones de horarios ni conflictos laborales.

E-commerce P R O V E E D O R

Suplay Chain Management

CRM Enterprise Customer Solution Relation Management

C L I E N T E

Integracin inter - empresa Integracin inter empresas B2B

Administracin de la calidad total (TQM Reingeniera (rediseo de procesos) Benchmarking Uso intensivo de TI Certificacin de Sistemas de Calidad (ISO, HACCP, etc.) Empowerment Direccin estratgica por sorpresas CPM .....

 Una opcin para mejorar el desempeo de las empresas es el concepto de Corporate Performance Management (CPM) que se define como manejo de gestin, y es un proceso de tres etapas: Planning, Score Card y BI (Business Intelligence). CPM es el concepto paraguas que describe las metodologas, mtricas, procesos y sistemas usados para monitorear y administrar el comportamiento de la empresa. .. Gartner Group, Diciembre 2001.

Confusin terminolgica

Rpido Resumen
1980s Administracin 1990s 2000s Cadena de valor Porter Rummler-Brache BPReengineering BPRedesign

Business Process Redesign

Workflow Tecnologa de la Informacin ERP Herramientas de Modelamiento

Gestin de la Calidad

TQM

Six Sigma

Como aprovechar estas oportunidades y enfrentar los cambios. Las condiciones econmicas y de mercado que predominan en las ultimas dcadas, impulsa examinar mas formalmente y con mayor frecuencia la manera ptima de adecuar los recursos a las oportunidades.

Tendencias Actuales

Globalizacin Alta competencia

Nuevas formas de comercializacin y produccin

Alta velocidad de cambio Planteo de escenarios Informacin como artculo de consumo Conocimientos + TIC= Generacin Riqueza Mayor creacin de trabajo en sector de servicios

Tendencias Actuales

Oficinas y reuniones virtuales Comunicaciones sin lmites

Infraestructura gratis
Reduccin de los ciclos de vida de los productos Ventajas competitivas: Personal y Gerencia Procesos centrados en valor y beneficios para el cliente Alianzas Informacin Proceso Conocimiento

Sntomas de necesidad de cambios en las Organizaciones

Dificultad para el desarrollo y crecimiento de la empresa. Altos costos, falta de competitividad. Procesos ineficientes. Clima conflictivo entre el personal. MAL SERVICIO AL CLIENTE Problemas en el manejo de la informacin.

Informacin a la Gerencia
Informes inexactos Contradictorios Insuficientes Difcilmente comprensibles En documentos inapropiados

TOMA DE DECISIONES CON MAYOR INCERTIDUMBRE

LOS RESULTADOS DE UNA TECNICA......

NO SON AJENOS A LA CULTURA EN QUE SE APLICA

ADMINISTRACION

planear

organizar

dirigir

controlar

Funciones generales de la Administracin

Planeamiento: Visin, misin, objetivos, investigaciones, polticas, planes, programas, pronsticos, presupuestos, proyectos. QUE VAMOS HACER ?
Organizacin: Funciones, jerarquas, obligaciones, mecanismos para encausar la actuacin, racionalizacin. COMO LO HAREMOS ?

Funciones generales de la Administracin

Direccin: Autoridad, comunicacin, supervisin, coordinacin, motivacin, capacitacin. VER QUE SE REALICE Control: Como se ha llevado a cabo lo planificado. Confrontar planes y resultados. QUE RESULTADOS TENEMOS ?

PLANEAMIENTO

Si no se sabe a donde nos dirigimos, cualquier camino nos llevar all

Pensar en el futuro, identificar la

misin de la compaa y disear la estrategia es la tarea de la direccin

Requerimos, por lo tanto, ordenar las ideas, examinar formalmente nuestras oportunidades, proyectar y evaluar los resultados de estas ideas y :

tomar decisiones con menor incertidumbre.

Los directores, interesados en asegurar un futuro prometedor para sus organizaciones, requerirn un esquema conceptual para el manejo de la discontinuidad, un enfoque sistemtico para tomar decisiones estratgicas y una metodologa para orientar su implantacin.

Elementos del Planeamiento

Objetivo: Resultados que se desea y espera alcanzar en el futuro.

Polticas o normas: Enunciado que constituyen guas o pautas para la actuacin. Representan fronteras amplias que permiten la aplicacin de la iniciativa y el juicio.

Elementos del Planeamiento

Procedimiento: Descripcin de una secuencia de operaciones, generalmente cronolgica, que debe disearse de acuerdo con las polticas establecidas, conceptos de racionalizacin y orientada a la meta por alcanzar.

Mtodo: Indica la forma como debe ejecutarse cada una de las operaciones de un procedimiento.

ORGANIZACION

ORGANIZACION
Comprende los mecanismos destinados a delimitar los campos de actuacin de los individuos y grupos en una entidad, de manera de lograr el desenvolvimiento armnico del conjunto hacia la obtencin de resultado y logro de objetivos.

Variables de la actuacin empresarial

Decisiones

Actividades

Organizar significa regular adecuadamente las variables horizontales y verticales del conjunto y de cada una de las labores que corresponder efectuar a la empresa.

ORGANIZACIN Y METODOS
Conjunto de tcnicas y herramientas de gestin, aplicadas con la finalidad de mejorar la estructura y el funcionamiento de las organizaciones, para facilitar el alcance de sus objetivos.

ORGANIZACIN Y METODOS
Se puede aplicar OYM a travs de:
1.
2.

3.

Oficina especializada Equipos de trabajo organizados en cada rea Consultora especializada en OYM

Principios de la Organizacin
Un principio es una afirmacin que se destina a actuar como una gua en cuanto a la accin que se va a emprender. Los principios no son leyes absolutas e irrevocables, pero sirven como pautas que se pueden aplicar a una situacin particular.

Principios bsicos de la Organizacin

- Principio del Objetivo. - Principio de la Coordinacin.

- Principio de la paridad entre la autoridad, responsabilidad y compromiso.

La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implcita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.

- Principio de la unidad de mando.

Mientras ms completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor ser el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensacin de responsabilidad personal por los resultados. La autoridad delegada a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.

- Principio de la delegacin

Niveles de las organizaciones

Nivel estratgico: Enfrenta el ms alto grato de incertidumbre en trminos de insumos provenientes de su medio externo, sobre los cuales tiene muy poco control. Aqu se concentran las estrategias y se establecen los planes a largo plazo. Nivel tctico: Es el nivel intermedio y coordinador, Las decisiones estn orientadas a la distribucin de los recursos para el logro de los objetivos, son difcilmente programables. Nivel operacional: Tiene que ver con la racionalidad tcnicoeconmica y sus decisiones tienen un alto grado de certidumbre. A este nivel mayormente se realizan actividades u operaciones especfica.

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
rgano: Es una unidad administrativa impersonal, que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, o parte de ellas, en determinado nivel jerrquico. Puede comprender uno o varios puestos. Ej.: las direcciones, las gerencias, los departamentos, etc.

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
Puesto: En una unidad de trabajo especfica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que debe realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. Ej.: Gerente, Jefe de Dpto., secretaria, etc. Plaza: Es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo asignadas de manera permanente a un empleado en particular.

Departamentalizacin
Divisin del trabajo Criterios: Por funciones Por procesos Por productos Geogrfica Otros criterios

Vnculos en la estructura

Autoridad lineal: Basada en la lnea jerarqua, de superiores a subordinados Autoridad funcional: Autoridad otorgada por cumplimiento de reglamentos, funciones y normas. Asesora: Para otorgar apoyo especializado y puntual, sin contar con autoridad. Apoyo: Brinda apoyo operativo Coordinacin: Vnculo libre de los canales de autoridad y que facilita la comunicacin y operatividad entre toda la organizacin.

Toda actividad humana, desde una artesana hasta el envo del hombre a la luna, plantea dos requisitos fundamentales y opuestos:

La divisin del trabajo en las distintas reas que se debe realizar La Coordinacin de las mismas

Formas fundamentales en que las organizaciones coordinan su trabajo

Adaptacin mutua Supervisin directa Normalizacin: De los procesos del trabajo De los resultados De las habilidades De las reglas

Adaptacin mutua: Coordinacin del trabajo mediante la simple coordinacin informal. El control del trabajo corre a cargo de los que lo realizan. Supervisin directa: A medida que una organizacin supera su estado ms sencillo, suele recurrir a un segundo mecanismo de coordinacin. La supervisin directa consigue la coordinacin al responsabilizarse a una persona del trabajo de los dems. Dndoles instrucciones y controlando acciones.

Normalizacin: Se coordina el trabajo, sin adaptacin mutua ni supervisin directa. La coordinacin de las partes se incorpora en el programa de trabajo al establecerse ste, reducindose la necesidad de una comunicacin continuada.
Normalizacin de los procesos de trabajo: El contenido de los mismos queda especificado y programado.
Normalizacin de los resultados: Se especifica los resultados esperados.

Normalizacin de las habilidades: Se establece el tipo de preparacin requerida para la realizacin del trabajo.
Normalizacin segn las reglas: Se controlan las reglas que afectan al trabajo, para que toda la organizacin funciones con el mismo conjunto de doctrinas.

LA ORGANIZACION Y SUS DILEMAS

LA ORGANIZACION ES UN BALANCE ENTRE LA LIBERTAD Y EL ORDEN

PARTICIPACION

FLEXIBILILIDAD

FORMACION Y REALIDAD

UDS. DEBEN.....

LA METAMORFOSIS DEL MANAGEMENT

PENSAMIENTO LINEAL /SECUENCIAL DETERMINISTA
LA PERSONA COMO RECURSO DOMINIO PERSONAL

ORGANIZACION RIGIDA/AUTORITARIA/BUROCRATICA

PENSAMIENTO SISTEMICO O INTEGRADOR

VISION DE LA CUPULA

VISIONES COMPARTIDAS

OBJETIVIDAD

RECONOCIMIENTO DE LOS MODELOS MENTALES

INDIVIDUALISMO

APRENDIZAJE EN EQUIPO

ORGANIZACION FLEXIBLE/INTELIGENTE

Lecturas para primer foro

Administracin Cientfica Frederick Taylor Administracin Industrial y general Henry Fayol La teora Z William Ouchi

Trabajo de campo
Conformacin de Grupos de Trabajo. Investigacin sobre un tema elegido, tanto terico como prctico. Conclusiones y recomendaciones.

Conceptos Bsicos

Productividad Calidad Competitividad Valor agregado

Proceso

PRODUCTIVIDAD
La productividad se define como: "La relacin entre las entradas y las salidas de un sistema productivo". Con frecuencia es conveniente medir esta relacin como una razn de la salida dividida entre la entrada. Si se produce ms salida con las mismas entradas, se mejora la productividad. De la misma manera, si se utilizan menos entradas para producir la misma salida, tambin se mejora la productividad.

CALIDAD

Tiene mltiples significados y se pueden resumir en : 1. La calidad consiste en aquellas caractersticas del producto que satisfacen las necesidades del cliente y proporcionan la satisfaccin con el producto. 2. La calidad consiste en productos y procesos libres de deficiencias. 3. La calidad es una calificacin que resulta de comparar el bien o servicio con estndares.

CALIDAD

En general, la administracin de la calidad se lleva a cabo mediante el uso de tres procesos generales de planeacin, control y perfeccionamiento: "La Triloga de la Calidad: 1. Planeacin: Desarrollar productos y procesos necesarios para satisfacer las necesidades del cliente. 2. Control: Este procedimiento lo utilizan las fuerzas de operaciones para lograr los objetivos del producto y del proceso. 3. Perfeccionamiento: Lograr niveles de desempeo sin precedentes y significativamente mejores que cualquier nivel en el pasado.

Competitividad

Entendemos por competitividad a la capacidad de una organizacin, de mantener sistemticamente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posicin en el entorno socioeconmico. La ventaja comparativa de una empresa estara en su habilidad, recursos, conocimientos y atributos, etc., de los que dispone dicha empresa, los mismos de los que carecen sus competidores o que estos tienen en menor medida. Esto permite a la empresa obtener rendimientos superiores a los de su competencia.

PROCESO

Serie de actividades relacionadas entre si que convierten insumos en productos. . Se componen de 3 tipos de actividades: actividades que agregan valor, de traspaso y de control.

Proveedor
(materia prima, energa, Insumos, informacin)

Cliente
(productos, servicios)

Actividades
(valor agregado)

Procesos
Mtodos Cultura Organizacional

Entradas

Proceso Planta Trabajo

Tecnologa Knowhow Valor Agregado

Salidas Productos Personas

Insumos Personas
Maquinarias Mat. Indirectos

Mano Obra

PROCESOS